Un processus d'intégration efficace ne se limite pas à mettre dans les bras de vos employés un ensemble d'avantages et à leur faire visiter votre organisation sophistiquée. Vous pourriez vous donner tout ce mal et les employés ne seraient toujours pas enthousiasmés par leur nouvel emploi.
Si le processus d'intégration ressemble à une routine et n'a pas d'objectifs clairs, il ne parviendra pas à intégrer correctement les employés dans la culture et les activités de l'organisation. En conséquence , 25 % d'entre eux partiront avant la fin de l'année.
Un bon processus d'intégration garantit que les employés
Ce billet aborde ses points forts et la manière dont ils se traduisent par un meilleur retour sur investissement (ROI).
Les facteurs qui influencent le retour sur investissement sont les suivants :
Dans une prochaine section, nous les aborderons en tant que piliers solides du retour sur investissement de l'intégration des employés.
Mais tout d'abord, qu'est-ce que le retour sur investissement de l'intégration des employés ?
L'onboarding est le processus d'intégration des nouveaux employés dans une organisation. Il s'agit de les présenter aux collègues et aux clients, de les former, de leur faire visiter les installations et d'une série d'autres activités.
L'objectif de l'intégration est d'aider les employés à comprendre leur nouveau poste et de leur donner les moyens de bien s'acquitter de leurs tâches.
Le retour sur investissement de l'intégration est l'argent que vous récupérez lorsque les employés commencent à faire des bénéfices et à produire des résultats innovants pour l'organisation.
En termes simples, le retour sur investissement de l'intégration des employés correspond à l'argent gagné en investissant dans les processus d'intégration.
Voici quatre indicateurs clés que vous pouvez utiliser pour estimer le retour sur investissement de l'accueil des nouveaux arrivants :
Des stratégies d'intégration efficaces permettent d'éviter que vos employés ne prennent la porte dès les premiers mois. Cela permet d'éviter des taux de rotation coûteux pour les organisations.
Lorsqu'un employé démissionne, son remplacement par un nouveau salarié coûte 20 % de son salaire. Si votre stratégie d'intégration est médiocre, vous risquez de connaître des taux de rotation plus élevés. Il sera alors impossible d'engranger un quelconque retour sur investissement.
Une stratégie d'intégration efficace se caractérise par une expérience immersive. Il ne s'agit pas simplement pour les managers de dire aux recrues : "Voici ce que vous devez faire, appelez-moi si vous avez besoin de quelque chose", puis de les abandonner. Appelez-moi si vous avez besoin de quoi que ce soit", puis les abandonner. Plus tard, l'employé commence à les spammer en leur demandant de l'aide ou de l'assistance.
Au lieu de cela, il existe une culture de collaboration où tout le monde travaille ensemble pour créer une expérience enrichissante. Les nouvelles recrues comprennent clairement leur rôle et la manière dont il s'inscrit dans la vision et la mission de l'organisation. Les attentes sont définies et les règles guidant les comportements sont établies.
Plus vite vous y parviendrez, plus vite l'employé deviendra productif. Le projet de conception de l'interface utilisateur qui prend normalement un mois sera réalisé en trois semaines.
Votre résultat net est tout simplement votre revenu net.
Il s'agit de l'argent qui reste lorsque vous déduisez chaque dépense ou coût de votre revenu total - par exemple, les impôts et les frais d'emprunt. Ces chiffres figurent au bas de votre compte de résultat.
Sans un processus d'intégration de qualité, les employés n'auront pas une bonne compréhension de l'organisation. Ils seront coupés des ressources intellectuelles et physiques dont ils ont besoin pour être plus performants. Cela se traduit par des travailleurs improductifs et désengagés.
La technologie modifie rapidement le mode de fonctionnement des organisations. Aujourd'hui plus que jamais, les employés doivent apprendre à s'adapter. La mise en place d'un processus d'intégration numérisé permettra d'éviter cela.
Si vous avez conservé des stratégies de formation d'il y a neuf ou dix ans, il est temps d'y mettre un peu de piment. Voici cinq éléments essentiels pour élaborer votre nouvelle stratégie d'intégration :
Si vous ne préparez pas vos employés, vous les préparez à échouer.
Avant le processus d'intégration, faites participer les employés à des activités qui leur donneront une longueur d'avance. Vous gagnerez ainsi du temps et réduirez le stress du premier jour.
