Hur du bemästrar din nästa presentation om personalstrategin: En guide för HR-chefer

"Vad är vår personalstrategi för första halvåret i år?" frågar din VD.

"Jag kan inte säga det i en mening", svarar du,"men jag visar dig gärna en eftermiddag nästa vecka. Varför inte ta med ledningsgruppen?"

Även om det skulle vara trevligt om allting kunde kokas ner till några få ord, kan din strategi för människor bestå av flera komplexa delar. 

Du kommer förmodligen att vilja dela upp de olika aspekterna av HR, rekrytering och företagskultur.

Du kommer att ha både stora idéer och konkreta planer. Men om du vill att dina projekt ska bära frukt behöver du få deras medhåll från ledningen.

Vilket är det bästa sättet att utöva ditt strategiska inflytande? En fantastisk presentation.

En presentation av personalstrategin är ett av de mest effektiva verktygen för att kommunicera din vision och dina planer. 

Nedan berättar vi om hur de fungerar och hur du kan göra din egen helt förstklassig.

🕵️‍♀️ Vad är en presentation av personalstrategin?

En presentation av en personalstrategi är ett visuellt hjälpmedel som används för att kommunicera organisationens mål och planer för medarbetarna.

Det är ett ovärderligt verktyg för att övertyga alla om att dina planer är sunda och för att utbilda dem i hur det kommer att fungera.

Slide decks har rykte om sig att vara lite torra. 

Men deltagarna ska komma ut från din session och känna sig inspirerade och villiga att bidra .

De bör ha klart för sig vad som händer härnäst och varför.

Och du borde också vara glad! 

Istället för att dela ut dokument och e-postmeddelanden som folk kanske aldrig läser, får du 20 minuter eller så av fokuserad uppmärksamhet.

Personaloperationer kan vara komplicerade och det kan vara mycket information som måste förmedlas till alla intressenter, så det är viktigt att vara kortfattad.

För att få maximal effekt bör din presentation av personalstrategin försöka ta upp några huvudområden:

• De utmaningar och möjligheter som organisationen står inför när det gäller personalfrågor: Vad händer inom din personalstyrka? Finns det några externa marknadskrafter eller ekonomiska krafter som påverkar den?
• Dina viktigaste strategiska planer: Hur ser er plan för personalverksamheten ut i några korta drag?
• Hur strategin är anpassad till bredare affärsmål: HR existerar inte i ett vakuum - det är grunden för hela organisationen. Ingen ska behöva fråga sig: "Vad har det här med mig att göra?".
• Vem ska driva det strategiska genomförandet: Vilka personer och avdelningar kommer att driva saker och ting framåt och hur kommer de att dela på ansvaret?
• Hur ni kommer att mäta framgång: Beskriv dina föreslagna mål och mätvärden för att avgöra om saker och ting har fungerat (med specifika tidsramar).
• Vilka är de potentiella riskerna? Vilka utmaningar förväntar du dig att se under genomförandet? Vad är er beredskapsplan om något oväntat skulle dyka upp på vägen?
• Hur planen kommer att utvecklas: Inget står stilla i företag, marknader och samhällen. Ekonomiska eller tekniska störningar är troliga, och ditt företag kommer (förhoppningsvis) att växa - hur kommer planen att utvecklas för att matcha dessa förhållanden?
• Exempel på att dina idéer har fungerat på andra ställen: Du kan inkludera fallstudier av framgångsrika strategier som genomförts i andra organisationer.
• Era planer för hur planen ska genomföras: Berätta om hur ni kommer att kommunicera strategin till anställda och andra intressenter. På så sätt klargör ni förväntningar och ansvarsområden.

🏆 7 bästa metoder för en övertygande presentation

1. Håll presentationen fokuserad

Börja med det uppenbara: Sätt upp en tydlig dagordning innan du börjar. 

Definiera dina huvudpunkter och ta upp dem inom den tid som står till förfogande. 

Tips nr 1: Låt dig inte frestas att gå in på olika spår eller ägna för mycket tid åt att presentera dig själv.

Tips nr 2: Det är också en bra idé att låta en synlig timer gå igång medan du går.

Tips nr 3: Dela upp presentationen i 10-minutersblock för att hålla tempot uppe.

Tips nr 4: För att hålla det hela på plats måste du också se till att ditt innehåll är relevant för den publik du ska presentera för. 

Även om en personalstrategi påverkar i stort sett alla i företaget kan du ändå behöva skräddarsy vissa presentationer för att undvika missförstånd. 

Max Benz, grundare och vd för BankingGeek, menar att olika roller kommer med olika perspektiv som du måste ha i åtanke:

"När du presenterar en personalstrategi är det viktigt att ha en tydlig handlingsplan som är anpassad till publikens behov. Se till att du förstår vem som kommer att delta i presentationen - Är de beslutsfattare eller rådgivare? Är de tekniska eller icke-tekniska? - Detta kommer att hjälpa till att utforma innehållet och stilen i presentationen."

2. Gör din presentation datadriven

När du argumenterar för organisatoriska förändringar är det mycket bra att ha en motivering bakom dina planer. Data är det bästa sättet att göra detta, särskilt om de är lättförståeliga.

