La formation des employés à distance avec 20 bonnes pratiques

Votre organisation emploie-t-elle des travailleurs à distance ? Ou peut-être envisagez-vous d'adopter un modèle de travail à distance ou hybride à l'avenir ?

Avez-vous besoin de renforcer les compétences ou d'améliorer les performances de votre main-d'œuvre hybride ? 

Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, vous devez donner la priorité à la formation à distance. Selon une étude Gallup sur l'état du travail à distance, 60 % des travailleurs américains préféreraient un environnement de travail hybride à long terme.

Les lieux de travail qui favorisent l'apprentissage et le développement de leurs équipes sont plus susceptibles de profiter des avantages d'un personnel motivé qui acquiert de nouvelles compétences et utilise ses points forts.

Mais la formation des employés à distance pose de sérieux problèmes. Comment les surmonter ? 

Et comment lancer une initiative de formation à distance en partant de zéro ? 

Vous trouverez les réponses et bien plus encore dans cet article. 

💪 Pourquoi le besoin de formation à distance augmente-t-il ?

L'expérience l'expérience des employés a considérablement évolué depuis 2020. De la communication à la productivité, le travail à distance a obligé les entreprises à cultiver des expériences positives pour s'assurer que les employés donnent le meilleur d'eux-mêmes et restent plus longtemps.

La formation des employés est l'un des moyens de soutenir leur croissance et de veiller à ce que les avantages stratégiques de la L&D continuent de se traduire, même lorsque les équipes ne partagent plus un espace de travail physique.

L'apprentissage à distance est plus souple et plus accessible que les méthodes de formation traditionnelles. 

Le contenu de l'apprentissage numérique est disponible sur plusieurs appareils qui répondent aux préférences et aux besoins des apprenants. De plus, le fait que les employés puissent apprendre à leur propre rythme leur assure une plus grande flexibilité et leur permet d'apprendre au moment qui leur convient, souvent dans le cadre de leur travail.

En revanche, les méthodes d'apprentissage traditionnelles (formelles) exigent une participation en classe, ce qui est tout simplement impossible dans un environnement de travail à distance.

De nombreux programmes d'apprentissage à distance choisissent de proposer des informations sous forme de petits morceaux (microlearning). Ce format est facilement digérable, compréhensible et permet une meilleure rétention des connaissances.

En partageant constamment des informations, les acteurs de la formation et du développement peuvent rapidement diffuser des pratiques et des principes standard à grande échelle, une manière plus efficace de partager l'information qu'un événement d'apprentissage conventionnel unique.

🤯 9 Défis communs de la formation des employés à distance

Si l'adoption de méthodes virtuelles de formation et de développement est nécessaire à la réussite des employés, la formation et la gestion des employés à distance posent des problèmes. En tant qu'acteur des ressources humaines, vous devez considérer ces problèmes comme des défis qui nécessitent une planification adéquate d'un modèle de formation à distance.

Manque de supervision en face à face

Lors d'une session de formation en personne, la présence d'un animateur ou d'un coach garantit presque à coup sûr que les employés se concentreront sur eux. 

Cependant, à distance, cela peut s'avérer difficile. Derrière des caméras éteintes, il peut y avoir des participants qui jonglent avec des priorités multiples ou qui font face à des distractions.

Manque d'accès à l'information

Si vous mettez en place une formation à distance sans structure ni processus appropriés, les employés risquent d'avoir du mal à trouver les supports de formation ou de ne pas y avoir accès du tout.

Une communication efficace doit donc être à la base des efforts de formation à distance. Dans le cas contraire, vous perdrez un temps précieux et de l'attention à essayer de mettre les gens sur la même longueur d'onde.

Un contenu de formation médiocre 

Se contenter de mettre en ligne des contenus d'apprentissage traditionnels n'est pas la solution, car les défis des employés dans un environnement de travail à distance sont différents. 

Conseil : Adaptez votre contenu aux nouveaux besoins et aux différents styles d'apprentissage.

L'isolement social 

Il est fréquent que les employés travaillant à distance éprouvent un sentiment de solitude. 

Lors d'une session de formation à distance, l'absence d'interaction physique peut accroître l'isolement, en particulier pour les employés qui ont du mal à rester motivés sans leur équipe autour d'eux.

Questions de communication 

Comme l'apprentissage à distance implique parfois de se connecter avec des collègues de différentes parties du globe, les différences de culture, de langue et de style de communication sont fréquentes. 

