Does your business have a clear plan for its operational processes? A well-drafted program that tells your employees how to get things done helps them stay focused, productive, accountable, and organized?
How do you service clients or talk about your organization to customers? How do you onboard or offboard employees in your organization? In short, what framework do you use for ensuring your business' success?
Die Lösung ist einfach: Machen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
Ein Business Playbook hilft Unternehmen wie dem Ihren, zu dokumentieren, wie Dinge erledigt werden, und allen Mitarbeitern eine Anleitung zu geben.
In diesem Artikel wird erörtert, was ein Business Playbook ist und wie Sie selbst eines erstellen können.
Ein Business Playbook beschreibt die Richtlinien, Arbeitsabläufe und Verfahren eines Unternehmens. Ein gut ausgearbeitetes Handbuch beantwortet Fragen, die von dem, was ein Unternehmen tut, bis hin zu dem wie, warum, wer was wann tut, reichen.
Ein Business Playbook, auch bekannt als SOP (Standard Operating Procedure), hilft Organisationen, effizient und effektiv zu arbeiten.
Unternehmen können Business Playbooks aus verschiedenen Gründen einsetzen, z. B. für das Onboarding und Offboarding, für den Verkauf des Alleinstellungsmerkmals eines Unternehmens an Organisationen, für die Erstellung von Handbüchern für Vertriebs- und Kundendienstabteilungen, für die Schulung von Mitarbeitern oder sogar für die Einführung eines neuen Produkts und dessen Verkauf.
Unternehmensweit:
Verkaufsteams:
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Unternehmen, in dem die Customer Experience-Teams keine Ahnung haben, wie sie auf Kundenbeschwerden oder verärgerte Kunden reagieren oder Kundenbeschwerden an die zuständige Abteilung weiterleiten sollen.
Das Ergebnis?
Völliges und totales Chaos.
Im Folgenden haben wir 6 Gründe zusammengestellt, warum Ihr Unternehmen ein Playbook braucht.
Klare, sorgfältig ausgearbeitete Anweisungen machen es jedem leicht, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten oder Aufgaben zu erfüllen, die mit dem Auftrag Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen vergrößern und ohne Angst weitere Mitarbeiter einstellen. Mit Business Playbooks kann jeder, den Sie einstellen, sofort mit der Arbeit beginnen.
Sobald Sie Ihr Playbook erstellt haben, sparen Sie Stunden, die Sie bisher damit verbracht haben, die gleichen Dinge immer wieder durchzugehen. Stattdessen können Sie und Ihre Kollegen die zusätzliche Zeit für wirklich wertschöpfende Aktivitäten nutzen.
Durch die klare Festlegung bestimmter Standards und Leitlinien legen Sie den Grundstein für Qualitätsarbeit. Infolgedessen wird die Arbeitsleistung besser und einheitlicher.
Ein Business Playbook enthält alle Informationen, die Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter benötigen, um erfolgreich arbeiten zu können - und das alles an einem organisierten und zugänglichen Ort dokumentiert. Dies ist besonders wertvoll, wenn Mitarbeiter (und Wissen) über mehrere (entfernte) Standorte verstreut sind.
Anstatt ihre Vorgesetzten ständig um Hilfe zu bitten, können die Mitarbeiter einfach und schnell auf das Business Playbook zurückgreifen. Außerdem können die Vorgesetzten ihren Mitarbeitern vertrauen, dass sie die Arbeit erledigen
Mit einem Business Playbook können Unternehmen Verbesserungspotenziale leicht erkennen und sie regelmäßig aktualisieren, um diese Änderungen zu berücksichtigen. Wenn Ihr Kundendienstteam beispielsweise einen häufigen Schmerzpunkt oder eine Herausforderung für Ihre Kunden feststellt, kann es schnell eine Standardarbeitsanweisung zur Lösung oder Behebung dieses Problems erstellen. So wissen neue Mitarbeiter schnell, was zu tun ist, wenn sie in Zukunft auf solche Probleme stoßen.
Was in einem Business Playbook enthalten ist, hängt von der Art des Playbooks ab, das Sie erstellen (Operations Playbook, Sales Playbook, Hybrid Policy Playbook usw.).
Wenn Sie z. B. ein Vertriebshandbuch erstellen, sollten Sie Abschnitte hinzufügen, die Antworten auf Fragen wie folgende geben
Ebenso könnte ein People Operations Playbook Antworten auf verschiedene Abschnitte enthalten, wie zum Beispiel
Hinweis: Ein Playbook muss nicht "alles, was People Ops Manager wissen müssen" umfassen. Stattdessen kann es sehr sinnvoll sein, es in mehrere kleinere SOPs aufzuteilen. Auf diese Weise beseitigen Sie Redundanzen und beschränken sich auf das, was die Mitarbeiter in diesem Moment lernen wollen.
