Den ultimata SMF-guiden om utbildning av anställda: 11 prisvärda sätt att förbättra din personal

Det är lätt att glömma hur viktigt det är att utbilda anställda i små företag. 

Begränsade resurser, tid och pengar kan göra det svårt att prioritera L&D, särskilt om du inte har en dedikerad personalavdelning eller ett lärande team för att stödja professionell utveckling. 

Men frågan är om ditt lilla företag har råd att inte investera i utbildning av anställda? 

Att investera i kompetensutveckling, från ledarskap och mjuka färdigheter till digitala och gröna färdigheter, kommer att framtidssäkra din organisation, behålla dina anställda och se till att du förblir konkurrenskraftig på marknaden.

Den här guiden förklarar fördelarna med utbildning för små och medelstora företag, typiska utmaningar som du kan möta på vägen och 11 prisvärda sätt att utbilda din personal, inklusive experttips från företag som ditt. 

💪 Vilka är de långsiktiga fördelarna med personalutbildning för småföretag? 

Är du fortfarande osäker på om företagsutbildning är värt investeringen för små och medelstora företag?

Tänk på följande fördelar när du överväger denna fråga.

Förbättrad produktivitet och prestanda hos de anställda 

Association for Talent Development konstaterar att företag med strukturerade utbildningsprogram kan öka lönsamheten för enskilda anställda med 218 %.

Samma studie visar att dessa företag hade en 24 % högre vinstmarginal än de företag som spenderade mindre på personalutveckling. 

Ökad bibehållande av personal 

LinkedIn säger att hela 94 % av de anställda stannar längre hos en arbetsgivare om de erbjuder tillväxtmöjligheter.

Det är svårt att säga emot och sparar dessutom pengar på rekryteringskostnader. 

Förbättrat varumärke för arbetsgivare 

I den stora uppsägningens tid söker de arbetssökande det uppenbara: mer pengar för att klara av de ökande levnadskostnaderna.

Men förutom att det är attraktivt med bra, gammaldags pengar, söker 20 % av kandidaterna aktivt efter roller som erbjuder möjligheter till karriärutveckling, enligt en undersökning från Jobvite. 

Dessutom kan små och medelstora företag som visar att de engagerar sig i utbildning stärka sitt arbetsgivarvarumärke och locka till sig de bästa av de bästa. 

Håller jämna steg med branschförändringarna

Personalutveckling kan hjälpa små och medelstora företag att hålla jämna steg med den snabba förändringstakten i respektive bransch. Att ligga steget före innebär att ha en personalstyrka som är utrustad för att snabbt kunna anpassa sig och reagera på ny teknik och det allmänna affärsklimatet.

🤯 7 Utbildningsutmaningar för anställda i små företag

Men inlärning och utveckling kan vara skrämmande för ägare och chefer i små och medelstora företag.

Många anger följande som de största hindren för att få en ordentlig utbildning.

Ingen särskild L&D-grupp 

Många små och medelstora företag har en begränsad personalstyrka och har därför inte råd med ett dedikerat HR- eller L&D-team som kan utreda, utveckla och förvalta utbildningsprogram av hög kvalitet. 

Istället måste de förlita sig på vanliga chefer och företagsledare som kanske inte är så insatta i utbildningsteknik. 

Begränsad tid och pengar 

Småföretagare saknar tid eller pengar för formell utbildning. De måste jonglera med andra brådskande tidsfrister och brådskande uppgifter som ger mervärde åt företaget. 

Detta leder till att utbildningen kan vara en tillfällig process som prioriteras under en månad, men som sedan glöms bort under flera månader. 

Michael Nemeroff, VD och medgrundare av klädföretaget Rush Order Tees, föreslår hur man kan säkerställa en konsekvent utbildning:

"Det sätt på vilket vi övervann denna utmaning var att fastställa vår budget och vårt schema för utbildning i början av året. Genom att ta oss tid att fördela resurser och lägga upp en plan som omfattade hela året kunde vi se till att utbildningen skedde regelbundet, i stället för bara en eller två gånger per år som tidigare."

