Renforcer la confiance dans les équipes virtuelles : 17 bonnes pratiques à ne pas ignorer

La confiance est le ciment des équipes - et elle est multidimensionnelle : de haut en bas, de bas en haut et entre collègues.

Si la confiance ne vibre pas dans toutes les directions, les équipes se désagrègent.

Dans le monde décentralisé et post-pandémique d'aujourd'hui, de plus en plus de personnes travaillent à distance. La gestion d'équipes à distance est devenue une compétence essentielle pour les managers. 

La confiance est encore plus importante dans les équipes à distance que dans les équipes physiques. 

Pourquoi ? 

Les équipes à distance ne bénéficient pas des liens quotidiens, du langage corporel et de la surveillance, qui permettent de s'assurer que les employés travaillent et ne sont pas en train de se détendre à la plage. 

Malheureusement, la confiance des employés n'est pas ce qu'elle pourrait être.

Près de 4 salariés sur 10 pensent que leur entreprise ne fera pas passer leurs intérêts avant les profits.

Nous ne pouvons qu'imaginer les dommages causés à la motivation et à la productivité, en particulier dans les équipes éloignées.

Cet article vous fournira les outils nécessaires pour instaurer la confiance au sein des équipes virtuelles afin d'accroître la productivité et les bénéfices. Et, surtout, des personnes plus heureuses !

🖥️ Pourquoi la confiance est importante dans les équipes virtuelles

Un niveau élevé de confiance sur le lieu de travail présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns :

• moins de stress ; 
• plus d'énergie ;
• moins de congés de maladie ;
• une productivité plus élevée ; 
• des niveaux de satisfaction plus élevés ; 
• les membres de l'équipe qui osent prendre des initiatives et des risques.

Les interactions quotidiennes permettent de cultiver naturellement un grand nombre de ces qualités pour les équipes physiques. 

Cependant, lorsqu'il s'agit d'instaurer la confiance au sein d'équipes éloignées, le risque que les employés se sentent isolés et non soutenus est plus élevé. 

Du point de vue de la gestion, il est plus difficile de contrôler les actions. 

Un employé est-il en retard à une réunion parce qu'il a eu des problèmes techniques ou parce qu'il s'est relâché ? 

Il y a moins de contexte pour évaluer vos collègues de manière critique.

Ajoutez à cela que certains scientifiques pensent que nous sommes programmés pour nous méfier de tout le monde, à l'exception de notre famille proche. Il est donc plus difficile de franchir cette barrière innée de la méfiance avec des personnes que l'on ne voit pas tous les jours et que l'on n'a peut-être jamais rencontrées en personne. 

C'est pourquoi il est essentiel de créer et de maintenir la confiance dans les équipes virtuelles.

🏗️ 7 éléments essentiels pour instaurer la confiance dans les équipes à distance

Alors, comment instaurer la confiance dans les équipes virtuelles ? 

Prenez note de ces 7 éléments et incorporez-les pour créer un lieu de travail où la confiance règne.

Responsabilité et fiabilité

Personne n'aime se sentir surveillé. Malheureusement, le micromanagement est l'un des moyens les plus rapides de tuer la confiance. Il indique que vous ne faites pas confiance à vos employés pour faire ce que vous et le poste demandez.

Mais la frontière est mince entre un contrôle excessif et un contrôle insuffisant. 

En l'absence de responsabilité de la part du chef d'équipe, les employés peuvent se sentir perdus, sans direction et enclins à se rendre sur le site slack. 

Conseil : Une communication régulière et un contrôle de l'atmosphère de l'équipe peuvent vous aider à trouver le niveau optimal.

Cohérence de la communication

Vous devez pouvoir attendre de vos employés qu'ils arrivent à l'heure et fassent un excellent travail. 

Mais s'ils ne vous voient et n'entendent parler de vous que de façon sporadique, il y a un décalage qui nuit à la confiance. 

Vos employés peuvent se sentir négligés et avoir l'impression de ne pas contribuer à quelque chose de significatif. 

