Ontwerp een prestatiesysteem voor uw kleine onderneming in 5 eenvoudige stappen

Stijgende inflatie, chaos in de toeleveringsketen, personeelstekorten en stijgende energierekeningen - wat hebben al deze dingen gemeen?

Ze houden eigenaren van kleine bedrijven allemaal 's nachts wakker. Uit een onderzoek van Goldman Sachs uit 2022 blijkt dat 91% van de kleine en middelgrote bedrijven worstelt met de gevolgen van het economische klimaat voor hun sector. 

Met zoveel externe verstoring is het begrijpelijk dat leiders van kleine bedrijven vaak interne HR-onderwerpen zoals prestatiemanagement over het hoofd zien. 

Wanneer je minder dan 25 werknemers in dienst hebt, kan er een gevoel ontstaan van "moet iedereen niet gewoon weten wat hij moet doen, en of hij er goed in is?". 

Maar een functioneringssysteem is een zekere manier om ervoor te zorgen dat iedereen naar gemeenschappelijke doelen toewerkt en verbeterpunten vaststelt. 

Deze gids gaat dieper in op de voordelen van het opzetten van prestatiebeheersystemen voor het MKB, inclusief tips voor het opzetten van een nieuw systeem. 

We bevatten zelfs deskundige inzichten van eigenaren van kleine bedrijven die de uitdagingen van prestatiebeheer begrijpen zonder een speciaal HR-team.

Wat is een prestatiebeheersysteem?

Een prestatiebeheersysteem is een gestructureerde aanpak voor het ontwikkelen en beheren van de prestaties van werknemers binnen een organisatie. Eenmaal opgezet, meet het hoe goed werknemers hun doelstellingen bereiken en brengt het eventuele verbeterpunten aan het licht.

Een doeltreffend prestatiebeheersysteem omvat een mix van: 

• strategische feedback; 
• gestroomlijnde praktijken; 
• geautomatiseerde workflows;
• HR-instrumenten ter ondersteuning van al het bovenstaande.

➡️ Pak alle details in onze uitgebreide gids voor het opzetten van een prestatiebeheersysteem.

Wat zijn de uitdagingen van prestatiebeheer in kleine bedrijven? 

Bij prestatiebeheer denken we misschien aan grote bedrijfsinstellingen die strikte, bureaucratische procedures volgen om werknemers te beoordelen voor de vorige beoordelingscyclus. 

Maar als uw kleine onderneming slechts een handvol medewerkers in dienst heeft, kan het een uitdaging zijn om zoiets rigoureus te volgen. 

Dat komt omdat KMO's dat vaak hebben: 

• Geen toegewijd HR team.
• Geen middelen.
• Geen gedocumenteerde HR-processen.

Geen speciaal HR-team

Bij starters of KMO's ligt de verantwoordelijkheid voor HR vaak bij een oprichter of bedrijfsleider die geen eerdere ervaring heeft met people management, maar wel meerdere petten tegelijk draagt. 

Innovatief zijn of zeer bedreven in het aantrekken van kapitaal, geeft iemand niet noodzakelijk de capaciteiten om met de prestaties van werknemers om te gaan. 

En als uw organisatie groeit en HR-verantwoordelijkheden worden verdeeld over meerdere niet-HR-medewerkers, kunnen er grote verschillen zijn in de manier waarop ieder van hen omgaat met people management. 

Geen middelen 

Het ontbreekt kleine bedrijven doorgaans aan tijd en geld om zich bezig te houden met HR, inclusief prestatiebeheer. 

Sylvain Roy, CEO en oprichter van HR tech oplossing Folks, vertelt ons:

"Het organiseren van prestatiebeoordelingen is een tijdrovend proces, en het is vooral een uitdaging om regelmatige prestatiebeoordelingen op te zetten in het MKB, waar we vaak niet over de nodige middelen en tijd beschikken om onze prestatiebeheerpraktijken te optimaliseren."