Die Erstellung eines Playbooks kann sich wie Raketenwissenschaft anfühlen, ist aber einfacher als Sie denken. Eines ist jedoch sicher: Selbst wenn Ihr Unternehmen derzeit keine feststehenden Playbooks hat, gibt es sie bereits.
Wie ist das möglich?
Das Einzige, was Sie jetzt tun müssen, ist, die Richtlinien und Prozesse, die Ihre Teams befolgen, zu erfassen und sie in Ihrer Standardarbeitsanweisung richtig zu strukturieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie das Playbook Ihres Unternehmens in sieben einfachen Schritten erstellen können:
Ein neues Business Playbook von Grund auf zu erstellen, kann entmutigend wirken, insbesondere für Unternehmen, die noch nie eines erstellt haben. Glücklicherweise finden Sie bei einer kurzen Internetsuche bereits vorhandene Vorlagen, die Sie abändern oder als Inspiration für die Erstellung Ihrer eigenen Vorlage für ein Business Playbook verwenden können.
Denken Sie daran, dass das Ziel ein klar umrissenes und organisiertes Handbuch ist, das sicherstellt, dass sich Ihre Mitarbeiter auf das Schreiben, Entwickeln und Aktualisieren der Inhalte des Handbuchs konzentrieren.
Die Elemente, die in Ihr Business Playbook aufgenommen werden, hängen in hohem Maße von den Zielen Ihres Unternehmens und dem einzigen Zweck der Erstellung des Playbooks ab. Einige Abschnitte, die Sie hinzufügen sollten, sind:
Tip: Explain what success looks like for each section or element and define how the company measures that success.
Sammeln Sie die Informationen, die Sie Ihrem Business Playbook hinzufügen möchten, und organisieren Sie sie an einem Ort. So können Sie (eingehende) unvollständige oder überholte Informationen leicht überprüfen.
Eine Führungskraft könnte zum Beispiel ihre Aufgaben auflisten, einschließlich der Schritte und Maßnahmen für die Erledigung der Aufgaben, und alle Mitglieder ihres Teams dazu auffordern, dasselbe zu tun.
Füllen Sie jede Stelle, die Ihnen einfällt, in einfacher, verständlicher Sprache aus, aber scheuen Sie sich nicht, sich wiederholende Wörter oder doppelte Schritte zu streichen. Das Ziel ist es, prägnant und klar zu sein.
Faustformel: In der Regel können Sie ohne weiteres 20 % Ihres schriftlichen Inhaltsentwurfs streichen, ohne dass ein Wertverlust entsteht.
Ein gutes Business Playbook sollte Respekt einflößen, ohne autoritär oder diktatorisch zu klingen. Wie erreichen Sie diesen ausgewogenen Ton? Formulieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich, aber lassen Sie Ihren Managern in manchen Situationen Raum für ihre Intuition oder ihr Urteilsvermögen und den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Kreativität auszuleben.
Denken Sie daran, dass ein Business Playbook ein Leitfaden ist, der bewährte Verfahren für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens aufzeigt. Sie sind keine Gesetze und sollten auch nicht als solche behandelt werden.
Beginnen Sie damit, sie an wichtige Beteiligte zu delegieren, während Sie den Entwurf Ihres Business Playbooks fertigstellen. Als Faustregel gilt, dass Sie sie an Personen schicken sollten, die mit dem Prozess nicht vertraut sind. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob sie mit den aktuellen Verfahren, die in Ihrem Playbook beschrieben sind, einverstanden sind oder ob sie zusätzliche Fragen haben oder Informationen mitteilen möchten.
Tip: Assign your company's playbook to your team with a few clicks with Zavvy. You can also set deadlines to review it before a specific date. This ensures your team knows what to check and when to do so it. Learn more about creating your SOPs with Zavvy here.
Denken Sie daran, dass Ihr Team höchstwahrscheinlich einige Fragen haben wird, wenn es das Business Playbook zum ersten Mal durchgeht. Achten Sie daher genau auf ihre Vorschläge, da dies eine gute Möglichkeit ist, mögliche Lücken in Ihren Standardarbeitsanweisungen zu erkennen und Ihre Dokumentation zu verbessern.
Das beste Verfahrensbuch kann schnell nutzlos werden, wenn es niemand benutzt oder regelmäßig aktualisiert. Sorgen Sie für ein Verfahren zur ordnungsgemäßen Kommunikation und regelmäßigen Überprüfung Ihrer Standardarbeitsanweisungen.
Sie können sie z. B. in rollenspezifische Einführungsprozesse einbinden oder sie einmal im Jahr wiederholen lassen.
