Anonym enkät 101: Lär dig hur du samlar in och analyserar feedback från dina medarbetare

Anonyma undersökningar utlovar en upplevelse utan domar och konsekvenser - det ultimata sanningsserumet. Om du arbetar inom People Operations kan de leverera sanningar och insikter som förändrar företagets policy och som du bara har kunnat drömma om.

Men det är det ideala scenariot. 

Det finns en risk att dina medarbetare använder dem för att driva sin egen agenda, kritisera personer som de inte gillar och förespråka personer som de gillar eftersom de kan säga det utan konsekvenser.

Men det betyder inte att man ska skrota anonyma enkäter helt och hållet, utan att man ska vara mer strategisk när det gäller hur man utformar, kommunicerar och följer upp dem. 

Ta reda på hur du besvarar dessa frågor och mer i denna guide. Vi delar med oss:

• Steg-för-steg-instruktioner om hur du skapar en anonym enkät.
• Vad ska man fråga om i en enkät och hur ska man göra det?
• Hur du försäkrar de anställda om din metodik.
• Hur du kan använda din undersökning för att få maximal nytta.
• För- och nackdelar med anonym kontra icke-anonym feedback. 

🥸 Vad är en anonym undersökning?

En anonym undersökning är en typ av enkät där respondenternas identitet är okänd och inte avslöjas. Om de vet att deras svar inte kan spåras tillbaka till dem, kommer de sannolikt att vara mer tillmötesgående, genuina och ärliga.

En anonym undersökning är som en pulskontroll av en organisation. Den hjälper dig att förstå hur dina medarbetare verkligen uppfattar sin arbetsplats.

Du kan t.ex. använda en anonym undersökning för att: 

• Samla in feedback och mät hur nöjda medarbetarna är. 
• Identifiera områden där ni kan förbättra er personalpolitik.
• Uppmärksamma systematiska problem, t.ex. kommunikationsbrister eller dåligt ledarskap.
• Få insikter som kanske inte kommer fram i vanliga feedbackmöten ansikte mot ansikte.

Ta ett exempel från en teknikjätte som Google: deras årliga anonyma undersökning "Googlegeist" har bidragit till viktiga policyförändringar baserade på medarbetarnas feedback, vilket uppmuntrar till en mer öppen och kommunikativ kultur.

En nyligen genomförd anonym undersökning avslöjade missnöje med lönerna, vilket gjorde det möjligt för Google att skapa lösningar för att behålla medarbetare under en period med hög personalomsättning i hela branschen.

💪 Vad är kraften i anonyma undersökningar? 3 viktiga fördelar

En anonym undersökning kan vara ett omvälvande verktyg för organisationer och erbjuda många fördelar.

Ökat engagemang hos de anställda

Medarbetarna kommer att vara mer angelägna om att dela med sig av sin oro anonymt, så att du får ett större urval av medarbetarnas oro. 

När medarbetarna ser att deras anonyma feedback leder till positiva förändringar skapas förtroende och engagemang, vilket uppmuntrar till fortsatt deltagande i framtida undersökningar och beslutsprocesser.

Förbättrat beslutsfattande

Anonymitet uppmuntrar till uppriktig feedback eftersom medarbetarna kan uttrycka sina sanna känslor, åsikter och erfarenheter utan rädsla för repressalier. Denna ärlighet kan ge viktiga insikter som annars kanske skulle förbli dolda. 

Ledare kan skapa mer effektiva strategier och initiativ genom att basera beslut på korrekta, opartiska data.

Adobe slutade till exempel med sina traditionella utveckling ssamtal till förmån för ett mer flexibelt system som bygger på feedback från medarbetarna. 

Effektiv problemlösning

En anonym enkät kan belysa systematiska problem som kanske inte syns i den dagliga verksamheten, så att du och dina chefer kan ta itu med dem proaktivt.

Genom att använda insikterna från dessa undersökningar kan ledarna utveckla riktade lösningar som tar itu med grundorsakerna till de problem som identifierats snarare än att bara behandla symptomen. 

Tänk dig en organisation som brottas med låg arbetsmoral. De genomför en anonym undersökning och upptäcker ett återkommande tema om utbrändhet på grund av överväldigande arbetsbelastning, en fråga som medarbetarna kanske har tvekat att ta upp öppet. 

Denna feedback gör det möjligt för ledningen att ta itu med problemet på ett effektivt sätt genom att ompröva arbetsbelastningen och införa strategier för att främja balans mellan arbete och privatliv.

