21 Tips voor functioneringsgesprekken om uitmuntendheid in uw organisatie op te bouwen

Functioneringsgesprekken kunnen gezien worden als een noodzakelijk kwaad, net zo verleidelijk als naar de tandarts gaan, of als het krachtigste middel om je team te versterken en je doelstellingen te overtreffen.

Gevreesd? Vaak. Onderschat? Altijd. 

Het is tijd om functioneringsgesprekken te zien als een opstapje in plaats van als een dag des oordeels. 

In deze gids vindt u 21 tips voor functioneringsgesprekken om feedback te verbeteren, groei te motiveren en gesprekken te positioneren als hoekstenen van succes.

Tip 1: Doe je huiswerk van tevoren (kom voorbereid)

Een succesvol functioneringsgesprek begint al voor de datum van het gesprek. Zorg ervoor dat u de werknemer kent, inclusief:

• hun functieomschrijving en taken;
• de resultaten van hun eerdere functioneringsgesprekken;
• hun prestaties in de afgelopen periode (indien relevant, vooruitgang ten opzichte van specifieke prestatiedoelen);
• je eigen feedback over hoe het is om met hen te werken;
• indien van toepassing: feedback van teamgenoten en klanten;
• alle resultaten en gegevens die je wilt gebruiken om een punt te maken; 
• factoren die hun resultaten beïnvloed kunnen hebben, zowel binnen als buiten hun invloedssfeer (voorbeelden: extra taken op zich moeten nemen vanwege onderbezetting, ziekteverlof, vakantieverlof);
• controverses of conflicten waarbij ze betrokken zijn geweest.
• hoe goed ze het overeengekomen actieplan van het laatste functioneringsgesprek hebben opgevolgd;
• acties voorgesteld om hun prestaties in de komende periode te verbeteren;
• mogelijke loopbaantrajecten.

🚨 Deze stap is essentieel als je een manager bent van een groter team of niet veel tijd doorbrengt met het werken in de buurt van je werknemers. 

Maar zelfs als je het karakter van elke werknemer kent en weet hoe ze binnen een team werken, is het van vitaal belang om naar de werkelijke prestatiecijfers te kijken om vooroordelen te vermijden.

Bovendien ben jij niet de enige die goed voorbereid moet komen opdagen - dat geldt ook voor je werknemer. Laat ze precies weten hoe je verwacht dat ze zich voorbereiden op de vergadering.

Hier zijn enkele dingen die je hen kunt vragen te doen:

• Leg uit wat ze hebben bereikt tijdens de laatste evaluatieperiode, met voorbeelden of gegevens ter ondersteuning.
• Leg uit welke doelen ze niet hebben bereikt en waarom.
• Vertel wat ze het leukst vinden aan hun rol.
• Vertel waar ze zichzelf over een jaar zien.
• Denk na over hun prestaties en maak een lijst van drie dingen waar ze tevreden over zijn en één ding dat ze willen verbeteren.
• Schets hun leer- en ontwikkelingsbehoeften, met inbegrip van specifieke opleidingen die ze willen volgen, en motiveer hoe die hen zullen helpen in hun functie.
• Motiveer ze als ze extra ondersteuning en begeleiding van jou en het management nodig hebben.
• Zorg dat je minstens 5 vragen hebt, of bereid bent om te brainstormen over de komende periode.
• Stel doelen voor de volgende periode.

Tip 2: Zorg ervoor dat de verwachtingen op elkaar zijn afgestemd

Duidelijke communicatie kalmeert de zenuwen. 

Het extreme geval: als je werknemer wordt opgeroepen voor een vergadering zonder de reden te kennen, kan hij bang zijn dat hij wordt ontslagen - terwijl het in werkelijkheid gewoon een functioneringsgesprek is. 

Hoe meer je verwachtingen kunt stellen, hoe beter. Als je werknemer weet wat hem te wachten staat, is de kans groter dat hij of zij volledig aanwezig zal zijn, zich zal openstellen en discussiëren, en de feedback in zich zal opnemen in plaats van te wachten tot de bom valt.

