Die ultimative Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter + Vorlage

Wenn Sie schon einmal eine neue Stelle angetreten haben, kennen Sie wahrscheinlich das ängstliche Gefühl, das dem ersten Tag vorausgeht. Als neuer Mitarbeiter können die ersten Tage, Wochen und sogar Monate eine stressige und überwältigende Zeit voller Informationen, Einführungen und Schulungen sein.

Um Ihre neuen Mitarbeiter zu beruhigen, sollten Sie einen Schulungsplan für neue Mitarbeiter erstellen, der die ideale Einführungserfahrung beschreibt. Diese Ressource hilft Ihnen, einen kohärenten Schulungsplan für jeden Mitarbeiter zu strukturieren, um ihm einen guten Start zu ermöglichen.

Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt, sobald der Mitarbeiter sein Angebot unterschrieben hat, und reicht bis zu seinem ersten jährlichen Performance Review. In dem Leitfaden wird auch erläutert, warum die Schulung neuer Mitarbeiter so wichtig ist, und es werden bewährte Praktiken für die Schulung und vieles mehr vorgestellt.

❗️ Es kommt darauf an, wie Sie neue Mitarbeiter ausbilden

Die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter ist so viel mehr als nur das Ausfüllen von Papieren und das Kennenlernen anderer Mitarbeiter.

Wenn Sie neue Mitarbeiter richtig ausbilden, erreichen sie schnell den Punkt, an dem sie produktiv werden, während die Belastung für den Rest des Teams minimiert wird. Gleichzeitig fördern Sie eine großartige Teamkultur und ein Gefühl der Mitarbeiterzufriedenheit - entscheidende Faktoren für die Bindung von Spitzenkräften. 

Was ist also der richtige Weg, um neue Mitarbeiter zu schulen? Gestalten Sie ein großartiges Onboarding-Erlebnis, anstatt eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten.

Durch eine erfahrungsbasierte Einarbeitung werden die Mitarbeiter direkt in die Arbeit eingebunden und fühlen sich als Teil der Unternehmenskultur. Onboarding und Training sollten sich eng mit der Arbeit verbinden, die sie letztendlich verrichten, während sie sich mit neuen Kollegen und Unternehmensstrukturen vertraut machen. 

Ein paar Vergünstigungen wie Begrüßungspakete oder ein Mittagessen am ersten Tag schaden sicher auch nicht. 

🆚 Onboarding vs. Ausbildung

Manche Unternehmen oder Manager verwenden die Begriffe Onboarding und Training synonym, wenn sie sich auf den Prozess der Neueinstellung beziehen. Onboarding und Training überschneiden sich zwar in wichtigen Punkten, aber es gibt wesentliche Unterschiede, die Sie verstehen sollten, bevor Sie die Kästchen auf der Checkliste für das Training neuer Mitarbeiter abhaken.

Beim Onboarding geht es vor allem darum, neuen Mitarbeitern zu helfen, sich mit dem Unternehmen, ihren Kollegen und der Büroumgebung vertraut zu machen. Die Onboarding-Phase beginnt in dem Moment, in dem ein Bewerber sein Stellenangebot unterschreibt, und setzt sich in den ersten Monaten der Beschäftigung fort.

Bei der Mitarbeiterschulung geht es darum, den Mitarbeitern die Fähigkeiten und Kompetenzen zu vermitteln, die sie für den Erfolg in ihrer derzeitigen und künftigen Rolle benötigen. Die Schulung beginnt während der Einarbeitungsphase, hört aber im Idealfall nie auf. 

Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fasst die Aufgaben für das Onboarding und die Schulung in einer Ressource zusammen, damit Sie Ihren Mitarbeitern einen reibungslosen Übergang ermöglichen können. 

✅ Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt in dem Moment, in dem ein Bewerber ein Stellenangebot in Ihrem Unternehmen annimmt. Von da an liegt es an Ihnen, einen einladenden ersten Eindruck zu vermitteln und eine solide Grundlage für jeden neuen Mitarbeiter zu schaffen.

Nach der Vorbereitung und dem Pre-Boarding führt Sie diese Checkliste durch die wichtigsten Meilensteine im ersten Jahr Ihres Mitarbeiters - bis hin zu dessen erstem Jahresgespräch.

Vorbereitung

Die Vorbereitungsphase umfasst alle Maßnahmen, die Sie vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters ergreifen müssen. Bei den Vorbereitungsaufgaben handelt es sich hauptsächlich um logistische Aufgaben, die notwendig sind, damit ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz betreten kann.

