Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess ist entscheidend dafür, dass sich neue Mitarbeiter in ihrer neuen Rolle sicher fühlen und die Mitarbeiterbindung und -bindung verbessert wird.
Aber das wissen Sie ja bereits. Was Sie wissen wollen, ist, wie Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeiter verbessern können. Oder wie Sie einen guten Onboarding-Zeitplan erstellen, wenn Sie noch keinen haben.
Die Antwort auf eine stärkere soziale Integration ist das Abhalten von Treffen.
Wie? Persönliche und virtuelle Einführungsgespräche tragen dazu bei, die soziale Integration zu fördern und neuen Mitarbeitern ein besseres Gefühl für die Arbeit zu vermitteln. Bei diesen Treffen können neue Mitarbeiter ihren Papierkram erledigen, sich mit ihren Kollegen bekannt machen und verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Sie können viel erreichen, wenn Sie es richtig machen. Deshalb haben wir diesen Leitfaden erstellt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Onboarding-Meetings Ihr Onboarding-Prozess beinhalten sollte, um Ihre neuen Mitarbeiter zu begeistern.
Das Onboarding von Mitarbeitern bezieht sich auf strategische Aktivitäten zur Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und seine Kultur. Dazu gehört, dass neue Mitarbeiter Zugang zu Werkzeugen und Informationen erhalten, die ihnen helfen, ihre Aufgaben selbstbewusst und produktiv zu erledigen.
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Personalfachleute sind sich einig, dass ein effektives Onboarding mindestens drei Monate dauern sollte. Wir bei Zavvy sind der Meinung, dass Ihr Onboarding-Prozess auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sein sollte.
Dieser Prozess sollte verschiedene Onboarding-Sitzungen umfassen, um das Beste aus Ihren neuen Mitarbeitern herauszuholen, die sich auf die vier Hauptphasen des Onboarding verteilen: Orientierung für neue Mitarbeiter, Rollentraining, Rollenübergang und laufende Entwicklung.
Vor diesem Hintergrund sollten wir uns die Onboarding-Meetings ansehen, die stattfinden sollten, um eine großartige Onboarding-Erfahrung zu bieten.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Erster Tag
Die Orientierungssitzung konzentriert sich auf die neuen Mitarbeiter während ihres ersten Tages oder ihrer ersten Woche im Büro. Hier können Sie die Erwartungen steuern und ihnen allgemeine Unterstützung und Beruhigung bieten, damit sie sich in der neuen Umgebung wohl fühlen.
Führen Sie sie durch das Büro und geben Sie ihnen einen realistischen Einblick in die Arbeit, um Missverständnisse zu vermeiden und unrealistische Erwartungen zu bremsen. Geben Sie den Mitarbeitern während der Einführungsveranstaltung Zugang zu der Hardware und Software, die sie für ihre Arbeit benötigen. Erklären Sie, wie sie die Software nutzen können, um Ängste und Unsicherheiten zu beseitigen.
Wenn Sie eine gemischte Arbeitsumgebung haben, sollten Sie von Anfang an klare Erwartungen für Mitarbeiter mit und ohne festen Arbeitsplatz festlegen. Eine abteilungsübergreifende Koordination ist ebenfalls wichtig, um verwaltungstechnische Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass neu eingestellte Mitarbeiter das, was sie brauchen, dort vorfinden, wo sie es brauchen, und alles andere, was sie brauchen, um vom ersten Tag an produktiv zu sein.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Innerhalb der ersten drei Tage
Planen Sie ein Treffen für neu eingestellte Mitarbeiter, um andere Teammitglieder kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen. Sie können sich zwar für eine formelle Veranstaltung entscheiden, wir empfehlen jedoch, eine zwanglosere Umgebung zu schaffen, in der die Teams Kontakte knüpfen können. Die Organisation eines Teamessens oder einer Feier nach Feierabend ist ein bewährtes Mittel, um das Team zwanglos kennenzulernen.
