Wie man ein Entlassungsgespräch führt, einschließlich Expertentipps

Was geschieht, wenn ein Arbeitnehmer seine 2-wöchige (oder 3-monatige) Kündigung einreicht?

Viele Unternehmen suchen sofort nach Ersatz. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf die Erstellung einer Stellenbeschreibung und die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Bewertung geeigneter Kandidaten für die Stelle und die Einstellung eines neuen Mitarbeiters für die vakante Position.

Aber haben Sie wirklich darüber nachgedacht, dass ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt? Haben Sie ihnen Aufmerksamkeit geschenkt, um ihre Gründe für das Verlassen des Unternehmens herauszufinden?

Sie können eine Organisation aus vielen Gründen verlassen.

Zum Beispiel

• Verlassen eines toxischen Arbeitsumfelds
• ihr eigenes Unternehmen zu gründen
• eine Berufspause einlegen, um kranke Angehörige zu pflegen
• etwas Neues lernen
• oder sogar um die Welt reisen.

Aber wenn Sie nicht fragen, woher sollen Sie dann etwas davon wissen?

Da ein Absolvent wenig oder nichts zu verlieren hat, kann ein Austrittsgespräch auch eine hervorragende Gelegenheit sein, um 

• offen über ihre Erfahrungen zu sprechen
• Verbesserungsmöglichkeiten im Lebenszyklus der Mitarbeiter zu ermitteln
• und geben Empfehlungen zur Behebung dieser Probleme.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Austrittsgespräche wissen müssen, und wie Sie sie als wichtigen Bestandteil einer umfassenden Strategie zur Mitarbeiterbindung einsetzen können.

💬 Was ist ein Entlassungsgespräch?

Ein Austrittsgespräch ist ein Gespräch zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt. In der Regel findet das Gespräch zwischen dem ausscheidenden Mitarbeiter und einem Mitglied des HR-Teams statt. 

Es ist der Teil des Offboarding-Prozesses, der Ihnen hilft zu verstehen , warum sich jemand entschieden hat, das Unternehmen zu verlassen, in der Hoffnung, dass Ihr Unternehmen die Fehler vermeiden kann, die andere Mitarbeiter dazu veranlassen könnten, diesem Beispiel in Zukunft zu folgen.

Entlassungsgespräche eignen sich auch hervorragend zur Ermittlung von Benchmarks für Wettbewerber. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter beschwert sich über ein niedrigeres Gehalt und verlässt Ihr Unternehmen in Richtung eines Konkurrenten mit höherem Gehalt. In diesem Fall könnte Ihnen ein Austrittsgespräch Aufschluss über die aktuellen Marktstandards (Gehalt) und andere attraktive Leistungen geben, die die Mitarbeiter wünschen.

Wie sollten Sie ein Austrittsgespräch führen?

Die Society for Human Resource Management (SHRM ) empfiehlt, die folgenden Hauptgrundsätze zu beachten:

• Entlassungsgespräche sollten mit ALLEN Mitarbeitern geführt werden, unabhängig davon, ob es sich um Leistungsträger und langjährige Mitarbeiter handelt oder nicht.
• Jedes Unternehmen sollte eine formelle Richtlinie für die Durchführung von Austrittsgesprächen haben.
• Entlassungsgespräche sollten nur geführt werden , wenn Mitarbeiter von sich aus gehen (freiwilliges Ausscheiden), und nicht bei Entlassungen oder Kündigungen. Diese beiden Szenarien sollten strategisch angegangen werden.

🆚 Austrittsgespräche vs. Verbleibsgespräche

Bei Austritts- und Verbleibsgesprächen werden den Arbeitnehmern zwar oft ähnliche Fragen gestellt, aber es gibt dennoch einige Unterschiede.

Ein Austrittsgespräch findet statt, nachdem ein Mitarbeiter offiziell gekündigt hat.

Ein Mitarbeitergespräch hingegen wird in regelmäßigen Abständen während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen geführt.

