5 Personel Şikayetleri ile Başa Çıkmak ve Olumlu Bir Şirket Kültürü Oluşturmak için Etkili Teknikler

Personelin şikayet bombardımanına tutulması sinir bozucu, zaman alıcı ve bazıları için kişisel olarak algılanan bir durum olabilir.

Ancak İnsan Kaynakları Operasyonları alanında çalışan herkes, büyük bir şirketin olumsuz olsa bile işgücünün sesine değer vermesi gerektiğini bilir. 

Aslında, araştırmacılar yakın zamanda ekiplerin, üyeleri meslektaşlarının fikirlerine saygı duyduklarına ve takdir ettiklerine inandıklarında görevleri daha iyi yerine getirdiklerini bulmuşlardır.

Ve çoğu zaman, çalışanlar iyi bir nedenden dolayı resmi kanallar aracılığıyla şikayette bulunurlar. 

Şimdi, bireysel olarak, tek bir şikayetin şirketinizi yıkması pek olası değildir. Yine de, kum taneleri gibi büyüyerek bir dağa dönüşebilir, bu nedenle bu konuda hemen bir şeyler yapmanız hayati önem taşır.

Diyelim ki şikayetlerinin kaynağına inmelerine yardımcı olmadınız. 

Bu durumda, yalnızca işteki genel üretkenlik üzerinde olumsuz bir etkiyle değil, aynı zamanda bağlılıkta düşüş, verimsizlik, düşük çalışan morali ve daha fazlasıyla da karşı karşıya kalabilirsiniz.

İşte size personel şikayetlerini ele almak ve olumlu bir işyeri kültürü oluşturmak için beş teknik ve çok sayıda ipucu içeren bir rehber. 

• 🔍 Ortaya çıkabilecek şikayet türlerini anlamak
• 📝 Şikayette bulunmak için gayri resmi ve resmi yollar oluşturun
• 📚 Şikayetleri ele almak için basit bir çerçeve oluşturun 
• Çalışan şikayetlerini derhal ele alın
• 🤝 Şikayetleri tarafsız bir şekilde ele alın

🔍 İşyerinizde ortaya çıkabilecek şikayet türlerini anlayın

Bir çalışan şikayeti veya personel şikayeti, bir çalışanın işle ilgili bir endişesidir ve genellikle çalışanınızın beklediği ile aldığı arasındaki boşluktan kaynaklanır. 

Önemli olsun ya da olmasın, bunu dikkatle ele almanız gerekir.

Aksi takdirde, daha fazla soruna yol açabilir ve çığ gibi büyüyerek bir felakete dönüşebilir.

Çalışanların şikayetlerini tespit etmek personel yönetiminde zorlu bir görev olabilir.

Şikayetlerinin niteliğini daha iyi anlamak için aşağıdaki noktaları göz önünde bulundurun: 

• İstihdam - İşlerinden duydukları memnuniyetsizliği ifade ederler. Bunlar iş tanımları, görevler, faaliyetler ve rollerle ilgili olabilir.
• İşten çıkarılma - Haksız fesih kurbanı olduklarını düşünüyorlar. Bunun adil olmadığını, mantıksız olduğunu ve yanlış yönetildiğini düşünürler.
• İstihdam koşulları - İşten elde ettikleri şeylerden şikayet ederler. Bu, çalışanların ücretleri, ödenekleri, ödülleri veya sosyal yardımları ile ilgili memnuniyet veya memnuniyetsizlik olabilir.
• İşin devri - Başka bir işveren altında nasıl çalıştığını tartışırlar.
• Çalışma koşulları - Ayrımcı eylemler, güvenlik ve sağlık koşulları ve işle ilgili diğer konulara atıfta bulunurlar.

İpucu: Duygusal zeka, herhangi bir şikayeti ele alırken İnsan Kaynakları ekibiniz için çok önemli bir yetkinliktir. 

Ancak, doğrudan gözlemin en etkili olabileceği periyodik durumlara izin vermek için rutin bir gayri resmi ve resmi yol mevcut olmalıdır. 

📝 Şikayette bulunmak için gayri resmi ve resmi yollar oluşturun

Bir çalışanın şikayeti üzerine çürümeye başladığını düşünün. Size içini dökmek istese de, bunun gerçekleşmesi için üç ay (ya da daha fazla) beklemek zorunda. 

İşte bu noktada, şikayet etmek için yollar yaratmak devreye giriyor. 

Küçük bir işletme olarak, çalışan şikayetleriyle ilgilenmek için kapsamlı bir prosedür geliştirecek kaynaklara veya ihtiyaca sahip olmayabilirsiniz.

Bunun yerine, çalışanların bir şikayetleri olduğunda ne yapacaklarını bilmeleri için bir dizi genel yönergeye sahip olmalısınız. Büyük bir işletme olsanız bile, gayri resmi iletişim yolları oluşturmak hayati önem taşır. Bu şekilde, şikayetlerin veya yakınmaların azalmasını sağlayabilirsiniz.

