Kahve/Öğle Yemeği Ruleti: Sanal Ekipler Neden Buna İhtiyaç Duyar ve Nasıl Kurulur?

Google tarafından yapılan bir araştırmaya göre psikolojik güvenlik, etkili ve başarılı ekiplerin temelini oluşturuyor. Bu, ekip üyelerinin kapsayıcı bir kültürde birlikte daha iyi çalışması anlamına gelir; bu da ancak ilgili herkes kırılganlık göstermeye, zorlukları kabul etmeye, risk almaya ve yenilik yapmanın yanı sıra birlikte çalışmanın yeni yollarını bulmaya istekli olduğunda mümkündür.

Ne yazık ki, iş gücünün uzaktan veya hibrit hale gelmesiyle, kapsayıcı bir çalışma kültürü oluşturmak ve beslemek yapmaktan daha kolaydır.

Çalışanların %79 'u uzaktan çalışmaya başladıktan sonra kendilerini daha izole hissederken, başka bir araştırma çalışanların %70 'inin salgın öncesine göre daha tükenmiş ve stresli hissettiğini ortaya koydu. Sonunda, daha düşük üretkenlik seviyelerine, daha fazla işlevsel siloya ve departmanlar arası daha büyük bilgi boşluklarına yol açan bağlantısız bir zihniyet geliştiriyorlar. Buna karşılık koordinasyon bozuluyor. Kültür zarar görür.

Neyse ki ekipler ve departmanlar arasındaki bu görünmez duvarları yıkmanın birkaç pratik yolu var ve bugün tartışacağımız kahve ruleti ya da öğle yemeği ruleti bunlardan biri.

☕ Kahve Ruleti veya Öğle Yemeği Ruleti Nedir?

Kahve ruleti veya öğle yemeği ruleti, geleneksel bir ofis ortamında düzenli olarak gerçekleşen gayri resmi etkileşimi taklit ederek, hibrit veya uzaktan çalışan personelin ekip üyelerinden ve diğer departmanların üyelerinden izole edilmiş hissetmesini önler.
Sanal bir kahve ruleti düzenlemenin arkasındaki fikir basittir: işbirliğine dayalı bir işyeri kültürünü beslemek ve geliştirmek.

Bunu, meslektaşlarınızla bir fincan kahve veya öğle yemeği eşliğinde sosyalleşmek için ara vermek olarak düşünün ve katılımcı bireyler arasında temel bir güven katmanı ve güvenlik hissi yaratın.

Kahve ruleti veya öğle yemeği ruleti nasıl çalışır?

Bir kahve ruleti veya öğle yemeği ruleti manuel veya otomatik olarak gerçekleşebilir. Manuel yolu seçtiğinizde, aynı ekipten veya farklı ekiplerden çalışanları eşleştirmekten sorumlu olursunuz. 

Öte yandan, özel yazılım hizmetleri kullanıyorsanız, çalışanlarınızı sisteme girmeniz yeterlidir, ardından bir algoritma otomatik olarak iki veya daha fazla çalışanı telefon veya ekran üzerinden "rastgele" bir buluşma için eşleştirecektir.

Ayrıca, çalışanlarınızın kahve veya öğle yemeği ruletine ne sıklıkta katılmaları gerektiğini de belirleyebilirsiniz.

Kahve ruleti veya öğle yemeği ruleti düzenlemenin hem manuel hem de otomatik yollarını daha sonra daha ayrıntılı olarak tartışacağız.

🏆 Sanal Ekipler için Kahve veya Öğle Yemeği Ruletinin Faydaları

Şunu hayal edin: Daha önce hiç tanışmadığınız bir iş arkadaşınızla yaklaşan büyük bir projeyi görüşmek üzere bir toplantıya katılıyorsunuz. 

Hiç tanımadığınız biriyle görüşlerinizi paylaşırken ne kadar rahat olursunuz? En açık sözlü ve dışa dönük kişi siz olsanız bile, iş arkadaşınızla aranızda genel bir isteksizlik olacaktır. 

Ancak şirketinizin kahve veya öğle yemeği ruleti gibi sanal bir buz kırıcı politikası varsa, iş arkadaşınızı zaten tanıyor olursunuz, herhangi bir gerginliği veya endişeyi ortadan kaldırır ve her ikinizin de hemen etkili bir şekilde işbirliği yapmaya başlamasını sağlar.

