ROI de la formation 101 : comment calculer l'impact des activités de formation

"La formation est tout simplement l'une des activités les plus utiles qu'un manager puisse réaliser", déclare l' entrepreneur et investisseur en capital-risque Ben Horowitz.

Vous avez déjà consacré des ressources à la formation pour ensuite vous demander si cela en valait la peine ?

Pour exploiter le potentiel de la formation au sein de votre organisation, vous devez disposer d'un moyen de mesurer son impact. Cela vous permet d'identifier la formation la plus efficace pour votre personnel et de donner la priorité à la formation par rapport à d'autres initiatives de l'entreprise.

En d'autres termes, vous devez calculer le "retour sur investissement" (ROI) de la formation dans votre organisation.

Cet article :

• vous aider àcalculer l'impact tangible et mesurable de vos efforts de formation.
• Découvrez pourquoi vous devez calculer le retour sur investissement de la formation (Spoiler : le retour sur investissement de la formation est un indicateur clé que vous pouvez utiliser pour amplifier vos stratégies de formation).
• Sensibiliser aux défis que pose la mesure du retour sur investissement de la formation. 

💸 Qu'est-ce que le ROI de la formation ?

Le retour sur investissement de la formation est le retour sur investissement des programmes de formation des employés d' une organisation. Il s'agit d'une mesure des gains réalisés par votre organisation, c'est-à-dire des avantages et des résultats obtenus grâce au temps, aux dépenses et aux ressources consacrés à la formation.

Le retour sur investissement de la formation est un indicateur objectif qui mesure les résultats spécifiques de la formation pour l'entreprise. Toutefois, il ne permet pas de mesurer le degré de satisfaction de vos collaborateurs à l'égard de leur formation. 

Cela dit, une bonne formation se traduit généralement par une plus grande satisfaction. Mais le retour sur investissement de la formation mesure le résultat final - les résultats commerciaux - plutôt que les avantages associés à la formation.

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Quand utiliser le retour sur investissement de la formation ?

Toutes les formations de votre organisation n'ont pas besoin d'un retour sur investissement.

Certains supports de formation de votre entreprise peuvent être liés à votre code de conduite ou aux cadres réglementaires que votre personnel doit connaître. Il est difficile d'établir un lien direct entre ces éléments et les résultats de l'entreprise, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de calculer le retour sur investissement de la formation.

Toutefois, d'autres programmes de formation conçus pour améliorer directement les résultats de l'entreprise méritent que l'on mesure le retour sur investissement de la formation. 

Parmi les exemples, citons la formation à l'amélioration des processus, aux techniques de vente et à la gestion de projets.

🕵️‍♀️ Pourquoi mesurer le retour sur investissement de la formation ?

Toute organisation qui souhaite comprendre, suivre et améliorer sa formation doit mesurer son retour sur investissement.

Le retour sur investissement de la formation est un outil précieux pour mesurer l'efficacité de la formation et s'assurer que la formation de votre organisation produit les résultats pour lesquels elle a été conçue.

Voici quelques-uns des avantages de la mesure du retour sur investissement de la formation.

Démontrer la valeur de la formation de votre organisation à vos dirigeants (justifier les allocations budgétaires)

L'allocation des budgets de dépenses est un défi, et les dépenses de formation ne font pas exception.

En montrant à vos dirigeants l'efficacité d'une formation proposée, il est plus facile de justifier son allocation budgétaire.

Le ROI de la formation montre l'impact des formations passées, aidant vos dirigeants à évaluer la valeur de la formation et à faire de meilleures comparaisons avec d'autres priorités de l'entreprise.

Permettre une prise de décision fondée sur des données (affectation des ressources mieux informée)

Le ROI de la formation vous aide à comprendre comment différents programmes de formation se comportent lorsqu'ils sont comparés. Cela permet à votre organisation d'établir des priorités entre les programmes de formation et de choisir celui qui a le meilleur potentiel pour produire des résultats.

Axé sur les données et objectif, le ROI de la formation permet également de comparer la formation à d'autres affectations de ressources. Cela permet à votre organisation de prendre des décisions plus éclairées quant à l'affectation future des ressources de formation.

Favoriser la responsabilisation (veiller à ce que les ressources soient utilisées à bon escient)

Supposons que vous soyez responsable de l'organisation et du déploiement de la formation au sein de votre organisation. Dans ce cas, vous devrez démontrer que les ressources allouées à la formation sont utilisées à bon escient. 