Svårt att hålla jämna steg med förändringarna 

Det finns alltid snabba förändringar i branschen att hålla jämna steg med, från tekniska framsteg, förändringar i konsumentbeteende, förändringar i regelverk och uppkomsten av nya konkurrenter. Ett sätt att hantera denna utmaning är att skapa ett flexibelt utbildningsprogram som passar dina behov. 

Utmanande att bedöma färdigheter på ett korrekt sätt 

Småföretagare måste noggrant identifiera de anställdas styrkor och svagheter och lyfta fram kompetensluckor och specifika områden där de kan utvecklas. Denna uppgift kräver en djupgående förståelse för arbetsuppgifter och de färdigheter och kunskaper som krävs för ett effektivt arbete.  

Denna uppgift kan vara tidskrävande och krävande.

Ändå är resultatstyrning och utvecklingsplaner för de anställda viktiga för företagets tillväxt och framgång.

Uppnå engagemang 

Utbildning och utveckling kan bara bli en stor framgång om alla anställda är med på programmet. Ägarna till små och medelstora företag måste se till att hela teamet är med och tillhandahålla tillräckliga resurser för att stödja utbildningsinitiativ. ‍

Ken Marshall, tillväxtchef på Revenuezenförklarar hur detta engagemang främjar en positiv, kontinuerlig relation med L&D.

"Jag skulle säga att den största utmaningen när det gäller utbildning av anställda är att uppnå det engagemang som krävs för att utbildningen ska leda till en permanent beteendeförändring. Om en anställd inte förstår eller håller med om något kommer de inte att bli helt och hållet engagerade, och utbildningen kommer inte att hålla.

Det är en sak att skrämma eller tvinga en medarbetare att utföra en uppgift med hjälp av en checklista. Det är en annan sak att lära och coacha samma gruppmedlem att ladda ner informationen och skapa en vana kring utbildningen." 

Förbättra engagemanget i lärandet 

Anta att tidigare utbildningsinsatser har misslyckats. I så fall måste småföretagare undersöka varför engagemanget är lågt och hur det kan förbättras. 

Vissa strategier innebär att man helt enkelt ändrar utbildningsmetoden eller schemat för utbildningen. Men det kan också handla om att använda mer sofistikerade tekniker som mikrolärande, virtuell verklighet eller spelifiering. 

Marknadschef Alvin Wei berättar om en utmanande erfarenhet av L&D på SEO Ant och om den lösning de använde för att skapa en livlig och engagerad inlärningskultur.

"Vissa anställda var oengagerade kognitivt, känslomässigt och beteendemässigt. De flesta brydde sig inte om att lära sig eftersom de tyckte att kurserna var meningslösa och ointressanta.

Huvudproblemet var att utbildningsprogrammen var alltför generella och behövde ta hänsyn till kontextuella faktorer som ålder, kultur, expertis eller rang. De flesta av dem slutade att lyssna på lektionerna, slutade att lära sig aktivt och förkastade envist alla möjligheter som kom i deras väg. Jag lade till realistiska, relaterbara scenarier i läroplanen för att utmana deras problemlösningsförmåga." 

Anpassning till distansundervisning 

En ny utmaning för företagen är att anpassa sig till en inlärningsmiljö på distans. 

Anpassning till distansutbildning kan kräva investeringar i teknik, leverantörer av onlineutbildning och kommunikationsmetoder som videokonferenser, webbseminarier och virtuella evenemang för att skapa en effektiv inlärningsupplevelse utanför det traditionella klassrummet. ‍

Lisa Richards, VD och skapare av Candida-dieten, berättar:

"Vi har varit tvungna att arbeta i all oändlighet för att ta reda på hur vi ska kunna hålla våra anställda engagerade när de lär sig och arbetar på distans. Det har också visat sig vara svårt att anpassa våra inlärningsstrategier när all utbildning sker på distans.

Dessutom gör bristen på personlig övervakning och den ökade sannolikheten för tekniska utmaningar och distraktioner distansutbildningen ännu svårare." 

🧐 7 Småföretagens särskilda utbildningsbehov

Alla små och medelstora företag är olika, och utbildningsbehoven varierar beroende på företagets storlek, bransch och mål. Här är dock åtta typiska utbildningsområden som ditt företag kan behöva fokusera på.

