De bästa incheckningsfrågorna för möten: Skapa starkare band till ditt team

Team handlar inte bara om uppgifter och tidsramar. De är ekosystem som frodas av relationer och förståelse. Och för chefer, ledare och alla andra som styr skeppet är det avgörande att känna sin besättning. 

Men möten är inte allas grej, särskilt inte när det gäller enskilda sessioner. 

Så hur får man igång dialoger som skapar djup, insikt, äkthet och kontakt? Det är konsten med incheckningsfrågor.

För dig som vill förvandla möten till smältdeglar av insikter, för dig som vill lära känna ditt team bortom kalkylbladen, är detta din verktygslåda. 

🗣️ Vad pratar man om vid en check-in?

Check-ins är ett utmärkt tillfälle för dig att få uppdateringar och kontakt med dina medarbetare. 

Diskussionerna kan handla om allt från att bygga relationer med kollegor, dela med sig av projektuppdateringar eller framsteg, se över mål och syften, rapportera medarbetarnas prestationer och erbjuda stöd vid behov.  

"En chef är till för att undanröja hinder och hjälpa teammedlemmarna att lyckas. Därför bör huvudsyftet med ett enskilt möte vara att avslöja vad som står i vägen, hjälpa till att hitta en lösning och stämma av att tidigare hinder har undanröjts." Henry O'Loughlin på Bygga distans.

📅 C heckfrågor för veckovisa möten

Att förbereda avstämningsfrågor för veckomöten kan vara ett bra sätt att mäta teamets prioriteringar och motgångar från föregående vecka och sätta upp förväntningar för nästa vecka. 

När du har enskilda möten med dina teammedlemmar är det viktigt att du pratar om deras nuvarande arbetsbelastning så att du kan erbjuda stöd när det behövs. 

Dina incheckningsfrågor för veckomöten kan omfatta följande: 

Föregående veckas sammanfattning:

• Vilka är dina och ditt teams prioriteringar från föregående vecka? 
• Vilka prestationer från den senaste veckan är du mest stolt över?
• Vilken specifik uppgift har hållit dig sysselsatt under den senaste veckan? 
• Vilka utmaningar och bakslag har ni stött på? Om inga, vad ser du som potentiella risker som kan hindra dina framsteg? 

Stöd eller resurser behövs från teamet:

• Ange i procent hur stor din arbetsbelastning är för närvarande? 
• Hur kan vi hjälpa er att säkerställa att ert projekt blir framgångsrikt? 
• Vilka resurser eller vilket stöd behöver du framöver?

Projekt eller uppgifter i pipeline för den aktuella veckan:

• Vilka kommande projekt eller uppgifter vill du genomföra den här veckan? 
• Vad har du lärt dig från vår senaste avstämning som du kan använda dig av framöver? 

➡️ Är du osäker på hur du ska komma igång? Ladda ner denna mall för veckovisa personliga möten för din nästa incheckning. 

➡️ Börja tänka framåt för att stärka ditt team. Använd vår mall för månatliga enskilda möten för ett produktivt incheckningsmöte. 

🤝 Incheckningsfrågor om relationer

Relationsfrågor kan vara ett bra sätt att förstå dina medarbetare bättre. På så sätt kan de främja en transparent och öppen kommunikation om sina känslor för ledningen och arbetsplatsen. 

Check-in-frågor om relationer kan omfatta följande: 

Efterfråga feedback från de anställda:

• Vad gillar du mest med vår arbetsrelation?
• Finns det något du skulle vilja ändra på i vår arbetsrelation?
• Uppfyller jag dina förväntningar som chef?
• Vilka förbättringar av vår dynamik vill du rekommendera?  
• På en skala från 1 till 10 (där 10 är högst), vad tror du är vår nivå av förtroende för varandra? 

Bedömning av de anställdas karriärplaner inom företaget:

• Är du nöjd med din nuvarande tjänst? 
• Vad har du vunnit på senare tid, både privat och yrkesmässigt?
• Känner du att du är på väg i rätt riktning när det gäller din karriär? 
• Vilket stöd behöver du för att uppnå dina karriärmål? 

📈 Incheckningsfrågor för möten

Du kan använda dina avstämningar med dina direktrapporterande medarbetare för att ge feedback om deras prestationer och arbeta tillsammans för att uppnå specifika mål och syften på arbetsplatsen. Detta kan vara ett utmärkt tillfälle att genomföra ett utvecklingssamtal där ni diskuterar kunskapsluckor och aktuella prestationer samt vid behov förtydliganden om rollen. 