Interviews helfen zu verstehen

• 💪 was einen Mitarbeiter motiviert, im Unternehmen zu bleiben
• 📈 was an ihrer Arbeitserfahrung verbessert werden könnte, 
• 🌱 und ihre Gedanken über die nächste Phase ihrer beruflichen Laufbahn innerhalb des Unternehmens.

Sie sind Teil Ihrer Employee Journey Map - ein Instrument zur Ermittlung der Mitarbeitererfahrung in jeder Phase der Betriebszugehörigkeit eines Mitarbeiters.

❓ Warum sind Austrittsgespräche wichtig?

Laut StoryTap's People & Culture Lead , Jasmine Leong:

"Entlassungsgespräche können für Personalabteilungen eine erstaunliche Datenquelle sein, wenn sie gut durchgeführt werden. Zusammen mit Befragungen zum Verbleib und zum Engagement sollte Ihr HR-Team in der Lage sein, ein gutes Bild von Ihren Stärken und Möglichkeiten als Organisation zu zeichnen und letztlich die Fluktuationsrate Ihres Teams zu senken."

Entlassungsgespräche gehören zu den ehrlichsten Gesprächen, die ein Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber führen kann. Sie sind die einzige Chance für ein Unternehmen, zu erfahren, was der Mitarbeiter wirklich über das Unternehmen denkt.

Arbeitnehmer kündigen ihren Arbeitsplatz selten ohne Grund. Herauszufinden, warum, ist die wichtigste Erkenntnis, um die Mitarbeiterbindung in Zukunft zu verbessern.

💡 5 Tipps zur Durchführung eines Austrittsgesprächs

1. Wählen Sie einen unparteiischen Interviewer

Jasmine Cheong von StoryTap empfiehlt, das Austrittsgespräch von einem unparteiischen Mitglied des HR-Teams führen zu lassen:

"Sie sollten sicherstellen, dass der Befragte nicht zu sehr darüber nachdenkt, wie sich seine Antworten auf künftige Referenzen auswirken könnten, damit er sich keine Sorgen macht, dass er Beziehungen beschädigt. Auf diese Weise erhalten Sie die authentischsten Antworten und die Möglichkeit, das Feedback produktiv zu paraphrasieren.

Sylvain Roy, CEO und Personalberater bei Folksfügt hinzu, dass die beste Option darin besteht, dass Personalfachleute für die Austrittsgespräche zuständig sind.

"Die Person, die das Austrittsgespräch führt, muss sich als Verbündeter im Unternehmen und als Teamplayer positionieren, dem das Wohlergehen der Mitarbeiter am Herzen liegt. In jedem Fall sollte das Gespräch nicht von dem unmittelbaren Vorgesetzten geführt werden, da es wichtig ist, während des Austauschs ein hohes Maß an Objektivität zu wahren", fügt er hinzu.

Durch die Auswahl eines Mitarbeiters aus dem People-Team wird nicht nur die Voreingenommenheit beseitigt:

Außerdem wird so sichergestellt, dass jedes Feedback schneller umgesetzt wird.

Einige Organisationen greifen auf externe Unternehmen oder Berater zurück. Dies kann jedoch als unpersönlich oder verletzend empfunden werden, insbesondere für Mitarbeiter, die gerne in der Organisation arbeiten.

2. Hören Sie genau zu und machen Sie es persönlich

Entlassungsgespräche müssen nicht kühl oder unpersönlich sein, nur weil ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Richtig geführt, sind Austrittsgespräche Goldminen für die Gewinnung neuer Erkenntnisse darüber, was getan werden könnte, um das Unternehmen zu verbessern.

‍KrittinKalra, die Gründerin von WriteCreamist der Meinung, dass ein Entlassungsgespräch am besten in einem persönlichen Gespräch geführt werden kann:

"Es sollte ein Gespräch sein und nicht starr. Es sollte ein Gespräch sein, das mit offenem Ausgang und nicht übermäßig strukturiert - Es sollte ein Gespräch sein, das offen und nicht übermäßig strukturiert ist und bei dem sich der Mitarbeiter weder bei der Vorbereitung noch während des Gesprächs selbst ängstlich oder nervös fühlt.

