Comment améliorer l'efficacité de votre programme de formation des employés grâce à l'automatisation de la formation

En tant que manager ou responsable des ressources humaines, vous comprenez l'importance de la formation de vos employés. Vous savez qu'il est moins coûteux de former un employé actuel que d'en embaucher un nouveau.

Et que les employés qui bénéficient d'une formation continue la trouvent bénéfique pour leur productivité, leur engagement, leur satisfaction au travail et leur développement professionnel, et sont plus susceptibles de rester dans l'entreprise.

Vous avez peut-être même conçu un programme de formation d'entreprise qui a permis à votre entreprise et à vos employés de bénéficier de ces récompenses par le passé.

Mais aujourd'hui, votre entreprise se développe, vous recrutez des talents du monde entier et les failles de vos méthodes de formation commencent à se faire sentir.

Il vous est de plus en plus difficile de dispenser rapidement une formation cohérente, pertinente, attrayante et efficace aux nouveaux employés et à ceux déjà en poste. Vous n'arrivez même pas à trouver le temps de procéder à une évaluation post-formation ou de donner et de recueillir un retour d'information.

Il existe une solution simple à ce problème : l'automatisation de la formation.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est des bonnes fonctions d'automatisation et d'un système automatisé de gestion de la formation pour relancer vos processus et votre personnel.

💪 Qu'est-ce que l'automatisation de la formation ?

L'automatisation de votre flux de travail RH est idéale pour confier à un logiciel des tâches administratives manuelles, fastidieuses, répétitives et chronophages. Vos flux de formation peuvent également bénéficier de l'automatisation. 

L'automatisation de la formation rend votre processus de formation des employés plus efficace, plus efficient, plus évolutif et plus autonome.

Par exemple, au lieu de superviser manuellement des processus tels que :

• preboarding, 
• Embarquement,
• la gestion des salaires, 
• la déclaration d'impôts, et 
• la personnalisation des plans de formation pour chaque département,

Votre équipe de gestion des ressources humaines peut déléguer ces tâches à une plateforme d'automatisation.

"Les employés attendent des possibilités d'apprentissage et de développement sans limites, des managers qui comprennent les styles et les environnements de travail individuels, et des entreprises qui offrent la flexibilité comme norme d'emploi". Gogi AnandConsultant senior en sciences humaines, LinkedIn.

La délégation des tâches (fastidieuses) libère du temps qui peut être consacré à des tâches plus utiles telles que l'analyse des besoins de formationl'analyse des besoins en formation, la définition des objectifs d'apprentissage, la conception des supports de cours et la création d'un contenu de qualité.

Vous pouvez ainsi consacrer moins de temps à des tâches administratives mineures et répétitives et plus de temps à répondre aux attentes des employés en matière d'opportunités de formation flexibles, efficaces et qualitatives. 

L'automatisation de la formation élimine le désordre, le stress et les obstacles de votre processus de formation en remplaçant les systèmes traditionnels - d'innombrables feuilles de calcul, PDF, courriels et outils - par un système qui fonctionne sans heurts avec une intervention humaine minimale.

👨‍🏫 Qu'est-ce qu'un cours automatisé ?

Un cours automatisé est un cours conçu, créé, déployé, mesuré et converti d'un contenu statique en formats interactifs grâce à la puissance d'un logiciel d'automatisation.

Du point de vue du prestataire, un cours automatisé permet une expérience d'apprentissage en ligne qui présente de nombreux avantages. Vous pouvez réduire le temps nécessaire pour fournir une formation flexible et personnalisée, une intervention et un soutien ciblé à vos travailleurs. Et vous pouvez le faire de manière aussi transparente que possible.

"Ce qui m'a le plus surpris, c'est qu'il est possible d'automatiser tant de choses sans sacrifier l'expérience. automatiser tant de choses sans sacrifier l'expérience. Nous envoyons aux gens des tâches à suivre, du contenu attrayant et des rappels amusants via Slack. Tout cela en un seul clic." Markus Schwarz, responsable de l'expérience des personnes à l'adresse Storyblok.

