Hur du skapar ett formulär för prestationsbedömning som dina anställda inte kommer att hata

Stönar dina anställda vid tanken på prestationsbedömningar?

Det är dags att ändra på det. 

Som People Ops-proffs kan du skapa ett utvärderingsformulär som inspirerar medarbetarna. 

I den här artikeln ger vi dig de verktyg och tips du behöver för att skapa ett formulär för prestationsbedömning som de anställda ser fram emot. 

Vi visar att ett strategiskt utformat utvärderingsformulär kan öka medarbetarnas engagemang, förbättra prestationerna och stödja karriärutvecklingen.

Föreställ dig att din personal faktiskt ser fram emot nästa bedömning av deras prestationer! 

Dessutom delar vi med oss av våra bästa tips om hur du fyller i bedömningsformuläret. 

📈 Vad är ett formulär för prestationsbedömning?

Ett formulär för prestationsbedömning är ett dokument som används för att mäta en anställds prestationer under en viss period. Den utvärderar det förflutna för att kunna se framtiden. 

Och det är det som är nyckeln - ett formulär för prestationsbedömning är bara effektivt om du använder informationen för att åstadkomma förändringar. 

I bedömningsformuläret håller cheferna också reda på varje anställds styrkor och svagheter. 

Dessutom kan de uppgifter som samlas in via utvärderingsformuläret hjälpa till att ge en bild av kompetensen i teamet och hur medarbetarna kompletterar varandra.

💡 Tips och bästa praxis för att skapa effektiva formulär för prestationsbedömning

#1: Om du inkluderar frågor om betygsättning, beskriv varje betyg. 

Du måste se till att både chefer och anställda har samma uppfattning om vad "uppfyller förväntningarna" innebär. 

Tips: På Zavvy rekommenderar vi att du använder en Likertskala med fem svarsalternativ. 

#2: Inkludera öppna frågor för att samla in kvalitativa insikter och kommentarer från de anställda. 

Tips: Vi föreslår en balans mellan slutna frågor som är lättare att kvantifiera och jämföra och öppna frågor som gör det möjligt för respondenterna att vara mer detaljerade. 

#3: Fundera på vilken typ av prestationsbedömning som är lämpligast. 

Du bör ta hänsyn till din personal och din företagskultur. 

Du kan göra en styrkebaserad bedömning med fokus på medarbetarnas styrkor och kompetenser. 

Forskning visar att detta positivt vinklade tillvägagångssätt kan motivera de anställda. 

Det är fel att tro att en styrkebaserad bedömning inte undviker konstruktiv kritik. Istället skulle du formulera kritiken som utvecklingsområden snarare än svagheter eller misstag.

Traditionella årliga bedömningar omfattar främst tidigare prestationer och bygger ofta på rankningar. 

Kompetensbaserade utvärderingar liknar styrkebaserade utvärderingar men fokuserar på kompetenser. Kompetenser är en kombination av styrkor, vanor, kunskaper och attityder som leder till specifika beteenden.

360-prestandautvärdering är ett utvärderingssystem där de anställda utvärderar varandra, sig själva och sina chefer. Den traditionella nedåtgående feedbacken (chef-anställd) förekommer också. 

# 4: Lägg till en rubrik för de anställdas prestationer.

En boost av motivation har aldrig skadat någon. 😉

#5: Inkludera ett relevant sammanhang för granskningen. 

Några exempel som du bör tänka på är: 

• förbättringar sedan den senaste översynen;
• specifika mål;
• KPI:er;
• strategiska projekt.

#6: Fundera över vad den anställde vill förbättra.

Inkludera öppna frågor med utrymme för kommentarer. 

Tips: I samband med förbättringsrelaterade frågor kan du be den utvärderade att ge konkreta exempel på hur den utvärderade personen kan förbättra sig.

#7: Täck arbetstagarens personliga och yrkesmässiga mål.

🌱 Lär dig hur du hjälper dina anställda att sätta upp mål för sin yrkesutveckling. Upptäck flera bästa metoder och exempel. 

Tips: Skapa medvetenhet om hur deras mål bidrar till företagets tillväxt. 

#8: Ange områden som kan förbättras. 

Tips: Om du väljer en mall för en styrkebaserad eller kompetensbaserad bedömning av prestationer, kan du dra slutsatser om förbättringsområden på ett annat sätt än vid en traditionell bedömning. 