Sie sollten sich auf die Einstellung neuer Mitarbeiter vorbereiten: 

• Ausfüllen und Versenden von Unterlagen für neue Mitarbeiter, z. B. Vertrag, Arbeitsvisum oder Steuerunterlagen
• Anfordern von Hardware, Logins, Büroschlüsseln oder sonstiger Ausrüstung, die Ihr Mitarbeiter benötigt
• Benachrichtigung des Teams des neuen Mitarbeiters über dessen Startdatum
• Buchen Sie Einführungs- oder Schulungstreffen mit allen relevanten Kollegen
• Planen Sie einen Zeitplan für den ersten Tag und die erste Woche des neuen Mitarbeiters

Mit einem gut durchdachten Schulungsplan wird die Vorbereitungsphase von Mal zu Mal einfacher. Die Vorbereitung ist auch eine gute Möglichkeit, die Automatisierung bei der Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter zu nutzen.

Vor der Einschiffung

Einige Tage vor dem Start des neuen Mitarbeiters beginnt die Einarbeitungsphase. In dieser Phase wollen Sie den Grundstein für einen spannenden und stressfreien ersten Tag legen. 

• Erkundigen Sie sich, wie es dem neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag geht // Hier finden Sie Tipps für Ihre Begrüßungsnachricht
• Informationen darüber bereitstellen, wie sie sich bei ihrem Vorgesetzten melden können, entweder persönlich oder online
• Bestätigung des Ausfüllens aller Unterlagen für neue Mitarbeiter und Ausrüstungsanforderungen
• Bieten Sie Hintergrundinformationen zu Ihrer Unternehmenskultur, Ihren Sozialleistungen und Arbeitsrichtlinien und mehr.
• Verschicken Sie ein Willkommenspaket mit einer persönlichen Notiz und kleinen Geschenken oder Snacks
• Weisen Sie einen Onboarding-Mitarbeiter buddy zu und bereiten Sie ihn auf die Aufgabe vor.
  

Wenn Sie Ihrem neuen Mitarbeiter ein wenig Unterstützung anbieten, hinterlässt das einen guten ersten Eindruck. Er kann am ersten Tag mit der Gewissheit kommen, dass er alles hat, was er braucht, um seine Arbeit zu erledigen. 

Erster Tag

Die meisten Menschen denken, dass das Onboarding und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter am ersten Tag beginnt. Aber wenn ein neuer Mitarbeiter einen Fuß in Ihr Büro setzt, sollte er sich bereits ein wenig orientieren und bereit sein, sich mit dem Büro vertraut zu machen. 

Das ist der Vorteil des Pre-Boarding. 

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters sollte ein Grund zum Feiern sein. Um dies zu fördern, finden Sie hier einige Tipps für den ersten Arbeitstag Ihres Mitarbeiters: 

• Stellen Sie sie ihrem Team vor und kündigen Sie ihre Ankunft im Unternehmen per E-Mail oder besser noch per IM an. Slack
• Planen Sie Zeit für ein Mittagessen oder eine Kaffeepause mit dem Team am ersten Tag ein
• Stellen Sie alle Arbeitsmittel zur Verfügung und geben Sie ihnen Zeit, sie einzurichten.
• Stellen Sie sie ihrem Mentor oder Onboarding-Mann vor buddy , um Fragen zu stellen

Sie müssen Ihren neuen Mitarbeitern nicht gleich am ersten Tag alles erklären. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, eine einladende Umgebung zu schaffen und dem Mitarbeiter zu helfen, sich einzuleben.

Strategien wie die Zuweisung von Onboarding buddies sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter willkommener fühlen, und beschleunigen gleichzeitig die Zeit, bis sie produktiv sind: Microsoft fand heraus, dass 56% der neu eingestellten Mitarbeiter die in den ersten 90 Tagen nur ein einziges Mal mit einem Onboarding-Mitarbeiter buddy zusammentrafen, das Gefühl hatten, schneller produktiv zu werden.

Bei den Neueinstellungen, die in den ersten 90 Tagen mehr als achtmal mit einem Onboarding-Experten buddy zusammentrafen - also weniger als einmal pro Woche -, lag die Antwortquote bei 97 %. 

Erste Woche

Es ist leicht, Ihre neuen Mitarbeiter an ihrem ersten Tag mit Informationen zu überhäufen. Fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, am ersten Tag bis 17:00 Uhr alle Unternehmensrichtlinien durchzugehen, nur um zu sagen, dass Sie es geschafft haben. 