💼 5 façons dont l'automatisation de la formation profite à votre entreprise

L'élaboration et le maintien d'un programme de formation efficace exigent beaucoup de travail. Les heures et les efforts nécessaires pour y parvenir peuvent mettre à rude épreuve même le service des ressources humaines le plus assidu.

Lorsque cela se produit, votre entreprise peut subir d'énormes pertes financières, des répercussions juridiques, une baisse du moral des employés et des écarts de compétences de plus en plus importants.

Avec un logiciel d'automatisation de la formation, vous pouvez contourner ces inconvénients potentiels et récolter les bénéfices essentiels.

1. Rationalisation des processus d'intégration des employés

Faites en sorte que toutes les informations que vous avez créées pour aider les nouveaux embauchés à se familiariser avec votre entreprise et la manière dont ils peuvent contribuer à ses objectifs et à sa vision globale soient instantanément accessibles à toutes les parties prenantes.

Ainsi, vous n'aurez pas à concevoir, gérer et répéter manuellement votre processus d'accueil pour chaque nouveau venu.

Vous n'avez à définir le processus qu'une seule fois, et votre logiciel de gestion de la formation le mettra en œuvre chaque fois qu'un nouvel employé aura besoin d'être intégré.

2. Élimination des efforts répétitifs

Sans l'automatisation de la formation, vous passeriez des semaines entières à inscrire vos employés à des formations, à suivre la progression des cours et à mettre à jour les dossiers de formation, jusqu'à ce que vous vous lassiez ou que vous vous déconnectiez.

Vous utiliseriez des heures :

- l'envoi de messages aux employés concernant la formation requise ; 

- l'envoi de matériel pédagogique pertinent ; 

- la mise en place de tâches ; 

- le suivi de la réglementation compliance, et 

- effectuer d'autres tâches administratives.

Investir dans la formation automatisée vous permet de configurer facilement et rapidement les tâches répétitives quotidiennes pour qu'elles s'exécutent de manière indépendante, automatique et plus efficace.

Vous pouvez désormais réorienter votre énergie vers des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la formulation de stratégies de formation et la conception de programmes efficaces.

3. Gain de temps maximal et réduction des coûts de formation

Imaginez que vous planifiez un séminaire ou une conférence pour former des centaines ou des milliers d'employés à l'utilisation d'une nouvelle technologie.

Vous devrez trouver et louer un lieu suffisamment grand pour accueillir tout le monde et organiser le transport, la nourriture et les instructeurs.

N'oublions pas que vous empêcherez également les employés de faire leur travail, ce qui signifie que votre entreprise ne fonctionnera pas de manière optimale et ne gagnera pas d'argent pendant cette période.

Tout cela coûte beaucoup d'argent et de temps à votre entreprise. Mais en automatisant votre formation, vos travailleurs n'auront besoin que de leur ordinateur, d'une connexion Internet et d'un peu de temps libre pour suivre la formation.

Ainsi, vous vous assurez non seulement de passer moins de temps à effectuer des tâches productives, mais aussi de réaliser des économies globales.

4. Anticiper les besoins d'apprentissage des salariés

Il est de votre responsabilité d'aider vos travailleurs à acquérir de nouvelles compétences et connaissances au bon moment pour faire évoluer leur carrière et suivre les changements dans leur domaine.

Vous pouvez combiner les données des employés (profils de travail, évaluations des performances, etc.) provenant de vos systèmes RH avec les données d'apprentissage et les résultats d'évaluation de votre logiciel d'automatisation de la formation afin d'analyser les niveaux de compétences et d'identifier les lacunes et les besoins en matière d'apprentissage.

Fort de ces informations, vous pouvez instantanément proposer des cours pertinents aux différents employés qui ont besoin de se perfectionner ou de se recycler, d'un simple clic. 

5. Amélioration de l'efficacité de la formation

Les programmes de formation réussis ne se construisent pas en un jour. 

Il faut de la pratique et un perfectionnement constant pour créer des expériences d'apprentissage qui soient intéressantes, engageantes, percutantes et pertinentes.

