In ihrem Papier Onboarding neuer Mitarbeiter: Maximierung des Erfolgshat die Autorin Tayla Bauer vier verschiedene Stufen des Onboardings (die vier K) identifiziert:
Das Ausmaß, in dem jedes Unternehmen die vier K's des Onboarding nutzt, bestimmt die Effektivität seiner gesamten Onboarding-Strategie. Je effektiver Ihre Onboarding-Strategie ist, desto geringer ist die Mitarbeiterfluktuation und desto höher ist die Produktivität.
Die Sache hat einen Haken: Es ist nicht ganz einfach, alle vier Ks effektiv zu nutzen.
Da viel auf dem Spiel steht, brauchen Sie jemanden, der fähig genug ist, um diese Aufgabe zu erledigen - jemanden, der den Gemütszustand Ihrer Mitarbeiter versteht, der weiß, wie man ihnen ein gutes Gefühl vermittelt, und der alle Aufgaben ausführen kann , die für ein erfolgreiches Onboarding erforderlich sind.
Diese Person ist ein HR-Onboarding-Manager.
Wie genau kann diese Person Ihrem Team helfen? Schauen wir uns das mal genauer an.
Ein Onboarding-Manager, der auch als Onboarding-Spezialist bezeichnet wird, ist für die Organisation, Rationalisierung und Überwachung des Onboarding von Mitarbeitern in einem Unternehmen zuständig.
Ihre Hauptaufgabe besteht darin, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie sich im Unternehmen wohlfühlen, indem sie sie von Neulingen zu einem geschätzten Mitglied der Familie machen.
Dieser Artikel befasst sich mit der Stellenbeschreibung und der Rolle des Onboarding-Spezialisten für Mitarbeiter. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen von der Einstellung eines Onboarding-Managers profitieren kann.
(Und wenn Sie sich für die Unterschiede zu den Spezialisten für das Kunden-Onboarding interessieren, springen Sie zum Ende dieses Artikels).
Der HR Onboarding Manager ist voll verantwortlich für das Onboarding von Mitarbeitern, die Betreuung neuer Mitarbeiter und die möglichst rasche und effektive Einführung neuer Mitarbeiter, um die Unternehmensziele voranzutreiben.
Wir bei Zavvy glauben, dass jeder gute Onboarding-Prozess mindestens zwei Phasen hat: Preboarding und Onboarding.
Beim Preboarding geht es darum, Begrüßungspakete zu verschicken und ein virtuelles Treffen zu vereinbaren, um neue Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten vertraut zu machen. Sie sollten auch Zugang zu wichtigen Kontoinformationen und Systemen haben, um ihren ersten Tag einfach und weniger stressig zu gestalten.
Der gesamte Onboarding-Prozess kann sich über drei Monate hinziehen. Es geht darum, die Leistung der Mitarbeiter anhand bestimmter Zeitrahmen zu messen(30-60-90-Tage-Onboarding-Plan), nämlich am ersten Tag, in der ersten Woche, in den ersten 30 Tagen, in den ersten 60 Tagen und in den ersten 90 Tagen, um sie schneller voll produktiv zu machen.
Der Onboarding-Manager übernimmt die volle Verantwortung sowohl für das Preboarding als auch für das Onboarding.
Der Onboarding-Manager überwacht die Verfahren vor und nach der Einstellung neuer Mitarbeiter, plant die Schulungen für neue Mitarbeiter, erstellt Unternehmensrichtlinien und Beschäftigungsdokumente und hilft neuen Mitarbeitern bei der Eingewöhnung in die Arbeitsumgebung. Und das alles unter Einhaltung der geltenden Arbeitsgesetze.
So sieht die typische Stellenbeschreibung für einen Onboarding-Spezialisten aus:
Die obige Liste ist nicht erschöpfend und umfasst die wichtigsten Aufgaben eines Onboarding-Spezialisten. Sie können die Stellenbeschreibung jederzeit ändern, um sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
Das Onboarding ist wohl die wichtigste organisatorische Maßnahme, da sie bestimmt, wie produktiv neue Mitarbeiter in Zukunft sein werden. Sie stellt sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter kein unausgereifter Angestellter ist, der das Wachstum Ihres Unternehmens aufhält - oder schlimmer noch, es ausbremst.
Wenn Sie einen Onboarding-Manager einstellen, ist es wahrscheinlicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Fähigkeiten erwerben, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dass ihre Leistung den Erwartungen des Unternehmens entspricht.
