Hoe maakt u een beoordelingsformulier dat uw werknemers niet zullen haten?

Kreunen uw werknemers bij de gedachte aan functioneringsgesprekken?

Het is tijd om dat te veranderen. 

Als People Ops pro kunt u een beoordelingsformulier maken dat werknemers inspireert. 

In dit artikel geven we u de hulpmiddelen en tips die u nodig hebt om een beoordelingsformulier op te stellen waar werknemers echt naar uitkijken. 

Wij laten zien dat een strategisch ontworpen beoordelingsformulier de betrokkenheid van werknemers kan vergroten, de prestaties kan verbeteren en de loopbaanontwikkeling kan ondersteunen.

Stel je voor dat je personeel echt uitkijkt naar hun volgende functioneringsgesprek! 

Bovendien delen we onze beste tips voor het invullen van het taxatieformulier. 

Wat is een prestatiebeoordelingsformulier?

Een prestatiebeoordelingsformulier is een document dat wordt gebruikt om de prestaties van een werknemer gedurende een bepaalde periode te meten. Het evalueert het verleden om een beeld te krijgen van de toekomst. 

En dat is de sleutel - een prestatiebeoordelingsformulier is alleen krachtig als u de informatie gebruikt om verandering teweeg te brengen. 

In het beoordelingsformulier houden managers ook de sterke en zwakke punten van elke werknemer bij. 

Bovendien kan de input die via het beoordelingsformulier wordt verzameld, helpen een beeld te schetsen van de competenties binnen het team en hoe de medewerkers elkaar aanvullen.

💡 Tips en best practices voor het maken van effectieve functioneringsformulieren

#1: Als u beoordelingsvragen opneemt, beschrijf dan elke beoordeling. 

U moet ervoor zorgen dat zowel managers als werknemers hetzelfde begrip hebben van wat "voldoet aan de verwachtingen" betekent. 

Tip: Op Zavvy adviseren wij het gebruik van de Likertschaal met vijf antwoordmogelijkheden. 

#2: Neem open vragen op om kwalitatieve inzichten en opmerkingen van werknemers te verzamelen. 

Tip: Wij stellen een evenwicht voor tussen gesloten vragen, die gemakkelijker te kwantificeren en te vergelijken zijn, en open vragen, waarmee respondenten meer gedetailleerd kunnen zijn. 

#3: Overweeg welke stijl van functioneringsgesprek het meest geschikt is. 

U moet rekening houden met uw personeel en bedrijfscultuur. 

U zou een beoordeling op basis van sterke punten en competenties van uw werknemers kunnen uitvoeren. 

Uit onderzoek blijkt dat deze positief gerichte aanpak werknemers kan motiveren. 

Je zou het mis hebben als je denkt dat een beoordeling op basis van sterke punten geen opbouwende kritiek vermijdt. In plaats daarvan zou u kritiek eerder zien als gebieden van ontwikkeling dan als zwakke punten of fouten.

Traditionele jaarlijkse beoordelingen hebben voornamelijk betrekking op prestaties uit het verleden en zijn vaak gebaseerd op ranglijsten. 

Beoordelingen op basis van competenties zijn vergelijkbaar met beoordelingen op basis van sterke punten, maar zijn gericht op competenties. Competenties zijn een combinatie van sterke punten, gewoonten, kennis en houdingen die leiden tot specifiek gedrag.

360-prestatiebeoordeling verwijst naar een beoordelingssysteem waarbij werknemers elkaar, zichzelf en hun managers evalueren. De traditionele neerwaartse feedback (manager-werknemer) is ook aanwezig. 

# 4: Voeg een rubriek toe voor de prestaties van de werknemer.

Een boost van motivatie heeft nooit iemand kwaad gedaan. 😉

#5: Voeg relevante context toe aan de beoordeling. 

Enkele voorbeelden die u zou moeten overwegen zijn: 

• verbeteringen sinds de laatste evaluatie;
• specifieke doelen;
• KPI's;
• strategische projecten.

#6: Denk na over wat de werknemer zou willen verbeteren.

Neem open vragen op met ruimte voor opmerkingen. 

Tip: Vraag de beoordeelde om in combinatie met vragen over verbetering concrete voorbeelden te geven van hoe de beoordeelde zich kan verbeteren.

#7: De persoonlijke en professionele doelen van de werknemer behandelen.

🌱 Leer hoe u werknemers kunt helpen professionele ontwikkelingsdoelen te stellen. Ontdek meerdere best practices en voorbeelden. 

Tip: Creëer bewustzijn rond hoe hun doelen bijdragen aan de groei van het bedrijf. 

#8: Schets gebieden voor verbetering. 

Tip: Als u kiest voor een sjabloon voor prestatiebeoordeling op basis van sterke punten of competenties, worden de verbeterpunten anders afgeleid dan bij een traditionele beoordeling. 

