Roadsurfer s'y connaît en matière de développement rapide d'une entreprise.
Après avoir été fondée en 2016 par 5 amis, l'entreprise est rapidement devenue le plus grand expert en camping-cars en Europe avec une flotte de camping-cars de plus de 2 500 véhicules. Depuis leur QG de Munich, ils louent et vendent des camping-cars dans 36 sites en Europe à travers des pays comme l'Allemagne, l'Autriche, les Pays-Bas, la Belgique, l'Espagne, la France, le Portugal et l'Italie. Avec roadsurfer spots, elle vient de lancer ce que l'on pourrait appeler le Airbnb des emplacements de camping.
Une entreprise en pleine croissance a besoin de personnel pour la faire fonctionner - et dans le cas de roadsurfer, il s'agit de toute l'Europe.
Si beaucoup de ces personnes travaillent depuis des bureaux à Munich ou dans d'autres bureaux européens, environ la moitié des nouveaux collègues travaillent dans des gares, gérant les voitures sans être nécessairement attachés à un bureau.
"Lorsque j'ai commencé il y a deux ans, nous étions une vingtaine d'employés. Si l'on exclut les agents d'escale, nous sommes aujourd'hui 225 personnes - et 450 au total", se souvient Barbara Imm, responsable des ressources humaines.
"Nous tenons beaucoup à notre atmosphère chaleureuse et ouverte. Au départ, l'intégration rapide et ouverte de nouveaux collègues n'a pas posé de problème. Mais plus nous grandissions, plus il devenait difficile de transmettre les informations nécessaires aux bonnes personnes, d'introduire des structures et des processus complexes, tant au niveau de l'entreprise que de l'équipe. En outre, l'intégration des nouveaux arrivants relevait principalement de la responsabilité des équipes fonctionnelles, ce qui rendait très difficile la mise en place d'un système efficace de gestion des ressources humaines. Il était donc très difficile de garantir une expérience cohérente et utile. Puis l'épidémie de covidie est arrivée et nous sommes devenus distants. C'est alors que nous avons eu besoin, plus que jamais, d'un moyen numérique d'intégrer tous nos nouveaux collègues.
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En bref, ils avaient besoin d'une plateforme qui introduise les nouveaux employés dans l'entreprise de manière à ce qu'ils se sentent les bienvenus malgré l'éloignement. Et qui leur permette d'être productifs en moins de temps et avec moins de travail manuel.
"Avant Zavvy, nous dépendions fortement des événements en personne pour former les gens. Avec notre croissance rapide et la pandémie, nous avions besoin d'une solution numérique. Le personnel devait être introduit en douceur dans nos processus de plus en plus complexes. En même temps, nous voulions que les gens vivent une expérience chaleureuse dès le premier jour.
Grâce au modèle d'accueil de Zavvy et en étroite collaboration avec notre équipe de réussite client, roadsurfer a pu facilement mettre en place un parcours qui conduit chaque nouvel employé à travers un processus étape par étape au cours de ses premières semaines dans l'entreprise.
En plus de leur premier jour dans l'entreprise, tous les nouveaux collègues se voient désormais attribuer un parcours à l'échelle de l'entreprise qui les guide tout au long de leurs premiers jours de travail.
Des quiz interactifs et d'autres exercices permettent d'assimiler les connaissances. Des rappels automatiques permettent de rester sur la bonne voie. Enfin, le suivi de la formation permet à l'équipe RH de s'assurer que tout le monde a reçu les mêmes informations.
"Les premiers jours dans une nouvelle entreprise peuvent être très éprouvants. Avec Zavvy, nous donnons aux nouveaux collègues une structure d'orientation à laquelle ils peuvent s'accrocher et qui leur permet d'approfondir leur connaissance de l'entreprise. Et du point de vue des RH, nous pouvons désormais être sûrs qu'ils ont tout reçu et tout compris." - Barbara, responsable des ressources humaines à roadsurfer
La réussite d'un client passe par la compréhension de son produit. Sans une bonne intégration, il est impossible d'aider les clients à résoudre leurs problèmes, souvent urgents. Et sans pouvoir traiter les demandes, les responsables des services clientèle ne peuvent pas travailler de manière productive. Mais comment les aider ?
Alina dirige l'équipe chargée de la satisfaction des clients. Elle se souvient des défis que représente la création d'une expérience cohérente et engageante.
