Onboarding vs. Schulung: Was ist der Unterschied, und wie passen sie zusammen?

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Die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters in das Team ist ein entscheidender Moment für jeden Arbeitsplatz. Sie wollen den perfekten ersten Eindruck auf den neuen Mitarbeiter machen. Es ist wie bei einem Pitch, nur dass Sie nicht für Investoren werben, sondern für Mitarbeiter, die sich Ihrem Unternehmen anschließen möchten.

Es ist auch ein sehr sensibler Zeitraum, denn ein falscher Schritt kann die Einarbeitung beeinträchtigen. Leider verstehen nur wenige Unternehmen, wie wichtig ein optimierter Onboarding-Prozess ist. Infolgedessen suchen 33 % der neuen Mitarbeiter sechs Monate nach ihrer Einstellung einen neuen Arbeitsplatz, und 23 % von ihnen halten nicht einmal ein ganzes Jahr durch.

Wir geben Ihnen einen umfassenden Überblick über Onboarding- und Schulungsprozesse, was in den einzelnen Phasen geschieht und wie sie sich gegenseitig ergänzen.

✈️ Was ist das Onboarding von Mitarbeitern?

Unter Onboarding versteht man den Prozess, mit dem neue Mitarbeiter in ihrer Position in Ihrem Unternehmen willkommen geheißen werden. Er umfasst mehrere Phasen, darunter:

• Induktion
• Orientierung 
• Ausbildung

Das Onboarding beginnt in der Regel, nachdem neue Mitarbeiter ihre Papiere unterschrieben haben. Es ermöglicht ihnen, ihre Kollegen kennenzulernen und die Werte und die Kultur des Unternehmens besser zu verstehen. Außerdem trägt das Onboarding dazu bei, einen positiven ersten Eindruck bei den neuen Mitarbeitern zu hinterlassen. Es ist wie ein Initiationsprozess oder ein Initiationsritus, der sie auf den Eintritt in Ihr Unternehmen vorbereitet.

Hauptzweck des Onboarding

Unternehmen führen Onboarding-Programme durch, weil sie das Engagement der Mitarbeiter verbessern. Mitarbeiter, die umfassende Onboarding-Programme durchlaufen, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv als diejenigen, die dies nicht tun.

Außerdem können neue Mitarbeiter die Werte, die Kultur und die strategische Vision des Arbeitsplatzes kennenlernen und sich an sie anpassen. Außerdem erhalten sie die Gelegenheit, mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten und gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

5 Phasen des Onboarding

1. Preboarding

Die erste Phase des Einarbeitungsprozesses beginnt unmittelbar nach Annahme des Stellenangebots und Unterzeichnung des Vertrags. In dieser Phase machen viele Unternehmen den Fehler, die Mitarbeiter monatelang völlig allein zu lassen. Wir empfehlen, ihnen zumindest ein Einführungsvideo oder eine E-Mail zu schicken, um die Zeit zu überbrücken - z. B. mit einer detaillierten Beschreibung des ersten Tages. 

In dieser Zeit kann man sich vorbereiten - vielleicht zieht man ja an einen neuen Standort. Das Preboarding ist die beste Zeit, um alle notwendigen Papiere zu unterschreiben - ein Prozess, der frustrierend sein kann, wenn er nicht rechtzeitig erledigt wird. Wir empfehlen der Personalabteilung, eine Checkliste für alle Dokumente zu erstellen, um Fehler zu vermeiden.

2. Orientierung

Dies ist eine Teamleistung - alle kommen, um den neuen Mitarbeiter kennenzulernen. Das Kennenlernen neuer Leute, insbesondere in einer großen Organisation, kann überwältigend sein. Es wäre also am besten, den Prozess kurz und einfach zu halten.

