Qu'est-ce qu'un système de gestion de la formation et comment l'utiliser pour des techniques d'apprentissage modernes ?

Votre organisation est-elle bloquée dans le passé en ce qui concerne la gestion de la formation ? 

Vous utilisez peut-être des feuilles de calcul et des chaînes de courrier électronique pour suivre les cours dispensés, les stratégies d'apprentissage en ligne et d'autres aspects essentiels de l'administration de la formation. 

Si c'est le cas, ne désespérez pas - c'est ainsi que la plupart des organisations ont géré leur formation à un moment ou à un autre. 

Mais le temps et la technologie ont tous deux évolué, alors pourquoi ne pas sortir de l'âge des ténèbres et profiter des systèmes de gestion de la formation les plus modernes pour transformer votre personnel ? 

‍"La responsabilité de l'apprentissage a toujours été d'aider les organisations à naviguer dans l'incertitude et le chaos du monde." Linda Cai, vice-présidente du développement des talents, LinkedIn.

💪 Qu'est-ce qu'un système de gestion de la formation?

Un système de gestion de la formation, ou TMS, rationalise votre approche de la formation. 

Au lieu d'avoir des supports de cours et des outils administratifs dispersés dans une variété de solutions papier ou numériques, vous organiserez tout à partir d'un seul centre TMS. 

Elle est plus efficace, plus rentable et moins stressante que votre ancienne approche. 

👩‍💼 Qui utilise les logiciels de gestion de la formation ? 

L'intérêt d'utiliser un TMS est qu'il s'adresse à des organisations de toutes tailles et de tous secteurs.

 Un TMS simplifiera le processus, que vous créiez du contenu pour vos employés internes, vos partenaires commerciaux ou vos clients. 

Alors, qui se connectera et tirera le meilleur parti du produit ? 

Équipes d'apprentissage et de développement 

Le back-end de votre TMS permet à votre équipe interne de L&D d'effectuer des changements administratifs essentiels. Il peut s'agir de 

• Téléchargement de nouveaux contenus de cours ou 
• La mise au point des notifications push pour s'assurer que vos apprenants reçoivent des encouragements au bon moment pour accéder à leurs modules de formation. 

Employés internes

Selon le rapport Glint sur le bien-être des salariés, la possibilité d'apprendre et d'évoluer est la meilleure façon de définir un environnement de travail exceptionnel. 

Ainsi, que vous soyez 

• l'accueil des nouveaux employés, 
• mettre à jour vos pratiques en matière de santé et de sécurité, 
• suivre une formation à l'adresse compliance , ou 
• améliorer les compétences des membres de votre équipe, 

Votre logiciel de gestion de la formation sera un moyen essentiel et accessible de dispenser des cours.

Apprenants externes

Mais il n'est pas nécessaire de limiter votre TMS à un public interne. 

Pourquoi ne pas former votre clientèle à l'utilisation optimale de votre produit? 

En outre, mettez votre formation à la disposition de vos partenaires commerciaux, afin qu'ils comprennent mieux ce que vous proposez.  

🔍 Comment fonctionne un système de gestion de la formation ?

Utilisez votre TMS pour accomplir toutes les tâches liées à la gestion de la formation. 

Votre logiciel s'occupe de tout, de l'assemblage et de la présentation des supports de cours à la programmation de l'apprentissage et au suivi de la progression du cours. Ce dernier point peut s'avérer utile pour mesurer l'efficacité de la formation.

Vous attirerez les apprenants sur votre plateforme et les maintiendrez engagés grâce à des formations amusantes et interactives qui s'intègrent parfaitement à leur travail et à l'équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle. 

👀 Quelles sont les caractéristiques des outils de gestion de la formation ?

Les systèmes TMS diffèrent considérablement en termes de fonctionnalités. 

Conseil: veillez à choisir un logiciel convivial, tant au niveau du back-end que du front-end. 

Caractéristiques traditionnelles 

Les composants traditionnels suivants sont au cœur de la plupart des systèmes de gestion de la formation et de l'apprentissage.