L'absence de signes physiques, qui signalent souvent aux autres leurs préférences et leurs limites, peut également entraver la communication.

Problèmes de programmation 

Au milieu d'un emploi du temps quotidien chargé et exigeant, l'apprentissage a tendance à être relégué au second plan. 

Pour les sessions en direct, trouver une plage horaire qui convienne à tous peut également s'avérer difficile lorsque les employés travaillent dans plusieurs fuseaux horaires.

Distractions

L'incapacité à maintenir une concentration constante dans l'apprentissage à distance est l'un des plus grands défis, en particulier lorsque la formation se fait à son propre rythme. Les distractions, qu'elles soient imprévues ou créées par l'apprenant lui-même, peuvent entraver les progrès et aller à l'encontre de l'objectif de la formation.

Défis techniques

La connectivité transparente est un problème, en particulier lorsque les personnes se connectent à partir d'environnements différents. 

Pensez au nombre de réunions virtuelles qui ont été marquées par des problèmes audio, des vidéos irrégulières ou des participants qui se sont déconnectés par intermittence. 

Si les formateurs et les employés passent un temps considérable à résoudre des problèmes techniques, combien de temps consacrent-ils à l'apprentissage ?

Possibilités limitées de mise en œuvre des compétences 

Dans de nombreux cas, les employés à distance n'ont pas la possibilité d'essayer les principes et les pratiques enseignés. C'est pourquoi le contenu de la formation doit mettre en évidence les méthodes efficaces de mise en œuvre à distance.

🏆 5 Avantages clés de la formation à distance

Le travail et la formation à distance sont la norme dans l'environnement commercial actuel. Les entreprises qui se concentrent sur le développement de leurs employés par le biais de la formation à distance bénéficient de certains avantages clés.

Productivité des employés 

L'apprentissage et le développement peuvent avoir un impact significatif sur la productivité. Offrir des possibilités de renforcer les compétences des employés par le biais de la formation crée une culture de productivité et de performance plus élevée.

Abordabilité 

La formation à distance permet de réduire, voire d'éliminer, les coûts associés à la formation en personne des employés, qui implique parfois des déplacements coûteux.

Conservation des connaissances

Plus les employés sont exposés à des connaissances, formés à celles-ci et autorisés à les mettre en pratique, plus ils ont de chances de les mettre en œuvre dans leur travail.

Rétention des employés

Le développement continu des employés par le biais de la formation leur permet de se sentir valorisés et optimistes, ce qui augmente leurs chances de rester plus longtemps.

Continuité de la formation et du développement en période de perturbation 

Les organisations les plus performantes ont souvent un thème commun : une culture de l'apprentissage bien établie qui prospère même en période de perturbation.

Nous savons qu'une culture de l'apprentissage n'apparaît pas comme par magie du jour au lendemain. 

💡 Alors, comment pouvez-vous commencer à construire une culture de l'apprentissage sur votre lieu de travail ? Notre suggestion : laissez-vous inspirer par les autres. Nous avons dressé une liste de 16 exemples de culture d'apprentissage et d'exemples concrets.

🪜 Démarrer la formation à distance en 7 étapes

Alors que les responsables des ressources humaines et les chefs d'entreprise du monde entier accordent la priorité à l'apprentissage et au développement de leurs travailleurs à distance, il est essentiel d'adopter une approche structurée qui englobe les meilleures pratiques suivantes.

Identifier les lacunes en matière de compétences 

De nombreuses entreprises bien intentionnées commettent l'erreur d'élaborer un programme de formation et de développement sans évaluer les lacunes en matière de compétences de leurs équipes. Grâce à l'enquête d'évaluation des besoins en formation de Zavvy, vous pouvez commencer le parcours d'apprentissage avec les bonnes informations.

Choisir un modèle de distribution

Lors du choix d'un modèle de prestation, la meilleure stratégie consiste à opter pour une combinaison de différentes approches, y compris des styles d'apprentissage synchrones, asynchrones ou mixtes. 

Conseil : veillez à utiliser une variété de formats de formation et de types de fichiers, y compris des vidéos, des feuilles de travail, des présentations, des listes de contrôle et des fichiers audio.

Tirer parti de la technologie 

En fonction de votre budget, vous pouvez tirer le meilleur parti des options technologiques pour rendre plus efficace la formation des salariés au travail à distance. Les grandes catégories d'options sont les suivantes :

• Les systèmes de gestion de la formation tels que Zavvy.
• Outils de formation vidéo à distance tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
• Plateformes d'apprentissage telles que (également) Zavvy, Learnerbly et Docebo.