Das klingt alles großartig, aber Sie fragen sich wahrscheinlich, ob es sich für Ihr Team lohnt, langfristig einen Onboarding-Manager einzustellen. Um Ihre Frage zu beantworten, haben wir einige Situationen erörtert, in denen ein spezieller Onboarding-Manager sinnvoll ist.
Einen Mitarbeiter zu ersetzen ist teuer.
Laut SHRM kostet es ein Unternehmen im Durchschnitt 6 bis 9 Monate des Gehalts eines Mitarbeiters, um ihn zu ersetzen. Wenn Ihr Mitarbeiter also 80.000 $ pro Jahr verdient, müssen Sie mit 50.000-65.000 $ an recruiting und Ausbildungskosten für einen Ersatz rechnen.
Eine gewisse Fluktuation ist zwar normal, doch sollte die Maximierung des Lebenszeitwerts Ihrer Mitarbeiter Ihr vorrangiges Ziel sein.
Studien zeigen, dass Sie die Bindung neuer Mitarbeiter an Ihr Unternehmen um 82 % verbessern können, wenn Sie ein solides Onboarding-System einrichten.
Wenn Sie einen speziellen Onboarding-Manager einstellen, können Sie Ihren neuen Mitarbeitern einen soliden Start in Ihrem Unternehmen ermöglichen und haben jemanden, der effektive Strategien zur Mitarbeiterbindung entwickelt. Darüber hinaus kann er eine herzliche Begrüßung bieten, um die Aufregung zu steigern und einen reibungslosen Übergang von einem Bewerber zu einem neuen Mitarbeiter zu einem voll produktiven, langfristigen Mitarbeiter zu gewährleisten.
Wenn Sie planen, demnächst viele Mitarbeiter einzustellen, können Sie auf jeden Fall davon profitieren, einen engagierten Onboarding-Manager an Ihrer Seite zu haben. Vielleicht führt sogar kein Weg daran vorbei.
Wenn Ihr recruiting Team wächst, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Sie sich fragen müssen, wie Sie diese Leute tatsächlich an Bord holen können.
Vor allem in schnell wachsenden Start-ups wird die Kernfunktion der Personalabteilung in der Personalbeschaffung gesehen. Und daher sind alle Augen auf sie gerichtet.
Aber was passiert, wenn diese Leute tatsächlich anfangen? Unsere eindeutige Empfehlung lautet, eine engagierte Person einzustellen, die sich um die Einführung angemessener Onboarding-Prozesse kümmert , bevor die Dinge zu chaotisch werden.
Ein Onboarding-Manager kann Ihnen dabei helfen, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und neue Mitarbeiter schneller zu maximaler Produktivität zu führen. Dies wiederum stellt sicher, dass das Projekt, für das Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern einstellen mussten, rechtzeitig durchgeführt und abgeschlossen wird und Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs gebracht wird.
Außerdem hat der Onboarding-Manager ein ureigenes Interesse an der Leistung der Mitarbeiter, und unter seiner Anleitung können die neuen Mitarbeiter ihre Leistung mit den Erwartungen des Unternehmens in Einklang bringen.
Engagierte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind der ultimative Wendepunkt, der zu erstaunlichen Dingen wie höherer Produktivität und Rentabilität sowie geringerer Fluktuation und Fehlzeiten führt.
Das einzige Problem? Nur 20 % der Arbeitnehmer weltweit sind bei der Arbeit engagiert.
Glücklicherweise kann ein Onboarding-Manager ein fantastisches Onboarding-Programm entwerfen, das dazu beiträgt, das Engagement der Mitarbeiter vom ersten Tag an zu fördern. Dazu gehören Aktivitäten wie das Kennenlernen des Unternehmens auf interessante Weise (z. B. ein Mittagessen mit einem Manager oder dem CEO), die Vermittlung eines buddy oder Mentors sowie das Anhören und Umsetzen des Feedbacks der neuen Mitarbeiter, wodurch sich diese stärker mit dem Unternehmen und seiner Mission, Vision und seinen Werten verbunden fühlen.
Neue Mitarbeiter brauchen oft mehr als ein Jahr, um voll produktiv zu sein, und das ist auch verständlich. Sie müssen sich in einem völlig neuen Arbeitsumfeld zurechtfinden, Beziehungen aufbauen, um funktionsübergreifende Teams zu bilden, und ihre persönlichen Ziele erreichen.
