Untersuchungen von BambooHR haben ergeben: 49 Prozent der Mitarbeiter, die ein effektives Onboarding durchlaufen haben, haben innerhalb der ersten Woche einen Beitrag zu ihrem Team geleistet.
Und da wir heute alles online leben, steigt der Bedarf an einem systematischen und nahtlosen virtuellen Onboarding-Prozess sogar noch weiter.
Ein ideales Onboarding hilft den Mitarbeitern beim Start in ihre Rolle und zeichnet eine klare Vision für die nächsten drei Tage, drei Wochen oder drei Jahre, die sie im Unternehmen verbringen werden.
Der Onboarding-Prozess hat nichts anderes zum Ziel, als eine solide Grundlage für die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter zu schaffen. Als Faustregel gilt: Je stärker das Onboarding, desto länger dauert die Beziehung an.
Doch seit Beginn der Pandemie haben Personalleiter, Personalvermittler und Gründer immer noch Schwierigkeiten, von der Offline-Einrichtung auf das Online-Onboarding umzuschalten.
Beim virtuellen Onboarding wird Technologie eingesetzt, um die Integration neuer Mitarbeiter in ein Remote-Team zu erleichtern.
Unternehmen nutzen virtuelle oder ferngesteuerte Onboarding-Initiativen, damit sich ferngesteuerte Mitarbeiter in einem neuen Unternehmen willkommen fühlen und schneller produktiv werden.
Dieser Zeitpunkt ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, da er den Ton für den Rest der Arbeitsbeziehung angibt.
Die persönliche Einarbeitung ist zwar ein hervorragendes Mittel, um eine herzliche Begrüßung zu fördern und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden, aber sie ist nur ein Teil der Gleichung - unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen remote-first ist oder nicht.
Durch die Kombination von aufschlussreichen Videos, aufgezeichneten Botschaften von Führungskräften und einem umfassenden Online-Lernpfad können Unternehmen sicherstellen, dass sich ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an als geschätzte Mitglieder des Teams fühlen.
Es ist ein ganz anderes Gefühl, wenn man den neuen Mitarbeiter persönlich empfängt, ihm seinen Arbeitsplatz zeigt, ihm die Cafeteria zeigt und ihn seinen Kollegen vorstellt. Aber wenn man all diese Schritte online durchführt, kann man nicht erwarten, dass sich alles so schnell einstellt.
Die Dinge fühlen sich wesentlich weniger persönlich und menschlich an, wenn sich Menschen nur über den Bildschirm treffen.
Sie wären nicht in der Lage, die "Watercooler"-Gespräche mitzubekommen, die stattgefunden hätten, wenn sie in einem physischen Büro gewesen wären. Wenn bedeutungsvolle oder zwanglose Gespräche zwischen den Sitzungen online stattfinden, dann geschieht dies ganz bewusst.
Aber die meiste Zeit passiert das gar nicht.
In diesem Tweet von Kunal Shah, dem Gründer des indischen Einhorns Cred, spricht er über die Herausforderungen der Fernarbeit.
Der virtuelle Onboarding-Prozess läuft natürlich nach ähnlichen Prinzipien ab. Die Gestaltung der Einarbeitung sollte so ansprechend sein, dass die neuen Kollegen jederzeit wissen, was als Nächstes kommt.
Für Personalverantwortliche kann es eine Herausforderung sein, sich ständig zu bemühen.
Eine Möglichkeit, dies in den Griff zu bekommen, ist die Automatisierung des virtuellen Onboarding-Prozesses mit Hilfe von Software, die End-to-End-Lösungen bietet. Auf diesen Teil werden wir später im Detail eingehen.
Obwohl Videokonferenzanwendungen die Welt auf die bestmögliche Weise verbunden haben, müssen wir noch viel tun, um menschliche Emotionen über Bildschirme zu verstehen.
Es ist schwierig, die Körpersprache, Gestik oder Mimik von Menschen bei Videoanrufen einzuschätzen und noch schwieriger herauszufinden, ob sie Sie richtig interpretiert haben.