Par exemple, l'intégration du microlearning mobile dans votre programme de formation peut multiplier par quatre les taux d'engagement. Mieux encore, la rétention des connaissances s'en trouve améliorée de 50 % par rapport aux outils d'apprentissage en ligne traditionnels. 

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L'automatisation de la formation des employés vous permet également de mettre en place des enquêtes automatisées pour contrôler l'engagement et recueillir des commentaires tout au long du parcours de formation. Elle vous aide même à évaluer les résultats de vos enquêtes et à créer facilement des rapports que vous pouvez utiliser pour.. :

• rationaliser les processus ;
• identifier les domaines d'amélioration ;
• juger de la force de votre processus de formation ;
• traiter les problèmes avant qu'ils ne deviennent un problème ;
• réduire les erreurs et les risques de noncompliance;
• modifier les activités de formation en fonction des besoins ou des préférences des employés en matière d'apprentissage.

👩‍💼 5 raisons pour lesquelles vos employés préféreront la formation automatisée

Votre entreprise n'est pas la seule à profiter des avantages de l'automatisation de votre programme de formation. L'automatisation a également un impact direct sur vos employés et transforme leur expérience d'apprentissage et de développement de multiples façons.

 1. L'apprentissage devient autonome

La formation automatisée place les employés sur le devant de la scène et leur donne le pouvoir de contrôler comment, quand et où ils apprennent. Ils peuvent ainsi apprendre et développer leurs compétences à un rythme qui leur convient, à leur emploi du temps et à leurs ambitions.

Il leur suffit de se connecter à leur portail de formation personnalisé pour consulter les supports d'apprentissage et les étapes incontournables que vous avez créées pour eux.

Ils peuvent suivre leurs progrès, demander une formation complémentaire ou même décider de leur propre chef de suivre d'autres cours non obligatoires qui les intéressent.

 2. Plus de retour d'information, plus souvent

Dans quelle mesure les employés progressent-ils dans leur parcours d'apprentissage ?

Quelles sont les lacunes en matière de compétences ?

Quels sont les domaines du cours dans lesquels ils éprouvent des difficultés ou auxquels ils doivent accorder plus d'attention pour pouvoir exceller à l'avenir ?

Comment leurs stratégies d'apprentissage actuelles fonctionnent-elles ?

Sans retour d'information individualisé, vos employés ne seront pas en mesure de répondre à ces questions. Malheureusement, cela signifie qu'ils ne peuvent pas s'améliorer et que vous ne pouvez pas les guider efficacement pour qu'ils atteignent leurs objectifs d'apprentissage personnels et obligatoires.

Avec un système de formation automatisé, vous pouvez facilement créer des quiz et des tests pour évaluer ce que les stagiaires ont appris. Vous pouvez ensuite générer automatiquement un retour d'information en fonction de la justesse de leurs réponses à chaque question.

 3. Possibilité d'apprendre dans le cadre du travail

Lorsque vous éloignez les employés de leur bureau ou de leurs tâches pour les faire participer à une formation, vous perturbez leur productivité et leur flux de travail.

D'autre part, grâce à l'automatisation, vous pouvez former vos employés dans le cadre de leur travail quotidien et apporter une plus grande flexibilité à leur expérience d'apprentissage. 

Ainsi, au lieu de trouver un moment à part en dehors du travail pour apprendre, la formation automatisée vous aide, vous et vos employés, à intégrer l'apprentissage dans le flux du travail et dans leurs routines :

• Infographie ;
• Fils de discussion sur les médias sociaux ;
• Quiz interactifs ;
• Campagnes au goutte-à-goutte ;
• Apprentissage collaboratif ;
• La gamification ;
• Microsoft Teams ou Slack nudges ;
• Contenu de microapprentissage en pop-up, etc.

4. La reconnaissance automatisée augmente l'engagement

Les salariés ne veulent pas travailler dans l'ombre sans être reconnus pour le travail qu'ils fournissent ou pour ce qu'ils ont accompli.