Je wilt communiceren dat het functioneringsgesprek jullie beiden in staat stelt om:

• Reflecteer en evalueer de afgelopen periode.
• Bespreek de werkprestaties.
• Kijk naar de sterke punten van je werknemer.
• Raak hun potentieel en carrièrepaden binnen het bedrijf aan.
• Stel doelen voor de komende evaluatieperiode.
• Stel, indien van toepassing, carrièredoelen op lange termijn.
• Bespreek de ontwikkelingsbehoeften, of ze extra middelen nodig hebben en wat er verbeterd kan worden.

Dit zijn enkele tips op hoog niveau. Voel je vrij om aanpassingen te doen en meer details op te nemen in de uitnodiging voor de vergadering. Laat je werknemer weten dat deze vergadering voor hem is om hem te helpen zijn volledige potentieel te bereiken. 

🛡️ Tip 3: Wees klaar om vragen of problemen aan te pakken

Afhankelijk van wat er tijdens de laatste evaluatieperiode is gebeurd, kun je op sommige vragen anticiperen. 

Had je veel onverwacht werk op het laatste moment? 

Heb je een belangrijke klant verloren? 

Heb je het team aangenomen en uitgebreid? 

Het is normaal dat je werknemers vragen stellen over deze onderwerpen. Het is echter niet erg om niet alle antwoorden te hebben - ga na wat je niet weet en neem contact op met je werknemers.

‍‍‍🗣️ Tip 4: Blijf openstaan voor de inbreng van werknemers en zorg voor een tweerichtingsgesprek

Deze vergadering is in de eerste plaats voor je werknemer. 

Spreek je waardering uit voor alle feedback die ze je geven over de workflow of het team. 

Pas ook tip 1 toe (communiceer hoe je verwacht dat je werknemer zich voorbereidt), vooral voor werknemers die niet zo spraakzaam zijn. 

🧐 Tip 5: Onderbouw elke bewering met concrete voorbeelden

Als je een punt wilt benadrukken, zorg er dan voor dat je een concreet voorbeeld of gegevens hebt om naar te wijzen. Vage uitspraken en gevoelens kunnen verwarring of conflicten veroorzaken. Wees ook duidelijk over hoe je de situatie of gebeurtenis wilt inkaderen om je punt te benadrukken. 

✍🏻 Bekijk onze lijsten met 40+ voorbeelden van constructieve feedback en 45 voorbeelden van feedback op prestaties (voor alle prestatieniveaus).

Bekijk voor degenen die verder gaan dan hun functie 40+ voorbeelden van functioneringsgesprekken die de verwachtingen overtreffen.

⚖️ Tip 6: Wees evenwichtig - Bespreek sterke punten en verbeterpunten

Terwijl sommige bedrijven zich alleen richten op wat goed ging (prestatiebeoordelingen op basis van sterke punten), omvat een prestatiebeoordeling meestal positieve feedback en opbouwende kritiek. 

Dus als je een traditioneel functioneringsgesprek wilt voeren, breng ze dan allebei ter sprake. 

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je verbeterpunten kunt bespreken: 

• Vorig jaar ging je een stap verder! Jullie scores waren de beste die ik ooit heb gezien. Tot nu toe houden je cijfers dit jaar niet echt gelijke tred. Is er iets veranderd dat dit veroorzaakt?
• Sinds X heeft plaatsgevonden, hebben jullie scores een dip gehad. Helaas kunnen we niet terug in de tijd, maar kunnen we iets doen om weer op het goede spoor te komen?
• We hebben gemerkt dat je de laatste paar weken wat minder productief bent. Heb je een pauze of een verandering van tempo nodig om je op te laden?

🧑‍🎓 Als jij en je collega-managers je vaardigheden op het gebied van feedback geven en ontvangen zouden kunnen opfrissen, bekijk dan ons artikel over feedbacktraining. 

