Comment mener des entretiens d'évaluation qui favorisent la réussite des employés ?

Les lieux de travail et les employés évoluent.

Les entretiens d'évaluation ne sont plus un événement redouté par les employés. Au contraire, la génération Z et les milléniaux veulent plus de feedback au travail. 

En conséquence, les systèmes traditionnels, qui : 

❌ Évaluer les performances selon un cycle annuel.

❌ Ne pas maintenir une boucle de rétroaction continue. 

❌ Faire des check-ins uniquement une tâche annuelle sur la liste de contrôle, ne sera plus pertinent .

En fait, 81% des responsables des ressources humaines envisagent déjà de modifier le système de gestion des performances, selon pwc (plus d'informations sur cette étude ci-dessous).

Avez-vous déjà revu votre système de gestion des performances? 

Si ce n'est pas le cas, voici l'aide-mémoire.

Nous vous proposons un guide approfondi sur la manière de mener un entretien d'évaluation en tenant compte de l'évolution des attentes des travailleurs.

🕵️‍♀️ Pourquoi accorder tant d'importance à l'évaluation des performances ? 

1. Aligner les attentes des employés sur celles des dirigeants (et sur les objectifs de l'entreprise)

Avec un système d'évaluation des performances, les managers et les employés disposent d'un moment dédié pour discuter des objectifs. 

Tout d'abord, il les met sur la même longueur d'onde.

Deuxièmement, les responsables vérifient également si les plans des employés sont en phase avec les objectifs de l'organisation.

Par exemple, dans le processus de gestion des performances de Cisco, les responsables reçoivent une liste de contrôle pour examiner les objectifs des employés.

L'une des questions essentielles de la liste de contrôle est la suivante : Les objectifs sont-ils pertinents pour l'entreprise ?

Un système d'évaluation des performances permet donc de s'assurer que les employés évoluent en même temps que l'entreprise. 

2. Stimuler l'engagement des salariés

Des objectifs définis et un retour d'information axé sur l'avenir donnent aux employés une orientation claire pour aller de l'avant, ce qui stimule l'engagement. 

Un exemple concret : Gallup a identifié 12 facteurs d'engagement des employés :

1.  Je sais ce que l'on attend de moi au travail.
2. Je dispose du matériel et de l'équipement dont j'ai besoin pour faire mon travail correctement.
3. Au travail, j'ai la possibilité de faire ce que je fais le mieux chaque jour.
4. Au cours des sept derniers jours, j'ai reçu de la reconnaissance ou des éloges pour mon bon travail.
5. Mon supérieur, ou quelqu'un au travail, semble se soucier de moi en tant que personne.
6. Il y a quelqu'un au travail qui encourage mon développement.
7. Au travail, mes opinions semblent compter.
8. La mission ou l'objectif de mon entreprise me donne le sentiment que mon travail est important.
9. Mes associés ou collègues s'engagent à faire un travail de qualité.
10. J'ai une meilleure amie au travail.
11.  Au cours des six derniers mois, quelqu'un au travail m'a parlé de mes progrès.
12. L'année dernière, j'ai eu l'occasion d'apprendre et de progresser au travail.

💡 Vous pouvez traiter directement 6 de ces 12 facteurs dans votre système d'évaluation des performances .

3. Résoudre les problèmes des employés 

Des évaluations de performances bien équilibrées offrent une chance de communication réciproque où les employés ont également la possibilité de faire part de leurs doléances. De cette manière, les managers peuvent connaître leurs problèmes et les aider à trouver des solutions.

Les grandes entreprises telles qu'Adobe encouragent les entretiens périodiques entre les employés et les responsables dans le cadre de la gestion des performances. Ainsi, les employés bénéficient du soutien de leurs supérieurs qui leur donnent un retour d'information constructif et répondent à leurs questions. 

🔗 Découvrez comment combiner le retour d'information continu avec les entretiens d'évaluation.

4. Favoriser l'épanouissement des salariés 

Un retour d'information fréquent crée un cycle continu de croissance. Par conséquent, les managers ne doivent pas se limiter à donner un retour d'information sur les performances actuelles. 

Ils guident également les employés dans les domaines à améliorer et sur la manière de progresser. 

Prenons l'exemple de Zappos. 50 % de l'évaluation des performances chez Zappos se concentre sur les contributions actuelles des employés. Les 50 % restants portent sur les points forts de l'employé et les possibilités de développement professionnel.

