La première impression est importante, à tel point qu'une bonne expérience d'intégration des employés peut augmenter le taux de rétention des nouveaux embauchés de 82 %. À une époque où les changements de carrière dus à une faible satisfaction professionnelle sont devenus la norme, ces chiffres valent la peine d'être notés. Cependant, cela pose une autre question, plus importante encore : qu'est-ce qui fait une bonne expérience d'intégration d'un employé ?
Tout d'abord, les nouveaux embauchés ne doivent se préoccuper que de la manière dont ils peuvent s'acquitter au mieux de leurs nouvelles tâches, et non des pièges administratifs potentiels. Cela dit, la documentation d'accueil est un élément essentiel du processus d'accueil des employés, ce qui signifie qu'aucun processus d'accueil ne peut s'en passer. Alors, comment s'assurer que les nouveaux embauchés reçoivent toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions?
Nous sommes ici pour explorer cette question plus en détail aujourd'hui.
Qu'est-ce qui distingue les documents relatifs à l'embauche des documents relatifs à l'intégration ?
La différence essentielle réside dans le fait que la paperasserie pour les nouveaux embauchés fait référence à la paperasserie réelle que les nouveaux embauchés remplissent au moment de leur embauche .
Par ailleurs, la documentation d'accueil représente les outils, les processus, les politiques et les procédures de l'entreprise, ainsi que d'autres éléments de propriété intellectuelle qui façonnent la culture générale et les tâches des services.
Par conséquent, il est assez courant de voir les deux se chevaucher d'une manière ou d'une autre.
Vous trouverez ci-dessous une liste de quatre types de documents d'intégration que vous rencontrerez probablement lors de votre installation dans vos nouvelles fonctions. En outre, vous rencontrerez probablement ces documents, qu'ils soient numérisés ou sur papier.
Les documents d'intégration ont pour but de permettre aux nouveaux employés de lire et de comprendre les conditions et les responsabilités liées à leur nouveau rôle au sein de l'entreprise. En général, ils sont exigés à la fois par la loi et par le contrat.
Gardez à l'esprit que les quatre types de documents d'accueil énumérés ci-dessous sont généralisés à des fins de démonstration. N'oubliez pas de vérifier auprès de votre service des ressources humaines que vous ne manquez pas d'autres documents d'intégration essentiels dont vos nouveaux employés auront besoin.
Il n'est pas surprenant que les documents juridiques que les employés doivent remplir au moment de leur embauche varient d'un pays à l'autre.
Par exemple, les employés salariés aux États-Unis devront remplir des formulaires fiscaux W-4 pour les impôts fédéraux et d'État, tandis que les Canadiens doivent soumettre un formulaire fiscal TD1 dûment rempli. Il convient également de mentionner que vous devriez inclure dans votre documentation d'accueil des informations sur les formulaires légaux pour les entrepreneurs et autres employés non permanents ou non salariés.
Bien que ces documents diffèrent d'un pays à l'autre, ils traitent généralement des aspects essentiels de l'emploi, tels que
Lorsqu'ils commencent à travailler, les nouveaux employés ont besoin de trois documents d'embauche essentiels:
La lettre d'offre d'emploi est une brève présentation du nouveau poste. Non seulement elles présentent officiellement l'offre d'emploi par écrit, mais elles contiennent généralement un message de bienvenue, la date d'entrée en fonction et les prochaines étapes pour les nouveaux embauchés.
Quant aux détails administratifs pertinents concernant le nouveau poste, vous les trouverez dans un formulaire de contrat de travail. Les contrats de travail décrivent les heures de travail, le salaire, les congés, les tâches liées au poste, les politiques de l'entreprise et les directives relatives au renouvellement et à la résiliation du contrat. Si les employés ont un problème dans l'un de ces domaines, ils peuvent toujours se référer à leur contrat de travail.
Enfin, vous pouvez partager toutes les informations qui ne figurent pas dans la lettre d'offre d'emploi ou le contrat de travail dans un document écrit détaillant les politiques, les procédures et les attentes supplémentaires de l'entreprise.
Conseil: vous pouvez contribuer à une intégration plus efficace de vos nouveaux employés en clarifiant autant que possible les politiques, les procédures et les attentes dès le début du processus d'intégration.
