Die Zukunft der Arbeit braucht eine neue Art von Personalabteilung, die weiß, wie man mithält. Die Personalabteilungen müssen sich zwei entscheidende disruptive Trends zu eigen machen, um Talente zu binden und zu entwickeln:
Damit diese Trends voll zum Tragen kommen, bedarf es der Automatisierung. Durch den Einsatz von Cloud, Data Science, künstlicher Intelligenz und Robotik ermöglicht die HR-Automatisierung, dass die Mitarbeitererfahrung im Mittelpunkt der Aktivitäten und Erkenntnisse steht.
Dies ist besonders wichtig für die immer komplizierter werdenden Arbeitskräfte, die von schlanken, transparenten und effizienten Tools profitieren, die ihre Fähigkeiten und Karriereziele unterstützen.
DiePersonalautomatisierung nutzt eine Vielzahl digitaler Tools wie Software, Dashboards, Chatbots und cloudbasierte Plattformen, um ein Gleichgewicht zwischen Selbstbedienung und effektiver Zusammenarbeit herzustellen.
Was wäre, wenn Onboarding- und Offboarding-Prozesse aus der Ferne über Apps durchgeführt werden könnten? Was wäre, wenn die Pläne als Miniprogramme (Journeys) gestaltet werden könnten, die auf der Grundlage von Profilen ansprechend und hochgradig individuell gestaltet sind?
Vier Hauptbereiche profitieren am meisten von der HR-Automatisierung:
Das Beratungsunternehmen McKinsey betrachtet den "Kundenservice" als das Herzstück der Talentbindung. Es geht darum, professionelle und werteorientierte Beziehungen zu pflegen, die die Mitarbeiter zum Bleiben bewegen, und nicht darum, endlos Papierkram abzulegen und mit mehreren Personen zu sprechen, um eine Aufgabe zu erledigen.
Bei der Personalautomatisierung geht es jedoch nicht darum, menschliche Beziehungen zu programmieren. Es geht darum, sich wiederholende, manuelle Aufgaben zu eliminieren, damit sich die Mitarbeiter auf den Aufbau sinnvoller Partnerschaften konzentrieren können.
Im Wesentlichen gibt es 5 Hauptvorteile:
Preboarding ist die entscheidende Phase, in der Unternehmen proaktiv auf neue Mitarbeiter zugehen, damit sie sich sicher, willkommen und einbezogen fühlen. Dies ist besonders wichtig, da 65 Prozent der Arbeitgeber angaben, dass sie erlebt haben, dass neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht erschienen sind.
Die Woche vor dem ersten Arbeitstag ist oft eine Zeit der Nervosität für neue Mitarbeiter, die vielleicht noch an ihrer Entscheidung zweifeln. Auch ein Willkommenspaket kann viel bewirken.
Remote-first-Unternehmen investieren häufig in ein Online-Preboarding-System, das sich gut in den übrigen Onboarding-Prozess integrieren lässt. Die Integration in eine Unternehmenskultur ist weniger einfach, wenn man seine Teamkollegen nie trifft. Dies ist die Herausforderung, die das österreichische Scaleup Storyblok mit der Preboarding-Software von Zavvy lösen konnte.
Storyblok hat seine Mitarbeiterzahl innerhalb von 12 Monaten um fast 270 Prozent erhöht, indem es sich auf ein entscheidendes Ziel konzentrierte: den neuen Mitarbeitern die Angst vor dem ersten Arbeitstag zu nehmen, indem es sie im Vorfeld vorbereitet.
Die Checkliste umfasst:
Das Ergebnis: Das Team sparte fast 2.500 € an sich wiederholender Arbeit pro Monat und reduzierte die Zeit für das Preboarding um 2 Stunden.
➡️ Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier
Eine erfolgreiche Preboarding-Erfahrung geht nahtlos in das Onboarding über. Traditionell ist das Onboarding der Prozess der Einführung neuer Mitarbeiter in die Unternehmensmission, -kultur, -richtlinien und täglichen Aufgaben.
Diese Orientierungsmethode ist jedoch oft unpersönlich, langwierig und kann zu einer Informationsüberlastung führen. Die Mitarbeiter von heute brauchen ein vereinfachtes, erfahrungsbasiertes Onboarding, das sie begeistert und organisiert.
Ein erfahrungsbasiertes Onboarding schafft ein straffes und dennoch flexibles Programm für neue Mitarbeiter. Sie wissen genau, was sie von dem Prozess erwarten können und können ihre Journey in jeder Phase leicht verfolgen. Das Münchner Start-up-Unternehmen Alasco nutzte die Onboarding-Software von Zavvy, um ein ansprechendes, individuelles Erlebnis zu schaffen, das es den Mitarbeitern ermöglichte, innerhalb von zwei statt vier Wochen produktiv zu sein.
