L'ultime liste de contrôle et modèle pour la formation des nouveaux employés

Si vous avez déjà commencé un nouvel emploi, vous connaissez probablement le sentiment d'anxiété qui précède votre premier jour. En tant que nouvel embauché, les premiers jours, les premières semaines, voire les premiers mois de travail peuvent être une période stressante et accablante d'informations, de présentations et de formation.

Pour que vos nouveaux employés se sentent à l'aise, élaborez un plan de formation pour les nouveaux embauchés, décrivant l'expérience idéale d'accueil des employés. Cette ressource vous aide à structurer un plan de formation cohérent pour chaque employé afin qu'il parte du bon pied.

Notre liste de contrôle de la formation des nouveaux embauchés commence dès que l'employé signe sa lettre d'offre et s'étend jusqu'à son premier entretien annuel de performance. Le guide explique également pourquoi la formation des nouveaux embauchés est si importante, quelles sont les meilleures pratiques en matière de formation, et plus encore.

❗️ La façon dont vous formez les nouveaux employés est importante

L'intégration et la formation des nouveaux employés ne se limitent pas à s'assurer qu'ils remplissent des formulaires et qu'ils rencontrent d'autres travailleurs.

Lorsque vous formez un nouvel employé de la bonne manière, il atteint rapidement son niveau de productivité tout en minimisant la charge qui pèse sur le reste de l'équipe. Dans le même temps, vous favorisez une culture d'équipe et un sentiment de satisfaction des employés - des facteurs essentiels pour retenir les meilleurs employés. 

Quelle est donc la bonne façon de former les nouveaux employés ? Créez une expérience d'accueil exceptionnelle plutôt que de vous contenter d'une série de tâches.

L'intégration basée sur l'expérience permet aux employés de travailler immédiatement et de se sentir intégrés à la culture de l'entreprise. L'intégration et la formation doivent être profondément liées au travail qu'ils effectueront à terme, tout en leur permettant de se sentir à l'aise avec leurs nouveaux collègues et les structures de l'entreprise. 

Quelques avantages, tels que des paquets de bienvenue ou un déjeuner pour le premier jour, ne font certainement pas de mal non plus. 

🆚 Onboarding vs. training

Certaines entreprises ou certains managers utilisent indifféremment l'intégration et la formation lorsqu'ils évoquent le processus d'embauche. Bien que l'intégration et la formation se recoupent en grande partie, il existe des distinctions essentielles qu'il convient de comprendre avant de cocher les cases de la liste de contrôle de la formation des nouveaux employés.

L'intégration des employés vise à aider les nouveaux employés à se familiar iser avec l'entreprise, leurs collègues et l'environnement de travail. La phase d'intégration commence au moment où le candidat signe son offre d'emploi et se poursuit pendant les premiers mois de son emploi.

La formation des employés vise à leur fournir les aptitudes et les compétences dont ils ont besoin pour réussir dans leurs fonctions actuelles et futures. La formation commence pendant la phase d'intégration, mais idéalement, elle ne s'arrête jamais. 

Notre liste de contrôle pour la formation des nouveaux embauchés regroupe les tâches d'intégration et de formation en une seule ressource afin de créer une expérience cohérente et des transitions en douceur pour vos employés. 

Liste de contrôle pour la formation des nouveaux employés

Notre liste de contrôle pour la formation des nouveaux embauchés commence dès qu'un candidat accepte une offre d'emploi dans votre entreprise. À partir de ce moment, il vous appartient de créer une première impression accueillante et d'établir des bases solides pour chaque nouvel employé.

Après la préparation et l'intégration, cette liste de contrôle vous guide à travers les étapes clés de la première année de votre employé, jusqu'à son premier entretien annuel.

Préparation

La phase de préparation comprend tout ce que vous devez faire avant le premier jour de travail de votre nouvel employé. Les tâches de préparation sont principalement des éléments logistiques nécessaires à l'accès d'un employé à son espace de travail.

