Il y a toujours place à l'amélioration, surtout lorsqu'il s'agit de l'accueil des employés.
Dans un environnement professionnel où les taux de rotation élevés sont de plus en plus fréquents, il appartient aux organisations de réorganiser leur façon de se réunir, de collaborer et de cultiver le développement professionnel.
Les leaders d'opinion du monde de l'entreprise sont également d'accord.
Posez la question Chatelle LynchVice-présidente senior et Chief People Officer de McAfee:
"Votre entreprise est en constante évolution, et il en va de même pour l'intégration des nouveaux employés. Passez en revue vos pratiques opérationnelles afin de vous assurer que des mesures ont été prises pour actualiser le matériel en temps voulu. Il est essentiel de donner le meilleur de vous-même pour définir les attentes du nouvel employé."
Mais si vous êtes à court d'idées pour l'intégration des nouveaux employés, n'ayez crainte, vous êtes au bon endroit pour trouver de l'aide.
Découvrez 29 méthodes éprouvées qui amélioreront votre expérience d'accueil. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur nos conseils et suggestions préférés.
L'intégration des employés présente de nombreux avantages, d'où l'importance de la réussir.
Après tout, vous ne voudriez pas que tous les investissements consacrés à votre processus de recrutement soient gaspillés.
De plus, chaque employé (qu'il soit nouveau ou expérimenté) peut bénéficier d'un processus d'intégration solide.
Si vous n'êtes toujours pas convaincu, laissez ces chiffres parler :
Les arguments en faveur d'un programme d'intégration clair, structuré et adapté sont nombreux.
Mais quels sont les traits communs à tous les programmes d'intégration ?
L'expérience d'intégration de chaque entreprise sera légèrement différente, mais il existe six caractéristiques fondamentales que chacune d'entre elles devrait inclure.
Les meilleurs programmes d'intégration favorisent les liens sociaux entre les nouveaux employés et les employés actuels.
Conseil : adoptez un processus d'intégration axé sur l'expérience, qui ne se limite pas au processus. Vous rendrez les interactions avec les employés plus engageantes, plus significatives et plus mémorables.
L'objectif principal de l'intégration est de permettre aux nouveaux employés d'apprendre tout ce dont ils auront besoin pour réussir dans leur nouveau rôle.
Il y a beaucoup à apprendre lorsqu'on commence un nouvel emploi :
Un bon programme d'intégration aide également les nouveaux employés à conceptualiser et à développer leurs objectifs professionnels à long terme. Vous devez aller au-delà des compétences techniques dont ils auront besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions.
Tout programme d'intégration réussi comprend des processus administratifs et de formation essentiels qui ajoutent un sens clair de la structure.
Mais une approche axée sur les processus est aujourd'hui à proscrire dans le cadre de l'onboarding.
Le fait de charger les programmes des nouveaux embauchés avec des processus compliqués peut sembler accablant et monotone.
Conseil : veillez à ce que l'intégration soit intuitive et accessible pour les nouveaux employés.
Tout bon programme d'intégration s'accompagne d'objectifs et d'attentes à l'égard des nouveaux employés.
L'un des moyens de mesurer le succès de votre programme d'intégration consiste à suivre les performances de tous les employés concernés, y compris les nouveaux embauchés et les employés actuels.
💡Enmanque d'inspiration pour fixer les bons objectifs aux salariés ? Découvrez 35 exemples d'objectifs SMART pour les employés basés sur les rôles.
Conseil : Effectuez des contrôles de routine pour suivre les progrès de vos nouveaux employés tout au long de leur parcours.
Un objectif tout aussi important de l'intégration consiste à présenter les valeurs et la mission de l'organisation aux nouveaux employés. Vous voulez que les nouveaux employés se sentent les bienvenus et à l'aise dans leur nouveau rôle et dans l'organisation.
Conseil : Pouvez-vous présenter les valeurs de votre entreprise et l'équipe sous la forme d'une histoire dans une série de vidéos d'accueil amusantes ?
