Pourquoi la base de connaissances de l'équipe est-elle importante pour stimuler la productivité des nouveaux embauchés ?

Les nouvelles recrues sont l'élément vital de toute organisation, mais les mettre au courant rapidement et efficacement peut s'avérer un défi.

Mais vous êtes-vous déjà senti frustré par le temps et les ressources qu'il faut consacrer à la mise à niveau des nouveaux employés ?

Vous arrive-t-il de répondre toujours aux mêmes questions ? Ou vous remarquez que les nouveaux embauchés ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail ?

Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul. 

Les silos de connaissances peuvent créer des lacunes en matière d'information, ce qui fait que les nouveaux employés ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. 

Le résultat ? Des temps de mise en route plus longs, une productivité plus faible et des taux de rotation plus élevés.

Et s'il existait un moyen de briser ces silos de connaissances et de fournir aux nouveaux embauchés un référentiel centralisé d'informations auxquelles ils peuvent accéder rapidement et facilement ? 

C'est là qu'intervient la base de connaissances de l'équipe. 

En créant une base de connaissances complète, vous pouvez vous assurer que les nouveaux employés ont accès aux informations dont ils ont besoin pour être productifs dès le premier jour. Et en réduisant le temps et les efforts que les nouveaux employés doivent consacrer à la recherche d'informations, vous pouvez les aider à s'adapter plus rapidement et à augmenter leur productivité.

Tout le monde y gagne. 

Découvrir :

• Comment l'accès rapide aux connaissances favorise la productivité.
• Éléments indispensables pour une base de connaissances conviviale.
• Conseils pour la mise en place et la maintenance d'une base de connaissances.
• Comment un logiciel d'intégration peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre base de connaissances. 

💽 Qu'est-ce qu'une base de connaissances d'équipe?

Une base de connaissances est un répertoire centralisé d'informations qui stocke, organise et gère les informations essentielles relatives à un sujet, un produit ou une organisation spécifique. 

Son objectif principal est de fournir aux utilisateurs un accès facile à des informations pertinentes et précises, leur permettant de : 

1. Trouver des réponses à leurs questions. 
2. Résoudre des problèmes.
3. Acquérir une compréhension plus approfondie du sujet.

Une base de connaissances bien construite contient différents types de contenu :

• Procédures opérationnelles standard (POS);
• des guides pas à pas ;
• des documents sur les meilleures pratiques ;
• les manuels de dépannage ;
• FAQs ;
• tutoriels ; 
• les flux de travail.

Le fait de disposer d'un lieu de référence pour les informations peut faciliter et accélérer le travail, mais des informations mal organisées font perdre du temps à tout le monde .

Vous n'avez donc pas seulement besoin d'un endroit où déposer des informations. 

Au contraire, vous avez besoin d'un endroit où stocker des informations de manière conviviale et fiable.

Exemple de base de connaissances d'équipe : Airbnb

Airbnb est un bon exemple de base de connaissances.

Ils ont créé un "Knowledge Repo" pour "permettre à tous les employés de prendre des décisions fondées sur des données, donner à chacun la possibilité d'utiliser des expériences pour mesurer correctement l'impact de leurs décisions, et transformer les informations sur les préférences des utilisateurs en produits de données qui améliorent l'expérience d'utilisation d'Airbnb". AirbnbEng.

Leur base de connaissances repose sur cinq piliers fondamentaux :

• Reproductibilité (les résultats de chaque projet peuvent être reproduits de manière cohérente et sans écarts) ;
• Qualité (assurée par une révision avant publication) ;
• La consommabilité (clarté du contenu et style unifié) ;
• Possibilité de découverte (accent mis sur l'expérience de l'utilisateur) ;
• Apprentissage (permettre au lecteur de tirer des enseignements du travail des autres).

🧠 Quel est le lien entre la connaissance et la productivité?

La productivité est une mesure de la performance des employés qui se réfère à la production qu'un employé peut générer dans un délai spécifique . La productivité mesure l'efficacité et l'efficience avec lesquelles les employés peuvent accomplir des tâches, mener à bien des projets ou produire des biens et des services.

La manière la plus simple d'envisager la productivité est de la considérer comme un rapport entre les sorties et les entrées. Plus la production est élevée par rapport aux intrants, plus la productivité est élevée. 

La connaissance est essentielle à la productivité car elle permet aux employés de.. :

• Travailler de manière plus efficace. 
• Identifier les problèmes. 
• Générer de nouvelles idées. 

Les entreprises qui investissent dans le développement des connaissances de leurs employés peuvent être mieux équipées pour faire face à la concurrence dans leur secteur. Lorsque les employés possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour devancer leurs concurrents, ils peuvent aider l'entreprise à conserver un avantage concurrentiel, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et de la croissance.

C'est là qu'intervient une base de connaissances (KB).

🏆 7 Avantages d'une base de connaissances interne pour les nouveaux embauchés

1. Accès rapide à l'information

La base de connaissances d'une équipe doit permettre aux nouveaux employés de trouver en quelques secondes ou minutes tout ce qu'ils ont besoin de savoir sur une question spécifique. 