• Créer des cours de formation - certains systèmes TMS utilisent des éditeurs de type "glisser-déposer" . Cela vous permet de réutiliser le contenu de vos cours existants si vous disposez déjà d'une bibliothèque bien étoffée. En utilisant des outils de création, vous pourrez rapidement créer et assigner des cours de cours de microapprentissage pour vos apprenants.
• Par ailleurs, certains systèmes de formation en ligne proposent un catalogue de modèles de cours que vous pouvez "emprunter". 
• Gérer les membres - l'administration de la formation est un jeu d'enfant dans un TMS. Tout d'abord, vous créez un profil pour chaque apprenant ou utilisateur administratif. Ensuite, vous leur attribuerez différentes autorisations en fonction de leurs besoins. 
• Votre TMS sera évolutif, garantissant que votre programme de formation se développe en fonction de l'évolution de vos besoins de formation. 

• Suivre les progrès de l'apprenant - votre logiciel de formation fournit une vue d'ensemble de l'efficacité de votre stratégie d'apprentissage. Les responsables peuvent consulter les détails de l'achèvement de la formation pour chaque apprenant. De plus, ils peuvent obtenir des informations sur l'ensemble de l'équipe ou de l'entreprise afin de prendre des décisions éclairées. 

Fonctionnalité avancée 

"La conception de l'apprentissage en entreprise se transforme lentement mais sûrement avec l'UX, le développement de produits, la stratégie de contenu et le marketing." Egle Vinauskaite, stratège en apprentissage, Skillbright Labs. 

Il n'y a pas de solution unique en matière de tableaux de bord de gestion de la formation. 

Certaines entreprises technologiques, dont Zavvy, s'appuient considérablement sur les fondements d'un TMS traditionnel, offrant des fonctions avancées pour soutenir l'apprentissage comportemental. 

Incorporer seulement 5 minutes d'apprentissage par jour dans nos routines donne des résultats puissants. Et vous pouvez facilement y parvenir grâce aux éléments suivants : 

• Formats modernes - alors que les systèmes de formation en ligne traditionnels paraissent encombrants et dépassés, les systèmes actuels sont élégants et optimisés pour répondre à vos besoins. 

Conseil: Une solution logicielle est accessible sur différents appareils et navigateurs de bureau et mobiles. 

• Notifications push - l'apprentissage espacé consiste à consommer de façon répétée de petits morceaux de matériel de formation au cours de plusieurs sessions de microapprentissage. 

Conseil: la meilleure façon d'encourager continuellement les apprenants à s'engager sur votre plateforme de formation est d'envoyer des notifications push là où ils se trouvent déjà pendant leur journée de travail. Souvent, cela signifie connecter Slack ou Teams à votre TMS. 

• Apprentissage social - Les cours d'apprentissage en ligne basés sur les pairs s'appuient sur l'échange social, ce qui rend l'apprentissage plus efficace. 

Conseil : Les partenaires de responsabilisation renforcent la motivation. De plus, les apprenants créent davantage de connexions neuronales lorsqu'ils participent à des sessions de formation en collaboration. 

❗️ Pourquoi les logiciels de gestion de la formation sont-ils importants?

Les logiciels de gestion de la formation permettent de résoudre certains des problèmes suivants : 

1. Manque d'efficacité de l'administration

N'est-il pas temps d'analyser la productivité de vos équipes de formation et de développement ? 

AsanaLe rapport Anatomy of Work Global Index de 2022 souligne que les employés s'enlisent constamment dans le "travail sur le travail". 

Plus précisément, les entreprises perdent 23 heures sur une semaine de travail de 40 heures pour des tâches subalternes et répétitives telles que la communication au sujet du travail, la recherche d'informations, le passage d'une application à l'autre et la recherche de mises à jour de statut. 

Si cela vous semble familier, un système de gestion de la formation améliorera la productivité en regagnant des heures précieuses pour votre organisation. 

2. Coûts élevés

Les salaires du personnel font partie des coûts les plus élevés associés aux programmes de formation, que vous organisiez une formation avec instructeur dans une salle de classe ou dans le cadre d'une configuration d'apprentissage en ligne. 

Le passage à un système TMS peut réduire les coûts liés à l'embauche de formateurs pour les cours synchrones. Mais vous économiserez également de l'argent sur les heures d'administration nécessaires au fonctionnement de votre programme. 

3. Dépendance à l'égard d'un trop grand nombre d'outils de sélection et de mélange

À quoi ressemble votre pile technologique actuelle en matière de formation ? Vous disposez peut-être d'un assortiment de technologies : 

• Loom ou des vidéos de cours sur YouTube ;
• Webinaires ;
• Présentations Powerpoint ;
• Manuels de formation imprimés ;
• Applications d'enquête ;
• Chaînes de courrier électronique ;
• Outils de gestion d'événements et plus encore. 

