Comme dans un jeu de chuchotements chinois, les messages cruciaux peuvent être faussés lorsqu'ils passent d'un échelon à l'autre sur le lieu de travail. Contrairement à un jeu de chuchotements chinois, ce n'est pas amusant.
Cette distorsion peut être frustrante pour les décideurs et les employés : les cadres supérieurs ne parviennent pas à transmettre une vision d'ensemble et les employés ont l'impression que leurs besoins immédiats sont ignorés sur leur lieu de travail.
Les employés qui se sentent écoutés sont 4,6 fois plus productifs au travail.
Les réunions de niveau intermédiaire peuvent vous permettre de commencer à communiquer clairement et dans les deux sens, sans vous soucier de ce que pense l'"intermédiaire". Ce guide vous aidera à réussir ces réunions.
Dans ce guide définitif sur les réunions de niveau supérieur, nous allons :
👀 Avertissement : Améliorer la communication sur le lieu de travail ne consiste pas seulement à parler davantage. Il s'agit de parler mieux. Nous allons donc vous aider à y parvenir.
Une réunion au niveau supérieur est une discussion entre un cadre supérieur ou un dirigeant et des employés situés à un ou plusieurs niveaux inférieurs dans la hiérarchie de l'organisation, sans passer par leur supérieur immédiat ou leur superviseur.
Ces réunions visent à :
Imaginons le scénario suivant: Emma, une analyste méticuleuse de l'assurance qualité dans une entreprise de logiciels au rythme effréné, remarque une inefficacité dans les tests de produits. Ses observations révèlent un bogue récurrent qui, s'il était corrigé, pourrait rationaliser l'ensemble du processus, ce qui permettrait de gagner du temps et d'économiser les ressources de l'entreprise.
Cependant, ses suggestions se perdent dans le brouhaha des opérations quotidiennes, des réunions d'équipe et des rapports soumis à son supérieur hiérarchique.
Un jour, elle reçoit une invitation à une réunion au niveau supérieur avec le directeur technique de l'entreprise - un dialogue direct, sans passer par ses supérieurs immédiats.
Elle s'adresse au directeur technique, lui fait part de ses idées et lui propose une solution détaillée, une occasion qu'elle n'aurait pas eue dans le cadre de réunions régulières. Le directeur technique ordonne immédiatement une révision du processus de test.
La valeur d'une réunion à l'échelon supérieur réside dans le fait que les personnes qui se trouvent au plus profond de la structure organisationnelle ont la possibilité de partager des informations de terrain avec les personnes qui sont à la tête de l'organisation.
Vous vous souvenez d'Emma dans l'exemple précédent ? Après sa réunion au niveau supérieur, elle s'est sentie plus valorisée, ses idées ont commencé à être mises en œuvre et elle a mieux compris la vision de l'entreprise.
Voyons quels sont les principaux avantages de ces changements.
Lors de réunions régulières au niveau supérieur, les dirigeants et les employés non cadres peuvent comprendre le point de vue de l'autre, sans qu'il y ait de dilution au niveau intermédiaire. Cela favorise un dialogue bidirectionnel non filtré qui met tout le monde sur la même longueur d'onde.
Mais pourquoi se préoccuper de la communication directe ?
En tant que cadre supérieur, il y a de fortes chances que vous surestimiez la quantité de contacts directs que vous avez avec les employés situés quelques échelons plus bas. Cela signifie que vous surestimez la confiance que vous avez établie avec ce même groupe de personnes.
L'un des principaux avantages de ces réunions est qu'elles permettent de découvrir des problèmes cachés qui pourraient passer inaperçus.
Sans ce canal direct, les idées perspicaces d'Emma n'auraient peut-être pas été entendues. Elle aurait peut-être fini par partir par frustration, se sentant non respectée(comme 57 % de toutes les personnes qui ont quitté leur emploi au cours de l'année écoulée). Son entreprise aurait perdu une employée formidable tout en conservant son système de bogues.
Les dirigeants peuvent puiser dans les connaissances de la base et identifier les goulets d'étranglement lorsqu'ils s'adressent à des personnes plus proches du travail réel.