Lorsque vous vous préparez à accueillir un nouvel employé, vous devez.. : 

• Pré-remplir et envoyer les documents relatifs à l'embauche, tels que le contrat, le visa de travail ou les documents fiscaux.
• Demander du matériel, des identifiants, des clés de bureau ou tout autre équipement dont votre employé a besoin
• Informer l'équipe du nouvel employé de la date de son entrée en fonction.
• Organiser des réunions d'introduction ou de formation avec les collègues concernés.
• Prévoir un emploi du temps pour la première journée et la première semaine du nouvel employé

Avec un plan de formation bien conçu, la phase de préparation sera de plus en plus facile. La préparation est également un excellent moyen de tirer parti de l'automatisation dans l'intégration des employés.

Pré-embarquement

Quelques jours avant la date d'entrée en fonction du nouvel employé, celui-ci passe à la phase de pré-intégration. Au cours de cette phase, vous devez préparer le terrain pour que le premier jour soit passionnant et peu stressant. 

• Vérifiez si le nouveau collaborateur se sent bien dans son premier jour // Vous trouverez ici des conseils pour votre message de bienvenue.
• Fournir des informations sur la manière de se présenter à son supérieur hiérarchique, que ce soit en personne ou en ligne
• Confirmer que tous les documents et demandes d'équipement des nouveaux embauchés ont été remplis.
• Proposer un contenu de fond sur la culture de votre entreprise, les avantages et les politiques de travail, etc.
• Envoyer un colis de bienvenue avec un mot personnel et des petits cadeaux ou des en-cas.
• Assigner un onboarding buddy et le préparer à la tâche
  

Offrir un peu de soutien contribue grandement à donner une bonne première impression à votre nouvel employé. Il pourra se présenter le premier jour en étant sûr d'avoir ce dont il a besoin pour accomplir son travail. 

Premier jour

La plupart des gens pensent que l'intégration et la formation des nouveaux employés commencent le premier jour. Pourtant, lorsqu'un nouvel employé met le pied dans votre bureau, il devrait déjà avoir acquis certains repères et être prêt à se familiariser avec le bureau. 

C'est l'avantage de l'embarquement préalable. 

Le premier jour de travail d'un nouvel employé doit être une occasion de se réjouir. Pour y parvenir, voici ce qu'il faut faire le premier jour de votre employé : 

• Présentez-les à leur équipe et annoncez leur arrivée dans l'entreprise par e-mail ou, mieux encore, par messagerie instantanée (IM). Slack
• Réserver du temps pour un déjeuner ou une pause-café avec l'équipe le premier jour.
• Fournir tout leur matériel de travail et leur donner le temps de l'installer.
• Les présenter à leur mentor ou à l'équipe d'accueil buddy pour qu'ils posent des questions.

Vous n'avez pas besoin de tout dire à vos nouveaux employés dès leur premier jour. Concentrez-vous plutôt sur la création d'un environnement accueillant et sur l'aide à apporter à l'employé pour qu'il se sente à l'aise.

Des stratégies telles que l'attribution d'un site d'accueil ( buddies ) font en sorte que les gens se sentent mieux accueillis tout en accélérant leur productivité : Microsoft a constaté que 56 % des nouveaux embauchés qui ont rencontré un onboarding buddy ne serait-ce qu'une fois au cours des 90 premiers jours ont estimé qu'ils étaient devenus plus rapidement productifs.

Ce taux de réponse atteint 97 % pour les nouveaux embauchés qui ont rencontré un responsable de l'intégration buddy plus de huit fois au cours des 90 premiers jours, soit moins d'une fois par semaine. 

Première semaine

Il est facile de surcharger d'informations les nouveaux employés dès leur premier jour. Ne vous sentez pas obligé de passer en revue toutes les politiques de l'entreprise avant 17 heures le premier jour, juste pour dire que vous l'avez fait. 

Au lieu de cela,prenez une semaine de travail complète pour acclimater l'employé à l'entreprise, à son équipe et à son rôle .

