La guía definitiva de las PYME para la formación de sus empleados: 11 formas asequibles de mejorar la cualificación de su plantilla

Es fácil pasar por alto la importancia de la formación de los empleados en las pequeñas empresas. 

Los recursos, el tiempo y los fondos limitados pueden dificultar la priorización de la formación y el desarrollo profesional, sobre todo si no se dispone de un departamento de recursos humanos o un equipo de formación que apoye el crecimiento profesional. 

Pero la pregunta es: ¿puede su pequeña empresa permitirse no invertir en la formación de sus empleados? 

Desde la adquisición de competencias de liderazgo y blandas hasta las digitales y ecológicas, invertir en el desarrollo de competencias preparará a su organización para el futuro, retendrá a los empleados y garantizará que siga siendo competitiva en el mercado.

Esta guía explica las ventajas de la formación para las PYME, los retos típicos a los que puede enfrentarse en el camino y 11 formas asequibles de mejorar la cualificación de su plantilla, incluidos consejos de expertos de empresas como la suya. 

💪 ¿Cuáles son los beneficios a largo plazo de la formación de los empleados para las pequeñas empresas? 

¿Todavía no sabe si la formación empresarial merece la pena para las PYME?

Considere las siguientes ventajas al sopesar esta cuestión.

Mejora de la productividad y el rendimiento de los empleados 

La Asociación para el Desarrollo del Talento considera que las empresas con programas de formación estructurados pueden aumentar la rentabilidad individual de sus empleados en un 218%.

El mismo estudio revela que estas empresas disfrutaron de un margen de beneficios un 24% mayor que las que gastaron menos en el desarrollo de sus empleados. 

Mayor retención de los empleados 

LinkedIn afirma que la friolera del 94% de los empleados permanecerá más tiempo en una empresa si ésta ofrece oportunidades de crecimiento.

Eso es difícil de discutir y además ahorra dinero en costes de contratación. 

Mejora de la imagen de marca del empleador 

En la era de la Gran Resignación, los demandantes de empleo buscan lo obvio: más dinero para hacer frente al creciente coste de la vida.

Pero además del atractivo del dinero a la antigua usanza, el 20% de los candidatos busca activamente puestos que ofrezcan oportunidades de crecimiento profesional, según una encuesta de Jobvite. 

Además, las PYME que demuestren su compromiso con la formación potenciarán su marca de empleador y atraerán a los mejores. 

Seguir el ritmo de los cambios del sector

El desarrollo de los empleados puede ayudar a las PYME a seguir el rápido ritmo de cambio de sus respectivos sectores. Mantenerse a la vanguardia significa contar con una plantilla preparada para adaptarse y responder con rapidez a las nuevas tecnologías y al clima empresarial en general.

🤯 7 Retos de la formación de los empleados en las pequeñas empresas

Pero el aprendizaje y el desarrollo pueden resultar desalentadores para los propietarios y directivos de las PYME.

Muchos citan los siguientes como sus mayores obstáculos para una formación adecuada.

No hay un equipo dedicado a I+D 

Con una plantilla limitada, muchas PYME no pueden permitirse el lujo de contar con un equipo de RRHH o de I+D dedicado a investigar, desarrollar y gestionar programas de formación de calidad. 

En su lugar, tienen que confiar en los gestores habituales y los líderes empresariales que pueden no estar bien versados en técnicas de formación. 

Tiempo y dinero limitados 

Los propietarios de pequeñas empresas carecen de tiempo o dinero para una formación formal. Deben hacer malabarismos con otros plazos apremiantes y tareas urgentes que añaden valor al negocio. 

El resultado es que la formación puede ser intermitente, prioritaria durante un mes y olvidada varios meses después. 

Michael Nemeroff, director general y cofundador de la empresa de ropa Rush Order Tees, sugiere cómo garantizar la coherencia de la formación:

"La forma en que superamos este reto fue establecer nuestro presupuesto y calendario de formación a principios de año. Dedicar tiempo a asignar recursos y elaborar un plan que abarcara todo el año nos permitió garantizar que la formación se impartiera con regularidad, en lugar de una o dos veces al año como ocurría antes."

