Une intégration efficace est le meilleur départ que vous puissiez donner à un nouvel employé dans votre organisation.
Alors que la pandémie a réinventé notre façon de travailler, il est devenu essentiel de bien intégrer les nouveaux arrivants dans une structure à distance.
En effet, 80 % des chefs d'entreprise sont prêts à autoriser le travail à distance pendant un certain temps après la pandémie.
Si le travail à distance présente de nombreux avantages - productivité accrue, plus d'autonomie et meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée -, il peut aussi représenter un véritable défi. La surcharge de travail, le manque de clarté et la communication fragmentée avec les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent largement affecter l'expérience d'un employé au sein de votre entreprise.
Et quel meilleur moyen de relever ces défis que de mettre en place un processus d'intégration à distance efficace !
L'intégration à distance est définie comme le processus d'intégration des nouveaux employés dans votre organisation et leur familiarisation avec la culture de l'entreprise, les politiques de travail, la pile technologique et vos coéquipiers. Cela les aidera à contribuer efficacement aux objectifs de l'entreprise en utilisant des outils technologiques à distance.
Gardez à l'esprit qu'une intégration efficace ne repose pas seulement sur le contenu du parcours lui-même, mais aussi sur sa facilité d'utilisation. Les nouveaux employés doivent être en mesure d'assimiler les documents et de naviguer facilement dans le système. S'il est trop compliqué ou peu structuré, il ne leur permettra pas de trouver le moment "aha !".
Le concept d'intégration virtuelle a gagné en popularité lors de la pandémie de COVID-19. Depuis lors, plusieurs outils de vidéoconférence, webinaires et autres ressources en ligne sont régulièrement utilisés pour créer une expérience d'intégration à distance transparente.
À toutes fins utiles, il s'agit de la même chose que l'intégration à distance. Peut-on donc résumer tout cela à une simple liste de contrôle ? Oui et non.
L'intégration à distance ne se limite pas à la création de comptes de messagerie pour les nouveaux employés et à l'accès aux bons outils. En fait, cela pourrait créer une expérience négative pour eux. Comme le mentionne cet article de la HBR, il y a quatre éléments à prendre en compte pour que l'intégration à distance soit réussie :
33,37% des nouveaux embauchés quittent leur poste au cours des six premiers mois, selon un rapport de Bamboo HR . Ce taux extrêmement élevé est attribué à une seule raison : un processus d'intégration inefficace.
Au contraire, une bonne expérience d'intégration peut améliorer de manière significative les taux moyens de rétention des employés. D'après une étude de Glassdoor, une expérience d'intégration efficace peut augmenter le taux de rétention des employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %.
En bref : une bonne intégration permet aux gens de se sentir valorisés. Et il donne le ton pour la manière dont les choses fonctionnent lorsqu'il s'agit de travail à distance.
Faites une première impression durable avant même leur premier jour. Familiarisez vos nouveaux employés avec la culture de votre entreprise en leur envoyant des vidéos utiles, des cadeaux gratuits et l'équipement nécessaire. Ils se sentiront ainsi plus confiants et mieux organisés avant d'entrer en fonction.
Jetez un coup d'œil à l'académie d'intégration de Hubspot - Foundations. Elle inclut le travail à distance et a été mise à jour pour inclure de nouveaux guides sur le travail à distance.
Accueillez vos employés dès leur premier jour en organisant une réunion de présentation informelle. Ils auront ainsi l'occasion d'interagir virtuellement avec votre personnel, ce qui créera un environnement de travail détendu. Voici un exemple du processus d'intégration de Disney, qui allie délicieusement créativité et histoire de l'entreprise. Les nouveaux embauchés sont traités comme des membres de la troupe et participent à des jeux et des quiz amusants pour en savoir plus sur l'entreprise.
Organiser une réunion virtuelle comprenant les éléments suivants :
37 % des professionnels des RH et 56 % des employés interrogés par BambooHR préconisent un programme de mentorat ou de compagnonnage.
Conseil supplémentaire : préparez vos mentors à l'avance en leur donnant un ordre du jour et les points essentiels à aborder lors de la réunion.
Présentez les nouveaux embauchés à leur RH attitré, qui leur permettra d'en savoir plus sur les politiques et les avantages de l'entreprise, ou de poser des questions sur les congés sabbatiques et les rémunérations. Il est utile de disposer d'outils tels que HelloSign ou DocuSign, qui permettent de signer virtuellement et rapidement tous les documents. Si vous n'avez pas d'expérience en matière d'intégration à distance, mettez en place une structure pour recueillir des informations sur l'expérience de vos employés. Cela vous aidera à améliorer votre processus pour les futurs recrutements.