Le ROI de la formation vous aide à atteindre cet objectif en vous donnant une mesure objective pour évaluer votre formation.

Mesure de l'efficacité (bénéfice réel pour l'apprenant)

Lorsque vous concevez ou choisissez des programmes de formation pour votre personnel, vous souhaitez obtenir un retour d'information sur l'efficacité de la formation.

Le ROI de la formation vous permet de mesurer cet aspect au-delà des mesures subjectives (comme le degré de satisfaction de vos employés à l'égard de leur formation) et d'évaluer si la formation est bénéfique pour vos employés.

Le ROI de la formation vous aide à répondre à des questions telles que

• Vos collaborateurs acquièrent-ils des connaissances ou des compétences susceptibles d'accroître l'efficacité ou de réduire les coûts sur votre lieu de travail ?
• La formation a-t-elle contribué à modifier les comportements ?
• La formation a-t-elle entraîné un changement dans la culture du lieu de travail ?

Cela vous permettra non seulement d'évaluer l'utilité de vos programmes de formation passés et présents, mais aussi d'améliorer l'efficacité des programmes futurs.

🧠 Comment mesurer le retour sur investissement de la formation : 6 méthodes

Maintenant que nous avons vu à quel point le retour sur investissement de la formation est bénéfique, voyons comment le mesurer concrètement.

Voici les approches les plus populaires.

Rapport coût-bénéfice

La manière traditionnelle de mesurer le retour sur investissement de la formation consiste à comparer les bénéfices de la formation aux coûts de sa mise en œuvre.

Il s'agit d'un rapport entre les bénéfices de la formation (c'est-à-dire le profit généré par le programme de formation, déduction faite des coûts de formation) et les coûts du programme de formation (multiplié par 100 pour exprimer un pourcentage) :

Le délai de récupération

Une autre façon de mesurer le retour sur investissement de la formation est d'utiliser la période de récupération.

Il s'agit de l'investissement total dans la formation (c'est-à-dire le coût total du programme de formation) divisé par les économies annuelles réalisées grâce à la formation, exprimées en années :

Il faut généralement beaucoup de temps pour que les économies réalisées grâce à la formation se concrétisent, de sorte que la période de récupération est plus avantageuse pour les considérations à long terme telles que l'amélioration de la fidélisation des employés ou la réduction des coûts des soins de santé.

Le modèle Kirkpatrick

Développé pour la première fois en 1954, le modèle Kirkpatrick est une méthode populaire d'évaluation de l'efficacité de la formation. Il s'appuie sur quatre critères :

1. Réaction : évaluer lesréactions des apprenants à la formation dispensée.
2. Apprentissage - Évaluer lesrésultats des apprenants et les mettre en correspondance avec les objectifs d'apprentissage.
3. Comportement - Évaluation deschangements de comportement des apprenants et de l'application de la formation sur le lieu de travail.
4. Résultats - Mesurer l'impact de la formation au niveau de l'entreprise.

Vous pouvez évaluer les critères de réaction en utilisant des enquêtes ou en posant des questions aux apprenants :

• les forces et les faiblesses de leur formation ;
• les méthodes et techniques de formation utilisées et leur adéquation avec les styles d'apprentissage personnels de vos apprenants ;
• les enseignements les plus importants de la formation.

Le critère d'apprentissage vous aide à comprendre dans quelle mesure vos apprenants ont compris le matériel de formation et s'ils ont acquis de nouvelles connaissances ou compétences. Ce critère est généralement évalué au moyen d'entretiens.

Le critère de comportement vise à déceler les changements de comportement chez vos apprenants et la manière dont ils se traduisent dans la pratique professionnelle réelle. Vous pouvez évaluer ce critère par des inspections sur le terrain ou des discussions avec les responsables de vos apprenants.

Le critère du comportement est souvent celui qui reçoit le plus d'attention de la part des dirigeants. Ajay PangarkarAjay Pangarkar, stratège, conférencier et auteur.

Le critère des résultats prend en compte l'impact de la formation sur les résultats de l'entreprise. Si votre formation porte sur le management, vous voudrez savoir si vos apprenants ont amélioré leurs performances au travail (en tant que managers) grâce à leur formation.

Le critère des résultats touche au cœur de la plupart des programmes de formation, à savoir les résultats commerciaux. Vous pouvez l'évaluer à l'aide d'enquêtes auprès des salariés ou d'informations tirées des évaluations des salariés.

