Tous les efforts que vous avez déployés pour attirer, interviewer et embaucher la bonne personne pour le poste ne serviront à rien si vous ne parvenez pas à la faire rester suffisamment longtemps pour récolter les fruits de votre investissement.
Le processus d'intégration est essentiel pour établir des partenariats durables avec les employés et créer un lieu de travail qui favorise leur bonheur, leur satisfaction et leurs performances.
Votre stratégie d'intégration doit être structurée et intentionnelle afin de garantir une expérience positive à vos employés. Il s'agit de faire en sorte que les nouvelles recrues se sentent connectées et motivées pour rester dans l'entreprise et donner le meilleur d'elles-mêmes.
Cet article vous montrera l'importance d'intégrer correctement les nouveaux employés et comment créer une stratégie d'intégration qui réduise la rotation du personnel et les inefficacités.
Pour certains responsables des ressources humaines, l'intégration des employés consiste à s'assurer que le nouvel employé signe tous les documents appropriés. Ensuite, ils lui donnent accès aux outils de travail, le présentent à quelques membres de l'équipe et lui font visiter le bureau.
Cette approche équivaut à jeter les nouveaux employés dans une rivière et à les laisser apprendre à nager seuls. Bien sûr, certains parviendront à se maintenir à flot, mais beaucoup se noieront.
Laisser vos nouveaux employés seuls, sans soutien, n'est pas seulement mauvais pour l'expérience des employés, mais aussi pour l'entreprise. Les expériences négatives vécues par les employés affectent leurs performances, leur engagement et même votre image de marque en tant qu'employeur.
C'est ce type de résultat qu'une stratégie d'intégration vise à éviter.
Votre stratégie d'intégration des nouveaux employés est un plan et un système définis pour :
Plutôt que de se contenter d'aider les employés à s'intégrer le premier jour ou la première semaine, une bonne stratégie d'intégration vise l'engagement à long terme et le développement de la carrière tout au long du cycle de vie de l'employé.
La force de votre stratégie d'intégration déterminera si vos employés resteront volontiers avec vous pendant des années ou s'ils quitteront le navire lorsqu'ils trouveront une offre légèrement meilleure.
Une stratégie rigoureuse façonnera les premières impressions de vos nouveaux employés à l'égard de votre entreprise. Vous voulez qu'ils se sentent les bienvenus et appréciés plutôt que de les remplir de regrets et de frustrations.
Pourtant, environ 88 % des entreprises ont du mal à mettre en place un processus d'intégration adéquat. De ce fait, leurs recrues sont deux fois plus susceptibles de chercher un nouvel emploi peu de temps après avoir été embauchées.
Lorsque vous ne prenez pas le temps d'aider vos nouvelles recrues :
Vous les mettez en difficulté.
Et il n'y a qu'un nombre limité de difficultés que les nouveaux employés peuvent tolérer avant de décider de démissionner. C'est la raison pour laquelle les processus d'intégration inefficaces sont à l'origine de plus de 20 % de la rotation du personnel au cours des 45 premiers jours.
Les mauvaises stratégies d'intégration coûtent cher aux entreprises. En moyenne, il faut environ 4 000 dollars pour embaucher de nouveaux talents. Et lorsque les employés partent, leur remplacement coûte environ 16 % à 20 % de leur salaire.
Par ailleurs, les entreprises dotées de stratégies d'intégration efficaces et positives enregistrent une augmentation de plus de 59 % de la fidélisation des employés et une hausse de 70 % de la productivité des nouveaux embauchés.
Les employés qui bénéficient d'un bon processus d'intégration atteignent une compétence complète dans leur rôle 34 fois plus vite que leurs pairs. En outre, la possibilité de rester attaché à une organisation augmente de 82 %.
Ces statistiques montrent qu'investir dans les nouvelles recrues dès le début de leur parcours est très rentable à long terme. Non seulement cela vous donne un sérieux avantage dans le domaine de la rétention des talents, mais cela permet également à vos employés de s'épanouir.
On ne peut pas créer une stratégie d'intégration efficace en un jour. Vous devez vous efforcer de concevoir une expérience d'intégration qui favorise l'assimilation harmonieuse des employés sur le lieu de travail. Vous devez également donner la priorité à la réduction du risque de désengagement et de démission précoce.
Si vous êtes prêt à remanier ou à optimiser l'accueil de votre entreprise, voici comment procéder.
On ne part pas en voyage sans avoir une destination en tête.
Avant de commencer à élaborer une stratégie, vous devez avoir des objectifs clairs qui précisent ce que vous voulez atteindre au cours du processus.
Les objectifs que vous fixez orienteront la manière dont vous structurerez votre processus d'intégration.