Les dirigeants comprennent mieux les défis quotidiens des employés et ces derniers ont une vue d'ensemble des décisions prises par l'organisation. Cette compréhension partagée permet d'améliorer la résolution des problèmes et la prise de décision et favorise une culture de l'apprentissage.
Harsha Annadurai, ancien responsable du marketing de contenu chez Slintel et Mesh.ai, estime que les réunions à un niveau supérieur aident les employés au-delà de la compréhension des missions de l'entreprise ou de l'existence d'une personne à qui faire part de leurs préoccupations. Il explique :
"Les réunions à l'échelon inférieur sont très utiles car elles permettent aux employés d'envisager les problèmes qu'ils sont en train de résoudre sous un angle stratégique. Les conversations avec les dirigeants les aident à replacer le projet dans son contexte et à mieux calibrer son orientation."
Les réunions à l'échelon inférieur constituent une excellente plate-forme pour donner et recevoir un retour d'information.
Les dirigeants peuvent fournir des conseils directs et les employés peuvent exprimer leurs préoccupations ou leurs suggestions concernant les systèmes existants - et pour 75 % d'entre eux, cela change la donne.
À la base, les réunions à la sauvette humanisent les dirigeants, les rendant plus accessibles. Elles permettent également aux employés de se sentir écoutés et appréciés.
Le résultat ? Une base de confiance qui conduit à une augmentation du moral, de l'engagement et de la loyauté au sein de l'organisation.
🤝 Vous voulez plus d'aide pour créer des liens significatifs sur le lieu de travail ? Explorez nos programmes de connexion pour voir comment vous pouvez donner le coup d'envoi de ce voyage.
Si les entretiens individuels avec les responsables et les réunions à l'échelon supérieur sont des outils précieux dans l'arsenal de communication d'une organisation, ils ont des objectifs et des structures distincts. Il est essentiel de comprendre ces différences pour les utiliser efficacement.
Il s'agit de réunions récurrentes entre un responsable et son subordonné direct. L'accent y est généralement mis sur les tâches immédiates, les mises à jour de projets et le développement personnel.
En règle générale, ces discussions portent sur les tâches à accomplir, les échéances à venir et les préoccupations ou blocages immédiats auxquels l'employé peut être confronté.
Les employés reçoivent un retour d'information directement de la part de leurs supérieurs, ce qui peut les aider à améliorer leurs performances et à progresser dans leur carrière.
Ces réunions permettent souvent aux cadres d'encadrer leurs subordonnés directs, ce qui favorise le développement de leurs compétences et la progression de leur carrière.
En revanche, les réunions à l'échelon supérieur impliquent un responsable de haut niveau et des employés ne faisant pas partie de l'encadrement. Elles offrent aux deux parties la possibilité d'acquérir une vision plus large de l'organisation.
Ces réunions portent généralement sur les stratégies plus larges de l'entreprise, les objectifs professionnels à long terme et les discussions sur la situation dans son ensemble. Elles aident les employés à comprendre comment leur travail contribue à la vision globale de l'entreprise.
Les réunions à l'échelon inférieur permettent au personnel non cadre de faire part directement de ses idées, de son point de vue ou de ses préoccupations à la direction, en contournant les éventuels filtres de l'encadrement intermédiaire.
Ashok Ramcharand, PDG et président de Schindler India, a été le témoin direct de cette magie. Il déclare sur Linkedin:
"Lorsque je travaillais à l'étranger, l'un de mes rapporteurs directs était une personne à la forte personnalité. Il n'aimait pas qu'on lui dise ce qu'il devait faire et ne voulait pas qu'on lui pose de questions.
J'ai compris cela et j'ai veillé à ne jamais lui imposer mes idées. Au lieu de cela, j'ai organisé des réunions régulières avec lui, au cours desquelles je passais en revue les résultats mensuels et, lorsqu'il y avait des lacunes, je lui demandais simplement de me faire part de son plan. Cela a bien fonctionné et il était très content.
J'ai commencé à organiser des réunions à plusieurs niveaux. À ma grande surprise, presque tous les membres de son équipe se sont plaints qu'il faisait de la microgestion et qu'il leur rendait la vie impossible.