Il n'est plus nécessaire d'appeler les collègues pour leur poser des questions ou de leur envoyer un courriel et d'attendre la réponse. 

2. Accès au savoir-faire de collègues expérimentés

Les employés nouvellement embauchés peuvent avoir de nombreuses questions, mais ne pas être à l'aise pour les poser. Le résultat ? Le temps de productivité des nouveaux employés est long, ce qui se traduit par des pertes financières. 

À l'autre extrémité, on trouve des employés expérimentés qui en savent beaucoup, mais ce savoir ne fait que les aider. S'ils sont mutés ailleurs ou s'ils quittent l'entreprise, le savoir disparaît avec eux. 

Une base de connaissances d'équipe garantit que les connaissances sont conservées même lorsqu'un employé essentiel quitte l'entreprise.

De plus, il permet d'automatiser la communication au sein de l'entreprise. 

3. Augmentation de l'engagement des employés

Les employés qui se sentent impliqués dans leur travail restent plus longtemps dans la même entreprise et produisent un travail de meilleure qualité que leurs collègues qui ne sont pas intéressés. 

Selon Edward Lawler, spécialiste de l'efficacité organisationnelle, quatre éléments permettent de mettre en place un système de travail à forte implication : 

• Le pouvoir : Les personnes apprécient de pouvoir prendre des décisions importantes pour leur travail et la qualité de leur vie professionnelle.  
• L'information: Données relatives aux revenus, aux coûts, à la rentabilité et aux résultats de l'organisation, ainsi qu'aux réactions des clients, permettant aux employés de prendre des décisions efficaces.
• La connaissance : Offrir la possibilité de développer les compétences existantes et d'en acquérir de nouvelles grâce à un engagement en faveur de la formation et du développement. 
• Récompenses : Récompenser les employés pour les efforts qu'ils fournissent afin d'améliorer les performances de l'organisation.

Ces quatre éléments produiront une forte implication : des employés qui s'intéressent davantage à leur travail et qui s'investissent davantage dans la réussite de leur entreprise.

4. Cohérence : Tous les employés ont les mêmes connaissances sur votre produit/service.

La cohérence est essentielle à la réussite d'une entreprise. Ainsi, lorsque différents services ou équipes fonctionnent en vase clos et s'appuient sur de multiples sources d'information (incohérentes), cela se répercute sur les clients. 

L'exemple le plus simple est le suivant : lors d'une vente, le représentant a déclaré que le produit pouvait faire XYZ parce qu'il n'avait pas compris la dernière version du produit. 

Au moment de l'utilisation réelle, le client n'a pas réussi à le faire fonctionner. Il se tourne alors vers le service clientèle, mais l'agent lui répond que XYZ n'existe pas. Il s'adresse ensuite au support technique, qui lui répond que la fonction existe bel et bien. Cependant, elle fait partie d'un paquet différent avec des exigences techniques différentes. 

Vous auriez pu facilement éviter cette expérience décousue et incohérente si une base de connaissances actualisée et axée sur les produits avait été mise à la disposition de tous les services. 

5. Amélioration de l'accueil et de la formation

L'onboarding peut faire ou défaire l'expérience d'un nouvel employé et influencer sa décision de rester ou non dans l'entreprise.

Un processus bien planifié et une base de connaissances peuvent simplifier et rationaliser l'expérience d'intégration. 

Voici quelques éléments à inclure dans la base de connaissances de votre équipe pour faciliter le processus d'intégration des employés :

• les protocoles de sécurité de votre entreprise ; 
• une introduction à la structure et aux responsabilités des différents départements au sein de l'organisation ; 
• une introduction à l'évolution des emplois et des carrières dans votre entreprise;
• une vue d'ensemble de votre culture du retour d'information et de votre système de gestion des performances.

6. Des processus rationalisés qui permettent de gagner du temps et d'accroître l'efficacité des employés

45% des employés passent trop de temps à rechercher des informations pertinentes et actualisées. Et 39 % passent trop de temps à chercher les bonnes personnes pour les aider à résoudre un problème professionnel.

En centralisant les ressources telles que les guides pratiques, les documents sur les meilleures pratiques et les techniques de dépannage, les nouveaux membres de l'équipe passeront moins de temps à chercher des réponses et plus de temps à faire leur travail. 

7. Des employés à distance responsabilisés

Même avant COVID-19, le travail à distance devenait une tendance.

Selon le rapport" State of Remote Work " deBuffer, la communication et la collaboration représentent 20 % des défis à relever.

Les environnements distants rendent évidente la nécessité de partager les connaissances, chaque service devant contribuer et collaborer au même endroit. 

Lorsque les équipes ont leurs silos de connaissances, elles sont victimes du syndrome "loin des yeux, loin du cœur" pour quiconque ne fait pas partie de ces équipes.