Tip 7: Wees eerlijk maar leef met je mee

Iedereen neemt opbouwende kritiek op een andere manier aan. 

Veel mensen associëren kritiek met straf omdat dat meestal gebeurt in de kindertijd: als je te laat thuiskomt, moet je de volgende nacht binnenblijven. Dit proces is vaak onbewust, waardoor mensen verstijven of in de verdediging schieten.

Sommige werknemers kunnen gevoeliger zijn, afhankelijk van eerdere of recente negatieve ervaringen. 

Als iemand bijvoorbeeld gepest werd op school, kan hij kritiek als een uitdaging ervaren. 

Of als het net uit is, kunnen ze dingen persoonlijk opvatten en geen ruimte hebben voor opbouwende kritiek.

Daarom is empathie essentieel bij prestatiebeoordelingen. 

Tegelijkertijd wil je eerlijk zijn en problemen ter sprake brengen.

Tip 8: Stel de juiste vragen

Je haalt meer uit het functioneringsgesprek door enkele coachingsvaardigheden toe te passen. 

Een voorbeeld is het gebruik van open vragen om je medewerker aan te moedigen vrijuit te spreken. 

Enkele voorbeelden:

• Waar zie je jezelf over een jaar?
• Wat heeft volgens jou bijgedragen aan situatie X?
• Wat vind je van je nieuwe verantwoordelijkheden?
• Wat kun je de volgende keer doen om situatie Y te voorkomen?

Een ander krachtig type vraag moedigt je werknemer aan om dieper te graven. 

Vaak is onze eerste reactie op een vraag slechts een reflex en de manier waarop we gewend zijn te antwoorden. Wanneer ons gevraagd wordt om een stap verder te gaan, zijn we verplicht om buiten onze gebruikelijke denkpatronen te treden. 

Dit is het moment waarop opmerkelijke inzichten kunnen ontstaan!

Je kunt vragen van het type gebruiken:

• En wat dan?
• Waar ben je bang voor als situatie x zich voordoet?
• Wat kan hier nog meer waar zijn?
• Wat voelde je nog meer? 

❓ Bekijk 70+ beste vragen voor functioneringsgesprekken voor je volgende evaluatie.

🛠️ Tip 9: Stel acties voor en manieren om te verbeteren

We hebben al besproken hoe belangrijk het is om goed voorbereid naar de vergadering te komen. Daar horen ook mogelijke actiestappen en strategieën voor verbetering bij. 

Natuurlijk wil je je medewerker betrekken bij het ontwikkelen van strategieën om hen te motiveren tot uitvoering. Maar als je goed voorbereid bent, voorkom je dat je blanco blijft en actieplannen voor verbetering uitstelt.

Tip 10: Vergeet het erkennen van prestaties niet

Als je je alleen richt op de gebieden die voor verbetering vatbaar zijn, kunnen je werknemers zich ontmoedigd voelen. Iedereen is anders en sommige mensen kunnen het gemakkelijk van zich afzetten, terwijl anderen een gebrek aan motivatie kunnen voelen en daardoor gaan onderpresteren. 

Het is essentieel dat je oprecht bent over het belang van de prestaties en dat je zeker bent van de bijdrage van de werknemer. 

Je wilt niet dat ze uiteindelijk een compliment krijgen over iets wat hun collega heeft gedaan.

 🚀 Tip 11: Sluit het gesprek niet af zonder een voorlopig plan voor de volgende stappen

Stel dat het voeren van functioneringsgesprekken nieuw voor je is. In dat geval kan het als een opluchting voelen als je eenmaal de sterke punten en verbeterpunten hebt besproken, en kun je in de verleiding komen om het gesprek te beëindigen. 

Maar een cruciaal onderdeel van effectieve functioneringsgesprekken dat de toon zet voor de komende beoordelingsperiode is het opstellen van een plan voor de volgende stappen. 