N'est-il pas étrange que les personnes qui disent aux autres ce qu'ils doivent faire n'apprécient pas d'être traitées de la même manière ?
Les réunions à l'échelon inférieur permettent d'établir une relation entre les dirigeants et les employés de première ligne, ce qui rend les dirigeants plus accessibles et les employés se sentent plus valorisés.
Bien que ces deux types de réunions aient une valeur significative, leur utilisation dépend des objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre.
Incorporez un mélange de réunions standard avec les responsables et de réunions à un niveau supérieur pour une approche bien équilibrée de la communication et du retour d'information au sein de votre organisation.
L'introduction d'une nouvelle pratique dans votre organisation nécessite de la transparence et un plan de communication solide. Vous voulez que les employés considèrent les réunions à niveaux réduits comme une opportunité, et non comme une menace.
Voici comment procéder.
Avant de lancer le concept, définissez la raison pour laquelle vous introduisez les réunions à niveaux multiples.
Les objectifs doivent être clairs, qu'il s'agisse de favoriser une culture du retour d'information ou de mieux comprendre les difficultés rencontrées par les employés.
Organisez une réunion de tous les employés ou envoyez un courriel à toute l'entreprise pour expliquer ce que sont les réunions de passage à niveau, leur objectif et ce qu'elles ne sont pas (c'est-à-dire qu'il ne s'agit pas d'évaluations des performances ou d'un signe de problèmes).
💡 Conseil : Répétez que ces réunions sont un espace sûr pour un dialogue ouvert.
Assurez les employés que ces réunions n'ont pas pour but d'affaiblir les managers ou de conduire à des mesures punitives. Elles ont pour but de favoriser la communication directe et d'améliorer l'entreprise.
💡 Conseil : Encouragez vos collaborateurs à exprimer leurs pensées, leurs idées et leurs défis au cours de ces séances.
Impliquer les cadres dans le processus et expliquer leur rôle. Expliquez-leur clairement qu'ils ne sont pas contournés ou examinés, mais que ce processus permet de s'assurer que toutes les voix de l'entreprise sont entendues et comprises.
Objet : Introduction des réunions à l'échelon supérieur : Renforcer nos canaux de communication
Chère équipe,
Nous espérons que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Nous vous écrivons pour vous faire part d'une nouvelle initiative passionnante que nous sommes en train de mettre en œuvre : l'abandon des réunions de niveau. Voici un aperçu de ce dont il s'agit.
→ Qu'est-ce qu'une réunion à saut de mouton ?? Il s'agit de réunions au cours desquelles les hauts responsables s'adressent directement à vous. L'objectif est de créer un dialogue ouvert et transparent pour nous aider à nous comprendre les uns les autres et à améliorer notre entreprise.
→ Quel est l'objectif d'une réunion de saut de niveau ?? Au fur et à mesure de notre croissance, nous voulons nous assurer que nous communiquons efficacement à tous les niveaux et que votre point de vue est entendu et apprécié. Ces réunions vous permettront de partager vos expériences, vos idées et vos défis directement avec la direction.
→ S'agit-il d'une évaluation des performances ? Absolument pas. Les réunions à l'échelon inférieur n'ont pas pour objet l'évaluation des performances ou le contrôle hiérarchique.
Dans les semaines à venir, nous vous donnerons plus de détails sur la manière dont ces réunions se dérouleront. En attendant, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Le meilleur,
[Votre nom]
[Votre position]
💡Tuile: Vous définirez clairement les attentes en clarifiant d'emblée ce que sont les réunions d'étape.
Objet : Réunion à l'échelon supérieur avec [Nom du dirigeant].
Bonjour [Nom de l'employé],
J'espère que vous allez bien. J'ai eu envie d'entrer en contact direct avec des membres de l'équipe à différents niveaux, et j'ai pensé qu'il serait utile pour nous deux d'avoir une discussion.
C'est pour moi l'occasion d'écouter, d'apprendre de vos expériences et de voir comment nous pouvons rendre [Nom de l'entreprise] encore meilleur.
