Utforma ett prestationssystem för ditt lilla företag i 5 enkla steg

Stigande inflation, kaos i leveranskedjan, brist på arbetskraft och ökande energiräkningar - vad har alla dessa saker gemensamt?

De håller alla småföretagare vakna om nätterna, och en undersökning av Goldman Sachs från 2022 visar att 91 procent av de små och medelstora företagen kämpar med det ekonomiska klimatets inverkan på deras respektive branscher. 

Med så många externa störningar är det förståeligt att småföretagsledare ofta glömmer bort interna HR-frågor som till exempel prestationshantering. 

När antalet anställda är mindre än 25 kan det uppstå en känsla av "borde inte alla veta vad de ska göra och om de är bra på det?". 

Men att ha ett prestationssystem på plats är ett säkert sätt att se till att alla arbetar mot gemensamma mål och identifierar förbättringsområden. 

Den här guiden går djupt in på fördelarna med att inrätta resultatstyrningssystem för små och medelstora företag, inklusive tips om hur du kan inrätta ditt eget system från grunden. 

Vi inkluderar även expertinsikter från småföretagare som förstår utmaningarna med prestationshantering utan ett dedikerat HR-team.

📈 Vad är ett system för resultatstyrning?

Ett system för prestationsstyrning är ett strukturerat tillvägagångssätt för att utveckla och hantera medarbetarnas prestationer inom en organisation. När det väl har inrättats mäter det hur väl de anställda uppnår sina mål och avslöjar eventuella förbättringsområden.

Ett effektivt system för prestationsstyrning innehåller en blandning av: 

• strategisk feedback; 
• rationaliserade metoder; 
• automatiserade arbetsflöden;
• HR-verktyg för att stödja allt detta.

➡️ Ta reda på alla detaljer i vår omfattande guide för att inrätta ett system för resultatstyrning.

🏢 Vilka är utmaningarna med resultatstyrning i småföretag? 

När vi tänker på prestationsstyrning kan vi tänka oss stora företag som följer strikta, byråkratiska förfaranden för att bedöma anställda under den föregående utvärderingscykeln. 

Men om ditt lilla företag bara har en handfull anställda kan det vara svårt att följa något lika strikt. 

Det beror på att små och medelstora företag ofta har: 

• Inget särskilt HR-team.
• Inga resurser.
• Inga dokumenterade HR-processer.

Ingen särskild HR-grupp

I nystartade företag eller små och medelstora företag faller ansvaret för personalfrågor ofta på en grundare eller företagsledare som saknar tidigare erfarenhet av personalhantering men som har flera olika roller på sig samtidigt. 

Att vara innovativ eller mycket skicklig på att skaffa kapital behöver inte nödvändigtvis ge en person de rätta förutsättningarna för att hantera medarbetarnas prestationer. 

Och när din organisation växer och personalansvaret sprids över flera personer som inte är personalansvariga, kan det finnas stora skillnader i hur var och en av dem hanterar personalhantering. 

Inga resurser 

Små företag saknar vanligtvis tid och pengar för att ägna sig åt alla HR-områden, inklusive prestationshantering. 

Sylvain Roy, VD och grundare av HR-teknisk lösning Folksberättar:

"Att organisera prestationsbedömningar är en tidskrävande process, och det är särskilt utmanande att upprätta regelbundna prestationsbedömningar i små och medelstora företag, där vi ofta saknar de nödvändiga resurserna och tiden för att optimera våra metoder för prestationshantering."

Om ett företag saknar egen kompetens är det naturliga steget outsourcing. 

När det gäller personalens resultatstyrning kan extern utbildning till exempel vägleda personalrepresentanter om hur man genomför effektiva resultatbedömningar. 

Men denna strategi bygger återigen på två saker som vi redan vet är sällsynta i små och medelstora företag: 

• Tid: Hur många arbetsdagar tar det att utbilda? 
• Pengar: Vad kostar utbildningen?

Inga dokumenterade HR-processer 

Små företag är organiska till sin natur och följer sina instinkter, eller vågar vi säga det, och flyger till och med i byxorna för att hålla sig flytande. 

I "Personalförvaltningbeskriver Brian S Klaas et al. hur kunskapen om personalfrågor i små och medelstora företag tenderar att vara tyst, informell och inte dokumenterad.

I jämförelse följer större företag mekanistiska processer för att rationalisera beslutsfattandet på personalområdet.

