Kuruluşunuzda Mükemmelliği İnşa Etmek için 21 Performans Değerlendirme İpucu

Performans değerlendirmeleri gerekli bir kötülük, dişçiye gitmek kadar cazip ya da ekibinizi güçlendirmek ve hedeflerinizi aşmak için en güçlü araç olarak görülebilir.

Korktun mu? Sıklıkla. Küçümsenir mi? Her zaman. 

Performans değerlendirmelerini yargılama günleri yerine basamak taşları olarak görmenin zamanı geldi. 

Bu kılavuz, geri bildirimi iyileştirmek, büyümeyi motive etmek ve değerlendirmeleri başarının temel taşları olarak konumlandırmak için 21 performans değerlendirme ipucu sunacaktır.

📚 İpucu 1: Ödevinizi önceden yapın (Hazırlıklı gelin)

Başarılı bir performans değerlendirmesi toplantı tarihinden önce başlar. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çalışanı tanıdığınızdan emin olun:

• iş tanımları ve görevleri;
• önceki performans değerlendirme sonuçları;
• son dönemdeki performansları (ilgili ise, belirli performans hedeflerine yönelik ilerleme);
• onlarla çalışmanın nasıl olduğuna dair kendi geri bildirimleriniz;
• Varsa: ekip arkadaşlarından ve müşterilerden gelen geri bildirimler;
• Bir noktaya değinmek için kullanmak istediğiniz her türlü sonuç ve veri; 
• Hem kendi kontrollerinde olan hem de olmayan, sonuçlarını etkilemiş olabilecek faktörler (örnekler: personel yetersizliği nedeniyle ek görevler üstlenme ihtiyacı, hastalık izni, tatil izni);
• karışmış olabilecekleri herhangi bir ihtilaf veya çatışma.
• Son performans toplantısında kararlaştırılan eylem planını ne kadar iyi takip ettiklerini;
• önümüzdeki dönemde performanslarını iyileştirmek için önerilen eylemler;
• potansiyel kariyer yolları.

🚨Büyük bir ekibin yöneticisiyseniz veya çalışanlarınıza yakın çalışmak için çok fazla zaman harcamıyorsanız bu adım çok önemlidir. 

Ancak her bir çalışanın karakteri ve ekip içinde nasıl çalıştığı hakkında bilgi sahibi olsanız bile, önyargıdan kaçınmak için gerçek performans ölçütlerine bakmak hayati önem taşır.

Ayrıca, toplantıya hazırlıklı gelmesi gereken tek kişi siz değilsiniz - çalışanınız da öyle. Onlara toplantıya nasıl hazırlanmalarını beklediğinizi tam olarak bildirin.

İşte onlardan yapmalarını isteyebileceğiniz bazı şeyler:

• Son gözden geçirme döneminde neler başardıklarını örneklerle veya verilerle destekleyerek açıklayın.
• Hangi hedeflere ulaşamadıklarını ve neden ulaşamadıklarını açıklayın.
• Rolleriyle ilgili en çok neyi sevdiklerini paylaşın.
• Bundan bir yıl sonra kendilerini nerede gördüklerini paylaşın.
• Performanslarını gözden geçirin ve mutlu oldukları üç şey ile geliştirmek istedikleri bir şeyin listesini çıkarın.
• Almak istedikleri özel eğitimler de dahil olmak üzere öğrenme ve gelişim ihtiyaçlarını ana hatlarıyla belirtin ve bunun görevlerinde kendilerine nasıl yardımcı olacağını motive edin.
• Sizden ve yönetimden ihtiyaç duydukları her türlü ekstra destek ve rehberliği motive edin.
• En az 5 sorunuz olsun ya da önümüzdeki dönemle ilgili beyin fırtınası yapmaya hazır olun.
• Bir sonraki dönem için hedefler belirleyin.

👀 İpucu 2: Beklenti uyumunu sağlayın

Açık iletişim sinirleri yatıştırır. 

En uç durum: Çalışanınız nedenini bilmeden bir toplantıya çağrılırsa, işten çıkarılmak üzere olduğundan korkabilir - oysa gerçekte bu sadece bir performans değerlendirmesidir. 

Beklentileri ne kadar çok belirlerseniz o kadar iyi olur. Çalışanınız kendisini neyin beklediğini bilirse, bombanın düşmesini beklemek yerine tam olarak hazır bulunma, açılma ve tartışma ve geri bildirimi alma olasılığı daha yüksektir.