Ein Onboarding-Spezialist kann den gesamten Prozess beschleunigen, die Einarbeitungszeit verkürzen und die Produktivität um über 70 % steigern. Unter seiner Anleitung werden neue Mitarbeiter an die Unternehmenskultur gewöhnt und können von Anfang an bessere Beziehungen zu ihren Mitarbeitern aufbauen.
Darüber hinaus ist ein Onboarding-Spezialist nicht nur dann wertvoll, wenn Sie neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen aufnehmen - er kann auch bestehenden Mitarbeitern helfen, ihre Produktivität zu steigern.
Und wie? Ein Onboarding-Manager ist für viele Aufgaben zuständig, z. B. für die Festlegung von Zielen, die Planung regelmäßiger Kontrollbesuche und die Überwachung der Mitarbeiterentwicklung, um die Mitarbeiter darüber zu informieren, was von ihnen erwartet wird und wo sie stehen. Sie geben den Mitarbeitern auch Hinweise, wie sie sich verbessern und ihre Arbeit besser machen können. Einige Unternehmen beginnen mit hybriden Rollen, die Onboarding und L&D kombinieren.
Die Einstellung eines Onboarding-Managers ist eine ernste Angelegenheit. Sie wollen jemanden, der seine Arbeit gut macht, detailliert ist, gerne plant und einfühlsam mit den Mitarbeitern umgeht.
Im Folgenden haben wir eine Liste mit sieben Eigenschaften zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, einen Onboarding-Manager zu finden, der ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen ist.
Bei der Einstellung von Mitarbeitern sollte Ihr zukünftiger Onboarding-Manager mit der Personalabteilung und den für Ihr Unternehmen geltenden Vorschriften compliance gut vertraut sein. Deshalb ist es gut, wenn Sie jemanden mit Erfahrung haben, der die geltenden Vorschriften versteht und mit neuen Vorschriften Schritt halten kann, um Ihre Prozesse im Laufe der Zeit zu aktualisieren.
Wenn Sie bereits über ein starkes HR-Team verfügen, können Sie auch mit einem Onboarding-Manager mit weniger Erfahrung zusammenarbeiten - vorausgesetzt, er kennt die wesentlichen Aufgaben, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter erledigt werden müssen.
Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten für einen Onboarding-Manager sind. Denken Sie darüber nach: Was nützt Ihnen ein Onboarding-Manager, wenn er nicht effektiv mit Ihren neu eingestellten Mitarbeitern kommunizieren kann?
Ganz genau.
Sie brauchen jemanden, der über gute mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügt, da die Mitarbeiterschulungen und Einführungsprozesse in hohem Maße von einer effektiven mündlichen Kommunikation abhängen. Im Gegensatz dazu sind schriftliche Fähigkeiten unerlässlich, um die Werte, Richtlinien und Verfahren des Unternehmens in offiziellen Dokumenten kurz und bündig zu vermitteln.
Ein guter Onboarding-Manager muss die richtige Balance zwischen Einfühlungsvermögen und Respekt für den Prozess finden.
Wenn sie nicht genügend Einfühlungsvermögen haben, schaffen sie möglicherweise einen übermäßig effizienten Prozess, der die Ängste und Zweifel der Mitarbeiter nicht berücksichtigt, die typisch für Personen sind, die eine neue Aufgabe übernehmen. Dies kann dazu führen, dass die neuen Mitarbeiter ins Trudeln geraten und die Einarbeitung länger dauert.
Wenn der Kandidat nicht prozessorientiert ist, wird das Onboarding-Erlebnis nicht für alle Mitarbeiter gleich sein. Einige Mitarbeiter werden eine großartige Erfahrung machen, andere nicht. Und wenn der Onboarding-Prozess jedes Mal von Grund auf neu erstellt werden muss, leidet die Produktivität der gesamten Belegschaft.
Aber wenn Sie einen Onboarding-Manager finden, der die richtige Balance zwischen Einfühlungsvermögen und Prozess findet, werden Sie wahrscheinlich schneller bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen.
Ist das Onboarding einmal konzipiert und umgesetzt, geht es um die Optimierung.