Annie's, une entreprise d'aliments biologiques, possède l'une des meilleures vidéos de mission, partageant l'histoire de la marque tout en montrant les visages qui se cachent derrière le travail. On est immédiatement aspiré dans le monde d'Annie's et on veut savoir comment on peut en faire partie.
Une stratégie d'intégration efficace comprendra la collecte d'informations à chaque étape du parcours.
Ce retour d'information est essentiel pour savoir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et comment relever les défis que les employés rencontrent tout au long du processus.
Conseil : vers la fin du processus d'intégration, envisagez d'ajouter des évaluateurs supplémentaires, en particulier des pairs. Votre nouvel employé apprendra comment fonctionne votre système d'évaluation à 360° tout en obtenant des informations précieuses de la part de ses pairs.
Lorsqu'il est bien fait, l'onboarding est un processus continu et évolutif. En pratique, cela signifie que l'intégration commence avant le premier jour et se poursuit bien après la fin de la période d'essai.
Mais pour mener à bien ce processus, votre stratégie d'intégration doit être divisée en cinq phases distinctes, chacune étant assortie de tâches, d'objectifs et de meilleures pratiques spécifiques.
Étant donné qu'un tiers des employés décident de rester dans une entreprise au cours du premier mois, il est essentiel de prendre les devants. Le fait d'anticiper le travail pour votre processus d'intégration garantit un parcours fluide et cohérent pour vos nouveaux employés. Cela signifie toutefois que vous aurez beaucoup à faire d'un point de vue administratif au préalable. Voici quelques-unes des tâches auxquelles vous serez confronté au cours de la phase d'intégration :
La prise en charge de ces tâches administratives avant le premier jour vous permet d'en faire plus et d'aller plus loin dans les phases ultérieures de votre parcours d'intégration. Cela peut également contribuer à soulager les nerfs et les angoisses des nouveaux embauchés.
Cependant, l'intégration préalable est une pièce souvent négligée du puzzle de l'intégration, même si l'intégrer dans votre stratégie peut vous aider à laisser une excellente première impression. Pour la plupart des entreprises, il s'agit d'un mélange de formalités administratives et d'une brève présentation de la culture de l'entreprise.
L'avantage de l'intégration préalable est que vous pouvez adapter votre stratégie aux valeurs et à la mission de votre entreprise.
Voici quelques conseils pour donner un coup de pouce à votre stratégie de pré-embarquement.
Qu'il s'agisse d'un colis d'entreprise rempli de cadeaux ou d'une réunion Zoom informelle avant le premier jour, il existe de nombreuses façons innovantes de souhaiter la bienvenue à vos nouveaux employés.
La plateforme de vidéos marketing Wistia est un excellent exemple d'une organisation qui a su tirer son épingle du jeu. Les employés actuels envoient à leurs futurs collègues des vidéos de présentation personnalisées. Ces vidéos visent à rompre la monotonie qui s'installe avec les conversations répétitives au cours des premières semaines d'intégration.
Mais même si vos employés sont un peu timides devant les caméras, vous pouvez trouver d'autres moyens de personnaliser vos colis de bienvenue. L'essentiel est de rester attentif aux petits détails qui montrent aux nouveaux embauchés que vous les appréciez bien au-delà de ce qu'ils peuvent faire pour l'entreprise.
L'association d'une vidéo d'introduction personnalisée ou d'une trousse d'information avec des mises à jour et des rappels de routine permet d'effectuer un bon pré-boarding. Ces rappels comprennent généralement des informations et des calendriers pour la première semaine, ainsi que la possibilité de poser des questions, d'émettre des commentaires et de faire part de ses préoccupations avant de commencer.
Vous vous demandez quand commencer à envoyer ces rappels réguliers ?
Nous conseillons de viser une à deux semaines avant la date de début.
Conseil : N'oubliez pas d'envoyer des informations complémentaires au moins trois jours avant la date de début.
En éliminant le plus de paperasse possible avant le premier jour, vous gagnerez du temps et de l'espace pour le reste du programme. Entre les formulaires fiscaux, les formulaires de dépôt direct et d'autres documents importants, il y a beaucoup de documents d'intégration à remplir et à soumettre.