Wat verwacht je dat je werknemer de komende tijd zal bereiken? Wat zijn hun doelen op korte en lange termijn? 

Zorg dat je duidelijk bent over deze aspecten en je zult de vergadering verlaten met duidelijkheid en een gevoel van vooruitgang.

😀 Tip 12: Eindig de recensie met een positieve noot

Door de beoordeling positief af te sluiten, verlaten je werknemers de vergadering met een opgewekt en gemotiveerd gevoel. Het kan uitdagende feedback verdoezelen, ervoor zorgen dat je team zich hechter voelt en beter samenwerkt. 

Een voorbeeld van hoe je kunt communiceren dat iemand de verwachtingen op het gebied van leiderschap overtreft: 

"Het laatste wat ik vandaag wilde aanstippen zijn je leiderschapsvaardigheden. Hoewel dit niet direct invloed heeft op jouw prestaties, komt het het hele team ten goede. Uw vermogen en bereidheid om nieuwkomers dit seizoen te begeleiden waren opmerkelijk en zijn niet onopgemerkt gebleven. Ben je geïnteresseerd in een carrière, zoals een management rol?"

☕ Tip 13: Voeg informele prestatiebeoordelingen toe tussen formele beoordelingscycli door

Wist je dat de werknemers van Spotify regelmatig een gesprek hebben met hun manager... tijdens een kopje koffie? Het hoeft niet ingewikkelder te zijn dan dat. 

Als je formele beoordelingsvergaderingen hebt waarvan je weet hoe je ze moet houden, is het een goed idee om informele vergaderingen in te lassen.

Door informele functioneringsgesprekken voelen je werknemers zich meer betrokken en voelen ze zich meer op hun gemak bij het uitwisselen van feedback. 

Microsoft is een ander voorbeeld van een techgigant die afstand heeft genomen van traditionele prestatiebeoordelingen. Als onderdeel van het prestatiebeheersysteem van Microsoft ontmoeten managers en werknemers elkaar minstens twee keer per maand en gaan ze verder dan individuele prestaties.

Voor meer inspiratie over hoe functioneringsgesprekken worden gevoerd bij Spotify, Microsoft en andere bedrijven, bekijk onze gedetailleerde casestudies van uitstekende personeelsprocessen - misschien raak je geïnspireerd om iets op een compleet nieuwe manier te doen in jouw bedrijf!

5 tips voor managers voor jaarlijkse functioneringsgesprekken

Als je je jaarlijkse functioneringsgesprekken wilt behouden, zijn hier onze beste tips voor managers.

Controleer de resultaten en doelen van de laatste jaarlijkse evaluatie

Hoewel het controleren van de laatste periode standaard zou moeten zijn voor alle functioneringsgesprekken, is het extra belangrijk voor de jaarlijkse gesprekken. Soms is een week of twee niet genoeg om groei op te merken. 

Maar je zou duidelijke vooruitgang moeten zien in het jaarlijkse functioneringsgesprek ten opzichte van vorig jaar. 

Maak je leven gemakkelijker door ervoor te zorgen dat je een solide beoordelingssysteem hebt, zodat je gemakkelijk toegang hebt tot gegevens uit het verleden zonder dat je door 20 spreadsheets hoeft te bladeren die ergens op een schijf zijn vergeten.

Controleer de voortgang op prestatiecijfers en doelen

Omdat werk zich direct of indirect vertaalt in geld, hebben de meeste functies duidelijke prestatiecijfers. Het is mogelijk dat je de metriek niet controleert tijdens regelmatige, informele beoordelingen, maar dit gebeurt meestal tijdens de jaarlijkse evaluatie. 

Neem ook even de tijd om te evalueren of de prestatiecijfers nog relevant zijn. 

Worden de prestaties van de werknemer goed beoordeeld in overeenstemming met hun rolomschrijving? 