Détails:
Sauter l'ordre du jour de la réunion :
Comment un employé doit-il se préparer à une réunion à l'échelon inférieur : Bien qu'il n'y ait pas de préparation stricte, il peut être utile de réfléchir à des commentaires ou à des sujets que vous aimeriez aborder.
Soyez assuré que notre conversation est une plateforme de dialogue ouvert et que toutes les discussions resteront confidentielles.
Si vous ne pouvez pas vous rendre à l'heure proposée, pas de problème. Faites-le savoir à [nom de l'organisateur] et nous reporterons la date.
J'attends avec impatience notre conversation !
Le meilleur,
[Nom du responsable]
[Poste]
Les réunions intercalaires sont un outil fantastique pour améliorer la communication au sein d'une organisation. Toutefois, comme tout outil, elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont utilisées de manière stratégique.
Voici quelques bonnes pratiques qui vous permettront de tirer le meilleur parti de vos réunions au niveau du saut de mouton.
Précisez que les informations échangées au cours de ces réunions resteront confidentielles et ne seront en aucun cas utilisées contre qui que ce soit. Il doit être clair que leurs responsables directs ou leurs subordonnés ne participent pas à cette conversation, en tout cas pas de manière traçable.
Précisez d'emblée l'objectif de la réunion afin que vos employés comprennent qu'il s'agit d'une occasion de conversation constructive, et non d'un examen des performances ou d'une séance de réclamation.
Cela permet aux participants de se préparer et de rassembler leurs idées, ce qui rend la réunion plus productive. Vous pouvez également les inviter à ajouter leurs propres points à l'ordre du jour, ce qui vous permet de vous préparer à ce qu'ils soulèveront.
💪 Besoin d'aide pour rédiger un ordre du jour efficace ? Consultez ce modèle pratique de réunion à deux niveaux.
Pour faciliter une conversation fructueuse, préparez des questions réfléchies qui encouragent les réponses ouvertes.
🚀 Prenez de l'avance grâce à ce guide de questions sur les réunions à sauter.
Une réunion au niveau supérieur peut s'avérer inconfortable. Vos employés évoqueront ce qu'ils ne peuvent pas ou n'ont pas eu l'occasion d'aborder avec leur hiérarchie directe.
Écoutez activement, acceptez les commentaires et faites quelque chose pour y remédier. N'oubliez pas que l'objectif est d'améliorer les choses, et non de se mettre sur la défensive ou de se justifier.
Veillez à ce que la conversation ne s'arrête pas à la réunion.
Assurez le suivi des points discutés et des actions décidées, et maintenez le dialogue ouvert. Cela peut démontrer votre engagement dans le processus et encourager une communication continue. Cela permet également de maintenir ouverte la ligne de communication avec l'employé concerné, ce qui vous permettra d'obtenir un retour d'information important à l'avenir.
La réussite d'une réunion au niveau du saut de mouton dépend de plusieurs facteurs :
Les réunions au saut de mouton sont l'un des nombreux types de stratégies de communication interne que vous devriez envisager pour votre organisation. Chaque organisation étant unique, n'hésitez pas à adapter ces pratiques à vos besoins.
👀 Vous cherchez d'autres conseils sur les réunions 1:1 ? Consultez nos différents modèles de réunions 1:1 qui peuvent vous aider à rationaliser vos interactions.
Vous dirigez une grande entreprise, vous gérez une équipe complexe et nombreuse ou vous êtes tout simplement débordé par les tâches à accomplir ?
Utilisez les bons outils pour vous épargner la fastidieuse monotonie de la programmation et du suivi de multiples réunions.
Nous proposons une plateforme dédiée aux réunions individuelles afin de rationaliser les réunions de niveau supérieur tout en veillant à ce qu'elles soient aussi efficaces que possible.
Voici quelques caractéristiques clés adaptées à vos réunions au niveau du saut de mouton :
Améliorez la communication, encouragez le retour d'information et favorisez l'amélioration continue de l'organisation grâce à notre plateforme d'habilitation des employés.
📅 Réservez une démonstration gratuite dès aujourd'hui pour voir Zavvy en action.
.png)
.png)