Les baisses de motivation. 

Le remède est une communication cohérente. 

Conseil : même si vous n'avez pas grand-chose à dire pour la réunion quotidienne ou hebdomadaire, au lieu de l'annuler, prenez quelques minutes pour demander comment se passe la journée de chacun. 

Le fait de prendre des nouvelles est un excellent moyen de renforcer la confiance au sein de votre équipe distribuée.

Rencontre physique (si possible)

La raison d'être des voyages d'affaires est que le fait de rencontrer quelqu'un en personne crée un climat de confiance. Il suffit de se rencontrer une fois pour cultiver une confiance qui se poursuit dans l'environnement virtuel. 

Conseil : L'organisation d'une réunion ou d'un voyage d'entreprise est un moyen d'instaurer la confiance au sein des équipes éloignées. 

[Image de l'équipe Zavvy du parcours d'intégration] 

Réciprocité 

La confiance dans les équipes virtuelles va dans les deux sens : les managers doivent sentir qu'ils peuvent faire confiance à leurs équipes, et les employés doivent sentir qu'ils peuvent compter sur leur patron pour avoir leur meilleur intérêt à l'esprit, fournir l'équipement nécessaire et payer leur salaire à temps. 

La confiance doit également se manifester horizontalement - chaque membre de l'équipe doit faire confiance aux autres pour qu'ils accomplissent leur part du travail, qu'ils arrivent à l'heure aux réunions importantes, etc. 

Conseil : prenez le pouls du niveau de réciprocité. 

Vous faites confiance à vos employés mais n'avez pas l'impression qu'ils vous rendent la pareille ? 

👀 Note : En tant que manager ou chef d'équipe, vous devez prendre les devants et témoigner de la confiance à vos employés avant de pouvoir l'attendre en retour. 

Transparence 

La transparence alimente la confiance. 

Pour favoriser la transparence, assurez une communication fréquente sur les performances du projet, les résultats de l'entreprise, les changements organisationnels, etc. 

Conseil : vos collaborateurs apprécieront de sentir qu'ils font partie de l'organisation et qu'ils ne sont pas seulement un moyen d'atteindre une fin.

Faire preuve d'ouverture d'esprit

On ne peut pas imposer la confiance. Elle doit s'épanouir de l'intérieur.

Pensez à n'importe quelle relation.

Vous faites confiance à la personne sur la base de ses actions au fil du temps, et non de ce qu'elle dit. C'est pourquoi vous devez constamment montrer à votre équipe que vous pouvez lui faire confiance en toute sécurité. 

Ils seront alors heureux de vous rendre la pareille ! 

Relations interpersonnelles 

Pour revenir à l'analogie ci-dessus, une relation professionnelle est comme toute autre relation - elle nécessite un investissement pour s'épanouir. 

Si la confiance ne peut être imposée, vous pouvez et devez faire des efforts conscients pour renforcer les relations interpersonnelles dans un environnement virtuel. 

Nous verrons plus loin à quoi cela peut ressembler. 

🏆 5 avantages de la confiance dans les équipes virtuelles

1. La confiance favorise l'innovation 

Dans les équipes à distance ou sur place, la confiance est indispensable à la création et à l'innovation. Si les employés ne se sentent pas à l'aise pour sortir des sentiers battus et si les cadres ne font pas confiance aux solutions nouvelles et non conventionnelles de l'équipe, l'innovation s'essoufflera. Ce défi est particulièrement vrai pour les équipes à distance, car les équipes sur place ont l'avantage de se voir et de faire rebondir les microdécisions les unes sur les autres, ce qui accélère la prise de décision et l'innovation.

2. La confiance renforce le moral

Ne sous-estimez pas le pouvoir des groupes. 

Pour la plupart des gens, il est plus facile d'être motivé et de faire du bon travail avec des personnes qui sont concentrées et travailleuses. 