Der Onboarding-Manager verbringt die meiste Zeit damit, frühere Jahrgänge zu überprüfen, sie zu erinnern, das Onboarding-Programm zu pflegen und neue Mitarbeiter zu betreuen. Das kann sich wiederholen, wenn Sie kein intelligentes Tool haben, das ihm das Leben leichter macht.
Sie wollen einen Spezialisten, der einen soliden Onboarding-Prozess aufbauen kann, ja. Aber Sie wollen auch jemanden, der nach kleinen Iterationen im Programm Ausschau hält und das Programm langfristig am Laufen hält, um gleichbleibend gute Ergebnisse zu erzielen.
Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie sich in einem Hyperwachstumsmodus befinden, in dem jeder Prozess nach 6 bis 12 Monaten komplett neu aufgebaut werden muss, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. In diesem Fall müssen Sie einen Onboarding-Manager finden, der motiviert ist, den Onboarding-Prozess neu zu erfinden und regelmäßig bei Null anzufangen.
In der Regel hat jeder Abteilungsleiter und jede Führungskraft eine feste Meinung zum Thema Onboarding. Einige sind der Meinung, dass sie nicht involviert werden müssen; andere haben streng strukturierte Prozesse, die die neuen Mitarbeiter überfordern und manchmal sogar abschrecken.
Ein Onboarding-Manager sollte in der Lage sein, Feedback von allen Teammitgliedern einzuholen und sich dann auf einen einzigen Prozess zu konzentrieren.
Sie werden Kandidaten finden, die die Fähigkeiten und die Ausdauer haben, teamübergreifend zu arbeiten, aber viele werden es nicht tun. Am besten suchen Sie nach Personen, die in der Vergangenheit ähnliche Initiativen durchgeführt haben. Dabei muss es nicht unbedingt um Onboarding gehen - es kann jedes Projekt sein, solange es den Umgang mit mehreren Teams mit unterschiedlichen Standpunkten beinhaltet, um eine ideale Lösung zu finden.
Wenn Sie einen Onboarding-Manager finden, der in der Vergangenheit ähnliche Projekte übernommen hat, stehen die Chancen gut, dass er einen erfolgreichen Onboarding-Prozess entwickeln kann, der den Anforderungen der einzelnen Abteilungen entspricht und dem die gesamte Belegschaft folgen wird.
Die Entwicklung und Pflege des Onboarding-Prozesses im gesamten Unternehmen ist der wichtigste Teil der Aufgabe eines Onboarding-Managers. Der Onboarding-Prozess hat erhebliche Auswirkungen auf alle Abteilungen des Unternehmens, in denen der Spezialist dazu beiträgt, die Unternehmenswerte zu etablieren und die schnelle und effektive Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu überwachen.
Darüber hinaus nimmt der Fachmann noch viele andere detaillierte Aufgaben wahr:
All dies sind Aufgaben mit hoher Wirkung, weshalb der Onboarding-Manager nicht unbegrenzt Spielraum für Fehler hat, vor allem, wenn Sie bei neuen Mitarbeitern einen soliden ersten Eindruck hinterlassen wollen, um sie länger in Ihrem Unternehmen zu halten.
In der hochdynamischen, technologieorientierten Welt, in der wir heute leben, ändern sich die Onboarding-Methoden und -Prinzipien, um den technologischen Wandel widerzuspiegeln.
Vor diesem Hintergrund brauchen Sie einen Onboarding-Manager, der sich schnell an Veränderungen anpassen kann - jemanden, der dafür sorgt, dass Ihre neuen Mitarbeiter unabhängig vom technologischen Wandel und selbst in Zeiten wirtschaftlicher und politischer Unsicherheiten eine angemessene Schulung erhalten. Der Kandidat sollte auch Ihren "alten" Mitarbeitern helfen, die neuen verfügbaren Ressourcen effektiv zu nutzen.
Wenn Sie eine florierende Kultur des Lernens und der Exzellenz entwickeln wollen, dürfen Sie beim Onboarding keine Kompromisse eingehen. Ein guter Onboarding-Manager, vorzugsweise einer, der die oben genannten Kriterien erfüllt, kann sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter eine ausgefeilte und einheitliche Onboarding-Erfahrung macht, die Ihnen hoch engagierte und loyale Mitarbeiter beschert.
Das Gehalt eines Onboarding-Managers variiert je nach Erfahrung, Fachwissen, Art des Unternehmens und Branche. Um Ihnen jedoch eine ungefähre Vorstellung zu geben, liegt das durchschnittliche Gehalt eines Onboarding-Spezialisten in den USA bei 43.875 $ jährlich, was 22,50 $ pro Stunde entspricht.