Bunu akılda tutarak, sanal ekibiniz için bir öğle yemeği veya kahve ruleti düzenlemenin birkaç avantajını burada bulabilirsiniz:

Kapsayıcı ve İletişimci Şirket Kültürü

Evden çalışan ve farklı zaman dilimlerinde yaşayan çalışanlar nedeniyle, bir kuruluş içindeki iç iletişim seviyesini korumak zor olabilir. Bir kahve veya öğle yemeği ruleti, çalışanların kişisel ağlarını genişletmelerine ve şirket içinde yeni temas noktaları geliştirmelerine olanak tanır. 

Aynı zamanda, diğer çalışanlarla konuşmak güven ortamını güçlendirir ve tüm çalışma günü boyunca katılımcılara keyif ve çeşitlilik getirir. Ayrıca, diğer çalışanların işlerini zorlayıcı buldukları ve aynı/benzer hedefler doğrultusunda çalıştıkları konusunda onlara güven verir. Bu da dolaylı olarak kapsayıcı bir atmosfer yaratır.

Gayriresmi Diyalog ve Görüş Alışverişi 

Bir kahve veya öğle yemeği ruleti düzenlemek, katılımcıların birbirlerinin varlığında kendilerini daha rahat ve güvende hissetmelerini sağlayarak gayri resmi bir diyalog ve görüş alışverişini teşvik eder. Görünmez resmi barikatları ortadan kaldırır, bu da günlük işleyiş ve gelecekteki projeler bağlamında bilgi alışverişi yoluyla daha fazla ilerlemeyi kolaylaştırmak için dinamik ilişkiler kurar.

İnsan İlişkilerinin Geliştirilmesi

Daha önce de belirtildiği gibi, bir kahve veya öğle yemeği ruleti düzenlemek şirketinizdeki insan ilişkilerini geliştirmeye yardımcı olur. Buna ek olarak, iletişim engellerini ortadan kaldırır ve departmanlar ve hiyerarşik sınırlar arasında fikir alışverişini teşvik ederek silo zihniyetini veya birbirinden kopuk düşünmeyi ortadan kaldırır.

Ayrıca, insanları rastgele ekiplere dahil etmek, çalışanlarda yeni tanıdıklar edinme ve samimi, ilgi çekici sohbetler başlatma konusunda heyecan duygusu uyandırır. Bu, daha iyi bir ekip işbirliğine ve daha da önemlisi, iş arkadaşlarıyla olumlu ilişkilerin gelişmesine yol açabilir.

Dahili Ağ Oluşturma

Genel olarak, ağ kurmaktan bahsettiğimizde, şirketinizin dışındaki insanlarla bağlantı kurmaktan bahsediyoruz. Kendi başınıza bulamayacağınız fırsatlara ve bilgilere erişmek için bu kesinlikle önemli olsa da, şirketiniz içinde ağ kurmak da aynı derecede önemlidir.

Fast Company şirket içi ağ oluşturmayı "işiniz bunu yapmanızı gerektirmese bile kurumunuzdaki meslektaşlarınıza ulaşmak ve onlarla bağlantı kurmak" olarak tanımlıyor.

Kendi şirketinizden insanlarla sürekli etkileşim halinde olduğunuzda, ilişkiler ve yakınlık kurar, karşılıklı güven ve saygı ortamını geliştirirsiniz. Tüm bunlar daha yüksek üretkenlik ve daha iyi bir genel iş deneyimi sağlar.

Bir kahve veya öğle yemeği ruleti düzenlemek en basit şirket içi ağ oluşturma hilelerinden biridir. Daha güçlü ofis içi ilişkiler kurmak için çalışanlar mevcut veya yaklaşan projeler hakkında bilgi paylaşabilir, aile ve arkadaşlar hakkında konuşabilir veya diğer rastgele konuları tartışabilir.

Önemli Olan Empatik Konuşmalar Yapın

İK liderlerinin %89 'u empatinin hibrit bir ortamda kritik önem taşıdığını ve sanal kahve ve öğle yemeği ruletlerinin çalışanlar arasında empatiyi besleyebileceğini kabul ediyor. 

