Hybrid Work Policy: Wie man sie erstellt (Vorlage und Beispiele)

Viele Unternehmen finden flexible Arbeitsregelungen, um Talente anzuziehen und zu halten. 

Diese Regelungen können aus Work-Life-Praktiken bestehen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, von einem anderen Ort als dem Büro aus zu arbeiten, in Teilzeit zu arbeiten, den Arbeitsplatz zu teilen usw. Flexible Arbeitsregelungen können Talente anziehen, ein Unternehmen im Wettbewerb von anderen abheben und das Engagement am Arbeitsplatz erhöhen. Doch damit einher geht die Herausforderung, hybride Regeln durchzusetzen und hybride Richtlinien zu erstellen, damit Mitarbeiter und Management effizient und reibungslos arbeiten können. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Richtlinie für Hybrid- und Fernarbeit erstellen können, und erhalten eine kostenlose Vorlage, die Sie an die Regeln, Prozesse und Vorteile Ihres Unternehmens anpassen können. 

📝 Was ist eine hybride, ferngesteuerte oder flexible Arbeitspolitik?

Eine hybride, ferngesteuerte oder flexible Unternehmenskultur definiert den Grad der Freiheit, den Ihre Mitarbeiter haben, wenn es um Folgendes geht

• Arbeitsort
• Arbeitszeiten
• ...und alles andere, was mit hybrider Arbeit zu tun hat.

Richtlinie für Fernarbeit: In der Richtlinie werden die Erwartungen der Unternehmensleitung an Fernarbeitskräfte dargelegt. Dazu gehören die zu erwartenden Arbeitszeiten, die gesetzlichen Arbeitsbedingungen, die Anforderungen an die Cybersicherheit und so weiter. Außerdem enthält sie die gesetzlichen Rechte der Mitarbeiter und die Leistungen des Unternehmens usw.

Hybride Arbeitsrichtlinien: Ist im Grunde dasselbe, enthält aber auch alle Informationen über die Büronutzung - z. B. die Buchung von Schreibtischen, eine Mindestanzahl von Tagen, an denen die Mitarbeiter im Büro sein sollten, usw.

Flexible Arbeitspolitik: Dasselbe wie oben. Flexibel bezieht sich 1) auf den Grad der Freiheit, den die Mitarbeiter bei der Festlegung ihrer Arbeitszeiten haben - und 2) auf die Freiheit, den Arbeitsort zu wählen.

In der Praxis können Sie alle diese Begriffe synonym verwenden.

Der Gedanke, von überall aus arbeiten zu können, ist für viele ein Traum und für andere eine Realität. Aber seit der Pandemie ist sie eine unvermeidliche Praxis, die deutliche Spuren in den künftigen Arbeitsbedingungen hinterlässt.

❓ Warum Ihr Unternehmen eine Richtlinie für hybride Arbeit (oder Fernarbeit) braucht

Das Modell des ortsunabhängigen Arbeitens und des Arbeitens von zu Hause aus hat sich als eine Möglichkeit erwiesen, den Arbeitnehmern mehr Handlungsspielraum zu geben und ihnen zu helfen, ihr anspruchsvolles Arbeitspensum besser zu bewältigen. In einer kürzlich von Accenture durchgeführten Umfrage unter 9.326 Arbeitnehmern entschieden sich 83 % der Befragten für eine Mischform.

Aus einem Bericht von Forbes geht hervor, dass 63 % der leistungsstarken Unternehmen ihren Mitarbeitern bereits die Möglichkeit bieten, von überall und jederzeit zu arbeiten.

Im Gegensatz dazu verlangen die meisten Unternehmen ohne Wachstum (69 %), dass die Mitarbeiter physisch zur Arbeit kommen.

Für wettbewerbsfähige Unternehmen führt kein Weg an einer flexiblen Regelung vorbei, um die besten Bewerber zu bekommen und ihre Mitarbeiter zu halten.

Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie bei der Einführung flexibler Arbeitsmodelle beachten sollten, damit Sie sicher sein können, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und die Sicherheitsrisiken minimiert werden.

📋 Was Sie in Ihre Richtlinie aufnehmen sollten (Vorlage)

Hier sind einige Abschnitte, die Ihre Vorlage enthalten muss:

Politischer Auftrag und Zielsetzung

In diesem Abschnitt werden die Absicht, die Funktion und die Funktionsweise der Politik zusammengefasst. 

Beispiel: Die Richtlinie für flexible Arbeit von [Name des Unternehmens] umreißt die Erwartungen an die Arbeit, die Sicherheit und die compliance von Remote-Mitarbeitern. Der Zweck dieser Richtlinie für Telearbeit ist es, die Interessen der Mitarbeiter und des Unternehmens zu schützen, indem die Arbeitsbedingungen und Erwartungen dargelegt werden.

Umfang

Antwort: Wer kommt für diese Police in Frage?

Beispiel: Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, deren Aufgaben dies zulassen. Positionen, die einen direkten physischen Kontakt mit Kunden erfordern (z. B. im Verkaufsbereich), sind jedoch nicht für die Arbeit von zu Hause aus geeignet. Darüber hinaus können unter bestimmten mildernden Umständen Ausnahmen gemacht werden, wenn dies möglich ist.

Arbeitsplan

In diesem Abschnitt werden die Arbeitszeiten oder die Zeit des Arbeitnehmers für alle offiziellen Mitteilungen festgelegt.

Beispiel: Der Mitarbeiter sollte montags bis freitags von 9.00 bis 15.00 Uhr über alle Bürokommunikationskanäle erreichbar sein.

Arbeiten von zu Hause (oder überall)

In diesem Abschnitt werden die Arbeitsbedingungen beschrieben, die bei einer Fernarbeit vom Arbeitnehmer erwartet werden.

Beispiel:

Die Teammitglieder können von zu Hause aus arbeiten:

• Vollzeit
• Teilzeit (Aufteilung der täglichen Zeit zwischen Büro und Zuhause)
• An vorher festgelegten Wochentagen

Wir wollen Ihnen die Möglichkeit geben, Ihr Bestes zu geben - unabhängig davon, wo Sie arbeiten.

Fernarbeit bringt jedoch auch einige Verpflichtungen mit sich. Bitte stellen Sie also sicher, dass Sie verfügbar bleiben.

Wir behalten uns das Recht vor, das Recht auf Fernarbeit bei wiederholten Problemen zu widerrufen.

Rechte der Arbeitnehmer

In diesem Abschnitt geht es um die Vorteile oder Rechte des Bewerbers für Fernarbeit.

Beispiel: Der berechtigte Arbeitnehmer, der von überall aus arbeitet, erhält die gleichen Leistungen wie ein Arbeitnehmer, der ins Büro kommt, und zusätzlich einen Zuschuss zu den Internetgebühren, der von der Personalabteilung beantragt werden kann.

Kommunikation

In diesem Abschnitt werden alle Kommunikationskanäle des Unternehmens aufgeführt, über die Teammitglieder, Bewerber und Anbieter angesprochen werden können.

Beispiel: Alle Mitarbeiter sollten für alle offiziellen Termine, zu denen ihnen Zugang gewährt wird, die folgenden Kanäle nutzen:

• Slack
• Google Mail
• WhatsApp
• Google-Treffen

Ausrüstung

Die Hardware und Software, die das Unternehmen anbietet, sind in diesem Abschnitt aufgeführt.

Beispiel: [Name des Unternehmens] stellt einen Laptop, ein Modem, eine Tastatur, eine Maus und einen Internetzugang zur Verfügung, für den der in der Richtlinie genannte Mitarbeiter die Verantwortung für die Sicherheit trägt. Die Geräte müssen jederzeit passwortgeschützt sein.

Sicherheit

Sprechen Sie über die Regeln und Vorschriften für die Sicherheit der Daten des Unternehmens.