Demandez-vous donc ce que vous voulez que les nouveaux embauchés retirent de cette expérience. Quel est également l'objectif final de l'entreprise ? La performance, l'engagement ? Tous ces éléments doivent être évidents pour vous et les autres parties prenantes.
Une fois que vous avez compris cela, il devient plus facile de s'assurer que votre contenu et tous les différents éléments de votre processus d'intégration fonctionnent ensemble pour aider à atteindre ces objectifs.
Voici quelques exemples d'objectifs d'intégration que vous pouvez fixer pour votre organisation :
➡️ Soyez proactif avec vos stratégies de marque employeur. Découvrez des modèles, des options de mesure, des exemples et des mesures concrètes pour commencer tout de suite.
Conseil: N'oubliez pas de définir vos objectifs aussi précisément que possible. Il ne suffit pas de dire que vous voulez augmenter la satisfaction des employés. Vous devez indiquer le niveau de satisfaction actuel et le niveau que vous souhaitez atteindre.
Par exemple, l'un de vos objectifs peut être d'augmenter la satisfaction au travail de 3 à 4,5 sur 5.
Il n'y a pas de place pour les conjectures ou les incertitudes dans une stratégie d'intégration. Il doit y avoir un plan concret qui communique clairement la manière dont vous avez l'intention de faire progresser les nouveaux employés tout au long du parcours d'intégration.
Une liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants est un excellent moyen d'y parvenir :
Conseil: utilisez une liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux employés afin de définir les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante au processus d'accueil et de veiller à ce que tous les nouveaux employés bénéficient d'une expérience cohérente.
Notre liste de contrôle pour l'intégration des employés commence dès qu'un candidat accepte votre offre d'emploi.
Les tâches de la liste de contrôle sont réparties dans le temps, depuis l'acceptation de l'offre jusqu'à l'intégration complète du nouvel employé dans son rôle et dans l'organisation.
Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire pour aider les candidats à se préparer à rejoindre l'entreprise :
Le fait de cocher ces activités le premier jour d'un candidat l'aidera à démarrer sur une bonne note.
Voici quelques tâches d'intégration à effectuer avant la fin de la première semaine :
L'intégration est un processus continu. Veillez donc à ce que vos employés soient occupés et engagés et faites en sorte qu'ils se sentent davantage en phase avec l'entreprise et ses objectifs globaux.
Commencez par donner aux nouveaux embauchés la structure qui leur permettra de travailler de manière indépendante et d'apporter des contributions qui auront un impact positif sur l'entreprise.
En se concentrant sur ces activités au cours des trois premiers mois, on aide les nouveaux embauchés à s'intégrer pleinement dans leurs fonctions :
➡️ Maîtrisez le retour d'information constructif grâce à nos 10 meilleures pratiques pour donner des critiques constructives.
Prendre le pouls au bout de six mois et d'un an est un excellent moyen de poursuivre le processus d'intégration et de remobiliser les employés dont l'engagement envers l'entreprise commence à s'émousser :
Traitez votre plan d'intégration comme un marathon et non comme un sprint. Si vous essayez de regrouper trop d'activités ou trop d'informations sur une courte période, votre nouvel employé se sentira dépassé.
Le stress lié à la gestion du temps et à l'exécution simultanée d'une multitude de tâches d'intégration gâchera l'expérience positive d'intégration que vous vous efforcez de créer.
Il est essentiel d'étaler votre parcours d'intégration pour donner aux employés suffisamment de temps pour assimiler les nouvelles connaissances.
Classez chaque tâche en fonction de son urgence ou de son importance pour l'intégration de l'employé dans l'entreprise. Présentez-les ensuite aux nouveaux embauchés dans cet ordre en utilisant un mélange de :
Faites en sorte que les nouveaux embauchés puissent facilement identifier ce qu'ils doivent faire et quand ils doivent le faire : plus c'est clair, mieux c'est.
De plus, n'oubliez pas de mettre en place des rappels automatisés et la diffusion de contenu pour vous assurer que tout est fait dans les temps.
La tâche d'instaurer la confiance et le sentiment d'appartenance incombe à tout le monde. Ne laissez pas vos employés se débrouiller seuls.
Impliquer des personnes à différents niveaux de l'entreprise et leur assigner des tâches.
Conseil : assurez-vous que chacun, en interne, connaît son rôle dans la création d'une expérience d'accueil significative pour les nouveaux employés.
Votre stratégie d'intégration peut sembler parfaite sur le papier, mais en réalité, elle peut présenter des lacunes dans plusieurs domaines.