Karolina Kijowska, personalchef på PhotoAiDföreslår att dina argument inte bara ska stödjas visuellt utan också logiskt:

"Dina bilder ska vara ganska enkla och lättlästa, men det betyder inte att du inte ska inkludera några data. Tvärtom skulle jag rekommendera att inkludera visuella representationer av fördelarna med olika delar av din strategi så att det inte verkar som om det bara är tomma ord..

Du bör också se till att din strategi presenteras på ett sätt som orsaker och effekter för varje idé eftersom detta är det mest effektiva sättet att förklara varför det är avgörande för en effektiv strategi."

Att förklara vad personalfunktionen i din organisation kommer att göra är en självklarhet. Men om du vill att budskapet ska nå fram - förklara varför och hur det kommer att påverka.

Tips: Om du backar upp dina påståenden med data får de mycket större genomslagskraft.

3. Använd visuella element på ett klokt sätt

Vilka uppgifter kommer du att använda för att styrka dina argument? 

Att kommunicera på ett effektivt sätt är det bästa sättet att göra det om du vill att specifika punkter ska gå upp i rök. 

Det bästa sättet att göra det är att göra din presentation visuell.

Du kan göra detta via:

• grafer;
• kartor;
• diagram;
• memes;
• videor.

Men tänk också på den övergripande designen. En standardmall med en vanlig vit bakgrund kommer att få alla att somna. Definitivt inte idealiskt. 

Även om du inte är designer finns det många sätt att liva upp saker och ting lite. Vi är långt ifrån den tid då man manuellt satte ihop PowerPoint-presentationer med tråkiga standardteckensnitt.

Om du t.ex. använder bilder i dina bilder kan du använda ett gratis verktyg för att ta bort bakgrunder för att förbättra bildernas utseende och göra dina bilder mer visuellt tilltalande.

Du kan också använda Tome, en AI-assisterad skapare av berättelser för dina presentationer.

✊ Eller om du vill ha en färdig mall, så har vi din rygg. 

4. Öva dig på att leverera

För att presentationen ska flyta på bra måste du öva minst en gång.

Emma Williams, forskningschef på HIGH5föreslår att du kan öva på din presentation för att komplettera din talförmåga, vilket är lika viktigt:

"Öva på din presentation några gånger före den stora dagen för att känna dig bekväm med materialet. Var självsäker, passionerad och välformulerad när du talar. Tala med tydlig röst och se till att hålla ögonkontakt med din publik och använd pauser för att betona."

Även om du har erfarenhet av att tala inför en publik på hög nivå är det alltid värt att påminna dig själv om grunderna.

5. Engagera din publik

Dina idéer måste kunna stå på egna ben. 

Det viktigaste är den strategiska förtjänsten av din presentation. Folk borde inte ha några problem med att lyssna om den är bra.

Men det är också viktigt att upprätthålla intresset med några praktiska saker.

Lisa Dietrich, partner på girokonto.io, menar att strukturen i din presentation är avgörande för att hålla lyssnarna intresserade:

"För att effektivt dela med mig av min personalstrategi i ett rum fullt av människor ser jag alltid till att min presentation är välstrukturerad och organiserad genom att fokusera på en huvudidé per bild eller avsnitt i presentationen. Detta bidrar till att hålla min publik engagerad genom att genom att bryta ner komplexa begrepp till hanterbara informationsbitar, genom att lyfta fram de viktigaste punkterna.

Dessutom ser jag till att integrera element som interaktiva aktiviteter eller omröstningar i mina presentationer när det är möjligt för att uppmuntra deltagarna att delta."

Tips nr 1: Om du ska presentera för fler än några få personer är det klokt att inkludera en frågestund i slutet och en mer öppen diskussion.

Tips 2: Om du inkluderar ett diskussionselement håller du folk engagerade och ger värdefull feedback som kan ligga till grund för dina affärsbeslut och formatet för framtida presentationer.

6. Använd ett tydligt och kortfattat språk.

Fina ord kan få dig att känna att du har kontroll, men de är ofta inte till någon hjälp när du kommunicerar ditt budskap.

En enkel genomgång av ditt bildspel räcker för att upptäcka detta. Kontrollera om det finns någon branschjargong som dina chefer kanske inte är bekanta med. Du kan alltid behålla den inom parentes (som här) eller en asterisk med en förklarande anmärkning. Eller så kan du ändra den till en enklare förklaring.

Tips: Utöka alla akronymer första gången du nämner dem (om de inte är uppenbara för alla, till exempel HR).

En anekdot från Netflix medgrundare Reed Hastings bok Inga regler: Netflix and the Culture of Reinvention belyser behovet av att tala ett tydligt språk. 

När Reed minns sin intervju med Patty McCord (som skulle komma att bli en av grundpelarna i Netflix moderna personalarbete) blev han helt förvirrad av hennes användning av termer som "känslomässig intelligenskvot": "Mitt huvud började snurra. Jag var ung och opolerad och när hon slutade sa jag: 'Är det så alla HR-personer talar? Jag förstod inte ett ord. Om vi ska arbeta tillsammans måste du sluta prata så där."" 