Plus cette étape est lourde en termes d'administration, plus elle prend du temps. Nous vous recommandons de ne partager que le matériel essentiel à l'avance. Et d'utiliser ce temps efficacement en répondant aux questions et en établissant un contact humain.
Remarque : une étude récente montre que 28 % des salariés préfèrent que les RH leur montrent les ficelles du métier, tandis que 33 % votent pour leur manager. La bonne voie devrait toujours inclure les deux.
En fonction de la complexité de la fonction, il est important de donner à vos employés un aperçu des outils qu'ils utiliseront. Il est également essentiel de communiquer les protocoles de sécurité numérique concernant l'installation des logiciels afin d'éviter toute violation ou perte de données. N'oubliez pas de leur permettre d'accéder à l'intranet de votre entreprise et à d'autres outils importants.
Faites sentir à vos nouveaux employés qu'ils font partie de la famille en partageant les objectifs annuels ou trimestriels de l'équipe, les indicateurs clés de performance utilisés pour mesurer les équipes et leurs performances. Permettre l'accès aux documents importants, aux organigrammes, aux calendriers et aux informations de contact contribue à faciliter l'expérience des employés.
Il est impératif de faire comprendre clairement ce que fait votre entreprise, le produit/service et comment fonctionne l'assistance. Drift, par exemple, dispose d'un système d'assistance dans lequel chaque employé s'inscrit pour participer au chat. Cela les rapproche de la mission de votre entreprise et leur donne l'occasion de parler au client - une étape cruciale pour l'étude d'audience. Donnez-leur accès à un compte de démonstration ou à un bac à sable pour qu'ils aient une expérience directe de votre produit ou service.
Selon le HCI, la plupart des processus d'intégration ne durent qu'une semaine. Les nouveaux embauchés se sentent donc désorientés et à la dérive. Idéalement, un plan d'intégration efficace devrait durer au moins 90 jours. Il peut même s'étendre jusqu'à un an, compte tenu de l'état actuel du travail.
Coordonnez avec vos responsables l'élaboration d'un plan d'intégration de 30/60/90 jours avec des contrôles réguliers par appels vidéo. L'intégration à distance étant un nouveau concept, votre entreprise doit encourager les retours d'information réciproques et partager les données en cours de route. Qualtrics utilise cette approche pour mettre à jour de manière cohérente son programme d'intégration à distance en collectant des données à chaque point de contact.
Vous pouvez bénéficier de nos modèles faciles à utiliser ou même les personnaliser afin d'atteindre plus rapidement vos objectifs les plus importants. Vous trouverez ici des conseils sur les étapes 30/60/90 jours.
Vous trouverez également ici des conseils sur les phases d'intégration des employés.
L'intégration de vos outils de collaboration préférés tels que Slack, Microsoft Teams créera facilement un sentiment de community parmi vos employés à distance. Ils pourront s'y présenter et entrer en contact avec d'autres membres de l'équipe selon leur niveau de confort.
L'intégration en petits groupes est un moyen efficace de réduire les redondances et les efforts inutiles liés à l'intégration des nouveaux employés. Salesforce y parvient en créant des opportunités de mise en réseau pour que les nouveaux embauchés puissent entrer en contact avec d'autres employés dans toutes les régions.
On estime que 37 milliards de dollars sont dépensés chaque année aux États-Unis et au Royaume-Uni pour retenir des employés qui sont incompétents et ne comprennent pas leur rôle. Cette situation est le résultat d'une formation inefficace lors de l'intégration. En présentant aux nouveaux employés des outils essentiels, des flux de travail en équipe et des cours attrayants, on ouvre la voie à un apprentissage efficace. Si l'on considère les besoins des nouveaux employés au cours de la première semaine, la formation spécifique à un rôle se trouve en tête de liste.
> Laissez vos employés parcourir toutes les ressources de pré-intégration à leur propre rythme. Veillez à maintenir l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, l'externalisation excessive ne peut que conduire à l'improductivité et à des résultats médiocres.
> Veiller à ce qu'ils soient équipés à l'avance du matériel adéquat. Netflix s'assure que tous ses employés disposent de leur poste de travail bien avant leur premier jour.
> Répartissez l'onboarding sur plusieurs jours au lieu de tout faire en une seule journée. Selon Sapling, l'expérience d'intégration moyenne exige des nouveaux employés qu'ils accomplissent 54 activités. Cela peut s'avérer éprouvant ou très motivant, selon la qualité de la planification de votre programme d'intégration.
> Encouragez le retour d'information et les questions tout au long du processus d'intégration. Seuls 12 % des employés interrogés par Gallup pensent que leur entreprise procède à un onboarding efficace. Il est essentiel de recevoir les commentaires des employés pour renverser ces statistiques.
