En İyi Yetenekleri Geleceğin Liderlerine Dönüştürmek için 9 Kutu Yedekleme Planlaması Nasıl Kullanılır?

Halefiyet planlaması bir işletme için tasarruf hesabı gibidir. Beklenmedik harcamalar durumunda kişisel mali durumunuz için bir buffer adresine sahip olmak istersiniz. En iyi yeteneklerinizden bazıları ayrılırsa, kuruluşunuz için bir yedekleme planı isteyeceksiniz. ‍

Çoğu yönetici bunun farkındadır - ancak gerçek şu ki çoğu şirketin sağlam bir halefiyet planı yoktur.

9 kutulu yedekleme planlaması, bir kuruluştaki üst düzey roller için potansiyel adayları belirlemenin bir yoludur. 

Ancak şirketiniz için en iyi yol bu mu? 

Her zaman olduğu gibi, duruma göre değişir. 

Bu makale: 

• 9-kutu modelinin ne olduğunu açıklayın.
• Kuruluşunuzun yetenek yönetimi için bunu nasıl kullanabileceğinizi açıklayın.
• 9-kutu modelini kullanmanın artılarını ve eksilerini analiz edin. 

🔍 9 kutu yedekleme planlaması nedir ?

The 9-box grid in succession planning is a tool used to evaluate and map an organization's talent pool based on two key dimensions: performance and potential. This matrix typically has three levels of performance (low, moderate, high) and three levels of potential (low, moderate, high), creating nine possible boxes where employees can be placed.

9-box succession planning outlines who will take over the throne for your most important roles.

Sistem, her biri belirli bir performans ve potansiyel kombinasyonuna karşılık gelen dokuz kutuya bölünmüştür: Sol alt kutu düşük performans ve potansiyeli, sağ üst köşe ise yüksek performans ve potansiyeli temsil etmektedir. 

📈 Yedekleme planlaması için 9 kutulu tabloyu nasıl kullanıyorsunuz?

Yedekleme için plan yapmanız gereken rolleri tanımlayın

Genellikle, bir gecede uygun bir adayın bulunamayacağı kilit roller için halefiyet planlaması yapmalısınız. Bu pozisyonlar aynı zamanda, rol daha derin içgörü ve beceriler gerektirdiğinden, başka bir iş arkadaşının minimum eğitimle devreye girip devralamayacağı pozisyonlardır. 

9-kutu matrisi için sıralama kriterlerini oluşturun

Her bir çalışanın liderlik performansını ve potansiyelini tanımlayın. İdeal olarak, sağ üst kutuda yer alan potansiyel liderleri seçeceksiniz. 

Bazı kutular, kilit liderlik rollerine yükselebilecek bireyleri sergileyecektir. Eğer bir kişi potansiyelden yüksek, performanstan düşük puan alıyorsa, mevcut pozisyonunda yeterince teşvik edilmiyor olabilir. 

Bu kişilere daha zorlu görevler vermek performanslarını artıracaktır çünkü doğal olarak büyümeye açtırlar. Bu çalışanları üst sırada, en soldaki ve ortadaki kutularda bulacaksınız, bu da düşük veya orta performanslı ancak yüksek potansiyele sahip bireyleri gösterir. 

9'lu yedekleme planlamasının önemli bir parçası da esnek olması gerektiğidir. Potansiyelleri veya performansları değiştikçe çalışanları kutular arasında hareket ettirmeye açık olun.

Yedekleme planlaması için 9 kutu değerlendirme sorusu oluşturun 

Geriye şu soru kalıyor: Her bir çalışanı hangi kutuya yerleştireceğinizi ne belirler? 

Uygun bir değerlendirme yöntemi tanımlamanız gerekecektir. 

💡 İpucu: Değerlendirmeyi tek bir kişi yaparsa sonuçların taraflı olabileceğini unutmayın. 

İyi niyetli insanlar için bile bilinçsiz önyargı riski vardır. Bilinçsiz önyargının sonuçları çarpıtma riski, herkesin farklı önyargıları olduğu için sıralamaya ne kadar çok kişi katılırsa o kadar azalır ve olumsuz etkiler seyrelir. 

Bir olasılık, çalışan performansının tam bir görünümünü veren 360 performans değerlendirmelerini kullanmaktır. Ayrıca, ilgilenmeyebilecek kişileri seçmekten kaçınmak için çalışanlarınıza doğrudan sorabilirsiniz. 

Ayrıca, çalışan bağlılığı anketlerini kullanarak iş yerindeki en motive ve yeni görevler üstlenmeye istekli çalışanları belirleyin.