Bu rulet oturumları, katılımcıların başarısızlık ve başarıyı açıkça tartıştığı anlamlı konuşmaları teşvik edebilir. Bunu, tükenmişliği yüceltmek yerine çalışanların empati, işbirliği, ekip kurma ve dayanıklılığın değerini anladığı daha sürdürülebilir bir başarı tanımı oluşturmak olarak düşünün.

Anlamlı konuşmalar nasıl teşvik edilir?

Zavvy adresinde bunun için bir şablon var.

Genel olarak, güvenli bir ortam yaratmanızı ve insanların geçmişteki "en yüksek" ve "en düşük" seviyelerini paylaşmalarını sağlamak için somut konular önermenizi öneririz. Sohbetin sığ günlük konuşmalardan çok daha derin bir seviyeye ne kadar hızlı ulaşacağına şaşıracaksınız!

Özetle, kahve ve öğle yemeği ruletleri, çalışanları bir araya getirerek ve uzaktan ve hibrit çalışma deneyimini dönüştürerek kapsayıcı bir geleceği teşvik eder.

Dahası, bu faydalar için bizim sözümüze güvenmek zorunda değilsiniz - bunu kanıtlayacak gerçeklerimiz var.

Veri bilimi şirketi Profusion, çalışanları resmi olmayan bir sanal buluşma için otomatik olarak eşleştiren bir kahve ruleti sistemi kurdu. Daha sonra yapılan bir anket şunu ortaya çıkardı:

• Çalışanların %72'si morallerinde iyileşme yaşadı
• Çalışanların %63'ü kendilerini daha az izole veya mutsuz hissediyor
• Çalışanların %96'sı uzaktan çalışırken kendilerini şirkete daha bağlı hissediyor
• 61'i iş arkadaşlarının işlerinin ne gerektirdiği hakkında daha iyi bir fikre sahip oldu

Öğle yemeği ruleti fikri, sosyal medya stratejisti olan bilim adamı David Thompson'ın aklına ilaç üreticisi Boehringer Ingelheim'ın (BIPI) ABD ordusunda çalışırken geldi.

Bir keresinde birlikte öğle yemeği yiyecek birini bulamadı. Bunun üzerine, meslektaşı Christopher Tan ile birlikte bir prototip oluşturdu ve seçkin bir grup meslektaşına davetiye gönderdi.

Uygulama, şirket içinde yayına girdikten sonraki 12 saat içinde büyük ilgi gördü. Uygulama yedi hafta içinde 350'den fazla kişiyi öğle yemeği için eşleştirdi. Tan, bir öğle yemeği ruleti düzenlemenin beklenmedik eşleşmeler yarattığını (örneğin, uygulama BIPI CEO'sunu marka pazarlama ekibinin genç bir üyesiyle eşleştirdi) ve bunun genellikle öngörülemeyen konuşmalara ve gelişmiş işbirliğine yol açtığını keşfetti.

📝 Öğle Yemeği veya Kahve Ruleti Nasıl Düzenlenir?

Aşağıda, süreç boyunca size yol gösterecek adım adım bir özet hazırladık.

Adım 1: Ekip üyelerinizle ilgili bilgileri içeren bir elektronik tablo hazırlayın. Bu, tüm çalışanlarımızın tam adlarını, departmanlarını, e-posta kimliklerini, telefon numaralarını vb. içermelidir. 

İpucu: Gereksiz iş yükünden kaçınmak için gerektiği kadar az ayrıntı ekleyin.

Adım 2: Temel kuralları belirleyin. Çalışanlarınızı nasıl eşleştirmek istiyorsunuz? Onları yalnızca diğer departmanlardan çalışanlarla mı eşleştirmek istiyorsunuz? Yoksa aynı ekipten çalışanların öğle yemeğinde veya kahvede buluşması sizin için sorun değil mi? 

Unutmayın, doğru ya da yanlış cevap yoktur. Mevcut çalışan ilişkilerinizi düşünün ve kararınızı verin.

3. Adım: Kurallarınıza göre çalışanları diğer çalışanlarla rastgele eşleştirmeye başlayın. Yanlış anlamaları ve iletişimsizlikleri önlemek için eşleştirmeleri doğru bir şekilde not ettiğinizden emin olun.