Im Gegensatz zum Offline-Setup, bei dem die Neuankömmlinge von ihren Managern und Kollegen ein klares Bild von ihrer Rolle und dem Unternehmen bekommen haben, kann es sein, dass sie beim virtuellen Onboarding diese Klarheit nicht haben, wenn einer der Schritte nicht gut läuft.
Während eines Offline-Onboarding-Prozesses konnten wir die verschiedenen Schattierungen der Person erkennen, wie sie im Laufe des Tages an die verschiedenen Aufgaben herangegangen ist. Manchmal, wenn sie nicht selbstbewusst genug waren, um sich durchzusetzen, wurden wir Zeuge der herzerwärmenden Ermutigung durch ihre Kollegen.
Durch diese engen Interaktionen erlebten die Menschen Emotionen und schufen Erinnerungen. Hinzu kommt, dass neue Mitarbeiter immer zusätzliche Energie und Positivität mitbringen. Es ist schwer, ihre Leidenschaft und ihren Enthusiasmus in einer virtuellen Umgebung mit Gleichaltrigen zu teilen.
Die mangelnde Beherrschung bestimmter technischer Tools ist eine der größten Herausforderungen beim Remote-Onboarding.
Der Mitarbeiter, der in das Unternehmen eintritt, hat möglicherweise noch nie Videokonferenzen, Management- oder CRM-Tools oder Standardtools verwendet, die von seinem neuen Unternehmen angeboten werden. Daher wird die Lücke groß sein, die Sie mit einer klaren Dokumentation und Erklärung der Software für den neuen Mitarbeiter beseitigen können.
Das virtuelle Onboarding-Verfahren sollte so reibungslos und nahtlos wie möglich verlaufen. Neue Mitarbeiter werden an ihrem ersten Tag wahrscheinlich eine Mischung aus Aufregung und Nervosität erleben, daher ist es wichtig, diese Erfahrung so positiv wie möglich zu gestalten.
Man kann zwar nicht planen, aber die Planung lässt einen nie im Stich.
Am besten ist es, die Vorfreude auf den ersten Tag zu wecken, noch bevor dieser Tag anbricht. Diesen Schritt nennen wir "Preboarding". Wie bereiten Sie sich also auf das große Ereignis vor?
Senden Sie ihnen vor ihrem ersten Tag eine Willkommens-E-Mail. In dieser Mitteilung können Sie ihnen die ersten Schritte mitteilen, die sie unternehmen sollen, und eine grobe Vorstellung von ihrem ersten Tag vermitteln.
Außerdem können Sie sie fragen, ob sie etwas brauchen oder irgendwelche Bedenken haben, bevor sie ihren Tag beginnen.
Informieren Sie sie darüber, ob sie spezielle Einführungsgespräche mit den Führungskräften, Vizepräsidenten, Abteilungsleitern usw. führen werden. So können sie sich besser vorbereiten und ihren ersten Tag besser meistern.
Das richtige Preboarding ist ein Thema für sich, aber es ist auch Ihre Chance, sich abzuheben.
Wer liebt keine Geschenke?
Und noch besser ist es, wenn es sich um ein sorgfältig zusammengestelltes Willkommenspaket Ihres neuen Arbeitgebers handelt.
Es ist eine großartige Gelegenheit, neue Mitarbeiter zu erfreuen - und sie zu motivieren, einen Schnappschuss auf Linkedin zu posten. Ein Willkommenspaket muss unbedingt Teil Ihres virtuellen Onboarding-Prozesses sein.
Was könnte man in diese Pakete packen? Es gibt keine feste Regel.
Als Faustregel gilt: Denken Sie an Dinge, die
Um den Anfang zu machen, finden Sie hier einige Dinge, die ein gutes Willkommenspaket ausmachen würden:
Darin sollten die wichtigsten Dinge enthalten sein, die sie wissen sollten, bevor sie mit ihren Aufgaben beginnen, wie z. B.:
Diese und viele weitere grundlegende, aber entscheidende Details finden in diesem Handbuch ihren Platz.
