La roulette du café et du déjeuner : Pourquoi les équipes virtuelles en ont besoin et comment l'organiser

Selon une étude de Google, la sécurité psychologique est le fondement même d'équipes efficaces et prospères. Elle signifie que les membres de l'équipe travaillent mieux ensemble dans une culture inclusive, ce qui n'est possible que lorsque toutes les personnes impliquées sont prêtes à se montrer vulnérables, à accepter les défis, à prendre des risques et à trouver de nouvelles façons d'innover et de travailler ensemble.

Malheureusement, avec des effectifs qui deviennent distants ou hybrides, il est plus facile de créer et d'entretenir une culture de travail inclusive que de le faire.

79 % des employés se sentent plus isolés depuis qu'ils travaillent à distance, tandis qu'une autre étude a révélé que 70 % des travailleurs se sentent plus épuisés et stressés qu'avant la pandémie. Ils finissent par développer un état d'esprit désengagé, ce qui entraîne une baisse des niveaux de productivité, une augmentation des cloisonnements fonctionnels et des écarts de connaissances plus importants entre les services. À son tour, la coordination s'effondre. La culture en souffre.

Heureusement, il existe quelques moyens pratiques d'abattre ces murs invisibles entre les équipes et les services, et celui dont nous allons parler aujourd'hui est la roulette du café ou la roulette du déjeuner.

☕ Qu'est-ce que la roulette du café ou la roulette du déjeuner ?

La roulette café ou la roulette déjeuner imite l'engagement informel qui se produit régulièrement dans un environnement de bureau traditionnel, empêchant le personnel hybride ou à distance de se sentir isolé des membres de l'équipe et des membres d'autres départements.
L'idée d'organiser une roulette café virtuelle est simple : entretenir et favoriser une culture de collaboration sur le lieu de travail.

Il s'agit de prendre une pause pour socialiser avec des collègues autour d'une tasse de café ou d'un déjeuner, créant ainsi une base de confiance et un sentiment de sécurité entre les personnes participantes.

Comment fonctionne la roulette du café ou la roulette du déjeuner ?

Une roulette café ou une roulette déjeuner peut se dérouler manuellement ou automatiquement. Si vous optez pour la méthode manuelle, vous devez faire correspondre des employés de la même équipe ou d'équipes différentes. 

D'autre part, si vous utilisez des services logiciels spécialisés, il vous suffit d'entrer vos employés dans le système, après quoi un algorithme associera automatiquement deux employés ou plus pour une rencontre "aléatoire" par téléphone ou à l'écran.

En outre, vous pouvez également définir la fréquence à laquelle vos employés doivent participer à la roulette du café ou du déjeuner.

Nous reviendrons plus en détail sur les méthodes manuelles et automatisées d'organisation de la roulette du café ou de la roulette du déjeuner.

🏆 Les avantages de la roulette du café ou du déjeuner pour les équipes virtuelles

Imaginez la situation suivante : vous participez à une réunion avec un collègue que vous n'avez jamais rencontré - jamais - pour discuter d'un projet important à venir. 

Seriez-vous à l'aise pour partager votre point de vue avec un parfait inconnu ? Même si vous êtes la personne la plus franche et la plus extravertie, il y aura toujours une réticence générale entre vous et votre collègue. 

Mais si votre entreprise avait une politique de brise-glace virtuel, comme la roulette du café ou du déjeuner, vous seriez déjà familier avec votre collègue, ce qui dissiperait toute tension ou appréhension, et vous permettrait de commencer à collaborer efficacement dès le départ.

En gardant cela à l'esprit, voici quelques avantages à organiser un déjeuner ou une roulette du café pour votre équipe virtuelle :

Culture d'entreprise inclusive et communicative

Lorsque les employés travaillent à domicile et vivent dans des fuseaux horaires différents, il peut être difficile de maintenir le niveau de communication interne au sein d'une organisation. La roulette du café ou du déjeuner permet aux employés d'élargir leur réseau personnel et de développer de nouveaux points de contact au sein de l'entreprise. 

En même temps, le fait de parler à des collègues renforce le climat de confiance et apporte plaisir et variété aux participants tout au long de leur journée de travail. En outre, cela les rassure sur le fait que d'autres employés trouvent leur travail stimulant et travaillent pour atteindre des objectifs identiques/similaires. Cela crée indirectement une atmosphère d'intégration.