Uppskolning 

För att förbli konkurrenskraftiga måste de anställda hålla sig uppdaterade med ytterligare utbildning som ger mervärde för verksamheten och samtidigt förbättrar yrkesutvecklingen. Ditt program för kompetenshöjning kan omfatta kurser i:

• teknik; 
• kommunikation; 
• mjuka färdigheter;
• branschspecifik kunskap.

Mångfald

Utbildning om mångfald syftar till att utbilda anställda om olika kulturer, bakgrunder och perspektiv, inklusive hur de påverkar arbetsplatsen. Utbildningen identifierar också omedvetna fördomar och tar itu med eventuella hinder eller diskriminering som kan finnas. Utbildning om mångfald kan ta sig många olika former, bland annat: 

• workshops; 
• webbseminarier; 
• online-moduler; 
• mikrolärande.

➡️ Kolla in vår mall för DEI-lärande för att komma igång.

Politik för utbildning på arbetsplatsen 

Varje företag bör ha en personalhandbok med policyer och riktlinjer som de anställda måste följa för att garantera organisationens säkerhet, rättvisa och framgång. Genom att utbilda de anställda i riktlinjer som följande kan man upprätthålla en harmonisk och effektiv arbetsplats:

• företagskultur; 
• frånvaro; 
• systemutbildning;  
• trakasserier på arbetsplatsen; 
• visselblåsning; 
• förväntningar på kommunikationen. 

Överensstämmelse 

Beroende på din bransch kan du behöva följa bestämmelserna genom att erbjuda lämplig säkerhetsutbildning eller compliance utbildning för din personal i ämnen som: 

• GDPR;
• cybersäkerhet; 
• hälsa och säkerhet; 
• anti-terrorism; 
• penningtvätt; 
• dataintrång. 

➡️ Behöver du ett exempel? Kolla in vår utbildning i datasäkerhet.

Produkt och försäljning 

För att vinna fler kunder och öka ditt resultat måste ditt sälj- och marknadsföringsteam förstå inifrån och ut om din produkt, dina tjänster, dina konkurrensfördelar och din prissättning. 

Effektivisera din utbildning i kundtjänstteknik och dina produkters grundläggande funktioner eller fördelar för att slutföra fler affärer och ge bättre service till dina kunder.

Produktivitet 

Effektiv tidshantering hjälper anställda att bli mer effektiva och produktiva, vilket ökar produktionen och intäkterna. Dessutom kan de anställda åstadkomma mer på kortare tid genom att lära sig att prioritera uppgifter, sätta upp mål och eliminera distraktioner. 

Produktivitetsutbildningen kommer alltså att öka resultatet genom att öka intäkterna och minska kostnaderna. 

➡️ Kolla in fler produktivitetstips i vår kostnadsfria produktivitetsutbildning.

Ledarskap och successionsplanering 

Utbildning i ledarskap och successionsplanering säkerställer att ditt lilla företag fortsätter att fungera effektivt om dina viktigaste ledare är frånvarande eller oförmögna. 

I små och medelstora företag kan det finnas färre potentiella ledare. Ändå bör det alltid finnas någon som kan ta över en ledarroll när det behövs.

Detta proaktiva steg kommer att trygga ditt lilla företags framtid och göra det mer motståndskraftigt mot oväntade förändringar.

➡️ Lär dig att fatta beslut och leda med självförtroende med hjälp av våra mikrolektioner i ledarskap. 

💰11Tips på prisvärd utbildning för små och medelstora företag

Utbildning av anställda behöver inte kosta pengar. 

Men om budgeten är en fråga för ditt företag kan du kolla in dessa 11 billiga sätt att hålla ditt team på gång. 

Ge kompetensbaserat lärande.

Kompetensbaserat lärande hjälper de anställda att bygga upp de färdigheter de behöver för att lyckas. Basera denna strategi på en bedömning av de kunskaper, färdigheter och förmågor som krävs för att de ska kunna uppfylla sina roller. Den är också viktig när man utbildar för nya arbetsroller eller befordringar. 

Den största fördelen med kompetensutveckling är att du bara fokuserar på de färdigheter du behöver i stället för att överösa dina anställda med mindre relevanta ämnen som du inte behöver i ditt lilla företag. 