Stellen Sie sicher, dass der Rest Ihrer Belegschaft weiß, wann die neuen Mitarbeiter ankommen, und ermutigen Sie sie, ein paar schöne Stunden zu planen. Sie können auch lustige Spiele veranstalten, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Spielen Sie z. B. eine Fotojagd, bei der Sie den neuen Mitarbeitern Bilder ihrer Kollegen zusammen mit einer Liste von Namen geben, die sie zuordnen müssen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von wöchentlich wiederkehrenden Treffen
Das Onboarding ist gleichermaßen aufregend und stressig, aber ein effektives Onboarding-Buddy-Programm kann dem neuen Mitarbeiter die meisten Ängste nehmen und eine positive und produktive Erfahrung mit Ihrem Unternehmen gewährleisten.
"Buddies" sind Kollegen, die neuen Mitarbeitern für eine bestimmte Zeit helfen, sich in der neuen Unternehmenskultur zurechtzufinden. Alternativ können Sie Ihren neuen Mitarbeitern auch Mentoren zur Seite stellen. Bei den Mentoren handelt es sich um Nicht-Peers oder erfahrene Mitarbeiter des Unternehmens, die für die kurz- und langfristige berufliche Entwicklung der neuen Mitarbeiter verantwortlich sind.
Planen Sie persönliche Treffen mit dem Mentor oder Kollegen des neuen Mitarbeiters, um ihn mit der Arbeitsweise Ihres Unternehmens vertraut zu machen und ihm hilfreiches Feedback zu geben, damit er seine Arbeit besser erledigen kann.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von wiederkehrenden monatlichen oder halbjährlichen Treffen
Je nach Größe Ihres Unternehmens haben neue Mitarbeiter möglicherweise keinen regelmäßigen Zugang zu Ihrem CEO oder Ihrem Führungsteam.
Wenn Ihr Unternehmen kleiner ist, organisieren Sie ein persönliches Gespräch zwischen den neuen Mitarbeitern und dem CEO. Wenn dies aus räumlichen oder zeitlichen Gründen nicht möglich ist, brauchen Sie dennoch ein Treffen, bei dem die neuen Mitarbeiter mit dem CEO oder dem Führungsteam interagieren können. Denken Sie darüber nach, eine Gruppensitzung abzuhalten, um alle zusammenzubringen.
Bringen Sie den CEO dazu, mit den neuen Mitarbeitern zu sprechen, Erwartungen zu formulieren und sie zu motivieren, ihr Bestes zu geben. Dies wird Ihren neuen Mitarbeitern ein Gefühl des Vertrauens vermitteln, das sie bei der Arbeit proaktiver und tatkräftiger werden lässt.
Idealer Zeitpunkt für eine Besprechung: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von jeder abteilungsinternen Sitzung
Planen Sie kurze abteilungsübergreifende Treffen zwischen den neuen Mitarbeitern und den Abteilungsleitern und Teammitgliedern, mit denen die neuen Mitarbeiter während ihrer Tätigkeit zu tun haben werden.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Neuigkeiten und Zukunftspläne mitzuteilen. Ermutigen Sie die neuen Mitarbeiter, an den Sitzungen teilzunehmen und alle Fragen und Bedenken anzusprechen, die sie möglicherweise haben. Dies wird dazu beitragen, die Beziehungen zwischen den Abteilungen zu vertiefen und die Zusammenarbeit zu verbessern, während sich die neuen Mitarbeiter in der neuen Arbeitsatmosphäre wohler fühlen.
Neben den Abteilungsleitern können Sie auch Treffen mit internen Fachleuten (KMU) anberaumen, um sie auf den neuesten Stand zu bringen und ihre Aufgabe im Unternehmen besser zu verstehen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zweite oder dritte Woche
Oft haben die Mitarbeiter hervorragende Ideen, die unter der Oberfläche brodeln, aber es fehlt ihnen das Forum, um sie zu äußern. Produktbesprechungen geben ihnen die Struktur, um sich auszutauschen und effektiver zusammenzuarbeiten.
Die Einladung neuer Mitarbeiter zur Teilnahme an Produktbesprechungen hält sie auf dem Laufenden und öffnet die Kommunikationslinien zwischen den Mitgliedern. Es gibt ihnen auch eine Quelle der Inspiration, um freier zu denken und neue Vorschläge zu machen.