Échange informel de dialogues et de points de vue 

L'organisation d'un café ou d'un déjeuner roulette encourage un échange informel de dialogues et de points de vue, permettant aux participants de se sentir plus à l'aise et en sécurité en présence les uns des autres. Les barrières formelles invisibles sont ainsi éliminées, ce qui permet d'établir des relations dynamiques et de progresser davantage grâce à l'échange de connaissances dans le cadre du fonctionnement quotidien et des projets futurs.

Favoriser les relations humaines

Comme nous l'avons mentionné, l'organisation d'un café ou d'un déjeuner roulette favorise les relations humaines au sein de votre entreprise. En outre, elle fait tomber les barrières de communication et favorise l'échange d'idées entre les départements et les frontières hiérarchiques, éliminant ainsi la mentalité de silo - ou la pensée décousue.

En outre, le fait de former des équipes aléatoires incite les employés à faire de nouvelles connaissances et à engager des conversations authentiques et intéressantes. Cela peut conduire à une meilleure coopération au sein de l'équipe et, plus important encore, à un développement positif des relations avec les collègues.

Mise en réseau interne

En général, lorsque l'on parle de réseautage, il s'agit d'entrer en contact avec des personnes extérieures à l'entreprise. Bien que cela soit certainement important pour accéder à des opportunités et à des connaissances que vous n'auriez peut-être pas trouvées par vous-même, le travail en réseau au sein de votre entreprise est tout aussi important.

Fast Company définit le réseautage interne comme "le fait d'entrer en contact avec des collègues au sein de votre organisation, même si votre travail ne l'exige pas".

Lorsque vous vous engagez continuellement avec des personnes de votre propre entreprise, vous construisez des relations et des rapports et vous cultivez un environnement de confiance et de respect mutuels. Tous ces éléments conduisent à une plus grande productivité et à une meilleure expérience de travail en général.

L'organisation d'une roulette du café ou du déjeuner est l'une des astuces les plus simples pour créer des réseaux internes. Pour renforcer les relations entre les bureaux, les employés peuvent échanger des informations sur des projets en cours ou à venir, parler de leur famille et de leurs amis, ou d'autres sujets aléatoires.

Tenir des conversations empathiques qui comptent

89 % des responsables des ressources humaines reconnaissent que l'empathie est essentielle dans un environnement hybride, et les roulettes virtuelles autour d'un café ou d'un déjeuner peuvent favoriser l'empathie entre les employés. 

Ces séances de roulette peuvent donner lieu à des conversations intéressantes, les participants discutant ouvertement de l'échec et de la réussite. Il s'agit de créer une définition plus durable du succès, où, au lieu de glorifier l'épuisement professionnel, les employés comprennent la valeur de l'empathie, de la collaboration, de l'esprit d'équipe et de la résilience.

Comment favoriser des conversations fructueuses ?

Sur Zavvy, il existe un modèle pour cela.

En général, nous recommandons de créer un environnement sûr et de proposer des sujets concrets pour que les gens partagent leurs "meilleurs moments" et leurs "pires moments" du passé. Vous serez surpris par la rapidité avec laquelle la conversation atteindra un niveau beaucoup plus profond que les petites conversations quotidiennes !

En bref, les roulettes de café et de déjeuner favorisent un avenir inclusif en rassemblant les employés et en transformant l'expérience du travail à distance et hybride.

De plus, vous n'avez pas à nous croire sur parole, nous avons des faits qui le prouvent.

La société Profusion, spécialisée dans la science des données, a mis au point un système de roulette du café qui associe automatiquement les employés pour une rencontre virtuelle informelle. Une enquête a ensuite révélé que :

• 72% des employés ont vu leur moral s'améliorer
• 63% des employés se sentent moins isolés ou malheureux
• 96% des employés se sentent plus impliqués dans l'entreprise lorsqu'ils travaillent à distance.
• 61% ont une meilleure idée du travail de leurs collègues

L'idée de la roulette du déjeuner est venue à David Thompson, un scientifique devenu stratège en médias sociaux, alors qu'il travaillait pour l'armée américaine du fabricant de produits pharmaceutiques Boehringer Ingelheim (BIPI).