Voici quelques idées d'activités pour preboarding :
Le processus d'intégration est la première impression que vous donnez à vos nouveaux employés, il est donc important d'y mettre toutes les chances de votre côté. Les employés qui bénéficient d'un processus d'intégration efficace sont engagés et 18 fois plus dévoués à leur organisation. Si le processus est médiocre, vous perdrez des talents au profit de la concurrence.
Aux États-Unis, le coût moyen du remplacement des employés qui démissionnent est de 15 000 dollars par personne, ce qui représente 33 % du salaire.
Adelle Archer, cofondatrice et présidente-directrice générale d'Eterneva, affirme que le processus d'intégration des employés est un processus de rêve :
"En examinant les forces personnelles de chaque employé, en comprenant ses intérêts et en utilisant ses objectifs comme mesure, vous aurez la possibilité d'adapter le processus d'intégration à votre nouveau collaborateur, plutôt que d'essayer de lui imposer des objectifs d'entreprise qui le pousseront à sortir de sa zone de confort.
En mettant l'employé plutôt que l'entreprise au centre de votre processus d'intégration, vous l'intégrerez à l'entreprise, tout en utilisant ses talents pour augmenter ses chances de réussite."
Certaines organisations commettent l'erreur de ne pas documenter leurs processus. Pour les grandes organisations dont les bureaux sont géographiquement dispersés, il s'agit d'un énorme problème car il n'y a pas d'uniformité. Le processus d'intégration d'une recrue aujourd'hui sera différent de celui d'une autre recrue demain.
Chaque nouvel embauché devrait commencer avec les mêmes informations de base que ses pairs pour une collaboration et une efficacité optimales.
Créez une liste de contrôle. Une liste de contrôle vous rappelle les activités que vous devez accomplir dans l'ordre et vous empêche de dévier de votre chemin.
Utilisez l'automatisation. Enregistrez des vidéos et concevez des cours qui contiendront toutes les informations que les nouveaux employés doivent connaître. Téléchargez-les ensuite dans votre solution d'intégration ou votre système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour que les employés puissent y accéder à tout moment.
La plupart des solutions LMS sont désormais basées sur le cloud ou sur le web, ce qui permet de stocker vos informations en toute sécurité et d'éviter les pertes de données.
Storyblok économise plus de 15 heures par semaine en automatisant l'accueil des nouveaux arrivants :
➡️ Étude de cas : Comment Storyblok est passé de 33 à 140 employés en 1 an
Idéalement, l'intégration des employés devrait durer au moins trois mois. La durée restante du programme doit être adaptée aux besoins de votre organisation.
Les organisations qui comptent de nombreux éléments mobiles (plusieurs sites, vitrines ou territoires de vente) peuvent avoir du mal à réserver du temps pour une bonne intégration. Les employés seront alors pressés de terminer leur formation et le processus s'achèvera rapidement.
Christa Reed, responsable de la recherche sur le marché de l'emploi chez JobSearcher, propose le conseil suivant pour créer du temps pour l'intégration :
"N'oubliez pas que les premiers jours de l'intégration sont une période critique pour les nouveaux employés. Veillez à leur accorder toute votre attention et à leur faire sentir qu'ils sont les bienvenus.
Vous pouvez notamment jumeler le nouvel employé avec un collègue buddy qui pourra lui faire visiter les lieux, lui présenter les membres clés de l'équipe et l'aider à s'installer dans son nouveau rôle. Vous devez également fournir au nouvel embauché un programme détaillé de sa première semaine, indiquant où et quand il doit se trouver, afin qu'il n'y ait pas de surprises".
Le fait d'associer les employés à un travailleur buddy au cours de leurs 30, 60 et 90 premiers jours aura un impact significatif sur leurs performances. Le programmebuddy de Microsoft en est la preuve, car les responsables prennent au sérieux les interactions individuelles avec les nouveaux employés.
Chacun se voit attribuer un partenaire de travail vers lequel il peut se tourner pour obtenir une aide informelle. Cela les aide à mettre en place un système de soutien et à accroître leur productivité. 56 % des employés qui ont rencontré leur buddy une seule fois au cours des 60 premiers jours sont devenus plus productifs. 97 % de ceux qui se sont rencontrés plus de huit fois ont dit la même chose.
Christen Steele, consultante en recrutement dans le domaine des ressources humaines, explique que :
"L'objectif d'une expérience positive est de créer des liens avec les collègues et la culture de l'entreprise. Cela signifie que l'intégration est réussie lorsque les nouveaux employés peuvent établir des relations de travail efficaces dès le début."