Nehmen Sie sich stattdesseneine ganze Arbeitswoche Zeit, um den Mitarbeiter an das Unternehmen, sein Team und seine Rolle zu gewöhnen.

Bemühen Sie sich, diese Aufgaben bis zum Ende der ersten Woche zu erledigen: 

• Erstellung eines 30-60-90-Tage-Plans in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten 
• ihre erste Aufgabe oder ihr erstes Projekt zuweisen
• Überprüfen Sie die rechtlichen Bestimmungen compliance, die Unternehmensrichtlinien und die HR-Logistik, z. B. die Krankheitszeiten.
• Verweisen Sie sie auf werkzeugbezogene Schulungsmaterialien
• Networking-Treffen oder 1:1-Gespräche mit Gesprächspartnern einrichten
  

Mehr als die Hälfte aller Unternehmen beenden ihren Onboarding-Prozess nach der ersten Woche, aber bei diesem Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter ist noch viel zu tun. (Und das ist auch gut so.)

Die erste Woche eines neuen Mitarbeiters sollte aus einer Mischung aus Orientierung in der Büroumgebung und Training der rollenbezogenen Fähigkeiten bestehen. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern frühzeitig die Möglichkeit geben, Erfahrungen mit ihrer Aufgabe zu sammeln und Feedback zu erhalten, können sie sich schneller in ihre Aufgaben einarbeiten als zuvor.

Mit fortschreitender Einarbeitung und Schulung werden sich die Aufgaben des Mitarbeiters mehr auf seine Rolle und weniger auf das Unternehmen insgesamt konzentrieren. Dieser langsame Übergang bereitet die Mitarbeiter auf einen langfristigen Erfolg vor. 

30-60-90 Tage

Führen Sie in den ersten 90 Tagen, in denen ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist, regelmäßige Kontrollbesuche durch, um die Fortschritte bei der Umsetzung des in der ersten Woche erstellten 30-60-90-Tage-Plans zu messen. 

Ein 30-60-90-Tage-Plan ist ein Mini-Entwicklungsplan für Mitarbeiter, der darauf abzielt, Ihren neuen Mitarbeiter schnell produktiv zu machen. Sie bieten unternehmens- und rollenspezifische Schulungen an, gehen auf Kompetenzlücken ein und legen das erste Projekt des neuen Mitarbeiters fest. 

Sie müssen diese Pläne für jedes Unternehmen, jedes Team und jeden Mitarbeiter individuell anpassen. Dennoch können Sie diese Punkte als allgemeinen Leitfaden für die Schulung neuer Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen verwenden. 

• Zuweisung von rollenbezogenen Microlearning-Sitzungen zur Einführung und Vertiefung von Fähigkeiten
• Weiterhin Möglichkeiten zur Vernetzung und Zusammenarbeit anbieten
• Erstellen Sie einen langfristigen Plan für die berufliche Entwicklung
  

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, den Onboarding-Prozess nach 90 Tagen offiziell zu beenden, während andere das Onboarding noch ein paar Wochen oder Monate fortsetzen können. Dies hängt von der Komplexität der Rolle und Ihrer Organisation ab. 

Schauen Sie sich die Checklistenvorlage von Zavvy für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter an, die für Remote- und Hybridarbeit aktualisiert wurde, und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Schulungsplans für neue Mitarbeiter. Sie bietet einen vollständigen Überblick über die ersten 90 Tage eines neuen Mitarbeiters und Ressourcen für die weitere Entwicklung der Mitarbeiter nach diesem Zeitraum. 

Sechs-Monats-Check-in

Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, das Onboarding nach 90 Tagen zu beenden, hört die Schulung der Mitarbeiter nie auf. Melden Sie sich nach den ersten sechs Monaten bei den neuen Mitarbeitern, um zu sehen, wie sie sich im Büro und in ihrer Position eingelebt haben. 

Wenn es in Ihrem Unternehmen eine Probezeit für neue Mitarbeitende gibt, ist es üblich, dass diese nach sechs Monaten endet. Auch wenn Sie keine formelle Probezeit haben, ist eine Überprüfung nach sechs Monaten sinnvoll, um die Ausbildung neuer Mitarbeitender auf Kurs zu halten. 

