Inboarding en RRHH: Todo lo que necesita saber

Las empresas de todo el mundo han reconocido la necesidad de un buen proceso de incorporación de empleados.

Pero han pasado por alto un paso vital: Los cambios de trabajo internos.

Precisamente por eso, muchos profesionales de RR.HH. hablan hoy en día de "internal onboarding" o, abreviado: inboarding.

Veamos de qué se trata.

🚢 ¿Qué es el inboarding en RRHH?

Inboarding procede de "inboard", que significa "dentro de un barco". 

En RRHH, este término significa el proceso que ayuda a un empleado ya establecido a adquirir las habilidades necesarias para tener éxito dentro de una organización. Para los empleados actuales que quieren ascender o trasladarse a otro lugar, la incorporación es el modo en que adquieren la formación necesaria para tener éxito en ese puesto. 

La incorporación es fundamental en diversas circunstancias dentro de una empresa.

Por ejemplo, cuando un empleado cambia de división, como de TI a Ventas, tiene que adaptarse a los cambios de funciones y expectativas. La incorporación les ayuda a realizar la transición fácilmente y con más éxito. 

Algunos ejemplos de casos de inboarding:

• Ser ascendido a director de personal
• Vuelta de la baja por maternidad
• Cambio horizontal de funciones
• Cambio vertical de funciones

En resumen: todos los empleados necesitarán formación en algún momento de su carrera.

El proceso de incorporación también es bastante amplio.

Tiene múltiples facetas, entre ellas

• formación cruzada
• mejora de las cualificaciones
• comunicación con los empleados
• reciclaje
• conocimiento del programa
• introducción del nuevo programa

🆚 Inboarding vs. onboarding: Diferencias

Inboarding y onboarding comparten la misma definición: ayudar a los empleados a adquirir la experiencia necesaria para tener éxito en una organización. Pero hay una gran diferencia entre ambos.

La incorporación es el proceso de introducir a un empleado recién contratado en una organización y le ayuda a comprender su nuevo puesto y las expectativas laborales.

Mediante un proceso de incorporación eficaz, puede integrar a sus nuevos empleados sin problemas con el resto de la empresa. El proceso de incorporación incluye muchas actividades, desde la oferta de trabajo hasta la formación del equipo. Lo ideal es que los nuevos empleados se sientan seguros y competentes una vez finalizado el proceso.

A diferencia del onboarding, que se centra en las nuevas contrataciones, el inboarding se ocupa principalmente de los empleados existentes. Ambos términos sirven a diferentes entidades en el espacio de trabajo. El inboarding prepara a los veteranos, más que a los nuevos empleados, para el éxito y la satisfacción en el trabajo.

Considérelo una extensión del proceso de incorporación. Larry Cassidy, consultor senior de RRHH, dice:

"Los empleados no son máquinas de hacer y olvidar. La necesidad de información es constante. Se pueden utilizar muchas herramientas y canales de comunicación para transmitir continuamente la información. Si el onboarding es como una vacuna, el inboarding es como las vacunas de refuerzo". 

❓¿Por qué es importante la incorporación?

La incorporación afecta a todos los aspectos de una organización. Los empleados que llevan años trabajando necesitan comunicación, formación y educación tanto como los recién contratados.

‍Unestudio de Harvard Business Review reveló que los empleados que se trasladan de una unidad a otra de una empresa valoran la dificultad de la transición en un 70%, tanto como incorporarse a una nueva empresa.

¿Necesita más motivación? He aquí algunas razones de peso por las que la incorporación es esencial:

Reduce la rotación

En noviembre de 2021, unos 4,5 millones de trabajadores estadounidenses abandonaron voluntariamente sus puestos de trabajo. Aunque muchos líderes empresariales tienen sus propias conclusiones, todo se reduce a una sola afirmación: No basta con contratar a las personas adecuadas, hay que retener y cuidar a la plantilla existente.

El coste de sustituir a un empleado ronda entre el 100% y el 300% de su salario. A esto hay que añadir que el 3,6% de la población activa abandona su puesto de trabajo cada mes.

Cuando se invierte en incorporación, se invierte en personas que ya tienen los conocimientos necesarios sobre la empresa y, en cierta medida, sobre la función que desempeñan. Esto ayuda a reducir los costes de rotación de personal y el tiempo que tardan los nuevos empleados en adaptarse a sus funciones. 

Además, no se producirá una pérdida de productividad, ya que los empleados estarán mejor formados para cubrir cualquier vacante inmediata.