Adım 4: Katılımcı çalışanlara sanal kahve veya öğle yemeği ruleti hakkında daha fazla bilgi içeren e-postalar gönderin. E-postaları gönderirken diğer katılımcıları da CC yapmaya çalışın, böylece rulet randevusunun ne zaman ve nerede gerçekleşeceği konusunda ilgili herkes aynı sayfada olur.

Ruleti düzenleme nedeni, eşleştirmenin neden iyi olduğuna dair kısa bir özet, ruleti yapmak için son tarih vb. gibi gerekli tüm ayrıntıları listelediğinizden emin olun.

Adım 5: 'İş yerinde kahve ruleti' sorularının bir listesini yapın. Katılımcı çalışanların aradaki buzları eritmesine yardımcı olabilecek ve sohbetin sorunsuz bir şekilde akmasını sağlayacak sorular düşünün. Komik ve sıradan sorular ekleyebileceğiniz gibi, daha iyi iş ilişkileri kuran anlayışlı ve açıklayıcı sorular da eklemek istersiniz.

İşte en sevdiklerimiz:

• Şu anki işinizde olmasaydınız ne yapardınız? 
• Kendinizin çocuk versiyonunu tek kelimeyle tarif etmeniz gerekse, bu ne olurdu?
• En mutlu olduğunuz zaman?
• Boşluğu doldurun: Beni gerçekten tanısaydınız, ___ olduğumu bilirdiniz.
• Başkalarında en çok hangi özelliğe hayranlık duyarsınız ve neden?
• İlk gününüzde dünyayı yönetseydiniz neyi değiştirirdiniz?
• Mükemmel gününüzü nasıl tarif edersiniz?

Listenizi tamamladınız mı? Harika. Bir sonraki adıma geçelim.

Adım 6: Katılımcılara önceden belirlenmiş aralıklarla dostça hatırlatma e-postaları gönderin. Örneğin, planlanan buluşmadan bir gün önce, kararlaştırılan tarihten beş gün önce veya rulet son tarihinden bir hafta önce hatırlatma e-postaları gönderebilirsiniz.

Adım 7: Rulet oturumundan sonra katılımcılara tekrar e-posta göndererek geri bildirim isteyin. Bu, neyin işe yarayıp neyin yaramadığına, çalışanınızı nasıl etkilediğine, nasıl iyileştirebileceğinize ve katılımcılar için daha uygun hale getirebileceğinize dair süreç hakkında size çok fazla fikir verebilecek çok kritik bir adımdır.

Süreci bir ay sonra veya çalışanlarınıza en uygun olduğunu düşündüğünüz bir zaman diliminde tekrarlayın. Kahve veya öğle yemeği ruletlerinin işe yaraması için tutarlı olmanız gerekir. Bu zaman alan bir süreçtir ancak çabaya değer.

❗️ Ancak... sanal kahve ruleti veya öğle yemeği ruleti düzenlemenin ÇOK daha uygun bir yolu da var: otomasyon.

⚙️ ile Slack veya Microsoft Teams Üzerinden Kahve veya Öğle Yemeği Ruletini Otomatikleştirme Zavvy

Çalışanlarınızın en büyük varlığınız olduğunu anlıyor ve ekip verimliliğini ve elde tutmayı artırmak için pratik çözümler sunuyoruz. 

Bunu akılda tutarak, çalışanlarınızla anlamlı bağlantılar geliştirmenize yardımcı olmak için Bağlantı Programları çözümümüzü oluşturduk. Çözümümüzü, daha fazla ekip ruhu yaratan ve zihinsel sağlığı iyileştiren sohbetleri teşvik etmek için iş arkadaşlarınızı sıradan buluşmalar veya yürüyüş toplantıları için otomatik olarak bağlamak için kullanabilirsiniz.

Bir kahve veya öğle yemeği ruleti düzenlemek için Zavvy'un 'Önemli Sohbetler' şablonunu nasıl kullanabileceğinize dair hızlı bir özet:

Adım 1: Zavvy hesabınıza giriş yaptıktan sonra şablonlara gidin ve Slack adresine bağlanmak için Slack entegrasyon seçeneği.

