Der erste Eindruck ist wichtig, und zwar so sehr, dass eine solide Einarbeitung die Bindungsrate neuer Mitarbeiter um 82 % steigern kann. In einer Zeit, in der Karrierewechsel aufgrund von geringer Arbeitszufriedenheit zur Norm geworden sind, sind diese Zahlen bemerkenswert. Dies wirft jedoch eine andere, wichtigere Frage auf: Was macht eine gute Einführungserfahrung für Mitarbeiter aus?
Neu eingestellte Mitarbeiter sollten sich zunächst einmal nur Gedanken darüber machen, wie sie ihre neuen Aufgaben am besten erfüllen können, und nicht über mögliche administrative Fallstricke. Dennoch ist die Onboarding-Dokumentation ein unverzichtbarer Bestandteil des Onboarding-Prozesses, d. h. kein Onboarding-Prozess kommt ohne sie aus. Wie können wir also sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein?
Dieser Frage wollen wir heute auf den Grund gehen.
Was unterscheidet den Papierkram für neue Mitarbeiter von den Einarbeitungsunterlagen?
Der Hauptunterschied besteht darin, dass sich der Papierkram für neue Mitarbeiter auf den eigentlichen Papierkram bezieht, den neue Mitarbeiter bei ihrer Einstellung ausfüllen.
In der Zwischenzeit stellt die Onboarding-Dokumentation die Tools, Prozesse, Richtlinien, Verfahren und anderes geistiges Eigentum des Unternehmens dar, die die allgemeine Kultur und die Aufgaben der Abteilung prägen.
Daher kommt es häufig vor, dass sich die beiden Bereiche in irgendeiner Form überschneiden.
Nachfolgend finden Sie eine Liste mit vier Arten von Einführungsdokumenten, die Ihnen bei der Eingewöhnung in Ihre neue Rolle wahrscheinlich begegnen werden. Außerdem werden Sie wahrscheinlich auf diese Dokumente stoßen, unabhängig davon, ob sie digitalisiert sind oder auf Papier vorliegen.
Onboarding-Dokumente dienen dazu, dass neu eingestellte Mitarbeiter die Bedingungen und Verantwortlichkeiten ihrer neuen Rolle im Unternehmen lesen und verstehen können. In der Regel sind sie sowohl gesetzlich als auch vertraglich vorgeschrieben.
Denken Sie daran, dass die vier unten aufgeführten Arten von Einführungsdokumenten zu Demonstrationszwecken verallgemeinert sind. Vergessen Sie nicht, sich bei Ihrer Personalabteilung zu vergewissern, dass Sie keine weiteren wichtigen Einstellungsunterlagen für Ihre neuen Mitarbeiter vermissen.
Es überrascht nicht, dass es in den verschiedenen Ländern unterschiedliche rechtliche Dokumente gibt, die die Arbeitnehmer bei ihrer Einstellung ausfüllen müssen.
So müssen beispielsweise Angestellte in den Vereinigten Staaten W-4-Steuerformulare für Bundes- und Staatssteuerzwecke ausfüllen, während Kanadier ein ausgefülltes TD1-Arbeitssteuerformular einreichen müssen. Erwähnenswert ist auch, dass Sie in Ihren Einstellungsunterlagen Informationen über Rechtsformulare für Auftragnehmer und andere nicht ständige oder nicht fest angestellte Mitarbeiter enthalten sollten.
Obwohl diese Dokumente von Land zu Land unterschiedlich sind, betreffen sie in der Regel wesentliche Aspekte der Beschäftigung, wie z. B.:
Wenn Sie eine neue Stelle antreten, benötigen Ihre neuen Mitarbeiter drei wichtige Arbeitsunterlagen:
Stellenangebotsschreiben sind ein kurzer Überblick über die neue Stelle. Sie enthalten nicht nur ein förmliches schriftliches Stellenangebot, sondern in der Regel auch eine Begrüßungsnachricht, das Anfangsdatum und die nächsten Schritte für neue Mitarbeiter.
Die verwaltungstechnischen Einzelheiten, die mit der neuen Stelle zusammenhängen, finden Sie in einem Arbeitsvertragsformular. In Arbeitsverträgen werden Arbeitszeiten, Gehalt, Urlaub, Aufgaben, Unternehmensrichtlinien sowie Richtlinien für die Vertragsverlängerung und -beendigung festgelegt. Wenn Mitarbeiter in einem dieser Bereiche Probleme haben, können sie jederzeit auf ihren Arbeitsvertrag zurückgreifen.
Schließlich können Sie alle Informationen, die nicht im Angebotsschreiben oder im Arbeitsvertrag enthalten sind, in einem schriftlichen Dokument weitergeben, in dem Sie zusätzliche Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Erwartungen darlegen.
Tipp: Sie können Ihre neuen Mitarbeiter besser integrieren, indem Sie von Anfang an so viel Klarheit wie möglich über Richtlinien, Verfahren und Erwartungen schaffen.