Zweifellos wäre dies das beliebteste Element des Willkommenspakets. Sie können sich mit einem Dienstleister zusammentun, der nach Ihren Vorgaben maßgeschneiderte Snackboxen anbietet, oder eine Geschenkkarte zu einer App für Lebensmittelzustellung hinzufügen. Außerdem können Sie die Routenplanung für Teams nutzen, um die effiziente Auslieferung der Snacks und Geschenkkarten an Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.
Einige Beispiele für diese Ressourcen sind Bücher, Kurse, Mitgliedschaften, Konferenztickets oder einfach alles, worüber sie mehr erfahren möchten. Auch wenn sie Snacks und andere Geschenke vielleicht lieber mögen, wird dieser Teil des Willkommenspakets sie zu besseren Fachleuten und Menschen machen.
Wir haben ausführliche Ideen für Willkommensgeschenke geschrieben, die Sie hier entdecken können.
Manchmal ist es viel einfacher, Antworten zu finden, wenn wir uns in die Lage der Person versetzen, der wir helfen wollen.
In diesem Fall ist diese Person Ihr Mitarbeiter, und die Problemstellung besteht darin, einen effektiven virtuellen Onboarding-Prozess für ihn zu entwickeln. Fragen Sie sich also selbst:
Und nach dem ersten Tag sollten Sie darüber nachdenken:
Um Ihnen bei der Planung des Onboarding-Programms zu helfen, können Sie unseren 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan heranziehen, der die Schritte, die ein neuer Mitarbeiter im ersten, zweiten und dritten Monat nach Arbeitsantritt durchlaufen sollte, akribisch aufschlüsselt.
"Die Erwartungen der Arbeitnehmer ändern sich, und wir müssen Produktivität viel breiter definieren - unter Einbeziehung von Zusammenarbeit, Lernen und Wohlbefinden, um die berufliche Entwicklung für jeden Arbeitnehmer, einschließlich Frontline- und Wissensarbeitern, sowie für neue Hochschulabsolventen und diejenigen, die heute im Berufsleben stehen. All dies muss geschehen mit Flexibilität in wann, wo und wie Menschen arbeiten." - Satya Nadella, CEO von Microsoft.
Flexibilität ist wahrscheinlich die wichtigste Erkenntnis, die in den letzten zwei Jahren für die Einstellung und das Management von Mitarbeitern gewonnen werden konnte.
Es ist eine gute Übung, Ihren neuen Mitarbeitern einen geplanten und organisierten Onboarding-Prozess zu bieten, aber gleichzeitig ist es auch wichtig, ihnen eine dringend benötigte Atempause zwischen den Aufgaben zu geben.
Lassen Sie sie wissen, dass sie die Dinge in ihrem eigenen Tempo erledigen können und sich an Sie wenden können, wenn sie etwas zu stressig finden. Das heißt nicht, dass Sie keine Fristen setzen können - tun Sie dies nur bewusst dort, wo sie am meisten gebraucht werden.
Ein flexibler Umgang mit den neuen Mitarbeitern ist eine der besten Möglichkeiten, um ein qualitatives statt quantitatives Ergebnis zu erzielen. Denken Sie daran, dass der Prozess das Lernen in den Vordergrund stellen sollte, nicht die Ergebnisse.
Obwohl dem neuen Mitarbeiter umfangreiche Unterlagen und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, wird seine Neugierde geweckt, wenn er sich tiefer in seine Rolle einarbeitet, und er wird hin und wieder weitere Fragen haben. Den Vorgesetzten jedes Mal zu fragen, kann ein wenig unangenehm werden; hier kommt der virtuelle Partner ins Spiel.
Wie sollte also ein Kumpel aussehen?
1) Ausreichende Kenntnisse über die Rolle des neuen Mitarbeiters
2) Gute Arbeitsleistung in der Vergangenheit
3) Kapazität zur Unterstützung des neuen Mitarbeiters
Wie kann dieser Buddy dem neuen Mitarbeiter helfen?
