Onboarding vs. Training : Quelle est la différence et comment les deux vont-ils ensemble ?

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L'accueil d'un nouveau membre dans l'équipe est un moment crucial pour tout lieu de travail. Vous voulez faire une première impression parfaite sur la recrue. C'est comme si vous faisiez un pitch, mais au lieu de le faire à des investisseurs, vous le faites pour séduire les employés qui veulent rejoindre votre organisation.

Il s'agit également d'une période très sensible, car une seule erreur peut nuire à l'intégration. Malheureusement, peu d'entreprises comprennent la puissance d'un processus d'intégration optimisé. En conséquence, 33 % des nouveaux employés commencent à chercher un nouvel emploi six mois après leur embauche, et 23 % d'entre eux ne tiennent pas une année entière.

Rejoignez-nous pour un examen complet des processus d'intégration et de formation, de ce qui se passe à chaque étape et de la manière dont ils se complètent.

✈️ Qu'est-ce que l'onboarding ?

L'intégration des employés désigne le processus d'accueil des nouveaux employés dans leur poste au sein de votre organisation. Il comprend plusieurs phases, notamment

• Induction
• Orientation 
• Formation

L'intégration commence généralement après que les nouveaux employés ont signé leurs documents. Il leur permet de rencontrer leurs collègues et de mieux comprendre les valeurs et la culture de l'entreprise. En outre, l'intégration contribue à donner une première impression positive au nouvel employé. Il s'agit en quelque sorte d'un processus d'initiation ou d'un rite de passage qui le prépare à rejoindre votre organisation.

Objectif principal de l'onboarding

Les entreprises procèdent à l'intégration des employés parce qu'elle améliore l'engagement. Les employés qui suivent des programmes d'intégration complets sont plus susceptibles d'être productifs que ceux qui n'en bénéficient pas.

Il permet également aux nouveaux employés d'apprendre et de s'adapter aux valeurs, à la culture et à la vision stratégique du lieu de travail. En outre, ils ont l'occasion d'interagir avec leurs collègues et de développer de bonnes relations de travail.

Les 5 phases de l'onboarding

1. Pré-embarquement

La première étape du processus d'intégration commence immédiatement après que les recrues ont accepté l'offre d'emploi et signé le contrat. À ce stade, de nombreuses entreprises commettent l'erreur de laisser les personnes totalement seules pendant des mois. Nous recommandons de leur envoyer au moins une vidéo ou un courriel d'introduction pour combler le fossé - par exemple, en détaillant le déroulement de leur première journée. 

Cette période permet de se préparer - peut-être déménage-t-on dans un nouveau lieu. L'intégration préalable est le meilleur moment pour signer tous les documents nécessaires - un processus qui peut être frustrant s'il n'est pas effectué à temps. Nous recommandons aux RH de créer une liste de contrôle pour tous les documents afin d'éviter toute erreur.

2. L'orientation

Il s'agit d'un travail d'équipe : tout le monde vient rencontrer le nouvel employé et faire connaissance avec lui. Rencontrer de nouvelles personnes, en particulier dans une grande organisation, peut être accablant. Il est donc préférable que le processus soit court et simple.

L'orientation est le meilleur moment pour :

• Présenter la personne recrutée à son service et à ses collègues immédiats.
• Les sensibiliser aux valeurs et à la culture de l'entreprise
• Présentez-leur les équipements de l'entreprise, par exemple les toilettes, les places de parking, la salle de repos...
• Examiner les politiques, par exemple en matière de santé, d'assurance et de sécurité, et
• Transmettre le manuel de l'employé
  

3. Formation liée au rôle

La troisième étape du processus d'intégration consiste à former la personne recrutée à son nouveau rôle. En fonction de la structure organisationnelle de l'entreprise, c'est généralement le département des ressources humaines ou de l'apprentissage et du développement qui se charge de ce processus.

