Comment réussir à réintégrer les employés dans l'environnement post-pandémique (et au-delà) ?

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Traditionnellement, la réintégration consistait principalement à présenter les employés au lieu de travail après leur retour d'un congé parental, d'un congé sabbatique ou dans le cas d'une promotion.

Cependant, la pandémie lui a donné une nouvelle signification :

Lorsque les restrictions sont levées, les organisations continuent à travailler à distance ou demandent aux employés de revenir au bureau. Quoi qu'il en soit, les employés ont besoin d'un soutien continu tout au long du processus de transition.

Et ce, grâce à un plan d'intégration efficace.  

Cet article traite en détail du processus de réinsertion, de la mise en place d'un système de réinsertion à sa mise en œuvre.

🔎 Qu'est-ce que le reboarding (ou re-onboarding) ?

Le réembarquement est le processus qui consiste à familiariser les employés existants avec votre organisation, ses politiques et leurs rôles après une absence prolongée - ou après un changement massif. Les employés réintégrés sont plus conscients de la structure, de la culture et des processus administratifs de votre organisation. 

Le processus de réinsertion est déterminé en fonction du secteur et de l'organisation en question. Cependant, la réintégration comprend trois éléments constants : 

• Integrating employees back into the workplace 
• Formation à la sécurité
• Communiquer les changements pertinents

Le reboarding est considéré comme un onboarding ciblé des employés. Alors que l'intégration est principalement destinée aux employés existants, l'accueil est la première étape de l'introduction de nouveaux employés dans votre organisation. Il est mis en œuvre pour s'assurer que les employés sont guidés à travers la politique de votre entreprise, compliance, la culture du lieu de travail et pour établir des liens entre les nouveaux employés et les employés existants.

Objectifs d'une réintégration réussie

• Motiver, enthousiasmer et améliorer la productivité 
• Renforcer le sentiment d'appartenance community
• Aligner les employés sur la vision, la mission, les valeurs et la culture de l'organisation
• Faire en sorte que les employés se sentent à l'aise et en sécurité‍
  

❓ Pourquoi le rembarquement est-il essentiel aujourd'hui ?

La pandémie a modifié le paysage de l'emploi et redéfini la façon dont les employés travaillent et interagissent avec leur travail et leurs collègues. Les changements orchestrés par la crise sanitaire ont obligé les organisations à repenser l'expérience des employés en fonction de la "nouvelle normalité". 

En tant que responsable des ressources humaines, il vous incombe de mettre en œuvre des plans de continuité des activités, de modifier les processus et procédures internes et d'assurer une transition en douceur vers le travail à distance/hybride. Cela inclut la réintégration de vos employés de la meilleure façon possible. Les principales raisons de réintégrer vos employés sont les suivantes :

Augmentation de la productivité

En informant vos employés immédiatement après leur retour, vous leur permettez de s'installer rapidement et de reprendre le travail. En outre, la clarté de leur poste et de leurs attentes les aide à se concentrer sur les tâches qui les attendent et à les mener à bien.

Apporte un soutien émotionnel

Le reboarding encourage les employés à se sentir engagés, accueillis et à se reconnecter à votre organisation. Alors que nous reprenons le travail depuis le bureau, les employés peuvent se sentir mal à l'aise à l'idée de renouer avec leurs collègues après une longue période. Un processus de réintégration offre un soutien émotionnel indispensable à vos nouveaux employés et à vos employés actuels.

Apaise l'anxiété

Les employés qui reviennent auront plusieurs questions ou préoccupations, telles que

• "Qu'advient-il de mon contrat ?
• "Y a-t-il de nouveaux changements dans mon rôle ?

Un plan d'intégration structuré clarifie les petits détails et élimine le stress des employés.

Une occasion de ré-innover

Grâce à la réintégration, vos employés peuvent se recentrer sur le travail qui compte. En retour, cet attribut favorise la positivité et la productivité, car les employés s'habituent à la dernière version de normal.

