14 étapes et bonnes pratiques pour favoriser une culture de partage des connaissances et éviter les silos d'information

Votre plus grand atout est l'expertise, les compétences et l'expérience que vos employés apportent à l'organisation. Mais comment s'assurer que ces connaissances ne sont pas cloisonnées et inaccessibles ? 

En adoptant la bonne approche, vous encouragerez vos équipes départementales à mettre en place une culture de partage des connaissances afin d'échanger des informations et des idées novatrices.

Découvrez les étapes et les stratégies qui vous aideront, vous et votre équipe de direction, à créer une culture de travail fondée sur le partage des connaissances et une collaboration plus étroite entre les cadres au sein de votre organisation.

📚 Qu'est-ce qu'une culture de partage des connaissances?

Une culture de partage des connaissances est une culture dans laquelle les employés partagent librement leurs idées et leur expertise .

Un exemple typique : Supposons que votre équipe passe à un nouveau logiciel de gestion des tâches. Cependant, un autre département a déjà piloté la transition et a déjà l'expérience de l'utilisation de ce nouvel outil pour la gestion du travail.

Plutôt que de rester dans le flou quant à la manière d'utiliser l'outil, vous demanderez à quelqu'un qui a déjà expérimenté le produit de vous donner des conseils pour en optimiser l'utilisation et éviter les erreurs. 

Cette approche est à l'opposé de la thésaurisation des connaissances.

Autre exemple : Supposons qu'un employé utilise la base de connaissances pour rechercher comment fonctionne le produit d'un concurrent et qu'il trouve une meilleure façon de faire quelque chose de similaire dans votre entreprise. Il pourrait alors partager ces informations avec d'autres équipes ou départements.

Une culture de partage des connaissances se compose de trois éléments essentiels:

• Méthodes et processus permettant le partage d'informations et de données. 
• La confiance est essentielle pour que les gens se sentent suffisamment à l'aise pour parler de leurs propres expériences et des leçons qu'ils en ont tirées.
• Les dirigeants qui sont suffisamment forts (et désireux) pour partager leur sagesse avec les autres et qui ne craignent pas de perdre le pouvoir ou le contrôle de leur(s) organisation(s).

La recherche sur les avantages du partage des connaissances a révélé "Aujourd'hui, le partage des connaissances est largement considéré comme intrinsèquement nécessaire à la santé de la plupart des entreprises. La recherche montre que la volonté de partager est positivement liée à la rentabilité et à la productivité et négativement liée au coût de la main-d'œuvre".

Le partage des connaissances profite donc à votre entreprise et à vos collaborateurs :

• Le partage d'idées avec d'autres personnes renforce le sentiment d'estime de soi et encourage à partager d'autres idées.
• Les employés partagent leurs réflexions et leurs expériences, ce qui permet de trouver de meilleures façons d'atteindre les objectifs.
• Les nouveaux embauchés commettront moins d'erreurs car tout le monde partage son expertise et ses connaissances.
• L'apprentissage des meilleures pratiques internes permet d'obtenir un travail de meilleure qualité.
• Une culture de partage des connaissances permettra d'instaurer un niveau élevé de confiance entre les employés. 
• Les employés se sentiront plus proches de votre entreprise et de sa mission et s'y engageront davantage.

🏆 4 Avantages clés d'une base de connaissances pour les employés

a) Contribue à réduire le stress et l'épuisement professionnel en réduisant le temps passé par les employés à chercher des réponses.

b) Contribue à réduire le temps nécessaire pour l'intégration des nouveaux employés: Lorsque votre organisation dispose d'une image claire de son patrimoine de connaissances, il est plus facile d'identifier les besoins d'accès des employés dès le premier jour.

Par conséquent, vos managers et vos équipes RH seront moins stressés par le fait de rassembler toutes les informations dont les nouveaux employés ont besoin avant de commencer leur premier jour.

c) Aide les organisations à gérer le changement. Lorsque les employés sont conscients des changements à venir et de la manière dont ils les affecteront, ils sont plus susceptibles de les accepter comme faisant partie de la vie de leur organisation. Résultat : Moins de résistance de la part des employés et plus de satisfaction.

d) Permet à un membre de l'équipe ayant une idée pour améliorer votre produit ou service d'utiliser la base de connaissances pour savoir rapidement si quelqu'un d'autre l'a déjà mise en œuvre ou, mieux encore, de prendre de l'avance sur le développement de sa propre version.