Uppmuntra till korsutbildning 

Cross-training är en metod för att para ihop svagare och starkare anställda. Målet är att varje par ska nå en liknande kunskapsnivå, så att du kan skapa en täckmantel för dina anställda och eliminera produktivitetsbrister vid personalbrist eller i händelse av en katastrof.

Och om de anställda har olika roller? 

Korsutbildning kan fortfarande vara fördelaktigt eftersom dina anställda kan utveckla nya färdigheter genom att observera andra inom sina respektive verksamhetsområden. Resultatet blir en mer motståndskraftig arbetskraft. 

Använd kostnadsfria resurser 

Om du har en budget på noll dollar för utbildning kan du ändå utveckla dina anställda genom att utnyttja gratis kurser. ‍

Rafal Mlodzki, VD för US Passport Photo, förklarar:

"Det finns många kostnadsfria utbildningsresurser tillgängliga, t.ex. webbseminarier, onlinekurser och handledning. Vi investerade i några av dem och skapade en öppen katalog med kurser som våra anställda kan använda när som helst." 

Värd för webbseminarier, föreläsningar och distanskonferenser 

För distribuerade små och medelstora företag är webbinarier och föreläsningar online ett utmärkt sätt att förena teamet till en låg kostnad och utan att behöva ta upp samma sak om och om igen. 

Jarir Mallah, HR-specialist på Lingsom är en spelifierad språkapp, förklarar:

"När vi arbetar på ett företag som till stor del anställer medarbetare på distans över olika tidszoner är vår största utmaning att få till effektiva utbildningstillfällen. Det är viktigt att undvika behovet av att upprepa utbildningsprocesser.

När det är möjligt ber vi vårt team på hemmabasen att schemalägga utbildningen under tider som ger mest närvaro. För de anställda som kanske missar sessionerna spelar vi in dem med hjälp av skärminspelare eller via video. Dessa laddas upp på molnet och delas." 

Distansutbildning är ett kostnadseffektivt alternativ till klassrumsbaserade kurser av flera skäl:

• Lägre kostnader: Fjärrutbildning eliminerar behovet av rese- och logikostnader, kostsamma klassrumshyror eller andra utbildningslokaler.
• Ökad flexibilitet: Anställda kan delta i utbildning var som helst och när som helst, vilket kan vara till stor fördel för anställda med tidsbegränsningar.
• Större räckvidd: Många anställda kan få tillgång till utbildning på distans, oavsett var de befinner sig. 
• Självständigt tempo: Medarbetarna genomför utbildningen i sin egen takt och kan gå tillbaka till materialet vid behov.

Nå ut till ditt nätverk 

Anta att extern utbildning inte är möjlig. Varför inte utnyttja den värdefulla kunskapspool som du redan har internt? 

Rafal Mlodzki förklarar: "Vi uppmuntrar de anställda att dela med sig av sina färdigheter och kunskaper till sina kollegor genom mentorskap eller informella utbildningstillfällen."

Tips nr 1: Kontakta interna ämnesexperter och låt dem dela med sig av sina kunskaper till resten av din personal.

Tips #2: Använd fallstudier för att visa hur du bäst betjänar dina kunder. 

Fokusera på ett ämne i taget 

Det är effektivare för de anställda att finslipa en färdighet i taget än att försöka lära sig flera färdigheter samtidigt. Och upprepning av ett enskilt ämne på vissa ställen bidrar till att kunskaperna stannar kvar. 

Psykologen Hermann Ebbinghaus skapade "glömskekurvan" för att visa att minnet sjunker exponentiellt med tiden.

Ett praktiskt sätt att integrera spaced repetition i ditt dagliga arbetsflöde är att anpassa utbildningen till de kompetenser som krävs för varje roll i organisationen. Placera dem i prioritetsordning och gå igenom utbildningslistan, en i taget. 

Skräddarsy innehållet i lärandet 

Varje arbetsstyrka består av anställda med olika inlärningsstilar.

Typiska exempel är: 

• Visuella inlärare: de som föredrar att lära sig genom bilder, studier och diagram.
• Auditiva inlärare: de som reagerar bäst på muntlig undervisning, t.ex. föreläsningar, podcasts eller handledning.
• Läs- och skrivkunniga: de som lär sig genom att tyst läsa material, göra anteckningar och skriva om avsnitt för att förstärka sin förståelse.
• Kinestetisk: De som älskar att få ta del av praktiska övningar och aktiviteter som involverar dem fysiskt.