Toutefois, la confiance peut en partie remplacer la responsabilisation et la motivation que procure le fait d'être entouré de collègues. Se concentrer sur l'instauration de la confiance dans les équipes virtuelles est donc un investissement dans l'éthique du travail !

3. La confiance est une forme subtile de responsabilité 

Lorsque vous faites confiance aux gens, ils ont tendance à se montrer à la hauteur. 

Inévitablement, un manager doit faire davantage confiance à une équipe distribuée qu'à une équipe physique. Lorsqu'on fait confiance à des personnes pour faire un excellent travail malgré la distance et l'absence de contrôle, elles sont généralement désireuses de prouver leur fiabilité afin de bénéficier de récompenses sous la forme d'une liberté assortie d'une responsabilité. 

4. La confiance vous donne l'énergie nécessaire pour vous concentrer sur les tâches importantes.

Il est relativement facile de faire confiance à vos employés sur place. 

Si vous travaillez dans la même pièce (ou dans une pièce adjacente), vous pouvez vérifier que tout le monde arrive à l'heure, fait son travail et ne part pas avant la fin du site workday . Au fil du temps, vous aurez repéré les employés en qui vous pouvez avoir confiance. 

Ce n'est pas aussi facile pour les équipes virtuelles. 

Vous ne pouvez pas voir qui travaille. Même si les membres de votre équipe sont en ligne, ils peuvent être en train de préparer un gâteau ou de faire le ménage chez eux. 

En sachant que vous pouvez faire confiance à vos employés à distance, vous économiserez beaucoup d'énergie que vous pourrez utiliser pour des tâches pertinentes au lieu d'essayer de savoir qui travaille et quand.

5. La confiance améliore la fidélisation des employés 

La confiance étant l'un des principaux facteurs de satisfaction des employés, une équipe à distance où règne la confiance rendra les employés plus heureux. 

De plus, des employés plus heureux sont plus susceptibles de rester au sein de l'organisation, ce qui entraîne une diminution du taux de rotation et une augmentation des bénéfices. 

Les équipes à distance n'ont pas les interactions quotidiennes qui instaurent naturellement la confiance, c'est pourquoi investir dans l'instauration de la confiance aura un impact positif sur la fidélisation des employés des équipes à distance.

😞 5 erreurs comm ises par les organisations lorsqu'elles tentent d'instaurer virtuellement la confiance

1. Ne pas se concentrer sur l'instauration de la confiance dès le départ 

La confiance est moins tangible que, par exemple, les recettes du premier trimestre. Comme elle n'est pas évidente à mesurer, il peut être tentant de la négliger. 

Mais si vous n'établissez pas la confiance dès le départ, vous risquez de provoquer des malentendus inutiles. Or, si vous devez résoudre des malentendus, il sera plus difficile d'établir la confiance à l'avenir. 

2. Être imprévisible ou contradictoire 

Si vous promettez d'envoyer les notes de réunion par courrier électronique à tout le monde et que rien ne se passe, la confiance s'en ressentira. 

De même, si vous dites à vos employés qu'ils n'ont pas besoin de se présenter un jour, pour ensuite leur demander pourquoi ils ne se sont pas présentés le lendemain, la confiance s'en ressentira. 

Conseil : restez cohérent et faites savoir à vos employés ce que vous attendez d'eux. 

3. La précipitation

Rome ne s'est pas construite en un jour - il en va de même pour la confiance dans les équipes à distance. 

Permettez donc à la confiance de se développer naturellement à la suite d'actions répétées et cohérentes. Et abstenez-vous de juger les gens s'ils ont une bonne dose de suspicion avant que quelqu'un n'ait prouvé qu'il est digne de confiance. 

4. Supposer que la confiance s'installe naturellement 

Bien que le point précédent soit valable, il est crucial de ne pas trop pencher vers l'autre extrémité du spectre. La confiance n'est pas seulement le résultat du temps, mais d'un comportement digne de confiance au fil du temps. 

Votre équipe vous fera confiance si vous prouvez à plusieurs reprises que vos actions sont en accord avec vos paroles. 