Peut-être hébergez-vous un tableau Notion avec des liens vers certaines de ces différentes solutions ? Cela pourrait faciliter la tâche de l'utilisateur final, mais un TMS simplifierait la gestion pour votre équipe administrative. 

4. Manque de données

Le manque de données sur les progrès de la formation peut avoir un impact sur l'expérience d'apprentissage de vos employés. Par exemple, vous pourriez envoyer des courriers électroniques à l'ensemble de votre personnel pour l'encourager à participer à votre programme de formation. Mais cette communication serait une nuisance pour ceux qui participent déjà. 

Au lieu de cela, un système automatisé de gestion de la formation suivra l'achèvement des cours et la progression des cours compliance pour chaque programme. Cette approche efficace permet de mesurer la participation en quelques secondes. 

5. Maintien de l'emploi

Nous connaissons tous les conséquences de la grande démission: 47 millions d'Américains quitteront leur emploi en 2021.

Mais ce que moins de gens comprennent, c'est le lien flagrant qui existe entre la formation des compétences et la fidélisation des employés. 

La durée moyenne de rétention d'un employé d'entreprise n'est que de 2,9 ans en 2022. Mais pour les organisations qui donnent la priorité à l'apprentissage en cours d'emploi, cette durée passe à 5,4 ans en moyenne. 

Laissez votre TMS vous aider à le faire ! 

💻 5 Exemples de logiciels de gestion de la formation 

Alors, à quoi ressemblent les systèmes TMS en action ? Voici cinq exemples utilisés dans le domaine de la formation en entreprise et de l'enseignement supérieur. 

Zavvy

Le système de gestion de la formation et de l'apprentissage de Zavvy permet aux entreprises de gérer leurs programmes de formation en pilotage automatique. 

➡️ Explorez notre galerie de modèles de formation. Vous accéderez à de véritables parcours Zavvy réalisés par nos concepteurs de formation, nos clients et d'autres entreprises avant-gardistes.

Appréciée par des entreprises telles que Freeletics et Primer, la plateforme Zavvy vous permet de lancer un cours en quelques minutes. Vous l'attribuerez aux bonnes personnes au bon moment et suivrez les progrès réalisés en cliquant sur un bouton.

➡️ Découvrez comment Zavvy a aidé Freeletics à créer une routine de formation pour ses dirigeants.

Mentors de la ménopause 

Menopause Mentors est un cours certifié CPD développé par Over The Bloody Moon. Il s'agit d'un TMS engageant mis à la disposition des entreprises qui souhaitent sensibiliser et soutenir les employés touchés par la ménopause. De plus, le programme comprend la possibilité de sessions virtuelles au cours desquelles les mentors de la ménopause peuvent partager leurs apprentissages et leurs points de vue.

L'apprentissage 

Bien qu'il ne soit pas parfaitement adapté à la formation en entreprise, Its Learning dispose d'une vaste bibliothèque de contenus utiles à la création de cours destinés au marché de l'enseignement primaire et secondaire et de l'enseignement supérieur. Le TMS intègre également des analyses et des rapports avancés, ainsi que la possibilité de gérer des projets de groupe lorsque les étudiants doivent travailler en équipe. 

EthosCE 

Si vous avez besoin d'un système de gestion de la formation pour les travailleurs de la santé, EthosCE est un bon choix. La plateforme s'adresse aux associations médicales, aux entreprises de formation médicale, aux centres médicaux universitaires, etc. Elle se targue d'une interface utilisateur intuitive et d'un excellent taux de productivité des cours .

Sakai 

Sakai est un générateur de cours gratuit et open-source destiné à la niche du tutorat. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres programmes de formation. Vous pouvez utiliser des modules pour stocker du texte, des quiz, des vidéos, etc. 

La plateforme permet également une collaboration aisée entre les enseignants et leurs élèves, par exemple pour recevoir un retour d'information sur les travaux. 

➡️ Comment mettre en place votre propre solution de gestion de la formation 

Votre organisation est-elle prête à récolter les fruits d'un système de gestion de la formation ? 

72% des dirigeants estiment que la formation et le développement professionnel sont devenus une fonction plus stratégique, et il convient donc d'accorder la priorité à ce domaine pour faire progresser votre entreprise. 

Si votre approche actuelle de l'apprentissage est, au mieux, désordonnée, essayez une approche plus rationnelle de votre contenu d'apprentissage en ligne. 

