Le guide essentiel de la formation virtuelle en 2024

Comme de plus en plus d'organisations reviennent au travail en entreprise cette année, on pourrait penser que la formation virtuelle est sur le déclin. 

Ce n'est pas le cas. 

La formation en personne est en hausse en 2024, mais la formation virtuelle l'est également, reflétant la main-d'œuvre hybride désormais permanente.

Alors que votre équipe d'apprentissage et de développement (L&D) s'adapte à cette nouvelle façon de travailler, il est temps de faire le point sur votre approche de la formation virtuelle. 

De nombreuses organisations n'ont pas eu le temps de planifier correctement le passage rapide au télétravail dans le sillage de COVID-19. Mais il est maintenant temps d'intégrer définitivement les tactiques de formation à distance dans votre stratégie de croissance du personnel. 

Ce guide vous présente les tenants et les aboutissants de la formation virtuelle, notamment ses principaux défis, ainsi que les meilleures pratiques et les outils que vous pouvez utiliser pour mettre en œuvre une formation virtuelle de qualité dans votre entreprise. 

🏋🏼 Qu'est-ce que la formation virtuelle?

La formation virtuelle désigne toute possibilité d'apprentissage en entreprise qui se déroule en ligne. Parfois appelé formation à distance, ce terme peut désigner toute une série de moyens d'aider les employés à développer leurs aptitudes et leurs compétences. 

Voici quelques exemples de formations virtuelles : 

• Un webinaire en direct avec instructeur ou une présentation Zoom
• Un cours en ligne à son rythme 
• Une série de vidéos ou d'autres ressources à la disposition des employés
  

Alors que les employeurs s'adaptent à un nouveau mode de travail hybride, la formation virtuelle est plus importante que jamais. Avec une plateforme de formation virtuelle telle que Zavvy, vous pouvez créer de nouvelles façons de former chaque employé, quelle que soit la disposition de vos bureaux. 

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En quoi la formation à distance diffère-t-elle de la formation en personne ? 

Outre l'évidence - la formation en personne se déroule en face à face, ce qui n'est pas le cas de la formation virtuelle - il existe quelques avantages et inconvénients différents pour chaque style de formation. 

De nombreux professionnels de la formation et du développement font l'éloge de la formation en personne, qu'ils considèrent comme un format plus interactif. Les employés peuvent poser des questions et recevoir un retour d'information immédiat. Ils ont également la possibilité de partager leurs connaissances de manière informelle. 

Mais la formation en personne est souvent plus longue et moins efficace que la formation à distance. Sans répétition, les employés risquent de perdre leurs compétences. Si la formation n'est pas personnalisée en fonction des objectifs de carrière de chaque employé, vous constaterez que vos équipes sont moins motivées et moins engagées dans la formation. 

La formation virtuelle, quant à elle, constitue un moyen plus accessible et plus varié d'aider vos employés à évoluer dans leur future carrière. Avec plus d'options pour les employés, vous pouvez personnaliser les plans de formation pour combler des lacunes spécifiques en matière de compétences et trouver plus de moyens de renforcer les compétences les plus importantes pour vos employés. 

⚡ 3 Principaux défis en matière de formation virtuelle

La formation virtuelle offre de nombreuses possibilités d'améliorer la croissance et le développement des employés.

Mais cela ne signifie pas que la formation virtuelle ne présente pas de difficultés.

En général, l'apprentissage en entreprise fait l'objet de perceptions négatives. Les employés peuvent avoir l'impression que la formation n'a pas de lien avec leur travail réel. Par ailleurs, une charge de travail importante et une mauvaise gestion du temps peuvent empêcher les employés de consacrer une heure ou plus à une session de formation en direct. 

La formation virtuelle doit surmonter ces défis généraux et son propre ensemble de problèmes propres à un environnement distant. Voici quelques-uns des principaux défis que vous devrez relever lors de l'élaboration de votre plan de formation virtuelle : 

• Des environnements de travail flexibles et hybrides : Bien que les équipes à distance apportent de nombreux avantages à de nombreuses entreprises, la diversité des environnements de travail rend difficile la mise en place d'approches de formation cohérentes. Les variations d'horaires et de fuseaux horaires peuvent rendre la formation virtuelle en direct presque impossible pour certaines entreprises.
  