Une fois, il ne trouvait personne avec qui déjeuner. Avec son collègue Christopher Tan, il a donc construit un prototype et envoyé des invitations à un groupe de collègues triés sur le volet.

Dans les 12 heures qui ont suivi sa mise en service au sein de l'entreprise, l'application a connu un grand succès. En l'espace de sept semaines, l'application a permis à plus de 350 personnes de se rencontrer pour déjeuner. Tan a découvert que l'organisation d'une roulette pour les déjeuners produisait des jumelages inattendus (par exemple, l'application a jumelé le PDG de BIPI avec un jeune membre de l'équipe de marketing de la marque) qui conduisaient souvent à des conversations imprévues et à une meilleure collaboration.

📝 Comment organiser un déjeuner ou une roulette du café ?

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des étapes à suivre pour vous guider tout au long de la procédure.

Étape 1 : Préparez une feuille de calcul contenant les informations relatives aux membres de votre équipe. Cette feuille doit contenir le nom complet de tous les employés, leur service, leur adresse électronique, leur numéro de téléphone, etc. 

Conseil : donnez le moins de détails possible afin d'éviter toute charge de travail inutile.

Étape 2 : Établir des règles de base. Comment voulez-vous jumeler vos employés ? Souhaitez-vous les associer uniquement à des employés d'autres services ? Ou êtes-vous d'accord pour que les employés d'une même équipe se rencontrent autour d'un déjeuner ou d'un café ? 

Rappelez-vous qu'il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. Réfléchissez aux relations que vous entretenez avec vos employés et prenez votre décision.

Étape 3 : Sur la base de vos règles, commencez à jumeler au hasard des employés avec d'autres employés. Veillez à noter correctement les paires afin d'éviter les malentendus et les mauvaises communications.

Étape 4 : Envoyez des courriels aux employés participants contenant plus d'informations sur la roulette virtuelle du café ou du déjeuner. Lorsque vous envoyez des courriels, essayez d'inclure les autres participants dans la liste des destinataires, afin que tous les participants soient au courant de l'heure et du lieu du rendez-vous.

Veillez à indiquer tous les détails nécessaires, tels que la raison de l'organisation de la roulette, un bref aperçu de la raison pour laquelle l'appariement est bon, la date limite pour effectuer la roulette, etc.

Étape 5 : Dressez une liste de questions sur la "roulette du café au travail". Pensez à des questions qui peuvent aider les employés participants à briser la glace et à assurer un bon déroulement de la conversation. Vous pouvez ajouter des questions amusantes et décontractées, mais vous devez également inclure des questions perspicaces et révélatrices qui permettent d'établir de meilleures relations de travail.

Voici nos favoris :

• Que feriez-vous si vous n'occupiez pas votre emploi actuel ? 
• Si vous deviez décrire en un mot la version enfantine de vous-même, quel serait-il ?
• Quand êtes-vous le plus heureux ?
• Remplissez le blanc : Si vous me connaissiez vraiment, vous sauriez que je ___.
• Quelle est la caractéristique que vous admirez le plus chez les autres et pourquoi ?
• Que changeriez-vous si vous dirigiez le monde dès votre premier jour ?
• Comment décririez-vous votre journée parfaite ?

Vous avez terminé votre liste ? C'est parfait. Passons à l'étape suivante.

Étape 6 : envoyez des courriels de rappel amicaux aux participants à des intervalles prédéterminés. Par exemple, vous pouvez envoyer des courriels de rappel un jour avant la réunion prévue, cinq jours avant la date décidée ou une semaine avant la date limite de la roulette.

Étape 7 : Après la séance de roulette, envoyez un nouvel e-mail aux participants pour leur demander leur avis. Il s'agit d'une étape cruciale qui peut vous permettre de mieux comprendre le processus, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, comment il affecte votre employé, comment vous pouvez l'améliorer et le rendre plus pratique pour les participants.

Répétez le processus au bout d'un mois - ou dans le délai qui vous semble le plus approprié pour vos employés. Pour que les roulettes du café ou du déjeuner fonctionnent, il faut être cohérent. C'est un processus qui prend du temps, mais qui en vaut la peine.