Als een bedrijf niet over interne vaardigheden beschikt, is de natuurlijke stap outsourcing. 

In het geval van HR-prestatiebeheer bijvoorbeeld, zou een externe opleiding HR-vertegenwoordigers helpen bij het voeren van doeltreffende prestatiebeoordelingen. 

Maar deze strategie berust opnieuw op twee zaken waarvan we al weten dat ze schaars zijn in het MKB: 

• Tijd: hoeveel werkdagen duurt de training? 
• Geld: wat kost de opleiding?

Geen gedocumenteerde HR-processen 

Kleine bedrijven zijn van nature organisch, volgen hun instincten, of durven we het te zeggen, vliegen zelfs in hun broek om overeind te blijven. 

In "Human Resource Managementbeschrijven Brian S Klaas et al. hoe HR-kennis van KMO's meestal stilzwijgend, informeel en niet gedocumenteerd is.

In vergelijking daarmee volgen grotere bedrijven mechanistische processen om de HR-besluitvorming te rationaliseren.

Het argument is dat kleine bedrijven een meer gestructureerde aanpak missen die "het potentieel heeft om de kwaliteit van de HR-besluitvorming te verbeteren en ook hoe HR-besluiten worden waargenomen".

5 redenen waarom kleine bedrijven een prestatiebeheersysteem nodig hebben 

In een Britse studie van Capterra geeft 45% van de KMO's aan geen gebruik te maken van HR-software, waaronder hulpmiddelen voor prestatiebeheer, om hun processen te ondersteunen. 

Waarom? 

Budget is zeker een overweging, maar er is ook een misplaatst geloof dat de technologie overkill zou zijn voor kleine werkkrachten.

Als u tot dit kamp behoort, bekijk dan deze vijf overtuigende redenen waarom elke bedrijfsgrootte aanzienlijk kan profiteren van het gebruik van een gestructureerd prestatiebeheersysteem, inclusief ondersteunende technologie. Dat klopt - zelfs als u maar een handvol werknemers hebt. 

Een strategische langetermijnvisie bieden 

Een ongestructureerde aanpak van HR kan voor KMO's nogal beperkend zijn, waardoor interne teams gedwongen worden een reactieve houding aan te nemen - brandjes blussen en afgeleid worden door de volgende dringende kwestie. 

In het "International Journal of Production Researchwijzen Fredrickson en Mitchell erop dat het nastreven van kortetermijnprioriteiten leidt tot een kortetermijnvisie, waardoor zij geen toekomstgerichte organisatie kunnen worden. 

Systemen voor prestatiebeheer daarentegen bieden de mogelijkheid om efficiënter, gestructureerder en doelgerichter te werken, met verreikende voordelen.

Werknemers afstemmen op bedrijfsdoelstellingen 

Slecht nieuws voor ondernemers: 54% van de leiders gelooft dat 0-40% van hun werknemers de kernwaarden van hun bedrijf niet uit hun hoofd kennen. 

Werknemers zonder een "noordster"-mentaliteit zullen niet in staat zijn hun persoonlijke doelstellingen af te stemmen op de kerndoelstellingen van het bedrijf. 

Prestatiebeheersystemen kunnen dat kader bieden, zodat iedereen op één lijn zit.

Communicatie met werknemers mogelijk maken 

Dankzij functioneringsgesprekken kunnen werknemers deelnemen aan een open dialoog in twee richtingen, waarbij zij waardevolle feedback geven aan hun manager en eventuele obstakels waar zij tegenaan lopen, toelichten. 

Matthew Ramirez, oprichter en CEO van Rephraselybeschrijft waarom dit cruciaal is voor het MKB:

"Veel werknemers in kleine bedrijven aarzelen om hun ontevredenheid te uiten uit angst dat ze als ontrouw zullen worden gezien of dat hun managers hun klachten zullen opvatten als een teken dat ze zich niet volledig inzetten voor de organisatie.

