Hur Spotify effektivt tar ombord nyanställda (och en gratis plan för att replikera det)

Katarina Berg, CHRO Spotify säger aldrig "Välkommen till Spotify". 

Istället säger hon:"Välkommen till kontrollerat kaos!". 

Låter det konstigt?

I en blogg förklarar hon vad detta kontrollerade kaos innebär:

"I kaos finns innovation, men också förvirring. Vår hypertillväxt har gjort det viktigare än någonsin att gå från småbarnsstadiet till ung vuxen som en organisation, snabbare än någon enskild individ. Det kaos vi befann oss i var väntat och det förde mycket gott med sig. Så här är vi nu, välkomna till kontrollerat kaos! En utmanande och komplex organisation med många dagliga motsättningar, men med oändliga möjligheter att växa."

Onboarding av nya medarbetare är inget annat än kaos med en tvättlista av uppgifter. Låt oss se hur Spotify för in ett system, innovation (och kontroll) i detta kaos.

🎶 Hur driver Spotify sitt onboarding-program?

Spotify-medarbetarnas onboarding är en noggrann sammanställning av många små uppgifter som tillsammans ger en hälsosam upplevelse. Här är sju huvuddelar i deras onboardingprocess.

Kompis för introduktion

Nyanställda lämnas inte ensamma för att ta reda på den första vägen. Istället tilldelar chefen dem en onboarding-kompis i preboarding-fasen innan de börjar på företaget.

Buddy är som en första vän eller en coach för nyanställda som hjälper dem att komma in i sin nya roll. 

Buddies hjälper till:

• Förklara förväntningarna på rollen.
• Hjälpa dem att komma in i kulturen.
• Överbrygga sociala kontakter med resten av teamet.
• Adressering av frågor.
• ...och mer därtill.

"Att ha en go-to-person som hjälper mig att minska min ångest på mitt startdatum." Emma BostianEngineering Manager på Spotify.

Presentation av laget

Det finns en särskild tid för introduktion inom och mellan team. Dessa introduktioner sker på Slack eller under ett snabbt möte där varje teammedlem berättar lite om sig själv. Att ha dessa typer av möten gör att acklimatiseringen går snabbare. 

"Jag kände mig inkluderad från dag ett." Nicole A. MichaelisSenior UX Writer på Spotify.

Introduktionssessioner

Spotify ser till att nyanställda förstår deras företagskultur och är utrustade med information redan från början. Därför finns det introduktionssessioner om företagets policyer, kultur och förmåner tillsammans med rollrelaterad utbildning.    

The Greenhouse (Spotifys L&D-team och lärplattform)

Lärandet stannar inte vid introduktionssessionerna. Spotifys L&D-team har skapat en intern utbildningsportal där nyanställda kan lära sig mer:

• Utforska kurser.
• Hitta mentorer.
• Delta i ömsesidigt lärande.
• Även leta efter fler möjligheter.

"En av Spotifys grundprinciper är tillväxt, och vi förväntar oss att var och en av oss är ansvariga för vår kontinuerliga utveckling. Det finns en imponerande mängd möjligheter tillgängliga från The Green House." Elizabeth Nieto, chef för Equity and Impact på Spotify.

🌱 Läs mer om utbildning och utveckling på Spotify och hur de säkerställer att kontinuerlig tillväxt och förbättring inte bara är isolerade händelser utan ingår i företagets DNA.

En-mot-en

Cheferna har regelbundet kontakt med nyanställda för att svara på frågor, ta upp problem och förbättra processen. (Faktum är att de gör det med alla teammedlemmar).

Förutom att få kontakt med chefen kan nyanställda kontakta andra teammedlemmar och boka in enskilda möten. 

360 Feedback

På Spotify kan medarbetarna be om feedback så ofta de vill, och de flesta medarbetare säger att de får feedback en gång i kvartalet eller varje vecka. 

Nyanställda använder ett internt verktyg för att bjuda in vem som helst (chefer, kollegor eller direktrapporterande) för att få feedback. 

Intro dagar

Det här är en av de mest framträdande delarna av Spotifys onboarding. Det är inte direkt en del av den inledande onboardingen, utan ett rutinevenemang som planeras ett visst antal gånger varje år - ett tredagars nätverksevenemang för nyanställda där de får lära sig om företagets uppdrag, värderingar och kultur och träffa sina kollegor. Det är ett fantastiskt sätt att skapa en känsla av community.

🌠 Hur företagskulturen är grunden för Spotifys onboarding-strategi

Spotify tänker på sitt team som ett band som samlades för att ge kunderna den bästa ljudupplevelsen. Ljud- och videoplattformen frågade sina anställda (även kallade bandmedlemmar) följande:

Vilka värderingar tror de på?