Richard Nolan, Chief People Officer à Epos NowRichard Nolan, directeur des ressources humaines chez Epos Now, salue la culture du partage des connaissances et la promeut activement au sein de l'entreprise :

"Nous abordons la création d'une culture du partage des connaissances par le biais de l'autonomisation et de la collaboration. Nous pensons que chaque employé doit avoir accès aux ressources et aux outils qui l'aideront à à développer leurs compétences, à se tenir au courant des tendances du secteur et à réussir dans leurs fonctions. dans le cadre de leurs fonctions."

🆚 Partage des connaissances et gestion des connaissances

Dans la plupart des entreprises, les gestionnaires des connaissances sont responsables de la création, du stockage et de la facilité de récupération de toutes les connaissances pertinentes de l'entreprise. Il est donc important que les départements transfèrent immédiatement les connaissances acquises aux membres concernés de votre organisation.

La recherche sur l'influence du partage des connaissances sur la gestion des connaissances a révélé que le partage des connaissances crée un environnement de gestion des connaissances plus efficace dans les entreprises.

La gestion des connaissances peut être divisée en quatre éléments principaux :

• la collecte et l'archivage d'informations ;
• l'organisation et le stockage des informations ;
• faciliter l'accès à l'information, y compris aux connaissances tacites ;
• l'utilisation de ces connaissances pour améliorer les capacités de prise de décision.

Cependant, la gestion des connaissances ne permet pas à elle seule à tous les employés d'accéder à l'information et de la partager.

De nombreux employés pensent souvent que cela ne vaut pas la peine de partager des informations. Nombre d'entre eux pensent que le fait de ne pas divulguer des informations précieuses leur permettrait de paraître plus importants aux yeux de leur employeur. 

C'est là qu'une culture de partage des connaissances ajoute de la valeur au système de gestion des connaissances mis en place depuis longtemps. 

Résumons les principales différences pour plus de clarté :

• La gestion des connaissances est un processus organisationnel qui se concentre sur la collecte, l'organisation, le stockage et la récupération d'informations afin d'améliorer les capacités de prise de décision.
• Le partage des connaissances est un processus social de création de connaissances dans lequel les personnes partagent leurs expériences afin d'apprendre les unes des autres (et d'établir des relations). Il crée un environnement de travail collaboratif.

💸 8 façons dont une culture de partage des connaissances améliore votre résultat net

1. Accroître l'innovation et la productivité

Lorsque les gens se sentent liés les uns aux autres, ils sont plus enclins à collaborer, ce qui est particulièrement vrai lorsque votre organisation possède une solide culture de partage des connaissances. 

Lorsque les employés peuvent accéder à la sagesse collective de leur organisation, ils peuvent innover et développer de nouvelles idées.

Tomasz Niezgoda, responsable du marketing et cofondateur de Surfer SEO, innove grâce à des sessions actives de partage des connaissances. Il explique son processus :

"Pour promouvoir davantage le partage des connaissances, nous avons mis en place un certain nombre d'initiatives et de pratiques. Par exemple, nous avons créé une session hebdomadaire de "partage des connaissances" où chacun peut se réunir pour discuter de ses projets en cours et poser des questions.

Nous disposons également d'un bulletin d'information interne dans lequel les employés peuvent publier des articles et partager leurs idées. En outre, nous avons mis en place un programme "Lunch and Learn" où les employés peuvent se réunir pour discuter de sujets tels que le référencement, le contenu et l'analyse.

2. Améliorer la fidélisation des salariés 

Une entreprise améliore les taux de rétention en créant une culture d'entreprise axée sur la collaboration, l'engagement et le soutien. 

Et à l'ère de la grande démission et du grand remaniement, une mauvaise culture fait plus que jamais fuir les employés. 

Une étude du MIT Sloan a révélé que : "Une culture d'entreprise toxique, par exemple, est 10,4 fois plus puissante que la rémunération pour prédire le taux d'attrition d'une entreprise par rapport à son secteur d'activité." 