Permite transiciones suaves

Un plan de incorporación ayuda a los empleados que quieren ascender a un nivel superior o cambiar de división en una empresa a realizar la transición sin problemas. Incluye material de incorporación, como descripciones de los puestos de los empleados, tareas cotidianas, objetivos de ascenso y procesos para incorporar empleados a los distintos puestos.

De este modo, su organización tendrá un plan para cualquier persona que ascienda o cambie de departamento.

El trabajo por proyectos es otra técnica de incorporación que contribuye a una transición fluida. Por ejemplo, un empleado excepcional que tiene posibilidades de convertirse en directivo puede no tener suficientes conocimientos financieros para el puesto. Darle un proyecto le permitirá adquirir los conocimientos necesarios para tener éxito en ese puesto. Piense en ello como un aprendizaje en el puesto de trabajo.

Mejora las operaciones diarias

Cuando un miembro del equipo está fuera de la oficina, ya sea por motivos personales o por vacaciones, el resto puede tener dificultades para sustituirle. Esto puede dificultar las operaciones y provocar una pérdida de productividad. La formación cruzada, una parte vital de la incorporación, evita que esto ocurra. 

Las actividades prácticas de formación cruzada instruirán a los compañeros sobre lo que hacen sus colegas, lo que les facilitará intervenir y ocuparse de las tareas de estos últimos cuando estén ausentes. De este modo, no se pierde productividad y las empresas no dependen sólo de un puñado de trabajadores.

Evita la desigualdad en el lugar de trabajo

Los empleados suelen estar resentidos con sus compañeros que ganan más, son elogiados con frecuencia o reciben más oportunidades. Esto provoca desmotivación y conflictos en el lugar de trabajo.

La incorporación ayuda a prevenir este tipo de toxicidad. Ayuda a crear y alimentar una cultura de crecimiento constante en la que se anima a los empleados a invertir en oportunidades de aprendizaje para avanzar en sus carreras. A través de la incorporación, los directivos pueden ofrecer a su equipo una vía clara de aprendizaje y evolución para que todos los empleados tengan las mismas oportunidades de brillar.

Mejora el compromiso y la productividad de los empleados

El 94% de los empleados afirma que permanecerá más tiempo en una empresa si ésta invierte en su aprendizaje y desarrollo. Por suerte, la incorporación le permite invertir en el bienestar de sus trabajadores y en sus objetivos profesionales generales. Además, saber que se preocupa por ellos mejora su moral y su compromiso.

Proporcionar experiencias de aprendizaje a sus empleados también puede ayudar a su empresa. Si invierte en sus empleados, ellos invertirán en usted. Tomemos como ejemplo empresas como Apple, Google y Netflix. Invierten fácilmente en su personal, que demuestra su agradecimiento por sus esfuerzos siendo un 40% más productivo que la media de los empleados.

Permitir que sus empleados aprendan, crezcan y avancen hará que estén más dispuestos a dar lo mejor de sí mismos, aumentando así la productividad.

📈 C ómo desarrollar y poner en marcha una estrategia de inboarding

La creación de un programa de incorporación implica una cuidadosa reflexión, planificación, experimentación y un sólido circuito de retroalimentación, similar al de la incorporación. Si se hace correctamente, influirá positivamente en el bienestar y la felicidad de los empleados, lo que le ayudará a retener durante más tiempo a los mejores talentos.

A continuación, describimos paso a paso cómo desarrollar y poner en marcha una estrategia de incorporación eficaz para su organización.

Paso 1: Centrarse en adoptar un enfoque "desde dentro".

Si lo primero que se le ocurre es acudir a una agencia de contratación -o buscar en su reserva de talentos- para cubrir una vacante en su empresa, deténgase. Piense primero en sus empleados actuales. ¿Tiene a alguien con potencial para desempeñar el puesto?

Cree un sistema estructurado de contratación interna que ponga los puestos vacantes a disposición de los miembros actuales de su equipo, estimulando así la movilidad interna. Los empleados también pueden marcarse como "abiertos a oportunidades".

Esto no sólo le ayudará a ahorrar tiempo dedicado a la búsqueda de talentos y a determinar el encaje cultural adecuado, sino que también motivará a sus trabajadores para que tomen una mayor iniciativa a la hora de perfeccionar sus competencias actuales.

Paso 2: Definir las familias de puestos y las definiciones estándar de los distintos niveles de puestos

El objetivo de la incorporación es fomentar el talento para cubrir vacantes, normalmente en puestos superiores. Pero para que esto funcione, tiene que entender la estructura actual de su empresa. Piense: ¿cuántos niveles de trabajo tiene dentro de una función específica?