Es difícil seguir el ritmo del cambio 

Siempre hay que estar al día de los vertiginosos cambios del sector, desde los avances tecnológicos a los cambios en el comportamiento de los consumidores, pasando por las modificaciones de la normativa y la aparición de nuevos competidores. Una forma de afrontar este reto es crear un programa de formación flexible que se adapte a sus necesidades. 

Dificultad para evaluar las competencias con precisión 

Los propietarios de pequeñas empresas deben identificar con precisión los puntos fuertes y débiles de los empleados, destacando las carencias de habilidades y las áreas específicas de crecimiento. Esta tarea requiere un profundo conocimiento de las responsabilidades laborales y de las habilidades y conocimientos necesarios para un desempeño eficaz.  

Esta tarea puede requerir mucho tiempo y esfuerzo.

Aun así, la gestión del rendimiento y los planes de desarrollo de los empleados son esenciales para el crecimiento y el éxito de la empresa.

Lograr la participación 

La formación y el desarrollo sólo pueden ser un éxito rotundo si todos los empleados están de acuerdo con el programa. Los propietarios de las PYME deben garantizar la participación de todo el equipo y proporcionar recursos suficientes para apoyar las iniciativas de formación. ‍

Ken Marshall, Director de Crecimiento de Revenuezenexplica cómo este compromiso fomenta una relación positiva y continua con la formación y el desarrollo.

"Yo diría que el reto número uno para la formación de los empleados es lograr la aceptación necesaria para ayudar a la formación a desencadenar un cambio de comportamiento permanente. Si un empleado no entiende o no está de acuerdo con algo, no se lo va a creer del todo, y la formación no se mantendrá.

Una cosa es intimidar o coaccionar a un miembro del equipo para que realice una tarea con una lista de comprobación. Otra cosa es enseñar y entrenar a ese mismo miembro del equipo para que descargue la información y cree un hábito en torno a la formación". 

Mejorar el compromiso con el aprendizaje 

Del mismo modo, supongamos que los esfuerzos de formación anteriores han fracasado. En ese caso, los propietarios de pequeñas empresas deben examinar por qué los niveles de compromiso son bajos y cómo pueden mejorar. 

Algunas estrategias consisten simplemente en cambiar el método de impartición o el horario de la formación. Sin embargo, también podría incluir el uso de técnicas más sofisticadas como el microaprendizaje, la realidad virtual o las funciones de gamificación. 

El director de marketing, Alvin Wei, relata una experiencia difícil con el departamento de I+D en SEO Ant y la solución que utilizaron para crear una cultura de aprendizaje vibrante y comprometida.

"Algunos empleados estaban desconectados cognitiva, emocional y conductualmente. A la mayoría no les interesaba aprender porque los cursos les parecían inútiles y poco interesantes.

El principal problema era que los programas de formación eran demasiado generales y debían tener en cuenta elementos contextuales como la edad, la cultura, la experiencia o el rango. La mayoría de ellos dejaron de prestar atención en clase, dejaron de aprender activamente y rechazaron obstinadamente cualquier posibilidad que se les presentara. Añadí al plan de estudios escenarios realistas y relacionables para poner a prueba su capacidad de resolver problemas". 

Adaptación al aprendizaje a distancia 

Un nuevo reto para las empresas es adaptarse a un entorno de aprendizaje a distancia. 

Adaptarse al aprendizaje a distancia puede requerir inversiones en tecnología, proveedores de formación en línea y métodos de comunicación como videoconferencias, seminarios web y eventos virtuales para crear una experiencia de aprendizaje eficaz más allá del aula tradicional. ‍

Lisa Richards, CEO y creadora de la Dieta de la Cándidanos cuenta:

"Hemos tenido que trabajar sin descanso para averiguar cómo mantener el compromiso de nuestros empleados mientras aprenden y trabajan a distancia. También ha resultado difícil personalizar nuestras estrategias de aprendizaje cuando toda la formación se realiza a distancia.

Además, la falta de supervisión cara a cara y la mayor probabilidad de que surjan problemas técnicos y distracciones dificultan aún más la formación a distancia." 