• Déconnexion des employés : L'absence d'interaction en face à face dans un environnement de travail distant ou hybride peut donner à certains employés l'impression d'être déconnectés de leurs supérieurs ou de leurs collègues. Il est alors plus difficile pour les responsables d'identifier les besoins de formation de chaque employé. Le savoir institutionnel souffre également de l'absence d'opportunités informelles de transmission d'informations.
  

• Problèmes techniques : Il semble que les problèmes techniques affectent toutes les tentatives de formation virtuelle. De l'incompatibilité des navigateurs aux problèmes de connexion Internet en passant par les microphones défectueux, ces problèmes dissuadent les employés de participer pleinement aux options de formation virtuelle.
  

Bien que ces défis liés à la formation virtuelle soient importants, ils ne sont pas insurmontables. En comprenant comment rendre la formation virtuelle plus attrayante et mieux adaptée à votre équipe, vous pouvez surmonter bon nombre de ces problèmes et récolter les fruits de l'apprentissage continu au travail. 

📈 7 Meilleures pratiques pour créer des formations virtuelles attrayantes

Il existe des dizaines de façons de mettre en place des programmes efficaces de formation et de développement virtuels. Les outils et moyens exacts pour faciliter votre programme de formation virtuelle dépendent de la logistique de votre bureau et de la structure de votre équipe. 

Votre programme de formation virtuelle doit suivre ces meilleures pratiques, que votre bureau soit entièrement à distance ou qu'il évolue vers un modèle de travail hybride. 

Évaluer vos besoins en formation 

Avant de concevoir le moindre élément de votre programme de formation virtuelle, il est essentiel de procéder à une évaluation des besoins en formation.

Ce processus détaillé aide l'équipe d'apprentissage et de développement (L&D), le département People Operations et la direction de l'entreprise à comprendre quelle formation est nécessaire, quels problèmes elle résoudra et comment la dispenser au mieux pour répondre aux besoins des employés qui en ont le plus besoin. 

Commencez par réfléchir à la raison pour laquelle vous souhaitez organiser une formation virtuelle. Y a-t-il un défi spécifique que vous essayez de relever ? Un domaine de service que vous essayez d'améliorer ? Veillez à prendre en compte l'impact de votre plan de formation sur chaque partie prenante et participant, ainsi que sur l'organisation dans son ensemble. 

L'évaluation des besoins en formation est un processus long et complexe. Toutefois, une fois son objectif défini, il est possible de diviser l'évaluation en trois grandes phases : 

1. Analyser les lacunes en matière de compétences et d'aptitudes
2. Évaluer les options de formation virtuelle pour chaque équipe
3. Élaborer des plans de formation personnalisés pour chaque employé
   

Pour vous aider à suivre l'ensemble du processus, utilisez le guide et le modèle d'évaluation des besoins en formation de Zavvy. Il comprend des questionnaires, des formulaires et d'autres ressources qui vous aideront à recueillir les informations les plus pertinentes auprès de vos employés.

Il peut être tentant de se précipiter dans la phase de planification et d'évaluation de la formation virtuelle - après tout, il s'agit d'une entreprise de grande envergure. Mais sans une solide compréhension de la manière dont votre plan de formation répondra pleinement aux besoins de l'entreprise et des employés, tout investissement ultérieur dans la formation est beaucoup plus susceptible de se heurter à des échecs et à des défis. 

Créer des modèles de compétences pour comprendre les besoins en talents

Si vous procédez à une évaluation approfondie des besoins en talents, vous constaterez probablement que les modèles de compétences pour chaque rôle ou département sont utiles. 

Un modèle de compétences examine les connaissances, les aptitudes et les capacités nécessaires pour bien remplir une fonction donnée. Parce qu'il indique les compétences dont l'organisation a besoin à chaque niveau, les employés peuvent également utiliser ce modèle pour comprendre leurs trajectoires de carrière potentielles et la manière de les atteindre. 

Penser la formation en termes de compétences plutôt que d'aptitudes garantit que les employés peuvent répondre aux besoins de l'organisation tout en étant très performants dans des tâches spécifiques. 