Lucjan Suski, VD och medgrundare av Surferavslöjar hur man skräddarsyr ett träningsprogram baserat på individens naturliga inlärningsbeteende.

"Varje anställd har olika inlärningsstilar, styrkor och svagheter, så det kan vara svårt att hitta ett enda tillvägagångssätt som fungerar för alla. För att övervinna den här utmaningen har jag infört ett individuellt tillvägagångssätt - med fokus på att utveckla varje teammedlems färdigheter enligt deras förmågor och behov. På så sätt får alla den specifika utbildning de behöver samtidigt som de kan arbeta effektivt tillsammans som ett team." 

Införliva innovativa inlärningsformer 

Olika inlärningsformat kan passa in i specifika inlärningsstilar. Till exempel: 

• Interaktiva frågesporter: kan engagera visuella och auditiva elever. 
• Mikrolärande: för små bitar av skriftlig information i arbetsflödet. 
• Utbildning på arbetsplatsen: för att passa kinestetiska elever. 

➡️ Kolla in vår guide för att inrätta ett anpassat utbildningssystem.

Lär dig som en grupp 

Kollegiebaserad utbildning eller live-sessioner bör uppmuntras för att främja teamkänsla och normalisera en kultur av kontinuerligt lärande. 

Denise Hemke, produktchef på Checkrbeskriver hur " om hela teamet deltar i kurser tillsammans har man möjlighet att motivera varandra, be om hjälp när det behövs och tävla mot varandra. Det hjälper dem att hålla sig på rätt spår och tar bort en del av det avlägsna i lärandet."

Exempel: Zavvy samarbetade med Freeletics, en app-baserad AI-coach, för att förnya sitt program för utbildning och fortbildning. Vi införde rundabordssamtal för chefer - en samarbetsaktivitet för att dela med sig av bästa praxis och brainstorma om ledarskapsutmaningar. 

➡️ I vår fallstudieFreeletics beskrivs hur vårt team för lärandeupplevelser skapade ett skräddarsytt program med praktisk input från de som är insatta i branschen. 

Involvera medarbetarna i deras lärande  

Vill du att dina anställda ska följa dina utbildningsplaner? ‍

Adrienne Couch, analytiker för mänskliga resurser på LLC.Servicesrekommenderar att man samlar in feedback för att sätta medarbetarna i centrum för sin lärandeupplevelse:

"I stället för att bara tala om för dem vad de ska lära sig föredrar jag att fråga dem om deras åsikter om vad som skulle vara mest användbart för dem. Det hjälper mig inte bara att skräddarsy utbildningen efter deras specifika behov, utan får dem också att känna att de har inflytande över sin egen utveckling."

Incitament för de anställda att fullfölja sin utbildning 

Om det inte räcker med att få deras input, kan lite incitament hjälpa till att få motsträviga anställda att gå i rätt riktning. Det behöver inte vara dyrt - ett presentkort till den första medarbetaren som slutför utbildningen kan räcka för att få igång tävlingslusten. 

Lucjan Suski, VD och medgrundare av Surfer, beskriver sin erfarenhet:

"För att se till att alla är engagerade och lär sig har jag infört ett system med belöningar för att man slutfört utbildningen framgångsrikt eller visar att man har ökat sina kunskaper efter varje utbildningstillfälle. Detta uppmuntrar teammedlemmarna att ta utbildningen på allvar och motiverar dem att lära sig mer om sina roller och affärsverksamheten som helhet."

🪜 Skapa ditt första utbildningsprogram för anställda i 7 enkla steg

Utbildningsprogram för anställda är enkla att bygga upp när du följer checklistan för utbildning nedan.

Identifiera organisationens utbildningsbehov 

Start by creating a priority list of everything you want to achieve with your training program. 

Det kan handla om allt från att förbättra kundservicen, förbättra arbetsprestationen och produktiviteten till att införa nya tekniska färdigheter på arbetsplatsen.