U kunt dit doen door te vragen op welk gebied de werknemer zich het meest moet concentreren om zijn doelen te bereiken.

#9: Overweeg rolspecifieke competenties toe te voegen. 

Verwijs zo nodig naar carrièrekaders en functiebeschrijvingen voor meer duidelijkheid.

Voorbeeld van een jaarlijks functioneringsgesprek

Naam van de werknemer:

Rol:

Afdeling:

Naam van de manager:

Herzieningsperiode:

Datum van het functioneringsgesprek:

[gesloten vragen] - Schaal: Zeer eens tot zeer oneens (vijf opties)

Toont motivatie op het werk 

Regelmatig deadlines halen

Communiceert verbaal op een duidelijke manier

Communiceert duidelijk schriftelijk

Werkt zelfstandig

Neemt initiatief

Lost problemen snel op

Werkt goed samen

Is productief

Is creatief

Is innovatief en vooruitziend

Toont eerlijkheid 

Toont integriteit 

Past sociaal in de groep

Beheert de relaties met klanten goed

Toont technische vaardigheden 

Is betrouwbaar

Is punctueel

[Open vragen].

Probleemoplossend 

• Zoekt deze werknemer hulp bij een probleem? Graag nader toelichten.
• Kan deze werknemer zelfstandig werken met minimale leiding? Geef een voorbeeld.
• Hoe lost deze werknemer problemen onder druk op?

Communicatie

• Hoe goed communiceert deze persoon met klanten en derden? 
• Wanneer hij presentaties of groepsdiscussies houdt, controleert deze werknemer dan regelmatig of iedereen volgt?
• Hoe goed kan deze persoon complexe of technische informatie verduidelijken?

Afstemming op het doel

• Hoe toont de werknemer zich bewust van de doelstellingen van de organisatie? 
• Tonen zij nieuwsgierigheid en belangstelling voor de doelstellingen van de organisatie? Geef voorbeelden.
• Geef een voorbeeld van wanneer de werknemer motivatie toonde om de team-/projectdoelstellingen te bereiken.

Besluitvorming

• Wat vindt u van het vermogen van deze persoon om onder druk beslissingen te nemen?
• Houdt deze werknemer rekening met de mening van anderen voordat hij een beslissing neemt?
• Zijn zij zich bewust van de gevolgen van hun beslissingen op korte en lange termijn?

Interpersoonlijke vaardigheden

• Gebruikt deze werknemer actief luisteren? 
• Hoe reageert deze persoon op opbouwende kritiek?
• Hebben zij respect voor collega's met een andere mening?

Meest opvallende prestatie: 

Professionele doelen:

Wat is het cruciale punt waarop de werknemer zich moet concentreren om zijn doelen te bereiken?

Sinds de vorige evaluatie genomen maatregelen:

Commentaar van de werknemer:

Eenvoudig beoordelingsformulier voor werknemers

Naam van de werknemer:

Rol:

Afdeling:

Naam van de manager:

Herzieningsperiode:

Datum van het functioneringsgesprek:

[gesloten vragen] - Schaal: Zeer eens tot zeer oneens (vijf opties)

[Doelstelling 1]: [rating]

[Doelstelling 2]: [rating]

[Doelstelling 3]: [rating]

[Doelstelling 4]: [rating]

[Doelstelling 5]: [rating]

Prestaties:

Gebieden van verbetering:

Acties sinds hun vorige evaluatie:

Top 3 doelstellingen voor de komende evaluatieperiode:

Commentaar van de werknemer:

💼 B eoordelingsformulier voor hoger management

Manager naam:

Rol:

Afdeling:

Naam toezichthouder:

Herzieningsperiode:

Datum van het functioneringsgesprek:

‍

1. Voldoet niet aan de verwachtingen: Voldoet niet aan de meeste van de belangrijkste verwachtingen van de functie, waardoor er aanzienlijke ruimte voor verbetering is.

2. Voldoet aan enkele verwachtingen: Voldoet aan sommige verwachtingen, maar niet aan alle, zodat er ruimte is voor verbetering. 

3. Voldoet aan de verwachtingen: Voldoet aan de verwachtingen zonder belangrijke uitzonderingen.

4. Voldoet aan alle, overtreft enkele: Voldoet aan alle verwachtingen en overtreft sommige verwachtingen, wat neerkomt op bovengemiddelde prestaties.

5. Overtreft de verwachtingen: Overtreft de standaardverwachtingen voor zijn functie en heeft blijk gegeven van uitzonderlijke prestaties op verschillende belangrijke gebieden.