Ihr wichtigstes Ziel bei einem Austrittsgespräch ist es, dem Mitarbeiter aktiv zuzuhören, um zu verstehen, was er sagt. Wenn Sie aktiv zuhören, zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass sein Feedback für Sie und das Unternehmen wichtig ist.

Jasmine von StoryTap zieht es vor, die Besprechung nach Möglichkeit persönlich abzuhalten - oder zumindest mit eingeschaltetem Video, wenn es sich um eine Zoomfunktion handelt -, um eine echte Verbindung zu Ihrem Gesprächspartner herzustellen und eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. 

3. Bitten Sie den Mitarbeiter, eine schriftliche Umfrage auszufüllen

‍"Es ist in Ordnung, den Mitarbeiter zu bitten, vor dem Austrittsgespräch eine schriftliche Umfrage auszufüllen (Tipp: höflich fragen).

Die gestellten Fragen sollten immer die gleichen sein, damit sie damit sie vergleichbar sind", rät Jasmine Cheong.

Wenn die Ressourcen zur Verfügung stehen, sollten Sie eine Umfrage mit standardisierten Fragen versenden (z. B. Auf einer Skala von 1 bis 10, wie fanden Sie das Unternehmen), damit wir in der Lage sind, Datenpunkte und Trends zu ermitteln - und dann auch während des eigentlichen Austrittsgesprächs tiefer in die Antworten einzutauchen, die auffallen.

Wenn Sie diese Fragen stellen, können sie ihre Antworten im Voraus überdenken. Und das Lesen der Antworten vor dem Treffen hilft Ihnen, eine Liste von Fragen zu erstellen, die Sie stellen können, um das Gespräch zu lenken.

Jasmine sagt, sie würde auch die Erlaubnis der Befragten einholen , ihr Feedback weiterzugeben, damit sie anderen, die noch in der Organisation sind, helfen können.

4. Verfolgen Sie einen mehrgleisigen Ansatz

"Obwohl es von Vorteil ist, wenn der Vorgesetzte einige Zeit mit dem Mitarbeiter verbringt, um ein Feedback zu erhalten, würde ich empfehlen, den Mitarbeitern die Möglichkeit eines vertraulichen Feedbacks zu geben. Das ist nicht immer ein einfacher Weg, da der Mitarbeiter vielleicht wichtige Informationen mitzuteilen hat.

Wenn man ihnen jedoch die Möglichkeit gibt, ihre Gedanken vertraulich mitzuteilen, ist sichergestellt, dass sie nicht "die Brücken abbrechen".

Deshalb werden sie sich keine Sorgen über ein künftiges Comeback machen wollen".

5. Planen Sie das Gespräch zum richtigen Zeitpunkt 

Es ist am besten, wenn Sie das Gespräch etwa eine Woche vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters ansetzen. Damit der Mitarbeiter sich wohl fühlt, sollten Sie ihm die Fragen im Voraus schicken, damit er sich darauf vorbereiten kann.

❓ Beispiele für Fragen, die bei einem Austrittsgespräch gestellt werden können 

Auch wenn Sie das Austrittsgespräch nicht wie ein Drehbuch wirken lassen wollen, sollten Sie nicht unvorbereitet zu dem Treffen erscheinen. Stellen Sie einige Fragen für das Gespräch zusammen und achten Sie auf einen lockeren und freundlichen Ton, damit das Gespräch natürlich verläuft.

Für den Anfang empfiehlt Krittin, keine persönlichen/klischeehaften Fragen wie "Was sind Ihre Stärken und Schwächen?" zu stellen.