Du kan göra detta genom att fråga vilket område som den anställde behöver fokusera mest på för att nå sina mål.

#9: Överväg att lägga till rollspecifika kompetenser. 

Vid behov kan du länka till karriärramar och arbetsbeskrivningar för att skapa klarhet.

📆 Exempel på ett formulär för årlig prestationsbedömning

Den anställdes namn:

Roll:

Avdelning:

Chefens namn:

Period för granskning:

Datum för resultatbedömning:

[Slutna frågor] - Skala: Instämmer helt och hållet till Instämmer helt och hållet inte (fem alternativ)

Visar motivation i arbetet 

Regelbundet hålla tidsfrister

Kommunicerar muntligt på ett tydligt sätt.

Kommunicerar tydligt i skrift

Arbetar självständigt

Tar initiativ

Löser problem snabbt

Samarbetar väl

Är produktiv

Är kreativ

Är innovativ och framåtblickande

Visar ärlighet 

Visar integritet 

Passar in i gruppen socialt

Förvaltar kundrelationerna väl

Visar tekniska färdigheter 

Är pålitlig

Är punktlig

[Öppna frågor]

Problemlösning 

• Söker den här arbetstagaren hjälp när han eller hon står inför ett problem? Var snäll och förklara.
• Kan den här medarbetaren arbeta självständigt med minimal vägledning? Ge ett exempel.
• Hur löser den här medarbetaren problem under press?

Kommunikation

• Hur väl kommunicerar personen med kunder och tredje part? 
• Kontrollerar den anställde regelbundet att alla följer med när han eller hon håller presentationer eller gruppdiskussioner?
• Hur väl kan den här personen klargöra komplex eller teknisk information?

Anpassning av målen

• Hur visar medarbetaren att han/hon är medveten om organisationens mål? 
• Visar de nyfikenhet och intresse för organisationens mål? Ge exempel.
• Ge ett exempel på när den anställde har visat motivation för att nå gruppens/projektets mål.

Beslutsfattande

• Hur skulle du bedöma den här personens förmåga att fatta beslut under press?
• Tänker den här medarbetaren på andras åsikter innan han eller hon fattar ett beslut?
• Är de medvetna om de kortsiktiga och långsiktiga konsekvenserna av sina beslut?

Interpersonella färdigheter

• Använder den här medarbetaren aktivt lyssnande? 
• Hur tar personen emot konstruktiv kritik?
• Visar de respekt för kollegor med olika åsikter?

Mest framstående prestation: 

Yrkesmässiga mål:

Vad är det viktigaste som den anställde bör fokusera på för att nå sina mål?

Åtgärder som vidtagits sedan den förra översynen:

Anställdas kommentarer:

📝 Enkelt formulär för medarbetarbedömning

Den anställdes namn:

Roll:

Avdelning:

Chefens namn:

Period för granskning:

Datum för resultatbedömning:

[Slutna frågor] - Skala: Instämmer helt och hållet till Instämmer helt och hållet inte (fem alternativ)

[Mål 1]: [rating]

[Mål 2]: [betyg]

[Mål 3]: [betyg]

[Mål 4]: [betyg]

[Mål 5]: [rating]

Framgångar:

Områden som kan förbättras:

Åtgärder sedan den förra översynen:

De tre viktigaste målen för den kommande utvärderingsperioden:

Anställdas kommentarer:

💼 F ormulär för prestationsbedömning för högre chefer

Chefens namn:

Roll:

Avdelning:

Handledarens namn:

Period för granskning:

Datum för resultatbedömning:

‍

1. Uppfyller inte förväntningarna: Uppfyller inte de flesta av de viktigaste förväntningarna på tjänsten, vilket ger stort utrymme för förbättringar.

2. Uppfyller vissa förväntningar: Uppfyller vissa förväntningar, men inte alla, vilket ger utrymme för förbättringar. 

3. Uppfyller förväntningarna: Uppfyller förväntningarna utan några betydande undantag.

4. Uppfyller alla, överträffar vissa: Uppfyller alla och överträffar vissa förväntningar, vilket utgör en prestation över genomsnittet.

5. Överträffar förväntningarna: Överträffar standardförväntningarna för sitt arbete och har visat exceptionella prestationer inom flera nyckelområden.

