Den kompletta guiden till anställningsintervjuer och lyckliga medarbetare

En lycklig medarbetare är en produktiv medarbetare. Men verksamheten är hektisk, och att hantera varje medarbetares trivsel kan verka omöjligt när företaget växer. 

Den goda nyheten är att du inte behöver göra det ensam. Vem är bättre lämpad att fråga om medarbetarnas lycka och tillfredsställelse än de anställda själva? 

Stanna kvar-intervjuer är en effektiv strategi för att behålla medarbetare som går direkt till källan.

Denna artikel kommer att: 

• Utforska hur du genomför intervjuer och hur du följer upp dem.
• Hjälpa dig att förstå vikten av anställningsintervjuer.
• Förklara hur anställningsintervjuer kan bidra till att behålla och engagera medarbetare.

🤝 Vad är en vistelseintervju?

En anställningsintervju är en proaktiv diskussion som en arbetsgivare genomför med en nuvarande anställd för att förstå de faktorer som gör att den anställde fortsätter att arbeta på organisationen och identifiera potentiella problem som kan få den anställde att lämna.

Målet med en stay interview är att mäta hur nöjda, engagerade och engagerade medarbetarna är, samt att få insikter om hur organisationen kan förbättra sin arbetsmiljö och behålla talangerna. Så vi kan definitivt säga att stay interview är en best practice för att behålla medarbetare.

Termen stay interview är lite av en missvisande benämning. Du kanske tror att syftet med en stay-intervju är att få någon som funderar på att lämna företaget att stanna kvar. Detta är inte helt felaktigt.

Anställningsintervjuer bör genomföras proaktivt och strategiskt så att du kan komma till rätta med eventuella problem innan de orsakar missnöje.

Dessa intervjuer är öppna, uppriktiga diskussioner om deras favorit- och minst favoritdelar av deras jobb. Målet är att lära sig mer om deras erfarenheteroch hitta sätt att förbättra dem för både dem själva ochresten av företaget.

Om man t.ex. genomför en anställningsintervju med varje medarbetare efter 90 dagar får man en bra utgångspunkt för personens erfarenhet av företaget. 

Hur känner de sig efter det första kvartalet? 

Vad tycker de om? 

Vad tycker de inte om? 

Denna baslinje kommer att sätta tonen för resten av deras karriär på företaget. 

👀 Det kan till exempel ge dig insikter om styrkor och svagheter i din onboardingprocess.

Stanna kvar-intervjuer liknar medarbetarundersökningar på flera sätt, inklusive överlappande frågor och det övergripande målet. Om du kan den här taktiken är stay interviews bara ett kort steg bort.

När bör intervjuerna äga rum?

Det finns ingen fast regel. Att inkludera frågor om anställningsintervjuer under regelbundna utvecklingssamtal är inte en dålig idé. Många föredrar dock att hålla dessa diskussioner åtskilda för att minska mötestiden och bibehålla den önskade tonen. 

En bra tumregel är att göra minst en intervju per år. Detta görs ofta på årsdagar för enkelhetens skull och för att sprida ut dem.

Du bör dock vara beredd på att genomföra intervjuer närhelst det verkar klokt.

Anta till exempel att du får nys om missnöje med vissa medarbetare. I så fall är det bättre att genomföra en anställningsintervju förr snarare än senare.

Det kan också finnas andra utlösande faktorer, t.ex. omstrukturering av företaget, ändrade rutiner eller befordringar. Målet är att hålla fingret på företagets puls så att du kan identifiera och ta itu med frågor innan de blir problem. Det kan vara för sent om du väntar tills en anställd har en fot utanför dörren!

En inledande anställningsintervju är också en bra idé för att sätta en baslinje för nyanställda. Intervjun kan kombineras med det första utvecklingssamtalet, som många företag redan genomför efter 90 dagar. Detta ger också nya åsikter om din verksamhet och nya idéer för förbättringar.

Vad diskuterar ni under en anställningsintervju?

Exakt vad du ska ta upp i en anställningsintervju beror på ditt företag, personen i fråga och dennes nuvarande roll. 

Du bör anpassa intervjun för varje avdelning, befattning och person i stället för att ställa en lista med standardfrågor.

Vissa grundläggande begrepp är dock nästan universella för stay-intervjuer. Här är några frågor som du kan inkludera i nästan alla fall:

• Vad tycker du om med ditt jobb?
• Vad tycker du inte om med ditt jobb?
• Vad har du åstadkommit i din roll?
• Vad skulle du vilja åstadkomma? 
• Vad motiverar dig?
• Känner du dig erkänd och uppskattad?
• Hur kan jag hjälpa dig att vara ditt bästa jag?