Sylvain Roy empfiehlt die folgenden Themen als gute Gesprächsanregung:

• Was hat Sie zu der Entscheidung bewogen, sich nach einer neuen Chance umzusehen?
• Was hat Sie davon überzeugt, diese neue Stelle anzunehmen?
• Was werden Sie an uns vermissen?
• Wenn ich Sie morgen mit der Leitung der Abteilung betrauen würde, was wäre dann Ihre Priorität?
• Gibt es weitere Themen, die noch nicht behandelt wurden und die Sie mit mir besprechen möchten?
  

Wendy empfiehlt zu fragen:

• Wenn wir eine Sache ändern könnten, um Sie beim Bleiben zu unterstützen, was wäre das?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie in Zukunft wieder für uns arbeiten würden?
• Was sind die drei besten Aspekte der Zusammenarbeit mit uns?
• Was sind die drei schlimmsten Dinge bei der Zusammenarbeit mit uns?
  

Ihrer Meinung nach können insbesondere die letzten beiden Fragen einer Organisation helfen, das allgemeine Arbeitsumfeld für andere Mitarbeiter zu bestimmen.

Jasmine hingegen stellt lieber allgemeine, kulturelle, moralische und teambezogene Fragen, als über bestimmte Ereignisse oder Personen zu sprechen. Ihre Lieblingsfrage ist

"Wenn Sie eine Sache ändern könnten, die hier am meisten bewirken würde, was wäre das?"

Sie merkt an, dass dies wirklich das Hauptanliegen des Mitarbeiters darstellt und auch die Anliegen anderer widerspiegelt.

Weitere Fragen, die zu berücksichtigen sind, sind:

• Wie wurden Sie von Ihrem Vorgesetzten und Ihren Teammitgliedern behandelt?
• Was glauben Sie, wie gut wurde Ihre Arbeit anerkannt und gewürdigt?
• Haben Sie das Gefühl, dass Sie das notwendige Training erhalten haben, um Ihre Aufgaben zu erfüllen?
• Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeit mit Ihren persönlichen Zielen übereinstimmt?

📈 Bewährte Verfahren und zu vermeidende Fehler (Dos und Don'ts)

Bewährte Verfahren und zu vermeidende Fehler (Dos und Don'ts)

Zu den bewährten Praktiken für Entlassungsgespräche gehören die folgenden:

✅ Tun:

• Neutral bleiben
• Fragen Sie die Person, die das Unternehmen verlässt,ob sie an einer Teilnahme interessiert ist (während Austrittsgespräche im Unternehmen obligatorisch sind, sind sie für ausscheidende Mitarbeiter völlig freiwillig).
• Bieten Sie dem Mitarbeiter verschiedene Möglichkeiten, Feedback zu geben. Wie Wendy vorschlug, "erwägen Sie mehrere Ansätze". Sie können das Feedback schriftlich, telefonisch oder in 1:1-Meetings (physisch oder virtuell) einholen.
• Teilen Sie ihnen mit, warum Sie ein Kündigungsgespräch führen.
• Lassen Sie sie wissen, dass sie nicht jede Frage beantworten müssen. 
• Bitten Sie den Mitarbeiter, einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen.
• Schicken Sie die Fragen vor dem Gespräch an den Mitarbeiter. Sie möchten, dass er sich bei der Beantwortung Ihrer Fragen wohl fühlt und nicht überrumpelt wird.
• Zeichnen Sie das Feedback auf und bewahren Sie es vertraulich auf. Sagen Sie den Mitarbeitern vor Beginn des Gesprächs Vertraulichkeit zu.
• Geben Sie das Feedback an die erforderlichen Interessengruppen weiter.
• Hören Sie zu, um zu verstehen und mitzufühlen, und kontern oder unterbrechen Sie nicht.
• Nutzen Sie das Feedback, um Verbesserungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu ermitteln.
• Beenden Sie das Treffen/die Dinge mit einer persönlichen, positiven Note.
  