🧐 7 Necesidades específicas de formación de las pequeñas empresas

No hay dos PYME iguales, y las necesidades de formación variarán en función del tamaño, el sector y los objetivos de la empresa. No obstante, a continuación se indican ocho áreas de formación típicas en las que su empresa puede necesitar centrarse.

Perfeccionamiento 

Para seguir siendo competitivos, los empleados deben mantenerse al día con una formación adicional que añada valor a la empresa a la vez que mejore su desarrollo profesional. Su programa de perfeccionamiento puede incluir cursos en:

• tecnología; 
• comunicación; 
• habilidades interpersonales;
• conocimientos específicos del sector.

Diversidad

El objetivo de la formación en diversidad es educar a los empleados sobre las diferentes culturas, orígenes y perspectivas, así como sobre su impacto en el lugar de trabajo. También identifica los prejuicios inconscientes y aborda cualquier barrera o discriminación que pueda estar presente. La formación en DEI puede adoptar muchas formas: 

• talleres; 
• seminarios web; 
• módulos en línea; 
• microaprendizaje.

➡️ Consulte nuestra plantilla de aprendizaje DEI para empezar.

Políticas de formación en el lugar de trabajo 

Toda empresa debe tener un manual del personal que incluya las políticas y directrices que los empleados deben seguir para garantizar la seguridad, la equidad y el éxito de la organización. Formar a los empleados en políticas como las siguientes mantendrá un lugar de trabajo armonioso y eficaz:

• cultura de empresa; 
• ausencias; 
• formación en sistemas;  
• acoso laboral; 
• denuncia de irregularidades; 
• expectativas de comunicación. 

Compliance 

Dependiendo de su sector, es posible que tenga que cumplir la normativa impartiendo a su personal la formación adecuada en materia de seguridad o compliance sobre temas como: 

• GDPR;
• ciberseguridad; 
• salud y seguridad; 
• antiterrorismo; 
• blanqueo de dinero; 
• violaciones de datos. 

➡️ ¿Necesita un ejemplo? Eche un vistazo a nuestro curso de formación sobre seguridad de datos.

Producto y ventas 

Para ganar más clientes y aumentar sus beneficios, su equipo de ventas y marketing debe conocer a fondo sus productos, servicios, ventajas competitivas y precios. 

Agilice su formación sobre técnicas de atención al cliente y las características o ventajas básicas de sus productos para cerrar más tratos y atender mejor a sus clientes.

Productividad 

La gestión eficaz del tiempo ayuda a los empleados a ser más eficientes y productivos, aumentando la producción y los ingresos. Además, los empleados pueden conseguir más en menos tiempo si aprenden a priorizar tareas, fijar objetivos y eliminar distracciones. 

Así pues, la formación en productividad impulsará el balance final al aumentar los ingresos y reducir los costes. 

➡️ Consulta más consejos sobre productividad en nuestro curso gratuito de formación sobre productividad.

Liderazgo y planificación de la sucesión 

La formación en liderazgo y planificación de la sucesión garantizará que su pequeña empresa siga funcionando eficazmente en caso de ausencia o incapacidad de sus principales dirigentes. 

El grupo de líderes potenciales puede ser menor en una PYME. Aun así, siempre debe haber alguien disponible para asumir un papel de liderazgo cuando sea necesario.

Este paso proactivo salvaguardará el futuro de su pequeña empresa y la hará más resistente a los cambios inesperados.

➡️ Aprenda a tomar decisiones y a dirigir con confianza gracias a nuestras microlecciones sobre liderazgo. 

💰11 Consejos de formación asequible para las pymes

La formación de los empleados no tiene por qué costar un dineral. 

Sin embargo, si el presupuesto es un factor importante para su empresa, eche un vistazo a estas 11 formas baratas de mantener el progreso de su equipo. 

Proporcionar un aprendizaje basado en las competencias

El aprendizaje basado en competencias ayuda a los empleados a desarrollar las habilidades que necesitan para tener éxito. Basa esta estrategia en la evaluación de los conocimientos, destrezas y habilidades necesarios para desempeñar sus funciones. También es esencial en la formación para nuevas funciones o ascensos. 

La principal ventaja del aprendizaje por competencias es que sólo se centra en las habilidades que necesita, en lugar de abrumar a sus empleados con temas menos relevantes que no necesitará en su pequeña empresa. 