Établir de nouvelles politiques

As many companies are reimagining their work models, a company-wide reboarding process is their chance to communicate and establish their new hybrid work policies or flexible work models.

🛫 Réintégration des nouveaux employés qui ont rejoint l'entreprise pendant la pandémie

De nombreuses personnes ont commencé un nouvel emploi pendant la pandémie - et n'ont jamais rencontré leurs coéquipiers en personne. En fait, le passage au travail à distance a été assez turbulent pour de nombreuses entreprises, et les procédures d'intégration en ont souffert.

Avec le retour de votre entreprise à des méthodes de travail plus stables, c'est l'occasion de redonner cette expérience à vos collègues.

C'est un outil puissant pour deux raisons :

Tout d'abord, cela permet de les intégrer dans votre système et de construire community. D'autre part, la réintégration des nouveaux employés permet d'aligner vos objectifs organisationnels sur les leurs.

Connecter les employés

Il y a de fortes chances pour que ce soit l'étape la plus manquée.

Les cohortes de personnes qui commencent en même temps sont généralement liées par un lien fort. Ils sont tous aussi peu sûrs d'eux et commencent tous une nouvelle vie. L'intégration commune peut créer des amitiés pour les années à venir. Cela a évidemment un impact important sur l'expérience globale du candidat.

So: Find ways to informally connect people with each other.

Associez-les à des employés de différents services et de différents horizons.

Commencer par l'essentiel

Lors de la réintégration des nouveaux employés, ces derniers poseront des questions sur leur rôle et leurs responsabilités, sur les prestations médicales et sur les règles en matière de temps de travail. Il convient donc d'envisager une communication régulière et une mise à jour des politiques.

Présenter le lieu de travail aux employés

Il se peut que vos nouveaux employés à distance ne soient jamais venus dans vos locaux. Si c'est le cas, faites-leur visiter les lieux ! Faites-leur visiter les endroits à connaître, les lieux de déjeuner et faites-leur simplement faire une promenade. En fonction des réglementations locales et du secteur d'activité, vous devrez peut-être aussi leur donner une formation sur la sécurité au travail.

Organiser des sessions individuelles de réintégration

Une discussion en face à face sur l'intégration peut être plus efficace entre le manager et l'employé. Le manager peut déterminer si le nouvel employé s'adapte bien à son rôle. Il peut également proposer d'autres moyens d'aider le nouvel employé à s'intégrer, le cas échéant. Facilitez cette conversation en donnant aux deux parties quelques lignes directrices à prendre en considération.

L'accent est mis sur la formation professionnelle

Focus on topics that will assist new employees in completing tasks productively. They need a clear career path and comprehensive checklists to ensure they work efficiently. Managers can also conduct practical assessments to ensure employees perform based on the set expectations while away. 

😷 Comment réembarquer vos employés après une pandémie?

La réintégration dans un environnement post-pandémique ne se limite pas à mettre les employés au courant des derniers développements au sein de votre organisation. L'approche déployée par l'organisation doit plutôt établir votre politique de travail et préserver la santé de vos employés. 

Pendant la période post-pandémique, le rembarquement peut s'appliquer à : 

• Réouverture des bureaux 
• Salariés réembauchés après des licenciements 
• Changement de poste/rôle 

D'une manière générale, la pandémie de Covid-19 a modifié la façon dont les organisations travaillent et trouvent des moyens efficaces d'accueillir les employés à leur retour. Par conséquent, la réintégration des employés n'est pas une tâche facile. Que vous travailliez à distance ou que vous ayez adopté un modèle de travail hybride, il est essentiel de communiquer vos politiques actualisées, vos modes de communication, la structure de votre bureau (pour les nouveaux employés) et la redéfinition de vos rôles.