Ainsi, pour garder une longueur d'avance, vous devez favoriser une culture d'entreprise positive et collaborative. 

💪 Apprenez de 7 exemples de culture d'entreprise exceptionnelle.

3. Favoriser l'épanouissement des salariés

Le partage des connaissances permet d'apprendre tout en travaillant. 

Les employeurs qui investissent dans la croissance et le développement de leurs employés en leur offrant des possibilités d'apprentissage forment des équipes très performantes, qu'elles soient internes ou distantes. 

💡 L'accès à des opportunités de croissance favorise l'engagement des salariés.

En conséquence, les employés se sentent plus heureux, valorisés, appréciés et plus enclins à investir de l'énergie dans l'organisation.

4. Prévenir les erreurs répétitives

La capacité à apprendre des erreurs des autres et à éviter de les répéter est un avantage de l'accès à une base de connaissances. 

Lorsque les gens partagent des expériences et des idées qui n'ont pas fonctionné avec leurs coéquipiers, ils empêchent les autres de commettre les mêmes erreurs. 

5. Construire une culture de l'apprentissage

Community peuvent partager et s'entraider grâce à la collaboration et au retour d'information. Les idées des collègues peuvent être extrêmement utiles aux autres dans l'accomplissement de leur travail.

6. Accroître la satisfaction et la fidélité de vos clients

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

73 % des gens considèrent l'expérience client comme un facteur essentiel dans leurs décisions d'achat. 

Des temps de réponse plus rapides font partie de l'expérience client dans son ensemble. Par conséquent, si vous êtes un client et que vous vous efforcez d'obtenir les informations dont vous avez besoin auprès de 9 entreprises sur 10, mais qu'une entreprise s'avère utile et rapide à répondre à vos questions, c'est elle que vous choisirez. 

Peu importe que le prix soit plus élevé, l'expérience du client est l'aspect le plus important dont il se souvient.

Supposons que votre personnel en contact avec la clientèle ait accès à une base de connaissances actualisée répondant à toutes les questions susceptibles d'être posées par les prospects et les clients. Dans ce cas, ils seront en mesure d'offrir une expérience positive à vos clients. Et, en prime, vos représentants clientèle auront également une meilleure expérience de leur travail au sein de votre entreprise. Tout le monde y gagne. 

Si un client reste en attente et se demande si l'information va arriver, vous n'êtes même pas en concurrence avec les entreprises qui fournissent des réponses rapides à l'aide de bases de connaissances internes.

7. Améliorer l'alignement organisationnel

Plus les employés connaissent les produits, les services et les stratégies de l'entreprise, mieux ils peuvent aligner leurs efforts de prise de décision sur les objectifs de l'entreprise. 

L'alignement est essentiel dans les grandes organisations qui comptent plusieurs départements ou sites. Il permet également d'améliorer la gestion du changement en minimisant la résistance des employés grâce à la documentation des changements à l'échelle de l'entreprise.

➡️ Votre entreprise est sur le point de subir un changement majeur ? Consultez notre guide sur la manière de gérer efficacement le changement.

8. Réduire les coûts de formation 

De nombreuses entreprises exigent de leurs employés qu'ils participent à des programmes de formation formels afin d'apprendre une compétence en détail. 

Des données récentes indiquent que les dépenses mondiales consacrées à la formation des employés ont atteint 370 milliards de dollars en 2019, et que la dépense moyenne par apprenant s'élevait à près de 1 300 dollars.

Mais les coûts de formation d'une entreprise ne sont pas seulement financiers. Ils comprennent également le temps que les employés consacrent à l'acquisition de nouvelles compétences au cours d'une formation.

En outre, pour les nouveaux employés, le coût est celui d'une productivité limitée alors qu'ils se débattent dans les courbes d'apprentissage et s'efforcent de maîtriser leur nouveau rôle, leurs nouveaux outils et leurs nouvelles responsabilités. 

Le partage des connaissances permet aux employés d'accéder à des informations pertinentes dans le cadre de leur travail plutôt que de devoir quitter leur bureau pour assister à des séances de formation.