Fomentar la formación cruzada 

La formación cruzada es un método de emparejar a los empleados más débiles con los más fuertes. El objetivo es que cada pareja alcance un nivel de competencia similar, de modo que puedas crear una cobertura para tus empleados y eliminar las lagunas de productividad durante una escasez de personal o en caso de catástrofe.

¿Y si los empleados tienen funciones diferentes? 

La formación cruzada puede seguir siendo beneficiosa porque sus empleados desarrollarán nuevas habilidades observando a otros en sus respectivas áreas de negocio. El resultado será una plantilla más resistente. 

Utilizar recursos gratuitos 

Si dispone de un presupuesto cero para formación, aún puede desarrollar a sus empleados aprovechando al máximo los cursos gratuitos. ‍

Rafal Mlodzki, Director General de US Passport Photoexplica:

"Hay muchos recursos de formación gratuitos disponibles, como seminarios web, cursos en línea y tutoriales. Invertimos en algunos de ellos y creamos un catálogo abierto de cursos que nuestros empleados pueden utilizar en cualquier momento." 

Organice seminarios web, charlas y conferencias a distancia 

Para las PYME distribuidas, los seminarios web y las conferencias en línea son una forma estupenda de unificar a su equipo a bajo coste y sin cubrir el mismo terreno una y otra vez. 

Jarir Mallah, especialista en RRHH de Linguna aplicación de gamificación de idiomas:

"Al trabajar en una empresa que contrata mayoritariamente a miembros de equipos remotos a través de zonas horarias, nuestro mayor reto es conseguir sesiones de formación eficientes. Es importante evitar la necesidad de repetir los procesos de formación.

En la medida de lo posible, pedimos a nuestro equipo de base que programe la formación en las horas de mayor asistencia. Para los empleados que pueden faltar a las sesiones, las grabamos con grabadoras de pantalla o en vídeo. Estas grabaciones se suben a la nube y se comparten". 

La formación a distancia es una alternativa rentable a los cursos presenciales por varias razones:

• Menores costes: La formación a distancia elimina la necesidad de gastos de viaje y alojamiento, costosos alquileres de aulas u otras instalaciones de formación.
• Mayor flexibilidad: Los empleados participan en la formación desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que puede beneficiar significativamente a los empleados con limitaciones de horario.
• Mayor alcance: Muchos empleados pueden acceder a la formación a distancia, independientemente de su ubicación. 
• A su ritmo: Los empleados completan la formación a su propio ritmo y pueden repasar el material cuando sea necesario.

Recurra a su red 

Supongamos que la formación externa no es una opción. ¿Por qué no aprovechar la valiosa reserva de conocimientos que ya tiene en su empresa? 

Rafal Mlodzki explica: "Animamos a los empleados a compartir sus habilidades y conocimientos con sus compañeros mediante tutorías o sesiones de formación informales."

Consejo nº 1: Recurra a expertos internos en la materia y pídales que compartan su sabiduría con el resto de su plantilla.

Consejo n.º 2: Utilice estudios de casos para demostrar cómo atender mejor a sus clientes. 

Centrarse en un tema cada vez 

Para los empleados es más eficaz centrarse en una habilidad cada vez que intentar aprender varias simultáneamente. Y la repetición espaciada de un mismo tema favorece la retención de conocimientos. 

El psicólogo Hermann Ebbinghaus creó la "Curva del olvido" para demostrar la caída exponencial del recuerdo con el paso del tiempo.

Una forma práctica de incorporar la repetición espaciada a su flujo de trabajo diario es alinear su formación con las competencias necesarias para cada función en su organización. Póngalas en orden de prioridad y repase la lista de formación, de una en una. 

Adaptar el contenido del aprendizaje 

Cualquier plantilla se compone de empleados con diferentes estilos de aprendizaje inherentes.

Algunos ejemplos típicos son: 

• Aprendices visuales: los que prefieren aprender a través de imágenes, estudios y diagramas.
• Aprendices auditivos: aquellos que responden mejor a la instrucción verbal, como conferencias, podcasts o tutoriales.
• Aprendices de lectura y escritura: los que aprenden leyendo en silencio el material, tomando notas y reescribiendo secciones para reforzar su comprensión.
• Kinestésicos: a los que les encanta enfrentarse a ejercicios prácticos de formación y actividades que les impliquen físicamente.