Algemeen

• De manager behoudt een professionele houding ten opzichte van zijn werk en collega's. 
• De manager respecteert privé of gevoelige informatie. 
• De manager stelt de behoeften van de organisatie boven die van zichzelf.
• De manager aanvaardt eigendom en verantwoordelijkheid.
• De manager neemt verantwoordelijkheid voor zijn prestaties.
• De manager onderhoudt doeltreffende werkrelaties met andere afdelingen en medewerkers.
• De manager beheert de tijd effectief om zijn doelen te bereiken. 
• De manager rondt prestatiebeoordelingen voor werknemers op tijd af.

Technische vaardigheden

• De manager toont expertise in de vaardigheden en competenties die nodig zijn voor zijn rol.
• De manager beheerst relevante software en instrumenten.
• De manager staat positief tegenover veranderingen in technologie/systemen.

Diversiteit en inclusie

• De manager promoot de waarde van diversiteit bij iedereen op de werkplek.
• De manager neemt het initiatief tot het organiseren van trainingen over diversiteit, gelijkheid en inclusie.
• De manager neemt maatregelen om de diversiteit op de werkplek te vergroten en verouderde traditionele praktijken aan te vechten. 
• De manager denkt na over zijn vooroordelen en gedrag om stereotiepe acties of reacties te vermijden.
• De manager is een rolmodel voor inclusief gedrag.

Inspirerend engagement

• De manager onderneemt actie, neemt beslissingen en geeft prioriteit aan de inspanningen van het team om de visie en waarden van de organisatie te weerspiegelen.
• De manager ontwikkelt inspirerende en uitdagende doelen die de werknemers ertoe aanzetten beter te presteren dan zijzelf.
• De manager cultiveert een cultuur van openheid, innovatie en verandering. 

Leiding geven met integriteit

• De manager kan moeilijke beslissingen nemen als ze juist zijn.
• De manager geeft blijk van openheid en transparantie en behandelt conflicten onmiddellijk om een goede sfeer te behouden.
• De manager bouwt vertrouwen op door authentiek met anderen om te gaan en hen in staat te stellen hun werk te doen.

Relaties opbouwen

• De manager ontwikkelt en cultiveert sterke werkrelaties met anderen om doelen te bereiken.
• De manager initieert mogelijkheden en evenementen voor het opbouwen van relaties.
• De manager toont zelfbewustzijn en bewustzijn rond de relaties binnen het team.
• De manager neemt de nodige maatregelen om de teamrelaties te verbeteren. 

Leer- en ontwikkelingsactiviteiten:

Leer- en ontwikkelingsactiviteiten voor de volgende periode:

Verbeteringen ten opzichte van de vorige periode:

Opmerkingen van de toezichthouder:

🧕 Voorbeeld prestatiebeoordelingsformulier voor HR-managers (Trait-based appraisal form)

Hieronder volgt een voorbeeld van een op eigenschappen gebaseerd beoordelingsformulier voor een personeelsfunctionaris. 

Naast de algemene vragen van de jaarlijkse of eenvoudige formulieren, kunt u overwegen de volgende aan de rol aangepaste vragen toe te voegen:

[gesloten vragen] - Schaal: Zeer eens tot zeer oneens (vijf opties)

• Deze persoon is ethisch en discreet bij het benaderen van human resource uitdagingen.
• Deze HR-directeur laat zien dat hij waarde hecht aan het belangrijkste kapitaal van elke organisatie: de mensen.
• De passie van deze manager voor HR en mensen komt tot uiting in zijn werk.
• Deze persoon maakt onze personeelscapaciteiten mogelijk en verhoogt ze.
• Zij scheppen vertrouwen in en brengen geloofwaardigheid naar de personeelsafdeling.
• Deze medewerker geeft blijk van een uitstekend vermogen om het personeel te coachen en aan te sporen tot betere prestaties.
• Deze HR executive is competent in het vinden van de juiste rekruut voor elke specifieke rol.
• Deze persoon toont een passie voor het bevorderen van het HR-vak.
• Ze gaan goed om met de coördinatie en communicatie tussen kandidaten en managers.
• Deze leidinggevende is bedreven in het leiden van sollicitatiegesprekken die de organisatie accuraat vertegenwoordigen.
• Deze HR executive geeft altijd om het welzijn van de werknemers.
• Deze persoon ziet het beste in elke werknemer en moedigt hen aan om uit te blinken in hun functie.

✍️ Wat schrijf je in een beoordelingsformulier?

Nu heb je de ingrediënten voor de perfecte vragen. 

Maar dat is slechts de helft van de vergelijking. Het andere even belangrijke deel: hoe kom je aan de beste antwoorden? 

Correct gegeven feedback helpt de prestaties van werknemers te verbeteren, wijst op verbeterpunten zonder ontmoedigend te zijn en motiveert goed presterende werknemers. 

Blijf objectief

Laat uw feedback niet kleuren door persoonlijke voorkeuren of conflicten uit het verleden. 