Establezca competencias claras para cada función y antigüedad, de modo que su personal actual pueda comprender dónde se encuentra y qué debe hacer para mejorar. Sea claro sobre las habilidades, conocimientos y experiencia requeridos para cada descripción de puesto.

También puede utilizar el software de desarrollo del talento de Zavvy para establecer marcos de progresión profesional desde cero, o simplemente utilizar sus plantillas listas para usar para funciones laborales comunes.

A medida que elabora los planes de desarrollo de sus empleados, puede adaptar estas tarjetas a los requisitos específicos de su equipo y de su empresa en función de las funciones, los niveles de trabajo de cada función, las competencias y las descripciones de competencias. Cuando haya terminado de configurar el marco de desarrollo, podrá conectar todos los puntos -desde la revisión por pares hasta los modelos de competencias y el envío de recordatorios guiados- desde un panel central.

Descubra cómo Freeletics utilizó Zavvy para apoyar a sus 40 directivos en su crecimiento y desarrollo. 

Paso 3: Reforzar el impacto del trabajo

Un aspecto fundamental para que la incorporación tenga éxito es contar con empleados más motivados y comprometidos, y la mejor forma de motivarlos es mostrarles el impacto de sus esfuerzos en la empresa y en las personas. El Instituto O.C. Tanner resume muy bienesta idea:

"Los empleados prosperan cuando se sienten parte de algo más grande que ellos mismos, cuando salen victoriosos de los retos y las oportunidades y cuando crean relaciones significativas con sus compañeros de trabajo.

Prosperan cuando pueden sentirse conectados a una organización de éxito a través de sus propios logros y su gran trabajo. Las organizaciones prosperan cuando tienen una cultura que fomenta esta conexión. Son más resistentes y adaptables a las fuerzas externas que perturban la cultura del lugar de trabajo".

Muéstreles lo que han conseguido con sus esfuerzos, ya sea un aumento de los ingresos o del tráfico, o el testimonio de un cliente encantado. Mejor aún si creas una presentación de diapositivas o les das algún tipo de prueba concreta para ilustrar el antes y el después de los resultados de su contribución.

Paso 4: Ofrecer a los empleados una amplia gama de oportunidades de proyectos y formación pertinente.

Si tiene empleados dispuestos a mejorar sus conocimientos, debe proporcionarles herramientas de gestión de la carrera profesional que les ayuden a progresar en sus competencias.

Pero antes de hablar de herramientas de trabajo o formación, tenemos que centrarnos en la disponibilidad de oportunidades de trabajo. Para que la incorporación sea eficaz, hay que eliminar los departamentos aislados y las descripciones de puestos compartimentadas. Ofrezca a los empleados amplias oportunidades de asumir más responsabilidades en función de sus intereses, lo que les permitirá aprender cosas nuevas, demostrar iniciativa y obtener más visibilidad.

Aunque se trata de un buen comienzo, es posible que los empleados sigan necesitando mejorar sus competencias o se sientan inseguros a la hora de explorar nuevos departamentos. Ahí es donde entra en juego la formación.

Un buen programa de incorporación siempre incluirá vías de formación para cualquiera que desee ascender o probar tareas interdepartamentales. Esto puede incluir certificaciones, realizar proyectos en vivo, seguir de cerca a mentores o participar en jornadas de inmersión con otros miembros del equipo. 

Esto ayudará a los empleados a descubrir nuevas habilidades y atributos dentro de sí mismos, lo que en última instancia beneficiará a su empresa.

Paso 5: Dar feedback y reconocimiento siempre que sea posible

La incorporación no termina cuando un miembro del equipo es ascendido a un nuevo puesto dentro de la organización. Todavía le queda trabajo. 

El empleado seguirá necesitando un feedback detallado para hacer su trabajo con eficacia y ajustar su rendimiento a las expectativas de la empresa. Programe periódicamente evaluaciones formales e informales del rendimiento para que los empleados sepan cómo les va en su nuevo puesto. 

Al mismo tiempo, también quiere reconocer sus esfuerzos por un trabajo bien hecho. Incorpore vías de reconocimiento sólidas para dar visibilidad a los logros de todo tipo que vayan más allá de los objetivos numéricos. Aprecie a los empleados siempre que asuman nuevos retos, como guiar a un recién contratado o adquirir una nueva habilidad.

Hágalo correctamente y nunca tendrá que preocuparse por perder a sus mejores trabajadores.

También puede descargar nuestra plantilla de plan de desarrollo de los empleados en Excel para empezar a impulsar el éxito de la carrera profesional de sus empleados.