5. Augmenter la fidélisation des employés

L'évaluation des performances rappelle aux employés que leur travail est apprécié et leur indique les points sur lesquels ils peuvent travailler pour gravir les échelons. Cette boucle de rétroaction constante accroît l'engagement des employés et leur satisfaction au travail, et réduit le taux de rotation.  

✍️ Ce qu'il faut faire avant votre prochain entretien d'évaluation

1. Revoir votre vision de la gestion des performances 

Le rapport Future of Performance Management, Rewards & Recognition de Pwc montre la situation actuelle du système d'évaluation des performances et ce à quoi ressemblera l'avenir. En voici un bref résumé. 

La norme actuelle est la suivante :

• la révision annuelle des objectifs statiques.
• Je ne suis pas un adepte du retour d'information. 
• Les vérifications sont considérées comme une liste de contrôle et non comme un sujet de conversation.
• Se concentrer sur les objectifs atteints et non sur la valeur créée.

Mais l' avenir et la nouvelle normalité de la gestion des performances sont attendus:

• Avoir des cycles de révision plus courts. 
• Fixer des objectifs de manière souple.
• Permettre aux employés d'atteindre une productivité durable.
• Améliorer la formation des cadres pour qu'ils puissent engager un dialogue constructif.
• Accélérer la croissance des employés.

Les évaluations de performance liées aux évaluations salariales annuelles et remplies de commentaires génériques appartiennent au passé. 

Comme l'indique le rapport, la gestion des performances est désormais davantage l'occasion d'accompagner les employés et d'investir dans leur développement de carrière (ce qui aide l'entreprise à long terme).

Qu'est-ce que cela signifie pour vous ?

Cela signifie que la première étape consiste à revoir votre vision de la gestion des performances afin d'être en phase avec l'évolution du paysage des employés.  

2. Expliquer votre nouvelle vision aux employés

L'étape suivante consiste à rallier tous les employés à l'idée. Expliquez-leur ensuite le changement de vision.

Voici quelques bonnes questions auxquelles il convient de répondre :

• Que peuvent-ils attendre des évaluations de performance et quel est le lien avec les objectifs de l'entreprise ?
• Quelle sera la fréquence des examens ? 
• Les réunions de contrôle complèteront-elles ou remplaceront-elles les évaluations formelles des performances ?
• Quel sera le rôle des managers dans le développement des employés ?
• Quels outils l'entreprise mettra-t-elle en œuvre pour mener à bien ces processus ?
• Quels types d'objectifs doivent-ils fixer : performances, amélioration des compétences, objectifs d'équipe ?

🎯 Découvrez comment responsabiliser votre personnel avec des objectifs de performance et de développement.

3. Développer des compétences en matière de coaching

Jusqu'à présent, la discussion sur l'évolution des attentes et la nouvelle normalité des évaluations des performances a mis en évidence un point essentiel : On attend désormais des managers qu'ils s'engagent systématiquement dans un dialogue constructif et qu'ils soutiennent les employés. Cela présente des avantages. 

Une étude récente de Gallup montre que les employés qui ont reçu un retour d'information significatif au cours de la semaine écoulée sont presque quatre fois plus susceptibles d'être engagés que les autres employés.

Cela signifie que votre rôle passe désormais de celui de leader traditionnel à celui de manager-coach. Il est temps d'améliorer vos compétences en matière de coaching afin de guider les employés dans la bonne direction, de leur donner les moyens de trouver des solutions et de leur fournir un retour d'information en temps utile. 

Plan d'action en 7 étapes pour mener à bien vos prochains entretiens d'évaluation

1. Définir le cycle de révision

Un cycle d'évaluation des performances est un processus en trois étapes : 

• les objectifs de planification;
• le suivi des progrès ;
• et l'évaluation des performances des employés à la fin. 

Les objectifs diffèrent selon les entreprises et les rôles. 

La plupart du temps, il s'agit d'un mélange de projets, de collaboration personnelle et d'équipe. 

La première étape consiste à définir la fréquence à laquelle vous souhaitez effectuer ces cycles de révision : Deux fois par an, tous les trimestres ou même plus souvent. 

La grande question qui se pose est la suivante : Quelle est la meilleure fréquence ?