Facteurs à prendre en compte lors d'un ré-embarquement après une pandémie 

1. Lieu de travail physique : En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que les installations sont sûres et minimiser tout risque d'infection si vous envisagez de reprendre un travail physique. Avant le rembarquement, prévoyez un espace suffisant pour permettre une distanciation sociale et des installations sanitaires adéquates.

Pour la sécurité, il faut tenir compte de facteurs tels que 

• Établir des règles de contact personnel
• Encourager le partage sans objet lorsque c'est nécessaire
• Réorganisez votre plan d'étage
• Suppression des sections de collecte standard
• Fermer les salles de pause
• Créer des stations de désinfection des mains
• Partager les règles de nettoyage des équipements collectifs
• Créer des mandats de port de masques appropriés
• Limiter le nombre d'employés dans une pièce fermée
• Créer des horaires de travail décalés et
  

2. Santé mentale : Le début de la pandémie a eu un impact mental sur la plupart des individus en raison de l'isolement. Une organisation qui procède à un nouvel accueil doit s'efforcer de mettre en place un mécanisme de premiers secours en matière de santé mentale. Montrez votre soutien à vos employés en lançant des activités de bien-être telles que la thérapie, la méditation, les cours de fitness, etc.  

3. Stratégie de communication : Une organisation doit disposer d'un canal de communication ouvert et offrir le retour d'information nécessaire en cas de besoin. Le système de communication doit clairement articuler les nouvelles politiques ou les changements dans les politiques existantes. En outre, les employés doivent se sentir libres d'exprimer leur point de vue.

Quel est le processus de réintégration des employés après une pandémie ?

1. Établir un plan de retour au travail : Le retour au travail après une pandémie est un défi, car les employés qui reviennent peuvent se sentir dépassés et anxieux. Nous recommandons aux organisations de mettre en place une équipe qui supervisera la conception du plan de retour au travail. L'unité peut mettre en œuvre le programme et en assurer le suivi. Outre l'adoption d'une stratégie de retour au travail, votre projet doit s'attacher à aider les employés à s'acclimater à leurs tâches habituelles. Vous devez également tenir compte de l'évaluation des risques, de la distanciation sociale et du plan d'action Covi-19.
   
   
2. Concevoir un plan de réintégration basé sur l'expérience. Il n'existe pas de solution unique, car les plans affectent les employés différemment. Par exemple, les nouveaux employés auront besoin d'informations logistiques et de conseils supplémentaires pour s'orienter dans leur nouvel environnement de travail.
   
   
3. Ressources de formation et de soutien. Après une absence, les employés peuvent avoir besoin d'une remise à niveau sur divers aspects de leur rôle. Vous pouvez distribuer des ressources relatives à la politique mise à jour, des informations sur la sécurité, des informations sur la santé mentale, etc. Par ailleurs, si le rôle des employés a changé, ils devront être informés des principales responsabilités liées à leur rôle. Les employés dont le rôle spécifique a changé auront besoin d'une formation complémentaire afin d'acquérir les compétences nécessaires pour travailler efficacement.
   
   
4. Renforcez les objectifs de votre organisation. Les employés doivent comprendre que leur travail au sein de l'organisation est important et qu'il contribue à la réalisation des objectifs généraux. Lors de la réintégration, communiquez clairement la raison d'être de l'organisation. Mettez-les au courant et communiquez-leur vos objectifs. Cela permet d'instaurer la confiance entre l'employeur et les employés et de renforcer la culture du travail.
   
   
5. Une communication cohérente. Lorsqu'un employeur ( ) et un employé communiquent régulièrement, cela permet de définir les objectifs, de réduire l'anxiété et de soutenir la culture du travail. Un employé peut avoir une bonne compréhension des objectifs de l'organisation, mais il est possible que ces objectifs aient changé pendant son absence. À ce stade, vous devez également communiquer les attentes de l'organisation.
   