Chaque nouvelle recrue vous permet d'évaluer l'efficacité de votre processus d'intégration.
Vous découvrirez peut-être même des points faibles dans votre parcours que vous devez améliorer pour stimuler l'engagement des nouveaux arrivants.
N'oubliez pas que les nouveaux employés peuvent réagir différemment, même si vous leur proposez une expérience d'intégration cohérente. Après tout, chaque personne a ses propres attentes en matière d'intégration.
La collecte d'un plus grand nombre de données vous permettra d'identifier des modèles et d'optimiser votre expérience pour qu'elle profite à tous les types de candidats.
Conseil: utilisez une enquête d'intégration des employés. Grâce aux enquêtes d'intégration, vous pouvez recueillir de nouvelles impressions sur les processus de votre entreprise dès le début du parcours des nouveaux employés.
Non seulement vous contrôlez vos processus, mais vous montrez également aux nouveaux employés que vous accordez de l'importance à la transparence et que vous êtes ouvert au changement.
Voici quelques exemples de questions que vous pouvez inclure dans votre enquête d'accueil :
➡️ Consultez d'autres questions de l'enquête sur l'intégration, 39 exemples de questions et les meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti des commentaires des nouveaux employés.
Après avoir créé et mis en œuvre un processus d'intégration structuré, vous devez en mesurer l'impact. Cela vous aidera à comprendre si l'expérience de vos nouveaux arrivants a été enrichissante et satisfaisante.
Les réponses à ces questions et à d'autres contiennent des données essentielles sur l'accueil des nouveaux arrivants. Il vous suffit de les extraire et de les rendre exploitables.
Conseil: L'accessibilité des données est un avantage crucial de l'investissement dans un logiciel d'intégration des employés. Utilisez les outils d'intégration pour suivre la participation, les progrès, l'attrition, les résultats, la productivité et la santé globale du programme d'intégration.
Ces conseils pratiques peuvent vous aider à combler le fossé entre votre culture professionnelle et les attentes des nouveaux talents. La mise en œuvre de ces conseils dans votre stratégie d'intégration se traduira par des performances accrues, une plus grande satisfaction au travail, une meilleure rétention des connaissances et un sentiment d'appartenance.
➡️ Explorez notre galerie de modèles de programmes de connexion. Vous y trouverez de véritables parcours Zavvy . Nous pratiquons ce que nous prêchons, et nos employés bénéficient de ces programmes pour se sentir connectés, même depuis des lieux éloignés.
L'utilisation d'un logiciel d'accueil spécialisé comme Zavvy vous permet de réduire le travail manuel, de gagner du temps et d'améliorer la productivité en automatisant l'ensemble de votre flux de travail d'accueil. Ainsi, les nouveaux employés peuvent consacrer leur temps à un travail utile plutôt que de se noyer dans la paperasse.
Bien que de nombreuses organisations ne parviennent pas à mettre en place une stratégie d'intégration des employés, certaines d'entre elles réussissent à mettre en place des programmes d'intégration des nouveaux employés.
Voici quelques exemples d'entreprises qui ont développé des stratégies efficaces et positives pour accueillir les nouveaux arrivants.
La stratégie d'intégration de l'entreprise vise à aider le nouvel employé à apprendre tout ce qu'il doit savoir pour travailler et exceller chez Hubspot.
Ils utilisent des tutoriels et des vidéos enregistrés pour enseigner aux employés les valeurs, les objectifs et les produits innovants de Hubspot.
Ce faisant, ils transforment les novices en défenseurs compétents de la marque et du produit.
Comment une entreprise de plus de 130 000 travailleurs peut-elle répondre aux attentes de sa main-d'œuvre massive en matière d'intégration ?
Réponse : En structurant et en automatisant leur processus d'intégration.
Toutes les tâches d'intégration que les nouveaux employés doivent accomplir sont clairement définies et classées par ordre de priorité sur la base de quatre attributs : pertinence, rapidité, douceur et facilité d'exécution.
Les tâches et les "nudges" (terme sophistiqué utilisé par Google pour désigner les rappels) sont toujours livrés juste à temps, de sorte que les nouveaux employés n'ont jamais à se demander ce qu'ils doivent faire ensuite.
👲 Notre étude de cas sur l'intégration chez Google traite du processus d'onboarding chez Google et de la manière dont vous pouvez le reproduire. Apprenez de l'une des entreprises les plus influentes au monde.
L'objectif de la stratégie d'intégration de Salesforce est de faire en sorte que chaque nouvel employé se sente le bienvenu et ait l'occasion d'entrer en contact avec ses collègues à un niveau personnel.