Frågor för att checka in prestationen kan omfatta följande:

Att fullfölja en uppgift eller ett projekt: 

• Vilken specifik uppgift hjälpte dig att ta ett steg framåt den här veckan? 
• Kan du dela med dig av rapporten från ditt senaste projekt? 
• Om du lyckades, vilken var den mest utmanande uppgiften du stötte på under projektet? 
• Om det är försenat, vad tror du att man kan göra framöver? 
• Vilka kortsiktiga och långsiktiga mål skulle du vilja dela med dig av för att lyckas med detta projekt? 
• Hur arbetar ni för att uppnå era mål? 
• Finns det några anmärkningsvärda prestationer i dina nuvarande uppgifter eller projekt som du skulle vilja dela med dig av? 

Medarbetarens övergripande prestation: 

• Vad tycker du om din nuvarande arbetsroll? 
• Vilka är dina styrkor och svagheter som anställd? 
• Tycker du att du utnyttjar dina styrkor tillräckligt mycket?
• Hur arbetar du för att övervinna dina svagheter? 
• Hur tror du att din roll kommer att utvecklas under de kommande 1/3/5 åren?
• Finns det särskilda utbildnings- eller utvecklingsmöjligheter som du vill att vi ska hjälpa dig med? 

👩‍⚕️ Frågor om mental hälsa

Psykisk hälsa har varit ett stort bekymmer för de flesta anställda eftersom det kan påverka deras prestation på jobbet. Enligt en studie har 92% av de anställda psykiska problem som påverkar deras arbete. 8 av 10 anställda överväger stöd för psykisk hälsa när de väljer arbetsgivare. Att ställa frågor om psykisk hälsa under dina check-ins är därför ett bra sätt att erbjuda dem det stöd de behöver för sin psykiska hälsa.

Några frågor som bör ställas vid en check-in för psykisk hälsa är 

• På en skala från 1 till 5 (där 5 är högst), hur hög är din nuvarande stressnivå? 
• Vad får dig att känna dig stressad? 
• Vad får dig att känna dig orolig, och hur ofta uppstår dessa känslor?
• Är du nöjd med ditt jobb? Vad skulle du vilja ändra på för att göra dig lyckligare? 
• Vad håller dig motiverad på jobbet och i livet i allmänhet? 
• Vad håller dig inspirerad på jobbet och i livet i allmänhet? 
• Hur hanterar du dina känslor? 
• Vad hjälper dig att vara produktiv och fokuserad på jobbet? 
• Vad är det du är tacksam för?
• Vad gör du på fritiden för att koppla av? 
• Hur tar du hand om dig själv? 

😊 Roliga incheckningsfrågor

Vissa avstämningar behöver inte nödvändigtvis vara allvarliga. Ibland kan en lättsam inledning vara en bra isbrytare för att få medarbetarna att känna sig bekväma med att berätta om sina känslor på jobbet. 

Några roliga check-in-frågor för att bryta isen under möten kan vara 

• Vad var det första du tänkte på när du vaknade idag?
• Vad är det som står högst upp på din bucket list som du skulle vilja dela med dig av? 
• Vad är intressant med din familjehistoria? 
• Vad är din hemliga talang? 
• Om du kunde välja en superkraft, vilken skulle det vara och varför? 
• Om du kunde säga en sak till hela världen just nu, vad skulle du säga? 
• Vilken är din favoritfilm och varför? 
• Vilken är din drömdestination?
• Av alla platser du har besökt, vilken är din favoritdestination och varför? 
• Om tidsresor existerar, vill du resa tillbaka i tiden eller till framtiden? 

🖥️ Check-in-frågor för virtuella möten

Utmaningen med virtuella möten är att få teamet på distans att lyssna och fokusera. Därför måste du göra dem lika engagerande som möten ansikte mot ansikte. För att göra detta måste du se till att engagemanget är på samma nivå så att dina medarbetare känner sig bekväma med att dela med sig under dina incheckningar. Du kan ställa roliga isbrytarfrågor eller be dem att skriva skriftliga svar som ni kan diskutera under mötet.