Lors de l'élaboration d'un modèle de compétences, il convient de s'appuyer sur les ressources et les experts du secteur pour obtenir des conseils. Par exemple, les responsables de domaines et de fonctions liés à la science des données peuvent s'appuyer sur le modèle de compétences en science des données d'IBM pour s'assurer que leurs attentes sont conformes aux normes du secteur.

Les praticiens de la diversité et de l'inclusion, quant à eux, peuvent s'inspirer du modèle de compétences de Yale pour cette profession. Ce modèle permet de visualiser les liens entre les compétences et d'étayer chacune d'entre elles par des définitions et des justifications détaillées. 

Il est judicieux de comparer régulièrement votre modèle de compétences aux tendances du secteur. Mais surtout, vous devez régulièrement demander un retour d'information sur la manière dont les employés perçoivent leur expérience du modèle de compétences. 

Un modèle de compétences est conçu pour aider les employés à réussir au sein de l'organisation et à suivre un plan de carrière. Cela signifie que leur retour d'information est le plus précieux pour savoir si vous répondez à vos besoins en matière de formation virtuelle. 

Orienter les programmes de formation virtuelle vers des objectifs précis

Le rapport 2022 de LinkedIn sur l'apprentissage de la main-d'œuvre a révélé que les employés sont plus motivés pour suivre des programmes de formation, virtuels ou non, liés à des objectifs de carrière spécifiques que ceux qui n'ont pas d'objectif précis.

Chaque fois que vous réfléchissez, planifiez ou rédigez une formation virtuelle, pensez à la manière dont elle répond aux objectifs de votre employé. Vous pouvez considérer ces objectifs sur une base individuelle ou collective, en fonction de l'objectif de la formation que vous avez défini dans votre évaluation des besoins en formation. 

Utilisez le cadre des objectifs SMART pour articuler votre formation virtuelle autour des objectifs les plus efficaces. Si vous n'avez jamais entendu parler des objectifs SMART, ou si vous avez besoin d'un bref rappel, voici une brève explication :

• Spécifique : définir des paramètres précis pour savoir où et comment l'objectif sera atteint pendant et après l'entraînement. 
• Mesurable : Définissez les paramètres que vous utiliserez pour déterminer si l'objectif a été atteint. 
• Atteignable : Assurez-vous que l'objectif que vous vous fixez peut être raisonnablement atteint grâce à vos outils et processus de formation virtuelle. 
• Pertinent : Décrivez précisément comment votre formation virtuelle aide les employés à être plus performants ou à acquérir de nouvelles compétences applicables à leurs objectifs de carrière. 
• Limité dans le temps : Choisissez un délai modéré dans lequel vous pensez que les employés pourront atteindre cet objectif.
  

Une plateforme de formation virtuelle alimentée par l'IA comme Zavvy peut aider les managers à tous les niveaux à développer des options de formation personnalisées et axées sur les objectifs pour leurs équipes.

Tirer parti du microapprentissage

Google et d'autres entreprises avant-gardistes ont expérimenté le microapprentissage, un moyen efficace de dispenser des formations virtuelles en petits morceaux faciles à assimiler. 

Le microlearning est une série d'activités de formation brèves et régulièrement espacées, conçues pour introduire ou renforcer des concepts en vue d'une application immédiate. Un plan de formation virtuelle par microlearning peut prendre aussi peu que cinq minutes une fois par semaine.

Voici quelques exemples de microapprentissage en action : 

• Les "cours chuchotés" de Google "cours de chuchotement": Les professionnels L&D de Google ont développé une série d'e-mails de 10 semaines avec des étapes à suivre pour les managers et les employés sur des sujets tels que le coaching, l'inclusion et la construction d'une culture d'équipe.
  

• Bloomingdale's : formation à la sécurité par le jeu : Bloomingdale's a créé une série de 3 à 5 formations à la sécurité ressemblant à des quiz et à des jeux auxquels les employés accédaient par le biais du système de point de vente ou de la tablette du magasin pendant leurs heures de travail.
  