L'objectif est de compléter ces éléments avant la fin de la première semaine : 

• Créer un plan à 30-60-90 jours en collaboration avec son supérieur hiérarchique 
• Attribuer leur première tâche ou leur premier projet
• Examiner le site juridique compliance, les politiques de l'entreprise et la logistique des ressources humaines, comme les congés de maladie.
• Les orienter vers des supports de formation liés à l'outil
• Organiser des réunions de mise en réseau ou des conversations individuelles avec des homologues
  

Plus de la moitié des entreprises mettent fin à leur processus d'intégration après la première semaine, mais dans ce plan de formation des nouveaux employés, il reste encore beaucoup de chemin à parcourir. (C'est une bonne chose.)

La première semaine d'un nouvel employé doit être un mélange d'orientation vers l'environnement de travail et de formation aux compétences liées au poste. En offrant des opportunités précoces d'expérimenter le rôle et de recevoir un retour d'information, vos nouveaux employés peuvent se familiariser avec leurs responsabilités plus rapidement qu'auparavant.

Au fur et à mesure de l'intégration et de la formation, les tâches de l'employé commenceront à se concentrer davantage sur son rôle et moins sur l'entreprise dans son ensemble. Cette transition lente prépare les employés à une réussite à long terme. 

30-60-90 jours

Pendant les 90 premiers jours où un employé travaille dans votre entreprise, organisez des contrôles réguliers pour mesurer les progrès accomplis dans le cadre du plan de 30, 60 et 90 jours établi au cours de la première semaine. 

Un plan de 30-60-90 jours est un mini plan de développement du personnel qui vise à rendre rapidement votre nouvel employé productif. Vous fournirez une formation spécifique à l'entreprise et à la fonction, vous comblerez les lacunes en matière de compétences et vous déterminerez le premier projet du nouvel employé. 

Vous devrez adapter ces plans à chaque entreprise, équipe et employé. Néanmoins, vous pouvez utiliser ces éléments comme guide général pour la formation des nouveaux employés au cours des 90 premiers jours. 

• Assigner des sessions de microapprentissage liées au rôle pour introduire et renforcer les compétences
• Continuer à offrir des possibilités de mise en réseau et de collaboration
• Créer un plan de développement professionnel à long terme
  

Certaines organisations choisissent de mettre fin officiellement au processus d'intégration après 90 jours, tandis que d'autres peuvent le poursuivre pendant quelques semaines ou quelques mois. Cela dépend de la complexité de la fonction et de votre organisation. 

Consultez le modèle de liste de contrôle d'intégration des employés de Zavvy, mis à jour pour le travail à distance et hybride, pour commencer à élaborer votre propre plan de formation des nouveaux employés. Il offre une vue d'ensemble complète des 90 premiers jours d'un nouvel employé et des ressources pour continuer à développer les employés au-delà de cette période. 

Bilan semestriel

Bien que vous puissiez choisir de mettre fin à l'intégration après 90 jours, la formation des employés ne s'arrête jamais. Faites le point avec les nouveaux embauchés après leurs six premiers mois pour voir comment ils s'intègrent au bureau et à leur poste. 

Si votre entreprise prévoit une période d'essai pour les nouveaux embauchés, il est courant qu'elle prenne fin au bout de six mois. Même si vous n'avez pas de période d'essai formelle, il est judicieux de faire un point tous les six mois pour que la formation des nouveaux embauchés reste sur la bonne voie. 

Voici quelques mesures à prendre au moment où votre nouvel employé atteint l'âge de six mois : 

• Examiner les progrès réalisés dans le cadre de leur plan de développement personnalisé
• Ajuster le plan en fonction des objectifs nouvellement identifiés ou des lacunes en matière de compétences
• Assigner des formations complémentaires ou des parcours de développement, si nécessaire
• Continuer à encourager la mise en réseau et à offrir des ressources aux employés
• Recueillir commentaires des employés sur le processus d'intégration
  

Lors de ce contrôle, vérifiez que votre nouvel employé atteint sa pleine productivité. Les systèmes d'intégration manuels et basés sur le papier peuvent retarder la pleine productivité des nouveaux embauchés de huit mois, mais grâce à cette liste de contrôle de la formation des nouveaux embauchés, votre délai de productivité devrait être beaucoup plus court. 