Performans değerlendirme toplantısının her ikinize de olanak sağladığını belirtmek istersiniz:

• Geçmiş dönemi yansıtın ve değerlendirin.
• İş performansını tartışın.
• Çalışanınızın güçlü yönlerine bakın.
• Potansiyellerine ve şirket içindeki kariyer yollarına değinin.
• Önümüzdeki değerlendirme dönemi için hedefler belirleyin.
• Varsa, uzun vadeli kariyer hedefleri belirleyin.
• Gelişimsel ihtiyaçları, ekstra kaynaklara ihtiyaçları olup olmadığını ve nelerin geliştirilebileceğini tartışın.

Bunlar bazı üst düzey ipuçlarıdır. Toplantı davetini düzenlemekten ve daha fazla ayrıntı eklemekten çekinmeyin. Çalışanınıza bu toplantının tam potansiyellerine ulaşmalarına yardımcı olmak için yapıldığını bildirin. 

🛡️ İpucu 3: Soruları veya endişeleri ele almaya hazır olun

Son değerlendirme döneminde neler olduğuna bağlı olarak, bazı soruları tahmin edebilirsiniz. 

Çok fazla beklenmedik son dakika işi yaptınız mı? 

Önemli bir müşterinizi mi kaybettiniz? 

Ekibi işe aldınız ve genişlettiniz mi? 

Çalışanlarınızın bu konular hakkında sorgulama yapması doğaldır. Bununla birlikte, tüm cevaplara sahip olmamanız sorun değil - bilmediğiniz her şeyi takip edin ve çalışanlarınıza bu konuda geri dönün.

‍‍‍🗣️ İpucu 4: Çalışanların görüşlerine açık olun ve iki yönlü bir iletişim sağlayın

Bu toplantı her şeyden önce çalışanınız içindir. 

İş akışı veya ekip hakkında size verdikleri her türlü geri bildirim için takdirinizi ifade edin. 

Ayrıca, özellikle çok konuşkan olmayan çalışanlar için 1. ipucunu (çalışanınızın nasıl hazırlanmasını beklediğinizi iletme) uygulayın. 

🧐 İpucu 5: Herhangi bir ifadeyi somut örneklerle destekleyin

Bir noktayı vurgulamak istiyorsanız, işaret edebileceğiniz somut bir örnek veya veriniz olduğundan emin olun. Belirsiz ifadeler ve duygular kafa karışıklığı veya çatışma yaratma riski taşır. Ayrıca, meramınızı vurgulamak için durumu veya olayı nasıl çerçevelemek istediğiniz konusunda net olun. 

✍🏻 40'tan fazla yapıcı geri bildirim örneği ve 45 performans geri bildirim örneği (tüm performans seviyeleri için) içeren derlenmiş listelerimize göz atın.

Rollerinin ötesine geçenler için 40'tan fazla beklentileri aşan performans değerlendirme örneğine göz atın.

⚖️ İpucu 6: Dengeli olun - Güçlü yönlerinizi ve gelişim alanlarınızı tartışın

Bazı şirketler yalnızca neyin iyi gittiğine odaklanırken (güç temelli performans değerlendirme değerlendirmeleri), bir performans değerlendirmesi tipik olarak olumlu geri bildirim ve yapıcı eleştiri içerir. 

Dolayısıyla, geleneksel bir performans değerlendirmesi yapmak istiyorsanız, her ikisini de gündeme getirin. 

İşte iyileştirme alanlarının nasıl tartışılacağına dair bazı örnekler: 

• Geçen yıl fazladan yol kat ettiniz! Skorlarınız şimdiye kadar gördüğüm en iyi skorlardı. Bu yıl sayılarınız pek iyi değil. Buna neden olan bir şey mi değişti?
• X olayı gerçekleştiğinden beri puanlarınız düşüşe geçti. Ne yazık ki zamanda geriye gidemiyoruz, ancak tekrar rayına oturtmak için yapabileceğimiz bir şey var mı?
• Son birkaç haftadır üretiminizin biraz daha düşük olduğunu fark ettik. Yeniden şarj olmanıza yardımcı olacak bir molaya veya hız değişikliğine mi ihtiyacınız var?

🧑‍🎓 Siz ve diğer yöneticileriniz geri bildirim verme ve alma konusundaki becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız, geri bildirim eğitimi hakkındaki makalemize göz atın. 