• Vidéothèque de formation informatique de Cisco : Plutôt que d'obliger les informaticiens à suivre de longues formations pour compléter ses programmes de certification, Cisco a réorganisé son programme en courtes vidéos regroupées autour de concepts spécifiques. Les apprenants peuvent ainsi rafraîchir les concepts les plus importants sans se déconcentrer comme ils pourraient le faire lors d'une session de formation plus longue. 

• ‍Freeletics'Slack- formation au leadership: L'entreprise d'applications de fitness a tiré parti de l'outil de messagerie existant pour délivrer des leçons en petits morceaux à ses employés. Cette approche a aidé les gens à prendre le temps de suivre de petites doses de formation tout en renforçant régulièrement d'importants concepts de leadership.

Le microapprentissage peut sembler trop beau pour être vrai. De meilleurs résultats de formation virtuelle avec moins de temps consacré à la formation en général ?

Mais cela fonctionne. L'approche de Google, basée sur des cours à voix basse, a permis d'améliorer les résultats comportementaux de 22 à 40 %. La formation à la sécurité de Bloomingdale's, basée sur des jeux, a atteint un taux de participation volontaire de 90 % et a permis de réduire de 41 % les plaintes déposées contre l'entreprise pour des raisons de sécurité. 

Lorsqu'il est abordé correctement, le microapprentissage peut répondre à de nombreux défis en matière de formation en personne et virtuelle. Voici pourquoi : 

• Il est plus facile pour les employés detrouver cinq minutes par jour pour une brève formation que de consacrer une heure ou plus à un webinaire ou à une conférence en direct. 
• La flexibilité du microapprentissage virtuel permet aux employés d'accéder facilement aux options de microapprentissage depuis leur bureau, leur domicile ou même leur magasin.
• Le microlearning est plus simple à reprogrammer ou à reprendre en cas de problèmes technologiques. 
• Des leçons plus courtes, à son rythme, se prêtent bien à la personnalisation de la formation en fonction des objectifs de carrière de chaque employé. 
• Les leçons "en petits morceaux" offrent unformat concis et cohérent aux apprenants.
  

Le secret de la réussite du microlearning est encore plus grand : la science. Lisez la suite pour en savoir plus sur la répétition espacée et d'autres principes qui vous aideront à concevoir le meilleur programme de formation virtuelle pour votre organisation. 

La répétition espacée a été utilisée pour chronométrer les modules de formation virtuels.

Le microapprentissage est également efficace dans le cadre de formations virtuelles, car il se prête bien aux techniques de répétition espacée. 

La répétition espacée est une stratégie d'apprentissage et de mémorisation dans laquelle les connaissances et les compétences sont testées à des intervalles progressivement plus longs pour aider à stocker les informations dans la mémoire à long terme. Les plateformes d'apprentissage des langues comme Duolingo et d'autres applications populaires utilisent cette technique pour développer des programmes d'études.

Vous pouvez appliquer les mêmes principes à la formation virtuelle sur le lieu de travail. Par exemple, le logiciel de développement des employés de Zavvyaide les managers à tracer efficacement un plan de développement personnalisé et parfaitement échelonné pour chaque membre de l'équipe.

L'utilisation de la répétition espacée permet de résoudre le problème de la courbe d'oubli, un modèle de mémoire influent développé par un psychologue allemand. Cette courbe suggère que nous perdons jusqu'à la moitié des connaissances acquises un jour seulement après avoir absorbé l'information.

En proposant aux employés les mêmes informations à intervalles réguliers, leur capacité à retenir ces informations s'améliore considérablement en un temps relativement court. 

Un autre avantage de la répétition espacée ? L'intégration de la formation dans la routine hebdomadaire de votre équipe contribue grandement à créer une culture de l'apprentissage au sein de votre organisation. 

Intégrer l'apprentissage social

L'une des choses les plus difficiles à reproduire pour la formation à distance est le partage informel des connaissances dans les environnements en face à face. Mais l'intégration de séances de questions-réponses, de conversations de remue-méninges et même de brise-glace peut apporter des connaissances précieuses à l'organisation. 

L'interaction entre pairs dans la formation virtuelle est essentielle en raison de l'apprentissage social. Il s'agit de la théorie selon laquelle l'acquisition de connaissances dans un environnement interactif et social stimule les facultés cognitives.