🔍 7 Facteurs ayant un impact sur le partage des connaissances au sein des équipes

La volonté de partager les informations et les données entre les services contribue à l'avenir de l'entreprise.

Les gens apportent leur personnalité et leur style de travail sur le lieu de travail. Par conséquent, les entreprises doivent réagir aux obstacles liés au comportement qui s'opposent à une culture de partage des connaissances.

Il s'agit des principaux obstacles qui entravent le processus de partage des connaissances.

1. Manque de confiance

La confiance est le fondement d'une culture de partage des connaissances. Il est nécessaire de faire confiance à ses pairs, à ses employés, à son personnel et à ses supérieurs pour atteindre le niveau supérieur d'une entreprise.

➡️ Découvrez 17 façons d'instaurer la confiance sur votre lieu de travail et de jeter les bases d'un environnement de travail propice au partage des connaissances.

2. Les barrières culturelles 

La culture de votre entreprise peut encourager ou décourager le partage des connaissances. Voici quelques exemples de barrières culturelles :

• Culture hiérarchique : Dans les entreprises à forte culture hiérarchique, les employés de niveau inférieur peuvent être réticents à partager leurs connaissances avec leurs supérieurs et vice-versa. Cette attitude peut être due à un manque de confiance, à la peur d'être jugé ou à l'absence de valeur perçue dans le partage des connaissances.
• Culture compétitive : La culture compétitive de certaines organisations peut décourager le partage des connaissances, car les employés peuvent avoir l'impression que le fait de partager des informations avec d'autres pourrait les désavantager.
• La peur du rejet et du jugement : Dans une culture qui n'encourage pas le retour d'information ou dans laquelle les gens craignent d'être rejetés ou jugés, les employés peuvent hésiter à partager ouvertement leurs idées ou leurs connaissances. En conséquence, les gens peuvent ressentir un manque de motivation pour offrir ou demander de l'aide. Si les gens ont peur d'avoir l'air stupide ou de faire des erreurs, ils peuvent être moins enclins à partager leurs connaissances avec les autres.

3. Accumulation de connaissances

Certains dirigeants sont prêts à partager leur sagesse. Mais certains ne sont pas disposés à partager l'information.

Certains dirigeants veulent cacher ce qu'ils savent afin de conserver leur position dominante et d'en tirer tous les avantages. Malheureusement, cet état d'esprit conduit à la méfiance, à la thésaurisation et à une mentalité de silo.

La thésaurisation des connaissances n'est pas propice à un état d'esprit de croissance facilitant une culture de partage des connaissances à long terme. Au contraire, la thésaurisation des connaissances conduit à une concurrence interne destructrice et à des conflits de pouvoir. 

4. Un manque de leadership

Les chefs de service et les responsables doivent posséder des compétences en matière de leadership pour maintenir les activités de partage des connaissances au sein des équipes.

L'ensemble du personnel doit comprendre quels sont les besoins en connaissances dans les différents départements et comment les autres peuvent répondre à ces besoins dans l'ensemble de l'organisation.

➡️ Apprenez à utiliser vos compétences en matière de leadership pour favoriser l'innovation sur votre lieu de travail et maintenir une forte culture de l'apprentissage.

5. Manque d'outils pour partager les informations et les données

En l'absence de soutien technologique ou de plateformes de partage des connaissances, les employés peuvent éprouver des difficultés à partager et à accéder à l'information de manière efficace. 

Vous devez faire en sorte que vos employés puissent facilement documenter et partager leurs connaissances. Cependant, vous ne devez pas reprocher aux employés de ne pas vouloir faire d'efforts pour documenter leur apprentissage.

6. Distance (géographique) entre les équipes

Lorsque votre équipe travaille virtuellement, certains défis spécifiques peuvent se poser :

• Obstacles à la communication : il peut être plus difficile de communiquer et de collaborer efficacement. Par conséquent, il sera plus difficile pour les membres de l'équipe de partager des idées et des informations, d'instaurer la confiance et d'établir des relations de travail solides.
• Les différences culturelles : La distance géographique peut exacerber les différences culturelles et empêcher les membres de l'équipe de se comprendre et de collaborer efficacement.