🤝 İpucu 7: Dürüst ama empatik olun

Herkes yapıcı eleştiriyi farklı şekillerde alır. 

Birçok insan eleştiriyi cezalandırmayla ilişkilendirir çünkü bu genellikle çocuklukta olur: eve çok geç gelirseniz, ertesi gece evde kalmanız gerekir. Bu süreç genellikle bilinçaltındadır ve insanların donup kalmasına ya da savunmaya geçmesine neden olur.

Bazı çalışanlar önceki veya yakın zamandaki olumsuz deneyimlerine bağlı olarak daha hassas olabilirler. 

Örneğin, bir kişi okulda zorbalığa maruz kalmışsa, eleştiriyi zorlayıcı bulabilir. 

Ya da yeni ayrılmışlarsa, olayları kişisel algılayabilir ve yapıcı eleştirilere yer vermeyebilirler.

İşte bu yüzden performans değerlendirmelerinde empati çok önemlidir. 

Aynı zamanda dürüst olmak ve sorunları gündeme getirmek istersiniz.

❓İpucu 8: Doğru soruları sorun

Bazı koçluk becerilerini uygulayarak performans değerlendirmesinden daha fazlasını elde edersiniz. 

Çalışanınızı özgürce konuşmaya teşvik etmek için açık uçlu sorular kullanmak buna bir örnektir. 

Bazı örnekler:

• Bir yıl içinde kendinizi nerede görüyorsunuz?
• Sizce X durumuna ne katkıda bulundu?
• Yeni sorumluluk alanlarınız hakkında ne hissediyorsunuz?
• Bir dahaki sefere Y durumunun gerçekleşmesini önlemek için ne yapabilirsiniz?

Bir başka güçlü soru türü de çalışanınızı daha derine inmeye teşvik eder. 

Çoğu zaman, bir soruya verdiğimiz ilk yanıt sadece bir reflekstir ve nasıl yanıt vermeye alışkın olduğumuzu gösterir. Bir adım daha ileri gitmemiz istendiğinde, alışılagelmiş düşünce kalıplarımızın dışına çıkmak zorunda kalırız. 

İşte o zaman olağanüstü içgörüler ortaya çıkabilir!

Bu tür soruları kullanabilirsiniz:

• Sonra ne olacak?
• X durumu gerçekleşirse ne olacağından korkuyorsunuz?
• Burada daha doğru ne olabilir?
• Başka ne hissettin? 

❓ Bir sonraki değerlendirmeniz için 70'ten fazla en iyi performans değerlendirme sorusuna göz atın.

🛠️ İpucu 9: Eylem planları ve iyileştirme yolları önerin

Toplantıya iyi hazırlanmış olarak gelmenin önemini daha önce ele almıştık. Bu, potansiyel eylem adımları ve iyileştirme stratejileri ile gelmeyi de içerir. 

Elbette, çalışanlarınızı uygulamaya motive etmek için onları strateji geliştirmeye dahil etmek istersiniz. Ancak hazırlıklı olmak, iyileştirme için eylem planlarını boş vermenizi ve ertelemenizi önler.

🏅 İpucu 10: Başarıları takdir etmeyi unutmayın

Benzer bir şekilde, yalnızca iyileştirme alanlarına odaklanmak çalışanlarınızın cesaretlerinin kırılmasına neden olabilir. Herkes farklıdır ve bazı insanlar bunu kolayca geçiştirebilirken, diğerleri motivasyon eksikliği hissedebilir ve sonuç olarak düşük performans göstermeye başlayabilir. 

Başarıların önemi konusunda samimi olmanız ve çalışanın katkısından emin olmanız çok önemlidir. 

İş arkadaşınızın yaptığı bir şey için ona iltifat etmek zorunda kalmak istemezsiniz.

 🚀 İpucu 11: Sonraki adımlar için bir ön plan yapmadan görüşmeyi sonlandırmayın

Diyelim ki çalışan performans değerlendirmeleri yapma konusunda yenisiniz. Bu durumda, güçlü yönleri ve gelişim alanlarını tartıştıktan sonra rahatlamış gibi hissedebilir ve toplantıyı sonlandırmak isteyebilirsiniz. 

Ancak etkili performans değerlendirmelerinin kritik bir parçası, gelecek değerlendirme döneminin tonunu belirleyen bir sonraki adımlar için bir plan oluşturmaktır. 