Il est essentiel de tenir les nouveaux embauchés au courant de tout ce dont ils auront besoin dès le premier jour. Il est tout aussi important de faire savoir aux employés actuels qu'ils auront bientôt de nouveaux collègues.
En outre, assurez-vous que les parties prenantes de l'entreprise sont également informées des derniers cycles de recrutement.
Une communication croisée efficace avant le premier jour permettra une intégration plus harmonieuse et plus solide.
Conseil : Un flux de travail automatisé pour l'intégration comprendra des étapes spécifiques pour les nouveaux employés et les autres parties prenantes de l'intégration.
L'objectif de la première semaine est de faire une bonne première impression et de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus.
Vous pouvez vous appuyer sur votre stratégie de préintégration en organisant une première semaine dynamique et riche en activités.
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez accueillir vos nouveaux employés de plusieurs façons amusantes et rafraîchissantes.
Quoi de mieux que de remplir la première journée d'activités amusantes et d'occasions d'établir des liens ? L'un des principaux objectifs de la première semaine étant de favoriser l'établissement de liens, vous voudrez impliquer les nouveaux employés dès le début.
L'onboarding n'est pas qu'une partie de plaisir - ou bien est-ce le cas ?
Les arguments en faveur de la gamification dans la formation sont difficiles à battre. Pour une bonne raison : elle maintient l'engagement des employés, accélère le processus d'apprentissage et encourage l'interaction.
Pour ce qui est de la manière dont vous pouvez ludifier l'accueil des nouveaux arrivants, plusieurs options s'offrent à vous.
Par exemple, le logiciel d'intégration de Zavvy comporte des rappels automatisés et des messages de célébration des étapes importantes qui cultivent un lien affectif entre le nouvel employé et le résultat de la formation.
Une autre option consiste à encourager la réussite en attribuant des badges aux nouveaux embauchés qui accomplissent leurs tâches rapidement ou avec le plus de précision.
BazaarVoice intègre des chasses au trésor dans son processus d'intégration. Ces chasses comprennent des tâches telles que des réunions de présentation avec des employés actuels, l'observation d'appels de clients et la réponse à des questions anecdotiques sur l'entreprise. Il s'agit d'activités auxquelles les employés participeront dans le cadre de leurs activités quotidiennes.
Conseil : gardez à l'esprit que tous les employés tomberont amoureux d'une expérience d'accueil gamifiée. Proposer aux nouveaux embauchés des alternatives qui transmettent les mêmes informations essentielles est un excellent moyen de rendre votre stratégie d'intégration plus inclusive.
Les systèmes de parrainage sont parmi les compléments les plus précieux d'une stratégie d'intégration efficace.
Non seulement vous pouvez réduire les coûts en exploitant les talents actuels de l'entreprise, mais vous pouvez aussi aider les nouveaux employés à se sentir mieux accueillis.
Les copains et les mentors peuvent répondre aux questions et aux préoccupations de vos nouveaux employés tout au long du processus d'intégration et au-delà.
Les rôles de copains sont différents de ceux des mentors de l'entreprise. Alors que la plupart des employés de tous niveaux peuvent faire un bon copain pour les nouveaux embauchés, les rôles de mentor sont généralement mieux adaptés aux employés de niveau supérieur.
À la fin de la première semaine, vos nouveaux employés doivent comprendre les objectifs et les attentes de votre programme d'intégration.
Plus important encore, ils doivent également être au clair sur les attentes liées à leur nouveau rôle. Dans la pratique, cela prend généralement la forme d'une liste d'objectifs uniques à atteindre au bout de 30, 60 et 90 jours.
Conseil : plus vous communiquez et clarifiez tôt les paramètres de votre programme d'intégration, plus l'expérience sera bénéfique pour vos nouveaux employés.
En donnant aux nouveaux employés l'accès aux outils d'intégration, vous augmentez leur sentiment d'autonomie et vous leur permettez d'obtenir de l'aide chaque fois qu'ils en ont besoin. Cet aspect est crucial au cours de la première semaine, lorsque les nouveaux employés reçoivent beaucoup d'informations nouvelles.