Een prestatiebeheersysteem kan helpen deze problemen aan te pakken door werknemers een veilige ruimte te bieden om hun zorgen te uiten en managers in staat te stellen actie te ondernemen om hun ontevredenheid aan te pakken." 

Werknemersbetrokkenheid stimuleren 

Regelmatige check-ins stimuleren de groei van werknemers en bieden de mogelijkheid om beloningen en vergoedingen te koppelen aan prestaties. 

Door duidelijke prestatiedoelstellingen vast te stellen, worden werknemers gemotiveerd om het beste van zichzelf te geven op hun werk en wordt de retentiegraad verhoogd. 

WorkdayHet Employee Expectations Report 2022 legt een duidelijk verband tussen groeigesprekken en beslissingen over het behoud van personeel. 

Het rapport verduidelijkt: "nu veel mensen hun organisaties verlaten om nieuwe kansen te vinden, blijkt dat degenen die besloten hebben te blijven een hernieuwde belangstelling tonen voor het bespreken van hun eigen groeiplannen."  

Lucjan Suski, CEO & medeoprichter van Surfer SEO, schetst hun op doelstellingen gebaseerde aanpak van prestatiebeoordelingen om de betrokkenheid en productiviteit van werknemers te stimuleren.

"Als medeoprichter van een succesvolle startup begrijp ik het belang van prestatiemanagement voor werknemersbeoordelingen. Die van ons is gebaseerd op het OKR-raamwerk. Dit zorgt ervoor dat elke werknemer duidelijke en meetbare doelstellingen en belangrijke resultaten heeft voor zijn rol.

Van de werknemers wordt verwacht dat zij ten minste eenmaal per maand hun vooruitgang ten opzichte van deze doelstellingen bijwerken. De één-op-één gesprekken vinden elke twee weken plaats, waardoor we feedback kunnen geven over de voortgang en haalbare doelen kunnen stellen voor de toekomst.

Deze aanpak is enorm gunstig voor ons team - het heeft ons niet alleen geholpen om over de hele linie een hoog productiviteitsniveau te waarborgen, maar het heeft de werknemers ook meer duidelijkheid gegeven over wat er van hen wordt verwacht, waardoor ze hun eigen ontwikkelingsplannen in handen kunnen nemen en hun eigen loopbaanontwikkeling binnen het bedrijf beter kunnen beheren."

Duidelijkheid over prestatiekwesties bevorderen 

Als uw werknemers niet begrijpen wat u van hen verwacht, hoe kunt u dan verwachten dat ze hun doel bereiken? 

Misschien moeten ze begrijpen wat ze moeten bereiken om een promotie of loonsverhoging te krijgen.

Of dat u hun aanhoudende traagheid nu beschouwt als een prestatieprobleem omdat het het moreel van het team aantast. 

Systemen voor prestatiebeheer bieden managers duidelijke en consistente normen voor prestaties, waardoor het gemakkelijker wordt om verbeterpunten vast te stellen en werknemers inzicht te geven in hun doelstellingen.

Michael Nemeroff, CEO en medeoprichter van Rush Order Tees, een familiebedrijf in kleding, vertelt ons dat prestatiebeheer "even nuttig is geweest voor werknemers die ondermaats presteerden, op het verwachte niveau presteerden of hoog presteerden.

Dit systeem stelt ons in staat om de prestaties van werknemers over langere perioden te volgen met gegevens ter ondersteuning. Dit heeft ons geholpen om werknemers beter te ondersteunen op basis van hun prestatiebeoordelingen." 

➡️ Bekijk meer tips voor een beter prestatiebeheer.

🪜 5 stappen om een functioneringssysteem voor medewerkers op te zetten voor uw kleine bedrijf

Klaar om uw prestatiebeheersysteem te lanceren? 

Hier zijn vijf stappen om een goed presterend team te creëren voor uw kleine onderneming. 

Rollen en bevoegdheden verduidelijken 

Voordat u begint met het beoordelen van uw werknemers, loont het de moeite om hun rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken. 