La mesure du temps de productivité est un excellent moyen de suivre l'efficacité de votre plan de formation des nouveaux embauchés.  

Bilan annuel

Lorsqu'un employé approche de son premier anniversaire au sein de l'entreprise, vous ne le considérez probablement plus comme un nouvel employé. Le premier entretien annuel entretien annuel de performance ou de développement peut marquer la fin de la formation du nouvel employé et le début de son développement continu.

Il est essentiel d'élaborer un processus qui réponde aux besoins de votre entreprise et de sa main-d'œuvre. Pour vous préparer à de futures rotations ou à d'autres changements dans votre entreprise, vous devez disposer d'une liste d'employés bien conçue, prête à combler les lacunes éventuelles. 

Voici comment vous pouvez intégrer ces objectifs dans la dernière partie de votre modèle de formation des nouveaux embauchés : 

• Comparer les compétences d'un employé au modèle de compétences correspondant à son rôle
• Réfléchir à des solutions de développement pour tout déficit de compétences nouveau ou en cours.
• Continuer à renforcer les formations antérieures via le microlearning
• Demandez à l'employé de vous parler de son expérience jusqu'à présent et de ses objectifs pour l'avenir.

N'oubliez pas que la fidélisation des employés dépend de plus en plus des possibilités d'évolution de carrière et de développement continu qui leur sont offertes. Il faut savoir que 94 % des salariés déclarent qu'ils resteraient plus longtemps dans une entreprise si elle leur offrait davantage de possibilités d'apprentissage. 

À cette fin, maintenez des lignes de communication ouvertes avec tous vos employés, quelle que soit leur ancienneté. Vous saurez ainsi quelles sont les opportunités qu'ils recherchent et comment elles peuvent correspondre aux besoins actuels ou futurs de l'organisation. 

📝 Meilleures pratiques pour la formation des nouveaux employés

Lorsque vous rédigez votre liste de contrôle pour la formation des nouveaux employés, vous devez garder à l'esprit quelques bonnes pratiques. Ces concepts peuvent vous aider à établir une base solide pour votre intégration et votre formation, qui sera utile à votre organisation au fur et à mesure de sa croissance. 

Exploiter les outils d'automatisation

Tout d'abord, tout ce qui concerne la formation et l'intégration des nouveaux employés est plus facile lorsque vous avez recours à l'automatisation. 

Du pré-remplissage des documents au suivi des progrès de la formation, l'automatisation peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à vos nouveaux employés, tout en créant une excellente expérience d'intégration.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez utiliser l'automatisation dans la formation de vos nouveaux employés : 

ZavvyLa solution d'accueil des nouveaux arrivants d'EADS comprend ces outils d'automatisation ainsi que d'autres fonctions qui soutiennent votre liste de contrôle de la formation des nouveaux arrivants. 

Développer un cadre de formation cohérent

L'automatisation facilite la normalisation de la formation des nouveaux employés dans l'ensemble de l'entreprise. L'équipe People Ops peut créer un cadre général de formation pour l'organisation, en décrivant les principaux objectifs, résultats et outils de chaque phase. 

Bien qu'un certain niveau de personnalisation soit certainement nécessaire (nous y reviendrons plus tard), un cadre standard est extrêmement bénéfique pour votre entreprise à long terme. 

En fait, vous envisagez l'expérience du nouvel employé du début à la fin. C'est le fondement de votre culture d'entreprise et de la réussite de vos nouvelles recrues. 