Çalışanları değerlendirin

Şimdiye kadar değerlendirmeyi yapmak ve gelecekteki liderlerinizi belirlemek için yeterli bilgiye sahip olmalısınız. Çalışanları değerlendirin ve onları dokuz kutudan birine atayın. 

💡 Tip: You may want to add a readiness rating to further rank and prioritize those showing high potential.

Çalışanlarla görüşün 

Stratejik roller üstlenme potansiyeli olan çalışanlarla bire bir toplantı yaparak bu fırsatla ilgilenip ilgilenmediklerini belirleyin. 

💡 İpucu: Onlara mevcut pozisyonlarından hemen ayrılamayacaklarını ancak günü geldiğinde iyi hazırlanmış olmak için eğitim alacaklarını söyleyerek olabildiğince şeffaf olun.

Bu toplantılar genellikle gelecekteki liderlik rollerinde olanları motive eder, çünkü dört gözle bekleyecekleri bir şey ve iyi performans göstermeye devam etmek için bir nedenleri vardır.

📝 Daha anlamlı ve verimli konuşmalar için bire bir toplantı şablonları koleksiyonumuza göz atın. 

Gelişim için plan yapın 

You'll need a leadership development action plan when you have spotted suitable candidates. A leadership development plan is a business strategy where employees get training for future management or leadership positions.

Precisely what this training looks like depends on the employee's current position and existing skills.

Yakalamaları planlayın

Haleflerinizin hala aynı hizada olduğundan emin olmak için görüşmeleri planlamak çok önemlidir. 

Motive olup olmadıklarını, eğitim programını takip edip etmediklerini kontrol edin ve eğitim veya gelecekteki rolleriyle ilgili olabilecek endişelerini giderin.

🔍 Yedekleme planlama sistemlerini nasıl kurabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için liderlik yetkinlik modeline göz atın.  

🕵️‍♀️ Yedekleme planlaması için 9 kutu modelini kullanmanın artıları ve eksileri

🙌 Yedekleme planlaması için 9 kutu modelini kullanmanın artıları

• Tüm ekip üyeleri aynı metrikle ölçülür. Potansiyeli doğru bir şekilde belirleyebildiğimizi varsayarsak, performans seviyeleri ve gelecekteki potansiyel, uygun haleflerin iyi birer tahmincisidir. (Bununla birlikte, aşağıda görüldüğü gibi, potansiyelin bir değerlendirme faktörü olarak dezavantajları vardır).
• Doğru kullanıldığında, ekip üyeleri arasında kolay karşılaştırma yapılmasını sağlar. Her bir çalışanın doğru bir şekilde değerlendirildiğini varsayarsak, en uygun adayın, ikinci en uygun adayın vb. net ve görsel bir genel görünümünü elde edersiniz.
• Zaman içindeki değişimi izlemenizi sağlar.
• 9 kutulu model geçmişe, bugüne ve geleceğe baktığı için dengelidir. Performans geçmiş ve bugün hakkında konuşurken, potansiyel geleceği değerlendirir.