À la fin du premier mois, les nouveaux employés devraient être bien installés dans leur rôle et prendre confiance dans les nouvelles compétences qu'ils sont en train d'acquérir.
Cette phase consiste essentiellement à maintenir l'élan et à résoudre les problèmes éventuels.
Pour que le premier mois soit une réussite, il faut cependant veiller à quelques points supplémentaires.
Même si les nouveaux embauchés prendront régulièrement des nouvelles des coordinateurs de programme, des copains ou des mentors, il vaut la peine de faire un bilan des progrès réalisés à la fin du premier mois.
Cet examen est l'occasion idéale de déterminer si vos nouveaux employés atteignent leurs objectifs en matière d'intégration ou s'il y a lieu d'apporter des améliorations.
L'un des meilleurs moments pour commencer à recueillir des informations sur votre programme d'intégration est la fin du premier mois.
Une fois que les employés ont fait part de leurs observations, vous pouvez résoudre les premiers problèmes tout en disposant de suffisamment de temps pour réorganiser les phases ultérieures du programme.
Cependant, l'essentiel est de poser les bonnes questions lorsque l'on sollicite un retour d'information, que l'on peut intégrer dans une enquête d'intégration des employés.
💡 Si vous avez besoin d'aide pour commencer à dresser une liste de questions d'enquête, consultez notre enquête d'intégration des employés pour trouver des idées.
Il est bon de vérifier que tous les nouveaux employés ont accès aux différents systèmes de l'entreprise, tels que le système de paie et les avantages sociaux. Assurez-vous également que les congés payés s'accumulent comme prévu.
Outre l'examen des progrès réalisés par les nouveaux embauchés, il est essentiel de fixer des objectifs pour le deuxième mois et au-delà.
Une fois que les nouveaux embauchés commencent à s'installer dans leur rôle, l'onboarding devient moins une question de prise en main des tâches quotidiennes que de développement professionnel.
Bien que ce développement varie d'une personne à l'autre, les objectifs professionnels à ce stade peuvent consister à perfectionner des compétences non techniques spécifiques ou à s'attaquer à certaines faiblesses. Quels que soient les objectifs, veillez à ce qu'ils ne viennent pas s'ajouter à ce sur quoi les nouveaux employés travaillent déjà.
Il n'y a pas de meilleur moment pour mettre en avant les valeurs et la mission de votre entreprise que lors de l'intégration.
Au fur et à mesure que le parcours progresse, vous pouvez intégrer davantage les nouvelles recrues dans la culture de l'entreprise en établissant des parallèles avec leurs objectifs professionnels et en leur montrant où elles peuvent apporter leur contribution.
Conseil : vous pouvez également organiser des rencontres régulières et informelles avec d'autres employés afin de mieux faire connaître les valeurs de votre organisation.
De cette façon, vos nouveaux employés peuvent développer la camaraderie d'une manière qui promeut pleinement les valeurs de votre organisation.
Tous les employés ont besoin de se tenir au courant des processus internes, des indicateurs clés de performance du département et autres, et les nouveaux embauchés ne font pas exception. Ces ressources leur permettront également de mieux comprendre le produit ou le service principal de l'organisation.
Maintenez l'élan de votre programme en gardant des lignes de communication ouvertes avec vos nouveaux employés. Des études montrent que les équipes qui éprouvent un fort sentiment de sécurité psychologique sont plus efficaces et plus productives sur le lieu de travail.
Un autre moyen de renforcer ce sentiment de sécurité psychologique est de célébrer les étapes importantes de l'embauche.
Conseil : les petites et grandes réussites méritent d'être célébrées.
Vous pouvez même aller plus loin en offrant de petits prix et des récompenses aux nouveaux embauchés qui atteignent leurs objectifs et s'intègrent avec succès dans l'entreprise. Vous pouvez en profiter pour renforcer les valeurs et la culture de l'entreprise.