Bien que le modèle Kirkpatrick semble promouvoir un processus linéaire, c'est-à-dire commencer par les critères de réaction et passer aux critères de résultats, en pratique, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats en adoptant une approche différente.

LinkedIn, par exemple, suggère d' utiliser le modèle Kirkpatrick dans l'ordre inverse - en commençant par les résultats souhaités de la formation et en remontant à partir de là.

Si votre formation porte sur l'amélioration de l'engagement, par exemple, parcourez le modèle dans l'ordre inverse, comme suit :

1. Commencez par évaluer les résultats de votre formation : améliore-t-elle l'engagement des personnes ?
2. Ensuite, il faut comprendre quels changements de comportement sont intervenus pour améliorer l'engagement.
3. Examinez ensuite les objectifs d'apprentissage de la formation et la manière dont vos collaborateurs en ont bénéficié.
4. Enfin, évaluez les réactions de vos collaborateurs à la formation afin de comprendre comment elle pourrait être améliorée à l'avenir.

Le modèle de Phillips

Le modèle de Phillips a été proposé pour la première fois au début des années 2000 et s'appuie sur le modèle de Kirkpatrick en ajoutant une mesure quantitative - le retour sur investissement de Phillips - aux quatre critères de Kirkpatrick.

Le modèle de Phillips est donc composé de cinq niveaux - les quatre critères de Kirkpatrick et le RCI de Phillips :

1. réaction ;
2. l'apprentissage ;
3. comportement ;
4. les résultats ;
5. Phillips ROI.

Le retour sur investissement de Phillips compare les coûts globaux d'un programme de formation à ses bénéfices en termes monétaires, c'est-à-dire un ratio bénéfices/coûts.

En développant le rapport coût-bénéfice que nous avons vu précédemment, le retour sur investissement de Phillips s'exprime de la manière suivante :

En ajoutant une mesure quantitative du retour sur investissement - une "valeur monétaire" - aux quatre critères de Kirkpatrick, le modèle Phillips permet de démontrer objectivement l'efficacité de la formation, explique Kevin Herrholtzvice-président des ventes chez Veracity Verification Solutions.

L'ajout d'une valeur monétaire aux avantages de votre programme de formation permet d'instaurer un climat de confiance avec vos dirigeants et vos équipes de formation et de développement bien plus rapidement qu'en l'absence de chiffres.

Examens des performances et évaluations des superviseurs

Bien que la formule du retour sur investissement de la formation puisse paraître simple, il n'est pas toujours facile de mesurer les "avantages de la formation" qui en découlent.

Mesurer les bénéfices de la formation pour un processus structuré peut sembler simple (par exemple, la chaîne de production ou les protocoles des centres d'appel ), mais comment mesurer les bénéfices de la formation pour un processus non structuré ?

Envisager la formation des cadres. Les fonctions d'encadrement ne sont pas structurées et sont plus flexibles que les fonctions orientées vers les processus, de sorte qu'il n'est pas facile de mesurer les améliorations et d'isoler l'impact de la formation.

L'une des approches consiste à utiliser les évaluations des performances et les évaluations des superviseurs. Grâce à ces dernières, vos superviseurs peuvent porter un jugement éclairé sur les progrès réalisés par vos collaborateurs après avoir suivi une formation.

Vos superviseurs devraient faire des observations avant et après la formation afin de pouvoir mettre en évidence les différences.

Il est également utile de disposer d'un "groupe de contrôle", c'est-à-dire de personnes qui n'ont pas reçu de formation mais qui ont exercé les mêmes fonctions (ou des fonctions similaires) que celles qui ont reçu la formation. 

Voici une illustration simple :

• Identifier les domaines clés qui définissent les résultats des personnes bénéficiant de la formation, par exemple la gestion de la complexité, la gestion du personnel et la réalisation de projets selon des normes minimales.
• Évaluer les améliorations dans les domaines clésà l'aide d'examens, d'évaluations et de jugements, par exemple 5 %, 10 % et 5 % d'améliorations.
• Calculer l'amélioration globale comme une moyenne, par exemple 6,7 %.
• Appliquer l'amélioration globale au salaire annuel moyen des personnes ayant reçu une formation, par exemple 6,7 % x 60 000 $ = 4 020 $ par personne.
• Calculer le retour sur investissement de la formation à l'aide de la formule de Phillips.