Interne Unternehmensdokumente beziehen sich in der Regel auf unternehmensspezifische Materialien, die neuen Mitarbeitern helfen, die Struktur, Kultur und Erwartungen innerhalb des Unternehmens besser zu verstehen.
Diese Dokumente können Materialien wie:
Tipp: Wie bei Arbeitsverträgen ist es nicht unklug, von neuen Mitarbeitern zu verlangen, dass sie einige dieser Dokumente unterschreiben, um sicherzustellen, dass sie die Einzelheiten gelesen und verstanden haben.
Die meisten Arbeitsverträge enthalten normalerweise Informationen über die Vergütung. Einige Unternehmen entscheiden sich jedoch dafür, diese Informationen an anderer Stelle zu erläutern. Einige der häufigsten Dokumente, die Sie im Zusammenhang mit der Vergütung von Arbeitnehmern sehen werden, sind:
Es kann sein, dass einige Dokumente in mehr als eine der oben aufgeführten Kategorien fallen. In jedem Fall ist es ratsam, unter Review nachzuschauen, ob Sie hier etwas vermissen. Aber die Ordnung Ihrer Onboarding-Dokumente ist nur ein Teil des Puzzles, wenn es darum geht, einen Onboarding-Prozess zu entwickeln.
Für diejenigen, die noch nicht viel Erfahrung haben, kann die Frage, wie man die Onboarding-Dokumentation optimiert, entmutigend wirken. Für den Anfang kann ein Business Playbook (auch bekannt als Unternehmens-Playbook) Ihnen helfen, Ihre Onboarding-Dokumentation so zu strukturieren, dass sie mit der Mission und den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Tipp: Die Frage, wer am besten geeignet ist, um diese Unternehmens-Spielbücher zu erstellen, können nur Sie selbst beantworten. Wir ermutigen Sie zwar dazu, Ihre Playbooks im Team zu erstellen, aber die Verantwortlichen oder Fachexperten in Ihrem Unternehmen sind die besten Ansprechpartner dafür.
Wenn Sie entscheiden, welche Informationen Ihre neuen Mitarbeiter über Ihr Unternehmen wissen müssen - und umgekehrt, welche Informationen Ihr Unternehmen von ihnen benötigt - können Sie intuitive und gut strukturierte Unternehmensleitfäden erstellen.
Wie bereits erwähnt, variieren diese Informationen je nach Unternehmen und Land (insbesondere Informationen zur Gesundheitsfürsorge der Mitarbeiter). Sie können jedoch die folgenden Angaben als Ausgangspunkt verwenden, wenn Sie entscheiden, welche Informationen Sie in Ihr Playbook aufnehmen wollen. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen insbesondere Folgendes tun:
Sobald Sie in der Lage sind, diese Informationen in einem für neue Mitarbeiter verständlichen Format zu organisieren und zu bearbeiten, teilen Sie sie mit anderen Mitarbeitern und Interessengruppen, um zu prüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Nachdem Sie von ihnen grünes Licht erhalten haben, geben Sie das Handbuch an Ihre neuen Mitarbeiter weiter und fordern sie auf, bei Fragen darauf zurückzugreifen. Wenn Sie von mehreren neuen Mitarbeitern dieselben Fragen erhalten, sollten Sie Ihr Playbook auf unklare Bereiche hin überprüfen.
Es gibt mehr als eine Möglichkeit, Playbooks für Unternehmen zu erstellen und zu strukturieren, abhängig von der Kultur, dem Auftrag und den Werten Ihres Unternehmens. Verschiedene Arten von Playbooks erläutern bestimmte Unternehmensrichtlinien und -verfahren ausführlicher.
Da der Hauptzweck eines Unternehmens-Playbooks darin besteht, die Grundlagen in Bezug auf Unternehmenswerte, Richtlinien, Verfahren und bewährte Verfahren abzudecken, müssen Sie diese Informationen immer irgendwo unterbringen. Es gibt jedoch auch andere Arten von Playbooks, die spezifischere Informationen ausführlicher behandeln:
Unternehmen wissen, wie wichtig es ist, die Einarbeitung richtig zu gestalten, wie die 92 Milliarden Dollar zeigen, die in den letzten zwei Jahren für die Schulung neuer Mitarbeiter ausgegeben wurden. Aber es reicht nicht aus, neue Mitarbeiter einfach mit all diesen Unterlagen zu überhäufen. In den meisten Fällen benötigen sie eine Anleitung, ein erstklassiges Benutzererlebnis und eine authentische menschliche Beziehung, um den Prozess erfolgreich zu durchlaufen. Im Folgenden finden Sie einige unserer bevorzugten Empfehlungen, wie Sie dies erreichen können.