Et la réponse est : c'est subjectif : C'est subjectif.

De nombreux facteurs interviennent dans le choix de la période d'évaluation des performances. En voici quelques-uns :

• Votre organisation connaît-elle une croissance rapide et des priorités changeantes ? À quelle échéance les employés peuvent-ils planifier leurs objectifs : un an, six mois ou trois mois ?
• Existe-t-il une culture du retour d'information au travail ? Les employés estimeront-ils que les évaluations tous les six mois sont trop éloignées, ou reçoivent-ils un retour d'information régulier sans attendre une évaluation formelle ?
• Quel est l'ordre de grandeur des tâches impliquées dans chaque cycle de révision ? 

Tenez compte de tous ces facteurs et trouvez la durée qui convient le mieux à votre organisation.

2. Demander aux employés de se fixer des objectifs

L'étape suivante consiste à discuter des objectifs avec les employés. Il existe deux façons de contourner ce problème :

1. Adoptez une méthode d'évaluation des performances basée sur les points forts et définissez des objectifs basés sur les points forts afin que les employés jouent sur leurs points forts.
2. Choisissez une méthode d'évaluation des performances basée sur les compétences et spécifiez les compétences nécessaires pour exceller dans chaque rôle. Ensuite, définissez les objectifs des employés pour améliorer ou perfectionner ces compétences.

💡 Nous vous suggérons d'opter pour une évaluation des performances basée sur les compétences. Pour vous aider à démarrer, nous avons créé pour vous un modèle gratuit d'évaluation basée sur les compétences. 

3. Suivre les progrès et soutenir les employés

Une fois les objectifs fixés, ne laissez pas les employés se débrouiller seuls. Au contraire, prévoyez des réunions régulières en tête-à-tête pour.. : 

• Offrir un soutien si les employés sont bloqués quelque part.
• Aidez-les à trouver des solutions.
• Permettre aux employés d'identifier leurs points forts.
• Fournir un retour d'information constructif.
• Vérifier s'ils vont dans la bonne direction.

Un autre avantage important des réunions individuelles fréquentes est qu'elles permettent de corriger le cap plus tôt que plus tard. 

Amy Spurling, PDG et fondatrice de Comptaffirme qu 'ils discutent des problèmes de performance dès le début de ces réunions. Ils n 'attendent pas de placer soudainement quelqu'un dans un plan d'amélioration des performances (PIP) et révèlent ensuite leurs performances inattendues.

Conseil : Prenez régulièrement des notes lors des entretiens individuels afin de pouvoir y revenir à la fin du cycle d'évaluation. 

4. Initier la révision vers la fin du cycle

Vous pouvez procéder à des auto-évaluations et à des évaluations lorsque le cycle d'évaluation des performances touche à sa fin. Shaunak Amin, cofondateur et PDG de SwagMagic, suggère de mettre en place un feedback à 360 degrés pour les employés afin d'obtenir un aperçu plus approfondi de leurs performances. 

Le retour d'information à 360 degrés est une méthode d'évaluation dans laquelle les employés ne se contentent pas d'obtenir un retour d'information de la part de leurs supérieurs. Ils demandent également un retour d'information de la part de leurs pairs, de leurs subordonnés directs et parfois même de leurs clients. Les employés procèdent également à des auto-évaluations dans le cadre du retour d'information à 360 degrés.

➡️ Vous vous demandez comment créer ces formulaires d'évaluation à 360 degrés ? Consultez notre guide détaillé sur la création de formulaires d'évaluation des performances et notre ressource complémentaire contenant les 59 meilleures questions d'évaluation des performances pour vous inspirer.  

Une fois les formulaires d'évaluation distribués, ils vous parviendront également en tant que manager. C'est là que les notes que vous avez prises lors des entretiens individuels vous seront utiles. Elles vous permettront de passer en revue l'ensemble du cycle, et pas seulement les réalisations (ou les escalades) dont vous vous souvenez.

5. Réserver du temps pour la réunion d'évaluation des performances

Une fois que toutes les parties prenantes ont terminé l'évaluation, il est temps de communiquer les résultats aux employés en organisant une réunion d'évaluation des performances. Cette réunion est différente de l'entretien individuel habituel. Cette réunion est davantage une réflexion sur l'ensemble du cycle d'évaluation.