Beispiel: Die Geräte der Mitarbeiter sollten stets durch ein Passwort geschützt sein. Und alle in Frage kommenden Bewerber müssen die dieser Richtlinie beigefügte NDA-Vereinbarung unterzeichnen.

Entschädigungen und Leistungen

In diesem Abschnitt werden die Anreize und sonstigen Vergütungsleistungen für den Fernarbeitnehmer dargelegt.

Beispiel: Die Vergütung des Mitarbeiters richtet sich nach seiner Funktion und seinen KPI. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter Anspruch auf Lern- und Reisekostenerstattung durch das Unternehmen.

Tipps für effektives Arbeiten von zu Hause aus

Behalten Sie Ihre Morgenroutine bei

Nur weil Sie nicht in ein Büro gehen, heißt das nicht, dass Sie auf die Dinge verzichten sollten, die Sie normalerweise für den Erfolg vorbereiten. Wachen Sie also immer zur gleichen Zeit auf und setzen Sie die Routine fort, die für Sie funktioniert.

Nutzen Sie die Pendlerzeit für Ihre Selbstfürsorge

Der durchschnittliche amerikanische Pendler braucht fast 27 Minuten pro Strecke. Lassen Sie diese gewonnene Zeit nicht ungenutzt verstreichen. Wenn Lesen, Meditieren, Tagebuchschreiben oder Yoga noch nicht zu Ihrer Routine gehören, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um dies auszuprobieren.

Kleidung für den Erfolg

Nur weil Sie Ihren Pyjama anbehalten können, heißt das nicht, dass Sie das auch tun sollten. Sie können trotzdem mit Kollegen, Partnern oder Kunden per Video kommunizieren. Außerdem hilft bequeme, aber dennoch professionelle Kleidung dabei, die richtige Einstellung zu finden, um produktiv zu bleiben.

Schwerpunkt Ernährung

Bleiben Sie konzentriert und energiegeladen, indem Sie auf Zucker, künstliche Inhaltsstoffe und leere Kalorien verzichten. Die Work-From-Home-Wellness-Boxen von SnackNation enthalten eine ausgewählte Mischung aus gesünderen Riegeln, Chips, Dörrfleisch, Müsli, Studentenfutter und Süßigkeiten, damit Sie während Ihrer Arbeitstage an entfernten Standorten ausreichend mit Energie versorgt sind.

Bestimmen Sie einen eigenen Arbeitsbereich 

Suchen Sie sich eine Umgebung, die die Produktivität fördert. Sie sollte ruhig, bequem und frei von Ablenkungen sein - und anders als der Ort, an dem Sie normalerweise essen oder sich entspannen.

Nehmen Sie sich Zeit, um nach draußen zu gehen

Pausen sind gut für Ihre Konzentration und Ihr Wohlbefinden. Tanken Sie neue Energie, indem Sie um den Block spazieren gehen oder sich auf eine Terrasse oder einen Balkon begeben.

Durchführung einer angemessenen Anzahl von Sitzungen

Die persönliche Interaktion muss nicht der Fernarbeit zum Opfer fallen. Führen Sie tägliche Besprechungen oder virtuelle Teamsitzungen per Videokonferenzsoftware durch, um die persönliche Verbindung aufrechtzuerhalten.

Regelmäßige Arbeitszeiten festlegen

Besonders bei der Fernarbeit kann es leicht passieren, dass sich Ihr workday in den frühen Morgen- und Abendstunden einschleicht. Vermeiden Sie dies, indem Sie Arbeitszeiten festlegen und sich an diese halten. Schauen Sie nicht fern. Das Arbeiten in der Nähe eines Fernsehers beeinträchtigt unsere Konzentrationsfähigkeit. Widerstehen Sie dem Drang, den Fernseher einzuschalten, selbst wenn er nur als Hintergrundgeräusch dient.