7. Förutse eventuella frågor

Du kommer att kunna förutse några frågor - vanligtvis om hur strategin ska genomföras. 

Vissa personer kan vara osäkra på om deras ansvarsområden förändras eller hur en ny inriktning kan påverka deras nuvarande roll.

Var beredd på att ge svar och varna de kolleger som kan behöva bidra med ett svar om du måste lämna över till dem för specifika frågor.

Det finns alltid en chans att du får en överraskande begäran om uppgifter som du kanske inte har i huvudet. Kom bara ihåg att följa upp efter mötet. 

📝 Exempel på en presentation av en strategi för människor som du kan använda

Om du planerar att hålla en presentation om en strategi för personalutveckling vill du kanske inte göra den från grunden. Som tur är har vi allt du behöver.

Här är de faktorer som vi anser att du bör ta upp. 

Del 1 - Nuvarande status

1. Företagets affärsstrategi

• Översikt över företaget och dess uppdrag
• Människors betydelse för att uppnå affärsmålen

2. Situationen för HR- och personalverksamheten

• Vem är ansvarig för att driva personalstrategin?
• Hierarki eller schema för personalavdelningen

3. Nuvarande personalstyrka: Var befinner vi oss nu?

• Storlek och sammansättning av den nuvarande personalstyrkan (t.ex. antal anställda, fördelning per avdelning).
• Viktiga trender, utmaningar och möjligheter som organisationen står inför (t.ex. hög personalomsättning på vissa avdelningar, svårigheter att attrahera topptalanger inom vissa områden).

Del 2 - Vision

1. Behov av talanger: Var vill vi vara?

Beskriv organisationens önskade framtida tillstånd och de viktigaste målen för din personalstrategi. Förklara hur personalstrategin överensstämmer med de övergripande affärsmålen.

• Kompetens och kapacitet som behövs för framtida tillväxt (t.ex. dataanalys, maskininlärning, kundservice).
• Brister i den nuvarande arbetskraften (t.ex. brist på anställda med specifika tekniska färdigheter, låg mångfald på vissa avdelningar).

2. Mångfald och integration

Om ni är engagerade i mångfald och inkludering, hur hanterar ni det (t.ex. hur företaget hanterar detta ämne och hur det återspeglas i rekryteringsbesluten)?

• Mål och initiativ på detta område (t.ex. skapa resursgrupper för anställda, anordna utbildningstillfällen om mångfald och integration).

3. Fokusområden

Vilka är de viktigaste pelarna i din personalstrategi? Inkludera tre eller fyra fokusområden som förklarar den i enkla termer. 

Del 3 - Initiativ

1. Attraktion och rekrytering

• Strategier för att locka till sig de bästa talangerna (t.ex. platsannonser på relevanta webbplatser, nätverksevenemang, program för att värva anställda).
• Initiativ för att förbättra arbetsgivarvarumärket (t.ex. uppdatering av företagets webbplats och profiler i sociala medier för att framhäva företagets kultur och värderingar, skapa videor med vittnesmål från anställda).

2. Bibehållande av personal och engagemang

• Strategier för att hålla de anställda motiverade och engagerade (t.ex. regelbundna möten med chefer, möjligheter till karriärutveckling, program för att uppmärksamma de anställda).
• Initiativ för att minska personalomsättningen (t.ex. erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner, genomföra intervjuer för att identifiera områden som kan förbättras).
• 3. Utveckling och utbildning
• Investeringar i personalutveckling och utbildning (t.ex. budget för utbildningsprogram och workshops, interna utbildningstillfällen).
• Program och initiativ på plats (t.ex. mentorprogram, program för ledarskapsutveckling).

Del 4 - Utvärdering

• 1. Mätning och utvärdering (beskriv hur du kommer att mäta strategins framgång och hur du kommer att följa upp och rapportera om framstegen).

FRÅGOR OCH SVAR: Ge tid för frågor från din publik.

Du kan också ladda ner en färdig presentationsmall för människor nedan. 

➡️ Genomför din personalstrategi med en pålitlig partner, Zavvy

En solid personalstrategi är grunden för ett högpresterande företag.

Attrahera, utveckla, behålla och engagera världens bästa talanger med Zavvy. Vår plattform för att stödja medarbetare har allt du behöver för att genomföra din strategi i stor skala, få in talangfulla medarbetare och få ut det bästa av dem:

• 🚀 Engagerande och människocentrerade onboarding arbetsflöden.
• 🌱 Utvecklingscykler för medarbetare som skapar tydlighet kring roller och vägleder människor längs deras utvecklingsväg. 
• 🔄 Feedbacksystem som kan anpassas efter behov och som leder till en kultur som präglas av tillväxt och lärande. 
• ☕️ Kaffe-rouletter för att koppla upp kollegor på distans. 
• 💪 Utbildningsprogram som levererar steg-för-steg-innehåll istället för att överväldiga deltagarna.
• 📚 Ett bibliotek med utbildningskurser i världsklass som väntar på dig. 

Boka en demo idag för att se vad den kan göra för din organisation.