En supposant que les coûts de formation s'élèvent à 2 500 dollars par personne :

ROI de la formation (%) = (4 020 $ - 2 500 $) / 2 500 $ = 61 % par personne

Études d'impact

Une autre approche pour calculer le retour sur investissement de la formation consiste à créer une étude d'impact sur l'entreprise afin d'évaluer les changements résultant d'un programme de formation. Ces changements peuvent concerner la part de marché ou l'évaluation des clients, par exemple.

Les études d'impact suivent généralement un processus en quatre étapes :

1. Planification de l'évaluation - Déterminerles paramètres permettant de mesurer l'impact choisi, par exemple l'amélioration de la proportion de la part de marché par les ventes ou l'augmentation du taux de recommandation net (c'est-à-dire le taux de recommandation net basé sur les commentaires des clients).
2. Collecte de données - Recueillir lesdonnées relatives à l'indicateur choisi, avant et après la formation, par exemple la part de marché des ventes ou le NPS avant et après la formation.
3. Analyse des données - Ajustez lesdonnées si nécessaire et calculez le retour sur investissement à l'aide de l'une des formules appropriées, par exemple le retour sur investissement de Phillips.
4. Compte rendu - Compte rendu desrésultats qualitatifs et quantitatifs et de toutes les observations faites au cours du processus.

🤯 5 Défis de la mesure du ROI de la formation

Jessie Kongprofesseur de conception pédagogique à l'université de Franklin, souligne les 5 défis suivants pour mesurer le retour sur investissement de la formation.

Collecte de données

Pour que vos résultats soient crédibles, vous devez travailler avec des données fiables concernant le retour sur investissement de la formation. Des données inexactes pourraient conduire à des conclusions erronées.

L'accès à des données fiables représente toutefois un défi de taille pour de nombreuses organisations en raison des facteurs suivants :

• un manque de données suffisantes pour effectuer des calculs réalistes du retour sur investissement de la formation ;
• les coûts associés à la collecte ou à la production de données ;
• des difficultés à identifier les données appropriées pour les calculs du retour sur investissement de la formation.

Selon le type de formation que vous évaluez, il se peut que vous ne disposiez pas de suffisamment de données provenant des systèmes analytiques ou financiers de votre organisation. Dans ce cas, vous devrez collecter des données à l'aide d'enquêtes, de questionnaires, d'observations, d'entretiens ou de suivi des performances, entre autres méthodes.

La collecte de données peut s'avérer coûteuse et vous devrez peut-être consacrer beaucoup de temps et de ressources à la conception, à la mise en œuvre et à la collecte des données. Lorsque vous déciderez de la manière de collecter les données, vous devrez mettre en balance les coûts de la collecte des données et la fiabilité attendue des résultats.

Les enquêtes et les questionnaires, par exemple, sont populaires en raison de leur coût et de leur commodité. Mais en les concevant, vous devrez réfléchir aux questions spécifiques à poser afin d'isoler les effets de la formation et de traduire les réponses à l'enquête en valeurs quantitatives (monétaires).

Il est également difficile de mesurer l'impact à long terme de la formation pour un groupe de personnes ou au sein d'une fonction particulière de l'entreprise. Il faut généralement collecter des données sur une période prolongée et se concentrer sur les avantages de la formation plutôt que sur d'autres influences au cours de la (longue) période de mesure.

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Estimation des coûts

Au-delà des coûts de collecte des données, la plupart des organisations ont des difficultés à décider quels coûts inclure et comment les estimer.

Pour les programmes d'apprentissage en ligne, par exemple, plusieurs facteurs influencent les coûts : le nombre de cours proposés et la fréquence des révisions, les types de supports d'apprentissage, l'importance de l'assistance aux étudiants, la flexibilité des horaires d'apprentissage et les taux d'achèvement des apprenants, entre autres.

Il est difficile d'estimer un grand nombre de variables pour appréhender de manière réaliste les coûts associés aux programmes de formation.

Difficulté à quantifier les résultats humains (qualitatifs)

Comment attribuer une valeur monétaire aux comportements humains influencés par la formation ? Quels sont les bons indicateurs à utiliser pour mesurer les résultats qualitatifs ? 

De nombreuses organisations utilisent des hypothèses économiques ou psychologiques basées sur des modèles industriels et organisationnels. Cependant, il se peut que ces modèles ne reflètent pas exactement les circonstances de la formation dans votre organisation.

Une autre approche consiste à utiliser l'observation et le jugement (y compris le retour d'information des évaluations des employés) pour estimer la valeur monétaire des résultats qualitatifs de la formation. Cependant, cette approche est sujette à des biais, des inexactitudes ou des lacunes dans la compréhension et peut conduire à des résultats peu fiables.