❗️ Mais... il existe aussi un moyen BEAUCOUP plus pratique d'organiser la roulette virtuelle du café ou la roulette du déjeuner : l'automatisation.

⚙️ Comment automatiser la roulette du café ou du déjeuner via Slack ou Microsoft Teams avec Zavvy

Nous comprenons que les employés sont votre plus grand atout et nous proposons des solutions pratiques pour stimuler la productivité et la fidélisation de l'équipe. 

C'est dans cette optique que nous avons créé notre solution Connection Programs pour vous aider à développer des liens significatifs avec vos collaborateurs. Vous pouvez utiliser notre solution pour connecter automatiquement vos collègues à des réunions occasionnelles ou à des réunions de travail afin de stimuler les conversations qui créent un meilleur esprit d'équipe et améliorent la santé mentale.

Voici un bref aperçu de la manière dont vous pouvez utiliser le modèle "Conversations qui comptent" de Zavvy pour organiser une roulette du café ou du déjeuner :

Etape 1 : Après vous être connecté à votre compte Zavvy , allez sur templates et cliquez sur Connect Slack pour l'option d'intégration. Slack pour l'option d'intégration.

Étape 2 : Cliquez sur Modèles. Vous y trouverez nos modèles pour différentes catégories, chacun d'entre eux ayant été conçu avec soin. Par exemple, il existe des modèles pour

• Rencontres occasionnelles (roulette du café)
• Walk & Talk (inciter les gens à se promener pendant le dialogue)
• Des conversations qui comptent (encourager des conversations constructives)

Pour organiser une routine plus significative, faites défiler la page et cliquez sur Conversations qui comptent dans la section Travail hybride/à distance.

Dans cette section, vous trouverez une brève introduction et une explication plus détaillée de l'objectif de ce modèle personnalisable.

Ce programme vous aidera à assurer une communication saine et à développer une culture de travail empathique où les employés se sentent à l'aise et ont un sentiment d'appartenance.

Étape 3 : Voici à quoi ressemble le modèle des Conversations qui comptent:

Vous pouvez personnaliser le modèle à votre guise. Par exemple, vous pouvez changer le titre en "Roulette du café" ou "Roulette du déjeuner", ajouter une vignette, une description, etc. En faisant défiler l'écran vers le bas, vous découvrirez un grand nombre d'autres paramètres.

Vous pouvez définir les paramètres comme vous l'entendez et en fonction des horaires de vos employés. 

Zavvy Le meilleur conseil : La seule façon de réussir à organiser des roulettes café ou des roulettes déjeuner est de faire preuve de constance. Profitez de notre option Répéter et programmez des séances de roulette toutes les semaines ou toutes les deux semaines pour maximiser les résultats.

Étape 4 : Faites défiler l'écran vers le haut et cliquez sur l'onglet Constructeur dans la barre de menu supérieure. Vous verrez la liste des sujets que les employés participants peuvent aborder pour susciter des conversations intéressantes.

Pour guider davantage les employés, vous pouvez ajouter les éléments de contenu que vous souhaitez, qu'il s'agisse d'une question ou d'une déclaration.

Étape 5 : Ensuite, personnalisez le message que vous souhaitez envoyer aux employés qui participent à la roulette à l'adresse Zavvy. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'option Activité de groupe.

Zavvy créera automatiquement un canal Slack pour les employés jumelés et enverra votre message finalisé pour cette étape.

Étape 6 : Cliquez sur l'onglet Assigner dans la barre de menu supérieure. Comme son nom l'indique, cet onglet vous permet d'affecter différents employés pour lancer la roulette.

Zavvy créera automatiquement un canal Slack pour les employés jumelés et enverra votre message finalisé pour cette étape.

Étape 6 : Cliquez sur l'onglet Assigner dans la barre de menu supérieure. Comme son nom l'indique, cet onglet vous permet d'affecter différents employés pour lancer la roulette.

Il y a deux façons de procéder :

1. Tout d'abord, vous pouvez affecter les employés manuellement en cliquant sur l'option Affecter manuellement la cohorte , puis en recherchant les membres que vous souhaitez jumeler pour la session.