🚫 Nicht:

• Beziehen Sie Vorgesetzte oder Manager ein. 
• Verletzung der Vertraulichkeit. Vorgesetzte sollten nur zusammengefasste, anonymisierte Schlussfolgerungen/Feedback erhalten.
• Stellen Sie gezielte Fragen, z. B. "Warum haben Sie nicht gerne hier gearbeitet?". 

Jasmine bekräftigt, dass die Absicht des Gesprächs darin bestehen sollte, Feedback zu erhalten und die Zeit des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen zu würdigen, unabhängig von der Dauer seiner Beschäftigung.

"DasLetzte, was sie brauchen, ist, dass man ihnen ein schlechtes Gewissen einredet, weil sie sich entschieden haben, das Unternehmen zu verlassen. Schließlich habensie Ihnen und Ihrer Organisation eine Chance gegeben, an Ihre Mission geglaubt und (hoffentlich) hart gearbeitet - und das sollte gefeiert werden", riet sie.

• Bitten Sie sie, es sich noch einmal zu überlegen und zu bleiben. Ihr Ziel ist es, ihre Sichtweisen kennenzulernen.
• Werden Sie zu persönlich oder stellen Sie Fragen wie: "Glauben Sie, dass es jemanden gibt, der anstelle von Ihnen gehen sollte?"
• Verschwenden Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter. 
• Sprechen Sie sie unhöflich an oder verhalten Sie sich abweisend.
• Sprechen Sie Büroklatsch an. Selbst wenn der ausscheidende Mitarbeiter in den Büroklatsch verwickelt ist, sollten Sie nicht darauf eingehen. Es ist in Ordnung, sie wissen zu lassen, dass sie ihre Gefühle mitteilen können. Sie müssen und können jedoch keine Meinung zu dem Thema haben.
• Teilen Sie nicht Ihre persönliche Meinung mit. Ermutigen Sie sie während des gesamten Treffens, ihre Meinung zu äußern, und betrachten Sie den Prozess als einen sicheren Raum, in dem sie Ihnen gegenüber offen sein können.

👀 Wann sollte sie nicht vertraulich behandelt werden?

Es gibt bestimmte Bedingungen, unter denen das Feedback eines ausscheidenden Mitarbeiters nicht vertraulich behandelt werden sollte. Der Grund für die "Verletzung dieser Vertraulichkeit" sollte dem Mitarbeiter erklärt werden, und Sie dürfen dies nicht ohne seine Zustimmung tun.

Zu den Fällen, in denen das Feedback eines Austrittsgesprächs nicht vertraulich behandelt werden sollte, gehören:

• Berichte über Belästigungen.
• Vorwürfe der Veruntreuung.
• Berichte über Diskriminierung.
• In den Fällen, in denen disziplinarische Maßnahmen oder Untersuchungen erforderlich sind.
• Situationen, Handlungen oder Aktivitäten, die auf einen Verstoß gegen die Gesetze oder Richtlinien des Unternehmens hindeuten.
  

➡️ Abschließend

Ein Austrittsgespräch ist eine Möglichkeit, das Unternehmen zu verbessern und Mitarbeiter zu halten. Die aus dem Mitarbeiterfeedback abgeleiteten Aktionspunkte sollten umgesetzt werden, um das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern und eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen. Beispiele für Aktionspunkte, die Sie erstellen können, sind:

• Umstrukturierung
• Erhöhung der Gehälter der Beschäftigten
• Investitionen in effektive Lern- und Entwicklungsprogramme
• Disziplinarmaßnahmen/Untersuchungen
• Verbesserung der Unternehmenskultur
• Einführung von Remote- oder Hybrid-Arbeitsplätzen
• Verbesserung des Onboarding-Prozesses
• Einführung attraktiver Sozialleistungen und Vergünstigungen für Mitarbeiter.
  

Wir bei Zavvy ermöglichen es zukunftsorientierten Unternehmen, herausragende Mitarbeitererlebnisse zu schaffen. Dies beginnt mit dem Preboarding und setzt sich mit Feedback entlang des Lebenszyklus der Mitarbeiter fort.

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