Några check-in-frågor som du kan lägga till för att göra virtuella möten mer engagerande är t.ex:

• Vad är det bästa med att arbeta på distans? 
• Vilken är din favoritplats på hemmakontoret? 
• Vad är det du skulle vilja ändra på i ditt hemmakontor? 
• Hur tillbringar du din lediga dag? 
• Hur sätter du gränser efter arbetstid när du arbetar på distans? 
• Vad skulle du vilja ändra på när det gäller idén att arbeta på distans?
• Är du lika produktiv när du arbetar hemifrån som på ett kontor?
• Vad skulle underlätta ditt arbete? 
• Vilka utmaningar stöter du på när du ska hantera distraktioner? 
• Hur förebygger man utbrändhet?
• Dränerar virtuella teammöten dig? Hur kan vi hantera det?
• Vilka distansverktyg kan hjälpa er? Räcker de resurser och verktyg ni har för närvarande? 

🗣️ Varför är check-ins viktiga? 

Förbättra samarbetet i teamet

När det finns regelbunden kommunikation mellan teammedlemmarna blir det lättare att delegera eller arbeta tillsammans med en uppgift. Det blir också lättare för dig och dina kollegor att interagera och knyta band över arbetet, vilket kan bidra till att främja teamsamarbetet. 

Fastställa företagets och individens mål och syften

Under avstämningsmötena kan cheferna ta tillfället i akt att diskutera de nya målen och fundera på hur de ska uppnå dem tillsammans.

Detta kan hjälpa medarbetarna att veta vad de ska prioritera.

När ni träffas regelbundet kan du dessutom följa utvecklingen och hjälpa dem i rätt riktning.

Identifiera möjligheter att lösa ett problem tillsammans

En av de färdigheter som chefer bör besitta är att lära sig identifiera potentiella utmaningar som påverkar kvaliteten eller produktiviteten i ett projekt som teamet för närvarande arbetar med. Genom att ha avstämningar med dina kollegor kan du öppna upp för diskussioner om potentiella risker eller utmaningar för vissa uppgifter. 

Skapa en känsla av ansvarighet

Vid avstämningsmöten kan medarbetarna dela med sig av uppdateringar om hur varje projekt fortskrider och öppna för diskussioner om utvärdering. Detta skapar en möjlighet för medarbetarna att ta ansvar för sina projekt och kan öka deras motivation att anstränga sig för att leverera ett resultat av god kvalitet. 

🤩 Hur du förbättrar mötesproduktiviteten och deltagarnas engagemang med hjälp av incheckningsfrågor: 6 användbara tips

Avstämningsmöten är viktiga för att främja samarbete, kommunikation och anpassning i teamet. Men det är en utmaning att hålla mötet produktivt och få medarbetarna att delta.

Här är några praktiska tips som hjälper dig att förbättra dina incheckningsfrågor.

Sätt en tydlig dagordning

Oavsett om det handlar om att kolla upp deras prestationer, ett projekt eller en uppgift eller bara en allmän avstämning kan det vara bra att fastställa syftet med mötet i början av samtalet för att skapa förväntningar och förhindra att diskussionen spårar ur. 

➡️Come till dina 1:1-möten förberedd. Här är några mallar för personliga möten som hjälper dig att hålla dina möten strukturerade och organiserade. 

Börja med enkla frågor

Det är alltid en bra idé att börja med en enkel fråga om hur de mår för att inleda samtalet på en personlig nivå. Fråga sedan om de behöver stöd på jobbet för att bygga upp en relation och få dem att känna sig omhändertagna. 

Kom ihåg att låta medarbetaren styra samtalet så att de fritt kan diskutera eventuella problem med dig. ‍

"För att hålla medarbetarna engagerade i dessa möten är det viktigt att inleda avstämningen på ett avslappnat sätt och vara öppen för att dela med sig av personliga småsaker eller använda historier för att visa empati eller medlidande. Var öppen och empatisk för situationer som kan uppstå under utvecklingssamtalen och lyssna aktivt." Jarir Mallah, HR-specialist och rekryteringschef på Ling App.

Ställ öppna frågor

Det bästa sättet att uppmuntra till deltagande är att ställa öppna frågor som kan öppna upp för diskussioner, åsikter, insikter eller erfarenheter.

Istället för att fråga "Tycker du att den här planen är bra?" kan du till exempel fråga "Vilka är för- och nackdelarna med den här planen?" eller "Vad skulle du vilja ändra på i den här planen?". Detta väcker nyfikenhet och kritiskt tänkande, vilket gör att dina medarbetare känner sig uppskattade och lyssnade på.