   
6. Communiquez vos attentes. Les responsables doivent s'efforcer de réévaluer les priorités et de discuter des attentes avec le personnel, tout en recueillant les commentaires. Il est à noter que les employés s'accommodent de la pression supplémentaire que représente le confinement.
   L'ajustement de leurs attentes en matière d'apports et de résultats est perçu beaucoup plus favorablement que par ceux qui ont exigé le maintien du statu quo pendant la pandémie. Lorsque vous partagez à nouveau les attentes de votre organisation, vous devez reconnaître les défis auxquels les gens sont confrontés et faire preuve de compassion en admettant que chaque personne subit des pressions différentes.
   

7. Organisez des activités de renforcement de l'esprit d'équipe. N'oubliez pas que les employés n'ont pas rencontré leurs collègues depuis longtemps, alors faites en sorte qu'ils s'habituent les uns aux autres le plus tôt possible. Mettez l'accent sur l'aspect social du travail et organisez des activités telles que des quiz amusants ou des réunions d'entreprise pour aider les travailleurs à se familiariser à nouveau avec leurs collègues.
   

7. Déterminez qui a besoin d'être réintégré. Certains employés peuvent encore se sentir mal à l'aise à l'idée de retourner au bureau après une pandémie. S'ils émettent des objections, écoutez-les. Il serait préférable de mener une enquête auprès des employés pour savoir par où commencer, qui veut revenir, qui ne le veut pas et qui devrait le faire. L'organisation doit notamment tenir compte du fait que certains employés sont plus productifs lorsqu'ils travaillent à distance.
   
   
8. Renforcer la sensibilisation aux risques liés à la cybersécurité. Dans le contexte de la pandémie, les menaces en matière de cybersécurité se sont multipliées. Des acteurs malveillants ciblent les employés. Rappelez à vos employés de rester vigilants pour éviter d'être victimes d'attaques par hameçonnage. Une organisation peut fournir des informations sur la formation à la sécurité et sur la manière de protéger les données sensibles. Encouragez les employés à utiliser des outils tels que les réseaux privés virtuels (VPN).
   
   
9. Mesurer l'impact. La réinsertion est un processus continu. Vous devez mesurer les résultats de votre processus de réinsertion pour comprendre comment l'améliorer. Concentrez-vous sur des mesures telles que la satisfaction des employés, l'engagement et l'évaluation de la solidité du processus de réintégration.
   

En général, l'intégration manuelle peut être un défi pour la plupart des organisations en raison du travail fastidieux qu'elle implique. Zavvy offre plusieurs solutions d'intégration qui se concentrent sur des objectifs définis, éliminant ainsi le travail manuel.  

📝 Liste de contrôle pour le ré-embarquement après une pandémie

La liste de contrôle d'une organisation pour la réintégration après une pandémie est guidée par deux facteurs : avant le retour au travail et au moment de la reprise du travail. La liste de contrôle doit tenir compte des aspects suivants :  

• Rassembler les ressources pertinentes. Préparez un guide rapide des questions les plus fréquemment posées (FAQ) sur les facteurs fondamentaux affectant le lieu de travail. Vous pouvez préparer des ressources précieuses pour communiquer tout changement de politique, y compris les lignes directrices relatives à la conduite des employés.
  
  
• Respecter les directives sanitaires. Veillez à ce que votre cabinet respecte toutes les directives de confinement du Covid-19. Ces directives portent principalement sur la vaccination, les masques et les points d'hygiène. Veillez à ce que le bâtiment soit désinfecté et à ce que les produits d'hygiène soient facilement disponibles. Procédez à des réajustements pour tenir compte des exigences en matière d'éloignement social.
  
  
• Clarifier les avantages post-pandémie. La pandémie a modifié les perspectives financières de la plupart des organisations. Dans certains cas, les organisations ont réalisé des bénéfices, tandis que d'autres sont encore en phase de redressement. Quelle que soit la situation, les employés seront impatients de savoir si la structure de leurs avantages et prestations a changé. Préparez donc un guide détaillé sur les avantages de chaque employé et communiquez-les aux employés dès qu'ils reprennent le travail.
  