Argumentet är att små företag går miste om ett mer strukturerat tillvägagångssätt som har "potential att förbättra kvaliteten på HR-beslutsfattandet och även hur HR-beslut uppfattas".

🔍 5 skäl till varför småföretag behöver ett performance management-system 

I en brittisk Capterra-studie avslöjade 45 % av de små och medelstora företagen att de inte använder HR-programvara, inklusive verktyg för hantering av organisatoriska prestationer, för att stödja sina processer. 

🤔 Varför? 

Budgeten är definitivt en aspekt, men det finns också en missriktad tro att tekniken skulle vara överflödig för små arbetsstyrkor .

Om du tillhör det här lägret kan du ta del av dessa fem övertygande skäl till varför alla företagsstorlekar kan dra stor nytta av att använda ett strukturerat system för prestationshantering, inklusive stödjande teknik. Det stämmer - även om du bara har en handfull anställda. 

Ge en långsiktig strategisk vision. 

Ett ostrukturerat förhållningssätt till HR kan vara ganska begränsande för små och medelstora företag och tvinga interna team att inta en reaktiv hållning - att släcka bränder och distraheras av nästa brådskande ärende. 

I "Internationell tidskrift för produktionsforskningpåpekar Fredrickson och Mitchell att kortsiktiga prioriteringar leder till kortsiktiga visioner, vilket hindrar dem från att bli en framtidsinriktad organisation. 

Däremot kan prestationsstyrningssystem vara mer effektiva, strukturerade och målinriktade, med långtgående fördelar.

Anpassa de anställda till företagets mål 

Dåliga nyheter för företagare: 54 % av ledarna tror att 0-40 % av deras anställda inte kan företagets kärnvärden utantill. 

Anställda utan en mentalitet som bygger på en "nordstjärna" kommer inte att kunna anpassa sina personliga mål till de centrala affärsmålen. 

System för resultatstyrning kan ge den ramen och se till att alla är på samma sida.

Möjliggöra kommunikation med de anställda 

Prestationsbedömningar ger de anställda möjlighet att delta i en öppen dialog i två riktningar där de ger värdefull feedback till sin chef och förklarar eventuella hinder som de stöter på. 

Matthew Ramirez, grundare och vd för Rephraselybeskriver varför detta är viktigt för små och medelstora företag:

"Många anställda i småföretag är ovilliga att uttrycka sitt missnöje av rädsla för att de ska betraktas som illojala eller att deras chefer ska ta deras klagomål som ett tecken på att de inte är helt engagerade i organisationen.

Ett system för prestationsstyrning kan bidra till att lösa dessa problem genom att ge de anställda ett säkert utrymme för att uttrycka sina bekymmer och ge cheferna möjlighet att vidta åtgärder för att åtgärda deras missnöje." 

Främja medarbetarnas engagemang 

Regelbundna kontroller stimulerar de anställdas utveckling och ger möjlighet att knyta belöningar och ersättningar till prestationer. 

Genom att sätta upp tydliga prestationsmål motiverar du medarbetarna att göra sitt bästa i arbetet och ökar andelen anställda som stannar kvar. 

WorkdayRapporten 2022 om arbetstagarnas förväntningar kopplar tydligt samman tillväxtsamtal och beslut om att behålla personal. 

I rapporten förtydligas detta: "Det verkar som om de som bestämde sig för att stanna kvar visade ett förnyat intresse för att diskutera sina egna tillväxtplaner."  

Lucjan Suski, VD och medgrundare av Surfer SEObeskriver deras målbaserade strategi för prestationsbedömningar för att öka medarbetarnas engagemang och produktivitet.

"Som medgrundare av en framgångsrik startup förstår jag hur viktigt det är med resultatstyrning för medarbetarbedömningar. Vår är baserad på OKR-ramverket. Detta säkerställer att varje anställd har tydliga och mätbara mål och nyckelresultat för sin roll.

De anställda förväntas uppdatera sina framsteg mot dessa mål minst en gång i månaden. De enskilda mötena äger rum varannan vecka, vilket gör att vi kan ge feedback om framstegen och hjälpa till att sätta upp uppnåeliga mål för framtiden.

Detta tillvägagångssätt har varit enormt fördelaktigt för vårt team - det har inte bara hjälpt oss att säkerställa höga produktivitetsnivåer över hela linjen, utan det har också gett de anställda större klarhet om vad som förväntas av dem, vilket gör att de kan ta ansvar för sina egna utvecklingsplaner och bättre hantera sin egen karriärutveckling inom företaget."

