Orientation des nouveaux employés : 6 façons de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent bien accueillis dès le premier jour

Le premier jour de travail peut être éprouvant pour les nerfs. 

Vous ne nous croyez pas ? Il suffit de regarder ce que les nouveaux embauchés recherchent en ligne :

Qu'il s'agisse de se demander ce qui se passera le premier jour de travail ou d'envisager de démissionner si une meilleure offre se présente, les nouveaux embauchés passent par toute une gamme d'émotions, dont aucune n'est entièrement positive.

Vous avez peut-être fait un excellent travail sur preboarding, mais le premier jour de travail peut être déterminant pour la rétention et la productivité. Une expérience négative peut conduire à un désengagement des employés, voire à des départs, tandis qu'une expérience d'orientation positive peut permettre aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes dès le premier jour et les aider à donner le meilleur d'eux-mêmes.

🧭 Qu'est-ce que l'orientation des nouveaux employés ? 

L'orientation des nouveaux employés est un processus qui permet d'accueillir et de présenter les nouveaux employés sur le lieu de travail. Les nouveaux employés sont préparés à la réussite dans le cadre d'un effort de collaboration entre les RH, le service d'embauche et d'autres équipes. 

🆚 Différence entre l'orientation et l'onboarding

Attendez, en quoi cela diffère-t-il de l'onboarding ? 

D'une part, l'orientation des nouveaux employés ne dure que quelques heures ou quelques jours, alors que l'intégration est un processus beaucoup plus long, qui peut durer jusqu'à un an.

En outre, l'orientation ne couvre pas les détails. En règle générale, les nouveaux employés de l'ensemble de l'entreprise sont réunis pour partager les informations qui faciliteront leur transition. 

En revanche, l'intégration est spécifique à un poste ou à un service et nécessite un plan stratégique. L'orientation est donc essentiellement une partie importante du processus global d'intégration.

💬 Que se passe-t-il lors de l'orientation d'un nouvel employé ?

Voici une liste de contrôle rapide qui explique à quoi ressemble l'orientation d'un nouvel employé : 

• Aperçu de la mission, de la vision et des valeurs de l'entreprise
• Formalités administratives obligatoires
• Discussion sur les régimes d'avantages sociaux
• Examen de la politique en matière de sécurité, de santé et de sûreté
• Examen des procédures administratives
• Distribution d'équipements fournis par l'entreprise
• Visite du lieu de travail
• Formation obligatoire au code de conduite
• Partager les contacts clés de l'organisation

💪 A vantages de l'orientation des nouveaux employés

Certes, l'orientation des nouveaux employés permet de les familiariser avec le travail et de les préparer à la réussite. Mais qu'est-ce que cela signifie vraiment ?

Les salariés veulent être traités comme des personnes et non comme des ressources. 

L'orientation des employés vous aide à atteindre cet objectif en faisant des nouveaux employés un élément précieux de l'organisation. 

À l'instar du concept d'adéquation produit-marché, l'orientation vous aide à établir l'adéquation personne-organisation. Vous pouvez faire en sorte que les nouveaux employés soient enthousiastes à l'idée de travailler avec vous et les aider à s'intégrer rapidement. 

Voici les principaux avantages d'une bonne orientation des nouveaux embauchés, tant pour les employeurs que pour les employés :

Pour les employeurs

• Réduction des taux de rotation du personnel
• Améliore les taux de rétention des employés
• Diminue le temps de productivité
• Créer une main-d'œuvre engagée et motiv ée

Pour les employés

• Réduire le stress et l'anxiété liés à l'entrée dans de nouvelles fonctions
• Permet aux nouveaux employés de comprendre comment ils peuvent apporter leur contribution
• Faire en sorte que les nouveaux membres de l'équipe se sentent à l'aise et bienvenus
• Leur permettre de partager leur point de vue

📈 6 Meilleures pratiques pour réussir l'orientation des nouveaux employés 

La peur du changement est à la fois une conséquence de la nature et de l'éducation. Et commencer un nouvel emploi est un changement considérable. Éliminez donc les facteurs de stress et les inconnues pour aider les nouveaux embauchés à s'intégrer facilement dans leur nouveau lieu de travail et à s'enthousiasmer pour leur rôle. 

Voici comment : 

Inclure des informations pratiques

Vous leur avez déjà donné un aperçu réaliste du poste pendant le processus d'embauche. 

Maintenant, faites-leur visiter les lieux et répondez à leurs questions, qu'il s'agisse de l'endroit où ils doivent garer leur voiture ou de questions sur leur responsable, leur équipe et les personnes sur lesquelles ils peuvent s'appuyer pour le soutien technique et les ressources humaines.

Rassurez-les et présentez-leur leur buddy

Commencer un nouvel emploi est stressant. 