Dans la plupart des entreprises, la formation formelle des nouveaux embauchés se termine vers le deuxième ou le troisième mois. Toutefois, c'est le moment d'organiser une formation complémentaire pour s'assurer que les nouveaux employés restent sur la bonne voie.
Outre l'achèvement de la phase de formation formelle du programme, les objectifs professionnels à plus long terme seront davantage pris en compte ici.
Étant donné que la période de formation s'achèvera probablement ici, les nouveaux embauchés passeront maintenant en "mode entretien". Cela dit, il est tout aussi important de maintenir cette dynamique.
Malheureusement, de nombreuses entreprises ne considèrent pas que la fin de la formation est le début du développement de carrière à long terme des nouveaux employés.
Conseil : Lesconversations sur le développement de carrière peuvent commencer très tôt, avant même la fin de l'intégration.
Les nouveaux employés ne sont pas les seuls que vous devez surveiller pendant l'intégration. Les copains, les mentors et les employés de niveau supérieur concernés valent également la peine d'être contactés.
Par exemple, si vous sentez que certains de vos nouveaux employés hésitent à partager leurs véritables sentiments sur leur situation, les autres employés qui participent au programme peuvent offrir un point de vue différent.
Une telle vision holistique peut vous aider à identifier les faiblesses de votre parcours d'accueil et vous permettre de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
L'examen des progrès de vos nouveaux employés devrait être une tâche hebdomadaire. Toutefois, lorsque la formation touche à sa fin, la structure de votre programme peut facilement s'affaiblir.
Conseil n° 1 : nous recommandons des réunions 1:1 fréquentes pour maintenir les nouveaux embauchés sur la bonne voie.
➡️ Consultez nos modèles de réunions 1:1 pour organiser des réunions 1:1 plus structurées, définir des actions et mener des conversations plus pertinentes.
La fin du premier mois est également un moment opportun pour vérifier le bien-être général de vos nouveaux employés. L'un des moyens d'y parvenir est de réaliser une enquête sur le pouls des employés, qui demande aux nouveaux embauchés de donner leur avis sur leur bien-être au travail.
Conseil n° 2 : la fin de cette période est le moment idéal pour recueillir davantage d'informations sur l'efficacité globale de votre programme d'intégration.
Entre le troisième et le sixième mois, les nouveaux embauchés devraient atteindre certains des objectifs à court terme qu'ils se sont fixés pour leur développement professionnel. Ils doivent également être à l'aise dans l'exécution des tâches quotidiennes de leur poste et pouvoir demander de l'aide à leurs collègues.
Comme pour le deuxième mois, vous devez aborder dès que possible toute question liée aux performances sur le lieu de travail.
Conseil n° 1 : l' apprentissage et le développement sont au cœur de tout excellent programme d'intégration, et ils vont bien au-delà de la fin de la période d'essai.
Mais lorsque la fin du programme d'intégration commence à se profiler, il est temps de commencer à définir ce que sera le parcours des nouveaux employés après l'intégration.
Conseil n° 2 : Lorsque l'intégration entre dans sa phase finale, vous pouvez encourager les nouveaux employés à créer leurs premiers plans de croissance.
De nombreuses entreprises prévoient une période d'essai pour leurs nouveaux employés.
Un examen des performances a généralement lieu à la fin de cette période, qui peut durer de 60 jours à un an.
Au cours de la période d'essai, les responsables de l'entreprise évaluent les performances du nouvel employé.
Conseil : vous pouvez commencer à préparer l'examen de la période d'essai en invitant les nouveaux employés à procéder à une auto-évaluation de leurs performances. Voici une liste de questions suggérées :
La liste est encore longue, mais le fait d'inclure plusieurs des questions ci-dessus dans votre évaluation vous permettra d'obtenir un retour d'information précieux. Vous comprendrez également comment vos nouveaux collaborateurs s'imaginent s'intégrer dans l'ensemble de l'entreprise.
Nous ne voulons pas avoir l'air d'un disque rayé, mais la collecte de commentaires périodiques est le moyen le plus précieux et le plus efficace de voir ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas) pour votre programme.