Im Folgenden erfahren Sie, wie alle Bedenken bei der Automatisierung des Onboarding von Mitarbeitern ausgeräumt wurden:
Das Ergebnis: 67 Prozent Mitarbeiterwachstum innerhalb von 12 Monaten und eine durchschnittliche Mitarbeiterbewertung von 4,7/5.
Ein gutes Gehaltsabrechnungssystem ist genau, zuverlässig und transparent. Ein fehleranfälliges Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem kann jedoch zu überhöhten oder zu niedrigen Steuern, verspäteten Zahlungen und Rechtsstreitigkeiten führen.
Unterbezahlung (absichtlich oder unabsichtlich) ist ein ernstes Problem. Das US-Arbeitsministerium berichtet, dass der durchschnittliche Lohn, der Arbeitnehmern geschuldet wird (Lohnrückstände), im Jahr 2021 über 1.200 USD betrug. Arbeitnehmer brauchen ein System, das ihnen hilft, ihre Löhne genau zu verfolgen.
Mit automatisierten Gehaltsabrechnungssystemen können Unternehmen jährlich bis zu 24.500 USD einsparen. Durch ein benutzerfreundliches zentrales System können Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Anwesenheit zu erfassen und ihre Abwesenheiten genau einzureichen. Dies erleichtert den Mitarbeitern auch die Inanspruchnahme von Leistungen wie dem US-amerikanischen 401(k)-Plan, einem vom Unternehmen gesponserten Rentenkonto. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Beiträge ihres Unternehmens durch Gehaltsabzug zu ergänzen.
Um seine Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Sozialleistungen in Anspruch zu nehmen, schloss sich das Boutique-Hotelunternehmen Martin Resorts mit dem in Illinois ansässigen Lohnbuchhaltungsunternehmen Paylocity zusammen. Das Unternehmen hat die Gehaltsabrechnung so umgestaltet, dass sie sich nahtlos in das 401(k)-System der Regierung integrieren lässt, so dass man sich nicht mehr bei verschiedenen Plattformen anmelden muss.
Die Ergebnisse:
Es gibt viele Vorteile der Fernarbeit, aber nur wenige befassen sich mit der Isolation und Einsamkeit, die damit einhergehen. In einer von der Social-Media-Management-Firma Buffer durchgeführten Studie über Telearbeiter gaben die Befragten Einsamkeit, Zusammenarbeit und Kommunikation als die größten Probleme an, mit denen sie konfrontiert sind.
Die Bindung und das Engagement der Mitarbeiter zu erhalten, kann für Unternehmen, die zuerst aus der Ferne arbeiten, eine Herausforderung sein, und nichts geht über ein gelegentliches Teamessen, um eine Beziehung aufzubauen. Das bedeutet jedoch nicht, dass reine Online-Jobs kontaktlos und unpersönlich sein müssen.
Bereits 2014 entwickelte Kickstarter ein Computerprogramm für ein Mittagsroulette, das Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip für ein gemeinsames Mittagessen zusammenstellte. Zu den zusätzlichen Anforderungen gehörten, dass die Mittagspaare nicht demselben Fachbereich angehören und nicht mehr als eine Führungskraft sein durften. Kickstarter teilte den Open-Source-Code mit der Öffentlichkeit, und das Kaffee-/Mittagsroulette wurde bald von anderen Unternehmen aufgegriffen.
Zavvy hat Kaffee-/Mittagsroulettes für alle leicht gemacht. Im Rahmen der Funktion "Connection Programs" haben wir auf Slack und in Microsoft Teams Vorlagen für die Planung von zwanglosen Treffen und sinnvollen Gesprächen zwischen Kollegen erstellt. Beispiele für Vorlagen sind Kaffee-Roulettes, Walk and Talk und Meetup-Rituale.
Weitere Möglichkeiten, wie die Automatisierung sinnvolle Verbindungen erleichtern kann, sind:
Etwa 67 Prozent der Unternehmen, die Verbindungen und Zusammenarbeit gefördert haben, konnten eine Produktivitätssteigerung bei ihren Mitarbeitern feststellen.
Offboarding sorgt für ein systematisches und geordnetes Ausscheiden von Mitarbeitern und reduziert gleichzeitig die Risiken für das Unternehmen. Zumindest ist das die Idee. In der Realität sind die Offboarding-Prozesse in vielen Unternehmen jedoch unorganisiert und verwirrend, ganz zu schweigen davon, dass sie schwer zu verfolgen sind.