Lors de cette réunion, vous pouvez

• Discutez des objectifs fixés au début du cycle et de la manière dont l'employé s'en est sorti.
• Réfléchir à toute discussion/question importante 
• Reconnaître les principales réalisations 
• Mettre en évidence les domaines à améliorer
• Faire des suggestions concrètes pour l'avenir
• Planifier les objectifs du prochain cycle d'évaluation des performances

Conseil : Choisissez vos mots avec soin. Les performances médiocres peuvent être sensibles, et un retour d'information mal formulé peut nuire à la motivation et aux performances des employés. La dernière chose que vous souhaitez, c'est d'entraîner vos collaborateurs dans une spirale descendante. 

➡️ Découvrez 45 exemples de feedbacks de performance pour tous les niveaux de performance des employés, de ceux qui ne répondent pas aux attentes à ceux qui sont très performants.

6. Mesurer l'efficacité

Au lieu de lancer des fléchettes dans le noir, vous pouvez établir une liste restreinte d'indicateurs clés de performance (ICP) pour déterminer si votre système de gestion des performances apporte un changement positif. Parmi les indicateurs clés de performance les plus courants, citons le chiffre d'affaires, le taux de conversion, la rentabilité, le taux de réalisation des projets dans les délais impartis et la productivité.

➡️ Vous recherchez une liste plus spécifique ? Obtenez une liste élaborée de 45 mesures de la performance des employés couvrant de multiples mesures de la performance spécifiques à un rôle.

7. Réaliser une enquête rapide à la fin du cycle

Mitch Chailland, président de Canal HR, déclare : "...Mon principal conseil pour que la gestion de la performance soit bénéfique aux employés et à l'organisation est de ne pas s'enfermer dans une seule façon de faire les choses. Si votre équipe pense qu'une autre méthode serait meilleure, essayez-la et améliorez et optimisez continuellement."

Il s'agit d'une étape bonus, mais elle est tout de même très utile. 

En terminant le cycle d'évaluation par une brève enquête, vous saurez si les employés trouvent la gestion des performances bénéfique et collaborative. 

Voici quelques questions à vérifier :

• La durée du cycle est-elle trop courte ou trop longue ?
• Les questions posées dans les formulaires de retour d'information à 360 degrés sont-elles pertinentes ?
• La fréquence des entretiens individuels est-elle satisfaisante ?
• Recevez-vous un retour d'information en temps voulu ?
• Y a-t-il quelque chose que vous souhaiteriez voir changer lors du prochain cycle d'examen ?

Il vous donne suffisamment d'informations pour vous permettre d'améliorer et d'expérimenter le cycle suivant. 

🏢 3 entreprises qui ont réorganisé leur processus d'évaluation des performances

Vous cherchez l'inspiration avant de mettre à jour votre processus de gestion des performances ? Voici comment trois grandes entreprises ont modifié leur système. 

Zappos a adopté l'holacratie

Zappos a abandonné les évaluations annuelles des performances axées sur les ressources humaines pour adopter l'holacratie. L'holacratie est un système d'autogestion dans lequel il n'y a pas de dirigeants. Cela signifie que les employés sont divisés en groupes qui s'organisent eux-mêmes et qui sont fréquemment évalués par leurs pairs. Zappos encourage le retour d'information en temps réel par le biais de réunions d'équipe hebdomadaires. La marque, connue pour sa culture unique, utilise également un outil interne de rétroaction à 360° pour les vérifications formelles. 

➡️ Consultez notre guide approfondi sur le système de gestion des performances de Zappos pour une explication détaillée de cette évolution.

Adobe a remplacé l'évaluation traditionnelle par des contrôles fréquents

Adobe a abandonné le système traditionnel d'évaluation annuelle en 2012. Elle a introduit à la place un système de gestion des performances moins formel appelé "Check-ins", qui a lieu au moins une fois par trimestre. 

Chaque entretien comporte trois parties : la fixation d'objectifs, l'échange d'informations et la recherche d'opportunités de développement pour les employés. 

➡️ Vous souhaitez en savoir plus sur l'approche du check-in ? Consultez notre étude de cas détaillée sur le mécanisme d'évaluation des performances d'Adobe.