Gebruik carrièrepadsoftware om glasheldere vereisten op te stellen voor elke rol in je team.

Rolspecifieke competenties aan elkaar koppelen: 

• Duidelijkheid: er is geen ruimte voor misverstanden over de taken en verantwoordelijkheden. 
• Progressie: geef uw werknemers een reden om te blijven door transparantie te bieden. Uw team zal begrijpen hoe ze verder kunnen komen in hun carrière, van junior tot mid-level tot senior niveau. 
• Betrokkenheid: zie de motivatie omhoog schieten wanneer u uw team begeleidt naar hun professionele doelen.
• Betekenis: rolkaarten koppelen aan groeiplannen en functioneringsgesprekken. 

Nog geen loopbaankader? Geen nood. Zavvy biedt competentiesjablonen ter inspiratie.

Beslis wie objectieve input zal leveren 

Nu komen we in de puntjes van het opzetten van een functioneringsgesprek. Je moet beslissen wie het gesprek leidt. 

Wordt het een saai jaarlijks functioneringsgesprek waarbij de manager praat en het directe rapport luistert? 

Of bent u op zoek naar iets moderners en actiever, met rijke feedback vanuit meerdere perspectieven? 

In zijn boek, "Work Rulesgeeft Laszlo Bock, voormalig Senior Vice President of People Operations bij Google, zijn visie:

"Zelfs als je een klein bedrijf bent, zul je betere resultaten en gelukkigere werknemers hebben als beoordelingen gebaseerd zijn op een groepsdiscussie in plaats van op de grillen van een enkele manager."

Hier op Zavvy adviseren wij ook een 360-graden functioneringsgesprek met zinvolle feedback uit verschillende bronnen, waaronder de volgende (indien van toepassing): 

• managers;
• soortgenoten;
• rechtstreeks rapporteren; 
• zelfevaluatie;
• zakenpartners; 
• klanten. 

Met Zavvy's 360 feedback software kunt u zinvolle, objectieve inzichten verzamelen van genomineerde beoordelaars. Bovendien hebben uw managers en beheerders volledige controle over vraagtypes, tijdlijnen en zichtbaarheidsinstellingen. 

U kunt er bijvoorbeeld de voorkeur aan geven om anoniem feedback te verzamelen. Hoewel het, afhankelijk van de grootte van uw team, zinvoller kan zijn om openlijk feedback te verzamelen en deze transparant te bespreken.

Opleiden van beoordelaars en beoordelaars

Als prestatiebeheer helemaal nieuw is voor uw mensen en leiders, moet iedereen op dezelfde pagina zitten om uw nieuwe aanpak te ondersteunen. Zavvy vereenvoudigt deze afstemming door trainingstrajecten aan te bieden. 

Ons trainingsprogramma voor managers maakt gebruik van een reeks automatische triggers, tips en duwtjes, die "just in time" worden gegeven om managers te helpen in de aanloop naar, tijdens en na functioneringsgesprekken.

Op dezelfde manier stelt ons leerbeheersysteem kleine bedrijven in staat om boeiende opleidingsprogramma's te lanceren en deze op de automatische piloot uit te voeren. 

🤖 De automatiseringsfunctie zorgt ervoor dat u uw innovatieve cursusvorm op het juiste moment aan de juiste mensen levert.

Tekorten aan vaardigheden vaststellen 

Maak uw organisatie toekomstbestendig en bespaar geld op externe werving door uw personeel regelmatig bij te scholen. 

Tip #1: Begin met het identificeren van de ontbrekende vaardigheden in uw line-up.

Tip #2: Een rapport van LinkedIn belicht de topvaardigheden waarnaar vraag is en die uw menselijk kapitaal versterken, waaronder communicatie en probleemoplossende vaardigheden. 

Maar vaardigheden veranderen voortdurend en u moet uw interne vaardigheden aanpassen om bij te blijven. 

Dat is waar Zavvy's skills matrix software u een concurrentievoordeel geeft. 