Das passiert, wenn es kein automatisiertes System gibt, das die Offboarding-Richtlinien strikt durchsetzt. Ein manueller Entlassungsprozess ist extrem riskant. Laut dem Cybersicherheitsunternehmen CyberArk stehlen 88 Prozent der IT-Mitarbeiter sensible Daten und Passwörter, wenn sie entlassen werden.
Mit einem Offboarding-System, das automatisch in Gang gesetzt wird, sobald der Mitarbeiter kündigt, können Unternehmen sicher sein, dass nichts übersehen wird. Einige wichtige Schritte sind:
Genauso wie Zavvy ein geordnetes und ansprechendes Onboarding durch unsere Software erleichtert, ermöglichen wir es den HR-Teams, ein Offboarding-System zu schaffen, das schmerzlos ist und leicht nachverfolgt werden kann. Schließlich kann ein hervorragendes Offboarding-Erlebnis dazu führen, dass hochqualifizierte Mitarbeiter in Zukunft wiederkommen.
Eine vom Softwareunternehmen ServiceNow durchgeführte Fallstudie hat gezeigt, dass ein vollständig automatisiertes Offboarding Einsparungen von bis zu 200.000 USD (und 4.400 Stunden pro Jahr) ermöglicht.
Die Mitarbeiterentwicklung umfasst Lernen und Schulung, Leistungsbewertung und Feedback sowie Mentoring. Traditionell wurde die Mitarbeiterschulung in Form von Live- oder Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Die Pandemie hat die Unternehmen jedoch dazu gezwungen, personalisierte, individuelle Schulungen neu zu überdenken.
Schulungen sind entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Laut einer von dem auf Outsourcing von Geschäftsprozessen spezialisierten Unternehmen Sitel Group durchgeführten Umfrage gaben 37 Prozent der Befragten an, dass sie wahrscheinlich kündigen würden, wenn ihr derzeitiger Arbeitgeber ihnen nicht die Möglichkeit bietet, neue Fähigkeiten zu erlernen. Darüber hinaus gaben fast 80 Prozent der Befragten an, dass ein formelles Schulungsprogramm für sie wichtig ist, wenn sie sich für ein Unternehmen entscheiden.
Ein Beispiel: Das Fitnessunternehmen Freeletics hat sich mit Zavvy zusammengetan, um sein Lernprogramm zu automatisieren. Die größte Herausforderung besteht darin, dass die Mitarbeiter selten genug Zeit haben, sich hinzusetzen und zu lernen.
Außerdem war der Wissenstransfer nicht effektiv, weil es nicht genügend Möglichkeiten gab, das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Zavvy hat diese Bedenken durch drei Programme ausgeräumt:
Das Ergebnis war, dass die neuen Personalmanager mehr Zeit hatten, ihre individuellen Herausforderungen mit ihren Mentoren und Kollegen zu besprechen. Noch wichtiger ist, dass ein internes und flexibles Führungsprogramm Freeletics kostspielige traditionelle Workshops ersparte.
➡️ Vollständige Fallstudie: "Erstellung eines Schulungsprogramms für Führungskräfte bei Freeletics "
Ein automatisiertes Entwicklungsprogramm umfasst alle Komponenten, die für die Durchführung eines kohärenten Karriereentwicklungsprogramms erforderlich sind.
Dazu gehören Dinge wie
Um sicherzustellen, dass all diese Dinge laufen, ohne dass die Manager manuell daran erinnert werden müssen oder verstreute Tabellen verwaltet werden müssen, übernimmt Entwicklungssoftware die sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es den Beteiligten, mehr aus dem Prozess herauszuholen.
Wenn Sie neugierig sind, wie das funktioniert, sehen Sie sich unser Personalentwicklungstool hier an.
Rückerstattungen können problematisch werden, wenn sie nicht korrekt eingereicht werden. In Branchen mit Kundenkontakt fallen oft viele Reise- und Bewirtungskosten an. Da die Telearbeit immer mehr zur Norm wird, erhalten die Mitarbeiter außerdem zusätzliche Zuschüsse für Internet und Home-Office-Möbel als Teil ihrer Leistungen.
In vielen Unternehmen gibt es jedoch keine klaren Richtlinien oder Grundsätze dafür, was als erstattungsfähige Ausgaben gelten kann. Infolgedessen ist das Verfahren zur Abrechnung von Ausgaben oft verwirrend und mühsam. Laut einer Umfrage des Cloud-Computing-Unternehmens Oracle Netsuite verwenden 46 Prozent der Befragten immer noch manuelle Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen.