🙅 Yedekleme planlaması için 9 kutu modelini kullanmanın dezavantajları

• Tüm ekip üyelerinin aynı metrikle ölçülmesini bir artı olarak sıralamış olsak da,farklı pozisyonlar ve iş birimleri farklı beceri setleri ve yetkinlikler gerektirdiğinden bu bir eksi de olabilir. Bir kişi bir rol için yüksek potansiyele sahipken başka bir rol için orta veya düşük potansiyele sahip olabilir. Bunu aşmanın bir yolu, doldurulacak her rol için bir 9 kutu modeli kullanmak olabilir.
• Potansiyeli ölçmenin güvenilir bir yolu yoktur. Temel metriklere bakarak performansı belirleyebilirsiniz, ancak potansiyel daha belirsiz ve özneldir. Bu, 9 kutu modelinin genel bir eksikliğidir, ancak esas olarak halef planlaması için kullanıldığında, potansiyel haleflerin belirlenmesinde temel dayanaktır. 
• Nihayetinde, her bir çalışanın hangi kutuya yerleştirileceğine karar verecek kişi yöneticidir. Bu nedenle 9 kutulu model son derece özneldir ve bilinçsiz önyargı gerçektir - yani farklı veya marjinal geçmişlerden gelen çalışanların daha düşük puanlar alma olasılığı daha yüksektir. 360 modeli her bir çalışanın daha çok yönlü bir resmini çizer ve kişisel ilişkiler veya kişinin ne kadar konuşkan olduğu gibi şeylerin derecelendirmeyi etkilemesini önler. 
• Bir kişinin halef potansiyelini ana hatlarıyla belirtirken, çalışanın motivasyonundan bahsetmez. Bu nedenle 9 kutulu yedekleme planlama modelinin, örneğin motivasyon ve bağlılık anketleri gibi performans değerlendirme araçlarıyla birlikte kullanılması gerekir.
• Hiç kimse düşük potansiyel veya performans kutularına yerleştirilerek kötü bir işe alım olarak etiketlenmek istemez. Çalışanlar sınıflandırılmalarını kabul etmezlerse gereksiz sürtüşmeler ortaya çıkabilir. Bu nedenle bazı işverenler performans puanlarını çalışanlarına açıklamamayı tercih eder çünkü düşük puanlar cesaret kırıcı ve motivasyon düşürücü olabilir. 
• Geçici performans düşüşleri yöneticinin vizyonunu gölgeleyebilir. Örneğin, bir çalışan halef olarak son derece uygun olabilir ancak kişisel bir kayıp yaşıyor ve en iyi performansını gösteremiyor olabilir. Etiketler zihnimizde yer etme eğilimindedir, bu nedenle bir çalışan "düşük potansiyelli" olarak etiketlenmişse, yöneticinin bu etiketi zihinsel olarak kaldırması ve ileriye dönük potansiyelini objektif olarak değerlendirmesi zor olabilir.

⏭️ Yedekleme Planlamasının Kurumunuz İçin Hayati Önem Taşımasının 5 Nedeni

Halefiyet planlaması şirketinizde çeşitli nedenlerden dolayı çok önemlidir:

1. Zaman ve para tasarrufu sağlar. Elbette, planlama biraz zaman gerektirir, ancak biri beklenmedik bir şekilde işten ayrılırsa veya hastalanırsa kendinize teşekkür edeceksiniz. Acil işe alımlar çok maliyetli olabilir. Faaliyetleri ve projeleri duraklatma ihtiyacı para ve müşteri kaybetmenize neden olabilir.
2. Halefi pozisyon için eğitebileceğinizden, işe alım sürecini hızlandırır. Beklenmedik bir personel değişikliği olduğunda, liderlik ekibine katılmak için daha hazırlıklı olacaklardır.
3. Halefiyet planlaması, işgücünüze güvende olduklarını ve aniden lidersiz kalmayacaklarını gösterir. İşyerlerinde kendilerini güvende hisseden çalışanların burada kalma olasılığı daha yüksektir. 
4. Birisi beklenmedik bir şekilde işten ayrıldığında bile projeleri devam ettirmenize yardımcı olur - çalışanlarınıza, itibarınıza ve mali durumunuza fayda sağlar. 
5. Halefler net bir kariyer yolu görebildikleri ve buna hazırlanmak için eğitim alabildikleri için çalışanlarınızı kalmaya teşvik eder. 

Bu faydalara rağmen, birçok şirket mükemmel bir halefiyet planlamasına sahip değildir. Bir Deloitte araştırması, liderlerin %86'sının yedekleme planlamasının gerekli olduğunu düşündüğünü, ancak sadece %14'ünün bunu iyi yaptıklarını düşündüğünü göstermiştir. 

➡️ Yeni nesil liderlerinizi Zavvy ile geliştirin

İster 9 kutu modelini ister başka bir sistemi seçin, yedekleme planlaması kuruluşunuz için önemli bir güvenlik ağıdır. Birçok şirket, bunu takip eden kaçınılmaz yönetim nedeniyle bundan uzak durmaktadır. 

İşte bu noktada biz devreye giriyoruz! 

Zavvy, yedekleme planlamanızın organizasyonunu üstlenir, böylece siz uygun değerlendirme kriterlerini seçmeye ve çalışanlarınızla iletişim kurmaya odaklanabilirsiniz.

With Zavvy, you can strategically use 9-boxes for succession planning with our review software and feedback analytics.

If you like the idea of the 9-box system but want it to be more granular, you can design your own 9-box succession planning template with more boxes (ex 16 or 25 boxes). 

Ayrıca 360 değerlendirme yaklaşımı ile daha az önyargılı ve daha kapsamlı değerlendirmeler yapabilirsiniz. 

Zor işi sizin için biz yaptık - "tak ve çalıştır" yapabilir ve yedekleme planlaması için 9-box veya 360 değerlendirmelerini kullanmaya başlayabilirsiniz!

📅 Ekibiniz için en iyi çözümleri bulmak için bir demo rezervasyonu yapın.