Die Einstiegspositionen beginnen bei 35.100 Dollar pro Jahr, während die erfahreneren Manager bis zu 63.132 Dollar pro Jahr verdienen.
Das durchschnittliche Gehalt eines Onboarding Managers liegt im Vereinigten Königreich bei 30.225 £ pro Jahr oder 15,50 £ pro Stunde. Einstiegspositionen beginnen bei 23.000 £ pro Jahr, während erfahrenere Arbeitnehmer bis zu 50.000 £ pro Jahr verdienen können.
Wie immer sind die Gehälter abhängig von der Größe des Mitarbeiters und variieren von Standort zu Standort. Im Allgemeinen sollte sich die Vergütung eng an anderen Funktionen im Bereich People Ops, insbesondere L&D, orientieren.
Die Einstellung eines speziellen Onboarding-Managers kann die Erfahrung der Mitarbeiter erheblich verbessern, was wiederum die Leistung der Mitarbeiter steigert und die Fluktuation senkt. Mit seiner Erfahrung und seinem Fachwissen kann der Spezialist einen fantastischen Onboarding-Prozess entwerfen, der neuen Mitarbeitern hilft, sich stärker zu engagieren und sich an die Unternehmenskultur zu gewöhnen, und sie mit den Erwartungen des Unternehmens vertraut macht, um die Produktivität schneller zu steigern.
Möchten Sie Ihrem Onboarding-Manager helfen, noch effizienter zu werden? Mit Zavvy kann Ihr Onboarding-Spezialist sich wiederholende manuelle HR-Aufgaben automatisieren, wodurch seine wertvolle Zeit frei wird, um sich auf die Bereitstellung eines unvergleichlichen Onboarding-Erlebnisses zu konzentrieren.
Vom Versenden von Willkommens-E-Mails an neue Mitarbeiter über die Einladung, sich mit bestehenden Mitarbeitern zusammenzutun, bis hin zur Planung von Follow-up-Meetings - mit Zavvy können sie alles tun, um die Leistung, die Kultur und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu fördern.
Wir haben bereits mit einigen großartigen, wachsenden Unternehmen zusammengearbeitet. Hier sind einige wichtige Erfolge, auf die wir stolz sind:
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In jedem Unternehmen hat ein Onboarding-Spezialist zwei Aufgaben: Mitarbeiter-Onboarding und Kunden-Onboarding. Leider sind diese beiden Begriffe, obwohl sie ähnlich klingen, ziemlich unterschiedlich.
Ein Onboarding-Spezialist ist ein Teil der Personalabteilung, der neuen Mitarbeitern hilft, ihre Aufgaben richtig zu erledigen. Sie ermöglichen es den neuen Mitarbeitern, sich an die Unternehmenskultur anzupassen, die Instrumente und Systeme zu verstehen und so schnell wie möglich produktiv zu werden.
Ein weiterer Aspekt der Tätigkeit ist der Umgang mit technischen Verfahren. Ein Onboarding-Spezialist ist auch für das Ausfüllen der Einstellungsunterlagen und die Vermittlung der Unternehmensrichtlinien an die neuen Mitarbeiter zuständig.
Ein Customer Onboarding-Spezialist hingegen konzentriert sich auf die effektive Einarbeitung neuer Nutzer oder Kunden, damit diese ihre ersten Erfolge mit dem Produkt oder der Dienstleistung des Unternehmens erzielen.
Kunden gehen zu Ihrer Konkurrenz, wenn sie:
Dank der Bemühungen eines Onboarding-Spezialisten werden diese Probleme auf ein Minimum reduziert. Infolgedessen haben die Kunden einen reibungsloseren Start im Unternehmen, wo sie lernen, wie sie das Produkt oder die Dienstleistungen auf einfache und effektive Weise nutzen können, was die Wahrscheinlichkeit einer Abwanderung verringert.
Zur Verdeutlichung: Der Onboarding-Manager, der dem Mitarbeiter hilft, vom Neuling zum Teil des Unternehmens zu werden, ist der Onboarding-Spezialist für Mitarbeiter, und der Manager, der den Kunden von der ersten Anmeldung bis zum ersten Erfolg begleitet, ist der Onboarding-Spezialist für Kunden.
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