> Donnez aux nouveaux employés suffisamment de temps pour s'installer et se familiariser avec les nouveaux outils. S'assurer qu'ils sont à l'aise avec leur mentor et leur compagnon d'orientation. Selon HCI, 87 % des entreprises déclarent que cette étape permet d'améliorer les compétences des nouveaux employés.
> Demandez-leur comment vous pouvez contribuer à l'évolution de leur carrière et adaptez votre plan d'intégration en conséquence. Travaillez en étroite collaboration avec le responsable du recrutement pour obtenir un retour d'information personnalisé.
Les environnements de travail à distance et hybrides sont là pour durer. Selon le rapport de Bufferintitulé "2021 State of Remote Work", 55 % des personnes interrogées ont indiqué que le travail à distance était une conséquence de la pandémie. Et s'ils avaient le choix, ils aimeraient continuer à travailler à distance, au moins à temps partiel.
Mais ils souhaitent également continuer à travailler à distance au moins pendant une partie de leur carrière, même après la pandémie - et il n'est pas facile de maintenir une bonne expérience pour les employés.
Le travail à distance est là pour durer - et dans une certaine mesure, chaque équipe est désormais une équipe à distance. La façon dont vous adaptez votre intégration en personne à une culture de travail hybride et dont vous améliorez votre intégration à distance actuelle se résume à un processus d'intégration à distance solide.
L'outil d'accueil à distance de Zavvy est conçu pour vous soutenir à chaque étape.
Avec des modèles et des programmes de formation personnalisables, il est plus facile que jamais d'automatiser l'ensemble de votre plan d'intégration, ce qui se traduit par une expérience plus fluide pour les employés et un taux de fidélisation plus élevé.
Voici l'exemple de Roadsurfer, un grand utilisateur de Zavvy. Il a réussi à intégrer 82 collègues en 3 mois dans 36 sites, avec une note moyenne de 4,85/5.
Lisez le siteRoadsurferqui a réussi à intégrer à distance jusqu'à 30 personnes par mois.
L'avantage de choisir Zavvy, c'est que l'intégration n'est que le début du parcours de vos nouveaux employés au sein de votre entreprise. Grâce à la plateforme complète d'habilitation des personnes de Zavvy, vous ne vous contentez pas de les présenter à l'organisation, vous les préparez à réussir à chaque étape :
Choisir Zavvy, c'est choisir un partenaire de croissance - de l'intégration au développement du leadership et au-delà, Zavvy veille à ce que les nouveaux employés fassent partie intégrante de la réussite de votre entreprise.
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Un bon moyen de rendre l'expérience d'apprentissage plus attrayante est de la transformer en jeu, en organisant des hangars virtuels et des activités brise-glace en échange de prix.
Toutes les activités organisées au cours du processus d'intégration à distance, depuis l'envoi de ressources aux nouveaux employés jusqu'à la création d'un plan de 90 jours, font partie des activités d'intégration.
Une enquête récente de BambooHR montre que 75 % des nouveaux employés ont besoin d'une formation sur le tas, 73 % préfèrent un examen des politiques de l'entreprise, 59 % veulent un examen du processus administratif et 56 % aimeraient qu'un compagnon ou un mentor leur soit assigné au cours de la première semaine.
L'intégration des nouveaux employés se fait en quatre étapes :
Remarque : vous pouvez rendre votre processus d'intégration aussi détaillé que possible, en prévoyant plusieurs étapes pour chaque phase. En même temps, il est également courant de considérer les deux phases - pré-intégration et intégration.
Tout d'abord, vous devez être bien préparé à l'avance. Organisez vos modèles d'accueil à distance, facilement accessibles aux nouveaux employés. Ensuite, vous pouvez réfléchir à la manière de gamifier l'expérience, de mettre en place des rappels et des contrôles automatisés. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps et d'efforts à chaque étape.
Alors que la plupart des entreprises mettent fin au processus d'intégration au bout d'une semaine, il est recommandé de prévoir un plan d'intégration d'au moins 90 jours, tout en poursuivant la formation en fonction des besoins. Simplifiez le processus de manière à ce que vos employés à distance l'utilisent volontiers. Pour obtenir une réponse plus détaillée, lisez"How long should onboarding take - Best practices and ideal timeline"(Combien de temps doit durer l'intégration - Meilleures pratiques et calendrier idéal).
Il y a une différence marginale entre les deux. Si l'onboarding traditionnel est plus facile à mettre en œuvre, l'onboarding à distance vous offre la flexibilité et la liberté. Par ailleurs, toutes les étapes de l'onboarding traditionnel sont plus ou moins les mêmes pour l'onboarding à distance - sauf qu'il s'agit d'un onboarding virtuel.
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