Det finns många fler frågor som du kan välja att diskutera utifrån intervjupersonens specifika behov, men dessa idéer täcker in grundpelarna för bra HR och medarbetarnas egenmakt. 

Svaren på dessa frågor bör ge dig den kunskap du behöver för att hålla medarbetarna nöjda genom att stödja dem, erkänna deras bidrag och bekämpa de olägenheter som påverkar deras moral. 

Vem ska göra vistelseintervjun? 

Återigen beror detta på strukturen i din organisation och vem som intervjuas. 

Ett av de viktigaste ansvarsområdena inom People Operations är att se till att medarbetarna är nöjda och motiverade. Därför är specialister inom people operations ett självklart alternativ.

Men det är inte alla företag som har en HR-avdelning som är lämpad att genomföra intervjuer för alla. 

Chefer är ett annat bra alternativ. Ett viktigt ledarskapsansvar är att se till att medarbetarna är nöjda och vet när de inte är det.

Stanna kvar-intervjuer visar direkt vad medarbetarna gillar och ogillar med sin nuvarande situation, vilket ger ledningen möjlighet att göra förbättringar.

Vem bör ha en vistelseintervju?

Stämningsintervjuer är ett utmärkt verktyg för att hålla sig uppdaterad om hur medarbetarna trivs, vilket gör dem till en bra idé för alla.

Även om alla bör ha intervjuer, behöver de inte nödvändigtvis ha dem lika ofta. 

En grundläggande anställningsintervju efter 90 dagar och en årlig genomgång av dessa frågor är ett bra minimum. Det kommer att bidra till att öka medarbetarnas engagemang och förse personalansvariga med nödvändig kunskap. 

Medarbetare som byter roll eller befattning bör få en extra avstämningsintervju. På samma sätt bör du stämma av med mer värdefulla medarbetare oftare för att säkerställa att de är nöjda.

Sist men inte minst bör alla som du tror börjar bli missnöjda eller överväger att byta jobb erbjudas en intervju för att försöka få dem att ändra sig. 

💬 Hur genomför du en vistelseintervju?

Ett stay-conversation har mycket gemensamt med en incheckning av anställda. Många av frågorna i ett stay-samtal är sådana som du redan ställer i andra möten. 

Men skillnaden är att anställningsintervjuer fokuserar på medarbetarens lycka och arbetstillfredsställelse istället för prestation. 

Målet med en anställningsintervju är att säkerställa att personen trivs i sin roll och inte har någon anledning att lämna den. 

En bra början är att skapa en säker och öppen miljö för diskussioner och säkerställa konfidentialitet, vilket kan tyckas självklart för alla HR-proffs. Det är dock särskilt viktigt att bygga upp ett förtroende för intervjupersonerna så att de kan tala öppet om sina positiva och negativa känslor. 

Även om det kan vara frestande att planera in dina årliga intervjuer i kalendern i förväg, är det bättre att inte hugga något i sten. 

💡 Tips #1: Det är okej att ha utvecklingssamtal ungefär en gång per år, men om du planerar in dem långt i förväg kan du bli tvungen att hålla ett tidigt samtal på grund av en förändring i en medarbetares status eller tillstånd. 

Skicka helt enkelt en förfrågan om mötet en eller två veckor i förväg och ta det därifrån.

Under mötet bör du ta upp de grundläggande frågor som nämnts tidigare och överväga frågor som är relevanta för den specifika individen. 

Här är några exempel:

• Jag hörde att du flyttade nyligen. Vad tycker du om det nya stället? Har du kommit i ordning?
• Jag vet att ditt barns förlossningsdatum närmar sig snabbt. Är det något vi behöver planera för?
• Hur går det på den nya avdelningen? Är du nöjd med flytten?
• Du övervägs för en befordran; intresserar det dig?
• Att övergå till en ny roll kan vara en utmaning. Behöver du någon hjälp?
• Jag ska vara uppriktig; rykten säger att du har sökt jobb på andra företag. Finns det någon särskild anledning till att du vill göra en förändring? Finns det något som skulle få dig att vilja stanna kvar?
• Vi är mycket nöjda med din prestation och vill försäkra oss om att du är nöjd med din roll. Finns det något vi kan göra för att förbättra din situation?

💡 Tips #2:Att vara specifik och ärlig är nyckeln till framgångsrika anställningsintervjuer. 