Si vous ne leur donnez pas les encouragements et la reconnaissance qu'ils souhaitent, ils iront les chercher dans une autre entreprise.

Un système automatisé de gestion de la formation doté de fonctions de certification et de gamification telles que des tableaux de bord, des badges, des niveaux, des points, des certificats et des récompenses permet de reconnaître et de féliciter facilement les employés lorsqu'ils atteignent une étape importante de leur apprentissage.

Cette validation de leurs efforts les poussera à continuer et même à faire mieux la prochaine fois.

5. Des expériences cohérentes et fiables pour les apprenants

L'avantage de la formation automatisée est qu'elle élimine les incohérences dans les expériences de formation de vos employés.

Chacun reçoit les mêmes lignes directrices, le même contenu et la même expérience globale, où qu'il se trouve.

Personne n'est laissé pour compte ou ne reçoit plus de matériel de cours et de temps d'apprentissage que son voisin.

Les administrateurs et les stagiaires n'auront plus besoin de fouiller dans divers fichiers et dossiers pour trouver les cours ou les informations dont ils ont besoin, car ils les auront à portée de main.

Vous pouvez facilement mettre à jour votre plateforme d'automatisation de la formation lorsque les politiques ou les processus de votre entreprise évoluent. Toutes les personnes qui y ont accès pourront voir les changements immédiatement.

🖥️ Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel d'automatisation de la formation

Que vous soyez en train de revoir votre logiciel de formation actuel ou d'en chercher un nouveau, voici quelques caractéristiques essentielles que tout système automatisé de gestion de la formation (TMS) efficace devrait posséder pour soutenir vos efforts de formation :

• Création et conception de cours - Votre logiciel d'automatisation de la formation doit vous permettre de concevoir, de créer, de stocker et d'offrir des cours pertinents à vos employés au moment opportun. Il doit offrir la possibilité de créer de nouveaux cours à partir de zéro et d'importer et de modifier des supports de cours existants. En outre, assurez-vous qu'il prend en charge les formats modernes, tels que les formats comportementaux (par exemple, le microlearning), l'apprentissage social et la répétition espacée.
• Évaluation des performances de l'apprenant - Un bon TMS doit permettre aux employés d'évaluer leurs progrès et de tester leurs connaissances tout au long du parcours d'apprentissage.
• Plans de formation personnalisables - Avec un TMS, la gestion des besoins en formation pour des employés individuels ou des équipes entières est facile et transparente. Il doit vous permettre de créer des profils personnalisés pour chaque stagiaire et administrateur. Vous pouvez également personnaliser les canaux, la fréquence et la durée des formations en fonction des préférences des employés.
• Suivi et rapports - Choisissez un logiciel d'automatisation de la formation qui vous permet de suivre et d'étudier le comportement et les performances de vos employés en matière d'apprentissage grâce à des rapports personnalisés.
• Évolutivité - Vous n'aurez pas à subir le stress de la recherche, de l'achat et de la mise en œuvre d'une nouvelle solution logicielle à chaque fois que votre entreprise se développe.

À quoi servent les logiciels de formation (automatisation) ?

Utilisez votre logiciel d'automatisation de la formation pour gérer l'ensemble de votre processus d'administration de la formation du côté de l'administrateur et votre processus d'apprentissage et de développement du côté de l'employé.

Il vous aide à répondre aux besoins et aux exigences de votre entreprise en matière de formation en prenant en charge et en automatisant la manière dont vous concevez les cours, proposez un apprentissage mixte et déployez des initiatives de formation.

Vous pouvez l'utiliser pour rationaliser la façon dont vous montrez la reconnaissance des stagiaires, délivrez des certificats, suivez les progrès de l'apprentissage, communiquez et engagez les employés, et générez des rapports de formation.

Conseil : vous pouvez utiliser votre logiciel d'automatisation de la formation pour cibler des individus ou des équipes spécifiques avec des opportunités de développement basées sur les rôles, telles que la formation au leadership, la formation à la vente, etc.