Préparez votre matériel d'apprentissage

L'objectif du matériel pédagogique est de 

• Soutenir l'apprentissage en rendant les sessions intéressantes et engageantes. 
• Servir de guide pour les sessions. 
• Fournir des moyens de transmettre des idées ou des opportunités de mettre en pratique des compétences.

Documenter toutes les formations

Un document de formation facilite l'accès aux connaissances, garantissant que les employés peuvent accéder à des informations cruciales qui leur permettent de continuer à apprendre au fur et à mesure de leur travail.

Dispenser une formation

Toute la préparation aboutit en fin de compte à la livraison effective. L'exécution est donc essentielle pour obtenir les résultats escomptés.

Pour une plus grande efficacité, l'apprentissage doit être mis en œuvre comme un processus continu, tel que la formation en cours d'emploi, plutôt que comme un événement ponctuel.

Mesurer l'efficacité de la formation

Une initiative de formation réussie signifie que les employés acquièrent de nouvelles compétences, les mettent en pratique et adoptent un changement de comportement.

Conseil : la mesure de ces résultats est nécessaire pour vous permettre d'évaluer ce qui fonctionne et les aspects de la formation qui doivent être améliorés pour un meilleur retour sur investissement.

💡 20 Meilleures pratiques pour la formation des employés à distance

Incorporez ces meilleures pratiques afin d'obtenir de meilleurs résultats pour votre organisation et vos employés.

Planification de la formation

Il ne faut pas sous-estimer l'importance de la planification de l'ensemble du voyage. Travaillez avec une liste de contrôle de la planification qui devrait inclure les aspects suivants :

• les objectifs de formation ; 
• les ressources nécessaires ; 
• l'ordonnancement ; 
• matériel d'apprentissage ;
• la responsabilité de la communication.

Orienter les employés

Un programme d'orientation virtuelle avant la formation permet à chacun de bien comprendre le voyage qui l'attend. 

En outre, l'orientation offre une plateforme pour susciter l'enthousiasme à l'égard de l'apprentissagetout en permettant aux employés éloignés de demander des éclaircissements.

Fixer des attentes et des délais réalistes

Demandez aux employés à distance de fixer des objectifs concrets pour la formation, avec des plans d'action et des jalons pour chaque phase de l'apprentissage. Ces documents peuvent évoluer au fur et à mesure des progrès de l'employé.

Rendre l'apprentissage à distance (en partie) autonome

En permettant aux employés de suivre la formation à leur rythme, on leur donne la liberté de planifier et de mieux intégrer l'apprentissage dans leur routine quotidienne.

Respectez le temps de vos employés

Pour un transfert efficace de l'apprentissage, il faut chercher à communiquer l'apprentissage de la manière la plus claire possible. 

Si une notification push est le moyen le plus pratique de partager une enquête ou une évaluation des connaissances, n'hésitez pas à l'utiliser. 

Conseil : en matière d'apprentissage à distance, le chemin le plus court est le plus efficace.

Conserver les ressources de formation en un seul endroit

Vous ne voulez pas que vos employés soient frustrés par des documents éparpillés ou un manque d'accès. De plus, il est loin d'être idéal d'avoir plusieurs outils pour différents cours. 

Un système de gestion de l'apprentissage permet à tous les employés d'accéder au matériel de formation et aux ressources pertinentes à partir d'un emplacement central.

Développer des bouchées d'information

Lorsque vous dispensez une formation, tirez parti de la puissance des activités de microapprentissage qui fournissent des informations rapides aux apprenants. Ces activités peuvent se concentrer sur des pratiques ou des conseils particuliers qui aident à maintenir l'apprentissage en vie dans des emplois du temps chargés.

Impliquer les apprenants

Plus que tout, la formation à distance doit être attrayante pour retenir l'attention et susciter des conversations intéressantes.

Inclure des éléments interactifs

L'inclusion d'aspects interactifs tels que les questions-réponses en direct, les jeux, les vidéos et les opportunités d'apprentissage entre pairs permet aux employés de tirer parti de l'expérience de l'entreprise.

Mettre en œuvre la gamification

L'intégration d'éléments de type jeu, tels que l'attribution de points pour les progrès réalisés et l'existence de tableaux de classement, permet de maintenir un niveau d'engagement élevé et offre la possibilité de récompenser ceux qui apprennent et appliquent les connaissances.