Hier sind einige Dinge, die Sie rund um die Sechsmonatsfrist Ihres neuen Mitarbeiters tun sollten: 

• Überprüfung des Fortschritts ihres personalisierten Entwicklungsplans für Mitarbeiter
• Anpassung des Plans auf der Grundlage neu ermittelter Ziele oder Qualifikationsdefizite
• Beauftragen Sie bei Bedarf mit der Durchführung von Fortbildungs- oder Entwicklungsmaßnahmen journeys.
• Weitere Förderung der Vernetzung und Bereitstellung von Mitarbeiterressourcen
• Sammeln Sie Mitarbeiter-Feedback zum Onboarding-Prozess
  

Achten Sie bei dieser Überprüfung genau darauf, ob Ihr neuer Mitarbeiter seine volle Produktivität erreicht. Manuelle, papierbasierte Onboarding-Systeme können die volle Produktivität neuer Mitarbeiter um bis zu acht Monate verzögern, aber mit dieser Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte die Zeit bis zur vollen Produktivität deutlich kürzer sein. 

Die Messung der Zeit bis zur Produktivität ist eine gute Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihres Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiter zu überprüfen.  

Jährliche Überprüfung

Wenn ein Mitarbeiter sein einjähriges Dienstjubiläum erreicht hat, betrachten Sie ihn wahrscheinlich nicht mehr als neuen Mitarbeiter. Die erste jährliche Leistungs- oder Entwicklungsgespräch kann das Ende der Schulung für neue Mitarbeiter und der Beginn der kontinuierlichen Mitarbeiterentwicklung sein.

Es ist wichtig, einen Prozess zu entwickeln, der den geschäftlichen und personellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Um auf künftige Fluktuation oder andere geschäftliche Veränderungen vorbereitet zu sein, brauchen Sie einen gut entwickelten Mitarbeiterstamm, der bereit ist, eventuelle Lücken zu füllen. 

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Ziele in den letzten Teil Ihrer Schulungsvorlage für neue Mitarbeiter einbauen können: 

• Vergleichen Sie die Fähigkeiten eines Mitarbeiters mit dem Kompetenzmodell für seine Rolle
• Brainstorming von Entwicklungslösungen für neue oder bestehende Qualifikationslücken
• Fortführung früherer Schulungen über Microlearning
• Fragen Sie den Mitarbeiter nach seinen bisherigen Erfahrungen und seinen Zielen für die Zukunft.

Denken Sie daran, dass die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen in zunehmendem Maße davon abhängt, dass sie Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und zur ständigen Weiterentwicklung erhalten. Bedenken Sie, dass 94 % der Mitarbeiter angeben, dass sie länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn sie mehr Lernmöglichkeiten hätten. 

Pflegen Sie daher einen offenen Dialog mit allen Ihren Mitarbeitern, unabhängig von ihrer Betriebszugehörigkeit. Sie werden wissen, welche Möglichkeiten sie suchen und wie diese mit den gegenwärtigen oder zukünftigen Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmen könnten. 

📝 Bewährte Verfahren für die Ausbildung neuer Mitarbeiter

Bei der Erstellung Ihrer Checkliste für die Schulung neuer Mitarbeiter sollten Sie einige bewährte Verfahren berücksichtigen. Diese Konzepte können Ihnen dabei helfen, eine solide Grundlage für Ihre Einarbeitung und Schulung zu schaffen, die Ihrem Unternehmen bei seinem Wachstum zugute kommen wird. 

Einsatz von Automatisierungstools

Das Wichtigste zuerst: Alles, was mit der Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu tun hat, ist einfacher, wenn Sie die Automatisierung nutzen können. 

Vom Ausfüllen von Formularen bis hin zur Verfolgung des Schulungsfortschritts kann die Automatisierung Ihnen und Ihren neuen Mitarbeitern viel Zeit ersparen und gleichzeitig ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis schaffen.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Automatisierung bei der Schulung Ihrer neuen Mitarbeiter nutzen können: 

Die Onboarding-Lösung von Zavvy enthält diese Automatisierungstools zusammen mit anderen Funktionen zur Unterstützung Ihrer Checkliste für die Schulung neuer Mitarbeiter. 

Entwicklung eines einheitlichen Schulungsrahmens

Die Automatisierung erleichtert die Standardisierung von Schulungen für neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Das People Ops-Team kann einen umfassenden Schulungsrahmen für das Unternehmen erstellen, in dem die wichtigsten Ziele, Ergebnisse und Instrumente jeder Phase beschrieben werden. 

Ein gewisses Maß an Anpassung ist sicherlich notwendig (dazu später mehr), aber langfristig ist ein Standardrahmen für Ihr Unternehmen von großem Vorteil. 

