Un processus d'intégration des employés bien conçu est essentiel pour que les nouveaux employés se sentent en confiance dans leur nouveau rôle et pour améliorer la rétention et l'engagement des employés.
Mais vous le savez déjà. Ce que vous voulez savoir, c'est comment améliorer l'expérience d'intégration de vos employés. Ou comment élaborer un bon programme d'intégration si vous n'en avez pas encore.
La solution pour une meilleure intégration sociale est d'organiser des réunions.
Comment ? Les réunions d'intégration en personne ou virtuelles contribuent à renforcer l'intégration sociale et à mettre les nouveaux employés à l'aise au travail. Au cours de ces réunions, les nouveaux embauchés peuvent remplir leurs formalités administratives, être présentés à leurs collègues et comprendre ce que l'on attend d'eux.
Vous pouvez obtenir beaucoup de résultats si vous vous y prenez bien, c'est pourquoi nous avons créé ce guide. Lisez la suite pour connaître les réunions d'accueil que votre processus d'accueil doit comporter pour impliquer vos nouveaux employés.
L'intégration des employés fait référence aux activités stratégiques conçues pour intégrer les nouveaux employés dans l'entreprise et sa culture. Il s'agit de donner aux nouveaux employés l'accès aux outils et aux informations qui les aideront à faire leur travail en toute confiance et de manière productive.
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Les professionnels des ressources humaines s'entendent pour dire qu'une intégration efficace devrait durer au moins trois mois. Chez Zavvy, nous pensons que votre processus d'intégration doit être adapté aux besoins de votre organisation et de vos employés.
Ce processus doit comprendre plusieurs réunions d'intégration afin de faire ressortir le meilleur de vos nouveaux employés. Ces réunions seront réparties sur les quatre phases principales de l'intégration : l'orientation du nouvel employé, la formation au rôle, la transition du rôle et le développement continu.
En gardant cela à l'esprit, examinons les réunions d'intégration qui devraient avoir lieu pour offrir une expérience d'intégration de qualité.
Moment idéal pour organiser une réunion : Premier jour
La réunion d'orientation se concentre sur les nouveaux employés au cours de leur premier jour ou de leur première semaine au bureau. Elle vous permet de gérer les attentes et d'apporter un soutien général et de les rassurer pour qu'ils se sentent à l'aise dans leur nouvel environnement.
Faites-leur visiter les bureaux et donnez-leur un aperçu réaliste de leur travail afin d'éviter les erreurs de communication et de limiter les attentes irréalistes. Au cours de la réunion d'orientation, donnez aux employés l'accès au matériel et aux logiciels dont ils ont besoin pour faire leur travail. Expliquez-leur comment utiliser les logiciels afin d'éliminer toute anxiété ou incertitude.
Si vous disposez d'un environnement de travail hybride, définissez d'emblée des attentes claires pour les employés à distance et en personne. La coordination entre les différents services est également importante pour éliminer la confusion administrative et s'assurer que les nouveaux employés disposent de ce dont ils ont besoin, à l'endroit où ils en ont besoin, et de tout ce dont ils ont besoin pour être productifs dès le premier jour.
Moment idéal pour organiser une réunion : Dans les trois premiers jours
Organisez une réunion pour permettre aux nouveaux embauchés de rencontrer et d'accueillir les autres membres de l'équipe et de nouer des liens. Vous pouvez opter pour une configuration formelle, mais nous vous recommandons de créer un environnement plus décontracté où les équipes peuvent se rencontrer. L'organisation d'un déjeuner d'équipe ou d'une soirée d'après-midis, par exemple, est un cadre qui a fait ses preuves pour les présentations d'équipe décontractées.
Veillez à ce que le reste de votre personnel soit informé de l'arrivée des nouveaux employés et encouragez-les à passer du bon temps. Vous pouvez également organiser des jeux amusants pour laisser une impression durable. Par exemple, jouez à la chasse aux photos, où vous donnerez aux nouveaux employés des photos de leurs collègues ainsi qu'une liste de noms qu'ils devront faire correspondre.
Moment idéal pour organiser une réunion : Au début de la première semaine, suivi de réunions hebdomadaires récurrentes.
L'intégration est à la fois excitante et stressante, mais un programme d'intégration efficace peut soulager l'anxiété du nouvel employé et lui assurer une expérience positive et productive au sein de votre entreprise.
Les "buddies" sont des pairs qui aident les nouveaux employés pendant une période déterminée, afin qu'ils se sentent à l'aise dans la toute nouvelle culture de l'entreprise. Vous pouvez également assigner des mentors à vos nouveaux employés. Les mentors sont des personnes qui ne sont pas des pairs ou des employés seniors de l'entreprise qui seront responsables de l'évolution de la carrière des nouveaux employés à court et à long terme.
Prévoyez des réunions individuelles avec le mentor ou le binôme du nouvel employé pour le familiariser avec le fonctionnement de votre entreprise et lui fournir des informations utiles pour qu'il puisse mieux faire son travail.