⚙️ 8 étapes pour mettre en œuvre l'automatisation de la formation

Vous êtes prêt à transformer votre programme de formation des employés en une machine bien huilée qui fait de l'apprentissage une partie intégrante de votre culture d'entreprise ?

Suivez les étapes suivantes pour profiter des avantages de la formation automatisée pour votre entreprise et vos employés.

1. Commencez par choisir votre logiciel de formation automatisée

Le système d'automatisation de la formation que vous choisirez limitera votre programme de formation ou l'aidera à répondre aux attentes et à les dépasser.

Il existe de nombreuses options sur le marché, et certaines d'entre elles vous offriront un éventail de fonctionnalités supérieur et plus large que d'autres.

Pour choisir le bon logiciel de formation pour votre entreprise, vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Le type de contenu de formation que vos employés préfèrent, par exemple les diapositives, les tutoriels vidéo, les webinaires et les graphiques.
• Les méthodes ou canaux que vous prévoyez d'utiliser pour diffuser le contenu, par exemple slack, le courrier électronique et les fenêtres contextuelles.
• Votre approche de la formation - opterez-vous pour un apprentissage mixte, asynchrone, social ou en ligne ?
• La taille de votre entreprise et le taux de croissance prévu.

Une fois que vous aurez évalué vos besoins en matière d'automatisation de la formation, il vous sera plus facile d'identifier un outil qui répondra à toutes ou à la plupart de vos attentes.

2. Fixer des objectifs de formation

Quels sont les objectifs de votre programme de formation sur le lieu de travail ?

Si vous n'avez pas d'objectif à atteindre, vous risquez de fournir à vos travailleurs des informations inutiles. Pire encore, vous leur transmettez des informations sans rapport avec leur rôle ou votre entreprise, ce qui constitue une perte de temps et d'opportunités.

Vous pouvez éviter cette situation en identifiant les lacunes en matière de compétences et de connaissances dans votre entreprise qui empêchent les employés de rester compétitifs, d'être bien équilibrés et de progresser dans leurs fonctions.

3. Créer des modèles de cours réutilisables

Vous pouvez automatiser votre processus de création et de gestion de cours en créant des modèles que vous pouvez réutiliser ou modifier à l'infini. Cela vous évite de repartir de zéro chaque fois que vous souhaitez ajouter un cours ou du matériel de formation similaire.

Il vous suffit donc de modifier le modèle avec les informations spécifiques à chaque cours. Ajoutez les formateurs, la date et l'heure, et le tour est joué.

Si le logiciel d'automatisation de la formation que vous utilisez est fourni avec des modèles, adaptez-les à vos besoins.

4. Concevoir et développer des supports de formation

Vos employés ne devraient pas avoir à chercher le matériel de formation nécessaire.

Pour que votre programme soit efficace et axé sur l'apprentissage, vous devez créer un référentiel en ligne pour tous les cours et matériels pertinents dont les stagiaires ont besoin. Veillez ensuite à ce qu'ils y accèdent facilement chaque fois qu'ils en ont besoin.

Pour ce faire, vous devez

• Décidez de vos objectifs de formation et de ce que vous voulez enseigner, puis utilisez-les pour déterminer les résultats souhaités pour chaque cours.
• Faites des recherches approfondies sur le sujet que vous avez choisi et utilisez les informations que vous avez recueillies pour élaborer un plan de cours.
• Élaborer le plan en rédigeant le contenu de chaque segment du cours.

5. Automatiser les flux de travail

Il est temps d'utiliser votre logiciel d'automatisation de la formation pour automatiser les aspects répétitifs et chronophages de vos processus RH et L&D.

Par exemple, la communication et les tâches suivantes de l'administration de la formation sont des candidats parfaits pour l'automatisation.

→ Mettre en place des enquêtes automatiques: Envoyez automatiquement des enquêtes à la fin de chaque cours pour obtenir les réactions instantanées des employés et savoir ce qu'ils aimeraient améliorer.

→ Mettre en place des déclencheurs de communication automatisés: Ceux-ci sont utiles pour informer les stagiaires d'une nouvelle affectation à un parcours de formation, d'un retard sur une tâche ou de l'approche de la date limite du cours.