Lassen Sie zum Beispiel jeden neuen Mitarbeiter 1-3 Ideen vortragen, die seiner Meinung nach für die Sitzung nützlich und produktiv sein könnten. Auf diese Weise fühlen sie sich nicht nur wohler, sondern liefern den Führungskräften auch praktische und innovative Ideen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von wiederkehrenden Treffen
Da ein Einführungs- und Schulungsprogramm dazu beiträgt, neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen und ihren Aufgaben vertraut zu machen, ist die Durchführung von Schulungsveranstaltungen ein wichtiger Schritt.
Diese Treffen können sich auf Onboarding, Compliance-Schulungen, Prozessschulungen, rollenspezifische Schulungen und Wahlschulungen beziehen, von denen die neuen Mitarbeiter während ihrer gesamten Dienstzeit profitieren werden. Rollenspezifische Schulungen und Prozessschulungen dienen beispielsweise der Einarbeitung in die jeweilige Tätigkeit, während Wahlschulungen den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die Kompetenzen und Fähigkeiten zu entwickeln, die sie am meisten interessieren.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zweiwöchentlich
Connection-Meetings ermöglichen es den Mitarbeitern, unabhängig von ihrem geografischen Standort und ihrem Rang innerhalb des Unternehmens sinnvolle Verbindungen herzustellen.
Zavvy bietet beispielsweise Verbindungsprogramme an, die Kollegen automatisch über Slack oder andere Tools für zwanglose Treffen, Walking Meetings und sinnvolle Gespräche verbinden, um den Teamgeist, die geistige Gesundheit und die Produktivität zu verbessern. Diese Art von Onboarding-Meetings sind besonders nützlich für Remote-Mitarbeiter, da sie sich dadurch weniger gestresst, ausgebrannt und einsam fühlen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Alle drei Monate oder halbjährlich
Die Durchführung von Leistungsbeurteilungen für neue Mitarbeiter bereitet Ihre neuen Mitarbeiter auf den Erfolg in ihren jeweiligen Positionen vor, was auch die Fluktuation verringert.
Diese Treffen sind frühe Beurteilungen, die den Mitarbeitern zeigen, dass Sie ein Interesse daran haben, sie bei der Verwirklichung ihrer beruflichen Ziele und der Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu unterstützen. Auf diese Weise können Sie auch Leistungsmängel erkennen und korrigieren, um sicherzustellen, dass sie sich nicht nachteilig auf ihre Entwicklung und ihren Arbeitsplatz auswirken.
Ein weiterer Vorteil von Feedback-Sitzungen ist die Möglichkeit, sich mit den Mitarbeitern über ihre Fortschritte und ihr Wohlbefinden auszutauschen. Außerdem erhalten sie so eine Plattform, um ihre Vorschläge zu äußern und Feedback zu geben.
Verwenden Sie die folgende Orientierungsagenda für neue Mitarbeiter als Vorlage für eine Orientierungssitzung am ersten Tag.
Geben Sie den Mitarbeitern am Anmeldetisch alle notwendigen Unterlagen und Werbegeschenke mit, und bieten Sie anschließend ein Frühstück an, bei dem sich die neuen Mitarbeiter untereinander und mit den bestehenden Mitarbeitern treffen können, um einen einladenden ersten Eindruck zu vermitteln.
Versammeln Sie Ihre neuen Mitarbeiter zu einer Onboarding-Präsentation, in der Sie ihnen einen Überblick darüber geben, was sie von der Einarbeitung erwarten können und wie sie die Informationen nutzen können, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
Gehen Sie in dieser Phase auf die Geschichte Ihres Unternehmens, Ihre Mission und Ihre Grundwerte ein und gehen Sie auf Ihre Unternehmenskultur ein. Begeistern Sie die neuen Mitarbeiter für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team.
Teilen Sie Ihre neuen Mitarbeiter in abteilungsspezifische Gruppen ein, um sie besser mit ihren Teammitgliedern vertraut zu machen. Dies schafft auch eine weniger einschüchternde Umgebung, wenn sie ihre unmittelbaren Vorgesetzten treffen.
Gönnen Sie den neuen Mitarbeitern eine mentale Pause und bieten Sie ihnen ein Mittagessen an, um sie auf die nächste Phase der Orientierung vorzubereiten.