Främja tydlighet kring prestationsfrågor 

Om dina anställda inte förstår vad du förväntar dig av dem, hur kan du då förvänta dig att de ska lyckas? 

Kanske behöver de förstå vad de måste uppnå för att få en befordran eller löneförhöjning.

Eller att du nu ser deras ständiga förseningar som ett prestationsproblem eftersom det påverkar arbetsmoralen i teamet. 

System för prestationsstyrning ger cheferna tydliga och konsekventa standarder för prestationer, vilket gör det lättare att identifiera områden som behöver förbättras och gör det lättare för de anställda att förstå sina mål.

Michael Nemeroff, vd och medgrundare av Rush Order Tees, ett familjeföretag för kläder, berättar att prestationsstyrning har varit "lika användbar för anställda som inte presterade tillräckligt bra, som presterade på förväntad nivå eller som presterade mycket bra.

Det här systemet gör det möjligt för oss att spåra de anställdas prestationer under längre perioder med data som stöd. Detta har hjälpt oss att ge de anställda bättre stöd baserat på deras prestationsbedömningar." 

➡️ Läs fler tips om hur du kan förbättra resultatstyrningen.

🪜 5 steg för att bygga upp ett system för medarbetarnas prestationer för ditt lilla företag

Är du redo att lansera ditt system för prestationsstyrning? 

Här är fem steg för att skapa ett högpresterande team för ditt lilla företag. 

Tydliggöra roller och kompetenser 

Innan du börjar granska dina anställda lönar det sig att klargöra deras roller och ansvarsområden. 

Använd programvara för karriärplanering för att skapa kristallklara krav för varje roll i teamet.

Koppla rollspecifika kompetenser till varje säkerställer: 

• Tydlighet: Det finns inget utrymme för missförstånd när det gäller arbetsuppgifter eller ansvarsskyldighet. 
• Utveckling: Ge dina anställda en anledning att stanna kvar genom att erbjuda öppenhet. Ditt team kommer att förstå hur de ska gå vidare i sin karriär från junior- till mellannivå till seniornivå. 
• Engagemang: se motivationen skjuta i höjden när du vägleder ditt team mot deras professionella mål.
• Innebörd: koppla rollkort till tillväxtplaner och resultatbedömningar. 

Ingen karriärram ännu? Ingen fara. Zavvy erbjuder kompetensmallar som inspiration.

Bestäm vem som ska ge objektiva synpunkter. 

Nu kommer vi in på hur man gör en resultatbedömning. Du måste bestämma vem som ska leda bedömningen. 

Kommer det att bli en inskränkt årlig prestationsbedömning där chefen pratar och den direkt rapporterade lyssnar? 

Eller letar du efter något mer modernt och praktiskt genomförbart, med rik feedback från flera olika perspektiv? 

I sin bok "Arbetsregler," ger Laszlo Bock, tidigare vice ordförande för People Operations på Google, sin syn på saken:

"Även om du är ett litet företag kommer du att få bättre resultat och gladare anställda om bedömningarna baseras på en gruppdiskussion snarare än på en enskild chefs infall."

Här på Zavvy rekommenderar vi också att du gör en 360-graders prestationsbedömning som innehåller meningsfull feedback från olika källor, inklusive följande (i förekommande fall): 

• chefer;
• jämnåriga;
• direkt underställda; 
• Självbedömning;
• affärspartner; 
• kunder. 

Med Zavvys programvara för 360 feedback kan du samla in meningsfulla, objektiva insikter från nominerade granskare. Dessutom har dina chefer och administratörer full kontroll över frågetyper, tidslinjer och synlighetsinställningar. 

Du kanske till exempel föredrar att samla in feedback anonymt. Beroende på hur stort teamet är kan det dock vara mer meningsfullt att samla in öppen feedback och diskutera den på ett öppet sätt.

Utbilda granskare och granskade personer

Om prestationsstyrning är helt nytt för dina medarbetare och ledare måste alla vara överens om att stödja ditt nya tillvägagångssätt. Zavvy förenklar denna anpassning genom att erbjuda utbildningsresor. 

Vårt utbildningsprogram för chefer använder en rad automatiska utlösare, tips och knuffar som levereras "precis i tid" för att hjälpa cheferna inför, under och efter resultatbedömningar.