Moment idéal pour organiser une réunion : Au début de la première semaine, suivi de réunions mensuelles ou semestrielles récurrentes.
Selon la taille de votre entreprise, les nouveaux employés peuvent ou non avoir un accès régulier à votre PDG ou à votre équipe de direction.
Si votre entreprise est plus petite, organisez une session individuelle entre les nouveaux employés et le PDG. Si cela n'est pas possible en raison de contraintes de lieu ou de temps, vous devez tout de même organiser une réunion qui permette aux nouveaux employés d'interagir avec le PDG ou l'équipe de direction. Pensez à organiser une réunion de groupe pour rassembler tout le monde.
Demandez au PDG de discuter avec les nouvelles recrues, de définir les attentes et de les motiver à donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela inspirera un sentiment de confiance à votre nouvelle main-d'œuvre, ce qui la rendra plus proactive et plus active au travail.
Moment idéal pour organiser une réunion : Au début de la première semaine, suivie de chaque réunion intra-départementale.
Planifiez de courtes réunions interservices entre les nouveaux employés, les chefs de service et les membres de l'équipe avec lesquels les nouveaux employés seront impliqués au cours de leur mandat.
Profitez-en pour faire le point sur la situation et les projets futurs. Encouragez les nouveaux employés à participer aux réunions et à aborder toutes les questions et préoccupations qu'ils peuvent avoir. Cela permettra d'approfondir les relations entre les services et d'accroître la collaboration, tout en mettant les nouveaux employés à l'aise dans leur nouvelle atmosphère de travail.
Outre les chefs de service, vous pouvez également organiser des réunions avec des experts internes en la matière (PME) afin de les mettre au courant et de mieux comprendre leur rôle au sein de l'entreprise.
Moment idéal pour organiser une réunion : Deuxième ou troisième semaine
Souvent, les employés ont d'excellentes idées qui bouillonnent sous la surface, mais ils n'ont pas de forum pour les exprimer. Les réunions de produits leur offrent la structure nécessaire pour partager et collaborer plus efficacement.
Inviter les nouveaux employés à assister aux réunions sur les produits permet de les tenir informés et d'ouvrir les lignes de communication entre les membres. Cela leur donne également une source d'inspiration pour penser plus librement et apporter de nouvelles suggestions.
Par exemple, demandez à chaque nouvel employé de partager 1 à 3 idées qu'il pense être utiles et productives pour la réunion. Non seulement cette démarche les mettra à l'aise, mais elle fournira également aux managers des idées pratiques et innovantes.
Moment idéal pour organiser une réunion : Au début de la première semaine, suivi de réunions récurrentes
Étant donné qu'un programme d'accueil et de formation aide les nouveaux employés à se familiariser avec l'entreprise et leurs responsabilités, l'organisation de réunions de formation est une étape cruciale.
Ces réunions peuvent porter sur l'intégration, la formation à la conformité, la formation aux processus, la formation spécifique au rôle et la formation facultative dont les nouveaux employés bénéficieront tout au long de leur mandat. Par exemple, les formations spécifiques aux rôles et aux processus leur permettent de s'acclimater à leur poste, tandis que les formations facultatives permettent aux employés de développer les compétences et les aptitudes qui les intéressent le plus.
Moment idéal pour organiser une réunion : Toutes les deux semaines
Les réunions de connexion permettent aux employés de créer des liens significatifs, indépendamment de leur situation géographique et de leur rang au sein de l'organisation.
Par exemple, Zavvy propose des programmes de connexion qui mettent automatiquement les collègues en relation via Slack ou d'autres outils pour des rencontres occasionnelles, des réunions en marchant et des conversations sérieuses afin d'améliorer l'esprit d'équipe, la santé mentale et la productivité. Ce type de réunions d'intégration est particulièrement utile pour les travailleurs à distance, qui se sentent moins stressés, moins épuisés et moins seuls.
Moment idéal pour organiser une réunion : Tous les trois mois ou tous les six mois
L'évaluation des performances des nouveaux employés permet à ces derniers de réussir dans leurs fonctions respectives, ce qui réduit également le taux de rotation.
Ces réunions sont des évaluations précoces qui permettent aux employés de savoir que vous avez tout intérêt à les aider à atteindre leurs objectifs professionnels et à améliorer leurs compétences. Elles vous permettent également de détecter et de corriger les lacunes en matière de performances, afin d'éviter qu'elles ne nuisent à leur développement et à leur travail.
Un autre avantage des réunions de retour d'information est qu'elles permettent de faire le point avec les employés sur leurs progrès et leur bien-être. Elles leur permettent également d'exprimer leurs suggestions et de fournir un retour d'information.
Utilisez le programme d'orientation des nouveaux embauchés suivant comme modèle pour la réunion d'orientation du premier jour.