Die Orientierung ist die beste Zeit dafür:

• Vorstellung des neuen Mitarbeiters in seiner Abteilung und bei seinen unmittelbaren Kollegen
• Informieren Sie sie über die Werte und die Kultur des Unternehmens
• Machen Sie sie mit den Annehmlichkeiten des Unternehmens vertraut, z. B. Toiletten, Parkplätze, Pausenraum
• Überprüfung von Richtlinien, z. B. in den Bereichen Gesundheit, Versicherung und Sicherheit, und
• Weitergabe des Mitarbeiterhandbuchs
  

3. Rollenbezogene Ausbildung

Die dritte Phase des Onboarding-Prozesses umfasst die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters in seine neue Rolle. Je nach der Organisationsstruktur des Unternehmens wird dieser Prozess in der Regel von der Personalabteilung oder der Abteilung für Lernen und Entwicklung durchgeführt.

Sie vermittelt dem neuen Mitarbeiter die Fähigkeiten und das Selbstvertrauen, um seine Aufgaben wahrzunehmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Ausbildung durchzuführen; dazu gehören

• Job Shadowing - hier beobachtet der Bewerber einen Mitarbeiter bei der Arbeit. Betrachten Sie es als eine Art Lehre
• Webinare und videobasierte Vorlesungen
• Audioaufnahmen

4. Überleitung

Der neue Mitarbeiter hat sich an die Routine gewöhnt und geht in eine dauerhafte Tätigkeit über. Diese Phase dauert zwischen drei und sechs Monaten. Häufige Kontrollen sind von entscheidender Bedeutung, da sie es dem Vorgesetzten ermöglichen, die Wirksamkeit des Einarbeitungsprozesses zu beurteilen.

5. Laufende Entwicklung

Hier hat sich der Rekrut vollständig akklimatisiert und kann nun damit beginnen, langfristige Pläne zu schmieden, wie zum Beispiel:

• Berufliche und persönliche Ziele setzen
• Diagramme zum beruflichen Aufstieg
• Lern- und Entwicklungspläne.

Spoiler: Dies kommt unserer Definition von "Ausbildung" recht nahe.

Wer ist für das Onboarding zuständig?

Kleine Unternehmen ziehen es vor, das Onboarding-Verfahren der Personalabteilung zu überlassen. Allerdings sind die Aufgaben in den verschiedenen Unternehmen unterschiedlich. Sie hängt in erster Linie von der Struktur des Unternehmens, den Mitarbeitern und der Arbeitskultur ab.

Andere Unternehmen vertrauen darauf, dass der recruiting Manager den Einarbeitungsprozess leitet. In der Regel übernimmt die Abteilung Lernen und Entwicklung diese Aufgabe. Darüber hinaus ziehen es einige Unternehmen vor, einen professionellen Onboarding-Manager einzustellen, der den neuen Mitarbeiter durch den Einführungsprozess begleitet.

🚴 Was ist eine Mitarbeiterschulung?

Unter Mitarbeiterschulung versteht man den Prozess, bei dem einem Mitarbeiter das Innenleben des Unternehmens - und insbesondere seine Rolle - vermittelt wird. Sie ist Teil des gesamten Onboarding-Prozesses - auch wenn sie erst zu einem viel späteren Zeitpunkt stattfindet.

Die Mitarbeiterschulung beginnt einige Wochen, nachdem sich der neue Mitarbeiter an die neue Umgebung gewöhnt hat und den Dreh raus hat. Sie dauert in der Regel einige Wochen bis zu sechs Monaten.

Natürlich kann es sein, dass der neue Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, sich an die neuen Systeme zu gewöhnen; deshalb nutzen die Unternehmen Onboarding-Schulungen. Dadurch wird nicht nur der Prozess gestrafft, sondern auch die Eingewöhnungszeit des neuen Mitarbeiters verkürzt.

Hauptzweck der Mitarbeiterschulung

Ein Schulungsprogramm ist für die Produktivität unerlässlich. Ein Mitarbeiter, der eine Ausbildung durchläuft, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv sein als ein Mitarbeiter, der keine Ausbildung durchläuft. Das liegt daran, dass die Ausbildung es ihnen ermöglicht, sofort loszulegen.