Voici quelques solutions pour relever ces défis : 

• Encouragez les vidéoconférences et autres technologies pour aider les membres de l'équipe à rester en contact et à collaborer efficacement.
• Encouragez les membres de l'équipe à organiser régulièrement des réunions et des points de contact virtuels.
• Fournir une formation et des ressources pour aider les membres de l'équipe à gérer les différences culturelles.
• Envisagez de faire tourner les membres de l'équipe dans des bureaux ou des lieux différents pour favoriser les interactions en face à face.

7. Manque de communication entre les chefs de service

Le manque de communication entre les responsables de service peut entraver le partage des connaissances au sein d'une entreprise en créant des informations cloisonnées, ce qui entraîne une perte de temps et d'argent : 

• un manque de compréhension des travaux des autres départements ;
• la duplication des efforts ; 
• le manque de coordination ; 
• des difficultés à coordonner les efforts et à aligner les stratégies ;
• difficulté à établir la confiance et à partager des informations sensibles ;
• l'utilisation inefficace des ressources (c'est-à-dire le gaspillage de temps, d'efforts ou de ressources).

Si cela vous semble familier, voici comment vous pouvez surmonter ces difficultés : 

Conseil n° 1 : établir des canaux de communication efficaces entre les directeurs de département, tels que des réunions départementales régulières et des réunions d'équipes interfonctionnelles.

Conseil n° 2 : adopter des outils et des technologies de collaboration pour faciliter la communication entre les départements.

Conseil n° 3 : envisagez de désigner une personne ou une équipe chargée d'assurer la liaison entre les différents services.

🪜 9 étapes pour créer une culture de partage des connaissances dans votre organisation

Voyons comment créer une culture du partage des connaissances dans votre organisation. 

Les processus contribueront à éliminer les obstacles tels que la rétention de connaissances, où les employés sont réticents à partager des informations avec d'autres membres de l'équipe et d'autres services.

Objectif : créer une culture d'ouverture et de collaboration qui encourage les employés à partager ouvertement leur expertise, leurs idées et leur expérience avec les autres.

1. Identifier les experts de l'équipe pour faciliter le partage des connaissances  

Les experts choisis de manière appropriée peuvent guider les employés sur la manière et les raisons de partager les connaissances. Cet expert doit promouvoir le partage des connaissances dès le premier jour de travail d'un employé. 

Les nouveaux embauchés peuvent suivre cet expert. 

Ce processus permettra au nouvel employé de se familiariser directement avec la culture, les processus et les procédures de votre organisation. 

Conseil : L'apprentissage auprès d'experts internes motivera vos collaborateurs à se développer.

➡️ Découvrez 12 autres facteurs de motivation des salariés et les moyens de les exploiter.

En observant la manière dont les employés plus expérimentés interagissent avec leurs collègues, les nouveaux employés verront qu'il est acceptable de partager leurs opinions. 

L'objectif à long terme de l'expert est d'encourager les nouveaux employés à exprimer leur point de vue tout en respectant les opinions et les préoccupations des autres.

2. Partager les connaissances depuis le sommet

En partageant des idées du haut vers le bas, vous contribuez à créer une culture dans laquelle tout le monde, y compris la direction, adhère à la collaboration et au partage des connaissances.

L'une des meilleures façons d'encourager les autres à partager leurs connaissances est de le faire soi-même.

Les employés qui voient leurs dirigeants partager activement leur expertise sont plus enclins à suivre leur exemple. Veillez à ce que vos dirigeants partagent des informations sur les évolutions du secteur, les meilleures pratiques et les études de cas, et à ce qu'ils assurent la formation et le mentorat du personnel subalterne.

3. Mettre en œuvre une plateforme de partage des connaissances basée sur l'informatique dématérialisée

Les avantages d'un outil de gestion des connaissances sont doubles : 

• Réduire la demande de formation en personne. 
• Gagnez du temps, de l'argent et des ressources en permettant aux employés d'apprendre à leur rythme, c'est-à-dire en leur offrant une formation à la demande. Par exemple, ils peuvent apprendre à utiliser un nouvel outil. 

Un système d'information partagé basé sur le cloud améliore votre organisation en organisant des fichiers comme les wikis, les e-mails et les calendriers. 