Qu'il s'agisse de créer un contenu d'apprentissage espacé convaincant ou de l'intégrer à vos canaux de communication existants, la plateforme de gestion de l'apprentissage basée sur le cloud de Zavvy se distingue de toutes les autres. 

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❓ Système de gestion de la formation FAQS

Vous avez encore des questions sur l'utilisation d'un TMS ? Nous sommes là pour vous aider ! 

Quelle est la différence entre un système de gestion de la formation et une formation en ligne ? 

Un système de gestion de la formation peut faire partie de votre stratégie de formation en ligne. Mais la formation en ligne n'utilise pas toujours un TMS. 

Voyons cela de plus près. Supposons que vous organisiez des cours virtuels en ligne dirigés par un instructeur via Zoom ou un outil similaire, qui exigent des apprenants qu'ils se forment en temps réel. Il s'agit d'une formation en ligne qui n'utilise pas de système de gestion de la formation. Il s'agit d'une formation en ligne qui n'utilise pas de système de gestion de la formation et qui est très différente de la réception de petits morceaux de matériel de formation par l'intermédiaire d'une plateforme de gestion de l'apprentissage. 

La formation asynchrone, plutôt qu'avec un formateur en direct, permet de réaliser d'importantes économies, car il n'est pas nécessaire de payer le formateur pour chaque cours. 

La formation peut également être plus intense et plus longue dans le cas de modules de cours longs, ce qui fait que le cerveau a plus de mal à retenir les nouvelles informations. 

Au contraire, l'apprentissage espacé dispensé par le biais d'un système de gestion de la formation augmente la rétention des connaissances. 

Est-il facile de passer à la gestion numérique de la formation ? 

La technologie évolue si rapidement que les organisations ne pensent pas avoir le temps ou les ressources nécessaires pour suivre le mouvement. 

Lorsque les chefs d'entreprise restent attachés à leurs méthodes traditionnelles de formation des employés, il peut être difficile de s'engager dans des stratégies de formation numérique. 

Mais la vérité est que si vous voulez que votre entreprise progresse et reste pertinente, le passage au numérique est une nécessité.

"Il existe une opportunité de piloter des activités et des outils de L&D plus variés : contenu d'apprentissage personnalisé à l'aide de systèmes de recommandation, contenu push via des chatbots, partage de connaissances entre pairs sur des plateformes collaboratives, et intégration de contenu externe curaté avec du contenu interne personnalisé." Stella LeeDirectrice, Paradox Learning.

La bonne nouvelle, c'est que le processus de formation ne doit pas être compliqué. Avec le bon système de gestion de la formation en place, vous pouvez facilement faire la transition.

Quelle est la différence entre les systèmes de gestion de la formation et les systèmes de gestion de l'apprentissage ? 

Les systèmes de gestion de la formation (TMS) et les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) ont de nombreux points communs. 

La principale différence réside dans la manière dont vous utilisez le logiciel. 

Les employés et les clients qui utilisent votre plateforme pour consommer du contenu de cours accèdent au composant de gestion de l'apprentissage du système. 

Dans le même temps, toute personne disposant de droits d'administration sur votre outil l'utilise comme un système de gestion de la formation puisqu'il englobe l'ensemble de votre programme d'apprentissage et de développement. 

Quelle est la différence entre un logiciel de gestion de la formation et un logiciel de suivi de la formation ? 

Le suivi de la progression des cours n'est qu'un aspect (important) de la gestion de la formation numérique.  

Le suivi vous aide à comprendre le degré d'engagement de vos employés dans votre plateforme d'apprentissage. 

Conseil n° 1 : si le nombre de participants est élevé mais que le taux d'achèvement des cours est faible, évaluez comment rendre votre contenu de formation plus attrayant. 

Conseil n°2 : si vous avez du mal à inciter les apprenants à commencer, cherchez à faire connaître vos systèmes de formation par le biais de notifications push et autres. 

Conseil n° 3 : le suivi permet également aux responsables de savoir quels employés ont suivi la formation et quelles sont les parties qui leur ont posé problème. Ces données vous permettent d'adapter le contenu de la formation en conséquence, en vous concentrant sur les sujets les plus importants. 

Conseil n° 4: expérimentez des fonctions interactives telles que la gamification en fonction de leur popularité. Si vous savez que vos jeux-questionnaires ont du succès, augmentez-en le nombre!