Elle permet au nouvel employé d'acquérir les compétences et la confiance nécessaires à l'exercice de ses responsabilités. Il existe plusieurs façons d'organiser une formation, notamment

• Observation au poste de travail - le recruté observe un employé dans son travail. Il s'agit d'une forme d'apprentissage
• Webinaires et conférences vidéo
• Enregistrements audio

4. La transition

Le nouvel employé s'est habitué à la routine et passe à un rôle plus permanent. Cette période dure de trois à six mois. Des contrôles fréquents sont essentiels, car ils permettent au superviseur d'évaluer l'efficacité du processus d'intégration.

5. Développement continu

Ici, la recrue s'est complètement acclimatée et peut maintenant commencer à faire des plans à long terme, tels que

• Fixer des objectifs professionnels et personnels
• Tableaux d'avancement des carrières
• Plans d'apprentissage et de développement.

Spoiler : Celui-ci se rapproche de notre définition de la "formation".

Qui est responsable de l'intégration ?

Les petites entreprises préfèrent confier le processus d'intégration au département des ressources humaines. Toutefois, les rôles ont tendance à varier d'une entreprise à l'autre. Ils dépendent principalement de la structure de l'organisation, des employés et de la culture du travail.

D'autres entreprises comptent sur le responsable du recrutement pour diriger le processus d'intégration. Le plus souvent, c'est le département de l'apprentissage et du développement qui se charge de ce rôle. En outre, certaines entreprises préfèrent engager un responsable de l'intégration professionnel pour accompagner la personne recrutée tout au long du processus d'intégration.

🚴 Qu'est-ce que la formation des salariés ?

La formation des employés est le processus qui consiste à enseigner à un employé le fonctionnement interne de l'entreprise, et en particulier son rôle. Elle fait partie du processus global d'intégration, bien qu'elle intervienne à un stade beaucoup plus avancé.

La formation des employés commence quelques semaines après que le nouvel employé s'est acclimaté à son nouvel environnement et a pris ses marques. Elle dure généralement de quelques semaines à six mois.

Naturellement, la recrue peut avoir un peu de mal à s'habituer aux nouveaux systèmes ; c'est pourquoi les entreprises ont recours à la formation d'intégration. Elle permet non seulement de rationaliser le processus, mais aussi d'accélérer le rythme d'acclimatation de la recrue.

Objectif principal de la formation des salariés

Un programme de formation est essentiel pour la productivité. Une recrue qui suit une formation a plus de chances d'être productive qu'une recrue qui n'en suit pas. En effet, la formation leur permet d'être immédiatement opérationnels.

Pourquoi devriez-vous donner la priorité à la formation d'accueil des nouveaux employés ? Tout d'abord, la formation leur permet d'acquérir les compétences et les connaissances nécessaires à leur fonction, ce qui stimule la productivité et l'engagement des employés. Le nouvel employé peut alors utiliser pleinement ses compétences pour maximiser son potentiel.

Une autre raison pour laquelle les entreprises organisent des formations pour leurs employés est de minimiser l'insatisfaction au travail. Commencer un nouvel emploi peut être éprouvant pour les nerfs, surtout si l'on ne comprend pas bien ce que l'on attend de nous.

La formation minimise donc l'anxiété et la frustration en enseignant aux recrues tout ce qui est nécessaire pour fonctionner à 100 %. Parmi les autres raisons, citons

• Améliorer la fidélisation des employés. Les employés qui ne reçoivent pas de formation sont plus susceptibles de démissionner au cours de la première année.
• Il facilite l'acclimatation.

Qui est responsable de l'intégration et de la formation ?

Le rôle des programmes de formation des employés dépend largement de la taille de l'organisation. Dans les petites entreprises, ils relèvent généralement de l'équipe des ressources humaines et sont coordonnés avec la gestion des ressources humaines. 

Avec l'augmentation de la taille des entreprises et l'apparition de nouveaux sous-départements au sein des services des ressources humaines, l'intégration des nouveaux arrivants relève principalement de la formation et du développement. Cependant, les recruteurs se sentent parfois particulièrement responsables de cet aspect crucial de l'expérience du candidat. 

Parfois, les équipes chargées des opérations, de l'intégration ou de l'expérience des employés sont celles qui se concentrent le plus sur cette période cruciale.