Het biedt een volledig visueel overzicht van uw vaardighedenmatrices voor functies, afdelingen of het hele bedrijf om beter inzicht te krijgen in sterke punten en mogelijkheden.

Doorlopende groeiplannen uitvoeren 

Effectieve functioneringsgesprekken reflecteren niet alleen, ze kijken ook vooruit. Zavvy De software voor functioneringsgesprekken helpt u om individuele en groepsgroeiplannen op te stellen die voortbouwen op de sterke punten van uw werknemers en tegelijkertijd in lijn blijven met de strategie van uw organisatie. 

Niet alleen kunt u prestatietrends en succesverhalen bijhouden, maar u stelt iedereen in staat zijn volledige potentieel te bereiken. U zet uw werknemers in de stuurstoel van hun ontwikkeling en geeft hen de sleutels. 

➡️ Werk samen met Zavvy om een prestatiesysteem voor uw kleine onderneming op te zetten

Als u klaar bent om een modern, interactief systeem voor uw kleine bedrijf te creëren, neem dan contact op met ons team op Zavvy voor meer informatie over de software voor functioneringsgesprekken die wij aanbieden. Wij kunnen u op weg helpen door innovatieve: 

• 📈 Prestatiebeoordelingen
• Carrièrepaden 
• Vaardigheidsmatrices
• Trainingsreizen 
• Doelmanagement

Meld u vandaag nog aan voor een gratis Zavvy demo om ons uitgebreide pakket tools te verkennen en een boeiend prestatiesysteem te creëren waar u trots op kunt zijn!

Veelgestelde vragen

Hebt u nog steeds brandende vragen over hoe u een prestatiebeheersysteem voor uw kleine onderneming opzet? Of zelfs of je dat wel moet doen? Wij hebben het voor u geregeld. 

Werkt een prestatiebeheersysteem voor een klein bedrijf?

Ja, absoluut. Een goed ontworpen prestatiebeheersysteem kan bedrijven van elke omvang helpen de prestaties van hun team te maximaliseren. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf zult u de reikwijdte van uw prestatiebeheersysteem moeten aanpassen; kleinere bedrijven kunnen bijvoorbeeld de voorkeur geven aan regelmatige check-ins en 1:1-gesprekken boven meer formele beoordelingen.

Wat zijn enkele prestatiebeoordelingsmethoden voor KMO's en starters?

Prestatiebeoordelingen zijn er in vele soorten en maten, dus het is belangrijk de juiste aanpak voor uw bedrijf te vinden. Enkele populaire methoden voor kleine tot middelgrote ondernemingen zijn: 

• 360-graden feedback: met feedback uit verschillende bronnen van managers, collega's en directieleden. 
• Zelfevaluatie van werknemers: geef beoordelaars de mogelijkheid om hun eigen prestaties te beoordelen en hun gedachten te delen met hun beoordelende manager. 
• Prestatiechecklists: gebruik een vooraf vastgestelde lijst van criteria en vragen om de prestaties te meten.

Hoe kunnen leiders van kleine bedrijven ervoor zorgen dat hun prestatiebeheerproces wordt toegepast? 

Maakt u zich zorgen dat de werknemers van uw kleine onderneming het te druk hebben om zich volledig in te zetten voor uw prestatiebeheersysteem? 

Tomek Mlodzi, CEO van PhotoAiDonthult het belang van het communiceren van uw verwachtingen met uw personeel.

"Een van de belangrijkste dingen die ik belangrijk vind bij het implementeren van een dergelijk systeem is ervoor te zorgen dat het duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Als werknemers het proces begrijpen en begrijpen wat er van hen wordt verwacht, is de kans groter dat ze erin meegaan en actief werken aan het verbeteren van hun prestaties." 

Vergeet ten slotte niet dat prestatiebeheer nooit een vaststaand en vergeten proces is. 

Stel doelen voor uw proces en kijk regelmatig of u uw doelen haalt.