Warum sollten Sie der Schulung neuer Mitarbeiter bei der Einarbeitung Priorität einräumen? Erstens vermittelt die Schulung die für ihre Rolle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse und sorgt so für eine Steigerung der Produktivität und des Mitarbeiterengagements. Der neue Mitarbeiter kann dann seine Fähigkeiten voll ausschöpfen , um sein Potenzial zu maximieren.

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen Mitarbeiterschulungen durchführen, ist die Verringerung der Arbeitsunzufriedenheit. Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit kann nervenaufreibend sein, vor allem wenn man nicht genau weiß, was von einem verlangt wird.

Die Ausbildung minimiert also die Angst und Frustration, indem sie den Rekruten alles beibringt, was sie brauchen, um zu 100 % zu funktionieren. Andere Gründe sind:

• Bessere Mitarbeiterbindung. Mitarbeiter, die nicht geschult werden, kündigen mit größerer Wahrscheinlichkeit innerhalb des ersten Jahres.
• Das hilft bei der Akklimatisierung.

Wer ist für das Onboarding und die Schulung zuständig?

Die Rolle der Mitarbeiterschulungsprogramme hängt weitgehend von der Größe des Unternehmens ab. In kleineren Unternehmen sind sie in der Regel Sache der Personalabteilung und werden mit dem Personalmanagement koordiniert. 

Mit zunehmender Unternehmensgröße und zusätzlichen Unterabteilungen innerhalb der Personalabteilung ist das Onboarding meist im Bereich Lernen und Entwicklung angesiedelt. Manchmal fühlen sich die Personalverantwortlichen jedoch besonders dafür verantwortlich, da dies ein entscheidender Teil der Bewerbererfahrung ist. 

Und manchmal sieht man Teams aus den Bereichen Betrieb, Onboarding oder Mitarbeitererfahrung, die sich am stärksten auf diese entscheidende Phase konzentrieren.

🆚 Onboarding vs. Ausbildung

Onboarding bezieht sich auf die Einführung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Der Prozess umfasst in der Regel fünf Phasen und beginnt unmittelbar nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags durch den neuen Mitarbeiter.

Im Idealfall dauert das Onboarding einige Monate, nachdem der Mitarbeiter seine volle Arbeitsleistung erbracht hat.

Onboarding ist entscheidend für die nahtlose Integration eines neuen Mitglieds in eine Organisation. Es vermittelt ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, damit sie sich in ihre neue Rolle einfügen können. Außerdem ist es wichtig für die Produktivität und erhöht die Mitarbeiterbindung.

Andererseits bezieht sich die Ausbildung auf die Schulung von Neueinstellungen. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der noch lange nach Beginn der neuen Tätigkeit fortgesetzt wird. Durch Schulungen werden die Mitarbeiter über neue Trends und Fähigkeiten für ihre jeweilige Aufgabe auf dem Laufenden gehalten.

Stellen Sie sich das so vor: Onboarding ist ein Prozess, der einmal in Gang gesetzt wird, mit einem klaren Anfang und einem klaren Ende (in der Regel irgendwann gegen Ende der Probezeit).

Ausbildung ist der kontinuierliche Prozess der Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten.

Es gibt eine Überschneidung zwischen den beiden: Die Verbesserung der rollenbezogenen Fähigkeiten im Rahmen des Onboarding kann auch als Schulung angesehen werden.

📈 9 Bewährte Praktiken für die Kombination von Onboarding und Schulung

📊 1. Ausbildung kontinuierlich gestalten

Machen Sie die Weiterbildung zu einem kontinuierlichen Prozess, indem Sie eine Lernkultur in Ihrem Unternehmen einführen. Die Abteilung Lernen und Entwicklung kann Möglichkeiten für die Mitarbeiter entwickeln, wie zum Beispiel

• Werkstätten
• Kurzlehrgänge, und
• Konferenzen.

⏱ 2. Frühzeitige Festlegung von Ausbildungsritualen während der Einarbeitung

Der beste Zeitpunkt für den Beginn der Ausbildung ist unmittelbar nach der Einarbeitung. Der Grund dafür ist, dass die Mitarbeiter Gewohnheiten eher beibehalten, wenn sie diese von Anfang an etablieren.