→ Certificats de formation automatisés: Programmez votre TMS pour qu'il émette automatiquement des certificats basés sur des modèles ou personnalisés chaque fois qu'un stagiaire a terminé toutes les activités d'apprentissage requises.

→ Automatisation de la gestion des dossiers de formation - Attribution automatique des cours aux employés, analyse des résultats de la formation et création de dossiers et de rapports faciles à consulter.

→ Collecte automatisée des commentaires - Contrôlez les résultats des quiz, les temps d'achèvement des modules et les résultats. Utilisez ensuite ces informations pour adapter le matériel de formation aux besoins des apprenants.

6. Télécharger le contenu

Ajoutez à votre TMS tous vos contenus de formation, qu'il s'agisse de cours en ligne ou d'autres supports d'apprentissage tels que des PDF, des vidéos, des fichiers audio, des documents Word et des folioscopes interactifs.

Conseil : les meilleurs systèmes d'automatisation vous permettent d'utiliser différents types de contenu dans une piste d'apprentissage ou un cours de formation.

Après avoir créé un cours ou une piste, vous pouvez définir l'ordre des cours, établir un calendrier et l'ordre dans lequel les stagiaires peuvent visualiser les cours ou progresser dans la piste.

7. Suivre les progrès et l'efficacité

Votre travail ne s'arrête pas après le lancement de votre programme de formation automatisé. Vous devez encore surveiller les performances des stagiaires, les résultats des tests, les taux d'achèvement des cours et les résultats de la formation.

Profitez des fonctions de suivi, d'analyse et de rapport de votre système de gestion de l'apprentissage, qui fera tout le travail de base pour vous.

‍Tip: Plus les outils de reporting de votre logiciel sont avancés, plus vous obtiendrez d'informations.

Une meilleure connaissance signifie une meilleure compréhension de ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas dans votre stratégie de formation. Cette connaissance vous permettra d'apporter des changements pour accroître l'efficacité de votre programme.

8. Reconnaître les réalisations des stagiaires

Pour motiver vos employés à continuer d'apprendre et d'améliorer leurs compétences, il faut les inonder de commentaires, de reconnaissance et de récompenses.

Sortez des sentiers battus et imaginez des moyens passionnants pour y parvenir. 

Par exemple, il est possible de jouer le processus de formation afin de stimuler l'engagement et de susciter une compétition amicale.

Attribuer des badges et des certificats aux stagiaires pour renforcer leur sentiment d'accomplissement et les inciter à terminer les cours.

💡 7 Conseils bonus pour la mise en œuvre de l'automatisation de la formation

Conseil n° 1 : Commencez petit, puis augmentez. 

Menez un projet pilote avec une équipe ou un cours spécifique. Utilisez ensuite les enseignements tirés du projet pilote pour faciliter la planification de votre formation.

Conseil n° 2 : créer des expériences pour tester l'effet de différentes stratégies. 

Par exemple, vous pouvez utiliser deux types de contenu dans une phase de test. Vous comprendrez lequel favorise la rétention des connaissances après une période donnée.

Conseil n° 3 : répondre aux différents styles d'apprentissage en incorporant plusieurs types de matériel pédagogique. 

Par exemple, proposez des formations vidéo et des scripts vidéo comme méthode d'apprentissage alternative. 

Conseil n° 4 : écoutez vos employés et concevez votre expérience de formation en fonction de leurs souhaits et de leurs préférences, et non pas en fonction de ce que vous pensez qu'ils voudraient ou préféreraient. 

Conseil n° 5 : encourager les employés à partager régulièrement avec leurs pairs ce qu'ils apprennent.

Conseil n°6 : il existe des systèmes LMS démodés et dépassés. Assurez-vous donc d'obtenir quelque chose de moderne et d'efficace.

Conseil n° 7 : Expliquez clairement comment la formation s'inscrit dans un cadre plus large de développement de carrière. Intégrez-la dans le plan de développement de vos employés.

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