À la table d'inscription, remettez aux employés tous les documents nécessaires ainsi que des cadeaux, suivis d'un petit-déjeuner avec traiteur où les nouveaux employés peuvent se rencontrer entre eux et avec les employés existants afin de créer une première impression accueillante.
Réunissez vos nouveaux employés pour une présentation d'intégration, en leur donnant un aperçu de ce qu'ils peuvent attendre de l'orientation et de la manière d'utiliser les informations pour s'acquitter avec succès de leurs responsabilités.
À ce stade, vous devez présenter l'histoire de votre organisation, la mission et les valeurs fondamentales de votre entreprise et vous plonger dans votre culture d'entreprise. Faites en sorte que les nouvelles recrues soient enthousiastes à l'idée de travailler avec votre équipe.
Répartissez vos nouveaux employés dans des groupes spécifiques à une division afin de mieux les familiariser avec les membres de leur équipe. Cela crée également un environnement moins intimidant pour rencontrer leurs supérieurs immédiats.
Donnez aux nouveaux embauchés une pause mentale et offrez-leur un déjeuner avec traiteur, afin qu'ils soient prêts pour la phase suivante de l'orientation.
Demandez aux membres de l'équipe de direction de s'entretenir avec les nouveaux employés et de leur souhaiter la bienvenue dans l'entreprise. Vous pouvez également diffuser une vidéo de bienvenue de l'équipe de direction pendant cette période.
Couvrez les informations les plus importantes concernant votre entreprise, telles que vos principales politiques et procédures. Remettez les manuels aux nouveaux employés et faites-leur signer un accusé de réception après l'orientation.
Donnez aux employés la possibilité de se dégourdir les jambes en leur faisant visiter les bureaux. Vous pouvez également profiter de ce moment pour leur fournir davantage d'informations sur la culture de l'entreprise et l'environnement de travail.
Complétez l'orientation des nouveaux embauchés en abordant les procédures clés et en demandant aux employés de remplir les documents requis. Passez en revue les questions fréquemment posées et mettez un point d'honneur à répondre à toute question restée sans réponse. Informez-les également de ce que les prochaines semaines leur réservent en termes d'intégration.
Il est loin le temps où l'orientation des nouveaux employés consistait à suivre manuellement les tâches dans Excel et à montrer des diapositives d'intégration obsolètes - des tâches qui conduisaient souvent à une qualité d'intégration incohérente.
Heureusement, les choses ont changé pour le mieux.
Voici un bref aperçu de la manière dont vous pouvez organiser votre premier entretien avec votre employé afin d'établir une relation saine entre le manager et l'employé :
Informez vos nouveaux employés de la première réunion d'orientation, en précisant la date et l'heure.
Envoyez une invitation par courrier électronique expliquant l'objectif de la réunion et communiquez l'ordre du jour de la réunion en précisant les points qui y seront abordés. Ainsi, les employés sauront à quoi s'attendre et pourront venir préparés.
Créez un document central et partagé dans lequel sont consignées toutes les conversations depuis le premier jour. Prenez des notes, partagez des agendas, assignez des tâches, enregistrez le retour d'information et documentez les décisions.
Les nouveaux embauchés ont ainsi accès à tout moment et en tout lieu aux informations importantes, ce qui permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, de garantir la responsabilité et d'éviter les erreurs de communication. En outre, l'archivage des conversations passées sert de point de référence, ce qui facilite le suivi des problèmes.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de réunion d'employés comme Zavvy pour automatiser ce processus.
Le programme d'orientation des nouveaux embauchés doit couvrir les points clés suivants :
Assurez-vous que les sujets et les priorités sur lesquels vous vous concentrez sont pertinents pour votre nouvelle main-d'œuvre. Établissez à l'avance un ordre du jour flexible afin de ne rien oublier.
Vous devez organiser diverses réunions ponctuelles et récurrentes pour offrir à vos employés une expérience d'intégration harmonieuse. Le problème est que la programmation de ces réunions prend beaucoup de temps.
Une responsable de l'intégration à temps plein a confié à l'équipe de Zavvy qu'elle passait 50 % de son temps à planifier des réunions,sans compter qu'elle assistait à ces réunions et qu'elle les gérait. Imaginez le temps qu'il lui resterait pour se concentrer sur les aspects les plus importants de son travail si elle automatisait la planification des réunions.
Utilisez la fonction d'automatisation des événements d'intégration de Zavvy pour organiser des événements récurrents - orientation des nouveaux employés, rencontres, déjeuners et visites des bureaux - qui seront automatiquement programmés dans les calendriers des nouveaux employés. Vous n'avez qu'à indiquer le jour et l'heure de votre choix, après quoi notre plateforme vérifiera la disponibilité de vos nouveaux employés avant de planifier automatiquement une réunion pour vous.
➡️ Demandez une démonstration et nous vous montrerons comment cela fonctionne.
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