Cependant, la confiance souffrira si vous reportez des réunions et si vous promettez des choses qui ne se produisent jamais. Instaurer la confiance dans les équipes virtuelles est une compétence qui s'apprend et se perfectionne. 

Le fait de le négliger ne le fera pas réapparaître comme par magie.

5. Supposons que tout le monde considère la confiance de la même manière que vous

En fonction de sa perception et de ses expériences antérieures, chacun perçoit la confiance différemment. Il est donc essentiel de parvenir à un consensus plutôt que de partir d'une définition standard. L'une des solutions consiste à organiser des discussions de groupe sur ce qu'est la confiance, sur la manière de l'instaurer et sur les mesures à prendre en cas de manque de confiance. 

🤝 9 comportements qui renforcent la confiance dans les équipes virtuelles

1. La surcommunication

Votre équipe n'a pas accès aux mêmes informations que vous. C'est pourquoi il est essentiel de communiquer ce qui se passe au sein de l'organisation. Pour instaurer la confiance au sein d'équipes éloignées, préférez surcommuniquer plutôt que d'omettre des détails essentiels qui donneront l'impression aux membres de l'équipe d'être laissés pour compte. 

2. Promouvoir la clarté, la transparence et la vulnérabilité 

La confiance exige du courage et de la vulnérabilité. Et c'est à vous d'agir en premier. Donnez l'exemple en faisant preuve de transparence et d'ouverture. 

Un autre élément qui contribue à renforcer la confiance est la clarté des rôles: il s'agit de s'assurer que vos collaborateurs sont conscients des attentes liées à leur rôle et qu'ils les comprennent parfaitement. 

3. Investir dans les relations 

Investissez du temps dans la construction et le renforcement des relations au-delà du transactionnel. Vous pouvez y parvenir par le biais de conversations informelles et d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe - pour des exemples concrets, voir ci-dessous.

4. Offrir de la flexibilité 

Faites confiance à votre équipe en proposant des horaires flexibles et en comptant sur ses membres pour achever le travail et le livrer à temps. 

5. Encourager le partage des connaissances 

Le partage des connaissances est un processus gagnant-gagnant : il permet à votre équipe d'interagir et d'améliorer ses connaissances, ce qui favorise l'établissement de relations organiques.

6. Rotation de la direction 

Le fait d'occuper un poste de direction implique d'assumer davantage de responsabilités - et les responsabilités ont un impact positif sur la confiance. Par conséquent, dans la mesure du possible, il convient d'instaurer un système de rotation des dirigeants. 

7. Indices non verbaux

Les équipes virtuelles ne bénéficient pas d'un langage corporel important qui contribue à instaurer la confiance sur le lieu de travail. Un moyen de compenser cela est de s'assurer que l'on se voit le plus possible, en laissant la caméra allumée lors des appels vidéo. 

8. Offrir un retour d'information constructif 

L'honnêteté renforce la confiance. 

Il sera plus facile pour vos employés de vous faire confiance - et de se faire confiance entre eux - s'ils savent qu'ils recevront un retour d'information honnête et constructif sur leur travail. Malheureusement, un retour d'information négatif sans suggestion d'amélioration peut engendrer du ressentiment, une baisse de la productivité et de la confusion. 

Il se peut que vos employés ne sachent pas comment s'améliorer. 

💡 La mauvaise performance de vos employés vous donne des maux de tête ?

Apprenez à la diagnostiquer et à y remédier efficacement. Vos collaborateurs et votre organisation vous remercieront de gérer les mauvaises performances de manière proactive et solidaire. 

9. Fixer et partager des objectifs communs 

Le fait d'avoir des objectifs communs à atteindre aide tout le monde à se sentir connecté. Et le lien est un ingrédient essentiel de la confiance. 

Il est plus facile de se responsabiliser mutuellement lorsque les attentes de chacun sont clairement définies. 