Avec la vaste gamme de plateformes de communication et de collaboration disponibles sur le marché aujourd'hui, l'apprentissage social est loin d'être impossible à incorporer dans la formation virtuelle. Un logiciel comme Zavvy peut intégrer Slack dans votre routine de formation virtuelle afin d'apporter instantanément un élément social aux parcours de croissance de vos employés. 

Suivre et célébrer les progrès de la formation

Tout le monde aime se réjouir d'avoir atteint un objectif. Veillez donc à reconnaître les réalisations de vos employés dans leurs plans de formation et encouragez-les à progresser dans leur carrière. 

Avec un logiciel de formation virtuelle, il est facile de transformer les données de formation en encouragements pour vos employés. Par exemple, les parcours de formation virtuels de Zavvyoffrent une barre de progression automatique qui permet aux employés de voir où ils en sont. 

Une autre façon de célébrer les progrès réalisés dans le cadre de votre programme de formation virtuelle est d'attirer l'attention sur les employés qui ont atteint les étapes clés de la formation virtuelle. 

En tant que manager ou membre de l'équipe L&D, Zavvy vous donne accès à des mises à jour sur les progrès de vos employés. Vous pouvez utiliser ces informations pour féliciter ou encourager, publiquement ou en privé, les employés qui font d'excellents progrès ou qui ont besoin d'un petit coup de pouce. 

🛠️ Les 5 meilleurs outils pour faciliter la formation virtuelle

Les meilleures pratiques en matière de formation virtuelle présentées ci-dessus devraient vous aider à comprendre le type d'état d'esprit pratique dans lequel vous devez aborder le développement des employés.

Mais les meilleures pratiques ne sont pas tout ce dont vous avez besoin pour faciliter une formation virtuelle attrayante. Vous avez également besoin des bons outils pour tirer le meilleur parti de toutes les offres de formation virtuelle. 

Pour personnaliser les plans de formation pour chaque employé, vous aurez besoin d'un moyen simple de collecter et d'analyser des données qualitatives et quantitatives sur les besoins et l'efficacité de la formation. 

Avec un si grand nombre d'employés, la quantité de données peut être écrasante. Pour vous aider, nombre de ces outils proposent des moyens d'organiser et d'automatiser la collecte et l'analyse des données pour votre programme de formation. 

Explorons les outils de formation virtuelle qui permettront à vos employés de passer à la vitesse supérieure. 

Système de gestion de l'apprentissage

L'outil de formation virtuelle le plus puissant dont vous puissiez disposer est sans doute un système de gestion de l'apprentissage tel que Zavvy.

Ces plates-formes web rassemblent plusieurs fonctions dont vous avez besoin pour développer des formations virtuelles. Au lieu de rassembler une série d'outils disparates, un système de gestion de l'apprentissage combine la création de cours, la gestion de projets, la programmation et bien d'autres choses encore, afin de faciliter l'élaboration de plans de formation efficaces pour chaque employé. 

Voici ce qu'un système de gestion de l'apprentissage comme Zavvy peut vous aider à faire : 

• ⏱️ Construire rapidement des cours de formation flexibles et innovants
• ⚙️ Attribuer automatiquement des cours de formation en fonction du statut d'embauche, du rôle ou du temps écoulé depuis la dernière formation.
• 📈 S uivi instantané des progrès des employés ou de l'ensemble de l'entreprise
• Envoyer des rappels réguliers pour compléter ou réviser la formation
• 🔬Incorporer des principes d'apprentissage scientifique tels que la répétition espacée
  

En fin de compte, un système de gestion de l'apprentissage permet d'organiser et de lancer les plans de développement de vos employés à tous les niveaux. 

Bien qu'un système de gestion de l'apprentissage soit votre meilleur atout pour rester au fait de vos besoins en matière de formation virtuelle, nous avons quelques autres suggestions d'outils de formation virtuelle susceptibles d'améliorer l'expérience globale de la formation. 

➡️ Étude de cas complète : "Création d'un programme de formation au leadership sur Freeletics "

Constructeur de formulaires 

Il est essentiel d'évaluer en permanence les besoins en formation de votre organisation. Vous devez non seulement procéder à une évaluation préliminaire des besoins en formation, mais aussi vérifier régulièrement auprès de vos employés que votre plan de formation virtuelle donne les résultats escomptés. 