İşte bunu yapmanın yolları:

• Açık kapı politikasına sahip olun: Açık kapı politikası, şeffaflığı ve açık iletişimi teşvik eden mükemmel bir çalışan güçlendirme tekniğidir. Açık kapı sistemleri, personelin şikayetlerini üst yönetime iletmesine ve uygun şekilde ele almasına olanak tanır. 
• Dağıtmak çalışan anketleri: Çalışan anketleri, çalışanların işyeri memnuniyetine ilişkin görüşlerini anlamak açısından hayati önem taşımaktadır. Bu formu oluştururken, anket yanıtı yanlılığından kaçınmak için ürünü nasıl tasarladığınızı, nasıl ifade ettiğinizi ve yapılandırdığınızı göz önünde bulundurun. Örneğin, semantik diferansiyel ölçek kullanın.

• Resmi şikayet formları dağıtın: bu formlar çalışanlara sorunlarını ifade etmeleri için uygun bir yol sağlayabilir. Sonuç olarak, kendileri ve çevrelerindeki insanlar daha iyi performans gösterebilir ve çalışma ortamında daha olumlu hissedebilirler.
• Sadece çıkış görüşmeleri yapın: Çalışanlara bir şirketten ayrılmanın yanlış olmadığını hissettirin. Farklı bir yol izlemek istiyorlarsa, bırakın bu onların kararı olsun. Bu nedenle, bir çıkış görüşmesi sırasında onların duygularını anlayın ve fikirlerini değiştirmekten kaçının. Ayrıca, dürüstçe yanıtlandığı takdirde, çıkış mülakatları şirketin büyümesine ve gelişmesine olanak tanıyacak şekilde yapıcı geri bildirim sağlar.

📚 Şikayetleri ele almak için basit bir çerçeve oluşturun

Bazen çalışanlar, bunu yapabilmeleri için uygun bir çerçeve veya etkili bir eylem planı olmadığında iş arkadaşlarına veya kamuoyuna şikayette bulunurlar. Ya da bir çerçeve mevcut olsa da bunu anlamak ve uygulamak zor olabiliyor.

Bu nedenle, çalışanlarınızın şikayetlerini iletmelerine yardımcı olmak için şeffaf bir şikayet giderme sistemi kurmanız gerekir. Basitlik ve şeffaflık için herkes size teşekkür edecektir.

İpucu #1: Herkes için uygun bir mekanizma seçin. 

Tüm çalışanlara adil bir fırsat verin. Resmi bir şikayet formu, öneri kutusu veya periyodik değerlendirmeler kullanmanız fark etmez.

Buradaki fikir, çalışanınızın kendini rahat hissedeceği bir yol bulması için yeterli sayıda alternatif yol sunmaktır.

Birçok işletme açık kapı politikasına sahip olduklarını ve çalışanlarının geri bildirimlerini memnuniyetle karşıladıklarını söylese de, çalışanların şikayetleri için hangi yolların kullanılacağı her zaman net değildir.

İpucu #2: Her şikayeti kabul edin. 

Herhangi bir şikayet sürecinin başlangıcında konuşmaktan çok dinlemek en iyisidir. 

Bu noktada çalışanlarınız konuşurken onlara öğüt vermekten veya sözlerini kesmekten kaçının. Bunun yerine, çalışanlarınıza şikayetlerini açıkça aldığınızı ve bu konuda bir şeyler yapmaya istekli olduğunuzu bildirmek istersiniz. 

İpucu #3: Değerlendirin ve araştırın.

Sorumlu tarafı belirleyin ve şikayetleri ciddiyetine veya türüne göre değerlendirin. 

Sorun gerektiriyorsa kanıtlarını sunmalarını isteyin. Ardından verileri depolayın ve ideal bir çözümü araştırın.

İpucu #4: Kalite güvencesine odaklanın. 

Şikayetleri ve diğer ilgili verileri ele almak için standartlaştırılmış, tutarlı, denetlenebilir bir sisteme sahip olun. Ardından, şikâyetleri ele alanların performansını takip edin ve süreciniz için Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) belirleyin.

İpucu #5: Karar verin, harekete geçin ve bu konuda şeffaf olun.

Ayrıca, kişisel bilgiler çıkarılarak, şikayet ve nasıl çözüldüğüne dair bir güncelleme göndermek de iyi bir uygulamadır. 

Çalışanlara gelecekte benzer durumlarla nasıl başa çıkmaları gerektiği konusunda tavsiyelerde bulunun. Şikayetleri almaya açık olduğunuzu ve şikayetlere yanıt verme konusunda proaktif olduğunuzu göstereceksiniz.

Çalışan şikayetlerini zamanında ele alın

Çalışanlar şikayette bulunduğunda, sorunların mümkün olan en kısa sürede ele alınması esastır. 

Aksi takdirde, yanlış anlaşılmalar olabilir ve işler hızla tırmanabilir. 

Şikayetleri ele alma sürecini nasıl hızlandırabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.