L'accès direct à une base de connaissances facilite la collaboration avec les membres de votre équipe sur des projets, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Le système doit donc inclure toutes les sources de connaissances internes pertinentes, telles qu'une base de données, des séminaires ou des sites web.

Lindsay Karny, coach de carrière et professionnelle des ressources humaines à Resume 2023Le partage des connaissances est une responsabilité quotidienne des employés :

"L'une des choses les plus importantes que nous ayons faites a été d'établir clairement que le partage des connaissances était la responsabilité de chacun dans l'entreprise. Nous nous sommes assurés que chacun comprenait qu'il était responsable de partager ce qu'il savait - et d'aider les autres à partager ce qu'ils savaient - et nous l'avons tenu pour responsable de cette responsabilité".

Le personnel de Lindsay utilise un wiki interne pour accéder à des informations actualisées, ce qui renforce leur culture de partage des connaissances :

"Nous disposons d'un wiki interne contenant des informations sur tous nos produits, ainsi que d'une plateforme interne de médias sociaux où les employés peuvent poser des questions ou faire des suggestions pour améliorer nos processus ou nos produits."

4. Instaurer une politique de la porte ouverte

Créez un environnement où les gens se sentent à l'aise pour partager leurs idées et collaborer, et où l'erreur n'est pas la fin du monde.

Les employés doivent se sentir libres de demander de l'aide à n'importe quel membre de l'entreprise. Ils doivent se sentir à l'aise pour poser des questions ou admettre leur ignorance sans être pénalisés.

Lorsque quelqu'un demande de l'aide lors d'une réunion, il doit se sentir soutenu et compris. Elle sera alors plus disposée à partager ses connaissances.

5. Dresser une liste d'activités de partage des connaissances (encourager les contributions des employés).

Encouragez les employés à se réunir et à échanger des idées.

Stimulez la motivation avec une incitation, telle qu'une reconnaissance ou une récompense monétaire, pour les encourager à parler de ce qu'ils savent et à le partager avec le reste de l'équipe.

Offrez aux contributeurs un petit cadeau, comme une carte-cadeau, à la fin de chaque période.

6. Organiser des réunions pour discuter des nouvelles informations

Vous devez rencontrer régulièrement les chefs de service et les équipes de projet pour échanger des informations.

Ces réunions régulières sont l'occasion idéale de poser des questions et de partager toute nouvelle connaissance ajoutée aux bases de connaissances.

Richard Nolan, Chief People Officer chez Epos Now, représente un département RH qui adopte un système de communication dans lequel les employés partagent leurs idées et encouragent les échanges entre départements :

"Nous soutenons nos équipes dans leur développement en maintenant un style de communication ouvert dans l'ensemble de l'entreprise. Cela signifie :

- organiser fréquemment des réunions départementales où le personnel peut échanger des idées ouvertement et honnêtement entre eux ;
- encourager les membres de l'équipe à partager avec d'autres des idées pertinentes provenant de sources extérieures ;
- s'assurer que l'information est librement disponible via des canaux numériques tels que Slack ou Google Docs ;
- organiser des formations mensuelles sur des sujets clés liés à l'entreprise ;
- faciliter les opportunités d'observation afin que les individus puissent apprendre les meilleures pratiques de différents départements au sein de l'organisation ;
- ainsi que fournir des opportunités de mentorat accessibles pour les employés qui souhaitent obtenir des conseils supplémentaires."

7. Choisir judicieusement une plateforme de partage des connaissances - Connaître les meilleures caractéristiques

Les systèmes de gestion des connaissances peuvent vous aider à améliorer la productivité, l'efficacité et la collaboration au sein de votre organisation. Il existe de nombreuses solutions basées sur le modèle SaaS. Alors, comment en choisir une ?

Voici trois caractéristiques à rechercher lors du choix d'un système de partage des connaissances.

A. Il est important que vos employés puissent accéder à votre système de gestion des connaissances de n'importe où, c'est-à-dire de manière multiplateforme. L'accès à l'information, quel que soit l'endroit où l'on se trouve, est essentiel pour les travailleurs du savoir d'aujourd'hui.