Pour faciliter cette évaluation, investissez dans un outil de construction de formulaires offrant de nombreuses options pour personnaliser vos questions. Parmi les meilleurs outils de construction de formulaires, citons 

• Formulaires Google
• Typeform
• Jotform
• SurveyMonkey 
  

Lorsque vous choisissez un outil de création de formulaires pour répondre à vos besoins en matière de formation virtuelle, assurez-vous qu'il s'intègre bien à votre système de gestion de l'apprentissage ou à tout autre outil que vous utilisez. 

Plate-forme de communication et de collaboration

Lorsque la société d'applications de fitness Freeletics a appliqué l'intégration de Slack de Zavvy à son plan de microlearning virtuel, elle a augmenté l'engagement d'environ 3 fois. Grâce aux rappels automatisés envoyés à un outil de communication facile d'accès, les employés ont trouvé qu'il était beaucoup plus facile de suivre leurs séances de formation par microapprentissage. 

ZavvyLes intégrations de Slack et de Microsoft Teams permettent également d'appliquer les principes de l'apprentissage social à votre formation virtuelle. Le format familier et décontracté permet aux employés de partager des informations ou d'apporter de nouvelles idées avec beaucoup moins d'obstacles qu'une formation en direct. 

Logiciel d'enregistrement vidéo

Si vous développez vos propres cours et programmes de formation virtuelle, les outils de création de contenu s'avèrent extrêmement utiles. Vous pouvez souvent créer du contenu écrit dans votre système de gestion de l'apprentissage, mais vous aurez peut-être besoin d'un outil externe pour créer vos propres vidéos de formation. 

Un logiciel d'enregistrement vidéo facile à utiliser pour les débutants est Loom, qui se concentre sur les enregistrements d'écran. Il est facile de faire la démonstration d'une fonctionnalité logicielle, d'un nouvel outil ou d'une nouvelle plate-forme en commençant l'enregistrement et en utilisant votre appareil comme vous le feriez habituellement. 

Vous pouvez ensuite ajouter vos vidéos à votre système de gestion de l'apprentissage ou à votre base de connaissances interne pour référence ultérieure. 

Bibliothèque de ressources en ligne

Si votre organisation opère dans un secteur d'activité important, vous pouvez peut-être éviter de réinventer la roue en matière de matériel de formation. 

De nombreuses sociétés, telles que Udemy ou Coursera, proposent des cours de formation en ligne ouverts à tous dans les domaines des affaires, du marketing, de la technologie, de la finance et bien d'autres encore. Une telle ressource peut fournir à votre organisation les connaissances spécialisées dont elle a besoin dans un format abordable et flexible.

Pour tirer le meilleur parti d'une bibliothèque de ressources en ligne, choisissez les meilleurs cours de votre fournisseur et intégrez-les dans vos plans de développement des employés pour des rôles ou des équipes spécifiques. 

Avec Zavvy, vous pouvez accéder à une bibliothèque de milliers de ressources d'apprentissage provenant de dizaines de fournisseurs et combler le fossé entre les objectifs de développement et les cours concrets - à chaque fois.

➡️ Organiser une formation virtuelle puissante sur Zavvy

Alors que les effectifs flexibles et hybrides deviennent la norme dans le monde entier, il est plus important que jamais de créer des programmes de formation virtuelle efficaces. Les plans de développement des employés doivent s'adapter à l'individu et à la nature changeante du travail dans tous les secteurs. 

Avec une plateforme de formation virtuelle comme Zavvy, vous pouvez facilement développer et gérer des formats de microapprentissage et d'autres options d'apprentissage à distance. Les managers ont une vision quasi immédiate des besoins de leurs employés et de la manière dont la formation virtuelle comble les écarts de compétences. 

La création d'un programme de formation virtuelle n'est pas un projet ponctuel. Vous devrez continuellement affiner vos besoins et vos programmes de formation afin de favoriser le développement de chaque employé de votre organisation. 

Obtenez une démonstration de Zavvy dès aujourd'hui pour créer un plan de formation virtuelle personnalisable pour votre organisation.