Suivre les progrès de la formation des nouveaux embauchés

Après avoir investi tant de temps dans l'élaboration d'un processus de formation des nouveaux employés, vous voulez vous assurer qu'il fonctionne. Pour savoir quels résultats vous obtenez, suivez les progrès réalisés dans votre plateforme d'intégration des employés. 

Ce type de suivi vous permet de visualiser les progrès réalisés au niveau d'un individu, d'un département ou de l'ensemble de l'entreprise. Vous pouvez voir quels employés ont besoin d'un peu plus d'encouragement pour participer pleinement à la formation et au développement. Vous pouvez également mesurer vos taux d'engagement, vos résultats en termes de productivité et d'autres indicateurs de réussite de la formation. 

📈 Comment Alasco a réduit de moitié le temps de productivité grâce à Zavvy

Examinons le plan de formation des nouveaux employés en action. Alasco L'entreprise de logiciels de gestion de biens immobiliers, a dû automatiser son processus d'intégration après avoir augmenté le nombre de ses employés de 67 % en une seule année.

Auparavant, les nouveaux employés suivaient un processus d'intégration manuel détaillé qui durait environ quatre semaines. Des réunions d'introduction intensives offraient une vue d'ensemble de l'entreprise, tandis que des courriels de suivi et des listes de contrôle prenaient en charge de nombreux aspects logistiques. 

Cependant, au fur et à mesure que Alasco se développait, il est devenu évident que de nombreuses tâches d'intégration passaient à travers les mailles du filet. La société s'est donc tournée vers la plate-forme d'activation des employés de Zavvy pour automatiser le processus et créer une expérience d'intégration cohérente pour tous les employés. 

Le transfert du processus de formation des nouveaux embauchés sur Zavvy a permis de mettre en place une structure unique pour chaque rôle tout en permettant des introductions et des formations spécifiques à chaque équipe et à chaque rôle.

Le meilleur de tous ? 

Alasco réduisent de moitié le délai de productivité des nouveaux embauchés, avec une moyenne de deux semaines avant qu'ils ne se sentent à l'aise dans leur rôle. 

➡️ Lire l'étude de cas complète ici

❓ FAQ

Puis-je automatiser la liste de contrôle de la formation des nouveaux embauchés ? 

Une liste de contrôle complète pour la formation des nouveaux embauchés peut représenter beaucoup de travail - si vous le faites manuellement. Mais vous pouvez accélérer le processus en l'automatisant à l'aide d'une plateforme d'employee enablement telle que Zavvy.

L'automatisation de votre liste de contrôle d'intégration accélère l'ensemble du processus. Votre nouvel employé devient productif plus rapidement, et vous allégez le fardeau de l'intégration manuelle pour les gestionnaires et votre équipe de gestion des ressources humaines.

À quoi ressemble un processus d'intégration idéal ? 

Un processus d'intégration idéal ressemble davantage à une expérience d'accueil qu'à un long parcours de paperasserie et de présentations. Grâce à des solutions personnalisées et automatisées d'intégration des employés, vous pouvez créer un cadre d'intégration cohérent pour l'ensemble de votre entreprise, tout en fournissant les informations et le soutien spécifiques dont chaque personne a besoin. 

Que faut-il inclure dans une liste de contrôle pour la formation des nouveaux embauchés ? 

Une liste de contrôle de la formation des nouveaux employés doit fournir une vue d'ensemble du parcours d'un employé , depuis le moment où il accepte son offre jusqu'à ses 90 premiers jours ou plus au sein de l'entreprise.

Pensez aux éléments logistiques, tels que les formalités administratives et l'installation informatique, et à l'expérience plus large, telle que la rencontre de nouveaux collègues et la découverte de la culture du bureau. 

En quoi l'intégration diffère-t-elle de la formation des nouveaux employés ? 

L'intégration aide les employés à s'acclimater à leur nouvel environnement de travail au cours des premiers mois de leur fonction. La formation permet d'enseigner ou de renforcer les compétences liées à la fonction tout au long du parcours du salarié au sein de votre organisation.