Einen Buddy zu haben, ist eine große Hilfe. Hier finden Sie alles, was Sie über die Durchführung eines Onboarding-Buddy-Programms in Ihrem Unternehmen wissen müssen - einschließlich kostenloser Checklisten. Und wenn Sie Hilfe beim Matching von neuen Mitarbeitern und Buddies brauchen, haben wir auch für Sie etwas.
Wenn sie in einem neuen Unternehmen anfangen, sind die meisten Mitarbeiter von ihrer neuen Aufgabe begeistert und bemühen sich, mehr als erwartet zu leisten.
Eine andere Seite dieses Szenarios ist, dass sie ängstlich sind und daran zweifeln, ob sie gut genug sind, wenn sie ihren Kollegen und Mentoren am Arbeitsplatz begegnen. Um ihnen zu helfen, dieses Gefühl zu überwinden, können Sie ihnen einfache Aufgaben zuweisen und kleinere Meilensteine setzen, die sie zu Beginn erreichen müssen.
Nehmen wir zum Beispiel an, sie sind Vertriebsprofis. In diesem Fall können Sie gemeinsam beschließen, dass das Ziel für die erste Woche darin besteht, ein Treffen mit einem potenziellen Kunden zu vereinbaren, anstatt etwas Unrealistisches und letztendlich Frustrierendes zu wählen.
Wenn sie dieses Ziel erreichen, werden sie automatisch zuversichtlich und inspiriert sein, diese Zahlen zu übertreffen. Neben den Leistungszielen können Sie sie auch zu informelleren Aktivitäten ermutigen, z. B. jeden Tag einen virtuellen Kaffee mit einem Kollegen zu trinken. Oder 25 % der Schulungsvideos in der ersten Woche abzuschließen.
Unternehmen haben zwar außergewöhnliche Einführungsprozesse, aber nur wenige fragen nach Feedback, was ziemlich alarmierend ist. So erinnern sich beispielsweise nur 26 % der Neueinsteiger daran, dass ihr Arbeitgeber sie um Feedback zur Einstellung und zum Onboarding gebeten hat.
Da neue Mitarbeiter bei einem virtuellen Onboarding noch stärker isoliert sind, führt kein Weg daran vorbei, ständig Feedback einzuholen.
Das Einholen von Feedback gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, die guten und schlechten Aspekte des Prozesses zu äußern, die geändert werden könnten. Mit Hilfe von Softwarelösungen (wie Zavvy) können Sie diese Rückmeldungen automatisieren (z. B. durch Umfragen und die Planung von Besprechungen).
Einige Fragen, die der Personalabteilung helfen könnten, ein präzises Feedback zu erhalten:
Ein virtueller Onboarding-Prozess könnte mehrere Dokumentationsrunden, Schulungen, Gruppeninteraktionen, 1:1-Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter, Orientierungssitzungen und Verwaltungsaufgaben umfassen.
Genauso wie der neue Mitarbeiter einen systematischen Ansatz braucht, um diesen Prozess zu bewältigen, gilt dies auch für die Personalabteilung.
Um Zeit und Energie zu sparen, ist es eine kluge Entscheidung, den Onboarding-Prozess mit Hilfe von Software und Tools zu automatisieren. Für die Personalverantwortlichen wachsender Unternehmen, die neben dem Onboarding ständig mit einer Vielzahl von Aufgaben jonglieren müssen, ist das ein enormer Unterschied.
Selbst engagierte Onboarding-Manager sollten nicht einen großen Teil ihrer Zeit mit dem manuellen Versenden von E-Mails, Einladungen zu Meetings oder der Einführung der gleichen Tools verbringen. Stattdessen sind moderne People Ops-Teams erfahrungs- und datengesteuert.
Wenn Sie ein kompromissloses virtuelles Onboarding-Erlebnis bieten wollen, sollten Sie die Automatisierung zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Prozesses machen.
