Skills Audit 101: Hoe ontdek je verborgen talenten in je line-up?

Vaardigheden zijn het levensbloed van elk bedrijf, en recruiters geven er steeds meer prioriteit aan dan aan de achtergrond en opleiding van kandidaten bij het werven van talent. 

Het aantal vacatures waarin specifieke vaardigheden, competenties en kernverantwoordelijkheden worden vermeld, is tussen 2020 en 2021 met 21% gestegen. 

Tegelijkertijd steeg het aantal banen waarvoor geen diploma vereist is met 40% in dezelfde periode. 

Er is veel vraag naar vaardigheden, waaronder technische(harde vaardigheden), zachte vaardigheden, vaardigheden op de werkplek en overdraagbare vaardigheden. 

Maar competentiemanagement kan voor HR lastig zijn om vat op te krijgen. 

• Hoe kunnen leiders de balans opmaken van het scala aan vaardigheden in hun organisatie? 
• Hoe identificeer je lacunes in je vaardigheden en ontdek je verborgen vaardigheden waarvan je niet eens wist dat ze bestonden? 

Het antwoord is het uitvoeren van een vaardigheidsaudit. 

Dit artikel behandelt alles wat u moet weten over het bijhouden van vaardigheden en uw werknemers in staat stellen hun vaardigheden te verbeteren terwijl ze voor u werken. 

Wat is een vaardighedenaudit?

Een vaardighedenaudit is een uitgebreide beoordeling van de vaardigheden, kennis en competenties van een individu of een team. 

U kunt audits van persoonlijke en groepsvaardigheden gebruiken om verbeterpunten vast te stellen en de vaardigheden van werknemers te verbeteren. 

Gids voor leiderschap Mike Ashie legt uit: "Regelmatige vaardigheidsaudits kunnen medewerkers de onschatbare kans bieden om te leren en zich te ontwikkelen; feedback helpt medewerkers hun sterke punten te identificeren en lacunes in kennis of vaardigheden op te vullen - bovendien is het een enorme stimulans voor het moreel. Iedereen wint erbij als personeelsleden betrokken en gemotiveerd zijn."

Organisaties kunnen een vaardighedenaudit gebruiken voor een algemene analyse van de vaardigheidskloof.

Het verschil? 

Uw vaardighedenaudit richt zich op de huidige vaardigheden van uw teams.

Een analyse van de vaardighedenkloof daarentegen gebruikt uw auditgegevens als benchmark, identificeert de vereiste vaardigheden voor toekomstige groei en bepaalt hoe de kloof tussen A en B kan worden overbrugd.

⏰ Wanneer is het beste moment voor een vaardighedenaudit?

Een vaardigheidsaudit is geen eenmalige gebeurtenis of iets dat u wekelijks uitvoert. 

Voer als vuistregel minstens eenmaal per jaar of telkens wanneer uw organisatie in beweging is een vaardigheidsaudit uit:

• L&D proces updates;
• perioden van belangrijke veranderingen; 
• projecten die specialistische vaardigheden vereisen; 
• nieuwe functies en initiatieven op het gebied van talentmanagement; 
• gemiste prestatiedoelstellingen. 

L&D proces updates 

Leren en ontwikkelen gaan hand in hand met vaardigheden. 

Wanneer u uw toekomstige opleidingsstrategieën plant, voer dan een audit uit om de basisvaardigheden te identificeren waarop u wilt voortbouwen. Bijscholing zal uw werknemers betrekken, de retentie verbeteren en de productiviteit verhogen.

Sylwia Smietanko, HR Specialist & Recruiter bij Passport Photo Online, beschrijft de aanpak van het bedrijf bij het uitvoeren van een vaardighedenaudit. Ze vertelde ons: 

"Onze audit van de vaardigheden heeft onze strategie voor de toewijzing van middelen voor opleiding en ontwikkeling veranderd. Voorheen namen we beslissingen op basis van actuele trends en ervaringen van andere bedrijven. Maar ondanks onze beste bedoelingen waren sommige opleidingen tijdverspillingomdat niet alle vaardigheden noodzakelijk waren voor ons bedrijf. Nu, dankzij een vaardighedenaudit, kunnen we doordachte, gegevensgestuurde beslissingen nemen. Sinds we onze aanpak hebben veranderd, begint onze investering in opleiding zich terug te betalen doordat onze werknemers betere resultaten leveren."

Perioden van belangrijke verandering 

De huidige ontslagen in de tech- en financiële dienstensector betekenen dat ex-werknemers van bedrijven als Meta, Twitter, Amazon, Spotify en Salesforce hun voormalige bedrijven verlaten en hun vaardigheden meenemen. 