B. La plateforme doit faciliter le partage de l'information grâce à l'utilisation d'étiquettes et de mots-clés, ainsi que la mise en évidence des points clés et l'ajout de commentaires. 

C. Vous avez besoin de rapports et de données analytiques pour vous aider à prendre des décisions éclairées sur l'amélioration de votre système de gestion des connaissances, c'est-à-dire des statistiques d'utilisation, des sujets populaires, des périodes d'engagement et des domaines à améliorer.

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8. Utiliser des outils efficaces de partage des connaissances

Différents outils et technologies sont disponibles pour faciliter le partage des connaissances au sein de votre entreprise.

Par exemple, vous pouvez utiliser des réseaux sociaux d'entreprise ou des plateformes de collaboration pour partager des informations et des documents, ou des outils de vidéoconférence pour organiser des réunions virtuelles et des sessions de formation.

En outre, vous pouvez envisager d'investir dans un système de gestion des connaissances, qui peut aider à centraliser et à organiser les informations, ce qui permet aux employés de trouver et d'utiliser plus facilement les connaissances dont ils ont besoin.

9. Utiliser un système d'indicateurs pour mesurer l'impact de vos efforts 

Les rapports d'évaluation montrent l'évolution des fonctions de votre base de connaissances. Grâce aux indicateurs, vous pouvez prévoir et améliorer les performances de votre système de partage des connaissances au fil du temps.

Vous pouvez utiliser des indicateurs tels que le taux d'utilisation, le nombre de vues, les clics sur les messages et les utilisateurs les plus actifs.

Le temps de stockage et de récupération des informations représentant une part importante du budget de la plupart des entreprises, nombre d'entre elles mesurent ce temps et les économies qu'il permet de réaliser grâce à leur système de gestion des connaissances.

Le système peut suivre le temps passé sur des tâches utiles ou inutiles, le temps passé à trouver les informations correctes et le temps de formation par nouvel employé lors de l'intégration. 

Lors des réunions, mettez ces données à disposition et recueillez également les points soulevés sur la qualité de la base de connaissances, c'est-à-dire sur l'utilité des informations partagées.

🌟 5 Meilleures pratiques pour améliorer votre processus de partage des connaissances

Le partage des connaissances est la clé du succès des entreprises. 

Si certaines entreprises comptent sur leurs employés pour partager leurs connaissances, d'autres ont mis en place des processus structurés de partage des connaissances.

Ces stratégies amélioreront votre processus de partage des connaissances et permettront à vos employés d'acquérir plus facilement de nouvelles compétences et d'accroître leur productivité.

1. Demander l'avis des salariés

Utilisez une enquête pour savoir ce dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail, puis intégrez cette information dans votre système de gestion des connaissances.

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2. Encouragez et récompensez les employés qui partagent leurs connaissances régulièrement (par exemple, chaque semaine ou chaque mois). 

Pendant les réunions, donnez aux employés le temps de discuter de sujets pertinents.

Offrez des cadeaux aux employés qui utilisent efficacement votre système de connaissances.

3. Associer les nouveaux employés à un mentor et à un compagnon.

Dans le cadre d'une procédure d'accueil favorable, faites en sorte que les nouveaux employés suivent un mentor, un employé expérimenté, qui peut les aider dans le processus de partage des connaissances. 

Le mentor doit être une personne qui

• Est disposé et apte à partager ses connaissances, ses idées et son expertise.
• Encourage vos nouveaux employés à donner leur avis.

Le mentor fournit au nouvel employé une ressource permanente qui peut répondre à ses préoccupations lors du partage des connaissances.

Un programme de jumelage permettra : 

• Aidez les nouveaux employés à se sentir les bienvenus. 
• Permettez-leur de connaître leurs nouveaux collègues mieux et plus rapidement.
• Encouragez-les à rechercher et à partager des connaissances utiles. 

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4. Programmer des événements sociaux pour les employés 

Les événements sociaux actifs peuvent être axés sur le renforcement de la confiance et de la cohésion de l'équipe. 

La confiance et la cohésion de l'équipe sont les fondements d'une culture de partage des connaissances sur le lieu de travail, qu'il soit physique ou virtuel. 