Çalışanınızın önümüzdeki dönemde neleri başarmasını bekliyorsunuz? Kısa ve uzun vadeli hedefleri nelerdir? 

Bu hususları netleştirdiğinizde toplantıdan netlik ve ilerleme hissiyle ayrılacaksınız.

😀 İpucu 12: İncelemeyi olumlu bir notla bitirin

Değerlendirmeyi olumlu bir notla bitirmek, çalışanlarınızın toplantıdan heyecanlı ve motive olmuş bir şekilde ayrılmasına yardımcı olur. Zorlayıcı geri bildirimleri telafi edebilir, ekibinizin daha sıkı hissetmesini ve birlikte daha iyi çalışmasını sağlayabilir. 

Bir kişinin liderlik alanındaki beklentileri aştığını nasıl iletebileceğinize dair bir örnek: 

"Bugün değinmek istediğim son konu liderlik becerileriniz. Bu sizin performansınızı doğrudan etkilemese de tüm takıma fayda sağlıyor. Bu sezon yeni işe alınanlara rehberlik etme beceriniz ve istekliliğiniz dikkat çekiciydi ve gözden kaçmadı. Yöneticilik gibi bir kariyer ilerlemesiyle ilgileniyor musunuz?"

☕ İpucu 13: Resmi gözden geçirme döngüleri arasına gayri resmi performans kontrolleri ekleyin

Spotify'daki çalışanların yöneticileriyle kahve içerken düzenli olarak görüştüklerini biliyor muydunuz? Bundan daha karmaşık olmak zorunda değil. 

Nasıl yapılacağını bildiğiniz resmi değerlendirme toplantılarınız olduğunda, gayri resmi toplantıları da bu karışıma serpiştirmek iyi bir fikirdir.

Sıradan performans kontrolleri, çalışanlarınızın kendilerini daha fazla önemsendiğini hissetmelerini sağlar, ayrıca geri bildirim alışverişinde daha rahat olurlar. 

Microsoft, geleneksel performans değerlendirmelerinden uzaklaşan bir başka teknoloji devi örneğidir. Microsoft'un performans yönetim sisteminin bir parçası olarak, yöneticiler ve çalışanlar en az iki ayda bir bir araya geliyor ve bireysel performansın ötesine geçiyor.

Spotify, Microsoft ve diğer şirketlerde performans değerlendirmelerinin nasıl yürütüldüğü hakkında daha fazla ilham almak için, mükemmel insan kaynakları süreçlerine ilişkin ayrıntılı vaka çalışmalarımıza bir göz atın - şirketinizde tamamen yeni bir şekilde bir şeyler yapmak için ilham alabilirsiniz!

⌛ Yöneticiler için 5 Yıllık performans değerlendirme ipucu

Yıllık performans değerlendirmelerinizi sürdürmek istiyorsanız, işte yöneticiler için en iyi ipuçlarımız.

Son yıllık gözden geçirmenin sonuçlarını ve hedeflerini kontrol edin

Son dönemi kontrol etmek tüm performans değerlendirmeleri için standart olsa da, yıllık değerlendirmeler için ekstra önemlidir. Bazen büyümeyi fark etmek için bir ya da iki hafta yeterli olmayabilir. 

Ancak yıllık performans değerlendirmesinde geçen yıla kıyasla net bir ilerleme görmelisiniz. 

Sağlam bir inceleme sistemine sahip olduğunuzdan emin olarak hayatınızı kolaylaştırın, böylece bir yerlerde unutulmuş 20 elektronik tabloya göz atmanıza gerek kalmadan geçmiş verilere kolayca erişebilirsiniz.

Performans ölçütleri ve hedeflerdeki ilerlemeyi kontrol edin

İş doğrudan veya dolaylı olarak paraya dönüştüğünden, çoğu rolün net performans ölçütleri vardır. Düzenli, gayri resmi gözden geçirmeler için metriklerle kontrol etmeyebilirsiniz, ancak bu genellikle yıllık gözden geçirme sırasında yapılır. 

Ayrıca, performans ölçümlerinin hala geçerli olup olmadığını değerlendirmek için bir dakikanızı ayırın. 

Çalışanın başarılarını rol tanımına uygun olarak doğru bir şekilde değerlendiriyorlar mı? 