Allmänt

• Chefen har en professionell inställning till sitt arbete och sina kollegor. 
• Chefen respekterar privat eller känslig information. 
• Chefen sätter organisationens behov före sina egna.
• Chefen tar på sig ägarskap och ansvar.
• Chefen tar ansvar för sina prestationer.
• Chefen upprättar och upprätthåller effektiva arbetsrelationer med andra avdelningar och anställda.
• Chefen hanterar tiden effektivt för att uppnå sina mål. 
• Chefen gör resultatbedömningar för de anställda i tid.

Tekniska färdigheter

• Chefen visar att han/hon har de färdigheter och kompetenser som krävs för hans/hennes roll.
• Chefen behärskar relevanta programvaror och verktyg.
• Chefen visar en positiv inställning till förändringar i teknik/system.

Mångfald och integration

• Chefen främjar värdet av mångfald för alla på arbetsplatsen.
• Chefen tar initiativ till att anordna utbildning om mångfald, jämlikhet och inkludering.
• Chefen vidtar åtgärder för att öka mångfalden på arbetsplatsen och utmana föråldrade traditionella metoder. 
• Chefen reflekterar över sina fördomar och beteenden för att undvika stereotypa handlingar eller reaktioner.
• Chefen är en förebild för ett inkluderande beteende.

Inspirerande engagemang

• Chefen agerar, fattar beslut och prioriterar teamets insatser så att de återspeglar organisationens vision och värderingar.
• Chefen utvecklar inspirerande och utmanande mål som gör att medarbetarna kan överträffa sig själva.
• Chefen odlar en kultur som präglas av öppenhet, innovation och förändring. 

Att leda med integritet

• Chefen kan fatta svåra beslut när det är rätt att göra dem.
• Chefen visar öppenhet och transparens och hanterar konflikter omedelbart för att upprätthålla en god stämning.
• Chefen skapar förtroende genom att på ett autentiskt sätt förhålla sig till andra och ge dem möjlighet att utföra sitt arbete.

Bygga relationer

• Chefen utvecklar och odlar starka arbetsrelationer med andra för att nå målen.
• Chefen tar initiativ till möjligheter och evenemang för att bygga upp relationer.
• Chefen visar självkännedom och medvetenhet om relationerna inom teamet.
• Chefen vidtar nödvändiga åtgärder för att förbättra relationerna i teamet. 

Lärande och utveckling:

Lärande och utveckling för nästa period:

Områden som förbättrats jämfört med föregående period:

Kommentarer från övervakaren:

🧕 Exempel på ett formulär för bedömning av prestationer för HR-chefer (formulär för bedömning avegenskaper )

Nedan följer ett exempel på en bedömningsblankett som bygger på egenskaper och som tillämpas på en HR-chef. 

Utöver de allmänna frågorna i årsformuläret eller det enkla formuläret kan du överväga att lägga till följande frågor som är anpassade till rollen:

[Slutna frågor] - Skala: Instämmer helt och hållet till Instämmer helt och hållet inte (fem alternativ)

• Den här personen är etisk och diskret när han eller hon tar sig an utmaningar på personalområdet.
• Den här HR-chefen visar att han eller hon värdesätter det viktigaste kapitalet i en organisation: dess medarbetare.
• Den här chefens passion för HR och människor syns i deras arbete.
• Den här personen möjliggör och höjer vår personalkapacitet.
• De skapar förtroende och trovärdighet för personalavdelningen.
• Den här medarbetaren har en utmärkt förmåga att coacha och uppmuntra personalen att prestera bättre.
• Denna HR-chef är kompetent när det gäller att hitta rätt rekryterare för en specifik roll.
• Denna person visar en passion för att främja HR-yrket.
• De sköter samordningen och kommunikationen mellan kandidater och chefer på ett bra sätt.
• Den här chefen är skicklig på att leda anställningsintervjuer som representerar organisationen på ett korrekt sätt.
• Den här HR-chefen bryr sig alltid om de anställdas välbefinnande.
• Den här personen ser det bästa i varje anställd och uppmuntrar dem att bli bäst i sina roller.

✍️ Vad skriver du i ett utvärderingsformulär?

Vid det här laget har du ingredienserna till de perfekta frågorna. 

Men det är bara halva ekvationen. Den andra, lika viktiga delen: hur får man fram de bästa svaren? 

Korrekt levererad feedback bidrar till att öka medarbetarnas prestationer, lyfter fram förbättringsområden utan att vara avskräckande och motiverar högpresterande medarbetare. 

Håll dig objektiv

Undvik att låta personliga preferenser eller tidigare konflikter färga din feedback. 