"Avant zavvy, l'intégration de notre équipe était beaucoup moins structurée - sans aucun moyen de tester les connaissances. Nous demandions essentiellement à nos nouveaux collègues de lire notre site web et nous partions de là."
- Alina, responsable de la réussite des clients chez roadsurfer
Au lieu de cela, les CS managers suivent désormais un parcours guidé qui leur présente différents sujets et teste leurs connaissances après chaque section.
La structure de base de chaque sujet est la suivante :
"Avec très peu de moyens, nous avons pu mettre en place un parcours pour la première équipe qui a rendu l'ensemble de l'expérience beaucoup plus tangible et attrayante. Un parcours qui a permis de tester les connaissances des gens et qui m'a fait gagner énormément de temps." - Alina, responsable de la réussite des clients chez roadsurfer
À l'avenir, Alina prévoit d'augmenter le nombre d'initiatives pour les CS. La répétition espacée peut aider à retenir les connaissances. Des initiatives plus approfondies sur tous les produits permettront d'en créer davantage. Enfin, des mises à jour régulières permettront à l'ensemble de l'entreprise de rester en phase avec les changements rapides.
Nos produits sont complexes - et nous avions besoin d'une expérience engageante qui permette à nos nouveaux CS managers de faire leur travail rapidement. Zavvy nous a fait gagner beaucoup de temps et de travail en mettant en place une méthode structurée pour mettre tout le monde au même niveau.
Dans l'ensemble, Zavvy aide roadsurfer à créer une expérience axée sur les personnes. Elle les aide à se sentir les bienvenus, valorisés et moins anxieux, mais aussi à comprendre leurs responsabilités et à devenir plus rapidement productifs. Pour l'équipe des ressources humaines, Zavvy a éliminé le stress lié à la gestion manuelle d'un trop grand nombre de tâches d'intégration - et à la crainte constante d'avoir oublié quelque chose. Pour l'équipe des ressources humaines, il ne faut plus que 30 secondes pour présenter à quelqu'un tout ce qu'il doit savoir.
La nouvelle configuration a également permis de s'assurer que, malgré l'éloignement, les personnes de toute l'Europe reçoivent le même traitement.
Stats clés :
1. Réduction significative du temps et du travail consacrés à l'embauche.
2. Une expérience d'accueil cohérente dans les 36 sites.
3. Une plus grande implication dans les valeurs de l'entreprise.
4. 82 collègues ont été recrutés par l'intermédiaire de Zavvy au cours des trois premiers mois.
5. Satisfaction moyenne des utilisateurs : 4.8/5.
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Facilité d'utilisation et intuitivité sont les premières idées qui viennent à l'esprit de Barbara lorsqu'elle décrit ce que l'entreprise apprécie dans Zavvy. "Mais je suis aussi étonnée par la rapidité avec laquelle l'outil évolue. J'ai vraiment hâte que nous mettions en place l'intégration de Microsoft Teams et des formats innovants d'apprentissage par les pairs."
Pour Christina, responsable L&D, c'est aussi le "support super rapide et très orienté client". Un autre de ses favoris ? "Il ne s'agit pas seulement d'un apprentissage sec, mais d'une expérience engageante et amusante pour nos collègues".
Ensuite, l'équipe prévoit de mettre en place d'autres parcours d'accueil fonctionnels pour chaque département.
Mais cela ne s'arrêtera pas à l'accueil des nouveaux arrivants :
Christina est " enthousiaste à l'idée de toutes les initiatives que nous lancerons avec Zavvy dans l'avenir. Le format de microapprentissage est formidable et sera un atout pour tous les employés de l'entreprise."
"Les formats sociaux tels que les expériences entre pairs nous aideront à établir un état d'esprit d'apprentissage qui créera des routines régulières ayant un impact durable sur la satisfaction et la performance des personnes", ajoute Barbara.
Et l'équipe CS ? La saison estivale est chargée et stressante. C'est pourquoi toute l'équipe entamera bientôt son premier voyage de résilience.
"Notre entreprise connaît une croissance extrêmement rapide. Zavvy nous aide à intégrer de nouveaux collègues à grande échelle et à les rendre rapidement opérationnels. Ce qu'ils apprécient le plus, c'est l'expérience engageante qui les motive et met à l'épreuve leurs connaissances."
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