Ein HR-System mit integrierten Erstattungsfunktionen kann die Ablage einfach und intuitiv gestalten. Ausgaben können klar kategorisiert und in eine Warteschlange für die richtige Genehmigungslinie oder Abteilung gestellt werden. Manager können die Ausgaben ihrer Teams leicht verfolgen und analysieren, welche Arten von Transaktionen am häufigsten vorkommen.
Für Unternehmen, die ständig im Außendienst tätig sind, ist die automatisierte Spesenabrechnung ein Lebensretter. Das Ingenieurbüro Holland LP hatte etwa 800 monatliche Spesenabrechnungen für den Außendienst, die es automatisierte. Das Unternehmen wünschte sich außerdem ein System, das an die unternehmensspezifischen Ausgabentypen angepasst werden kann.
Die Ergebnisse waren:
Die Einreichung von Arbeitnehmer- und Unternehmenssteuern ist repetitiv und mühsam - von der Datenerfassung über das Ausfüllen von Formularen bis hin zur tatsächlichen Zahlung. Einige Regierungsinitiativen wie "Making Tax Digital" zielen darauf ab, den Prozess für die Steuerzahler zu vereinfachen, aber es ist immer noch viel manuelle Arbeit nötig.
Außerdem kann schon der kleinste Rechenfehler katastrophale Folgen haben.
In den USA beispielsweise können die Steuergesetze von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sein, und auf verspätete Zahlungen kann eine Höchststrafe von 15 Prozent erhoben werden. Um Fehler zu vermeiden und den Prozess zu vereinfachen, können Ihre Mitarbeiter Tools wie den vierteljährlichen Steuerrechner von Keeper nutzen.
Zur Einhaltung der Lohnsteuerpflicht gehören die genaue Berechnung der Löhne (einschließlich Überstunden), die Gewährleistung der korrekten Höhe der einbehaltenen Steuern (z. B. Sozialversicherungsbeiträge) und die rechtzeitige Einzahlung bei den zuständigen Steuerbehörden.
Die meisten Unternehmen automatisieren ihre Steuererklärungen mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA), einer Software, die so programmiert ist, dass sie regelbasierte Aufgaben erledigt. Regelbasierte Aufgaben sind durch grundlegende, sich wiederholende Schritte definiert, wie z. B. Kopieren und Einfügen, Ausfüllen von Formularen und Durchführung bestimmter Berechnungen.
RPA ist das perfekte Automatisierungswerkzeug für die Steuererklärung, weil es sehr genau ist und den Prozess standardisieren kann. Nach Angaben von Deloitte kann die Steuerautomatisierung die Kosten um bis zu 90 Prozent senken.
Eine ausführliche Studie des Beratungsunternehmens PwC zur Steuerautomatisierung hat gezeigt, dass RPA die folgenden Schritte bei der Steuereinreichung rationalisieren kann:
Das Ergebnis ist eine Verringerung der manuellen Arbeit um bis zu 25 Prozent, eine verbesserte Genauigkeit und eine effektive Organisation der Finanzinformationen.
Dies muss hervorgehoben werden:
Bei der Automatisierung geht es nicht um die Abschaffung menschlicher Interaktionen, sondern darum, den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie besser zusammenarbeiten und sich in ihren Rollen auszeichnen können. Es geht um die Beseitigung mühsamer Prozesse, die zu Überlastung führen und weniger Zeit für den Aufbau von Netzwerken und Beziehungen lassen.
Die Automatisierung von Systemen zur Förderung einer positiven Mitarbeitererfahrung ist die Zeit und die Investition wert. Nach Ansicht von HR-Experten gibt es 3 Komponenten für eine positive Mitarbeitererfahrung:
Der beste Weg, mit HR-Automatisierung zu beginnen, besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die Sie rationalisieren müssen. Hier sind einige der von uns vorgeschlagenen Tools.
Mit Zavvy können Sie alles, was Sie erleben, auf Autopilot laufen lassen:
Und mit unserem intelligenten Workflow-Builder können Sie jedes nur erdenkliche Programm entwickeln.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Keine Sorge, wir haben Vorlagen, die Ihnen als Leitfaden und Inspiration dienen können. Darüber hinaus kann unser System in die bestehenden Tools Ihres Unternehmens integriert werden, z. B. in Slack, Microsoft Teams und Notion. Unsere engagierten Kundenbetreuer und unser Support-Team stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
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