Fira stora och små segrar

Under dina avstämningar bör du avsätta tid för att bekräfta och uppskatta stora och små vinster.

Uttryck tacksamhet till dina teammedlemmar för att de delar med sig av sina tankar, hylla deras prestationer och uppmärksamma deras styrkor. På så sätt kan du uppmuntra till delaktighet och få medarbetarna att ställa frågor och komma med rekommendationer eller förslag under mötena. 

Följa utvecklingen och justera vid behov

Följ kontinuerligt upp hur effektiva incheckningsmötena är och gör nödvändiga justeringar av dagordning, frekvens, format eller frågor för att göra dem mer produktiva och effektiva. Genom att hålla koll på medarbetarnas preferenser kan ni anpassa incheckningsmötena mer efter era mål.

Sök feedback och sammanfatta 

Låt dina teammedlemmar berätta hur incheckningsmötena kan förbättras. Kontrollera mönstren för 1-on-1-mötena och genomför förändringar baserat på deras förslag. På så sätt kan du göra dina möten både engagerande och effektiva.

➡️ Genomför bättre incheckningsmöten med Zavvy

Genom att strukturera effektiva incheckningsmöten kan du skapa bättre kontakter med dina medarbetare. Det viktiga är att ställa rätt frågor för att skapa konsekvens och ansvarstagande, så att mötena blir mer engagerande och dynamiska.  

Zavvy kan hjälpa dig att hålla produktiva möten genom att: 

• Skapa automatiskt kalenderhändelser för alla deltagare i mötena.
• Skapa olika typer av avstämningar med samma medarbetare (t.ex. avstämning av prestation, utvecklingssamtal etc.)
• Skapa pulsfrågor för möten för att stämma av blockeringar, arbetsbelastning, medarbetarnas välbefinnande och mycket mer.
• Sätt upp en samarbetsagenda som du och dina teammedlemmar kan komma överens om att diskutera före 1:1-mötena för att säkerställa att ni är överens.
• Spara åtgärdspunkter som du kan hålla reda på och prioritera vid nästa check-in.
• Spela in privata anteckningar som hjälper dig att utvärdera och förbättra check-ins kontinuerligt.

Zavvys AI-drivna programvara för personliga möten hjälper dig att omvandla tråkiga och improduktiva möten till strukturerade, organiserade och interaktiva incheckningsmöten som kan engagera teammedlemmarna och öka företagets resultat.

📅 Boka en demo nu för att se hur kraftfull Zavvy är.

❓ Vanliga frågor

Vilka typer av incheckningsfrågor är lämpliga för olika typer av möten?

Oavsett om det handlar om 1:1-möten eller gruppmöten beror de rätta check-in-frågorna på agendan för mötet. Incheckningsfrågor om relationer och psykisk hälsa är idealiska för 1:1-möten, medan incheckningsfrågor om prestation ofta används för gruppmöten. Roliga check-in-frågor kan också vara en bra isbrytare för 1:1-möten eller gruppmöten.

➡️ Undrar du hur du på ett effektivt sätt kan stämma av med teamet om deras chef? Prova dessa mötesfrågor för att hålla diskussionen igång. 

Hur får man till ett bra incheckningsmöte? 

En tydlig agenda kan bidra till att dina check-in-möten blir produktiva och engagerande. Inled gärna incheckningsmötet med avslappnade frågor och ge utrymme för personliga anekdoter. Visa också empati för ytterligare insikter som de kan dela med sig av. I slutändan handlar det om att lyssna aktivt för att bättre förstå medarbetarnas oro. 

Hur ställer du frågor om medarbetarens karriärplaner?

Det är viktigt att bedöma dina medarbetares karriärmål så att du kan ge dem det stöd de behöver. Dina frågor bör:

• Var öppen för att uppmana till en hel del självrannsakan.
• Hjälp till att identifiera ambitiösa karriärmål genom att uppmuntra till öppen och ärlig kommunikation om deras planer. 
• Anpassa deras personliga mål till företagets mål så att du kan hjälpa dem att uppnå dem. 

Genom att ställa lämpliga frågor om utvecklingssamtal kan du hjälpa dig att bedöma nivån på din medarbetares kunskaper och färdigheter för att identifiera ledarskapsmöjligheter i framtiden.