Imaginez une équipe à distance dispersée sur plusieurs continents et fuseaux horaires. Pouvez-vous vous permettre qu'un employé en Australie reste bloqué jusqu'à ce qu'il obtienne la réponse de quelqu'un au Canada ? 

Une bonne base de connaissances en équipe permet de résoudre ce type de situation.

🕵️‍♀️ Fonctionnalités indispensables pour votre base de connaissances interne

Quelques caractéristiques clés sont importantes pour une base de connaissances d'équipe :

• Chargement rapide des informations quelques secondes après le début de la recherche. 
• Moteur de recherche puissant capable de travailler avec des mots mal orthographiés, des termes de recherche de deux mots au lieu de trois, des phrases vagues pour les termes de recherche, et plus encore. 
• Tags, mots-clés et autres méthodes d'étiquetage fonctionnant parallèlement à la méthode de la structure primaire. 
• Bibliothèques multimédias et multiformats, telles que textes, images et vidéos.
• Versions, retour en arrière et autres fonctions d'édition pour créer, mettre à jour ou restaurer des informations afin d'éviter la perte de contenu.
• Centre d'apprentissage pour les employés : un guichet unique pour les vidéos éducatives, les cours de formation et les ateliers, ainsi que pour les mises à jour sur les nouvelles opportunités et les changements apportés au matériel existant. 

💡 7 Conseils pratiques pour créer et maintenir une base de connaissances performante

1. Organiser le contenu : Structurez votre base de connaissances pour permettre aux utilisateurs de trouver et d'accéder facilement aux informations dont ils ont besoin. Utilisez des catégories, des sous-catégories et des étiquettes pour regrouper les contenus connexes.
2. Tenez-le à jour : Révisez et mettez à jour régulièrement le contenu pour vous assurer qu'il reste exact et pertinent. 

Conseil : Désigner un membre de l'équipe ou un groupe responsable de la maintenance et de la mise à jour de la base de connaissances.

1. Utilisez un langage clair et concis : Rédigez votre contenu en utilisant un langage simple et facile à comprendre. Évitez le jargon et les termes techniques qui risquent d'embrouiller les utilisateurs. Utilisez des éléments visuels, tels que des images et des diagrammes, pour illustrer les concepts complexes.
2. Recueillir les commentaires: Encouragez les utilisateurs à donner leur avis sur le contenu et la facilité d'utilisation de votre base de connaissances. 

Conseil : utilisez l'avis des employés pour identifier les domaines à améliorer et procéder aux mises à jour nécessaires.

1. Contrôler l'utilisation : Suivez le comportement des utilisateurs et les analyses pour comprendre comment les employés utilisent votre base de connaissances. Identifiez les contenus les plus populaires, les tendances de recherche et les lacunes potentielles en matière d'information.
2. Faites la promotion de votre base de connaissances : Assurez-vous que vos employés connaissent la base de connaissances et ses avantages. Incorporez-la dans le matériel de formation et faites-en la promotion par le biais des canaux de communication internes.
3. S'intégrer à d'autres outils : Connectez votre base de connaissances aux différents outils et plateformes utilisés par votre organisation, tels que les outils de gestion de projet, d'assistance à la clientèle ou de communication.

🚀 Augmenter la productivité des nouveaux embauchés grâce à Zavvy

L'utilisation d'un logiciel d'intégration peut aider votre nouvel employé à accéder à votre base de connaissances florissante. 

Voici comment Zavvy peut vous aider :

1. Centraliser l'information : Stockez et organisez tous les documents, guides et ressources pertinents dans un endroit centralisé, afin de permettre aux nouveaux employés d'accéder facilement à toutes les informations nécessaires.
2. Automatiser la diffusion du contenu : Proposez automatiquement un contenu pertinent aux nouveaux employés en fonction de leur rôle, de leur service ou de leur parcours de formation. Vous pouvez décider si tout le contenu doit être débloqué le premier jour, ou opter pour une livraison par étapes, chaque étape se débloquant à un stade spécifique du parcours d'intégration. La seconde approche garantit que les employés reçoivent les bonnes informations au bon moment au cours de leur processus d'intégration.
3. Suivre les progrès : Suivez la progression des nouveaux employés dans le contenu de la base de connaissances, ce qui vous permet d'identifier les lacunes de compréhension ou les domaines dans lesquels ils pourraient avoir besoin d'une aide supplémentaire.
4. Personnaliser les parcours de formation : Possibilité de créer des parcours de formation personnalisés, adaptés aux besoins et aux objectifs spécifiques de chaque nouvel employé.
5. Encourager la collaboration : Zavvy comprend des fonctions qui favorisent la collaboration et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe, ce qui contribue à promouvoir une culture d'apprentissage et d'amélioration continus. L'un de nos clients utilise Zavvy pour organiser des journées de recherche, au cours desquelles les nouveaux employés sont automatiquement jumelés et affectés à des sujets sur lesquels ils doivent faire des recherches et collaborer. C'est une excellente façon d'établir des relations de travail, de se familiariser avec les connaissances du domaine et de partager des connaissances avec ses pairs.

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