Därför avslöjar anonyma enkäter underliggande problem och vägleder ledningen till problemlösningsstrategier, vilket gör dem till ett viktigt verktyg för att främja en hälsosammare och mer produktiv arbetsmiljö.

🆚 Anonyma vs. icke-anonyma medarbetarundersökningar: För- och nackdelar

Ditt företags unika kultur och värderingar bör styra valet mellan anonym och icke-anonym feedback. 

För Netflix, som är känt för sin radikala öppenhetskultur, fungerade till exempel inte anonym feedback eftersom det inte stämde överens med kärnvärdena transparens och öppen kommunikation.

🎥 Kolla in vår djupdykning i Netflix feedbackkultur och inställning till prestationsutvärderingar. 

🪜 Hur man skapar en anonym enkät i 5 steg

Fastställa undersökningens syfte

Vad exakt är det ni vill mäta med er undersökning?

Är det för att förstå hur nöjda medarbetarna är? 

Mäter den effekterna av de senaste politiska förändringarna? 

Försöker du samla in förslag till framtida initiativ?

Du bör ha ett tydligt syfte innan du utformar din undersökning. 

Om du t.ex. har lanserat ett nytt friskvårdsprogram kan ditt mål vara att utvärdera hur programmet har tagits emot och identifiera potentiella förbättringsområden. 

Eller så kanske du är nyfiken på den övergripande medarbetarnöjdheten inom din organisation. I så fall skulle syftet med din undersökning vara bredare och syfta till att identifiera styrkor och svagheter i företagskulturen, förmånerna och arbetsbelastningen.

Välj lämpligt undersökningsformat

Formatet på din undersökning kan ha stor betydelse för vilken typ av data du samlar in. 

Vanligtvis kan du välja kvantitativa frågeformulär, där medarbetarna betygsätter specifika frågor. Dessa är lätta att besvara och analysera. 

Likertskalan är till exempel ett populärt format för att mäta attityder eller åsikter. Medarbetarna anger om de instämmer eller inte på en symmetrisk skala mellan instämmer och inte instämmer för en serie påståenden. Således fångar intervallet intensiteten i deras känslor för en viss fråga.

De begränsar dock de anställdas möjligheter att uttrycka unika synpunkter.

Alternativt kan du välja en kvalitativ metod som låter dina medarbetare berätta mer om bakgrunden till sina svar. 

Öppna frågor ger medarbetarna möjlighet att svara med egna ord. Även om de kan ge djupare insikter kan de vara mer tidskrävande att besvara och analysera.

💡 Tips: Du kan också använda en kombination av dessa format för att säkerställa att din undersökning är omfattande och engagerande.

Vilket format som passar bäst beror på vilken typ av undersökning du genomför och vilka insikter du vill få fram.

Formulera tydliga och koncisa frågor

Frågorna i din medarbetarundersökning bör vara: 

• okomplicerad och lätt att förstå;
• fri från teknisk jargong;
• fri från branschspecifika akronymer som kan förvirra medarbetarna. 

Tvetydiga eller komplexa frågor kan leda till feltolkningar, vilket kan äventyra tillförlitligheten hos dina data.

Tips #1: Undvik ledande frågor som kan påverka medarbetarnas svar. 

Istället för att fråga: "Tycker du inte att vårt nya friskvårdsprogram är bra?" kan du till exempel fråga: "Hur skulle du bedöma effektiviteten i vårt nya friskvårdsprogram?" Den senare frågan är neutral och möjliggör ett mer ärligt svar.

Tips nr 2: Se till att dina frågor är kortfattade. Invecklade frågor kan leda till att undersökningen tröttnar, vilket i sin tur leder till lägre svarsfrekvens eller felaktiga svar.

❓ Ta del av 56 frågor för att mäta medarbetarnas arbetstillfredsställelse och 50 frågor för att mäta medarbetarnas engagemang. 

När det gäller undersökningströtthet kan en alltför lång eller komplicerad undersökning leda till att medarbetarna skyndar sig igenom den utan att tänka så mycket på sina svar. Eller ännu värre, de kanske hoppar av och inte fyller i enkäten alls.

För att minimera undersökningströtthet:

• Håll det kort: En enkät bör inte ta mer än 10-15 minuter att besvara. Allt som tar längre tid riskerar att förlora medarbetarnas uppmärksamhet.
• Håll frågorna tydliga och koncisa: Tydliga och kortfattade frågor gör det lättare för medarbetarna att förstå och besvara dem.
• Använd en logisk sekvens: Ordna dina frågor i en logisk ordning. Ställ t.ex. alla frågor om ledarskap i en rad istället för att sprida ut dem över hela enkäten. 
• Ordna dina frågor efter svårighetsgrad: Att börja med enklare frågor kan öka medarbetarnas engagemang och vilja att svara på enkäten.