Vad ska vara företagets uppdrag och kärna?

Och hela företaget kom fram till ett bandmanifest - ett enda dokument som sammanfattar deras kultur. 

Detta dokument kan vara en lektion i kultur för många organisationer. Hela Spotifys onboarding-strategi är en återspegling av detta dokument. Låt oss se hur.

Löst kopplade, tätt samordnade grupper

Redan från början ville Spotify ha team som var väl samspelta, men som inte var tätt sammankopplade så att de kunde arbeta självständigt.

Det finns också ett avsnitt i manifestet som belyser denna punkt:

"Vi anställer inte mycket kompetenta människor för att de ska bli detaljstyrda. Vi använder ständig planering och enskilda samtal för att öppna kommunikationskanaler snarare än administrationstunga, tidskrävande, mallstyrda utvecklingssamtal. Vi anser att det inte är vårt ansvar att hantera talanger - vi är här för att utveckla talanger."

Med personliga möten, 360-feedback, teamintroduktioner, onboarding-sessioner och kurser försöker Spotify tidigt skapa en sam syn mellan medarbetarna för att hålla autonomin hög och mikrostyrningen försumbar.

Öppenhet

Transparens är en annan punkt som lyfts fram i Spotifys manifest. I en intervju förklarade Katarina Berg, deras CHRO, varför transparens är viktigt för dem.

Med hennes ord:"Jag tror att det som ett par organisationer gör fel är den enkla delen att tro att det i deras pyramid eller hierarki bara är människor i toppen som är intresserade av helheten.Jag tror att alla är intresserade av helheten. Och alla behöver ett syfte. Så du måste vara mycket öppen och transparent med vart du är på väg, vad ditt varför är, vilket problem du försöker lösa och vad som är planen och strategin." 

Spotify lägger grunden för transparens tidigt. De gör nyanställda medvetna om den stora bilden redan under onboardingfasen genom olika sessioner.  

Tillägg för kultur

Spotify siktar inte på kulturanpassning utan på ett kulturtillägg. Här är några rader från deras manifest som förklarar vad culture add-on innebär. 

En kultur där innovativa, passionerade och lekfulla människor kan växa, ha roligt och göra sitt bästa arbete.

 En kultur som utvecklas och fördjupas med varje ny teammedlem, men som alltid är trogen våra kärnvärden.

Hur strävar de efter kultur, då?

Under intervjun ställs frågor om kultur. Det finns också onboarding-sessioner om kultur. Spotify strävar efter att addera medlemmar som tillför något nytt till bordet utan att störa kärnan. 

Samarbetsinriktad och lekfull process

Slutligen är två av företagets kärnvärden från manifestet: 

• Samarbete: Vi inser att vi alla sitter i samma båt.
• Lekfull: Vi tar inte oss själva på för stort allvar.

Spotify fokuserar på teamkänsla och enkelt samarbete, med tonvikt på enskilda samtal och teammöten. Dessutom anordnar de introduktionsdagar för att göra onboardingen mer lekfull och rolig. 

Spotifiers samarbetar inte bara kring projekt, utan de jammar även tillsammans.  

➡️ Tycker du att Spotifys HR-rutiner är fascinerande? Du kommer också att gilla att läsa vår djupdykning i Spotifys system för prestationsutvärdering. 

🗝️ 5 anledningar bakom Spotifys onboarding-framgångar

Enligt en Gallup-rapport är onboarding ett viktigt steg för att förbättra medarbetarupplevelsen och behålla medarbetarna. Naturligtvis finns det många fördelar med onboarding. Men Spotifys onboarding är inte bara en onboarding bland andra.

Låt oss se vilka fördelar denna väl genomtänkta onboarding-strategi ger. 

Buddy hjälper till att starta på rätt sätt

Att ha en onboarding-kompis ger den omedelbara hjälp som nyanställda letar efter. Det gör övergångsperioden smidigare. Buddy delar med sig av kunskap och hjälper dem att komma in i arbetet.

Viktigast av allt är att Buddy blir den nyanställdes första vän. JobSage undersökte nyligen hur det påverkar nyanställda att ha vänner på jobbet, och 92 % av de tillfrågade uppgav att vänner påverkar deras vilja att fortsätta på företaget.

Nätverkande ökar kvarhållandet

En studie visar att internt nätverkande (inom ett företag) minskar sannolikheten för frivillig personalomsättning. Anställda som engagerar sig mer med sina kollegor är mer benägna att komma in snabbare och stanna kvar. Och Spotify prioriterar nätverkande och att engagera nyanställda med täta personliga möten och schemalagda introduktionsdagar.