💡 Tips #3:Mycket relevanta frågor låter personen veta att du är engagerad i deras situation och arbetar för deras bästa. 

💡 Tips #4:Låt alla veta att målet med mötet är att hjälpa dem att lyckas och att allt de delar med sig av kommer att behandlas konfidentiellt. 

💼 Tips till chefer som förbereder sig för anställningsintervjuer

Att komma igång med stayintervjuer kräver lite planering och fingertoppskänsla. 

Du vill inte sända fel budskap till din personal eller börja öppna burkar av maskar som du inte är redo att hantera. 

Här är några tips för chefer och HR-experter som vill genomföra stay interviews för första gången.

Ställ upp förväntningar

Att bli kallad till en ny typ av intervju med HR kan vara skrämmande. För att undvika onödig stress och börja på rätt sätt kan du ge dina medarbetare en heads-up om den nya processen och dess syfte. 

Reflektera över rollen 

Som arbetsledare är det viktigt att vara medveten om sin roll och ta hänsyn till eventuella fördomar eller maktdynamik som kan påverka samtalet. Det handlar om att skapa en miljö där medarbetarna känner sig trygga och bekväma med att dela med sig av sina tankar. Stagintervjuer handlar om att ha öppna, ärliga och engagerande diskussioner. 

Planera möten

Förutom att sätta upp förväntningar bör du planera in tid för samtal i förväg. Det minimerar störningarna i det vanliga arbetsflödet och ger medarbetarna tid att fundera över diskussionsämnen. 

📝 Välj en av de många mallarna från vår samling för ditt nästa personliga möte.

Förbered frågor

Du kan ta fram några startfrågor och diskussionsämnen under förväntnings- och schemaläggningsfaserna. På så sätt kommer medarbetarna att vara redo med idéer att prata om. 

Utöver det, förbered frågor som ni vill diskutera. 

Du kan ha en lista med universella frågor för alla anställda för att få jämförbara data. Men du bör också ha specifika frågor för varje persons unika situation.

Uppföljande frågor

Var beredd med några följdfrågor för att uppmuntra medarbetarna att berätta mer och hjälpa dig att fördjupa dig i deras insikter. 

Genom att ställa de där extra frågorna kan du få fram värdefull information, ta upp problem på ett effektivt sätt och bygga starkare band med den andra personen. 

Lyssna uppmärksamt

Förbered dig mentalt på att lyssna på vad dina kollegor har att säga. Det du lär dig från en stay-intervju är viktigt. Men du vill också att dina intervjupersoner ska känna sig hörda och uppskattade under mötet. Du kan också överväga att föra anteckningar.

Var ärlig

Du bör också förbereda dig mentalt på att bli rättfram. Stanna-intervjuer fungerar bara om alla är ärliga. 

🚨 Om du inte kan gå bortom den ytliga vardagliga konversationen kommer du inte att upptäcka nya problem och lösningar. Var beredd på hårda sanningar och låt intervjupersonen veta att detta är en trygg plats där de kan tala klarspråk.  

Samla in data

Samla in data om medarbetaren från dina anteckningar och svaren på de frågor som ställts. Alla kvantifierbara svar bör spåras, som att be den intervjuade att betygsätta sin tillfredsställelse på en skala från 1-10. 

Efter några intervjuer kan du leta efter trender för att se om din personalstyrka blir mer eller mindre lycklig. 

Logga dessutom alla anmärkningsvärda diskussioner för framtida referens (låt medarbetarna veta att du kan komma att citera dem för att hjälpa till att lösa problem).

Brådskande

Baserat på den information du får från intervjuerna är nästa steg att ta fram en plan för att ta itu med de mest angelägna frågorna. 

Om en medarbetare till exempel har upprepat ett klagomål från tidigare möten bör du försöka ta upp det innan nästa gång. På samma sätt bör du prioritera detta högt om flera intervjupersoner har klagat på en liknande fråga. 

Personalverksamheten syftar till att effektivt och opartiskt lösa de problem som tas upp i intervjuerna.

Plan för uppföljning

Besluta om ett uppföljningsförfarande. 

Kommer ni att ha ett uppföljningsmöte efter en viss tid? 

Check-ins via e-post eller telefon? Eller ska du bara vänta tills nästa anställningsintervju? 

Att ha en plan hjälper dig att lösa problem i tid. 

➡️ Ladda ner vår verktygslåda för anställningsintervjuer för ett komplett ramverk som hjälper dig att komma igång.