HR-leiders in hun voormalige bedrijven zouden een vaardighedenaudit moeten uitvoeren om een beter inzicht te krijgen in het huidige vaardigheidsniveau van hun teams sinds het vertrek, met name in aanzienlijk gewijzigde teams en afdelingen.

Ook fusies en overnames bieden een kans om de huidige posities te inventariseren. Wanneer twee bedrijven samenkomen, brengt het personeel van beide partijen verschillende vaardigheden en ervaringen mee. 

Het uitvoeren van een vaardighedenaudit is de ideale manier om vast te stellen welke vaardigheden blijven en welke u moet ontwikkelen.

Projecten die gespecialiseerde vaardigheden vereisen 

Toekomstgerichte bedrijven nemen vaak nieuwe projecten aan of breiden hun activiteiten uit naar nieuwe of aangrenzende domeinen, zoals Walmart die overstapt naar de gezondheidszorg. In deze gevallen is het van cruciaal belang inzicht te hebben in de bestaande vaardigheden binnen het bedrijf en de nichevaardigheden die u in de toekomst nodig kunt hebben. 

Stel dat uw bedrijf op het punt staat de wereld van AI en machine learning-technologieën te betreden. Een vaardighedenaudit zal vaststellen welke teamleden al over de nodige kennis beschikken of spotten wie u nog meer snel zou kunnen opleiden op deze gebieden. 

Nieuwe functies en initiatieven op het gebied van talentmanagement 

Gebruik uw vaardighedenonderzoek om de gewenste vaardigheden en eigenschappen van uw ideale werknemer te bepalen. 

Met een vaardighedenaudit kunt u zich met uw wervingsberichten op de juiste mensen richten en ervoor zorgen dat u uw vaardighedenpool uitbreidt in plaats van meer van hetzelfde aan te nemen. 

Bij het ontwerpen van nieuwe talentmanagementinitiatieven en mensenstrategieën zal uw vaardighedenaudit duidelijk maken wat u in de praktijk nodig hebt, zodat u weet waar u naar moet zoeken.

Gemiste prestatiedoelstellingen 

Als u in een of meer afdelingen regelmatig prestatiedoelen mist, gebruik dan uw auditgegevens om vast te stellen welke vaardigheden ontbreken en waar u zou kunnen investeren in opleiding.

Uw doel is niet om de schuldige aan te wijzen. In plaats daarvan wilt u een gegevensgestuurde aanpak hanteren om de mogelijke hoofdoorzaak van een probleem te begrijpen en maatregelen te nemen om de prestaties van uw werknemers te verbeteren, zodat u de volgende cyclus uw doelstellingen kunt halen. 

🤩 5 Voordelen van regelmatige vaardigheidscontroles

Vaardigheidsauditing levert tastbare resultaten op voor uw organisatie. Bekijk deze top vijf redenen om het proces te volgen.

Lacunes in vaardigheden blootleggen 

Uit gegevens van McKinsey blijkt dat 87% van de organisaties weet dat ze al een tekort aan vaardigheden hebben of dat binnen de komende vijf jaar verwachten. 

De uitdaging bestaat erin te begrijpen waar de leemten zitten of te voorspellen waar ze in de nabije toekomst zouden kunnen bestaan. 

Karolina Kijowska, Head of People bij PhotoAiD, vertelde ons: "Het belangrijkste voordeel van het uitvoeren van een vaardighedenaudit voor uw organisatie is echt begrijpen welke sterke en zwakke punten uw team bezit. Vervolgens kunnen de audits worden gebruikt om strategieën te implementeren die de prestaties en het moreel van de werknemers stimuleren en tegelijkertijd eventuele tekortkomingen verhelpen."

Vaardigheden afstemmen op specifieke functies 

U vindt de beste medewerkers voor specifieke functies of projecten door inzicht te krijgen in de huidige vaardigheden van uw team. 

Hoewel vaardigheidsaudits gewoonlijk worden geassocieerd met hiaten, kunt u ook een overschot aan ongebruikte vaardigheden ontdekken die nu of in de toekomst waardevol kunnen zijn. Documenteer deze en match ze met huidige of toekomstige functies. 

➡️ Lees meer over hoe u de vaardigheden van werknemers kunt afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen. 

Hergebruik van talent om uw organisatie toekomstbestendig te maken 

Bedrijven zullen sommige organisatorische functies afbouwen naarmate de technologie sneller wordt. Het uitvoeren van een terugkerende vaardighedenaudit zorgt ervoor dat uw talentpool flexibel is, zodat u vaardigheden van een vervallen functie snel kunt hergebruiken voor een nieuwe rol.