Adım 2: Şablonlara tıklayın. Burada, her biri özenle tasarlanmış çeşitli kategoriler için şablonlarımızı göreceksiniz. Örneğin, şunlar için şablonlar vardır

• Gündelik buluşmalar (kahve ruleti)
• Yürü ve Konuş (diyalog sırasında insanları yürümeye teşvik edin)
• Önemli konuş malar (anlamlı konuşmaları teşvik edin)

Daha anlamlı bir rutin düzenlemek için aşağı kaydırın ve Hibrit/Uzaktan Çalışma bölümü altındaki Önemli Konuşmalar 'a tıklayın.

Bu bölümde, bu özelleştirilebilir şablonun amacı hakkında kısa bir tanıtım ve açıklamayı daha ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.

Bu program, sağlıklı iletişimi sağlamanıza ve çalışanların kendilerini rahat hissettikleri ve aidiyet duygusuna sahip oldukları empatik bir çalışma kültürü geliştirmenize yardımcı olacaktır.

3. Adım: Conversations That Matter şablonu bu şekilde görünür:

Şablonu isteğinize göre özelleştirebilirsiniz. Örneğin, başlığı 'Kahve Ruleti' veya 'Öğle Yemeği Ruleti' olarak değiştirebilir, bir küçük resim, bir açıklama vb. ekleyebilirsiniz. Aşağı kaydırdığınızda, bir dizi başka ayar göreceksiniz.

Ayarları istediğiniz gibi ve çalışanlarınızın programlarına göre belirleyebilirsiniz. 

Zavvy En İyi İpucu: Kahve ruletleri veya öğle yemeği ruletleri düzenleyerek başarı elde etmenin tek yolu tutarlılık sağlamaktır. Tekrar seçeneğimizden yararlanın ve sonuçları en üst düzeye çıkarmak için her hafta veya iki haftada bir rulet seansları planlayın.

Adım 4: Yukarı kaydırın ve üst menü çubuğundaki Oluşturucu sekmesine tıklayın. Katılımcı çalışanların anlamlı sohbetleri teşvik etmek için hakkında konuşabilecekleri konuların listesini göreceksiniz.

Çalışanları daha fazla yönlendirmek için, soru veya ifade gibi istediğiniz içerik öğelerini ekleyebilirsiniz.

Adım 5: Ardından, rulet için eşleşen çalışanlara göndermek istediğiniz mesajı Zavvy adresinden özelleştirin. Bunu Grup Etkinliği seçeneğine tıklayarak yapabilirsiniz.

Zavvy eşleştirilen çalışanlar için otomatik olarak bir Slack kanalı oluşturacak ve bu aşama için son halini verdiğiniz mesajınızı gönderecektir.

Adım 6: Üst menü çubuğundan Atama sekmesine tıklayın. Burada, adından da anlaşılacağı gibi, ruleti başlatmak için farklı çalışanlar atayacaksınız.

Zavvy eşleştirilen çalışanlar için otomatik olarak bir Slack kanalı oluşturacak ve bu aşama için son halini verdiğiniz mesajınızı gönderecektir.

Adım 6: Üst menü çubuğundan Atama sekmesine tıklayın. Burada, adından da anlaşılacağı gibi, ruleti başlatmak için farklı çalışanlar atayacaksınız.

Bunu yapmanın iki yolu vardır:

1. İlk olarak Manually assign cohort seçeneğine tıklayarak ve ardından oturum için eşleştirmek istediğiniz üyeleri arayarak çalışanları manuel olarak atayabilirsiniz.

2. İkinci olarak, çalışan eşleştirmesini otomatikleştirerek kendinize ciddi zaman kazandırabilirsiniz. 

Tetikleyici atama alanını tercihinize göre ayarlayın (örneğin, tüm çalışanlarınızın mı yoksa yalnızca belirli bir departmandaki çalışanların mı kahve ruletinin bir parçası olmasını istiyorsunuz). Seçeneklerinizi belirledikten sonra Otomasyonu etkinleştir seçeneğine tıklayın.

Zavvy bundan sonrasını devralacak ve katılımcı çalışanları öğle yemeğinde veya bir fincan çay eşliğinde iş arkadaşlarıyla buluşmaları için bilgilendirecek (ve hatırlatacak). Hepsi otomatik ve Slack, MS Teams veya posta yoluyla.