🆚 Onboarding vs. training

L'onboarding désigne l'intégration d'un nouvel employé dans une entreprise. Le processus comprend généralement cinq étapes et commence immédiatement après la signature du contrat par la personne recrutée.

Dans l'idéal, l'intégration dure quelques mois après que l'employé a commencé à travailler à plein régime.

L'onboarding est essentiel à l'intégration harmonieuse d'un nouveau membre au sein d'une organisation. Il lui permet d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour s'adapter à son nouveau rôle. Il est également essentiel pour la productivité et augmente le taux de fidélisation des employés.

D'autre part, la formation fait référence à l'enseignement dispensé aux nouveaux employés. Il s'agit d'un processus continu qui se poursuit longtemps après leur entrée en fonction. La formation permet aux employés de se tenir au courant des tendances et des compétences émergentes pour leur rôle particulier.

Pensez-y comme suit : l'intégration est un processus qui est lancé une fois, avec un début et une fin précis (généralement vers la fin de la période d'essai).

La formation est le processus continu de développement des compétences d'une personne.

Il y a une intersection entre les deux : l'amélioration des compétences liées au rôle dans le cadre de l'intégration peut également être considérée comme une formation.

📈 9 Meilleures pratiques pour combiner l'onboarding et la formation

📊 1. Rendre la formation continue

Faites de la formation un processus continu en introduisant une culture de l'apprentissage dans votre organisation. Le département "Apprentissage et développement" peut développer des opportunités pour les employés, telles que

• Ateliers
• Cours de courte durée, et
• Conférences.

⏱ 2. Établir des rituels de formation dès le début de l'intégration.

Le meilleur moment pour commencer la formation est immédiatement après l'orientation. En effet, les employés ont plus de chances de conserver leurs habitudes s'ils les prennent dès le départ.

❓ 3. Mettre en place des contrôles fréquents et collecter des informations en retour

Le retour d'information est essentiel pour l'intégration et la formation. Vous souhaitez que le nouvel employé s'acclimate sans difficulté. Établissez un calendrier hebdomadaire ou bimensuel pour que le nouvel employé rende compte de son travail à son superviseur. 

L'intégration de Zavvy à Slack vous permet d'automatiser le processus de rétroaction en envoyant des rappels et des sondages en mode automatique.

Des contrôles fréquents vous permettent d'aborder tout problème potentiel et de faciliter l'expérience. 

✅ 4. Créer une liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants

Considérez la liste de contrôle de l'intégration comme une liste de choses à faire. Créez un document Google avec des cases à cocher contenant toutes les étapes et tous les processus requis pour l'ensemble de l'opération. Veillez ensuite à partager cette liste avec le recruteur et le superviseur pour une transparence maximale. 

Vous serez ainsi sûr de ne rien oublier et de créer une expérience structurée et cohérente. 

👩👩👨 5. Impliquer l'ensemble de l'équipe

L'accueil et l'intégration sont généralement une affaire d'équipe. Vous voulez que les nouveaux employés se sentent à l'aise avec leurs collègues et l'organisation. Les événements (virtuels) organisés par l'entreprise sont un excellent moyen de socialiser la recrue avec le reste du personnel. 

Si vous êtes à la recherche d'idées novatrices, nous avons rassemblé 17 façons passionnantes de rendre l'accueil des nouveaux arrivants amusant. Jetez-y un coup d'œil pour créer une excellente culture d'équipe dès le premier jour.

Vous pouvez également créer des traditions d'intégration pour accueillir les nouveaux employés. Par exemple, l'intégration de notre automatisation du rituel de rencontre permet de combler le fossé entre votre recrue et le reste de votre équipe en organisant des rendez-vous autour d'un café ou des déjeuners sponsorisés par l'entreprise. 

🔀 6. Diversifier les techniques de formation

Il existe d'innombrables méthodes de formation. L'apprentissage en ligne en est un bon exemple. Il est pratique, facilement accessible et s'adresse à tout le monde, même aux employés éloignés.

Nous avons rassemblé quelques méthodes innovantes de développement des employés pour vous inspirer.