L'entreprise crée des plans de développement personnalisés et des paquets de bienvenue contenant des autocollants, des livres, des chèques-cadeaux, un badge nominatif et un pistolet nerf.
Le pistolet est une invitation pour le nouvel employé à se joindre à la tradition amusante de l'entreprise qui consiste à organiser des guerres de pistolets nerfs entre les différents départements.
Si ce n'est pas un environnement de travail détendu, qu'est-ce que c'est ?
BufferLa stratégie d'intégration des employés de l'entreprise est unique, car elle est mise en œuvre dès qu'un candidat accepte une offre d'emploi.
À partir de là, l'entreprise envoie cinq courriels pour souhaiter la bienvenue à la recrue, recueillir des informations de base, la présenter à ses pairs et à ses supérieurs, lui donner ses nouveaux outils de travail et lui expliquer comment se déroulera sa première journée.
De plus, Buffer assigne aux recrues non pas un mais trois compagnons d'intégration - un compagnon leader, un compagnon culturel et un compagnon de rôle.
Ces personnes ( buddies ) rencontrent le nouvel employé avant le premier jour et lui apportent leur soutien tout au long du processus d'intégration.
➡️ Vous trouverez ici d'autres exemples de stratégies d'intégration d'entreprises.
La seule façon de savoir si vos stratégies d'intégration des recrues donnent les résultats escomptés ou ne répondent pas aux attentes est d'évaluer vos résultats.
Vous pouvez modifier votre stratégie afin d'en accroître l'efficacité lorsque vous disposez des bonnes informations.
Naturellement, les mesures ou les indicateurs clés de performance que vous utilisez pour suivre les progrès réalisés dépendent de vos objectifs antérieurs en matière d'accueil des nouveaux arrivants. Mais ils peuvent inclure
1. Satisfaction des nouveaux embauchés. Cette mesure vous indique dans quelle mesure les nouveaux employés sont satisfaits de votre processus d'intégration. Vous pouvez obtenir ces données par le biais d'entretiens, d'enquêtes de satisfaction ou de votre score de promoteur net (NPS).
2. Taux de rotation des nouveaux embauchés. Un taux élevé de salariés qui quittent ou sont contraints de quitter l'entreprise peu de temps après l'avoir rejointe peut indiquer des problèmes liés à la stratégie d'intégration ou à l'expérience sur le lieu de travail.
3. Le taux de rétention. La mesure de cet indicateur peut aider à déterminer l'impact de votre stratégie d'intégration sur la durée d'emploi d'un salarié ou si votre culture et votre expérience sont à la hauteur des promesses que vous avez faites lors de votre processus de recrutement.
4. Taux d'achèvement de la formation. Si les nouveaux arrivants ne remplissent pas les conditions d'accueil, cela peut signifier que le contenu n'est pas assez attrayant, que votre programme manque de structure ou que vous n'accordez pas assez de temps pour le mener à bien. Tous ces éléments peuvent nuire aux performances professionnelles et au développement personnel.
5. Temps de productivité. Combien de temps faut-il à un nouvel employé pour apprendre les ficelles du métier et commencer à contribuer pleinement à votre entreprise ? Le suivi de cette mesure de l'intégration montrera à quel point votre stratégie d'intégration est efficace lorsqu'il s'agit d'aider les recrues à atteindre le niveau de productivité escompté.
Maintenant que vous avez une vision de la stratégie et du processus d'intégration des employés de votre entreprise, il est temps de vendre vos idées et d'obtenir l'adhésion de la direction et des autres acteurs clés de l'organisation.
Vous devez leur faire comprendre la valeur de la planification stratégique de l'intégration et la manière dont elle contribuera à la mission et aux objectifs plus larges de l'organisation. Mais si vous ne savez pas par où commencer, vous pourriez avoir besoin d'un modèle de stratégie.
Un modèle est un excellent moyen de faire passer vos idées plus efficacement et de montrer le retour sur investissement de la mise en œuvre d'une stratégie d'accueil des nouveaux arrivants dans un format simple et direct.
Il vous évite le stress d'organiser d'innombrables réunions ou de créer de nombreuses diapositives de présentation pour que la direction perçoive les mérites de votre proposition.
Voici un modèle de stratégie que vous pouvez utiliser pour présenter vos idées et convaincre les dirigeants de votre organisation d'investir dans un processus d'intégration structuré.
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Les premiers jours du parcours d'un nouvel employé donnent le ton pour le reste de son cycle de vie au sein de votre entreprise.
Commencez à considérer votre expérience d'intégration comme une occasion de montrer l'engagement de votre entreprise à faire en sorte que les employés se sentent appréciés, pris en charge et motivés pour réussir dans leur poste.
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