Teamdoelen afstemmen op vaardigheden 

Wanneer u over de juiste vaardigheden beschikt om de teamdoelstellingen te ondersteunen, is het voor uw organisatie gemakkelijker om de doelstellingen te halen. 

Matthew Ramirez, CEO van Rephrasely, legt uit: 

"Een vaardighedenaudit toont de hiaten in de kennis van uw team, wat u kan helpen bij het opstellen van een opleidingsplan. U kunt samen met uw team het beste opleidingsplan ontwikkelen om die kennishiaten te dichten. Deze opleiding kan formeel of informeel zijn, afhankelijk van uw behoeften. Als de vaardighedenaudit een tekort aan vaardigheden aan het licht brengt, kunt u overwegen nieuw talent aan te nemen dat over die vaardigheden beschikt."

L&D-prioriteiten vaststellen 

Een kwaliteitsaudit zal u helpen bij het ontwerpen van uw toekomstige opleidingsprogramma's. 

Lisa Dietrich, Partner bij GiroKonto, vertelde ons: "Door te begrijpen wat bestaande en potentiële werknemers te bieden hebben, kunnen bedrijven effectievere functiebeschrijvingen opstellen en de ontwikkeling van werknemers effectiever beheren."

Uw audit kan ook een leidraad zijn voor de specifieke L&D trainingsvormen waarop u zich moet richten, bijvoorbeeld online cursussen, microlearning en mentorschap. 

➡️ Bekijk hier onze gids voor de evaluatie van opleidingsbehoeften.

💪 9 Vaardigheden die je ASAP moet controleren

"Vaardigheden" is een breed begrip, dus op welke specifieke vaardigheden moet u zich richten om de ROI van uw audit te maximaliseren? 

Bekijk deze lijst van vaardigheden om als topprioriteit te beoordelen. 

Communicatieve vaardigheden 

Interpersoonlijke vaardigheden zoals communicatie en actief luisteren zijn essentieel voor het opbouwen van een sterk merk en het bevorderen van een positieve reputatie. Effectieve communicatie is cruciaal voor het opbouwen en onderhouden van relaties met klanten, werknemers, partners en belanghebbenden. Het vermogen om te communiceren: 

• bouwt vertrouwen op;
• vergroot de transparantie;
• bevordert de samenwerking;
• lost conflicten op;
• zorgt voor een duidelijke en consistente berichtgeving. 

Empathie 

Empathievaardigheden spelen ook een cruciale rol bij het opbouwen van relaties. Als leiders en werknemers de emoties en ervaringen van anderen begrijpen en erop reageren, zijn ze beter toegerust om..: 

• Beslissingen nemen op basis van het perspectief van anderen.
• Een inclusieve en ondersteunende werkomgeving creëren. 
• Een cultuur van innovatie en probleemoplossing bevorderen. 
• Organisatorische veranderingen beheren.

Als een van de essentiële zachte vaardigheden brengt empathie organisaties in een sterke positie door een grotere betrokkenheid, motivatie en werktevredenheid van werknemers te bevorderen, wat leidt tot betere prestaties en een groter concurrentievoordeel.

Organisatorische vaardigheden

Organisatorische vaardigheden omvatten het bijhouden van taken, strategisch denken en efficiënt werken. Bedrijven hebben personeel nodig met vaardigheden op het gebied van tijdbeheer en productiviteit om ervoor te zorgen dat taken op tijd en volgens de hoogste normen worden uitgevoerd. Organisatorische vaardigheden helpen bedrijven om: 

• Meerdere projecten tegelijk beheren.
• Taken plannen en inplannen volgens prioriteit.
• Mogelijke problemen snel opsporen en aanpakken.
• Processen stroomlijnen voor meer efficiëntie.

Groene vaardigheden

• Organisaties staan onder toenemende druk om de effecten van hun activiteiten op het milieu en de samenleving aan te pakken. 
• Het vermogen om duurzaamheidsuitdagingen te begrijpen en erop te reageren is cruciaal voor succes.
• Groene vaardigheden helpen organisaties om: 
• Duurzame bedrijfspraktijken identificeren en prioriteren.
• Hun milieueffecten verminderen.
• Efficiëntere en effectievere operaties creëren.
• Hun reputatie verbeteren door maatschappelijk verantwoord te ondernemen.