Es mag nicht überraschen, dass mehr als drei Viertel der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass Sozialisation der wichtigste Faktor eines Arbeitsplatzes ist - eine Zahl, die wahrscheinlich noch weiter ansteigen wird, wenn wir die Pandemie hinter uns lassen. Auf der anderen Seite ist das Engagement der Mitarbeiter in der Post-COVID-Geschäftswelt ein wichtiges Anliegen der Arbeitgeber. Schließlich kann es schwierig sein, Mitarbeiter zu motivieren, die acht Stunden am Tag allein in ihrem Heimbüro sitzen.
Daher ist der Aufbau einer echten menschlichen Beziehung sinnvoll und notwendig, insbesondere in einer abgelegenen Umgebung. Zum Glück gibt es einige Möglichkeiten, Nähe und Integration unter den neuen Mitarbeitern zu fördern, darunter:
Je nach Struktur und Kultur Ihres Unternehmens können Sie bestimmte Orientierungsveranstaltungen anderen vorziehen (z. B. Produktvertiefungen gegenüber Einführungsgesprächen mit den höheren Führungskräften des Unternehmens). Das Wichtigste ist, dass Sie die für Ihr Unternehmen sinnvollsten Meetings und Orientierungsveranstaltungen durchführen. Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, ein unvergessliches Onboarding-Erlebnis zu schaffen, und kein Setup passt zu zwei Organisationen gleich gut.
Ein buddy System kann neuen Mitarbeitern in einem Unternehmen erheblich helfen. Studien zeigen, dass ein buddy System die Mitarbeiterbindung und die allgemeine Arbeitszufriedenheit langfristig erhöht. Außerdem kann die Tatsache, dass ein bestimmter Mitarbeiter Fragen stellen und Bedenken ansprechen kann, ein dringend benötigtes Gefühl der psychologischen Sicherheit vermitteln. Wie Google herausgefunden hat, ist dies ein entscheidender Faktor für die Entscheidung eines Mitarbeiters, bei einem Unternehmen zu bleiben oder es zu verlassen.
Denken Sie daran: Eines der wichtigsten Ziele der Einarbeitung besteht darin, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbunden und in es integriert fühlen. Kleine Schritte, wie z. B. die Einbindung neuer Mitarbeiter in ein Onboarding-Programm ( buddy ), können einen großen Beitrag zur Verwirklichung dieses Ziels leisten. Wenn man bedenkt, dass es etwa ein Drittel des Gehalts eines neuen Mitarbeiters kostet, ihn zu ersetzen, summieren sich hohe Fluktuationsraten aufgrund mangelnder psychologischer Sicherheit schnell.
Das Onboarding kann für neue Mitarbeiter (und andere) überwältigend sein.
Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung , die Arbeitsabläufe so zu optimieren, dass die Informationen Stück für Stück geliefert werden: Dies zeigt den neuen Mitarbeitern, dass ihr psychologisches Wohlbefinden und das Verständnis für die Aufgaben ihrer neuen Rolle die beiden wichtigsten Prioritäten des gesamten Prozesses sind.
Es zeigt auch, dass das Onboarding keine einmalige Angelegenheit ist. Vielmehr handelt es sich um eine geführte Journey , die den Mitarbeitern hilft, sich in die neue Rolle einzufinden und sich sicher und gut vorbereitet zu fühlen, um ihre neuen Aufgaben zu übernehmen.
Zum Beispiel Storyblokzum Beispiel. Durch die Straffung der Arbeitsabläufe spart das Unternehmen jeden Monat 68 Stunden beim Onboarding-Prozess. Dadurch haben sie mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, damit sie in ihren neuen Positionen erfolgreich sind.
Storyblok Dies könnte durch eine klare Definition der einzelnen Phasen des Onboarding-Prozesses, der Ziele jeder Phase und der erforderlichen Eingaben zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse erreicht werden. ZavvyDie digitale Onboarding-Software hilft ihnen, bestimmte Aspekte ihres Onboarding-Prozesses zu automatisieren. Automatisierung bedeutet nicht nur Zeitersparnis, sondern letztlich auch eine Steigerung der Produktivität. Kurz gesagt, die Straffung der Arbeitsabläufe spart allen Beteiligten Zeit, sowohl den Mitarbeitern der Personalabteilung als auch den Neueinsteigern.
Die Zusammenstellung Ihrer Onboarding-Dokumentation muss weder kostspielig noch zeitaufwändig sein.
Mit der richtigen Onboarding-Dokumentationssoftware können Sie Ihre Mitarbeiter leicht automatisieren, organisieren und ihnen rund um die Uhr Zugang gewähren.
Die Onboarding-Dokumentationslösungen von Zavvy ermöglichen es Ihnen, den Papierkram für neue Mitarbeiter, die Onboarding-Dokumentation und das dringend benötigte soziale Element, das die Mitarbeiter einbindet, auf einer einzigen, kohärenten Plattform zusammenzuführen.
Jeder Mitarbeiter, vom Berufseinsteiger bis zur Führungsetage, kann von dem intuitiven Ansatz zur Verwaltung von Mitarbeiterangelegenheiten profitieren.
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