Mit der Automatisierung richten Sie einmalig intelligente Systeme ein und verabschieden sich von der chaotischen Arbeit in letzter Minute.
Außerdem ersparen Sie sich die mühsame Wiederholung von Aufgaben bei jeder Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Darüber hinaus ist es zweifellos effizienter, zeitnaher und konsistenter als der manuelle Onboarding-Prozess.
Sie können die eingesparte Zeit nutzen, um mehr mit dem neuen Mitarbeiter zu interagieren und vom ersten Tag an eine engere Beziehung zu ihm aufzubauen.
Ein guter virtueller Onboarding-Prozess integriert sich auch so tief wie möglich in den Arbeitsablauf.
Das bedeutet die Verwendung von Tools wie Asana, Slack, Monday und Microsoft Teams. Hier verbringt das Team die meiste Zeit damit, sich in Gruppen zusammenzufinden und mit seinen Mitarbeitern auf persönlicher Ebene in Kontakt zu treten. Außerdem wird behauptet, dass das Versenden von Nachrichten über Slack dreimal effektiver ist als das Versenden von E-Mails, um eine Aufgabe zu erledigen.
Um ihnen den Einstieg in diese Gemeinschaften zu erleichtern, können Sie unter Aktivitäten wie
Die Treffen und die Nachrichten auf Slack stellen nicht unbedingt sicher, dass Sie den neuen Mitarbeiter über die Arbeit hinaus kennen, und eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sich bei Treffen ohne Tagesordnung 1:1 auszutauschen.
Ebenso können Sie sie für gelegentliche Anrufe oder Spielsitzungen mit ihren Teammitgliedern oder Leuten aus anderen Abteilungen einrichten.
Kleine Bemühungen, wie z. B. ab und zu eine Nachricht zu schicken, um sich zu erkundigen, ob es ihnen bei der Organisation gefällt, tragen wesentlich dazu bei, eine persönliche Beziehung aufzubauen.
Lassen wir den Ernst beiseite und reden wir darüber, wie man mit Tools und Ideen spielen kann, um eine Onboarding-Reise zu gestalten, an die sich der Neuankömmling ein Leben lang erinnern wird. Hier sind einige unserer Vorschläge.
Um es noch interessanter zu machen, können Sie einige Fragen aus dem Team sammeln und sie als Requisiten verwenden. Das kann so verrückt sein wie die Frage, welche Zeichentrickserie sie als Kind am liebsten gesehen haben, ihr denkwürdigster Facepalm-Moment, ihr liebstes Hobby oder die Frage, was sie als Kind werden wollten.
Das kann eine Yogastunde sein oder eine Runde "Wahrheit und Pflicht", um den neuen Mitarbeitern zu helfen, sich unter ihre neuen Kollegen zu mischen.
Wenn es etwas gibt, das jeder bei der Telearbeit schmerzlich vermisst, dann sind es die Mittagspausen im Büro, in denen man seine Kollegen mühelos kennen lernen kann.
Dennoch können wir diese Mittagspausen über Videoanrufe wiederholen, bei denen wir vielleicht nicht das Essen der Mutter unseres Kollegen probieren können, aber dennoch die gemeinsame Zeit genießen können.
Wenn jemand von "Eisbrechern" spricht, denken wir normalerweise an interessante und lustige Fragen, die die Leute stellen.
Sie können den lustigen Teil beibehalten, aber anstatt sich gegenseitig Fragen zu stellen, erstellen Sie eine Willkommenstafel. Auf der Tafel wird eine Tatsache, ein Hobby oder eine seltsame Angewohnheit der Teammitglieder visuell dargestellt, und der neue Mitarbeiter soll herausfinden, zu welcher Person diese Informationen gehören. Das würde ein lustiges Ratespiel ergeben, auf das alle Anwesenden reagieren würden.
➡️ Das ist noch nicht alles. Hier sind 17 weitere lustige Onboarding-Ideen, mit denen Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein großartiges Onboarding-Erlebnis bieten können.