Mit Zavvy können Sie diesen gesamten Prozess vollständig automatisieren:
Halten Sie Ihr Business Playbook relevant und effektiv, indem Sie neue Prozesse, Anweisungen, Checklisten und Problemlösungen hinzufügen, sobald sie entstehen. Haben Sie zum Beispiel ein neues Produkt auf den Markt gebracht oder Ihre Software aktualisiert?
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, diese Änderungen hinzuzufügen, wenn sie auftreten. Je nach Anzahl der Änderungen und der Größe Ihres Unternehmens kann die Aktualisierung Ihres Playbooks vierteljährlich oder jährlich erfolgen, insbesondere wenn Sie das Feedback der Teams einbeziehen möchten.
Tipp: Setzen Sie sich (oder anderen) eine wiederkehrende Erinnerung, damit dieser Schritt nicht verloren geht.
Um Ihre eigene Bibliothek zu inspirieren, haben wir im Folgenden einige der gängigsten SOP-Beispiele zusammengestellt.
This playbook provides a detailed overview of your company and its history, vision, mission, value statements, purpose, who is your target audience, what you do for your customers, and how you engage with them, plus operations.
Think of it as an intro to your company and a well-documented guide of what your company does.
Als Inspiration können Sie sich auch unsere kostenlose Vorlage für eine Mitarbeiterbegrüßung ansehen.
Wenn Sie ein Zavvy-Konto haben, können Sie auch die Onboarding-Vorlage für Unternehmen auf der Plattform verwenden, um in wenigen Minuten loszulegen.
Die Aberdeen Group fand heraus, dass 56 % der Vertriebsmitarbeiter, die Playbooks verwenden, ihre Verkaufsziele erreichen, verglichen mit nur 44 % der Vertriebsmitarbeiter, die kein Playbook in ihrem Unternehmen haben.
Ein Sales Playbook ist ein Spickzettel für Ihr Unternehmen und seine Produkte oder Dienstleistungen.
Es handelt sich um einen Leitfaden, der jeden oder Ihr Verkaufsteam, das Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung verkauft, über die Herausforderungen informiert, mit denen Ihre potenziellen Kunden konfrontiert sind, über die Positionierung Ihres Produkts und dessen Ausrichtung auf die Schmerzpunkte der Kunden sowie über den Umgang mit gängigen Einwänden.
Auch hier gilt: Je nach Größe Ihres Unternehmens können Sie entweder ein Playbook für jedes Produkt, das Sie verkaufen, oder nur ein einziges Vertriebs-Playbook haben. Diese Beispiele von HubSpot- und Pipedrive-Vertriebs-Playbooks sind eine schöne Inspiration.
Ein Operations Playbook erklärt, wie die Dienstleistungen für die Kunden eines Unternehmens erbracht werden.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie betreiben ein E-Commerce-Geschäft. In diesem Fall könnte Ihr Operations Playbook die Schritte Ihrer Mitarbeiter bei der Verfolgung und Ausführung von Kundenbestellungen erklären.
Es ist im Grunde ein Spielbuch für die Arbeitsweise Ihrer Organisation!
Sweet Process bietet 25 herunterladbare Vorlagen, aus denen Sie auswählen können, während ProProfs eine Vorlage für ein Betriebshandbuch bereitstellt, die Sie sofort anpassen können.
Eine hybride Arbeitsrichtlinie beschreibt Ihre flexiblen Arbeitsrichtlinien.
Sie enthält Informationen wie
Angenommen, Ihr Unternehmen arbeitet mit Dritten zusammen, um Produkte zu verkaufen oder zu liefern. In diesem Fall müssen Sie ein Playbook für Vertriebskanäle oder Wiederverkäufer erstellen, um sicherzustellen, dass diese Partner über die Informationen verfügen, die sie für einen effizienten und erfolgreichen Verkauf benötigen.
Wir können diese Antwort kurz halten:
Es sollten Ihre Fachexperten oder Fachverantwortlichen sein.
Wir empfehlen Ihnen aber auch, die Erstellung Ihres Unternehmensplanungsbuchs als Teamsport zu betrachten - eine Aktivität, die die Mitarbeiter dazu ermutigt, gemeinsam die Bereiche des Unternehmens zu dokumentieren, für die sie NUR verantwortlich sind.
So wird zum Beispiel der Leiter Ihres People Operations-Teams den Prozess zur Einbindung und Befähigung der Mitarbeiter dokumentieren. In der Zwischenzeit wird Ihr Direktor für Lernen und Entwicklung oder der Leiter der L&D-Abteilung Ihres Unternehmens festlegen, wie interaktive und unterhaltsame Schulungsinhalte für die Mitarbeiter erstellt werden können.
Sobald Ihr Unternehmen etwas größer ist, kann es sinnvoll sein, in jeder Abteilung spezielle Schulungsspezialisten einzusetzen: Jemand, der die Essenz jeder Rolle und jedes Prozesses erfasst - und daraus leistungsfähige SOPs erstellt.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Erstellung des Business Playbooks nicht in der alleinigen Verantwortung liegt, sondern auf alle Abteilungen verteilt ist.