💡 17 Meilleures pratiques pour instaurer la confiance dans les équipes virtuelles

1. Encourager l'utilisation d'outils de collaboration appropriés

Les outils de collaboration permettent de savoir plus facilement qui fait quoi. Ils permettent de gagner un temps précieux en supprimant les allers-retours inutiles. 

Les outils de communication tels que Slack ou Workplace avec messagerie directe favorisent une communication rapide et fréquente. Ils requièrent donc un degré de formalité moindre que la rédaction d'un courrier électronique. 

2. Investir dans le bien-être des salariés 

Le bien-être des employés est l'un des principaux facteurs "mous" de la confiance. Lorsque les employés remarquent que vous vous souciez de leur bien-être, ils sont plus enclins à vous accorder leur confiance. 

💡 Découvrez 25 statistiques sur le bien-être des employés que tout gestionnaire devrait connaître et cinq conseils en prime pour promouvoir le bien-être des employés.

3. Promouvoir les limites entre vie professionnelle et vie privée 

Promouvoir des limites saines entre le travail et la vie privée montre à vos employés que vous vous souciez d'eux. Ils sauront que vous avez leur meilleur intérêt à l'esprit, ce qui facilitera leur confiance. 

4. S'assurer que chacun s'aligne sur la mission et la vision de l'organisation

L'adhésion de tous les membres de l'équipe à la mission et à la vision crée un sentiment d'unité et d'objectif commun. 

5. Créer des règles et des procédures opérationnelles normalisées

Les règles et les routines des procédures opérationnelles améliorent la clarté. Or, la clarté est un facteur essentiel de la confiance dans les lieux de travail à distance.

6. Accorder plus d'importance que d'habitude à l'accueil des nouveaux arrivants

L'intégration est toujours importante, et encore plus pour les équipes à distance. Nous avons exploré comment la confiance est un concept multidimensionnel, et un logiciel d'intégration comme Zavvy s'occupe des aspects pratiques et humains de la confiance.

🙌 Découvrez 47 façons de stimuler l'engagement des employés à distance.  

7. Disposer d'une politique fonctionnelle en matière de travail à domicile

La politique de travail à domicile doit préciser les heures de travail, les rapports, les lignes directrices en matière de communication, l'utilisation de la technologie et l'étiquette des réunions virtuelles. 

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8. Apprendre à se connaître virtuellement 

Se connaître est l'une des pierres angulaires de la confiance. Créez un canal de discussion dédié aux conversations non professionnelles, où les gens peuvent partager des GIFs amusants et avoir l'équivalent virtuel des discussions autour d'un café. Planifiez des activités de cohésion d'équipe en ligne.

Les roulettes à café ont pour but de favoriser les conversations et les liens pendant les pauses déjeuner. 

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Chaque personne reçoit un partenaire avec lequel elle peut passer un appel vidéo. 

L'objectif est d'avoir une discussion décontractée sur des sujets non liés au travail. Par la suite, il y aura moins d'obstacles à se faire confiance pour collaborer ou demander de l'aide. 

✊ Zavvy vous aide à automatiser l'attribution des roulettes de café. 

Un concept similaire est la fonction exclusive Zavvy" walk and talk". Lors d'une promenade et d'une discussion, deux collègues sont mis en relation et invités à prendre rendez-vous pour une promenade de 45 minutes à l'extérieur. 

La seule règle est de ne pas parler de travail. Vous pouvez imaginer l'augmentation potentielle de la confiance après ces 45 minutes. Tout cela en bougeant quotidiennement, ce qui contribue à réduire le stress et à augmenter le bien-être. 

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9. Créer un environnement de travail collaboratif

Un environnement de travail collaboratif permet de mieux savoir qui fait quoi. Cette visibilité favorise la confiance.

10. Clarifiez vos intentions (y compris en fixant des objectifs clairs)

Votre message se dilue avec la distance. C'est comme entendre quelqu'un qui parle de l'autre côté d'une vallée est plus difficile que d'entendre quelqu'un qui se tient à côté de vous. 

Des objectifs clairs permettent à votre équipe d'aller dans la même direction, de créer des liens et d'accroître la confiance.