Votre rôle est de les soulager de ce stress et de leur donner les moyens d'y faire face. L'existence d'un site d 'accueil buddy, par exemple, peut aider les nouveaux employés à se sentir soutenus et à accélérer le temps de productivité.

S'ouvrir à la culture de l'entreprise

La culture de votre lieu de travail a un impact considérable sur l'engagement des employés. Montrez aux nouveaux embauchés comment se déroule le spectacle et ce que font généralement les autres employés pour décompresser sur le lieu de travail.  

Conseil de pro : Organisez un déjeuner au cours duquel les nouveaux embauchés rencontreront l'équipe afin qu'ils puissent s'immerger dans l'environnement de travail.

Préparer le premier jour

Veillez à ce que les nouveaux employés disposent de toutes les informations nécessaires pour se rendre au bureau et mettez à leur disposition l'ordinateur portable de l'entreprise et tous les logiciels nécessaires. 

Préparez également le manager afin qu'il soit prêt pour le premier jour et qu'il puisse commencer à lui montrer les ficelles du métier. 

Pour éviter une surcharge de travail manuel, vous pouvez programmer l'envoi de messages aux responsables des ressources humaines et aux pairs, par exemple via Slack.

Utiliser une liste de contrôle complète

Les listes de contrôle peuvent vous aider, vous et les nouveaux employés, à rester sur la bonne voie pendant l'orientation. Étant donné que de nombreuses parties prenantes sont concernées, il est essentiel de disposer d'un système organisé. 

Voici une liste de contrôle pour l'accueil et l'orientation des employés que vous pouvez utiliser :

Conseil de pro : Recueillez les informations importantes concernant les employés avant leur premier jour de travail.

Recueillir des informations en retour et les améliorer

Demandez aux nouveaux embauchés, après l'orientation, de vous faire part de leur expérience et de vous indiquer comment vous pouvez améliorer le processus à l'avenir. Le choix du moment est essentiel. Il est préférable de leur poser la question juste après l'orientation, afin qu'ils aient encore l'expérience en tête. 

Recueillez les commentaires afin de déterminer les lacunes de votre processus d'orientation et les points à améliorer. Faites également appel à des employés plus âgés pour savoir ce qu'ils retiennent de leur orientation. Ces événements mémorables sont ce que vous voulez créer en plus grand nombre tout en minimisant le stress. 

⏰ Quelle doit être la durée de l'orientation des employés ?

Certaines organisations organisent une journée d'orientation, tandis que d'autres ont un programme d'orientation beaucoup plus long , de 30, 90 ou même 120 jours, au cours duquel une partie de la journée est réservée à l'orientation et le reste est consacré au travail réel. 

La réponse honnête est que cela dépend de votre organisation. Lorsque vous recueillez des informations sur votre programme d'orientation, demandez à votre équipe si elle estime que la durée a été suffisante et si elle bénéficierait d'un programme d'orientation plus long. 

Elle est également spécifique à chaque employé. Certains ont besoin de plus d'aide que d'autres. Une orientation personnalisée qui permet à chaque employé de donner le meilleur de lui-même peut être la bonne solution pour vous.

📝 Que faut-il inclure dans l'orientation des nouveaux employés ?

Selon la SHRM, la réunion d'orientation des nouveaux embauchés doit avoir lieu au cours de la première semaine d'embauche et comprendre les éléments suivants :

Ressources humaines

• Présenter l'entreprise, sa mission, sa fonction et sa culture
• Examiner la structure et l'organigramme de l'entreprise
• Réviser le manuel de l'employé
• Discuter du régime d'avantages sociaux 
• Inscrire les nouveaux employés au régime d'avantages sociaux

Sécurité

Examiner les politiques en matière de sécurité et de santé

• Sécurité
• Incendie
• Evacuation d'urgence
• Sécurité au travail

Politiques administratives

• Examiner les politiques de lutte contre le harcèlement et en discuter
• Examiner les politiques relatives aux périodes de paie, aux voyages, à l'utilisation des véhicules et aux demandes de formation.
• Discuter des procédures administratives relatives à la sécurité, aux menaces de logiciels malveillants et aux systèmes, fournitures et équipements informatiques.

Vue d'ensemble du département

• Partager une vue d'ensemble du département avec chaque équipe
• Répondre aux questions fréquemment posées et encourager les nouveaux embauchés à poser des questions.

💻 L' orientation virtuelle: Adapter votre processus aux employés à distance

Vous pouvez facilement adapter ces bonnes pratiques à un lieu de travail distant ou hybride. Au lieu d'organiser ces réunions en face à face, vous pouvez utiliser un outil de vidéoconférence et cocher toutes les cases de votre liste.

En fait, le travail à distance peut même éliminer certains des facteurs de stress traditionnels auxquels vous devriez faire face autrement. 