Im Grunde genommen stellen Sie sich die Erfahrung eines neuen Mitarbeiters von Anfang bis Ende vor. Dies ist die Grundlage für Ihre Unternehmenskultur und den Erfolg Ihrer neuen Mitarbeiter. 

Verfolgung des Ausbildungsfortschritts neuer Mitarbeitender

Nachdem Sie so viel Zeit in die Entwicklung eines Schulungsprozesses für neue Mitarbeiter investiert haben, möchten Sie sicherstellen, dass dieser auch funktioniert. Um zu sehen, welche Ergebnisse Sie erzielen, können Sie den Fortschritt in Ihrer Onboarding-Plattform für Mitarbeiter verfolgen. 

Diese Art der Verfolgung hilft Ihnen, den Fortschritt auf individueller, abteilungsbezogener oder unternehmensweiter Ebene zu sehen. Sie können sehen, welche Mitarbeiter vielleicht etwas mehr Ermutigung brauchen, um sich voll und ganz an der Schulung und Entwicklung zu beteiligen. Oder Sie können die Engagementquote, die Produktivität und andere Messgrößen für den Schulungserfolg messen. 

📈 Wie Alasco mit Zavvy die Zeit bis zur Produktivität halbiert hat

Werfen wir einen Blick auf den Schulungsplan für neue Mitarbeiter in der Praxis. Alasco, ein Unternehmen für Immobiliensoftware, musste seinen Einarbeitungsprozess automatisieren, nachdem die Zahl seiner Mitarbeiter in einem einzigen Jahr um 67 % gestiegen war.

Zuvor durchliefen neu eingestellte Mitarbeiter einen detaillierten manuellen Einführungsprozess, der etwa vier Wochen dauerte. Intensive Einführungsgespräche boten einen gründlichen Überblick über das Unternehmen, und Follow-up-E-Mails und Checklisten kümmerten sich um viele logistische Aufgaben. 

Als Alasco skalierte, wurde jedoch klar, dass viele Onboarding-Aufgaben durch die Maschen fielen. Daher wandte sich das Unternehmen an die Employee Enablement Platform von Zavvy, um den Prozess zu automatisieren und ein einheitliches Onboarding-Erlebnis für alle Mitarbeiter zu schaffen. 

Die Umstellung des Schulungsprozesses für neue Mitarbeiter auf Zavvy ermöglichte eine einheitliche Struktur für jede Rolle, während gleichzeitig team- und rollenspezifische Einführungen und Schulungen möglich waren.

Das Beste von allem? 

Alasco konnte die Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeiter halbieren, denn im Durchschnitt vergehen zwei Wochen, bis sich neue Mitarbeiter in ihrer Rolle wohl fühlen. 

➡️ Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier

❓ FAQs

Kann ich die Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter automatisieren? 

Eine gründliche Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann eine Menge Arbeit bedeuten - wenn Sie sie manuell erstellen. Aber Sie können den Prozess durch Automatisierung mit einer Employee Enablement-Plattform wie Zavvy beschleunigen.

Durch die Automatisierung Ihrer Onboarding-Checkliste wird der gesamte Prozess beschleunigt. Ihr neuer Mitarbeiter wird schneller produktiv, und Sie entlasten Manager und Ihr People Ops-Team von der Last der manuellen Einarbeitung.

Wie sieht ein idealer Onboarding-Prozess aus? 

Ein idealer Onboarding-Prozess fühlt sich eher wie ein Willkommensgruß an, als wie ein langwieriger Papierkrieg und Einführungen. Mit personalisierten, automatisierten Lösungen für das Onboarding von Mitarbeitern können Sie einen Onboarding-Rahmen schaffen, der in Ihrem gesamten Unternehmen einheitlich ist und gleichzeitig die individuellen Informationen und die Unterstützung bietet, die jede Person benötigt. 

Was sollte in einer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter enthalten sein? 

Eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte einen vollständigen Überblick über den Weg eines Mitarbeiters von der Annahme des Angebots bis zu den ersten 90+ Tagen im Unternehmen geben.

Denken Sie an logistische Aspekte wie Papierkram und IT-Einrichtung, aber auch an die allgemeine Erfahrung, z. B. das Kennenlernen neuer Kollegen und das Kennenlernen der Bürokultur. 

Wie unterscheidet sich das Onboarding von der Schulung neuer Mitarbeiter? 

Onboarding hilft den Mitarbeitern, sich in den ersten Monaten ihrer Tätigkeit an ihr neues Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Schulungen vermitteln oder verstärken rollenbezogene Fähigkeiten während der gesamten Zeit, die ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verbringt.