Lassen Sie die Mitglieder des Führungsteams mit den neuen Mitarbeitern sprechen und sie im Unternehmen willkommen heißen. Alternativ können Sie während dieser Zeit ein Begrüßungsvideo des Führungsteams abspielen.
Behandeln Sie die wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen, z. B. Ihre wichtigsten Richtlinien und Verfahren. Übergeben Sie neuen Mitarbeitern Handbücher und lassen Sie sie nach der Einarbeitung eine Empfangsbestätigung unterschreiben.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich die Beine zu vertreten, indem Sie ihnen einen Rundgang durch das Büro anbieten. Sie können diese Zeit auch nutzen, um mehr Informationen über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld zu vermitteln.
Vervollständigen Sie die Orientierung für neue Mitarbeiter, indem Sie die wichtigsten Verfahren erläutern und die Mitarbeiter den erforderlichen Papierkram ausfüllen lassen. Gehen Sie die häufig gestellten Fragen durch und beantworten Sie alle unbeantworteten Fragen. Informieren Sie die Mitarbeiter auch darüber, was in den nächsten Wochen in Bezug auf die Einarbeitung auf sie zukommen wird.
Die Zeiten, in denen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter darin bestand, Aufgaben manuell in Excel zu erfassen und veraltete Einarbeitungsfolien zu zeigen, sind längst vorbei - Aufgaben, die häufig zu einer uneinheitlichen Einarbeitungsqualität führten.
Glücklicherweise haben sich die Dinge zum Besseren gewendet.
Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie Ihr erstes Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter führen können, um eine gesunde Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter aufzubauen:
Informieren Sie Ihre neuen Mitarbeiter über die erste Orientierungsveranstaltung, einschließlich Datum und Uhrzeit.
Senden Sie eine E-Mail-Einladung, in der Sie den Zweck der Besprechung erläutern und die Tagesordnung mitteilen, in der Sie darlegen, was Sie in der Besprechung besprechen werden. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, was sie erwartet, und können sich darauf vorbereiten.
Richten Sie ein zentrales, gemeinsames Dokument ein, in dem alle Gespräche vom ersten Tag an festgehalten werden. Machen Sie Notizen, teilen Sie Tagesordnungen, weisen Sie Aufgaben zu, halten Sie Feedback fest und dokumentieren Sie Entscheidungen.
So können neue Mitarbeiter jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen, so dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, um Verantwortlichkeit zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem dient ein Archiv vergangener Gespräche als Referenzpunkt, der es Ihnen erleichtert, Probleme weiterzuverfolgen.
Alternativ können Sie auch eine Software für Mitarbeiterbesprechungen wie Zavvy verwenden, um diesen Prozess zu automatisieren.
Ihr Orientierungsprogramm für neue Mitarbeiter sollte die folgenden Hauptpunkte umfassen:
Stellen Sie sicher, dass die Themen und Prioritäten, auf die Sie sich konzentrieren, für Ihre neuen Arbeitskräfte relevant sind. Stellen Sie im Vorfeld eine flexible Tagesordnung auf, damit Sie nichts versäumen.
Sie müssen verschiedene einmalige und wiederkehrende Besprechungen abhalten, um Ihren Mitarbeitern ein reibungsloses Onboarding zu ermöglichen. Das Problem ist, dass die Planung dieser Treffen viel Zeit in Anspruch nimmt.
Eine Vollzeit-Onboarding-Managerin erzählte dem Zavvy-Team, dass sie 50 % ihrer Zeit mit der Planung von Meetings verbringt -die Teilnahme und Verwaltung dieser Meetings nicht mitgerechnet. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit sie für die wichtigeren Teile ihrer Arbeit hätte, wenn sie die Planung von Meetings automatisieren würde.
Nutzen Sie die Onboarding-Event-Automatisierungsfunktion von Zavvy, um wiederkehrende Events einzurichten - Orientierung für neue Mitarbeiter, Meetings, Mittagessen und Bürobesichtigungen - die automatisch in den Kalendern der neuen Mitarbeiter geplant werden. Geben Sie einfach einen bevorzugten Tag und eine Uhrzeit an, woraufhin unsere Plattform die Verfügbarkeit Ihrer neuen Mitarbeiter überprüft, bevor sie automatisch ein Treffen für Sie plant.
➡️ Holen Sie sich eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.
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