Ge tydlig och kortfattad feedback

Bedömningsformulär är det perfekta tillfället att visa upp dina färdigheter i skriftlig kommunikation genom att dela med dig av kärnan i ditt budskap utan att det blir något krusiduller.

Be om mer information om det behövs.

Anta att du är osäker på något som rör en anställd. Då är det bättre att fråga eller vara uppriktig om att du inte vet än att anta och ge felaktig feedback.

Gör din forskning

Läs igenom det du tog upp under de senaste enskilda samtalen med den anställde.

Var ärlig - men uppmuntrande

När det är möjligt bör du se brister som tillväxtmöjligheter.

💡 Om du vill veta mer om det här ämnet kan du läsa vår guide om bästa praxis för resultatbedömningar.

➡️ Utveckla dina medarbetares potential och prestationer med hjälp av Zavvy

Det kan vara en svår uppgift att skapa utvärderingsformulär för anställda och hålla reda på varje anställds framsteg. Särskilt när företaget växer snabbt. 

Det kan vara svårt att anpassa formulär för varje anställd och hålla allt organiserat. 

Men det finns ett sätt att göra processen enklare. 

Du kan förbättra och effektivisera ditt system för prestationshantering och säkerställa givande upplevelser med Zavvy:s programvara för prestationsbedömning:

• Våra färdiga mallar gör det mycket enkelt att komma igång. 
• Våra forskare inom inlärning hjälper dig med beprövade bästa metoder från akademisk forskning och framgångsrika företag.
• Med vår automatiserade feedback kan du automatiskt använda dina medarbetardata för att starta granskningscykler. 
• Du kan använda våra utbildningsfunktioner för att lära dina anställda och chefer hur de ska ge konstruktiva och användbara kommentarer. 

Låt oss samarbeta för att utveckla din personal och ta ditt företag till nästa nivå - kolla in vår demo för att komma igång!

❓ Vanliga frågor

Bör arbetsgivarna skaffa utvärderingsformulär?

Ja, det är vanligt att arbetsgivare använder formulär för prestationsbedömning för att utvärdera sina anställdas arbetsprestationer. 

Prestationsbedömningar kan hjälpa arbetsgivaren att bedöma en anställds styrkor och svagheter, sätta upp mål för framtida prestationer, identifiera områden för utbildning och utveckling samt dela feedback med de anställda. Denna feedback kan hjälpa de anställda att växa professionellt och bidra till organisationen.

Arbetsgivarna måste dock använda prestationsbedömningar som en del av en mer omfattande och kontinuerlig prestationshanteringsprocess. 

Prestationsbedömningar bör inte vara det enda sättet för arbetsgivaren att kommunicera med de anställda om deras prestationer. 

På samma sätt bör dessa formulär inte vara den enda grunden för viktiga anställningsbeslut.

Vad ska ingå i ett utvärderingsformulär? 

Generellt sett är det viktigt att inkludera frågor om hårda och mjuka färdigheter. 

Vi rekommenderar också öppna och slutna frågor och att du tittar på tidigare prestationer och framtida mål.

Vilket format ska jag använda för blanketter för prestationsbedömning? 

1) Formulär för 360 feedback

Fördelar: Ger en väl avrundad och potentiellt mer rättvis bild eftersom varje anställd utvärderas utifrån olika dimensioner: feedback från kollegor till kollegor, uppåt och nedåt utbyts. 

Potentiella utmaningar: 360 feedback kan vara tidskrävande att organisera. Det kan vara mer relevant i en större organisation - särskilt om kamratbedömningarna är anonyma.

2) Målstyrning (MBO)

 Denna typ av feedback utvärderar prestationsmål och personliga utvecklingsmål. 

Fördelar: MBO:s skapar engagemang och klarhet genom att ha konkreta mål.

Potentiella utmaningar: Eftersom MBO fokuserar på individuella prestationer kan de anställda känna sig pressade att nå målen. Målen kan bli viktigare än en sund arbetsplatskultur.

3) Bedömningar av berättelser/uppsatser

En typ av bedömning för mycket individuella eller kreativa roller där kvantitativa mål inte är lika relevanta. Det är en typ av utvärdering av fri stil. 

Fördelar: Deltagarna kan få allt att säga och dela med sig av sin feedback fritt utan att begränsas av frågor.

Potentiella utmaningar: Återkopplingen kan bli komplicerad, partisk och svår att utvärdera.