1. Bir sistem oluşturun 

Daha önce de belirtildiği gibi, resmi şikayet prosedürünüz en iyi dostunuzdur. Şikayet sürecine yapı ve organizasyon kazandırır ve şikayetleri daha hızlı, daha verimli ve çalışan için şeffaf bir şekilde ele almanıza yardımcı olabilir

2. İş akışlarını otomatikleştirin 

Zamandan tasarruf edin ve iş akışınızı otomatikleştirin. Şikayet formunuzu İK sisteminize veya Nextiva gibi bir küçük işletme CRM 'ine otomatik hale getirmek, ilgili taraflara otomatik e-postalar göndermek ve ilerleme işaretlerini sistem üzerinden entegre etmek kolay kazanımlar sağlayacaktır.

3. Şikayet alımı için basit veya dinamik formlar tasarlayın

İlgi çekici ve profesyonel bir plan oluşturmak için form oluşturucuları kullanın. Ardından, formu şikayet sisteminizle ve mevcut belge yönetiminiz veya diğer sistemlerinizle entegre edebilirsiniz. Örneğin, İK Yönetimi için Workday , işbirliği için Slack ve içerik için Google Drive kullanın.

4. Yükseltmeleri, yetkilendirmeleri ve hatırlatıcıları ayarlayın 

Çalışan şikayetlerini etkili ve tutarlı bir şekilde yönetin. Amaç, durumların kötüye gitmesini veya kötüleşmesini önlemektir.

5. Dosyalanan bir şikayetle ilgili olarak gerçekleştirilen tüm eylemleri takip edin (kullanıcı ve zaman/tarih damgası dahil) 

Size yardımcı olması için şikayet izleme yazılımını kullanabilirsiniz.

🤝 Şikayetleri tarafsız bir şekilde ele aldığınızdan emin olun

Bir sorun olduğuna dair somut kanıtınız olmadıkça, hiçbir sorun yokmuş gibi her zamanki gibi devam edebilirsiniz. Gerçek şu ki, yanlış giden bir şeyler var.

Örneğin, uzun süredir homurdanan bir çalışan karmaşık yeni bir talimattan şikayet ettiğinde, onun felaket tellalı olduğunu düşünerek işten çıkarabilirsiniz.

Ancak, olumsuz bir üne sahip olmayan başka bir çalışan aynı şeyden (karmaşık bir talimat) şikayet ederse, işte o zaman bir şikayetin meşruiyetini ilan edersiniz.

Bazı durumlarda haklı olsanız da, bu yaklaşım daha önemli sorunlara yol açabilir. Sonuçta, diğerlerine kıyasla yalnızca belirli çalışanların sesini dinlemiş olursunuz. 

İşte şikayetleri önyargısız bir şekilde ele almanın yolları:

• Bilinçsiz önyargıyı anlayın - Önyargılı fikirlere sahip olduğumuzda bilinçsiz önyargı oluşur. Olumsuz tutumların, duyguların, klişelerin veya inançların başkalarını nasıl gördüğümüzü etkilemesine izin veririz.
• Önyargıyı tanımlayın - Genellikle bilinçaltı bir davranıştır. Zihnimiz her saniye yaklaşık 11 milyon bilgiyi işlerken, önyargı temel hayatta kalma ve bunaltıcı bilgileri anlamlandırmanın bir yolu olabilir. Bunu aşmak ve kabul etmek hayati önem taşır.
• Hesap verebilirliği teşvik edin - Birisi hatalıysa, hatasını gösterin. O kişinin eylemlerinden sorumlu olmasına izin verin. Sonuç olarak, (şikayeti olan) çalışanın size yaklaştığı ve konuyu kapattığı için minnettarlık duymasını sağlayabilirsiniz.

➡️ ile olumlu bir işyeri kültürü oluşturun Zavvy

Personel şikayetlerini yönetmek bunaltıcı olabilir, ancak bunun olumlu bir çalışma ortamı yaratmak için hayati önem taşıdığını unutmamak önemlidir. 

İşte burada Zavvy devreye giriyor. 

Çalışan etkinleştirme platformumuz, çalışan geri bildirimlerini toplamayı, anketler düzenlemeyi ve çalışanlarınızla bağlantı kurmayı kolaylaştıracaktır. Bunlar, destekleyici ve olumlu bir çalışma kültürü sağlamada kritik adımlardır. 

Çalışanlarınıza endişelerinin duyulduğunu ve zamanında ele alındığını gösterin ve katılım ve üretkenlik oranlarınızın artmasını izleyin.

Personel şikayetlerinin moralinizi bozmasına izin vermeyin.

Bunun yerine, bunları çalışanlarınızı güçlendirmek ve şirketinizin performansını artırmak için kullanın. Zavvy size yardımcı olmak için burada. 

Şimdi 30 dakikalık bir demo için rezervasyon yaptır ın ve olasılıkları kendiniz görün.

Kayleigh Berry şu şirkette büyüme pazarlamacısıdır Paperform. Psikoloji, pazarlama ve yaratıcılık alanlarındaki güçlü geçmişi, saatte 100 mil hızla giden kişiliğiyle birleştiğinde, onu yeni ve değişen dijital pazarlama endüstrisindeki en son trendlerle güncel tutuyor. Kayleigh'i iş dışında sörf yaparken veya Avustralya Kurdu yavrusunu eğitirken bulabilirsiniz.