Nicht fernsehen

Die Arbeit in der Nähe eines Fernsehers beeinträchtigt unsere Konzentrationsfähigkeit. Widerstehen Sie also dem Drang, den Fernseher laufen zu lassen, selbst wenn er nur als Hintergrundgeräusch dient.

🏢 5 Beispiele für Fern- und Hybridarbeitspolitik

Da sich mit der Pandemie auch die Definition von Normalität änderte, wurden die Arbeitsbedingungen und Normen neu definiert. Aber das Geschäft muss weitergehen. 

Und wenn das Unternehmen fortbestehen soll, müssen regelmäßig neue Talente eingestellt werden, um den neuen Bedingungen gerecht zu werden. Und um die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne und die Arbeit aus der Ferne zu unterstützen, müssen Strategien, Regeln und Vorschriften festgelegt werden, um optimale Effizienz und Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.

Aber noch spannender war es, die innovativen Beispiele für Remote- und Hybrid-Arbeitsstrategien zu sehen, die dazu beitragen, das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter zu unterstützen, während sie zu Hause festsitzen, oder, mit anderen Worten, die Herausforderungen, die durch das flexible Arbeitsmodell entstehen.

Schauen wir uns das mal an.

1. Versprechen, meine IBMer-Kollegen zu unterstützen

Vielleicht haben Sie die IBM-Kampagne vor einiger Zeit in Ihren sozialen Netzwerken gesehen. IBMer haben sie ins Leben gerufen.

Diese Basisinitiative entstand als Reaktion auf die Herausforderungen, mit denen sich Arbeitnehmer konfrontiert sehen, wenn sie zu Hause versuchen, mit ihrer Arbeit Schritt zu halten und eine zusätzliche Hilfe benötigen, um im Büro oder zu Hause alles zu erledigen. 

Ziel der Kampagne #ISupport Fellow IBMer ist es, genau diesen Menschen die Hilfe zukommen zu lassen, die sie benötigen und die sonst in der neuen Realität, die die Pandemie mit sich bringt, in den Hintergrund treten würde.

2. GitLabs Politik der reinen Fernwartung

GitLab ist eines der größten Unternehmen, das ausschließlich auf Fernarbeit und flexible Arbeitszeiten setzt und über 1500 Mitarbeiter weltweit beschäftigt.

Hier sind einige der wichtigsten Punkte der GitLab-Richtlinie für Fernzugriff:

1. Einstellung und Arbeit sind nicht zentral begrenzt, sondern von überall auf der Welt.
2. Flexible Arbeitszeiten, d. h. Sie können Ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen.
3. Alle Daten müssen schriftlich festgehalten, aufgezeichnet und für die Berichterstattung freigegeben werden.
4. Alle Schulungs- und Arbeitsabläufe sind schriftlich fixiert. 
5. Zugang zum öffentlichen Informationsaustausch nur bei Bedarf.

3. Google 

Google hat sich für eine hybride Arbeitspolitik entschieden.

Im Rahmen dieser neuen Politik

• 60 % der Mitarbeiter werden vom Campus aus arbeiten,
• 20% aus neuen Büros,
• und 20 % von zu Hause aus.

Um dem Rechnung zu tragen, hat sich Google für die Lagerfeuer-Methode entschieden, bei der die Mitarbeiter für Besprechungen in einem Kreis oder am Lagerfeuer im Konferenzraum sitzen und sowohl physisch anwesende als auch entfernte Besprechungsteilnehmer gleichermaßen über verschiedene Bildschirme einbeziehen.

4. Facebook

Vor dem Ausbruch der Pandemie hatte Facebook geplant, die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Und mit dem Ausbruch der Pandemie scheint das Unternehmen seine Politik der reinen Heimarbeit weiter auszubauen. Nach der Pandemie hat sich Facebook jedoch - wie Google - für ein hybrides Arbeitsmodell für seine Mitarbeiter entschieden.