📈 Ejemplo de buenas prácticas: Incorporación de directivos en Zavvy

Después de toda la teoría, veamos un ejemplo práctico de nuestra propia herramienta.

En este caso, María acaba de ser ascendida a directora de personal.

Como es la primera vez que dirige, María tiene que asimilar mucha información nueva, y hacerlo todo de una vez sería demasiado.

En su lugar, su ascenso desencadenará automáticamente un viaje automatizado que la acompañará a lo largo del primer año y más allá, con orientación puntual.

En cada paso importante del camino, María recibirá consejos y contenidos de formación pertinentes.

Este flujo de trabajo va más allá de la incorporación tradicional, ya que combina los mundos del aprendizaje y el trabajo en un flujo más potente.

En Zavvy, puede ejecutar este flujo de trabajo o crear el suyo propio para casos como el regreso tras una baja por maternidad o paternidad, el ascenso de SDR o ejecutivo de ventas, etc.

❌ 5 errores de inboarding que debes evitar

Un empleado fijo ya conoce la cultura y la misión de la organización. Por eso, su formación requiere más reflexión y cuidado que la que se daría a los recién contratados.

A continuación se enumeran algunos errores que deben evitarse durante la incorporación:

• Considerar a toda la plantilla como una sola persona. No existe una fórmula única para la incorporación de empleados que trabajan en distintas unidades de la empresa. La colaboración con los responsables de los distintos equipos puede determinar la mejor manera de comunicar la información y ofrecer apoyo a los empleados. Estos empleados a menudo se unen a un equipo para asumir rápidamente un nuevo proyecto, pero tener un protocolo básico que ayude a los empleados incorporados a conectar con los nuevos miembros del equipo es increíblemente útil.

• No identificar una función o una vía de desarrollo claras. No todos los empleados están interesados en nuevas experiencias y oportunidades de crecimiento, pero muchos sí. Intente incluir vías de formación para quienes quieran explorar un nuevo departamento o buscar una exposición interdepartamental. Anímelos. Ofrezca todo su apoyo.

• Confiar excesivamente en el aprendizaje por observación. Muchos directivos piensan que la mejor manera de que los trabajadores mejoren sus competencias es seguir de cerca a sus superiores inmediatos, pero en realidad no es así. Para empezar, cada persona tiene un estilo de aprendizaje diferente. Algunos aprenden haciendo; otros, observando. También hay empleados que aprenden descomponiendo un problema en ideas abstractas. Cuando sólo ofreces formación en la sombra, estás dando por sentado que todo el mundo en tu equipo se va a sentir cómodo con este método, y todos sabemos lo que pasa cuando damos por sentado algo.(Alerta de spoiler: fracasas).

• Impartir una formación insuficiente. Si hay un error de incorporación que debe evitar, es éste. Las empresas que se precipitan en la lista de verificación de la incorporación o incorporación casi siempre experimentan un alto índice de rotación. Los empleados necesitan sentirse seguros de lo que hacen. De lo contrario, pueden temer cometer errores que reduzcan la productividad o provoquen otros resultados desastrosos. Asegúrese de que ofrece a sus empleados formación suficiente (en su estilo preferido) para mejorar sus competencias.
  

• Ser reacio a cambiar u optimizar el proceso de incorporación. No dé por sentado que porque un empleado ya forme parte de su empresa no necesita adaptarse a su nuevo puesto o a su nueva ubicación. Bríndele todo el apoyo que necesite y escuche sus quejas, porque las transiciones de incorporación son tan difíciles como empezar un nuevo trabajo. Si usted mismo nota que algunas partes del proceso interno de incorporación no funcionan en su empresa, no siga aferrándose a ellas. Dé a sus empleados la oportunidad que se merecen y ayúdeles a ayudar a la empresa.

➡️ En conclusión...

Inboarding no es sólo otra terminología para el desarrollo profesional, es un compromiso dedicado y continuo que una organización hace para ayudar a sus empleados a dar lo mejor de sí mismos en su trabajo actual. También les proporciona la experiencia y los conocimientos que necesitan para futuras oportunidades.

Aunque todas las empresas son diferentes, la incorporación de un excelente programa de incorporación puede ayudar a la mayoría de las organizaciones con su tasa de retención y productividad. Es necesario invertir en la incorporación antes de que la tasa de rotación de empleados se dispare y los miembros actuales del equipo empiecen a perder su compromiso.

Además, herramientas como Zavvy hacen que la incorporación sea fluida, eficaz y sin complicaciones. Obtén más información sobre nuestra herramienta de marco de desarrollo y descubre cómo puede ayudarte a establecer potentes procesos de I+D para agilizar la incorporación.