"Expérimenter des éléments de conception de jeux est un excellent moyen de gamifier votre programme d'apprentissage et de faire passer l'impact de vos programmes d'apprentissage de satisfaisant à spectaculaire." Koreen Pagano - Directeur de la gestion des produits chez D2L.

Encourager l'apprentissage social

Avec une main-d'œuvre plus jeune qui adopte davantage les médias sociaux, il est essentiel que les initiatives d'apprentissage à distance incluent l'apprentissage social. Selon le modèle d'apprentissage 70-20-10, les relations sociales et de développement contribuent à hauteur de 20 % à la capacité d'apprentissage et de croissance d'un individu. 

Créer des cours adaptés aux mobiles

Au troisième trimestre 2021, les utilisateurs mondiaux ont passé plus de la moitié de leur temps en ligne à naviguer à l'aide d'appareils mobiles, ce qui correspond à plus de trois heures d'engagement quotidien.

Équilibrer la formation autoguidée et la formation en groupe

Le déploiement de formations à distance en groupe (qui profitent à l'ensemble de l'organisation) et autoguidées garantit que vos efforts de formation et de développement sont axés sur l'individu et ont un impact sur l'ensemble de l'organisation.

Se concentrer sur les objectifs et non sur le temps passé devant l'écran

Supposons qu'un changement de comportement positif soit le résultat souhaité de la formation. Dans ce cas, les aspects mesurables qui définissent ce résultat devraient guider votre interaction avec les employés à distance. L'accent n'est plus mis sur la satisfaction des exigences en matière de "temps de présence", mais sur la fourniture de l'aide nécessaire pour atteindre l'objectif.

Proposer des vérifications ou des réunions régulières

Faites savoir aux employés à distance qu'ils peuvent vous contacter régulièrement pour examiner des problèmes, répondre à des questions ou se connecter autant que possible.

Suivre la productivité et les progrès de la formation

Les quiz, les sondages et les enquêtes sont des options à envisager pour suivre la compréhension et les progrès des employés à distance. Les résultats peuvent constituer la base du retour d'information aux équipes de formation et de développement sur l'efficacité de la formation à distance.

Ne pas négliger l'importance de l'après-formation

L'évaluation du programme de formation par les apprenants est l'un des meilleurs moyens d'en mesurer le succès. 

Conseil : il est conseillé d'intégrer le retour d'expérience des sessions de formation précédentes dans les phases de planification. Ils vous aideront à cerner les besoins et les attentes des employés.

Demander un retour d'information

Un retour d'information cohérent est essentiel pour atteindre les objectifs du programme de formation à distance. Il peut prendre plusieurs formes, telles que des enquêtes de satisfaction et des formulaires de retour d'information. Ce qui est essentiel, c'est de fournir des moyens accessibles pour obtenir un retour d'information de la part des employés.

Valoriser les employés et élever le niveau de leadership

Un aspect essentiel de votre programme est la reconnaissance des efforts et de l'engagement des employés. 

Conseil : le fait d'être reconnu peut encourager d'autres personnes à s'impliquer, tout en offrant la possibilité de mettre en avant un bon leadership.

L'adhésion des dirigeants

Le succès de l'initiative de formation à distance dépend de l'adhésion de la direction et de la promotion de la L&D au sein de l'entreprise.

👩‍🎓 8 Sujets de formation pour les employés à distance

Il est essentiel de susciter et de maintenir l'engagement lors de la formation des employés à distance. 

Conseil : vous devez choisir des sujets en rapport avec le rôle de l'employé. En apprendre davantage sur les dernières tendances en matière de référencement peut sembler intéressant, mais ces connaissances n'aideront pas vos commerciaux à conclure davantage de contrats. 

Le choix des sujets est important, car on attend de la formation qu'elle fasse évoluer les mentalités.