Estimation de l'impact de la formation sur les résultats de l'entreprise

Lors de l'estimation de l'impact de la formation sur les résultats de l'entreprise, il n'est pas facile de séparer les effets de la formation d'autres facteurs d'intervention.

Les entreprises sont des environnements complexes comportant de nombreux facteurs interdépendants : l'évolution de la culture organisationnelle, les conditions changeantes du marché et l'impact d'autres initiatives commerciales sont des exemples d'influences qu'il est difficile de dissocier des effets de la formation.

Supposons, par exemple, qu'une entreprise constate que ses ventes ont augmenté après une formation. Comment savoir si l'augmentation des ventes résulte directement de la formation ?

Il peut y avoir eu des changements dans la structure organisationnelle, des programmes d'incitation améliorés ou des conditions économiques plus favorables qui ont stimulé les ventes. La formation peut ou non avoir eu beaucoup d'effet dans ces circonstances.

Connaissance et soutien insuffisants en matière de mesure du retour sur investissement

Kong souligne que de nombreuses organisations ne sont pas familiarisées avec les cadres et les mesures du retour sur investissement de la formation. Elles s'appuient généralement sur des approches informelles qui se concentrent sur les enquêtes de satisfaction des apprenants.

Bien que toutes les formations ne nécessitent pas un retour sur investissement et que l'objectif de l'évaluation puisse varier, les organisations bénéficieraient d'une approche plus structurée du retour sur investissement de la formation, qui permettrait d'évaluer les performances de l'apprenant et les résultats de l'organisation.

📈 Exemples de mesures d'évaluation du retour sur investissement de la formation des salariés

Si nous avons examiné la manière de calculer le retour sur investissement des programmes de formation, nous n'avons fait qu'effleurer les paramètres que vous pouvez utiliser pour mesurer les avantages qui découlent de la formation.

Comme nous l'avons vu, comprendre l'impact d'un programme de formation - et le quantifier - peut s'avérer difficile.

Les organisations ont aujourd'hui accès à de vastes quantités de données et à une technologie informatique importante pour analyser et traiter les données. Cependant, la clé d'une mesure réussie du retour sur investissement de la formation est de décider quelles données et quelles mesures sont les plus pertinentes pour montrer l'impact de la formation dans votre organisation.

Voici quelques exemples de données utilisées par les organisations :

• la productivité et la performance ;
• la fidélisation des employés ( enquêtes sur le chiffre d'affaires et la fidélisation) ;
• les recettes et les ventes ;
• les taux de satisfaction de la clientèle ;
• l'engagement et la satisfaction des employés;
• les incidents et les taux d'erreur ;
• les capacités de leadership;
• l'innovation ;
• l'image de marque et la réputation ;
• le développement des compétences et les possibilités d'avancement de carrière.

Comment procèderiez-vous pour les mesurer ?

Certaines sont plus faciles que d'autres - les taux d'erreur et les ventes sont faciles à quantifier à l'aide des données disponibles, par exemple. Toutefois, comme nous l'avons vu, l'évaluation des capacités de leadership est plus qualitative et nuancée.

Il est également essentiel de relier l'impact de votre formation aux résultats de l'entreprise, ce qui vous permet de tirer le meilleur parti de votre évaluation de la formation.

Cela donnera de la crédibilité à vos calculs de ROI de la formation auprès des dirigeants de votre organisation et sera plus utile pour évaluer l'impact de la formation par rapport à d'autres initiatives de l'entreprise.

Mais comme le montre la liste ci-dessus, l'impact de la formation peut toucher de nombreux domaines de votre organisation. Pour identifier les indicateurs les plus utiles, les chercheurs en gestion Ramesh Sounderarajan et Kuldeep Singh suggèrent d' utiliser les critères suivants :

• utilisable dans différentes organisations (bien que votre organisation puisse avoir besoin de paramètres spécifiques à sa situation) ;
• facile à comprendre et à déployer ;
• la facilité de disponibilité et d'accès aux données ;
• utilise les données actuelles et peut intégrer de nouvelles données ;
• fournit des informations sur les indicateurs avancés et retardés ;
• liés ou connectés à la performance de l'entreprise, par exemple la performance financière, la réduction des coûts ou l'engagement des employés ;
• crédible avec les parties prenantes de votre organisation.

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