✅ Vad ska jag göra efter att ha genomfört en vistelseintervju?

Stanna-intervjuer kan gå rakt på sak. Det är viktigt att lyssna och anteckna så att du förstår problemen och kan hitta en lösning på dem. Ditt mål är att ge förslag på hur du kan förbättra personens situation baserat på den information de delar med sig av, och sedan agera enligt en överenskommen plan .

Att samla in feedback efter mötet är alltid en bra idé. Du kan lära dig hur du kan förbättra dina intervjuer och se till att de som intervjuas får en positiv upplevelse. 

Efter mötet:

• Implementera din taktik för att lösa de problem som diskuterats. Var noga med att meddela personen att det kan ta tid att genomföra lösningarna, men att ni kommer att hålla kontakten.
• Följ upp efter att du har arbetat med lösningen för att se om saker och ting förbättras. Om du lyckas lösa deras problem är det anmärkningsvärt. Om inte, använd den ytterligare feedbacken för att justera din strategi och försök igen. 
• Planera in regelbundna uppföljningar. Du behöver inte vänta till nästa årliga anställningsintervju eller ett officiellt möte. En snabb avstämning via e-post eller ett telefonsamtal räcker ofta. Det kan vara så enkelt som: "Hej, jag ville bara kolla läget och se hur det går. Har du haft några ytterligare problem med X sedan vi pratade sist?" Oftast kommer ditt stöd för att lösa ett problem att ha en positiv inverkan. 

🤩 Hur kan intervjuer förbättra medarbetarnas lo jalitet och engagemang?

Av över 500 deltagare i en undersökning som genomfördes av Nonprofit HR svarade endast 28 % att de genomförde intervjuer för att behålla medarbetare. 

Anställningsintervjuer var bland de minst populära strategierna för att behålla personal, endast slagna av lojalitetsprogram och betalda bonusar. 

Varför är företag nästan lika rädda för ett enkelt samtal som de är för att förlora pengar?

Däremot genomförde 72% av organisationerna avgångssamtal. 

Att försöka använda avgångsintervjuer som en strategi för att behålla personal är som att försöka fånga tåget efter att det har lämnat stationen. Du kanske lär dig hur du kan förhindra framtida personalomsättning, men det är bättre att genomföra fler stanna kvar-intervjuer och färre avsluta-intervjuer.

"Stanna kvar-intervjuer kommer inte att leda till perfekta resultat, men de kommer definitivt att förbättra engagemang och kvarhållande i ditt företag." Richard P. Finnegan, The Power of Stay Interviews for Engagement and Retention.

Anställningsintervjuer är ett värdefullt verktyg för att bygga förtroende och skapa en öppen kommunikation mellan medarbetare och ledning. 

Dessutom visade en Gallup-analys från 2021 att ungefär hälften av de anställda letade efter nya jobb när den stora uppsägningen var som störst. 

🚨 Över hälften av de medarbetare som slutade sa att deras organisation kunde ha vidtagit åtgärder för att förhindra att de slutade .

Det finns överväldigande bevis för att det är viktigt att få medarbetarna att känna sig hörda och att agera på deras feedback för att behålla dem nöjda. 

➡️ Samla in och agera på feedback från anställda med Zavvy

Zavvy gör det enkelt att hålla intervjuer. Vår verktygslåda för stay interview är den perfekta följeslagaren för att se till att du har allt du behöver för effektiva och engagerande samtal med dina teammedlemmar. Den här verktygslådan förändrar allt!

Anställningsintervjuer är bara toppen av isberget.

Vår plattform kan hjälpa dig att skapa en arbetsplats där människor vill stanna kvar och växa. Du kan välja de funktioner du vill använda och implementera fler när du är redo.

Zavvys plattform för medarbetarutveckling kommer att stödja dina medarbetare och chefer med: 

• Programvara för medarbetarengagemang för att samla in feedback och få insikter och vidta riktade åtgärder istället för att skjuta i mörkret och driva engagemang med laserfokus.  
• 10 000+ utbildningskurser för att erbjuda fler utvecklingsmöjligheter till dina medarbetare (vi vet hur mycket människor vill utveckla sina färdigheter, så listan växer ständigt).
• Programvara för medarbetarutveckling som gör dina medarbetare till coacher - sätt dina medarbetare i förarsätet och öka företagets resultat.
• Karriärvägar för att främja transparens - anställda kommer att veta var de står och vart de kan gå.

📅 Boka en demo idag för att uppleva de kraftfulla funktionerna!