Rencontrez les employés de haut niveau pour connaître leur avis. De plus, encouragez vos nouveaux employés à vous faire part de leurs commentaires. Ces informations peuvent renforcer l'intégration des futurs employés.
Si certains de vos nouveaux employés s'épanouissent dans leurs fonctions et sont désireux de progresser dans leur carrière, envisagez de leur confier des tâches supplémentaires.
Par exemple, vous pouvez leur déléguer des tâches quotidiennes plus difficiles ou les nommer compagnons d'un nouvel employé qui vient d'arriver après eux.
Vous devez comprendre quelles sont les compétences ou les connaissances que l'employé souhaite développer.
Si les nouveaux embauchés doivent mener la conversation sur ce qu'ils sont à l'aise de faire, il n'y a pas de mal à les encourager à essayer quelque chose de nouveau.
L'intervention de mentors ou de cadres supérieurs de l'entreprise peut également offrir une perspective équilibrée sur la quantité de travail supplémentaire qu'un nouvel employé peut assumer.
Conseil : pour déterminer si les nouveaux employés auront besoin d'une formation supplémentaire pour ces nouvelles tâches, procédez à une évaluation des besoins en formation afin d'identifier les domaines à améliorer.
Étant donné que les responsables des ressources humaines seront probablement à l'origine d'une grande partie de l'expérience d'intégration, il est important d'aborder les différentes façons dont ils peuvent améliorer l'ensemble du processus.
La prise d'un nouveau poste est en soi une expérience éprouvante, c'est pourquoi les outils d'intégration des employés doivent, dans la mesure du possible, être regroupés en un seul endroit.
Heureusement, si vous utilisez un logiciel d'intégration, vous conserverez les informations et la documentation pertinentes dans un endroit unique et facile d'accès.
L'automatisation est la voie à suivre pour rationaliser votre processus d'intégration. Certaines activités de haut niveau se dérouleront toujours en personne, par exemple les réunions individuelles avec des employés de haut niveau ou des mentors.
Mais vous pouvez automatiser les tâches administratives telles que la soumission de documents et la planification de réunions.
Dès le départ, informez vos nouveaux employés des possibilités de développement professionnel au sein de votre organisation. Vous leur montrerez ainsi que vous souhaitez les voir évoluer au-delà de leur nouvelle fonction et que vous disposez des outils nécessaires pour les aider à atteindre leurs objectifs à long terme.
Maintenir l'engagement de vos nouveaux employés tout au long du processus d'intégration n'est pas une mince affaire. Cependant, le travail en vaut la peine.
Un sondage Gallup a révélé que 43 % des entreprises où l'engagement des employés est élevé ont un faible taux de rotation du personnel.
Il s'agit de clarifier les rôles, d'assurer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, de créer des liens avec d'autres employés et d'assurer la sécurité psychologique sur le lieu de travail.
Identifier les domaines d'amélioration pour les employés peut sembler une tâche ardue, c'est pourquoi il est toujours préférable de l'aborder de manière constructive. Nous sommes nous-mêmes des adeptes de la "méthode du sandwich" : associer un domaine d'amélioration à deux choses qu'ils font de manière positive.
Par exemple : "Bonjour (nom), j'aimerais vous faire part de quelques suggestions concernant votre organisation. Bien que vous soyez excellent pour créer des idées sur le champ, il est parfois difficile de les suivre si vous ne les écrivez pas quelque part. Cependant, vous excellez dans la rédaction de résumés de réunions, alors essayez d'incorporer vos idées dans vos procès-verbaux à l'avenir".
Si l'un de vos employés a des préoccupations particulières tout au long de son parcours, assurez-en le suivi. Vous montrerez ainsi à vos employés que leur contribution est précieuse et vous créerez une expérience d'intégration plus solide dans l'ensemble.
Il n'y a pas de meilleur outil pour vous aider à créer des expériences d'accueil uniques que le logiciel d'accueil des employés de Zavvy.
Zavvy offre de nombreuses fonctionnalités, notamment
Zavvy est votre guichet unique pour tout ce qui concerne l'habilitation des employés.
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