Duidelijke en beknopte feedback geven

Beoordelingsformulieren zijn de perfecte gelegenheid om te pronken met uw schriftelijke communicatievaardigheden door de kern van uw boodschap over te brengen zonder poeha.

Vraag om meer details indien nodig

Stel dat u niet zeker bent over iets met betrekking tot een werknemer. In dat geval is het beter te vragen of eerlijk te zijn dat u het niet weet, dan aan te nemen en onjuiste feedback te geven.

Doe je onderzoek

Lees door wat je tijdens de laatste 1-op-1 gesprekken met de werknemer hebt behandeld.

Wees eerlijk - maar bemoedigend

Zie tekortkomingen waar mogelijk als groeikansen.

💡 Als u meer wilt weten over dit onderwerp, bekijk dan onze gids met de beste praktijken voor functioneringsgesprekken.

➡️ Ontwikkel het potentieel en de prestaties van uw mensen met Zavvy

Het opstellen van personeelsbeoordelingsformulieren en het bijhouden van de vorderingen van elke werknemer kan een hele klus zijn. Vooral wanneer uw bedrijf snel groeit. 

Het personaliseren van formulieren voor elk personeelslid en alles georganiseerd houden kan moeilijk zijn. 

Maar er is een manier om dit proces te vergemakkelijken. 

U kunt uw prestatiebeheersysteem verbeteren en stroomlijnen en zorgen voor lonende ervaringen met Zavvy's software voor prestatiebeoordeling:

• Onze kant-en-klare sjablonen maken het uiterst eenvoudig om aan de slag te gaan. 
• Onze learning scientists ondersteunen u met bewezen best practices uit academisch onderzoek en succesvolle bedrijven.
• Met onze feedbackautomatisering kunt u de gegevens van uw werknemers automatisch gebruiken om beoordelingscycli te starten. 
• U kunt onze opleidingsfuncties gebruiken om uw medewerkers en managers te leren hoe ze constructieve en bruikbare functies kunnen geven. 

Laten we samenwerken om uw mensen te ontwikkelen en uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen - bekijk onze demo om te beginnen!

Veelgestelde vragen

Moeten werkgevers beoordelingsformulieren krijgen?

Ja, het is gebruikelijk dat werkgevers beoordelingsformulieren gebruiken om de prestaties van hun werknemers te beoordelen. 

Functioneringsgesprekken kunnen werkgevers helpen de sterke en zwakke punten van een werknemer te beoordelen, doelen en doelstellingen voor toekomstige prestaties vast te stellen, gebieden voor opleiding en ontwikkeling te identificeren en feedback met werknemers te delen. Deze feedback kan werknemers helpen professioneel te groeien en een bijdrage te leveren aan de organisatie.

Werkgevers moeten prestatiebeoordelingen echter gebruiken als onderdeel van een uitgebreider, doorlopend prestatiebeheerproces. 

Functioneringsgesprekken mogen niet de enige manier zijn waarop werkgevers met werknemers communiceren over hun prestaties. 

Ook mogen deze formulieren niet de enige basis vormen voor het nemen van belangrijke beslissingen over werkgelegenheid.

Wat moet er op een beoordelingsformulier staan? 

In het algemeen is het essentieel om vragen op te nemen die harde en zachte vaardigheden beoordelen. 

Wij raden ook aan open en gesloten vragen te stellen en te kijken naar prestaties uit het verleden en toekomstige doelstellingen.

Welk formaat moet ik gebruiken voor functioneringsgesprekken? 

1) 360-feedbackformulier

Voordelen: Geeft een goed afgerond en mogelijk eerlijker beeld omdat elke werknemer vanuit verschillende dimensies wordt geëvalueerd: peer-to-peer, opwaartse en neerwaartse feedback wordt uitgewisseld. 

Mogelijke uitdagingen: 360 feedback kan tijdrovend zijn om te organiseren. Het kan relevanter zijn in een grotere organisatie - vooral als de peer reviews anoniem zijn.

2) Management by Objectives (MBO's)

 Dit type feedback evalueert prestatiedoelstellingen en persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen. 

Voordelen: MBO's zorgen voor betrokkenheid en geven duidelijkheid door tastbare doelen te hebben.

Mogelijke uitdagingen: Aangezien MBO's zich richten op individuele prestaties, kunnen werknemers druk voelen om doelen te bereiken. Doelen kunnen belangrijker worden dan een gezonde werkcultuur.

3) Verhalende/scriptiebeoordelingen

Een type beoordeling voor zeer individuele of creatieve functies waarbij kwantitatieve doelstellingen niet zo relevant zijn. Het is een vrije evaluatie. 

Voordelen: De deelnemers kunnen alles kwijt en vrijuit feedback geven zonder de beperking van vragen.

Mogelijke uitdagingen: De feedback kan ingewikkeld, partijdig en moeilijk te evalueren zijn.