Lucjan Suski, Consejero Delegado y Cofundador de Surfernos revela cómo adaptar un programa de formación en función del comportamiento natural de aprendizaje de cada persona.

"Cada empleado tiene diferentes estilos de aprendizaje, puntos fuertes y debilidades, por lo que puede ser difícil encontrar un enfoque único que funcione para todos. Para superar este reto, he implantado un enfoque individualizado, centrado en desarrollar las habilidades de cada miembro del equipo en función de sus capacidades y necesidades. De este modo, cada uno recibe la formación específica que necesita sin dejar de ser capaz de trabajar eficazmente en equipo." 

Incorporar formatos de aprendizaje innovadores 

En relación con lo anterior, los distintos formatos de aprendizaje pueden adaptarse a estilos de aprendizaje específicos. Por ejemplo: 

• Cuestionarios interactivos: pueden atraer a alumnos visuales y auditivos. 
• Microaprendizaje: trozos pequeños de información escrita en el flujo de trabajo. 
• Formación en el puesto de trabajo: se adapta a los alumnos cinestésicos. 

➡️ Consulte nuestra guía para crear un sistema de gestión de la formación personalizado.

Aprender en grupo 

Debe fomentarse la formación entre iguales o las sesiones en directo para fomentar el espíritu de equipo y normalizar una cultura de aprendizaje continuo. 

Denise Hemke, Jefa de Producto de Checkrexplica que "hacer que todo el equipo asista a los cursos juntos les da la oportunidad de motivarse mutuamente, pedir ayuda cuando la necesitan y competir entre ellos. Les ayuda a mantener el rumbo y elimina parte de la lejanía del aprendizaje".

Ejemplo: Zavvy trabajó con Freeletics, una aplicación basada en la inteligencia artificial, para renovar su programa de formación y desarrollo. Introdujimos las mesas redondas de gestores de personas, una actividad de aprendizaje colaborativo para compartir las mejores prácticas actuales e intercambiar ideas sobre los retos del liderazgo. 

➡️ Nuestro estudio de casoFreeletics detalla cómo nuestro equipo de experiencia de aprendizaje creó un programa personalizado que incorpora aportaciones prácticas de los expertos. 

Implicar a los empleados en su proceso de aprendizaje  

¿Quiere que sus empleados se comprometan con sus planes de formación? ‍

Adrienne Couch, Analista de Recursos Humanos de LLC.Serviciosrecomienda recabar opiniones para que los empleados sean los protagonistas de su experiencia de aprendizaje:

"En lugar de limitarme a decirles lo que deben aprender, prefiero pedirles su opinión sobre lo que les resultaría más útil. Esto no sólo me ayuda a adaptar la formación a sus necesidades específicas, sino que también les hace sentir que tienen voz y voto en su propio desarrollo."

Incentivar a los empleados para que completen su formación 

Si no basta con obtener su opinión, un pequeño incentivo podría ayudar a los empleados reticentes a tomar la dirección correcta. No tiene por qué ser caro: una tarjeta regalo para el primer empleado que complete la formación puede ser suficiente para estimular la competitividad. 

Lucjan Suski, Consejero Delegado y Cofundador de Surferdescribe su experiencia:

"Para asegurarme de que todo el mundo participa y aprende, he implantado un sistema de recompensas por completar la formación con éxito o mostrar un aumento de conocimientos después de cada sesión de formación. Esto anima a los miembros del equipo a tomarse en serio la formación y les motiva a aprender más sobre sus funciones y las operaciones empresariales en su conjunto."

🪜 Crea tu primer programa de formación para empleados En 7 sencillos pasos

Los programas de formación de empleados son sencillos de elaborar si se sigue la siguiente lista de comprobación.

Identifique las necesidades de formación de su organización 

Empiece por crear una lista de prioridades de todo lo que quiere conseguir con su programa de entrenamiento. 

Podría incluir cualquier cosa, desde la mejora del servicio al cliente, la mejora del rendimiento y la productividad en el trabajo o la introducción de nuevas competencias técnicas en el lugar de trabajo.