Kritisch denken en analytische vaardigheden

Het vermogen om informatie te analyseren, trends en patronen te herkennen en de mogelijke gevolgen van verschillende handelwijzen te evalueren is van cruciaal belang om doeltreffende beslissingen te nemen en de ontwikkelingen voor te blijven. Analytisch en kritisch denken stelt leiders in staat om: 

• De sterke en zwakke punten van verschillende argumenten en benaderingen beoordelen.
• Gedegen beslissingen nemen over investeringen, operaties en andere belangrijke bedrijfsaspecten.
• Vermijd vooroordelen en blinde vlekken.
• Risico's en kansen evalueren. 

In een complexe bedrijfsomgeving stellen deze vaardigheden organisaties in staat zich aan te passen aan veranderingen met behulp van gegevensgestuurde beslissingen om groei en innovatie te stimuleren. 

➡️ Leer hoe u kritisch denken op de werkplek kunt stimuleren om betere resultaten te behalen. 

Teamwerk 

Door de sterke punten en vaardigheden van meerdere personen te benutten, kunnen organisaties gemeenschappelijke doelen en doelstellingen bereiken. Teamwerk is essentieel voor: 

• Bevordering van innovatie. 
• Het samenbrengen van verschillende perspectieven en ervaringen.
• Complexe problemen aanpakken.
• Het bevorderen van een positieve werkomgeving.
• Verhoging van de productiviteit en efficiëntie.
• Behoud van toptalent. 

Gekke vaardigheden 

Vrijetijdsvaardigheden of hobby's, vaak "gekke vaardighedenkunnen de werkplek positief beïnvloeden door unieke perspectieven, creativiteit en deskundigheid in te brengen. 

Een werknemer die bijvoorbeeld een fervent fotograaf is, kan een uniek perspectief bieden voor een marketingproject. 

Tegelijkertijd kan iemand die geniet van amateurtoneel het vertrouwen hebben om een presentatie te geven. 

Werknemers aanmoedigen om hun diverse ervaringen en externe interesses mee te nemen naar de werkplek helpt om:

• Een meer dynamische en inclusieve werkomgeving bevorderen waarin werknemers zich gewaardeerd en betrokken voelen.
• Een beter evenwicht tussen werk en leven, omdat ze mogelijkheden bieden voor persoonlijke groei en voldoening buiten het werk. 
• Meer arbeidsvreugde, minder stress en een hogere productiviteit.

Het kan wat graafwerk vergen om de verborgen extra vaardigheden van werknemers bloot te leggen. ‍

Tip: Gebruik pulsenquêtes of zelfevaluaties om uw team aan te moedigen hun leven buiten het werk te bespreken.

Zakelijk inzicht 

Zakelijk inzicht is het begrip en het vermogen om de werking van een bedrijf te doorgronden, met inbegrip van de financiële, operationele en marktdynamiek. Het is essentieel om leiders en werknemers te helpen de gevolgen van hun acties in de algemene bedrijfscontext te begrijpen.

Sterke zakelijke vaardigheden stellen organisaties in staat om: 

• Snel en effectief reageren op veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften.
• Neem datagestuurde beslissingen.
• Hun financiële prestaties verbeteren.
• De afwegingen tussen korte- en langetermijndoelstellingen begrijpen.

Leiderschapsvaardigheden 

Leiderschapsvaardigheden bepalen de richting, de toon en de visie voor de organisatie. Deze zijn cruciaal om organisaties door onzekerheid en verandering te loodsen en tegelijkertijd een positieve en inclusieve werkomgeving te creëren.

Sterke leiders kunnen ook een visie creëren en anderen inspireren om daaraan te werken, wat cruciaal is voor het opbouwen van momentum en het behalen van resultaten. 

Ze zullen veel van de bovenstaande vaardigheden gebruiken en uitblinken in empathie, communicatie, kritisch denken, teamwerk en zakelijk inzicht. 

💡 5 stappen om uw vaardigheidscontrole te voltooien 

Volg deze vijf stappen en beste praktijken om uw interne audit van werknemers te voltooien.

Stel doelen voor uw vaardigheidsonderzoek 

Zoals bij elk HR-proces moet u meetbare doelen en doelstellingen vaststellen om ervoor te zorgen dat uw audit een echt doel heeft. 

Bedenk wat u met het proces wilt bereiken en hoe het uw organisatiedoelstellingen zal helpen. 

Gebruik het SMART-kader om doelen te stellen die: 

• Specifiek 
• Meetbaar
• Toewijsbaar 
• Realistisch 
• Tijdgebonden 

➡️ Bekijk hoe het SMART-raamwerk teams naar hun doelen leidt.  