📱 Gerçek Hayatta Kahve Ruleti Uygulaması: Hootsuite

Hootsuite kısa bir süre içinde bir startup'tan devasa bir küresel işletmeye dönüştü. Ancak yönetim hızlı büyümeyi takdir ederken, Hootsuite'in şirket kültürünü de korumak istedi.

Mixer, Ten Thousand Coffees ve Innovate Brew gibi programlardan ilham alan şirket, kahvenin Baykuşların (Hootsuite çalışanları böyle adlandırılıyor) birbirleriyle daha iyi bağlantı kurmasına yardımcı olup olamayacağını görmeye karar verdi. 

Noel Palin, Hootsuite'in #randomcoffee girişimini LinkedIn gönderisinde daha ayrıntılı olarak ele alsa da, özetle şirket bir kahve ruleti programı tasarladı ve inanılmaz sonuçlar elde etti.

Hootsuite'in ruleti Google elektronik tabloları ve e-postalarla başladı, ancak kısa süre sonra yönetim farklı departmanlardan çalışanları eşleştirmeyi otomatikleştirmek için bir algoritma yazdı.

Hootsuite, gelişmiş işbirliği ve daha güçlü departmanlar arası ilişkilerle birlikte heyecanlı çalışanlardan son derece olumlu geri bildirimler aldı.

🚀Gerçek Hayat Öğle Yemeği Ruleti Uygulaması: Kickstarter

Kickstarter, kültürünü geliştirmek amacıyla, çalışanlarından oluşan farklı ve rastgele grupları öğle yemeğinde bir araya getirmek için yaratıcı bir öğle yemeği ruleti programı oluşturdu.

Başlangıçta, Kickstarter'ın ofis müdürü Shannon Ferguson öğle yemeği ruletini organize etme ve rastgele çalışanları belirleme sorumluluğunu üstlendi. Ancak Kickstarter büyüdükçe bu görevin zorluğu da arttı.

Ferguson'a yardım eli uzatan Kickstarter veri sorumlusu Fred Benenson, Kickstarter çalışanı Brandon Williams ile birlikte çalışarak şirketin öğle yemeği ruleti programını otomatikleştirmek için standart bir algoritma oluşturdu. Bu sayede öğle yemeği eşleştirmeleri, Ferguson'un öğle yemeği eşleştirme kurallarına bağlı kalınarak tamamen rastgele seçildi:

1. Asla birlikte öğle yemeği yemiş üç kişiyi dahil etmeyin
2. Birden fazla yönetici yok 
3. Kickstarter'da hiç kimse aynı alt uzmanlık alanında olamaz

Lunch Roulette'in başarılı olduğunu söylemek yanlış olmaz. Algoritmayı geliştirme süreci hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz.

➡️ Otomatik Pilotta Çalışan Bağlılığı

Sosyal teknolojiler hayatımızı tamamen değiştirdi, işbirliğini ve samimiyeti daha önce hiç olmadığı kadar hem tehdit ediyor hem de geliştiriyor. Kahve ruleti veya öğle yemeği ruleti düzenleme konsepti de aynı ruhu paylaşıyor: şirketler teknolojiyi çalışanlarını gerçek hayatta yakınlaştırmak, daha güçlü ve sağlıklı ilişkiler kurmak ve hızlı/etkili işbirliğini kolaylaştırmak için kullanabilir.

"Dışlanmışlık duygusu hissedilir ve acı vericiydi"

- BIPI'den Thompson'a neden kuruluştaki insanları öğle yemeği için rastgele eşleştirecek bir web uygulaması fikrini ortaya attığı sorulduğunda, Zavvy çalışanlarınızın asla Thompson gibi hissetmemesini sağlar. 

Bağlantı Programlarımız ile kahve veya öğle yemeği ruleti düzenlemeyi mümkün olduğunca kolay bir şekilde otomatikleştirebilirsiniz. Çalışanları Slack veya Microsoft Teams üzerinden tanıştırın ve basit kahve veya öğle yemeği sohbetleri, ayaküstü toplantılar veya derin sohbetlerle aralarındaki bağı izleyin. İş başında görmek için hemen bir demo alın.