❓ 3. Häufige Kontrollen einrichten und Feedback einholen

Feedback ist sowohl bei der Einarbeitung als auch bei der Schulung von entscheidender Bedeutung. Sie möchten, dass sich der neue Mitarbeiter ohne Probleme akklimatisieren kann. Richten Sie einen Zeitplan ein, in dem der neue Mitarbeiter entweder wöchentlich oder alle zwei Wochen dem Vorgesetzten Bericht erstattet. 

Mit der Slack Integration von Zavvy können Sie den Feedback-Prozess automatisieren, indem Sie Erinnerungen und Impulsumfragen auf Autopilot senden.

Häufige Kontrollbesuche ermöglichen es Ihnen, eventuelle Probleme anzusprechen und so für einen reibungsloseren Ablauf zu sorgen. 

✅ 4. Erstellen Sie eine Checkliste für das Onboarding

Stellen Sie sich eine Onboarding-Checkliste wie eine Aufgabenliste vor. Erstellen Sie ein Google Doc mit Kontrollkästchen für alle Schritte und Prozesse, die für den gesamten Vorgang erforderlich sind. Vergewissern Sie sich anschließend, dass Sie die Liste mit dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten teilen, um maximale Transparenz zu gewährleisten. 

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen, und schaffen eine strukturierte und konsistente Erfahrung. 

👩👩👨 5. Das ganze Team einbeziehen

Einarbeitung und Onboarding sind in der Regel eine Teamangelegenheit. Sie möchten, dass sich die neuen Mitarbeiter mit ihren Kollegen und dem Unternehmen vertraut machen. (Virtuelle) Firmenveranstaltungen sind eine gute Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter mit dem Rest der Belegschaft in Kontakt zu bringen. 

Wenn Sie Lust auf weitere innovative Ideen haben, haben wir 17 spannende Möglichkeiten zusammengetragen , wie das Onboarding Spaß machen kann. Werfen Sie einen Blick darauf, um vom ersten Tag an eine großartige Teamkultur aufzubauen.

Alternativ können Sie auch Onboarding-Traditionen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter schaffen. Die Integration unserer Meetup-Ritual-Automatisierung überbrückt beispielsweise die Kluft zwischen Ihrem neuen Mitarbeiter und dem Rest Ihres Teams, indem Sie Kaffee-Termine oder vom Unternehmen gesponserte Mittagessen einrichten. 

🔀 6. Diversifizieren Sie Ihre Ausbildungstechniken

Es gibt unzählige verschiedene Methoden, die Sie für die Ausbildung nutzen können. Online-Lernen ist ein gutes Beispiel dafür. Es ist bequem, leicht zugänglich und richtet sich an alle - auch an Mitarbeiter, die nicht im Unternehmen arbeiten.

Wir haben einige recht innovative Methoden der Mitarbeiterentwicklung zusammengestellt, um Ihnen einige Anregungen zu geben.

📝 7. In der Anfangsphase für Struktur sorgen

Es geht darum, dem neuen Mitarbeiter in der Anfangsphase so viel Struktur wie möglich zu geben. Auf diese Weise wird ein Präzedenzfall dafür geschaffen, was von ihm erwartet wird. Außerdem können sie sich so schneller an das neue Umfeld anpassen. 

Je engagierter Ihre Mitarbeiter während des Einführungsprozesses sind, desto produktiver werden sie sein. Wenn Sie ihnen ein Gefühl der Struktur geben, wird ihr Vertrauen gestärkt und die Nervosität der "Neuen" gemildert.