Les documents internes à l'entreprise font généralement référence à des documents spécifiques à l'entreprise qui aident les nouveaux employés à mieux comprendre la structure, la culture et les attentes au sein de l'organisation.
Ces documents peuvent comprendre des éléments tels que
Conseil: Comme pour les contrats de travail, il n'est pas inutile de demander aux nouveaux employés de signer certains de ces documents pour s'assurer qu'ils ont lu et compris les détails de chacun d'entre eux.
La plupart des contrats de travail contiennent des informations sur la rémunération. Toutefois, certaines entreprises choisissent d'indiquer ces informations ailleurs. Voici quelques-uns des documents les plus courants concernant la rémunération des salariés :
Il se peut que certains documents entrent dans plus d'une des catégories énumérées ci-dessus. Quoi qu'il en soit, il est bon de passer en revue les documents ci-dessus et de vérifier s'il n'en manque pas. La mise en ordre des documents d'accueil n'est toutefois qu'une pièce du puzzle lorsqu'il s'agit de créer un processus d'accueil.
Pour ceux qui n'ont pas beaucoup d'expérience, la question de savoir comment optimiser la documentation d'intégration peut sembler décourageante. Pour commencer, un cahier des charges (également connu sous le nom de cahier des charges de l'entreprise) peut vous aider à structurer votre documentation d'intégration de manière à ce qu'elle corresponde à la mission et aux valeurs de votre organisation.
Conseil: Pour ce qui est de savoir qui est le mieux placé pour compiler ces manuels de l'entreprise, vous êtes le seul à pouvoir répondre à cette question. Bien que nous vous encouragions à rédiger vos playbooks en équipe, les responsables ou les experts en la matière au sein de votre entreprise seront les personnes les mieux placées pour vous consulter à ce sujet.
En déterminant les informations que vos nouveaux collaborateurs devront connaître sur votre entreprise et, inversement, les informations que votre entreprise devra obtenir d'eux, vous pouvez créer des manuels de jeu intuitifs et bien structurés pour l'entreprise.
Comme nous l'avons évoqué plus haut, ces informations varient en fonction de l'entreprise et du pays (en particulier les informations relatives aux soins de santé des employés). Toutefois, vous pouvez utiliser les éléments suivants comme point de départ pour décider des informations à inclure dans votre guide. Les nouveaux embauchés devront notamment
Une fois que vous êtes en mesure d'organiser et d'éditer ces informations dans un format digeste pour les nouveaux embauchés, partagez-les avec d'autres personnes, des employés et des parties prenantes afin d'évaluer si vous êtes sur la bonne voie. Après avoir obtenu leur feu vert, partagez le guide avec vos nouveaux employés et encouragez-les à s'y référer chaque fois qu'ils ont des questions. Si vous recevez la même question de la part de plusieurs nouveaux embauchés, vous pouvez revoir votre manuel pour les domaines qui manquent de clarté.
Il existe plusieurs façons de créer et de structurer les manuels de jeu de l'entreprise, en fonction de la culture, de la mission et des valeurs de votre organisation. Différents types de manuels expliquent plus en détail les politiques et procédures spécifiques de l'entreprise.
Étant donné que l'objectif premier d'un playbook d'entreprise est de couvrir les bases en termes de valeurs, de politiques, de procédures et de meilleures pratiques de l'entreprise, vous aurez toujours besoin d'inclure ces informations quelque part. Cependant, il existe d'autres types de playbooks qui traitent d'informations plus spécifiques et plus détaillées :
Les entreprises savent à quel point il est important de bien intégrer les nouveaux employés, comme en témoignent les 92 milliards de dollars consacrés à la formation des nouveaux employés au cours des deux dernières années. Mais il ne suffit pas de jeter toute cette documentation aux nouveaux embauchés. Le plus souvent, ils ont besoin de conseils, d'une expérience utilisateur de premier ordre et d'une connexion humaine authentique pour naviguer avec succès dans le processus. Voici quelques-unes de nos recommandations préférées pour y parvenir.