🎯 Nous avons créé un guide pour apprendre à fixer des objectifs de performance efficaces pour les employés - avec 33 exemples basés sur les compétences. 

11. Tenir les employés au courant des mises à jour de l'entreprise

Des mises à jour régulières de l'entreprise - sur les bonnes et les moins bonnes nouvelles - contribuent à instaurer la confiance au sein des équipes éloignées. 

Notre client, Data Guard, utilise Zavvy pour partager les mises à jour à l'échelle de l'entreprise. Son équipe de marketing produit envoie chaque mois un bref parcours de formation mettant en évidence les mises à jour des produits. De cette façon, tout le monde est toujours au courant des changements, ce qui est particulièrement important pour l'équipe de vente. 

12. Promouvoir l'obligation de rendre compte

Lorsque les gens sont tenus responsables de leurs tâches et de leurs résultats, ils s'engagent davantage. Tout comme la confiance stimule l'engagement, l'engagement favorise la confiance, créant ainsi une spirale positive.

13. Favoriser l'épanouissement des salariés

Investir dans la croissance de vos employés permet d'instaurer la confiance au sein des équipes virtuelles. Tout le monde veut grandir, évoluer et sentir que son désir d'apprendre davantage est exaucé.

Conseil : Investissez dans un logiciel pour un processus de développement de carrière plus transparent qui ne nécessite pas de réinventer la roue pour chaque nouvelle embauche ! 

14. Fournir un forum ouvert pour le partage des connaissances et la discussion des idées

Nous avons évoqué le fait que la confiance est indispensable à l'innovation. Si vos employés savent qu'on leur fait confiance pour leur jugement, ils cultiveront le courage de prendre des décisions plus audacieuses. Un forum ouvert où les idées et les connaissances circulent librement contribue à répandre l'enthousiasme pour la création et l'innovation. 

15. Permettre le mentorat

Le mentorat permet de créer des relations profondes et significatives qui favorisent la confiance. Il permet un partage naturel des connaissances et stimule l'innovation et la créativité. 

💡 En savoir plus sur le mentorat hybride et sur les éléments à prendre en compte dans le mentorat virtuel.

16. Cultiver les pratiques de retour d'information constructif

Le retour d'information constructif contribue à instaurer la confiance, car il fait partie de la transparence. Vos employés peuvent se détendre lorsqu'ils savent que leurs pairs et leurs dirigeants les aideront à surmonter leurs lacunes et leur indiqueront les domaines à développer. Cette approche favorisera un état d'esprit de croissance plutôt qu'une source de ressentiment croissant. 

17. Embaucher les bonnes personnes

Lorsque vos recrues sont motivées pour travailler dans un environnement à distance et qu'elles y sont potentiellement déjà habituées, elles peuvent trouver plus naturel de faire confiance. 

➡️ Instaurez un climat de confiance avec vos équipes virtuelles dès le premier jour grâce à Zavvy

Avec Zavvy, instaurer la confiance au sein de vos équipes virtuelles devient un jeu d'enfant. Nos différents produits couvrent et automatisent tous les aspects mentionnés dans cet article.

Instaurez la confiance dès le premier jour avec vos nouveaux employés grâce à notre populaire logiciel d'intégration des employés. Le logiciel s'occupe de tous les aspects de l'intégration afin que vous puissiez vous concentrer sur la présence (virtuelle) de votre nouvel employé au lieu de vous stresser pour des choses qui ne fonctionnent pas. 

Notre logiciel de feedback 360 vous aide à écouter la voix de vos employés et fournit un cadre pour un feedback multidirectionnel.

L'évolution de carrière est un autre facteur essentiel de la confiance. Créez une culture de la croissance dans vos équipes virtuelles grâce au logiciel d'évolution de carrière.

Enfin, l'importance des relations est un point que nous avons mentionné à plusieurs reprises ci-dessus. Là encore, nous avons tout prévu. Établissez des relations significatives grâce à nos programmes de connexion.

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