Sätt upp utbildningsmål och målsättningar för teamet och använd dem som en vägkarta för att uppnå det önskade resultatet.

Fastställa den tillgängliga budgeten och de tillgängliga resurserna. 

Det är dags att fastställa en utbildningsbudget och förstå vilka resurser som finns tillgängliga. Genom att budgetera får du en förståelse för vilka typer av utbildningsmaterial och tekniker du har tillgång till och vilka externa utbildningsleverantörer som kan stödja ditt team.

Ställ frågor som: 

• Hur mycket pengar ska du avsätta för att skapa ett program som uppfyller dina utbildningsbehov? 
• Hur många timmar kan du avsätta för utbildning? 
• Bör vissa utbildningsämnen prioriteras framför andra? 
• Har du tillgång till interna utbildare? 
• Behöver du utbilda en ledande anställd först så att denne kan ge utbildningen till resten av din personalstyrka? 

Välj dina träningsmetoder 

Välj ut de olika metoder och material som du ska använda för att ge utbildningen. Du kan inkludera följande: 

• traditionella lärarledda kurser;
• anpassade kurser online;
• interaktiva seminarier;
• seminarier;
• mikrolärande.

Utarbeta en utbildningsplan 

En utbildningsplan för anställda bör innehålla tidsplan, resurser, material och utbildningsmetoder. 

🏋️‍♀️ Beroende på dina organisatoriska behov erbjuder Zavvy ett brett utbud av mallar för utbildningsplaner för att få igång ditt L&D-program.

Kommunicera ditt utbildningsinitiativ

Det är dags att sprida ordet. 

Meddela de anställda om ditt utbildningsprogram och vad det kommer att innebära. Du kan göra det genom ett e-postmeddelande till hela företaget, ett inlägg på intranätet, en prestationsbedömning eller under ett 1:1-möte. 

💡 Kom ihåg: förklara varför utbildningen är viktig och hur den kommer att gynna organisationen.

Viktigast? Förtydliga alltid vilka delar av utbildningen som är obligatoriska så att det inte finns något utrymme för missförstånd.

Rulla ut ditt utbildningsprogram

Skapa ett system för att spåra dina anställdas framsteg och tilldela utbildningstillfällen efter behov. Se till att alla känner sig bekväma med programmet och förstår vad som förväntas. 

Kom ihåg: samla in regelbunden feedback från medarbetarna för att stödja ditt team och tillhandahålla ytterligare resurser eller information vid behov.

Följ upp utvecklingen och korrigera när det behövs. 

Hur vet du om din träningsrutt är en succé? 

Sätt upp mått som du kan använda för att mäta framgången, till exempel kundnöjdhetsresultat, undersökningar om medarbetarnas engagemang eller utvärderingar av teamets prestationer. 

Tips: Du kan behöva rapportera dessa uppgifter till viktiga intressenter eller använda dem för att motivera dina utgifter för utbildning och fortbildning för nästa år. 

➡️ Behöver du inspiration? Kolla in vår omfattande guide för att mäta utbildningens effektivitet. 

Adrienne Couch förklarar: "Genom att mäta hur framgångsrik vår utbildning är kan vi avgöra vilka program som fungerar och vilka som inte fungerar och göra justeringar i enlighet med detta. Detta garanterar att vår utbildning verkligen uppfyller våra anställdas behov och att den i slutändan leder till att vår verksamhet växer." 

Utvärdera utbildningens effektivitet med hjälp av en utbildningsmatris som ger dig en överblick över dina L&D-program för småföretag. 

➡️ Zavvy delar med sig av specialiserad utbildningsexpertis för småföretag 

Zavvy erbjuder innovativ programvara för inlärningshantering som utvecklats av våra beteendevetare för att köra engagerande program på autopilot. Välj avancerade utbildningsalternativ, inklusive:

• Socialt lärande: förbättra medarbetarnas arbetsmoral och stärka neurala kopplingar med kamratbaserad utbildning. 
• Microlearning: frekvent utbildning som levereras i små bitar som kan genomföras under raster eller i arbetsflödet. 
• Spaced learning: ökar kunskapen med upp till 50 % och ökar behållningen i upp till två år.

Är du redo att starta din utbildningsprocess med Zavvy? Boka en gratis demo idag.