Välj rätt tidpunkt och distributionsmetod

Generellt bör du undvika perioder med hög stress, t.ex. i slutet av kvartalet eller under betydande organisationsförändringar, eftersom dessa perioder kan påverka svaren. 

Regelbundna, förutsägbara intervall mellan undersökningarna kan vara en grundpelare i er feedbackkultur.

Du kan distribuera enkäten via e-post, en intranätportal eller Google Forms eller skicka enkätlänken under ett teammöte. 

Och för en mer analog metod kan du använda en inlämningslåda för utskrivna och ifyllda formulär. Men var beredd på besväret med att sammanställa dina svar. 

Tips: Se till att den metod som används är lättillgänglig för alla deltagare i undersökningen.

Kommunicera anonymitetsinställningar

När din anonyma undersökning är klar måste du informera dina anställda och markera anonymitetsinställningarna.  

Ange uttryckligen att svaren är anonyma och att de anställdas svar inte kan spåras tillbaka till enskilda respondenter. 

Om du kan, gå igenom med dem hur du planerar att säkerställa anonymitet när du samlar in svar.

Tips: Flera feedbackverktyg på marknaden samlar in anonym feedback, så dra nytta av tillgänglig teknik. 

📈 Vilka åtgärder kan du vidta för att ta itu med problem som identifierats genom anonyma medarbetarundersökningar?

När du har genomfört din konfidentiella undersökning och samlat in feedback från dina medarbetare är det dags att vidta åtgärder. Att samla in feedback utan uppföljning är trots allt slöseri med tid och pengar. 

• Analysera och förstå feedbacken: Leta efter trender och gemensamma teman i svaren. Ett specifikt team har till exempel haft problem med detaljstyrning. Då behöver du vidta åtgärder för teamets ledare, t.ex. en uppdatering av ledarskapsutbildningen. 
• Skapa en handlingsplan: Utveckla strategier för att ta itu med de identifierade problemen. Det kan handla om policyförändringar, utbildningsprogram eller kulturella initiativ. Definiera framgångsmått för handlingsplanen så att ni kan mäta dess framsteg och resultat. 
• Kommunicera resultaten: Sammanfatta undersökningsdata och dela dem med dina medarbetare, och lyft fram de viktigaste fokusområdena som inspirerats av resultaten. Denna transparens visar att du värdesätter deras bidrag och tar deras feedback på allvar.
• Genomför och övervaka: Sätt igång med handlingsplanen. Följ upp nyckeltalen för att bedöma framstegen och justera strategierna vid behov.
• Uppföljning: Upprepa undersökningsprocessen efter en viss tid för att kontrollera om de förändringar som gjorts har haft önskad effekt. Detta visar ditt engagemang för kontinuerlig förbättring.

➡️ Gör anonyma undersökningar med några få klick med Zavvy

Tänk dig följande: du sitter med ditt morgonkaffe och funderar på en undersökning. Med vårt anonyma feedbackverktyg går du från idéspruta till enkätutskickare innan kaffet hinner kallna. Så enkelt är det! 

Och den ärliga feedbacken? Den börjar strömma in, i realtid, som fans som strömmar till en utsåld konsert.

Vår plattform bör vara din go-to för anonyma undersökningar eftersom vi är:

• Användarvänligt: Du behöver inte ha en doktorsexamen i mjukvara för att navigera i den.
• Kostnadseffektiv: Den ger dig förstklassig feedback utan den dyra prislappen.
• Anonym (på riktigt): Våra utvecklare har arbetat hårt för att säkerställa att anonyma undersökningsresultat förblir anonyma. Undersökningar på Zavvy samlar inte in någon personligt identifierbar information. Ingen, inte ens företagets administratörer, skulle kunna spåra svaren till enskilda respondenter.

Och det bästa är att Zavvy erbjuder lösningar på många av de frågor som dina anställda kan tänkas ta upp:

• Behöver du fler tillväxtmöjligheter? Då är Zavvys tillväxtplaner svaret. 
• Behöver du mer transparens kring roller och karriärutveckling? Då är Zavvys ramverk för karriärutveckling vad du behöver.
• Behöver du mer feedback för att växa? Då kan Zavvys 360 feedback-verktyg vara till hjälp. 
• Behöver du fler mänskliga kontakter? Då kan du börja para ihop människor automatiskt med våra kontaktprogram.

Är du redo att samla in feedback och ta itu med dina medarbetares utmaningar?

📅 Boka en demo nu!