2. Deuxièmement, vous pouvez gagner beaucoup de temps en automatisant l'appariement des employés. 

Configurez le champ d'affectation du déclencheur en fonction de vos préférences (par exemple, si vous souhaitez que tous vos employés participent à la roulette du café ou uniquement les employés d'un service spécifique). Une fois que vous avez sélectionné vos options, cliquez sur Activer l'automatisation.

👬 Et c'est tout ! Zavvy prendra le relais et informera (et rappellera) aux employés participants de rencontrer leurs collègues autour d'un déjeuner ou d'une tasse de thé. Le tout de manière automatisée et via Slack, MS Teams ou par courrier.

📱 Application de la roulette du café dans la vraie vie : Hootsuite

Hootsuite est passée en peu de temps du statut de startup à celui de grande entreprise mondiale. Bien que la direction ait apprécié cette croissance rapide, elle souhaitait également conserver la culture d'entreprise de Hootsuite.

Inspirée par des programmes tels que Mixer, Ten Thousand Coffees et Innovate Brew, l'entreprise a décidé de voir si le café pouvait aider les Owls (c'est ainsi que l'on appelle les employés de Hootsuite) à mieux se connecter entre eux. 

Noel Palin couvre l'initiative #randomcoffee de Hootsuite de manière plus détaillée dans son article sur LinkedIn, mais l'essentiel est que l'entreprise a conçu un programme de roulette du café et a obtenu des résultats incroyables.

La roulette de Hootsuite a commencé avec des feuilles de calcul Google et des courriels, mais rapidement, la direction a écrit un algorithme pour automatiser le jumelage d'employés de différents services.

Hootsuite a reçu des commentaires extrêmement positifs de la part d'employés enthousiastes, qui ont constaté une amélioration de la collaboration et un renforcement des relations interdépartementales.

🚀Real-Life Lunch Roulette Application : Kickstarter

Afin de renforcer sa culture, Kickstarter a créé un programme créatif de roulette au déjeuner qui permet à des groupes divers et aléatoires d'employés de faire connaissance au cours d'un déjeuner.

Au départ, Shannon Ferguson, responsable du bureau de Kickstarter, a pris l'entière responsabilité de l'organisation de la roulette du déjeuner et de la désignation des employés au hasard. Cependant, au fur et à mesure que Kickstarter grandissait, cette tâche devenait de plus en plus difficile.

Pour aider Ferguson, Fred Benenson, responsable des données chez Kickstarter, a travaillé avec Brandon Williams, un employé de Kickstarter, pour créer un algorithme standard permettant d'automatiser le programme de roulette du déjeuner de l'entreprise. Grâce à eux, les repas ont été entièrement choisis au hasard tout en respectant les règles de Ferguson en matière de repas :

1. Ne jamais inclure trois personnes qui ont déjà déjeuné ensemble
2. Pas plus d'un cadre 
3. Personne ne peut faire partie de la même sous-spécialité au sein de Kickstarter.

On peut dire sans risque de se tromper que Lunch Roulette a été un succès. Pour en savoir plus sur le processus de développement de l'algorithme , cliquez ici.

➡️ Les liens entre les employés en pilotage automatique

Les technologies sociales ont complètement transformé nos vies, menaçant et améliorant à la fois la collaboration et l'intimité comme jamais auparavant. Le concept d'organisation d'une roulette café ou d'une roulette déjeuner partage le même esprit : les entreprises peuvent utiliser la technologie pour rapprocher leurs employés dans la vie réelle, en construisant des relations plus fortes et plus saines et en facilitant une collaboration rapide/efficace.

"Le sentiment d'exclusion était palpable et exaspérant.

- a déclaré Thompson, du BIPI, lorsqu'on lui a demandé pourquoi il avait eu l'idée d'une application web qui mettrait en relation des personnes de toute l'organisation pour un déjeuner. Zavvy garantit que vos employés n'auront jamais l'impression d'être Thompson. 

Grâce à nos programmes de connexion, vous pouvez automatiser l'organisation d'une roulette de café ou de déjeuner aussi facilement que possible. Présentez vos employés via Slack ou Microsoft Teams et regardez-les tisser des liens au cours de simples discussions autour d'un café ou d'un déjeuner, de réunions à pied ou de conversations approfondies. Obtenez une démonstration dès maintenant pour le voir à l'œuvre.