Il n'est peut-être pas surprenant que plus de trois quarts des employés pensent que la socialisation est le facteur le plus important d'un emploi - un chiffre qui devrait encore augmenter à mesure que nous continuons à émerger de la pandémie. Mais d'un autre côté, l'engagement des employés dans le monde des affaires post-COVID est une préoccupation majeure pour les employeurs. Après tout, il peut être difficile d'impliquer des employés assis seuls dans leur bureau à domicile pendant huit heures par jour.
C'est pourquoi il est important et nécessaire d'établir une véritable connexion humaine, en particulier dans un environnement éloigné. Heureusement, il existe quelques moyens de favoriser la proximité et l'intégration des nouveaux embauchés :
En fonction de la structure et de la culture de votre organisation, vous serez peut-être plus enclin à organiser certains événements d'orientation plutôt que d'autres (par exemple, des approfondissements sur les produits plutôt que des réunions d'introduction avec les cadres supérieurs de l'entreprise). Ce qui compte le plus, c'est que vous mettiez en place les réunions et les événements d'orientation qui ont le plus de sens pour votre organisation. Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons de créer une expérience d'intégration inoubliable, et il n'y a pas deux organisations qui s'adaptent de la même façon.
Un systèmebuddy peut aider considérablement les nouvelles recrues au sein d'une organisation. Des études montrent qu'un système buddy stimule les taux de rétention des employés et la satisfaction générale au travail à long terme. En outre, le fait d'avoir un employé désigné pour poser des questions et répondre à des préoccupations peut offrir un sentiment de sécurité psychologique bien nécessaire. Il s'agit d'un facteur essentiel qui influence la décision d'un employé de rester dans une entreprise ou de la quitter, comme l'a découvert Google.
N'oubliez pas que l'un des principaux objectifs de l'onboarding est de faire en sorte que vos nouveaux employés se sentent connectés et intégrés dans l'entreprise. De petites mesures telles que la mise en relation des nouveaux employés avec un site d'accueil buddy peuvent contribuer grandement à la réalisation de cet objectif. Sachant que le remplacement d'un nouvel employé coûte environ un tiers de son salaire, les taux de rotation élevés dus à l'absence de cette sécurité psychologique s'accumulent rapidement.
L'intégration des nouveaux employés peut s'avérer difficile pour les nouveaux embauchés (et pour les autres).
C'est pourquoi il est essentiel de rationaliser les flux de travail afin que les informations soient fournies au fur et à mesure : cela montre aux nouveaux embauchés que leur bien-être psychologique et la compréhension des tâches liées à leur nouveau rôle sont les deux principales priorités de l'ensemble du processus.
Elle indique également que l'intégration n'est pas un processus unique. Il s'agit plutôt d'un parcours guidé qui aide les employés à s'intégrer dans leur rôle, à se sentir confiants et parfaitement préparés à assumer leurs nouvelles fonctions.
Prendre Storyblokpar exemple. La rationalisation de ses flux de travail lui permet d'économiser 68 heures par mois sur son processus d'intégration. Ils ont ainsi plus de temps pour se concentrer sur l'essentiel : faire en sorte que les nouveaux employés soient prêts à réussir dans leurs nouvelles fonctions.
Storyblok Pour ce faire, ils doivent définir clairement chaque phase de leur processus d'intégration, les objectifs de chaque phase et les éléments nécessaires pour obtenir les résultats souhaités. ZavvyLe logiciel d'onboarding numérique d'EADS les aide à automatiser certains aspects de leur processus d'onboarding. L'automatisation ne se traduit pas seulement par un gain de temps, mais aussi par une augmentation de la productivité. En bref, la rationalisation des flux de travail permet à tout le monde de gagner du temps, qu'il s'agisse des employés chargés des opérations ou des nouveaux embauchés.
L'élaboration de votre processus de documentation d'accueil ne doit pas nécessairement être coûteuse ou prendre du temps.
Avec le bon logiciel de documentation d'accueil, vous pouvez facilement automatiser, organiser et fournir un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux employés.
Les solutions de documentation d'accueil de Zavvy vous permettent de regrouper sur une plateforme unique et cohérente les documents relatifs aux nouveaux employés, la documentation d'accueil et l'élément social indispensable à l'engagement des employés.
Chaque employé, du débutant au cadre supérieur, peut bénéficier de son approche intuitive pour vous aider à gérer les affaires des employés.
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