Of zijn hun taken veranderd sinds de vorige keer, zodat het zinvoller is om een andere metriek te gebruiken voor toekomstige prestatie-evaluaties?

Controleer het verwachte competentieprofiel en de individuele competentieverwachtingen

Competentie gaat verder dan individuele vaardigheden - het kan beschreven worden als volledige vaardighedensets, inclusief harde en zachte vaardigheden, kennis en eigenschappen. Een voorbeeld is leiderschap. Een goede leider moet over verschillende individuele kwaliteiten beschikken. 

Door de complexe aard van competenties in vergelijking met enkelvoudige statistieken, is het zinvoller om ze jaarlijks te evalueren, omdat het meer tijd kost om ze te ontwikkelen. 

🧑‍🎓 Lees meer over competentiemodellen in onze gedetailleerde gids.

Deel een gedetailleerde agenda voorafgaand aan de vergadering

Om van het jaarlijkse functioneringsgesprek een positieve en op groei gerichte ervaring te maken, laat u uw werknemers weten wat er van hen wordt verwacht. Dat helpt de zenuwen en angst voor negatieve feedback weg te nemen tijdens dit uitgebreidere, meer prestatiegerichte gesprek.

Een gedetailleerde agenda communiceert ook verwachtingen. Jij en je werknemer moeten zo goed mogelijk voorbereid zijn om het beste uit het jaargesprek te halen. Zie tip 2 over het afstemmen van verwachtingen hierboven voor inspiratie.

Strooi frequente informele beoordelingen in de loop van het jaar

Frequente, meer informele beoordelingen zullen de druk op jaarlijkse beoordelingen verminderen en jou en je werknemers meer op hun gemak stellen.

✍️ 3 Tips voor het schrijven van een functioneringsgesprek

Gebruik duidelijke, begrijpelijke taal

Een functioneringsgesprek moet duidelijk zijn, niet slim. Zorg ervoor dat u vakjargon dat uw werknemer misschien niet kent uitschrijft om dubbelzinnigheid te voorkomen. Gebruik manieren om de feedback te formuleren die recht voor z'n raap zijn. 

Baseer de beoordeling op ervaringen uit de eerste hand

Natuurlijk ben je als manager niet persoonlijk getuige geweest van alles wat je medewerkers hebben gedaan. Maar zorg ervoor dat je de beoordeling baseert op gegevens, geverifieerde gebeurtenissen of dingen die je zijn opgevallen tijdens vergaderingen in plaats van losse geruchten. 

Het laatste wat je wilt is dat je teamleden zich beschuldigd voelen van iets wat ze niet hebben gedaan!

Ondersteuning bieden bij groei

Het functioneringsgesprek moet feedback en duidelijke suggesties bevatten over hoe je je werknemers kunt ondersteunen. Op die manier zullen ze zich gesteund en erkend voelen, wat tot de belangrijkste kwaliteiten achter medewerkerstevredenheid behoort. 

✍️ Bekijk voor meer inspiratie en bruikbare inzichten onze volledige gids over het schrijven van een functioneringsgesprek.

➡️ Stimuleer prestaties en groei met Zavvy

Zoals beschreven in dit artikel, is er veel om bij te houden voor efficiënte functioneringsgesprekken. 

Met Zavvy kun je jezelf de kopzorgen, de tijd en het geld besparen die handmatige functioneringsgesprekken met zich meebrengen.

Plan geautomatiseerde beoordelingsgesprekken op maat voor elke werknemer - ons systeem zorgt ervoor dat je nooit uitnodigingen mist, feedback verzamelt en vergaderingen boekt. Het houdt ook de statistieken en opmerkingen bij, zodat je er in toekomstige functioneringsgesprekken gemakkelijk naar kunt verwijzen. 

Als onderdeel van onze software voor functioneringsgesprekken bieden we ook trainingen aan voor managers. 

📅 Wil je zien hoe Zavvy uren administratief werk rond je functioneringsgesprekken kan besparen? Boek een demo bij ons!