So wie sich zwei Menschen nicht ähnlich sein können, so unterscheiden sich auch ihre Fähigkeiten und Vorlieben.
Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Feedback zum Onboarding einzuholen. Es hilft Ihnen, die Schleifen anzusprechen, die freundlicher gestaltet werden könnten, und gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was Sie am System für den nächsten Mitarbeiter ändern müssen.
Die Planung des ersten Tages oder der ersten Woche reicht nicht aus, um den Mitarbeiter mit seiner Rolle und seinen Aufgaben voll vertraut zu machen.
Denken Sie bei der Gestaltung und Automatisierung Ihres Onboarding-Prozesses langfristig und planen Sie mindestens einen Monat für den Mitarbeiter ein, noch bevor er seinen Dienst antritt. Stellen Sie sicher, dass Sie bei jedem Schritt genügend Ressourcen, Unterstützung und Zusammenarbeit bereitstellen, damit der Prozess zu einer umfassenden und erfüllenden Erfahrung für den Mitarbeiter wird.
Seit dem Ausbruch der Pandemie hat sich die Welt um 180° gedreht, und das Onboarding-Erlebnis ist keine Ausnahme.
Nicht nur die Arbeitsorganisation hat sich von offline zu online verändert, sondern auch die Art und Weise, wie die Menschen kommunizieren, zusammenarbeiten und ihre Arbeit strukturieren, hat sich drastisch verändert.
Daher gibt es den Ansatz von 2019 nicht mehr, und wenn Sie immer noch die gleiche Methode anwenden, ist es Zeit für einen Wechsel.
Es ist kein Geheimnis, dass neue Mitarbeiter während der Einarbeitung in der Regel umfangreiche Verwaltungsaufgaben erledigen müssen.
Die Zahl könnte entmutigend sein, aber der Prozess muss es nicht. Sie können diese Aufgaben in kleinere Abschnitte und Meilensteine unterteilen, die es zu erreichen gilt. Vergessen Sie nicht, die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen.
Auf diese Weise erhält der Mitarbeiter auch einen strukturierten Tagesablauf und kann seine Einarbeitungsaufgaben systematisch erledigen.
Die Automatisierung übernimmt sich wiederholende, wenig aufregende und monotone Aufgaben und lässt Ihnen mehr Spielraum, um in Ihrer Rolle innovativ zu sein.
Das Beste daran ist, dass, sobald Sie alle Aspekte Ihres Onboarding-Prozesses rationalisiert haben, die Automatisierung die Erfahrung mit besserer Konsistenz als ein Mensch liefern wird.
Die Onboarding-Software von Zavvy wurde entwickelt, um Ihren neuen Mitarbeitern ein außergewöhnliches und erstklassiges Onboarding-Erlebnis zu bieten, ohne dass Ihre Personalabteilung überfordert wird.
Da sich die Welt ständig weiterentwickelt, wissen wir, dass die Systeme, die 2019 für HR-Manager funktionierten, im Jahr 2024 nicht mehr relevant sein werden. Deshalb leben wir bei Zavvy von der Innovation.
Parallel zu dieser Entwicklung bieten wir Ihnen einen Onboarding-Prozess, der Folgendes umfasst:
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Fernarbeit erfordert ein virtuelles Onboarding.
Auch wenn die meisten Elemente online durchgeführt werden müssen, bedeutet dies nicht, dass virtuelles Onboarding nicht auch seine Vorteile hat.
Integrieren Sie virtuelle Aktivitäten, wie z. B. das Hochladen eines Begrüßungsvideos und Gamification beim Lernen, und nutzen Sie Tools für die Online-Zusammenarbeit.
Um die Wirkung Ihrer Onboarding-Bemühungen zu maximieren, delegieren Sie die sich wiederholenden und mechanischen Aktionen an eine Onboarding-Software wie Zavvy und nutzen Sie die wertvolle Zeit, um eine persönliche Interaktion mit den neuen Mitarbeitern aufzubauen.
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