Cisco a utilisé la technologie pour dire adieu aux entretiens annuels

Cisco utilise une plateforme interne pour dire adieu aux évaluations annuelles des performances. Les trois parties principales du système sont les suivantes :

• Les employés peuvent ajouter leurs aspirations, leurs domaines d'apprentissage et leur expertise au portail. Les conversations deviennent ainsi bidirectionnelles.
• Les managers fixent des objectifs dans le cadre d'entretiens individuels et partagent un retour d'information en temps réel sur la plateforme.
• Les gestionnaires peuvent obtenir des rapports rapides grâce à la fonction de rapport intégrée. Elle permet d'examiner des facteurs essentiels tels que la satisfaction des employés, les progrès réalisés, etc.

➡️ Pour en savoir plus sur leur adaptation technologique, consultez notre rapport sur les évaluations des performances chez Cisco. 

➡️ Réimaginez les évaluations de performance avec Zavvy

Voici comment mettre à niveau votre système de gestion de la performance avec Zavvy, étape par étape. 

1. Créer des cycles d'évaluation des performances

Vous pouvez programmer des cycles récurrents d'évaluation des performances. 

Par exemple, vous avez défini le cycle de révision sur une récurrence trimestrielle. Dans ce cas, un nouveau cycle de révision sera automatiquement lancé tous les trois mois.

2. Attribuer des parcours et des niveaux de carrière

Vous pouvez définir des parcours de carrière pour différents rôles. Chaque parcours de carrière peut comporter des compétences générales pertinentes pour le poste. De plus, vous pouvez ajouter des compétences spécifiques (si le projet l'exige ou si les employés souhaitent les développer). 

3. Planifier des réunions régulières en tête-à-tête

Zavvy vous aide également à planifier des réunions périodiques individuelles afin que vous puissiez suivre les progrès des employés et répondre à leurs questions.

4. Effectuer un retour d'information à 360

Vers la fin du cycle, vous pouvez mettre en place un système de rétroaction à 360° afin que les employés puissent s'auto-évaluer et obtenir une rétroaction de la part de leurs pairs, de leurs supérieurs et de leurs subordonnés directs. 

5. Analyser les analyses de retour d'information et les rapports sur les compétences

Zavvy propose des rapports sur les compétences individuelles et collectives que vous pouvez facilement configurer. Les différents rapports vous aideront à identifier les points forts et les domaines d'amélioration des membres de votre équipe. Utilisez-les pour préparer vos discussions finales à la fin du cycle.

6. Réserver du temps pour les réunions d'évaluation des performances

Lorsque vous initiez un feedback 360, Zavvy vous permet de définir une fenêtre pour la discussion sur l'évaluation de la performance. Vous recevrez des notifications pour organiser des réunions dans cette fenêtre.

7. Mener des enquêtes sur le pouls

Enfin, vous pouvez mener des enquêtes rapides pour faire évoluer vos systèmes d'évaluation des performances au fil du temps. 

➡️ Demandez une démonstration maintenant, et l'un de vos experts vous aidera à mettre à niveau votre système de gestion de la performance avant le début du prochain cycle d'évaluation.

❓ FAQ

Comment mener un bon entretien d'évaluation ?

Cinq conseils pour mener des entretiens d'évaluation efficaces :

1. Discuter des objectifs à l'avance.

2. Fixer des objectifs mutuellement bénéfiques pour la réussite du salarié et de l'entreprise.

3. Organiser fréquemment des réunions individuelles pour évaluer les progrès et répondre aux questions.

4. Maintenez les conversations dans les deux sens.

5. Donner un retour d'information constructif.

Quelles sont les quatre étapes de l'évaluation des performances ?

Les quatre principales étapes sont les suivantes

1. Fixer des objectifs pour un cycle d'évaluation des performances

2. Suivi des progrès par le biais d'entretiens individuels 

3. Initier un retour d'information à la fin d'un cycle d'évaluation des performances

4. Organiser une réunion d'évaluation des performances pour discuter des réalisations et des plans d'amélioration

Quels sont les cinq éléments clés d'un entretien d'évaluation ?

Les cinq éléments clés de l'évaluation des performances sont les suivants :

1. Des objectifs clairs et convenus

2. Des objectifs mutuellement bénéfiques pour la réussite du salarié et de l'entreprise

3. Dialogue continu pour suivre les progrès et soutenir les employés

4. Retour d'information constructif

5. Conversations à double sens