📝 7. Fournir une structure pendant les phases initiales

L'idée est de fournir autant de structure que possible au nouvel employé au cours des phases initiales. De cette manière, vous créerez un précédent quant à ce que l'on attend de lui. Cela l'aidera également à s'adapter plus rapidement à son nouvel environnement. 

Plus vos employés sont impliqués dans le processus d'intégration, plus ils seront productifs. Le fait de leur donner un sens de la structure renforce leur confiance et contribue à apaiser les craintes des nouveaux venus.

Les moyens de mettre en place un processus d'intégration structuré :

• Comprendre leurs défis
• Stimuler leur apprentissage
• Inclure des projets de groupe
• Leur donner une orientation
• Automatiser si nécessaire

⚙️ 8. Automatiser le processus

La mise en œuvre d'initiatives d'intégration et de formation complètes, riches et accueillantes peut nécessiter un certain nombre d'efforts manuels. Voici quelques conseils pour automatiser certaines parties du processus d'intégration dès l'arrivée d'un employé dans votre entreprise. Ainsi, votre nouvel employé pourra se concentrer sur l'établissement de liens avec ses collègues plutôt que de s'encombrer de paperasserie inutile. Un logiciel d'intégration comme celui de Zavvy vous permet même de tout automatiser - des invitations d'utilisateurs aux programmes de jumelage.

📜 9. Commencer par la paperasserie

Plus vite vous remplirez tous les documents nécessaires, plus vite votre nouvel employé pourra commencer à travailler. Cette étape est cruciale, car des erreurs sont inévitables. 

Il peut s'agir d'un code PIN incorrect ou d'un nom mal orthographié. Nous recommandons de commencer ce processus immédiatement après que le recruté a signé son contrat officiel.

➡️ Zavvy : votre raccourci pour des expériences d'accueil et de formation exceptionnelles

Si l'intégration est un processus global d'intégration des nouveaux employés dans votre organisation, la formation en est un élément essentiel. La formation des employés est adaptée au rôle de chacun d'entre eux et leur permet d'acquérir les compétences dont ils ont besoinpour donner le meilleur d'eux-mêmes.

Par exemple, vous pouvez proposer des cours de codage exclusifs à un jeune développeur de logiciels. Vous pouvez aussi inscrire votre chef de produit à un stage de formation pour qu'il acquière des connaissances techniques de base. 

L'objectif n'est pas seulement de former vos collaborateurs et de les laisser se débrouiller. Au contraire, vous devez leur donner une raison de croire en votre entreprise, en l'offre et, surtout, de les motiver. Vous y parviendrez au cours du processus d'intégration en fournissant des informations structurées, en soutenant la croissance de vos employés et en améliorant leur expérience. 

Notre plateforme plateforme de développement des talents tout-en-un est votre première étape pour permettre à vos collaborateurs de réussir dans leurs fonctions et les impliquer profondément dans vos processus organisationnels.

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📖 Bonus : Termes connexes à connaître

Nous avons rassemblé ci-dessous quelques termes clés relatifs à ces deux domaines, afin que vous puissiez toujours participer à la conversation.

Induction

L'intégration fait référence au processus de familiarisation d'un nouvel employé avec son rôle et son organisation.

Formation continue

Il s'agit de fournir à un employé des compétences supplémentaires afin d'améliorer ses performances.

Remise à l'eau

Il s'agit du processus d'accueil, d'orientation et de formation d'un employé après une absence prolongée.

Après la pandémie, la réintégration est également devenue un problème pour les entreprises qui reprennent le travail dans les bureaux.

Pourquoi ?

• Pour les nouveaux employés qui ont rejoint l'entreprise pendant cette période et qui n'ont jamais été accueillis en personne
• Sensibiliser tous les employés à la politique de travail hybride (souvent nouvelle)

Débarquement

Il s'agit du processus qui consiste à rompre les liens professionnels entre une entreprise et son employé lorsque ce dernier quitte l'organisation. 

Pré-embarquement

Avant qu'un employé ne prenne ses fonctions, juste après la signature de son contrat de travail.