Wege zur Bereitstellung eines strukturierten Onboarding-Prozesses:

• Verstehen Sie ihre Herausforderungen
• Ihr Lernen fördern
• Gruppenprojekte einbeziehen
• Ihnen eine Richtung geben
• Automatisieren, wo nötig

⚙️ 8. Automatisieren Sie den Prozess

Die Durchführung umfassender, reichhaltiger und einladender Einführungs- und Schulungsinitiativen kann mit einigem manuellen Aufwand verbunden sein. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Automatisierung von Teilen des Onboarding-Prozesses ab der ersten Minute, in der ein Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt. So kann sich Ihr neuer Mitarbeiter auf den Aufbau von Beziehungen zu seinen Kollegen konzentrieren, anstatt sich mit unnötigem Papierkram aufzuhalten. Mit einer Onboarding-Software wie der von Zavvy können Sie sogar alles automatisieren - von Benutzereinladungen bis zu Buddy-Programmen.

📜 9. Mit Papierkram beginnen

Je schneller Sie alle notwendigen Papiere einreichen, desto eher kann Ihr neuer Mitarbeiter anfangen. Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, denn es können immer wieder Fehler passieren. 

Dabei kann es sich um falsche PINs oder falsch geschriebene Namen handeln. Wir empfehlen, mit diesem Prozess unmittelbar nach der Unterzeichnung des Vertrags durch den Bewerber zu beginnen.

➡️ Zavvy: Ihre Abkürzung zu herausragenden Onboarding- und Schulungserfahrungen

Onboarding ist ein übergreifender Prozess zur Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen, und die Schulung ist ein wesentlicher Bestandteil davon. Die Mitarbeiterschulung ist auf die Rolle des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten und vermittelt ihm die Fähigkeiten, die er braucht, um sein Bestes zu geben.

Sie könnten zum Beispiel einem jungen Softwareentwickler exklusive Programmierkurse anbieten. Oder Sie melden Ihren Produktmanager für einen Bootcamp-Kurs an, um technisches Grundwissen zu erwerben. 

Das Ziel besteht nicht nur darin, Ihre Mitarbeiter zu schulen und sie dann in Ruhe zu lassen. Stattdessen müssen Sie ihnen einen Grund geben, an Ihr Unternehmen und Ihr Angebot zu glauben, und - was am wichtigsten ist - sie zu motivieren. Dies geschieht während des Onboarding-Prozesses, indem Sie strukturierte Informationen bereitstellen, die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter unterstützen und ihre Erfahrungen verbessern. 

Unsere All-in-One-Plattform zur Talententwicklung ist Ihr erster Schritt, um Ihre Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, in ihren Rollen erfolgreich zu sein und sie tief in Ihre organisatorischen Prozesse einzubinden.

Kontaktieren Sie unsere Experten für eine kostenlose Demo oder ein Beratungsgespräch!

📖 Bonus: Verwandte Begriffe, die Sie kennen sollten

Im Folgenden haben wir einige Schlüsselbegriffe zu beiden Themen zusammengestellt, damit Sie immer in der Lage sind, sich an der Diskussion zu beteiligen.

Induktion

Unter Einarbeitung versteht man den Prozess, bei dem ein neuer Mitarbeiter mit seiner Rolle und dem Unternehmen vertraut gemacht wird.

Umschulung

Dabei handelt es sich um einen Prozess, bei dem einem Mitarbeiter zusätzliche Fähigkeiten vermittelt werden, um seine Leistung zu verbessern.

Wiedereinstieg

Sie wird auch als Re-Onboarding bezeichnet und bezieht sich auf den Prozess der Einarbeitung, Orientierung und Schulung eines Mitarbeiters nach einer längeren Abwesenheit.

Nach der Pandemie ist auch die Wiedereingliederung von Mitarbeitern in Unternehmen, die zur Arbeit im Büro zurückkehren, ein Thema geworden.

Warum?

• Für neue Mitarbeiter, die in dieser Zeit in das Unternehmen eingetreten sind und die noch nie persönlich eingearbeitet wurden
• Aufklärung aller Mitarbeiter über die (oft neue) Politik der Hybridarbeit

Offboarding

Es handelt sich dabei um einen Prozess, bei dem die beruflichen Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinem Mitarbeiter nach dessen Ausscheiden aus der Organisation getrennt werden. 

Preboarding

Bevor ein Arbeitnehmer seine Stelle antritt - unmittelbar nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.