Establezca metas y objetivos de formación para el equipo, y utilícelos como hoja de ruta para lograr el resultado deseado.

Determinar el presupuesto y los recursos disponibles 

Es hora de establecer un presupuesto de formación y conocer los recursos disponibles. El presupuesto le permitirá conocer los tipos de materiales y tecnologías de formación a los que puede acceder, así como los proveedores de formación externos que pueden ayudar a su equipo.

Haz preguntas como: 

• ¿Cuánto dinero debe destinar a crear un programa que satisfaga sus necesidades de formación? 
• ¿Cuántas horas puede dedicar a la formación? 
• ¿Deben algunos temas de formación tener prioridad sobre otros? 
• ¿Tiene acceso a formadores internos? 
• ¿Necesitará formar primero a un empleado veterano para que pueda extender la formación al resto de su plantilla? 

Elija sus métodos de formación 

Seleccione los distintos métodos y materiales que utilizará para impartir la formación. Podrías incluir: 

• cursos tradicionales con instructor;
• cursos personalizados en línea;
• talleres interactivos;
• seminarios;
• microaprendizaje.

Desarrollar un plan de formación 

Un plan de formación de empleados debe incluir el calendario, los recursos, los materiales y los métodos de formación. 

🏋️‍♀️ Dependiendo de sus necesidades organizativas, Zavvy ofrece una amplia gama de plantillas de planes de formación para poner en marcha su programa de formación y desarrollo.

Comunique su iniciativa de formación

Es hora de correr la voz. 

Informe a los empleados sobre su programa de formación y en qué consistirá. Puede hacerlo a través de un correo electrónico a toda la empresa, un post en la intranet, una revisión del rendimiento o durante una reunión 1:1. 

💡 Recuerda: explica por qué la formación es fundamental y cómo beneficiará a la organización.

¿Y lo más importante? Aclara siempre qué partes de la formación son obligatorias para que no haya lugar a malentendidos.

Ponga en marcha su programa de formación

Cree un sistema para seguir el progreso de sus empleados y asigne sesiones de formación según sea necesario. Asegúrate de que todos se sienten cómodos con el programa y entienden lo que se espera de ellos. 

Recuerde: recoja regularmente las opiniones de los empleados para apoyar a su equipo y proporcionar recursos o información adicionales cuando sea necesario.

Controlar los progresos y corregir el rumbo cuando sea necesario 

¿Cómo sabrá si su ruta de formación es un éxito? 

Establezca métricas que pueda utilizar para medir el éxito, como las puntuaciones de satisfacción de los clientes, las encuestas de compromiso de los empleados o las revisiones del rendimiento del equipo. 

Consejo: Es posible que tenga que informar de estos datos a las partes interesadas o utilizarlos para justificar su gasto en I+D para el próximo año. 

➡️ ¿Necesita inspiración? Consulte nuestra completa guía para medir la eficacia de la formación. 

Adrienne Couch explica: "Al medir el éxito de nuestra formación, podemos determinar qué programas funcionan y cuáles no, y hacer los ajustes necesarios. Esto garantiza que nuestra formación satisface realmente las necesidades de nuestros empleados y, en última instancia, hace crecer nuestro negocio." 

Evalúe la eficacia de la formación utilizando una matriz de formación que le ofrezca una visión general a vista de pájaro de los programas de formación y desarrollo de su pequeña empresa. 

➡️ Zavvy comparte su experiencia en formación especializada para pequeñas empresas 

Zavvy ofrece un innovador software de gestión del aprendizaje desarrollado por nuestros científicos del comportamiento para ejecutar programas atractivos en piloto automático. Seleccione opciones de formación avanzadas, incluyendo:

• Aprendizaje social: mejore la moral de los empleados y refuerce las conexiones neuronales con la formación entre iguales. 
• Microaprendizaje: formación frecuente impartida en pequeñas porciones para completar durante el tiempo de descanso o en el flujo de trabajo. 
• Aprendizaje espaciado: aumenta los conocimientos hasta un 50% e incrementa la retención hasta 2 años.

¿Listo para lanzar su proceso de formación con Zavvy? Reserve una demostración gratuita hoy mismo.