På samma sätt gör vårt system för hantering av lärande det möjligt för små företag att starta engagerande utbildningsprogram och köra dem på autopilot. 

🤖 Automatiseringsfunktionen säkerställer att du levererar ditt innovativa kursformat till rätt personer vid rätt tidpunkt.

Identifiera kompetensbrister 

Framtidssäkra din organisation och spara pengar på extern rekrytering genom att regelbundet uppdatera din personal. 

Tips #1: Börja med att identifiera kompetensbristerna i din organisation.

Tips nr 2: En LinkedIn-rapport lyfter fram de mest efterfrågade färdigheterna som kommer att stärka ditt humankapital, inklusive kommunikation och problemlösningsförmåga. 

Men kompetenserna förändras hela tiden och du måste anpassa dina interna färdigheter för att hänga med i utvecklingen. 

Det är där Zavvys programvara för kompetensmatris ger dig en konkurrensfördel. 

Den ger en fullständig visuell översikt över dina kompetensmatriser för roller, avdelningar eller hela företaget för att bättre förstå styrkor och möjligheter.

Genomföra planer för kontinuerlig tillväxt 

Effektiva resultatbedömningar är inte bara en reflektion utan även en framåtblick. Zavvys programvara för prestationsbedömning hjälper dig att skapa individuella och gruppvisa utvecklingsplaner som bygger på de anställdas styrkor samtidigt som de är i linje med organisationens strategi. 

Du kan inte bara spåra prestationstrender och framgångshistorier, utan du gör det också möjligt för alla att nå sin fulla potential. Du sätter dina anställda i förarsätet för sin utveckling och ger dem nycklarna. 

➡️ Samarbeta med Zavvy för att inrätta ett prestationssystem för ditt lilla företag.

Om du är redo att skapa ett modernt, interaktivt system för ditt lilla företag kan du kontakta vårt team på Zavvy för att få veta mer om den programvara för resultatbedömning som vi erbjuder. Vi kan hjälpa dig att komma igång med att skapa innovativa: 

• 📈 Prestationsbedömningar
• 🧭 Karriärvägar 
• 🧰 Kompetensmatriser
• 💪 Utbildningsresor 
• 🎯 Målstyrning

Registrera dig för en gratis Zavvy-demo idag för att utforska vår omfattande uppsättning verktyg och skapa ett engagerande prestationssystem som du kan vara stolt över!

❓ Vanliga frågor

Har du fortfarande brinnande frågor om hur du inrättar ett system för resultatstyrning för ditt lilla företag? Eller till och med om du bör göra det? Vi har koll på det. 

Fungerar ett system för resultatstyrning för ett litet företag?

Ja, absolut. Ett väl utformat system för prestationsstyrning kan hjälpa företag av alla storlekar att maximera sina teamets prestationer. Beroende på företagets storlek måste du anpassa omfattningen av ditt system för prestationsstyrning; mindre företag kanske föredrar regelbundna kontroller och 1:1-möten framför mer formella utvärderingar.

Vilka är några metoder för resultatbedömning för små och medelstora företag och nystartade företag?

Prestationsbedömningar finns i många olika former och storlekar, så det är viktigt att hitta rätt tillvägagångssätt för ditt företag. Några populära metoder för små och medelstora företag är: 

• 360-graders feedback: innebär feedback från flera källor från chefer, kollegor och direktanställda. 
• Självutvärdering av anställda: Låt de granskade bedöma sina egna prestationer och dela sina tankar med den granskande chefen. 
• Checklistor för prestanda: Använd en fördefinierad lista med kriterier och frågor för att mäta prestanda.

Hur kan småföretagsledare se till att deras resultatstyrningsprocess används? 

Är du orolig för att de anställda i ditt lilla företag är för upptagna för att fullt ut engagera sig i ditt system för prestationsstyrning? 

Tomek Mlodzi, VD för PhotoAiD, visar hur viktigt det är att kommunicera dina förväntningar med din personal.

"En av de viktigaste sakerna som jag har funnit vara viktig när man implementerar ett sådant system är att se till att det är tydligt och lätt att förstå. När medarbetarna förstår processen och vad som förväntas av dem är de mer benägna att köpa det och aktivt arbeta för att förbättra sina prestationer." 

Slutligen ska du komma ihåg att resultatstyrning aldrig är en process där man kan ställa in det och glömma det. 

Sätt upp mål för din process och gör regelbundna översyner för att se till att du når dina mål.