Ya da son seferden bu yana görevleri değişti mi, bu nedenle gelecekteki performans değerlendirmeleri için başka bir ölçüt kullanmak daha mı mantıklı?

Beklenen yetkinlik profilini ve bireysel yetkinlik ustalık beklentilerini kontrol edin

Yetkinlik, bireysel becerilerin ötesine geçer - sert ve yumuşak beceriler, bilgi ve özellikler dahil olmak üzere tüm beceri setleri olarak tanımlanabilir. Liderlik buna bir örnektir. İyi bir liderin çeşitli bireysel niteliklere sahip olması gerekir. 

Yetkinliklerin tekil metriklere kıyasla karmaşık yapısı nedeniyle, geliştirilmeleri daha fazla zaman aldığından bunları yıllık olarak değerlendirmek daha mantıklıdır. 

🧑‍🎓 Ayrıntılı kılavuzumuzda yetkinlik modelleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

Toplantı öncesinde ayrıntılı bir gündem paylaşın

Yıllık performans değerlendirmesini olumlu ve büyüme odaklı bir deneyim haline getirmek için çalışanlarınızın kendilerinden ne beklendiğini bilmelerini sağlayın. Bu, daha kapsamlı, daha performans odaklı bu gözden geçirme sırasında olumsuz geri bildirimlerin yarattığı sinir ve korkuları ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Ayrıntılı bir gündem aynı zamanda beklentileri de iletir. Yıllık değerlendirmeden en iyi şekilde yararlanmak için siz ve çalışanınız mümkün olduğunca hazırlıklı olmalısınız. İlham almak için yukarıdaki beklenti uyumuna ilişkin 2. ipucuna bakın.

Yıl içinde sık sık gayri resmi gözden geçirmeler yapın

Sık ve daha gayri resmi değerlendirmeler, yıllık değerlendirmeler üzerindeki baskıyı azaltmaya yardımcı olacak ve sizi ve çalışanlarınızı daha rahat hale getirecektir.

✍️ Performans değerlendirmesi yazmak için 3 ipucu

Açık, anlaşılır bir dil kullanın

Bir performans değerlendirmesi açık olmalıdır, zekice değil. Belirsizliği önlemek için çalışanınıza yabancı gelebilecek sektör jargonunu yazdığınızdan emin olun. Geri bildiriminizi doğrudan konuya girecek şekilde ifade edin. 

İncelemeyi ilk elden deneyimlere dayandırın

Doğal olarak, bir yönetici olarak çalışanlarınızın yaptığı her şeye şahsen tanık olmadınız. Ancak değerlendirmenizi gevşek söylentiler yerine verilere, doğrulanmış olaylara veya toplantılarda fark ettiğiniz şeylere dayandırdığınızdan emin olun. 

Ekip üyelerinizin yapmadıkları bir şey için suçlandıklarını hissetmeleri isteyeceğiniz son şeydir!

Büyüme desteği sunun

Performans değerlendirmesi, çalışanlarınızı nasıl destekleyeceğiniz konusunda geri bildirim ve net öneriler içermelidir. Bu şekilde, çalışan memnuniyetinin arkasındaki en önemli nitelikler arasında yer alan desteklendiklerini ve onaylandıklarını hissedeceklerdir. 

✍️ Daha fazla ilham ve uygulanabilir içgörüler için performans değerlendirmesinin nasıl yazılacağına ilişkin eksiksiz kılavuzumuza göz atın.

➡️ Zavvy ile performansı ve büyümeyi artırın

Bu makalede özetlendiği gibi, verimli performans değerlendirmeleri için takip edilmesi gereken çok şey var. 

Zavvy ile, manuel performans değerlendirmelerinde yaşanan baş ağrılarından, zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz.

Her çalışana özel otomatik değerlendirmeler planlayın - sistemimiz davetiye göndermeyi, geri bildirim toplamayı ve toplantı rezervasyonu yapmayı asla kaçırmamanızı sağlar. Ayrıca, gelecekteki performans değerlendirmelerinde kolay referans için ölçümleri ve yorumları takip eder. 

Performans değerlendirme yazılımımızın bir parçası olarak, yöneticiler için eğitim kursları da sunuyoruz. 

📅 Zavvy'nin performans değerlendirmelerinizle ilgili saatlerce süren idari işleri nasıl azaltabileceğini görmek ister misiniz? Bizimle bir demo rezervasyonu yapın!