5. Microsofts datengestützte Politik zur Heimarbeit

Microsoft plant, ein Hybridmodell zu wählen. Um jedoch ein Höchstmaß an Produktivität zu gewährleisten, während die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, wird eine datengestützte Richtlinie erstellt; beispielsweise können aufeinanderfolgende Besprechungen sehr anstrengend sein. Aus diesem Grund verbietet die Microsoft-Richtlinie für hybride Arbeit das Ansetzen von Meetings, die hintereinander stattfinden.

Klingt gut, oder?

📣 Wie kommunizieren Sie Ihre Politik der flexiblen Arbeit?

Es reicht nicht aus, eine Richtlinie für hybrides Arbeiten aufzustellen und von den Mitarbeitern und der Unternehmensleitung unterschreiben zu lassen.

Sorgen Sie dafür, dass die Menschen sich daran erinnern. Sorgen Sie dafür, dass sie es leben, damit sie sich nicht unsicher fühlen müssen, weil sie sich die wohlverdiente Zeit nehmen, nachdem das Notizbuch geschlossen ist.

Folgen Sie dazu dieser Checkliste:

• Kommunizieren Sie die Richtlinie nicht nur einmal. Führen Sie regelmäßig Intervalltrainings durch oder erinnern Sie an Vorteile oder bestimmte Regeln in der Richtlinie.
• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wenn sie Probleme haben, und bitten Sie sie regelmäßig um ihr Feedback.
• Halten Sie die allgemeinen Fern- und Hybridrichtlinien in einer zentralen Wissensdatenbank oder im Mitarbeiterportal für alle zugänglich, damit sie rund um die Uhr zugänglich sind.
• Halten Sie die Aufzeichnungen über alle Vereinbarungen für eventuelle Rückfragen der Arbeitnehmer bereit.
• Leben Sie es. Helfen Sie Managern, es zu leben.
• Richten Sie getrennte Kanäle für Fragen und Antworten ein, damit jeder Mitarbeiter, der eine Frage hat, diese über den Kanal stellen oder Ihnen direkt eine Nachricht schicken kann.

Wir empfehlen, die Richtlinie für hybrides Arbeiten an einem jederzeit zugänglichen Ort zu veröffentlichen.

Fernarbeit ist dazu da, den Menschen eine gewisse Flexibilität zu ermöglichen. Das bedeutet, dass es in Ordnung ist, zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar zu sein, um die Kinder von der Schule abzuholen. Und es ist völlig in Ordnung, die Tür zu öffnen, wenn es während eines Videoanrufs klingelt.

Die Art und Weise, wie Ihre Kollegen die hybride Arbeitspolitik leben, wird das allgemeine Wohlbefinden stark beeinflussen.

➡️ Warum sollten Sie Ihre Richtlinie für Hybridarbeit auf Zavvy einrichten?

Mit unserem Journey Builder - einschließlich einer gebrauchsfertigen Vorlage für flexible Arbeitsrichtlinien - können Sie in wenigen Minuten eine ansprechende Richtlinie für Hybridarbeit erstellen.

Warum ist dies besser als das Ausfüllen eines Word-Dokuments?

• Fesselnder: Durch die Kombination von witzigen Gifs und dynamischen Elementen wie Quizfragen oder loom Videos bieten Sie Ihren Besuchern ein Erlebnis, das sich nicht wie eine Strafe anfühlt.
• Ein Ort für alles, was mit Schulungen zu tun hat: Auf diese Weise werden alle Ihre internen Kurse und SOPs an einem einzigen Ort gesammelt. Von Preboarding über Compliance bis hin zu Belastbarkeitstrainings und mehr. Sie verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach irgendetwas.
• Automatisch zuweisen, kommunizieren und wiederholen: Ständig gehen Dinge im Posteingang verloren - und manchmal schaffen sie es nicht einmal in den Posteingang aller Mitarbeiter, weil es schwer ist, den Überblick zu behalten. Weisen Sie sie automatisch jedem neuen Mitarbeiter zu, machen Sie sie auf Seiten wie Slack oder Microsoft Teams bekannt und senden Sie regelmäßig Erinnerungen.