Rollen verduidelijken  

Maak een lijst van alle functies binnen uw organisatie en de bijbehorende must-have vaardigheden. Deze stap moedigt u aan om in te zoomen op de specifieke taken en verantwoordelijkheden van elke functie.

Max Benz, CEO en medeoprichter van Banking Geek, legt uit hoe dat moet: 

"De eerste stap is het maken van een inventarisatie van de vereiste rollen binnen het bedrijf, evenals eventuele kwalificaties of certificeringen die nodig zijn voor die functies. Zodra u alle benodigde rollen in uw organisatie hebt geïdentificeerd, evalueert u welke vaardigheden vereist zijn voor elke rol op basis van functievereisten en andere relevante criteria.

Ga bovendien na welke werknemers momenteel over deze vaardigheden beschikken en welke werknemers extra training nodig hebben om aan de verwachtingen te voldoen. Wanneer u het vaardigheidsniveau van het huidige personeel beoordeelt, zorg er dan voor dat u de feedback van managers die nauw met hen samenwerken, meeneemt. Gebruik ten slotte deze gegevens om een plan te ontwikkelen voor het bijscholen van werknemers of het aannemen van nieuw personeel wanneer dat nodig is."

➡️ Gebruik een competentiemodel om voor elke rol een duidelijk kader voor loopbaanontwikkeling op te stellen.

Kies uw beoordelingsmethode

Doorgaans gebruikt u enquêtevragen of 1:1-gesprekken om inzicht te krijgen in de breedte van de vaardigheden in uw organisatie en hoe u die, indien nodig, opnieuw zou kunnen inzetten.

Een andere mogelijkheid is het gebruik van competentiegerichte beoordelingen, zoals beroepssimulaties of werkvoorbeelden, om de diepgang van een specifieke vaardigheid te evalueren. Ondersteunende documentatie zoals certificeringen, historische prestatiebeoordelingen of beoordelingen door managers kunnen ook waardevol zijn. 

Onderzoek uw werknemers 

Abhishek Shah, HR Manager van het assessment platform Testlify, legt uit: "Het betrekken van medewerkers bij de skills audit kan waardevolle inzichten opleveren en hun buy-in voor ontwikkelings- en trainingsprogramma's vergroten."

De hele organisatie moet een vaardighedenaudit beschouwen als een kritische bedrijfsbehoefte, ondersteund door HR, in plaats van een project dat door interne auditleiders wordt uitgevoerd. 

HR zal de werknemers rechtstreeks ondervragen of de hulp inroepen van lijnmanagers om gegevens over vaardigheden te verzamelen. 

Feedback verzamelen over vaardigheden 

Voordat u begint, moet u er altijd voor zorgen dat u aan de voorschriften voldoet en dat u op legale wijze werknemersgegevens kunt verzamelen om in uw controleverslag te presenteren.

Leg het systeem van gegevensverzameling uit aan de werknemers en schets wat u van hen nodig hebt. 

Tip #1: Wij raden sterk aan uw vaardighedenaudit te correleren met een bredere analyse van de vaardighedenkloof.

Tip #2: Gebruik de verkregen inzichten om aanwervings-, opleidings- en ontwikkelingsplannen op te stellen (met inbegrip van herscholings- en bijscholingsinitiatieven). 

➡️ Bekijk ons analyseproces van de vaardigheidskloof uitgelegd.

➡️ Laat uw mensen en uw bedrijf groeien met Zavvy

Zavvy biedt de volgende manieren om inzicht te krijgen in de breedte van de vaardigheden in uw organisatie:  

• 👂 Werknemersonderzoeken: verzamel een breed scala aan vaardigheidsgegevens van uw werknemers en analyseer de resultaten om interne processen te verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld een analyse zijn van het huidige vaardigheidsniveau in uw bezetting. 
• 🤝 1:1s: door regelmatige check-ins kunnen managers relevante vaardigheden koppelen aan lopende of komende projecten. Deze één-op-één gesprekken stellen directe rapporten ook in staat om vaardigheden te bespreken die zijn opgedaan tijdens eerdere werkzaamheden en externe interesses. 
• 🪞 Zelfevaluatie: werknemers kunnen hun huidige sterke punten eerlijk beoordelen en verbeteringsvoorstellen doen om hun carrièredoelen te bereiken. 
• 360-graden beoordelingen: met deze holistische benadering kunt u feedback verzamelen van collega's, managers en directieleden om eerlijke inzichten en aanwijzingen te krijgen over elkaars vaardigheden.

Ontdek hoe u de vaardigheden van uw mensen kunt vergroten met Zavvy. Boek een gratis demo van onze suite van HR tools.