Parmi les sujets abordés, on peut citer

1. Compétences numériques. L'apprentissage des technologies nouvelles et émergentes sera toujours passionnant pour les travailleurs à distance. Ces compétences les préparent à la réussite actuelle et future.
2. La culture d'entreprise. Selon le rapport 2022 Global Talent Trends Report de LinkedIn, près de 60 % des professionnels des talents considèrent les investissements dans le développement professionnel des employés comme un moyen d'améliorer la culture d'entreprise.
3. Compétences non techniques. Alors que la technologie modifie la nature du travail, les employés doivent affiner les compétences non techniques que l'intelligence artificielle et l'automatisation ne peuvent pas appliquer.
4. Clarté des rôles. De nombreux employés à distance sont désireux de démontrer leur valeur, de sorte qu'une initiative de formation axée sur les compétences spécifiques à un rôle peut contribuer à renforcer la confiance et la productivité.
5. Compliance. Alors que la formation compliance tend à être obligatoire dans de nombreux cas, les entreprises peuvent utiliser la formation compliance pour ouvrir le dialogue sur le renforcement de la culture du travail à distance.
6. Cybersécurité. L'erreur humaine reste l'une des principales causes de nombreuses atteintes à la cybersécurité, telles que les attaques par ransomware. Dans un environnement de travail à distance, l'efficacité des logiciels et des technologies de sécurité dépend de la capacité des employés à les utiliser.
7. Formation aux produits. Un programme de formation à distance souple et cohérent sur les produits de l'entreprise permet à chaque employé d'acquérir l'expérience cohérente dont il a besoin pour vendre et soutenir les ventes.
8. Gestion à distance. Le travail à distance comporte des défis inhérents. Les managers qui apprennent à améliorer l'engagement et la productivité de leurs équipes peuvent connaître une plus grande réussite.

💡 Avez-vous vu les formations prêtes à l'emploi deZavvy? Nous couvrons des sujets tels que la conduite du changement, la productivité et la résilience. Il est super facile de commencer, d'affecter des employés et de les engager sur les principales plateformes de communication de votre entreprise. 

➡️ Faites de la formation un élément central de votre culture avec Zavvy

Vous connaissez peut-être déjà les besoins en formation de votre personnel. Vous disposez peut-être de matériel de formation qui a fait ses preuves par le passé. Il se peut même que vous disposiez d'excellentes ressources au sein de votre personnel. Mais coordonner le tout pourrait vous donner des maux de tête.

Et s'il existait un moyen d'organiser des cours de formation en pilotage automatique tout en garantissant l'efficacité et l'engagement des participants ?

• Éliminer les affectations manuelles ? ✅ 
• Des rappels constants et sans faille ? ✅
• Se débarrasser des formats de formation obsolètes ? ✅
• Suivi des progrès sans faille ? ✅
• Plus de 10 000 ressources d'apprentissage en un seul endroit ? ✅
• Suivi du budget de formation ? ✅

Utilisez Zavvy pour former et développer les employés à distance. 

Notre système de gestion de l'apprentissage possède les caractéristiques nécessaires pour mettre en œuvre des programmes de formation attrayants qui répondent aux besoins de votre équipe en matière de formation et de perfectionnement.

❓FAQs 

Pourquoi la formation des employés à distance est-elle essentielle à l'efficacité du travail ?

En consacrant des ressources à la formation des employés, on leur montre qu'ils sont appréciés et que leur développement est essentiel à la réussite de l'entreprise. Une approche de la formation bien structurée est un investissement qui peut rapporter gros à une organisation.

La formation virtuelle est-elle différente de la formation à distance ?

Oui et non. L'essence même de la formation à distance est la distance physique entre l'apprenant et le formateur. En revanche, la formation virtuelle peut se dérouler avec les deux parties au même endroit. Cependant, la formation virtuelle se déroule également à distance. 

Les deux modes tirent le meilleur parti possible de la technologie.

Comment choisir le meilleur logiciel de formation à distance ?

Le choix du meilleur outil pour soutenir la formation à distance dépend de votre cas d'utilisation. Voici quelques facteurs à prendre en compte :

• le public visé, 
• le budget de formation, 
• Capacités informatiques, 
• facilité d'utilisation,
• le type de contenu.

Quels sont les meilleurs thèmes de formation pour les employés à distance ?

La première étape de vos initiatives en matière de formation et de développement doit consister à déterminer les cours de formation à dispenser. Vous pouvez le faire par le biais d'une enquête d'évaluation des besoins en formation.

Par exemple, si votre entreprise a besoin d'améliorer ses compétences générales, il y a de nombreux sujets à prendre en considération. La communication, le leadership et la gestion du temps ne sont que quelques exemples de sujets que vous pouvez classer par ordre de priorité. 

Inversement, des sujets ciblés tels que la cybersécurité, compliance, et la connaissance des produits permettent d'accroître les compétences dans des domaines particuliers.

Pourquoi les méthodes de formation traditionnelles ne fonctionnent-elles pas pour les employés à distance ?

La nature même du travail à distance implique que les employés doivent être impliqués différemment, ce qui exclut les méthodes de formation traditionnelles. 

L'adaptation aux méthodes de formation virtuelle favorise l'apprentissage continu et le changement de comportement.