  
• Communiquez les changements. Avant que l'employé ne reprenne le travail, informez-le des changements. Vous pouvez le faire par le biais d'un appel vidéo ou d'un courriel. En outre, si votre organisation dévoile de nouveaux outils pour les employés, communiquez-les à l'avance et proposez une formation adaptée.
  
  
• Ajustez et communiquez les objectifs de votre organisation. Au retour de la pandémie, les priorités de l'entreprise peuvent avoir changé pour refléter la nouvelle normalité. Il convient donc de concevoir un modèle de communication pour s'assurer que tout le monde est informé.
  
  
• Ouvrez les lignes de communication. Précisez comment vous informerez les employés et à qui ils doivent s'adresser s'ils ont une question à poser. Veillez à ce que la ligne de communication choisie soit efficace à la fois pour l'organisation et pour les employés.
  
  
• Le retour d'information des employés. Efforcez-vous de recueillir régulièrement les réactions des employés, car elles témoignent d'empathie et d'attention. Utilisez le retour d'information pour vous assurer que les employés restent motivés et productifs dans leurs tâches.
  
  

⏯️ Comment réembarquer les personnes qui ont été absentes pendant un certain temps?

Celui-ci s'adresse principalement aux personnes qui reviennent d'un congé de maternité/paternité, d'un congé sabbatique, d'un congé de maladie prolongé, etc.

Lorsque vous avez été absent pendant plus de deux mois, il y a de fortes chances que vous ayez manqué un certain nombre de choses.

Voici ce qu'il faut prendre en compte :

Préparez le matériel et les ressources nécessaires. Vos employés peuvent se poser diverses questions sur le parcours de l'organisation et sur vos attentes. Vous pouvez donc préparer des documents utiles, notamment des documents de réintégration (FAQ), et ouvrir des canaux de communication pour répondre à toutes les questions qu'ils pourraient avoir.  

Communiquez ce qui a changé. Essayez de transmettre aux employés des informations essentielles sur l'impact potentiel de leur absence sur l'organisation. Communiquez tout changement survenu pendant la période d'interruption, y compris les nouvelles embauches, les départs, les modifications de la structure organisationnelle, les économies de coûts, etc. En particulier, la communication rassurera les employés en leur montrant qu'ils sont appréciés, ce qui contribuera à leur productivité globale.

Envoyer un courriel de pré-embarquement.Envoyez un courriel aux employés qui reviennent avant qu'ils ne se présentent. Cet e-mail doit contenir tous les détails nécessaires pour s'assurer qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour commencer.

Attention : le fait d'être parti pendant un certain temps et de s'apercevoir que les choses se sont arrangées sans vous peut être source d'insécurité. Veillez à souligner les contributions antérieures de ceux qui vous ont rejoint. Montrez-leur que vous vous souciez d'eux. Montrez-lui que votre équipe est heureuse de son retour.

❌ Éviter ces erreurs de ré-embarquement

1. Absence d'intégration des personnes recrutées en interne
2. Disposer d'un plan d'intégration à court terme 
3. Retard d'embarquement 
4. Absence d'évaluation du processus de réintégration
5. Absence de boucle de rétroaction 

📈 Suivre ces bonnes pratiques

• Fournir des ressources de formation
• Impliquer les salariés
• Observer des communications constantes
• Se concentrer sur le retour d'information des employés
• Respecter les directives sanitaires du gouvernement
• Partager les cibles et les objectifs de l'organisation après la pandémie  

➡️ Re-boarding made easy, with Zavvy

La réintégration n'est pas une activité ponctuelle. Les entreprises doivent comprendre qu'il s'agit d'un processus lent qui nécessite une planification et une mise en œuvre minutieuses. La réintégration est en train de devenir un élément essentiel du parcours de l'employé, même si la plupart des organisations la négligent souvent. 

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