Mais le fait d'être à distance ne signifie pas que l'on ne se rencontre jamais en personne. Les entreprises qui fonctionnent d'abord à distance, comme Zapier, Buffer, et Prezly, organisent souvent des retraites annuelles ou semestrielles en personne. C'est une excellente occasion de présenter l'entreprise aux nouveaux membres de l'équipe et de créer des liens organiques entre les membres de l'équipe.

💡 6 Idées d' orientation des nouveaux employés que vous pouvez emprunter

La pression pour épater les nouveaux employés est bien réelle. Voici donc une liste d'idées que vous pouvez utiliser pour faire de votre orientation une réussite :

1. Envoyez-leur des cadeaux de l'entreprise

Même si vos employés travaillent à distance, ne lésinez pas sur les cadeaux. Les objets promotionnels de l'entreprise permettent aux employés de se sentir liés à l'organisation. 

Et vous n'êtes pas obligé de suivre la voie traditionnelle. Au lieu d'offrir des t-shirts, des stylos et des tasses de l'entreprise, offrez des autocollants pour ordinateur portable, des chargeurs sans fil, des plantes, des en-cas raffinés ou même des tapis de yoga.

Vous êtes curieux ? Voici 10 idées pour le dossier de bienvenue de votre nouvel employé

2. Organiser une chasse au trésor

Une chasse au trésor physique qui divise tout le monde en équipes afin que les nouveaux embauchés puissent interagir de manière transparente avec leurs collègues est une excellente idée, mais elle n'est pas vraiment nouvelle. Vous pouvez améliorer la chasse au trésor en utilisant des codes QR pour partager les indices et en utilisant une application pour suivre qui a résolu le plus grand nombre d'indices. 

Pour les employés à distance, essayez plutôt une chasse au trésor sur l'intranet ou le wiki. Demandez aux employés de chercher des fichiers sur l'intranet ou dans votre wiki pour reproduire l'expérience.

3. Organiser une visite virtuelle du bureau

Enregistrez une vidéo pour faire visiter le bureau aux nouveaux employés et partagez-la avec eux avant leur premier jour. Si votre lieu de travail est hybride, vous pouvez même envoyer aux employés à distance des lunettes de réalité virtuelle pour qu'ils puissent bénéficier d'une visite immersive du bureau. 

4. Leur donner un coup de chapeau 

Présentez les nouvelles recrues sur le blog de votre entreprise et publiez-les sur les médias sociaux. Faites preuve de créativité dans vos publications.

Peut-être qu'ils aiment les Avengers, alors essayez ces modèles d'affiches pour une affiche inspirée par le film au lieu de la photo et du texte habituels.

5. Jouer à la roulette du déjeuner/café 

Laissez la technologie prendre les rênes et décider qui doit aller déjeuner ensemble. Si vos employés à distance travaillent dans un espace de co-working, voyez s'ils seraient prêts à organiser quelque chose de similaire.

6. Organiser un concours de questions-réponses

L'examen des politiques de l'entreprise est obligatoire, mais doit-il être ennuyeux ? Partagez les documents avec les nouveaux employés à l'avance et transformez la réunion d'orientation en un concours de questions-réponses. Rien de tel qu'une compétition amicale pour faire du premier jour un moment mémorable. 

Vous voulez automatiser votre orientation ? Parlez-en à un expert en orientation des nouveaux employés à Zavvy aujourd'hui.

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Perdez-vous également des heures à inviter chaque nouvel employé à son événement d'orientation respectif - en fonction de son lieu de travail, de sa date d'entrée en fonction, de son service, etc.

Avec Zavvy, vous pouvez organiser vos événements d'orientation une seule fois - et inviter les nouveaux employés de façon automatique.

• En fonction des critères exacts que vous avez définis
• Et avec les données de votre système SIRH
• Ainsi que des parcours attrayants pour l'accueil et l'intégration des nouveaux arrivants.

Découvrez comment fonctionne le logiciel de planification d'événements d'orientation de Zavvy.

❓ FAQ sur l'orientation des nouveaux employés

Quel est un autre terme pour désigner l'orientation des employés ?

L'orientation des employés est également connue sous le nom d'induction. 

Certains parlent également d'onboarding. Il est important de ne pas confondre les deux. L'orientation n'est pas l'onboarding mais en fait partie. Elle peut donc être omise même si vous disposez d'un excellent programme d'onboarding. 

Quelles sont les 4 règles de base de l'orientation des employés ?

N'oubliez pas les 4 C - Clarification, Compliance, Connexion et Culture. Votre programme d'orientation doit aborder tous ces éléments. 

Que se passera-t-il si l'orientation n'est pas correcte ?

Outre l'impression négative qui peut conduire à l'attrition, l'absence d'orientation expose les employés à l'échec et réduit la vitesse de productivité, ce qui est évidemment mauvais pour l'entreprise.