Onboarding om kultur ger en bra start

Från och med oktober 2023. Spotify har ett kultur- och värderingsbetyg på 4,2 på Glassdoor och många positiva recensioner om kulturen. 

Spotify försäkrar att nyanställda får en bra start och anpassar sig till kulturen. Det återspeglas i deras omdömen.  

Öppenhet ökar tillfredsställelsen

Enligt resultaten från Future Forum Pulse anser endast 58% av de anställda att deras företagsledning är transparent, vilket har en direkt inverkan på hur nöjda medarbetarna är. Personer som ansåg att deras ledare var transparenta var sex gånger mer nöjda med sin arbetsmiljö.

Som Katarina sa, alla behöver ett syfte .

En lärande marknadsplats möjliggör nya horisonter

Enligt LinkedIn Workplace Learning Report 2022 var "möjligheter att lära sig och utvecklas" en av de viktigaste faktorerna för en bra arbetskultur. 

Greenhouse-plattformen är en öppen plats för nyanställda att lära sig och utforska möjligheter. Denna typ av internportal främjar en lärande kultur och förbättrar medarbetarnas prestationer. Dessutom visar det att ett företag är redo att investera i sina anställda och deras karriärutveckling. 

🚀 Hur kan ni ta emot nyanställda som på Spotify?

Överväldigad men imponerad av den detaljerade onboarding-processen för Spotify? 

Vi har en enkel lösning för dig. Precis som Spotify tror Zavvy också på att skapa en hälsosam onboarding-upplevelse för nyanställda, vilket hjälper dem att navigera de första månaderna. 

Replikera hela Spotifys onboarding med hjälp av Zavvy. 

Så här gör du:

👭Tilldelaen onboarding-kompis

Börja med att para ihop nyanställda med kompisar. 

Men är det tillräckligt att tilldela en buddy? Zavvy tar också hand om coachningen genom att vägleda buddies i hur de kan hjälpa nyanställda. 

Om det finns några andra uppgifter som du vill slutföra innan den nyanställde börjar, t.ex. teknisk installation eller pappersarbete, kan du planera det i vår preboarding-programvara. 

✈️ Planera alla onboarding-sessioner

Informationsöverflöd är en realitet. Övervinn det med Zavvy. Med hjälp av vår programvara för onboarding kan du skapa en resa för nyanställda och tillhandahålla information i ett kursformat som de kan följa ett steg i taget.

Med enkel integration med YouTube, Google Drive, Typeform och Loom kan du hämta innehåll från dina befintliga arkiv.  

📅 Schemalägg introduktion av team

Att hitta en tid som passar alla teammedlemmars tillgänglighet är skrämmande. Ta bort det hektiska arbetet från din tallrik med vår inbyggda schemaläggare för evenemang. Blockera ditt teams kalender för att schemalägga ett teamintro med hjälp av Zavvy.

🔄 Genomföra 360 feedback

Att ta emot omdömen från kollegor, chefer och intressenter kan låta som en stor uppgift (och en rörig sådan). Med Zavvy kan du ställa in en mycket anpassad feedbackprocess med bara några få klick.

📅 Schemalägg nätverksträffar

Vill du anordna ett kvartalsevent för nyanställda och undrar vem du ska bjuda in? Integrera Zavvy med era befintliga HRMS-system och bjud in nyanställda som börjat inom X dagar till nätverksevenemang. 

Sluta scrolla genom Excel och leta efter deltagarna. Låt Zavvy göra det åt dig.

🌱 Lansera en intern utbildningsportal för utveckling och kompetenshöjning

Anpassa vårt Learning Management System (LMS ) för att bygga upp en kunskapsbank. Medarbetare kan gå både interna kurser och kurser från tredje part på vår plattform. 

Och allt arbete du lagt ner på att få in medarbetarna på plattformen går inte till spillo när onboardingen är över. 

Istället blir Zavvy din partner för att ge medarbetarna kontinuerlig feedback. Och naturligtvis slutar aldrig lärandet med LMS-portalen. 

Fortfarande tveksam? Enligt en undersökning från 2022 är 80 % av de arbetssökande bland millenniegenerationen och generation Z beredda att lämna ett jobb inom sex månader om det inte uppfyller deras förväntningar. 

Arbetsmarknaden förändras, och den nya arbetssökaren är inte villig att kompromissa. 

Använd Zavvy för att behålla dem med en informativ, engagerande och hälsosam onboarding-upplevelse. 

📅 Boka ett samtal med en av våra experter idag och kopiera Spotifys formel för framgångsrik onboarding.