La cohésion des liens et des stratégies de travail est essentielle à la réussite d'une entreprise.

Lorsque les membres d'une équipe sont compétents dans des domaines complémentaires, ils peuvent s'appuyer sur les forces de chacun pour atteindre leurs objectifs en partageant leurs idées et leurs expériences.

5. Créer des rituels de partage des connaissances

Encouragez les nouveaux employés à partager leurs connaissances en créant des rituels. Par exemple, à la fin de chaque journée, demandez à tous les membres de votre équipe d'écrire ce qu'ils ont appris ce jour-là.

Il peut s'agir d'une expérience ou d'une observation faite au cours d'une réunion ou d'un projet, ou d'une nouvelle idée émise lors d'une séance de brainstorming avec des collègues. Ou tout autre élément pertinent.

Une fois que tout le monde a écrit ses pensées et ses expériences de la journée, partagez-les lors d'une réunion d'équipe. 

Cet exercice est une excellente occasion d'organiser des sessions de rattrapage avec les employés et d'encourager le partage d'expériences réussies.

Parlez des erreurs commises, par exemple des défis qui n'ont pas été relevés au cours de la semaine, et expliquez pourquoi. En partageant ces informations, les autres employés peuvent donner leur avis sur la manière d'aborder les défis et apporter leur expérience.

Les rituels permettent de prévenir l'accumulation de connaissances avant qu'elle ne s'installe.

Chez Zavvy, l'équipe marketing organise une session d'apprentissage hebdomadaire pour discuter de divers sujets, lire des articles universitaires et partager les connaissances et les meilleures pratiques qui peuvent être utiles en interne et pour les clients. De plus, des collègues d'autres équipes se joignent parfois à ces réunions afin de promouvoir le partage des connaissances entre les différents services. 

Dès que vous avez plus d'une personne dans votre équipe, il y a un risque que certaines d'entre elles accumulent des connaissances. Mettez en place un wiki interne Notion ou utilisez des outils tels que Slack où les gens peuvent partager leurs connaissances sans se parler en face à face.

Lindsay Karny, coach de carrière et professionnelle des ressources humaines chez Resume 2023, explique l'importance des réunions régulières pour le partage d'idées :

"Nous organisons également des réunions régulières au cours desquelles les employés peuvent poser des questions sur n'importe quel sujet lié au travail, et nous nous assurons ensuite que ces questions reçoivent une réponse de la part de quelqu'un qui possède l'expertise nécessaire pour y répondre."

💪 En ce qui concerne les réunions, découvrez comment nous avons mis en place le programme d'apprentissage du leadership deFreeletics. La table ronde des gestionnaires de personnel est une activité d'apprentissage par les pairs qui permet de discuter des défis en matière de leadership et de partager les meilleures pratiques.

➡️ Permettre le partage des connaissances dès le premier jour avec Zavvy

Nos solutions sont utiles aux entreprises non seulement pour l'intégration des nouveaux employés, mais aussi pour créer des parcours de contenu à des fins de formation et de mise à jour des produits.

Avec l'outil de création de parcours de Zavvy, vous pouvez :

• Créez des guides étape par étape qui accompagnent les nouveaux embauchés au cours de leurs premières semaines dans l'entreprise.
• Documenter les changements au sein de l'entreprise afin que chaque employé ait accès aux détails.
• Former les employés aux outils et aux logiciels dont ils ont besoin pour faire leur travail. Les outils de Zavvy permettent aux nouveaux employés de se familiariser avec la culture, les valeurs et les objectifs de l'entreprise.

L'équipe de marketing produit de notre client, DataGuardutilise Zavvy pour envoyer des mises à jour mensuelles sur ses produits. Ainsi, les vendeurs et les autres personnes qui se réfèrent à ce document ont toujours accès aux dernières modifications.

Faites une visite guidée de notre plateforme et voyez comment Zavvy peut vous aider dans le partage des connaissances et l'intégration des nouveaux employés. 

Nous vous conseillerons et vous présenterons les utilisations de Zavvy pour votre entreprise.

Essayez une démonstration de Zavvy, et nous vous montrerons comment nos outils peuvent aider votre entreprise à gérer vos connaissances, vos processus et vos employés.