"Au-delà des repas et des discussions autour d'un café mentionnés plus haut, il peut également s'agir de médias sociaux ou de canaux de communication tels que Slack, où les employés peuvent se connecter à la fois sur le plan personnel et sur le plan professionnel. Chez Yello, nous avons des canaux Slack dédiés aux animaux de compagnie, aux bébés, au sport et à d'autres centres d'intérêt communs où nous pouvons partager et avoir un espace pour poser des questions, recevoir de l'aide et simplement communiquer."
Notre étude a révélé ces cinq piliers solides qui constituent le retour sur investissement de l'intégration des employés :
Les processus manuels présentent des goulets d'étranglement et des risques élevés d'erreur humaine. Par exemple, vous envoyez accidentellement votre liste de contrôle personnelle aux nouveaux employés au lieu de la liste des documents importants qu'ils doivent apporter.
Puis votre employé se présente au bureau avec les mauvais documents en main, ce qui entraîne des retards dès le premier jour. Mais que se passerait-il s'il pouvait faire tout cela en ligne ?
Le remplacement des méthodes traditionnelles par des outils automatisés permet d'éliminer ces inefficacités et de rationaliser le processus d'intégration. Des outils tels que Zavvy vous auraient aidé à programmer automatiquement l'envoi du bon courriel quelques jours auparavant.
Les organisations dotées de processus d'intégration efficaces enregistrent 54 % de bénéfices en plus que celles qui n'en ont pas. Le rapport temps-productivité est également plus élevé. 77 % de leurs employés atteignent leur première étape avant la période prévue de huit mois.
77% des salariés démissionnent parce qu'ils ont l'impression d'être livrés à eux-mêmes pour faire avancer leur carrière. C'est l'un des problèmes qu'une intégration efficace résout. Il témoigne de l'engagement de l'entreprise en faveur de la croissance du personnel et permet aux employés de se sentir soutenus.
Les employés commencent à se considérer comme faisant partie intégrante de l'organisation et se passionnent pour la réalisation de ses buts et objectifs. Ces employés resteront plus longtemps au sein de l'organisation.
La culture d'entreprise de Netflix se caractérise par une communication libre et ouverte, l'absence de règles et la transparence. Les employés acquièrent des connaissances en dehors de leur spécialité, mais dans l'ensemble, chacun s'engage à faire ce qu'il y a de mieux pour l'entreprise, car cela les concerne également.
L'une des leçons que vous pouvez en tirer est de créer une culture qui communique vos valeurs. Encouragez le partage d'idées en récompensant les contributions innovantes. Donnez un retour d'information efficace pour aider les employés à savoir ce qu'ils font bien ou mal.
Le plus important est de mettre en avant cette culture au cours du processus d'intégration et de la maintenir à long terme. Il ne doit pas s'agir d'un événement ponctuel qui se termine une fois que les nouveaux employés ont appris toutes les ficelles du métier.
Toutes les activités d'intégration doivent suivre une procédure régulière. Il est donc essentiel de se tenir au courant des lois régissant l'emploi dans votre région.
Par exemple, la loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) stipule que tous les employeurs américains doivent remplir un formulaire I-9 pour toute personne qu'ils embauchent. Ce formulaire prouve que votre nouvel employé est autorisé à travailler aux États-Unis et qu'il ne gère pas un dossier d'immigration. Le non-respect de cette obligation entraîne des pénalités et des amendes allant de 234 à 2 332 dollars.
L'automatisation, l'amélioration de la culture d'entreprise et l'automatisation des activités font partie des éléments qui façonnent le processus d'intégration de rêve. Une fois exécuté correctement, ce processus peut rapidement transformer les nouveaux employés en véritables mines d'or. Vous pouvez utiliser un calculateur de retour sur investissement de l'intégration des employés pour mesurer l'efficacité de votre stratégie et déterminer votre retour sur investissement.
Notre solution d'intégration des nouveaux employés est équipée de modèles et d'outils permettant de mettre en place un programme d'intégration des employés évolutif. Elle fournit une plateforme centrale où les employés peuvent commencer leur parcours, accomplir des tâches et se connecter avec leurs collègues pour une expérience sans tracas.
Nos experts sont à votre disposition pour vous aider à en savoir plus. Prenez contact avec eux pour voir comment cela fonctionne.
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