Profi-Tipp: Mit der einfachen Einrichtung von Zavvy per Drag-and-Drop können Sie den Personen, die für die einzelnen Abläufe in Ihrem Business Playbook verantwortlich sind, ganz einfach Inhalte zuweisen. Dies stellt sicher, dass sie verantwortlich sind und garantiert, dass Ihr Playbook mit den besten und aktuellsten Inhalten gefüllt ist.
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, mit denen Sie Ihre Business Playbooks verbessern können:
Laden Sie Ihr Business Playbook an einem zentralen Ort hoch, der für Ihre Mitarbeiter jederzeit leicht zugänglich ist. Dies ist besonders wichtig für Außendienstmitarbeiter, die von überall und jederzeit auf Ressourcen oder Tools zugreifen und diese bearbeiten müssen.
Wahrscheinlich haben Sie einige Präsentationen auf Sharepoint oder Google Drive, andere Dokumentationen an einem Ort wie Notion, Ihre Bildvideos auf Youtube und so weiter.
Wenn Sie all diese Dokumentationen an einem anderen Ort neu erstellen, müssen Sie sie alle separat auf dem neuesten Stand halten.
Anstatt alles in Ihr SOP/Trainingstool zu kopieren, ist es oft sinnvoller, Inhalte aus den Tools, die Sie täglich verwenden, direkt einzubetten.
Zavvykönnen Sie zum Beispiel Inhalte von Orten wie Typeform, Loom, der Google Suite oder Microsoft Sharepoint direkt in Ihre Playbook-Journey einbetten. Auf diese Weise befindet sich alles an einem Ort, ohne dass Sie mehrere Versionen pflegen müssen.
Gute Playbooks sollten benutzerfreundlich und in jeder Organisation anpassbar sein. Noch besser wird es, wenn Ihr Playbook mit all Ihren bevorzugten Tools integriert ist, um die Produktivität zu steigern und eine nahtlose Nachverfolgung und Berichterstattung zu ermöglichen.
Wer sagt, dass Spielbücher langweilig sein müssen? Setzen Sie visuelle Elemente, Websites, digitale Daumenkinos und andere interaktive Tools ein, um das Engagement des Teams zu erhöhen und die Verwendung von Spielbüchern zu fördern.
Wenn man die Menschen mit zu vielen Informationen überfrachtet, schreckt man sie völlig ab, so dass sie gar nichts mehr durchgehen.
Anstatt alle Details, auf die Sie stoßen, aufzunehmen, filtern Sie sie auf das Wesentliche herunter. Dann können Sie bei Bedarf immer noch einen "fortgeschrittenen" Titel für alle, die es wissen müssen, anbieten.
Es ist zwar in Ordnung, Online-Beispiele für Geschäftsablaufpläne oder PowerPoint-Vorlagen für Geschäftsablaufpläne von anderen Organisationen zur Inspiration zu verwenden, aber Kopieren und Einfügen ist ein Tabu.
Ihr Playbook sollte in der einzigartigen Stimme Ihres Unternehmens und speziell für Ihre Mitarbeiter geschrieben sein.
Ganz gleich, ob Sie einen neuen Mitarbeiter oder einen Kunden einarbeiten, verwenden Sie Ihr Business Playbook, um die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmensprozesses zu verfolgen, die nächsten Schritte in jedem Szenario zu instruieren und Risiken zu minimieren.
Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen skaliert oder mehrere Projekte verwaltet. Mit Playbooks können Sie neue Mitarbeiter auf rationale Weise einstellen, schulen und einarbeiten.
Sind Sie es leid, auf eine leere Seite zu starren? Verwenden Sie AI, um in Sekundenschnelle einen ersten Entwurf für ein beliebiges Spielbuch zu erstellen.
Zavvy's AI Playbook Software wird Ihnen Stunden sparen - versprochen!
ZavvyDie einfache Einrichtung per Drag-and-Drop ermöglicht es Ihnen, in wenigen Minuten ansprechende Playbooks zu erstellen.
Nutzen Sie unsere Vorlagenbibliothek mit SOPs für Onboarding, Preboarding, hybrides Arbeiten, Markenrichtlinien und vieles mehr - oder erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen von Grund auf.
Ein paar Highlights:
Wenn Sie es leid sind, ständig Brände zu löschen oder sich um komplizierte und überflüssige Fragen in Ihrem Unternehmen zu kümmern, dann brauchen Sie Business Playbooks, um Ihren Verstand zu behalten und Ihr Unternehmen zu rationalisieren.
Erfahren Sie, wie Sie mit Zavvy leistungsstarke Playbooks in wenigen Minuten und nicht in Tagen erstellen können.
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